• Dziennik,
• Księga Główna (ewidencja syntetyczna),
• Księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
• Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej oraz zestawienie sald kont ksiąg pomocniczych,
• Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Księgi rachunkowe powinny być:

• trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczą, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej oraz nazwą programu przetwarzania,
• wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia.

Zagadnienie wydruków ksiąg rachunkowych reguluje art. 13 ust. 6 Ustawy o Rachunkowości. Księgi rachunkowe należy wydrukować nie później niż na koniec roku obrotowego. Za równoważne z wydrukiem uznaje się przeniesienie treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Dziennik (Zapisy księgowe)

Dziennik to chronologiczne ujęcie zdarzeń, jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym, tj. zgodnie z sekwencyjną rejestracją operacji księgowych, dzień po dniu. Zbiory tych danych mają dostarczyć sprawdzianu kompletności ujęcia w księgach rachunkowych operacji dokonanych w każdym kolejnym miesiącu i w sposób ciągły – w każdym roku obrotowym. Sprawdzian liczności operacji stanowi numeracja porządkowa pozycji dziennika i łączna wartość ich sumy (obroty dziennika), ustalana narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Można prowadzić kilka odrębnych dzienników, z których każdy grupuje operacje jednego typu, pod warunkiem zestawiania ich obrotów w dzienniku zbiorczym, zawierającym ich łączne obroty narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

W Dzienniku powinno następować:

• automatyczne numerowanie kolejnej pozycji, pod którą zapis jest rejestrowany. Numeracja ta zapewnia ciągłość w roku obrotowym, co nie wyklucza możliwości uwzględniania w niej podziału na poszczególne miesiące i/lub rodzaje dzienników, pod warunkiem zachowania jednoznaczności w tym zakresie,
• automatyczne kontrolowanie zaliczania zapisu do miesiąca, w którym rejestrowana operacja została faktycznie dokonana i niedopuszczenie do niekontrolowanego i nieuprawnionego przeniesienia zapisu pomiędzy miesiącami,
• automatyczne sumowanie obrotów narastająco w miesiącach i w roku obrotowym.

Moduł Księga Handlowa pozwala na wprowadzanie zapisów księgowych do jednego lub wielu dzienników cząstkowych, grupujących operacje gospodarcze wg danego rodzaju. Przykładowo – dla dokumentów bankowych użytkownik może założyć dziennik BANK, dla dokumentów kasowych dziennik KASA, dla not memoriałowych dziennik MEMOR. Nie jest zalecane dodawanie dzienników księgowych o tych samych symbolach co rejestry VAT. Zastosowanie tego samego symbolu może spowodować niemożność zaksięgowania dokumentów, gdyż numery ID księgowego w dziennikach i rejestrach VAT mogą się na siebie nakładać.

Przy prowadzeniu kilku dzienników cząstkowych, program automatycznie nadaje zapisom księgowym podwójną numerację, zarówno w obrębie dziennika głównego, jak i w obrębie dziennika cząstkowego.

Oprócz numeru pozycji zapis księgowy automatycznie otrzymuje informację o osobie wprowadzającej i ewentualnie o osobie, która dokonała jego ostatniej modyfikacji.

Przeglądanie zapisów, jak również ich wydruk, jest możliwy w układzie dzienników cząstkowych bądź chronologicznie.

Zapisy księgowe mogą być wprowadzane do dziennika ręcznie. Istnieje także możliwość generowania zapisów z ewidencji pomocniczych za pomocą wzorców księgowań. Automatycznemu księgowaniu podlegają faktury z rejestrów VAT, dokumenty kasowe oraz bankowe z Modułu dostępowego Kasa/Bank, lista płac z modułu Płace i Kadry.

W przypadku zapisów generowanych przez program, zgodnie z art. 20 Ustawy o Rachunkowości, uzyskują one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych. Jest możliwość stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie. Dane źródłowe w miejscu ich powstania są chronione tj. nie podlegają modyfikacji oraz usunięciu.

Wydruku Dziennika można dokonać z poziomu Księgowość/ Dzienniki.

Opcję wydruku możemy wybrać poprzez naciśnięcie rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych: Dzienniki/Lista księgowań oraz Zestawienia/Obroty dzienników.

Księga Główna

Zgodnie z wymogami ustawy o Rachunkowości wydruk Księgi Głównej to wydruk kont syntetycznych wraz z zapisami zachowującymi chronologię. W zbiorach tych danych obowiązuje zaliczenie kwoty każdej operacji w ciężar jednego konta i na dobro kilku kont (lub na odwrót), tak by sumy obciążeń i uznań tych kont były równe. Zbiory tych danych mają dostarczyć informacji o zwiększeniach i zmniejszeniach wartości tych wielkości ekonomicznych, które zostały wyróżnione w zakładowym Planie Kont jako konta bilansowe i wynikowe (czyli według co najmniej takiego stopnia szczegółowości, z jakim dane ksiąg rachunkowych wykazywane są w sprawozdaniu finansowym), ich sumach łącznych (obrotach kont) i saldach, ustalanych narastająco w miesiącach i w roku obrotowym. Sprawdzianem ich zgodności z dziennikiem jest równość narastających od

początku roku obrotów wszystkich kont z obrotami dziennika. Technicznie sprawdzian taki ustawa nakazuje przeprowadzać za każdy miesiąc w drodze zestawiania obrotów i sald kont Księgi Głównej. Zestawienie takie, nazywane w praktyce także bilansem brutto, próbnym lub surowym, ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, wymagając tym samym istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego ich wewnętrzną zgodność.

Wydruku Księgi Głównej możemy dokonać z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.

Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/ Syntetyczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych).

Księgi pomocnicze

Wydruk ksiąg pomocniczych to wydruk poszczególnych kont analitycznych wraz z zapisami księgowymi zachowującymi chronologię. Inaczej mówiąc, księgi pomocnicze tworzą dodatkowe przekroje zapisów księgowych uporządkowanych systematycznie. Obejmują one operacje księgowe, sklasyfikowane według bardziej szczegółowych kryteriów, uzupełniających te, zgodnie z którymi są one gromadzone na kontach Księgi Głównej. Lista tych ksiąg nie jest stała. Tworzy się je stosownie do potrzeb jednostki lub wymagań przepisów prawa. Ustawa wymienia tylko typowe spośród nich: konta szczegółowe środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, konta materiałów, towarów i produktów, konta rozrachunków z kontrahentami i pracownikami, a także operacji zakupu i sprzedaży. Analogicznie można – w miarę potrzeby – wyodrębniać także i inne zbiory danych tworzące księgi pomocnicze np. księga operacji kasowych, bankowych, weksli i czeków obcych, akcji i udziałów.

Księgi pomocnicze mogą być prowadzone na dwa sposoby – jako wyodrębnione dla każdej z nich:

• Podzbiory danych w ramach Księgi Głównej. Sumy obrotów i sald kont pomocniczych stanowią wówczas obroty i salda odpowiadających im kont Księgi Głównej, a zapisy dokonywane są w nich uprzednio lub równocześnie z zapisami na kontach Księgi Głównej. Tak rozbudowaną Księgę Główną określa się zwykle w praktyce jako księgowość finansową.
• Podsystemy rachunkowości poza Księgą Główną, które stanowią uszczegółowienie zapisów Księgi Głównej. Mają one strukturę danych rozbudowaną w dostosowaniu do różnorodnych zadań rachunkowości (ustalanie i ewidencja dla: odpisów amortyzacyjnych, rachuby płac, ubezpieczeń społecznych, podatków, rozliczania „otwartych pozycji” dla należności i zobowiązań czy operacji zakupu). Dane tych podsystemów zasilają wówczas Księgę Główną, tworząc zbiory zapisów księgowych, uporządkowane według wymagań księgowości finansowej i zapewniając zgodność zapisów Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych.

Niezależnie od sposobu prowadzenia ksiąg pomocniczych sprawdzian zgodności każdej z nich z odpowiadającymi jej kontami Księgi Głównej stanowi równość sumy sald kont ksiąg pomocniczych i salda właściwego konta Księgi Głównej. Technicznie sprawdzian taki należy wykonać:

• Na koniec roku obrotowego – dla wszystkich kont ksiąg pomocniczych,
• Na dzień inwentaryzacji określonych składników majątkowych – dla tych kont ksiąg pomocniczych, które te składniki reprezentują.

Wydruk Ksiąg Pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Dzienniki.

Opcja wydruku: Lista księgowań na kontach/Analityczne (dostępne po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych).

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej (kont syntetycznych)

Zestawienie obrotów i sald kont Księgi Głównej sporządza się na podstawie zapisów na kontach Księgi Głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont Księgi Głównej udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.

Opcja wydruku (dostępna po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem  Wydruk danych): Syntetyka lub Syntetyka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).

Zestawienie obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych (kont analitycznych)

Także zestawienie sald kont pomocniczych ustawodawca zalicza do ksiąg rachunkowych, nakładając obowiązek istnienia w tych księgach formalnego zbioru danych, sprawdzającego wewnętrzną ich zgodność.

Wydruk Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych udostępniono z poziomu: Księgowość/ Obroty i salda.

Opcja wydruku: Analityka lub Analityka + BO (do obrotów narastająco dodawany jest Bilans Otwarcia).

W każdej kartotece na dysku zostają założone i utrzymywane są następujące zbiory danych związanych z modułem Księga Handlowa:

Nazwa tabeli	Opis
AutoEwid	Lista samochodów prywatnych używanych do celów służbowych
AutoKoszty	Ewidencja kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoPrzejazd	Ewidencja przejazdów samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoRozlicz	Rozliczenie kosztów używania samochodów prywatnych do celów służbowych
AutoTrasy	Ewidencja pomocnicza tras
BOElem	Pozycje bilansu otwarcia
BONag	Nagłówki dokumentów bilansu otwarcia
BnkBOMW	Pozycje bilansu otwarcia magazynu walut
BnkCertyfikaty	Lista odcisków certyfikatów operatorów dla poszczególnych banków
BnkDokElem	Pozycje dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkDokNag	Nagłówki dokumentów potwierdzenia salda i ponaglenia zapłaty
BnkFormatyElem	Elementy formatów elektronicznej wymiany z bankami
BnkFormatyNag	Formaty elektronicznej wymiany danych z bankami - nagłówki
BnkNazwy	Lista banków
BnkRachZakazy	Zakazy dostępu do rachunków kasowo/bankowych
BnkRachunki	Ewidencja rachunków bankowych i kas gotówkowych firmy
BnkRaporty	Raporty kasowe i bankowe
BnkRozKwoty	Rozliczenia
BnkRozKwotyMW	Powiązania zapisów kasowych/bankowych dla funkcji Magazyn walut
BnkRozRelacje	Tabela pomocnicza rozliczeń
BnkZapisy	Zapisy w raportach kasowych i bankowych
BnkZapisyCDCSEPAInfo	Tabela informacji CDC-SEPA związanych z zapisem KB
BnkZdarzenia	Preliminarz płatności
BnkZdarzeniaCDCSEPAInfo	Tabela informacji CDC-SEPA związanych ze zdarzeniem KB
BudzetElem	Pozycje dokumentu budżetu konta
BudzetNag	Dokument budżetu konta
DeklElem	Pozycje deklaracji podatkowych
DeklKedu	Pliki pomocnicze dla deklaracji KEDU
DeklNag	Zaliczki podatkowe na: PIT-36, PIT-36L, CIT-8, PIT-4R, PIT8A, deklaracje: VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, VIU-DO, CIT-8, PIT-8A, PIT-8B, ZUS, PIT 36, PIT-36L i CIT-8
DeklStr	Pliki pomocnicze dla deklaracji ZUS
DeklWydr	Pliki pomocnicze do wydruku deklaracji
DeklV27	Pozycje deklaracji VAT-27
DeklVUEK	Pozycje deklaracji VAT-UE
DeklZaklady	Lista zakładów/oddziałów firmy
DekretyElem	Pozycje dekretów księgowych zbiorczych
DekretyKonta	Pliki pomocnicze dekretów księgowych
DekretyNag	Nagłówki dekretów księgowych zbiorczych
DlgDokumenty	Dokumenty związane z delegacją
DlgElem	Elementy dokumentu delegacji
DlgNag	Nagłówki dokumentu delegacji
DlgTrasy	Trasa delegacji
DlgZaliczki	Zaliczki powiązane z delegacją
DokDefinicje	Definicje dokumentów (symbole, schematy numeracji)
Dzienniki	Nazwy dzienników cząstkowych
DziennikZakazy	Zakazy do dzienników cząstkowych
EwidDodElem	Elementy dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
EwidDodNag	Nagłówki dokumentów z Ewidencji dodatkowej przychodów/kosztów
Firma	Parametry określone w konfiguracji firmy
FormyPlatnosci	Definicje form płatności
FormyPlatnWaluty	Zawiera powiązania waluty z formą płatności i rejestrem K/B
Grupy	Tabela pomocnicza zawierająca nazwy grup kontrahentów, rejestrów VAT, podrejestrów w ramach Ewidencji dodatkowej, grup środków trwałych i WNiP.
GrupyKontElem	Konta należące do danej grupy kont
GrupyKontNag	Definicje grup kont (w planie kont) - nagłówek
IntrastatElem	Pozycje deklaracji Intrastat
IntrastatNag	Deklaracje Intrastat - nagłówki
JpkDziennik	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja Dziennik
JpkEwp	Dane dla pliku JPK typu JPK_EWP
JpkKontoZapis	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja KontoZapis
JpkNag	Dane nagłówkowe dla tworzonego pliku JPK
JpkOiS	Dane dla pliku JPK typu JPK_KR, sekcja ZOiS;
JpkPkpir	Dane dla pliku JPK typu JPK_PKPIR
JpkVAT	Dane dla pliku JPK typu JPK_VAT
KartyKredytowe	Słownik kart kredytowych
Kategorie	Opisy pomocnicze dla dokumentów
KntAtrybuty	Lista atrybutów kontrahentów
KntOsoby	Lista przedstawicieli kontrahentów
KodyCN	Słownik kodów CN (dla deklaracji Intrastat)
KompensatyElem	Elementy kompensat
KompensatyNag	Nagłówki dokumentów kompensat
Konta	Konta księgowe
KontaZakazy	Zakazy do operacji na kontach księgowych
Kontrahenci	Ewidencja kontrahentów
KragKosztElem	Elementy definicji kręgu kosztów
KragKosztNag	Definicje kregów kosztów - nagłówek
KsiDokElem	Elementy dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiDokNag	Nagłówki dokumentów: Potwierdzenie salda, Nota odsetkowe, Ponaglenie zapłaty
KsiRozrachunki	Dekrety podlegające rozrachunkom
KwotyDodatkowe	Kwoty dodatkowe na dokumentach (Rejestry VAT, Ewidencja dodatkowa, Zapisy kasowe/bankowe)
Miasta	Słownik miast
MiejscaUzytkowania	Słownik miejsc użytkowania
NotyOdsElem	Elementy noty odsetkowej
NotyOdsNag	Nagłówki dokumentów not odsetkowych
Obroty	Tabela pomocnicza zawierająca zagregowane obroty na kontach
OkresoweElem	Elementy definicji schematów księgowań okresowych
OkresoweHarmonogram	Harmonogram pozycji księgowań okresowych
OkresoweNag	Definicje schematów księgowań okresowych – nagłówki
OkresyObrach	Definicje okresów obrachunkowych
PodmiotyView	View serwerowe zawierające listę wszystkich podmiotów
PlikiJPK	Zawartość plików JPK
PracEtaty	Dane personalne pracowników i wspólników
PracKod	Tabela podstawowa danych pracowników i wspólników
PracPitDzialalnosci	Nowa tabela dla kwot indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitKwoty	Kwoty indywidualnych dochodów i odliczeń wspólnika
PracPitMies	Zakresy miesięczne dla kwot indywidualnych wspólnika
Pracidx	Tabela pomocnicza danych pracowników i wspólników
Progi	Indywidualne progi i stawki podatkowe pracowników i wspólników
PrzeszacWalutElem	Pozycje dokumentu przeszacowania walut
PrzeszacWalutNag	Nagłówki dokumentów przeszacowania walut
SchematPlatnosci	Rachunki bankowe kontrahentów i schematy płatności dla pracowników
SchKsiElem	Elementy schematów księgowych
SchKsiNag	Nagłówki schematów księgowych
SchKsiRelac	Schematy księgowe stowarzyszone
SzDekElem	Elementy dokumentów szablonu dekretacji
SzDekNag	Dokumenty szablonu dekretacji
Trwale	Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych
TrwaleAIElem	Elementy arkusza inwentaryzacyjnego środków trwałych
TrwaleAINag	Nagłówki arkuszy inwentaryzacyjnych środków trwałych
TrwaleAtrybuty	Wartości atrybutów środków trwałych i WNiP
TrwaleHist	Dokumenty środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (amortyzacja, ulepszenie, przeszacowanie)
TrwaleHistPowiazania	Tabela powiązań dokumentów środków trwałych z dokumentami (rejestru VAT i ewidencji dodatkowej)
TrwaleMaska	Miesiące dla amortyzacji sezonowej
TrwaleMiejscaUzytkowania	Miejsca użytkowania środków trwałych
TrwaleOsobyOdpowiedzialne	Osoby odpowiedzialne za środek trwały

Zasady ochrony danych

Program zawiera system uprawnień do operowania danymi i korzystania z nich przez poszczególne osoby mające dostęp do sprzętu, programów i danych. Zawiera również zasady i częstość sporządzania rezerwowych kopii zbiorów danych i odtwarzania ich zawartości w razie potrzeby, fizyczne zabezpieczenie dostępu do sprzętu i programów, system kontroli przebiegu przetwarzania danych (dziennika pracy systemu). W celu tworzenia zbiorów archiwalnych w sposób zapewniający zachowanie kompletności danych program jest wyposażony w funkcje archiwizacji danych.

Ochrona danych polega na stosowaniu odpornych na zagrożenia nośników danych, na doborze środków ochrony zewnętrznej, na systematycznym tworzeniu kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach informatycznych oraz na zapewnieniu ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych (Art. 71).

Ponadto program:

• Kontroluje ciągłości zapisów w dzienniku (dziennikach) – art. 14 ust. 2 Ustawy o rachunkowości.
• Pozwala na identyfikację źródła pochodzenia zapisów. Ustawa dopuszcza wprowadzanie do ksiąg zapisów za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników danych, a więc np. Z innych kartotek dysku stałego, poprzez dyskietki lub drogą transmisji sieciowej. Warunkiem uznania takiej operacji technicznej jest, by każdy zapis umożliwiał identyfikację źródła jego pochodzenia np. urządzenia nadawczego, źródłowego zbioru przekazywanych danych czy ich systemu (art. 20 ust. 5 pkt 1). Sprawdzian stanowią wydruki tych zapisów na papierze, właściwe dla zbiorów je przekazujących (swoiste polecenie księgowania) i przyjmujących (np. sekwencja pozycji w odpowiednim dzienniku). W przypadku przenoszenia zapisów między zbiorami danych składających się na księgi rachunkowe, zapisy księgowe umożliwiają (art. 20 ust. 5 pkt 2) identyfikację źródła ich pochodzenia, tj. zbiorów danych przekazujących je po dokonaniu pierwotnej ich rejestracji.
•  Zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzanych danych oraz kompletności i identyczności zapisów (art. 20. ust. 5 pkt. 3). Program działa w dużej mierze w oparciu o księgowanie dokumentów źródłowych schematami księgowymi. Prawidłowość oraz kompletność księgowania zależy od zdefiniowanego przez użytkownika schematu. Program ma wbudowane sprawdzanie poprawności schematu księgowego, który kontroluje schemat pod względem formalnym (czy użytkownik nie popełnił błędu np. W składni przy wprowadzaniu warunku). Za prawidłowość i kompletność pod względem merytorycznym odpowiada użytkownik. Po każdym księgowaniu schematem na ekranie dla celów kontrolnych pojawiają się informacje z przebiegu księgowania, gdzie widoczne są konta, ich strony, kwoty i opis oraz czy ostatecznie dokument został z powodzeniem zaksięgowany. Ponadto program pozwala na wprowadzenie do dziennika tylko zapisów zbilansowanych chyba, że w zapisie występują tylko konta pozabilansowe.
• Zapewnia trwałość zapisów – zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc na późniejsze dopiski lub zmiany (art. 23). Program komputerowy musi zapewniać właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem lub modyfikacją zapisów. W razie ujawnienia błędów, dozwolone są tylko korekty przez wprowadzenie zapisów korygujących dodatnich lub ujemnych (art. 25).
• Umożliwia zamknięcie okresu – wiarygodność prowadzenia ksiąg wymaga, by zapisy były dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski i zmiany. Zapis zatwierdzony nie może być modyfikowany, a funkcja zamknięcia okresu blokuje możliwość dopisywania księgowań. Nie jest możliwa weryfikacja ani usuwanie zapisów o dacie wcześniejszej od daty zamknięcia.
• Pozwala na przypisanie operatorom zakazów:
  • w obrębie poszczególnych dzienników księgowych – w zakresie:
    • dostępu do przeglądania,
    • dostępu do dodawania zapisów,
    • dostępu do poprawiania własnych zapisów,
    • dostępu do poprawiania cudzych zapisów,
    • dostępu do kasowania własnych zapisów, znajdujących się w buforze,
    • dostępu do kasowania cudzych zapisów,
• w ramach przeglądania księgowań na poszczególnych kontach księgowych – prawa te są jednoznaczne z prawami dostępu do przeglądania obrotów i sald na kontach,
• blokad dostępu do określonych procedur np. do zatwierdzanie zapisów księgowych,
• blokad dostępu do baz danych.

Wydruki

Wydruki ksiąg rachunkowych, zgodnie z wymogami Ustawy o rachunkowości, są:

• Trwale oznaczone nazwą pełną jednostki, której dotyczą.
• Oznaczone zrozumiałą nazwą księgi, której dotyczą lub z którą są związane wskutek roli, jaką pełnią w organizacji ksiąg rachunkowych odpowiadające im zbiory danych.
• Wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia.
• Każda strona księgi rachunkowej jest automatycznie numerowana, z wyraźnym oznaczeniem ostatniej (koniec wydruku).
• Na kolejnych stronach księgi rachunkowej ma miejsce sumowanie zapisów, przy czym została zapewniona kontrola ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald.
• Oznaczone nazwą programu przetwarzania (jego aktualnej wersji).

Obowiązki Użytkownika systemu finansowo – księgowego

Ustawa o rachunkowości art. 10 nakłada na jednostkę gospodarczą obowiązek posiadania dokumentacji opisującej przyjęte przez nią zasady rachunkowości, między innymi:

• Określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych.
• Określenie metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.
• Sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej:
  • Zakładowy Plan Kont – obejmujący wykaz kont Księgi Głównej (ewidencji syntetycznej), przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) i ich powiązania z kontami Księgi Głównej.
  • Wykaz zbiorów, stanowiących księgi rachunkowe na nośnikach czytelnych dla komputera – musi w szczególności zawierać strukturę danych każdego z nich wraz ze zrozumiale wyrażonymi nazwami i wyjaśnieniem znaczenia stosowanych kodów. Z wykazu powinna wynikać zawartość informacyjna poszczególnych zbiorów, wzajemne ich powiązania oraz rola, jaką każdy z nich spełnia w organizacji całokształtu ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych. Ustawa nie przesądza o szczegółowej organizacji zbiorów danych, zobowiązuje jednak do tego, by programy komputerowe, operujące danymi tych zbiorów, zapewniały uzyskiwanie informacji księgowej w formie dziennika (dzienników), Księgi Głównej i ksiąg pomocniczych oraz zestawień obrotów i sald stanowiących sprawdzian zgodności ksiąg
  • Opis systemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych. Zawiera ponadto określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
  • Pisemne stwierdzenie o dopuszczeniu przez jednostkę programu (programów) i każdej jego zmiany do stosowania we własnej rachunkowości. Chodzi tu o notyfikowanie, że jednostka świadomie dokonuje wyboru lub zmiany dotychczas stosowanych programów lub rozszerza zakres ich stosowania. Wymaganie to rodzi dla jednostki obowiązek starannego sprawdzenia tych programów, upewnienia się co do ich przydatności do potrzeb jednostki i zgodności z obowiązującymi ją przepisami, poprawności i zadowalającej sprawności działania. Odpowiedzialność za podjętą decyzję ponosi kierownik jednostki lub upoważniona przez niego osoba.
  • Opis przeznaczenia każdego programu, sposobu działania (reguły obliczeń, ewidencji, kontroli i wydruku danych) oraz wykorzystania podczas przetwarzania danych.
  • Zasady ochrony danych przed nieuprawnionymi ich zmianami i rozpowszechnianiem oraz zasady starannego przechowywania danych w trakcie używania programu, a także przez 5 lat po tym okresie (art. 74, 71).
  • Sposoby zapewnienia właściwego stosowania programów.

Zgodnie z art. 71 Ustawy o rachunkowości na użytkowniku oprogramowania spoczywa obowiązek:

• Systematycznego tworzenia kopii rezerwowych zbiorów danych na nośnikach magnetycznych,
• Zapewnienia ochrony przed nieupoważnionym dostępem do programów komputerowych,
• Stosowania odpornych na zagrożenia nośników danych,
• Doboru środków ochrony zewnętrznej.

• Informacje produktowe – różne informacje dotyczące programów Comarch ERP.
• Ważne aktualizacje – SIP, zmiany w przepisach, nowe wersje, ważne informacje. 

Znajdująca się w menu Pomoc opcja Pomoc zawiera dostępne po rozwinięciu opcje:

• Pomoc do programu – po kliknięciu otwierana jest strona internetowa z Bazą Wiedzy programu Comarch ERP Optima
• Nowości i zmiany – strona opisująca nowości i zmiany wprowadzone w określonych wersjach (ulotki do programu)
• Pierwsze kroki – strona Pierwsze kroki w programie przeznaczona dla nowych Użytkowników
• Szkolenia e-learningowe – strona zawierająca szkolenia multimedialne dotyczące programu Comarch ERP Optima
• Biuletyny – dostępne biuletyny dotyczące określonych funkcjonalności programu

• Można kliknąć przycisk w prawym górnym rogu.
• Można nacisnąć kombinację klawiszy <CTRL>+<F4>.
• Inną możliwością zamknięcia aktywnego okienka jest kliknięcie w lewym górnym rogu okna i wywołanie funkcji Zamknij.

Wybór możliwości zamknięcia okna zależy więc od preferencji i wygody użytkownika.

W przypadku:

• wejścia do Konfiguracji,
• wylogowania,
• zmiany firmy,
• przejścia w tryb jednego okna,
• zmiany bieżącego okresu obrachunkowego.

Jeżeli są otwarte listy w programie, są one automatycznie zamykane. Jeżeli są otwarte dokumenty do edycji, pojawia się wówczas pytanie czy użytkownik chce zapisać zmiany. Odpowiedź twierdząca powoduje zapisanie zmian na dokumentach i wykonanie wybranej poprzednio funkcji.

Jeżeli chodzi o wyjście z programu to również może być ono realizowane na kilka sposobów:

• Kliknięcie w prawym górnym rogu programu .
• Użycie kombinacji klawiszy <ALT>+<F4>.
• Kliknięcie w lewym górnym rogu programu i wywołanie funkcji Zamknij.
• Wybranie funkcji Koniec Pracy z menu Start.

Typy okien

Specyfikacja okien typu MDI

MDI (Multiple Document Interface) to okno (aplikacja), które pozwala edytować równocześnie wiele dokumentów. Okno takie posiada standardowo pasek tytułowy, przycisk na pasku tytułowym okna po lewej stronie oraz po prawej przyciski minimalizacji i maksymalizacji oraz przycisk zamknięcia okna. W oknie MDI znajdują się również menu okna i pasek przycisków.

Istotne zasady specyfikacji MDI to:

• Okno MDI może zostać zmniejszone do paska z tytułem, z przyciskiem po lewej i 3 przyciskami po prawej stronie.
• Okno MDI może zostać zmaksymalizowane.
• Menu górne okna MDI zawiera pozycję Okno, w której znajduje się lista wszystkich wywołanych okien. Zadaniem menu Okno jest również zarządzanie wszystkimi aktywnymi oknami, czyli ich sąsiadujące bądź kaskadowe ułożenie na ekranie.

W programie mogą występować następujące typy okien:

• Okna typu lista – służą do przeglądania i wyszukiwania danych, zawierają spis dokumentów tworzących listę. Są skalowalne, można zmieniać ich rozmiary do rozmiarów okna głównego programu. Pracując na oknach typu lista istnieje możliwość ustawiania szerokości kolumn, co zapamiętywane jest w rejestrach użytkowników. Można również wybierać kilka elementów listy (np. dokumenty do księgowania), co jest zaznaczane po lewej stronie danego elementu listy.
• Okna typu formularz – są to okna służące do edycji i wprowadzania danych. Cechą charakterystyczną tych okien jest to, że nie zmieniają swoich rozmiarów, aczkolwiek można zmienić ich położenie.
• Okna informacyjne podobnie jak okna dialogowe nie zmieniają rozmiaru, często wstrzymując prace programu i oczekując na reakcje użytkownika (potwierdzenie, zamknięcie, zapisanie) w oknie informacyjnym, bez której nie ma możliwości dalszej pracy z programem.

Często zdarza się, że podczas pracy z programem użytkownik zatrzymuje się w pewnym momencie twierdząc, iż wykonanie danej czynności jest niemożliwe. Jednak najczęściej rozwiązanie takich kłopotów istnieje. Nierzadko bowiem zapomina, iż są okna, które wymagają zamknięcia po to by móc kontynuować pracę.

Podczas pracy z programem będziemy mieli okazję zaznajomić się z dwoma rodzajami okien:

• Po pierwsze okna, które będąc aktywnymi oknami programu nie pozwalają wykonywać poleceń dostępnych poza tymi oknami (np. nie możemy korzystać z funkcji menu głównego). Okna takie, z których nie możemy wywoływać innych funkcji niż dostępnych tylko w obrębie okna to najczęściej różne okna informacyjne lub pytające. Jeżeli program skieruje zapytanie do użytkownika, użytkownik nie ma możliwości skorzystania z innej funkcji programu, musi zakończyć pracę z aktywnym oknem poprzez udzielenie odpowiedzi.
• Po drugie okna, w obrębie których możemy wywoływać inne okna. Przykładowo na formularzu Rejestru VAT wciśnięcie przycisku Kategoria spowoduje wyświetlenie nowego okna z listą kategorii.

Rozmiary okien

Okna typu lista są skalowalne tzn. można zmienić ich rozmiar. Zmiana rozmiaru okna jest możliwa przez „złapanie” krawędzi okna myszką i rozciągnięcie okna do potrzebnych rozmiarów. Ponadto w prawym rogu okna znajdują się przyciski:

 – powoduje zwinięcie okna do paska z tytułem,

 – powoduje powiększenie okna do maksymalnych możliwych rozmiarów,

 – powoduje zamknięcie okna,

 – jeśli okno jest zwinięte do paska przycisk umożliwia rozwinięcie go do poprzedniego rozmiaru.

Przyciski

Przyciski podstawowe

Podstawowe przyciski, powtarzające się na każdej liście to:

 – Dodaj – powoduje dodanie nowego elementu do listy i otwiera formularz służący do wypełnienia wartości nowej pozycji. Przycisk Dodaj wciśnięty równocześnie z <CTRL> (lub klawisze <CTRL>+<INSERT>) powodują uruchomienie dodawania z kopiowaniem (nowo dodana pozycja jest kopią wcześniej podświetlonej pozycji na liście). Funkcja kopiowania działa na większości list w programie.

 – Usuń – powoduje skasowanie podświetlonej pozycji z listy (także poprzez wciśnięcie klawisza <DELETE>).

 – Zmień – otwiera z listy formularz z zawartością podświetlonej pozycji do zmiany lub podglądu.

 – Wybierz – przycisk widoczny tylko wówczas, jeżeli lista została otwarta jako lista pomocnicza do wyboru, np. lista kontrahentów otwarta z formularza faktury.

 – Zamknij – zamyka okno programu.

Przyciski dodatkowe

Pozostałe przyciski, których pojawienie się jest uzależnione od wyświetlanej listy. Są to m.in.:

 – Księgowanie – powoduje przeniesienie dokumentu do księgowości np. schematem księgowym.

 – Uruchom – przycisk znajduje się na tych oknach, na których możliwe jest uruchamianie jakiegoś procesu (np. renumeracja zapisów kasowych/bankowych). Funkcje uruchamiane tym przyciskiem można również uruchomić klawiszem <F8>.

 – Import z pliku.

 – Eksport do pliku.

Przyciski z rozwijanym menu

Przyciski z rozwijanym menu typu:  lub   obsługiwane są wg poniższej zasady:

Jeżeli przycisk jest podświetlony wówczas <SPACJA> (lub <ENTER>) wywołuje dostępną funkcję, zaś <STRZAŁKA w DÓŁ> lub <CTRL>+<SPACJA> wywołują rozwijane menu pod strzałką.

Zasadę dotyczącą rozwijania menu pod strzałką stosuje się też do innych przycisków ze strzałką np. na liście grup towarowych: .

Przyciski związane z paskiem zadań tzw. ikony kontekstowe

Ikony kontekstowe to przyciski pojawiające się na pasku zadań w chwili wyświetlenia formularza lub listy. Ich zestaw może być różny w zależności od aktywnego okna.

Podstawowe ikony kontekstowe to:

 – Wydruk danych – <F2> przycisk uruchamia domyślny wydruk. Jeżeli opis pod przyciskiem Wydruk danych zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku – funkcja umożliwia wydrukowanie aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd. Funkcja wydruków została dokładnie opisana w podręczniku Comarch ERP Optima – Ogólne i Konfiguracja.

 – Podgląd wydruku – <SHIFT>+<F2>, przycisk uruchamia podgląd domyślnego wydruku. Jeżeli opis pod przyciskiem Podgląd wydruku zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<SHIFT>+<F2> rozwija listę wydruków pod ikoną Podgląd wydruku. Istnieje również możliwość wyboru funkcji Wydruk bieżącego widoku – funkcja umożliwia podgląd wydruku aktualnie utworzonego widoku w programie z uwzględnieniem indywidualnego filtrowania, sortowania, grupowania itd.

 – Wyślij – <F3> wysyłanie wydruku do maila – należy zainstalować PDF Creator w wersji co najmniej 0.9.6. Aby podczas wysyłania wydruku podnosił się Adobe Reader należy w programie PDF Creator w menu Drukarka/ Opcje/ Autozapis zaznaczyć parametr Po autozapisie otwórz dokument w domyślnym programie. Jeżeli opis pod przyciskiem Wyślij zostanie kliknięty lewym klawiszem myszy, wówczas zostanie rozwinięte menu dostępnych wydruków. Dodatkowo skrót <Alt>+<F3> rozwija listę wydruków pod ikoną Wyślij.

Seryjny E-mail bez wydruku – opcja dostępna jest na liście Kontrahentów, Pracowników, Banków, Urzędów, Właścicieli pod przyciskiem Wyślij. Funkcja może być przydatna np. w przypadku seryjnej wysyłki życzeń świątecznych czy innych powiadomień, nie wymagających wydruku.

 – Wyślij SMS – przycisk dostępny na formularzach  i listach, umożliwia wysłanie wiadomości SMS.

 – Analizy – jeśli użytkownik posiada moduł Analizy, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajdzie się ikona Analiz, istnieje możliwość wykonania wykresów na podstawie danych z listy. Jeśli do danej listy podpięty jest więcej niż jeden wykres, listę tych wykresów i możliwość wyboru otrzymamy po wciśnięciu rozwinięcia znajdującego się pod klawiszem uruchamiającym wykres. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy.

 – Analizy BI – jeśli użytkownik posiada aplikację Analizy BI, wówczas na listach, na których na pasku zadań znajduje się ikona Analiz BI, istnieje możliwość uruchomienia w tej aplikacji odpowiedniego raportu, z uwzględnieniem zaznaczeń na liście (jeżeli mają zastosowanie) lub dla konkretnego elementu, w przypadku uruchamiania z formularza. Kliknięcie przycisku powoduje rozwinięcie menu dostępnych raportów dla danego okna. Jeżeli do danego okna nie ma przypisanych żadnych analiz, kliknięcie na przycisk powoduje uruchomienie aplikacji Analiz BI lub pokazania jej okna, jeżeli jest już uruchomiona. Raporty kontekstowe są uruchamiane w programie Comarch ERP Optima Analizy BI na tej bazie, na której pracuje program Comarch ERP Optima, z poziomu którego raporty są wywoływane.  Nie ma w tym przypadku znaczenia, jaka baza jest ustawiona jako domyślna w Comarch ERP Optima Analizy BI. Więcej informacji na temat analiz i wykresów można znaleźć w podręczniku do modułu Analizy BI.

 – Funkcje dodatkowe – <F11>. Po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem Funkcje dodatkowe oraz po użyciu klawiszy <ALT>+<F11> następuje rozwinięcie menu dostępnych funkcji dodatkowych. Szerszy opis funkcji znajduje się w artykułach do poszczególnych modułów, przy opisie konkretnych okien.

– Eksport – powoduje przeniesienie zawartości bieżącej listy do arkusza kalkulacyjnego. Eksportowana jest zawartość wszystkich widocznych kolumn (kolumny można dodawać lub usuwać wg standardów opisanych w rozdziale Kolumny na listach oraz menu kontekstowe). Program umożliwia eksport do arkusza widoku bieżącego lub samych danych. W widoku bieżącym eksportowany jest aktualnie utworzony widok danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.). Plik zapisywany jest na dysku w formacie *.xls i może być otwarty dowolnym programem obsługującym ten format. Nie jest konieczna instalacja programu do obsługi arkusza kalkulacyjnego aby wyeksportować plik w formacie *.xls.

Po naciśnięciu rozwinięcia  widocznego pod przyciskiem Eksport istnieje możliwość wyboru następujących opcji eksportu danych:

• Eksportuj bieżący widok do pliku – funkcja umożliwia eksport aktualnie utworzonego widoku danej listy w programie (uwzględniane są grupowania, sortowania itp.) do pliku w formacie: MS Excel, PDF, RTF, HTML.
• Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel – dane wyświetlane na liście są eksportowane do pliku MS Excel.
• Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel – dane zaznaczone na liście są eksportowane do pliku MS Excel.
• Eksportuj tylko dane do Schowka – po wykonaniu eksportu danych do Schowka można je wkleić <CTRL>+<V> np. do aktualnie otwartego arkusza MS Excel. Jeżeli wśród skopiowanych do Schowka systemowego danych znajdują się wartości tekstowe rozpoczynające się od znaku cudzysłowu bez takiego samego znaku na końcu tego ciągu, po wklejeniu do MS Excel dane mogą nie zostać podzielone na poszczególne komórki. Aby zaimportować dane prawidłowo, należy użyć Kreatora importu danych.
• Eksportuj tylko zaznaczone dane do Schowka – dane zaznaczone na liście są eksportowane do Schowka.

W przypadku trzech pierwszych opcji (Eksportuj bieżący widok do pliku, Eksportuj tylko dane do pliku MS Excel oraz Eksportuj tylko zaznaczone dane do pliku MS Excel) eksportowany plik może zostać zapisany na dysku lokalnym lub na Comarch IBARD.

Po eksporcie danych program zapyta: Czy otworzyć wyeksportowany plik? Gdy użytkownik odpowie twierdząco zostanie automatycznie otwarty plik w domyślnym programie. Aby ułatwić sobie pracę użytkownik może zaznaczyć parametr Zapamiętaj odpowiedz i nie pokazuj więcej. Ustawienia te dotyczą opcji zapisu wyeksportowanego pliku na dysku. W przypadku zapisu pliku na Comarch IBARD oraz wydruków do pliku PDF z hasłem pytanie o otwarcie pliku się nie pojawia.

Kopiowanie zawartości komórek

W menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy, w zależności od typu pola dostępne są różnego rodzaju dodatkowe opcje np. możliwość skopiowania zawartości pola. Kopiować można również zawartość pól niedostępnych do edycji (wyszarzonych) wykorzystując opcję Kopiuj z menu kontekstowego lub skrót klawiszy: <CTRL>+<C>. W przypadku list wspomniany skrót powoduje skopiowanie jednej podświetlonej aktualnie komórki, natomiast <CTRL>+<SHIFT>+<C> kopiuje cały podświetlony wiersz do schowka Windows.

Dostępne są również opcje Cofnij <CTRL>+<Z>, Wytnij <CTRL>+<X>, Wklej <CTRL>+<V>.

Kalendarz

Kalendarz – na polach edycji zawierających datę możliwe jest wyświetlenie pomocniczego kalendarza, poprzez wciśnięcie strzałki z lewej strony pola z datą: . Wybór daty staje się więc bardzo prosty. Wystarczy kliknąć na dniu, który ma być umieszczony w polu data. Narzędzie to może usprawnić procesy związane z uzupełnieniem dat. Nie ma bowiem potrzeby wpisywania całego formatu daty (dzień – miesiąc – rok).

Opcja Wyczyść pozwala na skasowanie obecnie wpisanej w polu daty, nie jest dostępna tam, gdzie podanie daty jest warunkiem do poprawnie zapisanego formularza (np. data wystawienia na Fakturze Sprzedaży).

Ponadto Kalendarz w polu z datą można wywołać przez menu kontekstowe lub skrót klawiaturowy: <ALT>+<STRZAŁKA w DÓŁ>.

Dodatkowo w polach z zakresem dat OD – DO w menu kontekstowym można skorzystać z funkcji: Dzisiaj, Ten tydzień, Ten miesiąc oraz Ten rok. W polach z zakresem dat kalendarz posiada funkcję Wyczyść, dzięki której można całkowicie usunąć datę z pola np. wyczyszczenie daty pierwszej w polu z zakresem dat będzie odfiltrowywało dokumenty na liście od nieskończoności do konkretnej wskazanej daty.

• zapisów operatora wykonanych bezpośrednio w tym module,
• przepływu informacji z innych części systemu.

Z modułów księgowych do Kasy/Banku wprowadzane są informacje o planowanych lub dokonanych płatnościach stanowiących zapłaty za faktury kosztowe oraz związanych z podatkami.

Z modułu Płace i Kadry – listy płac i wszelkie świadczenia związane z pracownikami firmy.

Duża część informacji wymieniana jest również pomiędzy modułami Faktury i Kasa/Bank np.:

• każda faktura gotówkowa powoduje zapis (wpłatę lub wypłatę w przypadku korekt) we wskazanym rejestrze kasowym,
• każda faktura z odroczoną płatnością zapisuje w preliminarzu zdarzenie. Planujemy w ten sposób przyszłe wpłaty i wypłaty związane z realizacją płatności,
• rozliczenie płatności z poziomu modułu Kasa/Bank automatycznie jest widoczne na fakturze (faktura otrzymuje status zapłaconej).

Wprowadzane z poziomu Faktur informacje o wystawionych fakturach są przekazywane do rejestrów VAT, a z rejestrów, już na poziomie modułu księgowego dokonywane są zapisy w księdze podatkowej lub na odpowiednich kontach planu kont.

Bazy w systemie Comarch ERP Optima

Każda baza założona w programie tworzy odrębną całość. W chwili zakładania nowej firmy tworzona jest baza, w której zapisywane są informacje o sprzedaży, płatnościach, dane księgowe oraz kadrowo-płacowe.

Każda firma posiada odrębną pieczątkę firmy, własny rejestr kontrahentów, pracowników i wspólników, listę banków i urzędów. Oddzielne są listy dokumentów, zapisów kasowych/ bankowych, rejestry VAT.

Również część konfiguracji jest odrębna dla każdej firmy (Konfiguracja firmy).

Jedyną częścią wspólną dla wszystkich baz jest Konfiguracja programu, czyli m.in. lista walut, lista stawek VAT, progi podatkowe.

System Comarch ERP Optima stosuje pewną konwencję nazywania baz firmowych oraz konfiguracyjnych. Jeżeli chodzi o nazwę bazy firmowej to składa się ona z podanej przez użytkownika nazwy firmy oraz przedrostka CDN_, np. CDN_ABC, gdzie ABC jest nazwą firmy podaną przez użytkownika podczas tworzenia bazy firmowej. Podobnie tworzona jest nazwa bazy konfiguracyjnej, gdzie do podanej przez użytkownika nazwy dodawany jest przedrostek CDN_KNF. Jeżeli użytkownik jako nazwę nowotworzonej bazy konfiguracyjnej wskaże Konfiguracja_ABC, to na serwerze SQL utworzona zostanie baza konfiguracyjna o nazwie CDN_KNF_Konfiguracja_ABC. Przedrostek CDN_KNF nie jest dodawany podczas podłączania już istniejącej bazy konfiguracyjnej, nawet jeśli jej nazwa nie jest zgodna z podaną konwencją.

Inne informacje

WERSJA STARTOWA, TRYB TYLKO DO ODCZYTU

Do prawidłowej pracy programu niezbędna jest obecność klucza zabezpieczającego HASP. W zależności od rodzaju instalacji klucz może być wpięty do konkretnego stanowiska lub do serwera. W kluczu tym zapisywane są m.in. informacje o wykorzystywanych modułach systemu, dacie ich ważności oraz liczbie stanowisk, na których poszczególne moduły pracują.

Podczas pracy sprawdzana jest obecność klucza HASP. Jeśli program wykrywa obecność klucza – pracuje bez żadnych ograniczeń. Jeśli klucz nie zostanie wykryty – program pracuje w WERSJI STARTOWEJ.

Istnieje więc możliwość zainstalowania programu bez klucza HASP – jest to właśnie WERSJA STARTOWA programu. W tej wersji istnieje tylko jedno ograniczenie – różnica pomiędzy datą  pierwszego i ostatniego wprowadzonego zapisu nie może być większa niż 30 dni.

Jeśli użytkownik zdecyduje się na zakup pełnej wersji programu – wystarczy wpiąć klucz HASP do komputera i bez ponownej instalacji program pracuje w wersji pełnej (bez żadnych ograniczeń).

W przypadku pracy na programie Comarch ERP Optima w wersji demo, po przekroczeniu okresu 30 dni dla rozpiętości dat na dokumentach, program nie jest blokowany, ale pracuje w trybie tylko do odczytu. W takiej sytuacji pojawia się komunikat: Rozpiętość dat pomiędzy dokumentami wprowadzonymi do bazy danych przekroczyła 30 dni. Program będzie pracował w trybie tylko do odczytu. Ten tryb pracy ma ograniczoną funkcjonalność i pozwala jedynie na podgląd danych i drukowanie. W trybie tylko do odczytu nie jest możliwe generowanie wykresów, wykonywanie funkcji dodatkowych, wysyłanie wydruków do maila.

Przypomnienie o upływającej gwarancji na program

Jeżeli do upływu terminu ważności gwarancji na program jest mniej niż 30 dni, podczas logowania do Comarch ERP Optima pojawia się okno Informacja o instalacji Comarch ERP Optima przypominające o tej dacie:

Na oknie można ustalić na ile dni przed upływem gwarancji ma pojawić się kolejne przypomnienie podczas logowania do programu.
Jeżeli data gwarancji już minęła ale jest późniejsza niż data produkcji używanej wersji Comarch ERP Optima, pojawia się okno informujące o upływie daty ważności Upgrade Podstawowego:

Na oknie można ustalić za ile dni ma pojawić się kolejne przypomnienie podczas logowania do programu.
Po zatwierdzeniu okna możliwa jest dalsza praca w programie, natomiast zalecany jest kontakt z Autoryzowanym Partnerem Comarch celem przedłużenie gwarancji na program.

Nowe wersje programu

W związku z wprowadzanymi zmianami przepisów oraz implementacją nowych funkcji w systemie pojawiają się nowe  wersje programu.

W chwili zakupu programu użytkownik otrzymuje 12-miesięczną gwarancję. Po upływie gwarancji użytkownik ma prawo jej przedłużenia (za dodatkową opłatą) – jest to tzw. Upgrade Podstawowy.

W okresie gwarancji ma prawo do otrzymywania na własne życzenie nowych wersji oprogramowania – dostępnych bez dodatkowych opłat. Powyższe prawo nie obejmuje kosztów dostarczenia nowej wersji (przesyłki, dojazdu), nośnika danych oraz instalacji. Informacja o bieżących wersjach jest dostępna w Comarch (w szczególności na stronie internetowej: www.comarch.pl/erp) oraz w Autoryzowanej Sieci Przedstawicieli Comarch. Serwis internetowy posiada możliwość zdefiniowania automatycznego powiadamiania za pośrednictwem e-maila o nowych wersjach programów.

Funkcjonalności dostępne wyłącznie dla programu na gwarancji

Poniżej wymienione funkcje programu dostępne są wyłącznie dla programu na gwarancji – z aktualnym Upgrade Podstawowym:

• funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta,
• weryfikacja numerów rachunków bankowych kontrahentów (Biała Lista),
• import danych kontrahenta z bazy REGON,
• funkcja weryfikacji i pobierania danych kontrahenta z bazy VIES,
• import wskaźników z serwera Comarch,
• import kursów walut,
• import banków z bazy KIR,
• import urzędów z serwera Comarch,
• integracja Comarch ERP Optima z DPD, DHL, Poczta Polska, InPost
• funkcjonalność aktualizacji wzorów dokumentu elektronicznego dla plików JPK – dodatkowym warunkiem jest posiadanie najnowszej dostępnej wersji programu Comarch ERP Optima,
• mechanizm automatycznego pobierania aktualizacji umożliwiających wysyłanie deklaracji CIT, PIT i VAT drogą elektroniczną w przypadku, gdy w czasie udostępnienia wersji nie był znany schemat dokumentu elektronicznego,
• aktualizacja definicji eksportu zestawienia GUS Z-12,
• import formatów przelewów,
• współpraca z KRD,
• import listy Klasyfikacji Środków Trwałych,
• import listy Organizacji Pożytku Publicznego.

W przypadku nowo dodawanych funkcjonalności wyszczególniona jest informacja, jeśli dana funkcja dostępna jest tylko dla programu na gwarancji

System kontroli daty ważności programu

W programie zaszyta jest informacja o dacie produkcji (można ją sprawdzić w Pomoc/ o programie/ Informacje techniczne . W chwili zainstalowania nowej wersji – data ta ulega zmianie. W kluczu HASP natomiast zawarta jest informacja o dacie ważności programu, czyli terminie, kiedy upływa prawo do bezpłatnych wersji.

W czasie startu program porównuje te dwie daty:

• jeśli data produkcji wersji jest niższa od daty ważności – program funkcjonuje prawidłowo,
• jeśli data produkcji jest wyższa od daty ważności – prawidłowe uruchomienie programu w nowej wersji nie będzie możliwe. Stanie się to możliwe dopiero po przedłużeniu gwarancji na kolejne 12 miesięcy (zakup Comarch Asysty) i przeprogramowaniu klucza zabezpieczającego HASP za pomocą pliku otrzymanego z Comarch lub od Autoryzowanego Partnera Comarch.

• na zakładce, w momencie przejścia na inną zakładkę,
• wewnątrz dynamicznego panelu, w momencie jego zwijania.

• Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika      – zdefiniowanie dodatkowych kolumn na liście (dostępne dla większości okien z listami w programie).
• Wyczyszczenie ustawień personalizacji okna  – przywraca ustawienia domyślne, działa dla zaznaczonych operatorów. Wyjątek stanowi pole opis, które nie jest czyszczone.
• Eksport  /import  ustawień personalizacji okna –eksport/import ustawień poprzez plik XML
• Zapisz zmiany
• Anuluj zmiany  .

W Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy na formularzu operatora znajdują się opcje eksportu oraz importu ustawień operatora, które uwzględniają również ustawienia personalizacji. Dodatkowo dostępna jest opcja  Reset ustawień personalizacji operatora, która przywraca domyślne ustawienia personalizacji.

Tryb personalizacji kolumn

Tryb personalizacji kolumn umożliwia definiowanie widoczności, dostępności i wymagalności kolumn.

Opcja Widoczna – oznacza, że kolumna będzie widoczna w bieżącym widoku.

Opcja Dostępna – oznacza, że kolumna będzie widoczna do wyboru dla Operatora. Jeżeli zaznaczono również „Widoczna” będzie widoczna w bieżącym widoku, jeżeli odznaczono „Widoczna” – będzie dostępna w kolumnach ukrytych – użytkownik będzie mógł ją przeciągnąć do bieżącego widoku w razie potrzeby.

Opcja Wymagana – oznacza, że przy dodawaniu pozycji na liście wypełnienie kolumny będzie wymagane.

Na liście FA włączamy tryb personalizacji okna  (ikona w prawym górnym rogu okna). Po prawej stronie klikamy w obszar kolumn, po lewej stronie rozwijamy plus przy właściwym Operatorze i zaznaczamy, które kolumny mają być widoczne.

Po określeniu, która kolumna ma być widoczna, a która nie odznaczamy parametr Wybór kolumn, co skutkuje tym, iż Operator ustawiając się w nagłówkach kolumn, opcję dostępną pod prawym klawiszem myszy Wybór kolumn, będzie miał wyszarzoną.

Jeśli natomiast damy Operatorowi prawo do częściowej modyfikacji kolumn, to parametr Wybór kolumn należy zaznaczyć, a poza widocznością zwrócić uwagę na dostępność kolumn (Dostępna). Jeśli np. kolumna Brutto będzie niewidoczna, ale dostępna, to Operator po wejściu na listę może ustawiając się w nagłówku kolumn, pod prawym klawiszem wybrać Wybór kolumn i przeciągnąć kolumnę Brutto do nagłówka listy definiując w ten sposób swój indywidualny wygląd okna.

Na rozwijanej liście z dostępnymi kolumnami, dodatkowe kolumny dodane przez użytkownika wraz z przeniesionymi domyślnymi ustawieniami w kolumnach Widoczna i Dostępna są widoczne na końcu listy, dodatkowo pisane kursywą dla łatwego ich odróżnienia od kolumn standardowych.

Na oknach, dla których wprowadzono zmiany w trybie personalizacji, na belce pojawia się ikona  , która jest aktywna tylko dla Operatorów z prawami administratora.

 Tryb personalizacji wstążki

Do trybu wprowadzania ustawień personalizacji dla głównego okna operator z uprawnieniami administratora może się dostać przez wciśnięcie przycisku  znajdującego się w prawym górnym rogu okna głównego programu Comarch ERP Optima, poprzez skrót <CTRL>+<SHIFT>+<F9> lub poprzez wybór właściwej opcji obok przycisku dotyczącego personalizacji .
Personalizacja wstążki umożliwia Administratorowi ukrywanie przycisków w menu głównym wybranym operatorom.

Tryb personalizacji wydruków

Tryb personalizacji wydruków powstał po to, aby administrator mógł z jednego miejsca zarządzać dostępami oraz ustawieniami domyślności wydruków dla poszczególnych Operatorów. W oknie konfiguracji wydruków dostępna jest zakładka [Personalizacja], która jest widoczna tylko dla Operatora będącego administratorem. Na zakładce tej została umieszczona lista w postaci drzewka z parametrami pozwalającymi zarządzać domyślnością i dostępnością wydruków. Ustawienia dostępności i domyślności wydruków podczas konwersji baz powstałych w wersjach programu wcześniejszych są zachowywane.

Personalizacji wydruków dokonuje się w konfiguracji wydruków. W celu wejścia do Konfiguracji wydruków należy posłużyć się kombinacją <CTRL>+ lub skrótem klawiszowym <CTRL>+<F2>. Inny sposób to rozwinięcie listy wydruków w Wydruku danych lub w Podglądzie wydruku.

Menu kontekstowe wydruku danych

Zakładka [Personalizacja] może być wyszarzona jeśli Operator na pierwszej zakładce [Ogólne] odznaczy parametr Ogranicz do bieżącej procedury. Domyślnie po wejściu do konfiguracji wydruków okno zostaje zawężone do bieżącej procedury, więc parametr jest zaznaczony.

Konfiguracja wydruków

Na zakładce [Ogólne], w menu kontekstowym (dostępnym po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na wybrany wydruk) znajduje się m.in. funkcja Przestaw domyślny (dla operatorów bez indywidualnie ustawionego wydruku domyślnego). Funkcja ta dostępna jest tylko dla Operatorów z uprawnieniami administratora. Jej wybranie powoduje ustawienie wydruku jako domyślnego dla wszystkich Operatorów nie mających indywidualnie określonej domyślności wydruku na zakładce [Personalizacja]. Wydruk taki oznaczony jest pogrubioną i podkreśloną czcionką. Ustawiona w ten sposób domyślność wydruku będzie obowiązywała również dla nowych Operatorów.

Menu kontekstowe konfiguracji wydruków

Zakładka [Personalizacja] przy wybranym wydruku wygląda w następujący sposób.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

Po prawej stronie na drzewie wydruków zaznaczamy wydruki, którym chcemy zmienić ustawienie. Jeśli na drzewie wydruków zaznaczonych jest więcej niż jeden wydruk, to na liście Operatorów kolumna Domyślny jest niedostępna.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

W przeciwnym wypadku dostępne są obie kolumny, a jeśli na drzewie wydruków nie jest zaznaczony żaden wydruk to ustawienia stosują się do aktualnie podświetlonego wydruku lub zestawu.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

W przypadku zestawu kolumna Domyślny nie jest dostępna.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

Działanie parametrów na liście operatorów jest następujące:

Dostępny – określa dostępność wybranego wydruku lub zestawu dla danego Operatora. Parametr zaznaczony powoduje, że wybrany wydruk lub zestaw jest dostępny dla danego Operatora. Domyślnie wszystkie zestawy i wydruki są oznaczone jako dostępne. Odznaczenie parametru powoduje założenie blokady na wybrany wydruk lub zestaw. Zestaw lub wydruk zablokowany nie jest widoczny na liście wydruków w Wydruku danych i Podglądzie wydruku.

Konfiguracja wydruków- zakładka Personalizacja

Menu kontekstowe Wydruku danych

Domyślny – określa domyślność wybranego wydruku dla danego Operatora. Zaznaczenie parametru powoduje ustawienie danemu Operatorowi domyślnego wydruku. Odznaczenie parametru spowoduje, że wydrukiem domyślnym dla tego Operatora będzie wydruk domyślny ogólnie (ustawiany na pierwszej zakładce za pomocą funkcji Przestaw domyślny (dla operatorów bez indywidualnie ustawionego wydruku domyślnego)).

W ramach jednego kontekstu może być ustawiony tylko jeden wydruk domyślny dla wybranego Operatora.

Funkcja wydruku domyślnego została szczegółowo opisana w  pomocy dotyczącej konfiguracji wydruków.

Przycisk dyskietki  (widoczny tylko na zakładce [Personalizacja]) zapisuje ustawienia personalizacji i zamyka okno. Ponadto jeżeli Administrator dokonywał zmian w personalizacji i będzie próbował zamknąć okno naciskając (będąc na dowolnej zakładce) krzyżyk , to program wyświetli komunikat z pytaniem o zapisanie zmian.

Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika

Po kliknięciu z poziomu personalizacji okna ikony Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika  pojawia się okno Personalizacja listy umożliwiające:

• dodawanie złączeń do kolejnych tabel bazy danych (również z bazy konfiguracyjnej),
• dodawanie wyrażeń definiujących nową kolumnę danych, po której będzie można sortować i grupować listę,
• testowanie całego zapytania.

Personalizacja listy

W przypadku dodawania kolumn na listach na formularzach, jeżeli na oknie formularza jest więcej niż jedna lista, wówczas ikona Konfiguracja dodatkowych kolumn użytkownika staje się aktywna po kliknięciu na odpowiednią listę na oknie personalizacji.

Okno personalizacji listy zostało podzielone na 5 części opisanych poniżej.

Kolumny dostępne z aktualnie wybranych tabel (wraz z dodatkowymi instrukcjami JOIN)

Jest to lista prezentująca wszystkie pola możliwe do pokazania na liście przy aktualnie zdefiniowanej klauzuli FROM wraz z dodatkowymi złączeniami (instrukcjami JOIN) dodanymi przez użytkownika. Lista jest aktualizowana po dołączeniu nowej tabeli przez użytkownika w sekcji Tabele użytkownika. Lista wyświetlana jest w trybie tylko do odczytu, istnieje jednak możliwość „przeciągnięcia” wybranej kolumny na listę Kolumny użytkownika.

Kolumny użytkownika

Sekcja prezentująca listę kolumn dodanych przez użytkownika. Dla dodanej kolumny można określić jej nazwę dla użytkownika, instrukcję pobierania, typ i format wyświetlania, domyślną widoczność i dostępność kolumny oraz dodatkowy opis.

Dla kolumn użytkownika określić można formatowanie zwracanych wartości.

Kolumna Typ formatu wyświetlania przyjmuje 4 wartości:

• None – dane w definiowanej kolumnie wyświetlane są sposób domyślny,
• Numeric – dane liczbowe,
• DateTime – data/czas,
• Custom – niestandardowy format wyświetlania.
• Hyperlink – kolumna ta będzie wyświetlała wartości jako linki, a po kliknięciu na nie w przeglądarce otworzy się strona internetowa, której adres został podany w tej kolumnie. Aby link działał poprawnie, w kolumnie powinien znajdować się wyłącznie adres URL, bez dodatkowych opisów czy tekstów.

Ostatnie 4 opcje definiują w jaki sposób wartości mają być wyświetlane używając formatu z pola Format wyświetlania.

Kolumna Format wyświetlania

Po kliknięciu w kolumnie Format wyświetlania pojawia się przycisk , po kliknięciu którego otwierane jest okno Formatowanie wartości umożliwiające łatwe formatowanie wyświetlanych wartości typu liczba oraz data/czas, poprzez wybór jednego z predefiniowanych formatów.

Formatowanie wartości

W dalszym ciągu możliwe jest ręczne określenie formatu wyświetlania, na podstawie zasad opisanych poniżej.

• Standardowe formaty wyświetlania dla liczb.

Standardowy format wyświetlania dla liczb składa się z litery (określającej rodzaj formatu) oraz 2 cyfr (określających precyzję). Rodzaj formatu decyduje w jaki sposób wartość jest transformowana.

Rodzaj formatu	Opis	Przykład formatu	Przykładowa wartość
c lub C	Liczba jest wyświetlana jako wartość walutowa. Specyfikacja precyzji określa żądaną ilość miejsc dziesiętnych. Jeżeli precyzja nie zostanie wpisana, zostanie użyta domyślna precyzja wartości formatu waluty z ustawień regionalnych.	c2	$1,234.00
n lub N	Liczba jest wyświetlana w formie "-d,ddd,ddd.ddd...", gdzie każde 'd' oznacza cyfrę. Wartość będzie poprzedzona znakiem minus, jeżeli liczba jest ujemna. Separator tysięcy jest wstawiany między każdą grupę 3 cyfr na lewo od kropki dziesiętnej. Specyfikacja precyzji określa żądaną ilość miejsc dziesiętnych. Jeżeli precyzja nie zostanie wpisana, zostanie użyta domyślna precyzja wartości formatu waluty z ustawień regionalnych.	n0	1,234
d lub D	Wartość jest wyświetlana jako liczba całkowita ze znakiem minus. Jeżeli wyświetlana będzie liczba z częścią dziesiętna, zostanie ona sformatowana domyślnie. Specyfikacja precyzji określa minimalną ilość cyfr, która ma zostać pokazana. Jeżeli będzie to potrzebne, liczba zostanie dopełniona „nieistotnymi” zerami z lewej strony, aby zapewnić odpowiednią długość wartości. Jeżeli precyzja nie zostanie wybrana, pokazane zostanie dokładnie tyle cyfr, ile potrzeba do reprezentowania wartości bez początkowych zer.	D8	4392
p lub P	Liczba mnożona jest przez 100 i wyświetlana ze znakiem %. Specyfikacja precyzji określa żądaną ilość miejsc dziesiętnych. Jeżeli nie zostanie określona, pokazywane są 4 miejsca dziesiętne.	P2	89,64%

• Standardowe formaty wyświetlania dla daty i czasu.

Standardowy format daty/czasu składa się z jednej litery, która określa wzorzec, wg którego wartości będą wyświetlane (czy i w jaki sposób wyświetlać lata, miesiące itd.).

Format	Opis	Przykład
d	Wzorzec daty krótkiej.	04-06-2014
D	Wzorzec daty długiej.	4 czerwca 2014
t	Wzorzec czasu krótkiego.	14:08
T	Wzorzec czasu długiego.	14:08:00
f	Wzorzec daty długiej i czasu krótkiego.	4 czerwca 2014 14:08
F	Wzorzec daty długiej i czasu długiego.	4 czerwca 2014 14:08:00
g	Wzorzec daty krótkiej i czasu krótkiego.	04-06-2014 14:08
G	Wzorzec daty krótkiej i czasu długiego.	04-06-2014 14:08:00
m lub M	Wzorzec miesiąca i dnia.	4 czerwca
y lub Y	Wzorzec roku i miesiąca.	cze-14
s	Wzorzec sortowalny.	2014-06-04T14:08:00

• Niestandardowe formaty dla liczb.

Formaty niestandardowe używane są do ręcznego stworzenia odpowiedniego wzorca. Tego sposobu formatowania należy używać tylko wtedy, gdy standardowe formaty nie są wystarczające. Wszystkie formaty składające się z litery, za którą występują jedna lub dwie cyfry, traktowane są jako formaty standardowe. Wszystkie pozostałe są interpretowane jako formaty niestandardowe. Poniżej znajdują się najczęściej używane symbole do konstruowanie niestandardowych formatów.

Znak	Znaczenie
0	Cyfra jest wyświetlana zawsze.
#	Cyfra jest wyświetlana, gdy jest potrzebna (używane np. aby nie wyświetlać początkowych zer).
.	Określa miejsce kropki dziesiętnej. Wygląd symbolu dziesiętnego zależy od ustawień regionalnych.
,	Wyznacza użycie separatora tysięcy. Wygląd separatora zależy od ustawień regionalnych.
%	Mnoży liczbę przez 100 i wstawia symbol % zgodny z ustawieniami regionalnymi.
\	Kolejny znak jest wstawiany literalnie do wyniku.

• Niestandardowe formaty daty i czasu

Aby stworzyć wzorzec daty i czasu należy połączyć symbole z tabel poniżej, reprezentujące rok, miesiąc, dzień itd. w różnych formatach.

• Symbole dotyczące dat:

Symbol	Znaczenie	Wynik formatownia przykładowej daty (22.06.2014)
yy	Ostatnie dwie cyfry roku.	14
yyyy	Cztery cyfry roku.	2014
MM	Numer miesiąca.	6
MMM	Skrót nazwy miesiąca.	cze
MMMM	Pełna nazwa miesiąca.	czerwiec
dd	Numer dnia.	22
ddd	Skrót dnia tygodnia.	N
dddd	Pełna nazwa dnia tygodnia.	niedziela
/	Separator daty. Pobierany z ustawień regionalnych.

• Symbole dotyczące czasu:

Symbol	Znaczenie
hh	Godziny.
mm	Minuty.
ss	Sekundy.
:	Separator czasu. Pobierany z ustawień regionalnych.

Kolumna Styl wg kolumny

W kolumnie tej można wybrać inną kolumnę użytkownika. Wówczas warunki kolorowania i czcionki zdefiniowane dla innej kolumny zostaną również użyte na wskazanej kolumnie. Nie jest możliwe, aby 2 kolumny nawzajem przejmowały od siebie styl. W takiej sytuacji pojawia się komunikat: Kolumna […] używa już stylu edytowanej kolumny.

Styl wartości

Pod sekcją Kolumny użytkownika znajduje się przycisk Styl wartości . Jego kliknięcie powoduje otwarcie okna Styl kolumny użytkownika umożliwiającego ustawienie koloru i stylu czcionki dla wartości w kolumnach użytkownika spełniających określone przez Operatora warunki.

Styl kolumny użytkownika

Okno Styl kolumny użytkownika zawiera trzy kolumny: Kolor, Czcionka oraz Warunek. Warunek musi być wypełniony, kolor i czcionka mogą przyjmować wartości puste, ale nie jednocześnie – co najmniej jedna z tych dwóch kolumn musi być wypełniona dla każdego wiersza. Warunki są przetwarzane wg kolejności na liście: jeżeli pierwszy i drugi warunek są spełnione, użyty zostanie kolor i styl czcionki z pierwszej pozycji. Jeżeli nie zostanie znaleziony element spełniający warunek z wybranym kolorem/stylem kolumny, zostanie zastosowany albo styl z innej kolumny użytkownika (w przypadku wskazania innej kolumny jako Styl wg kolumny) bądź domyślny kolor bądź styl dla wartości wyświetlanych w kolumnie.

Warunki dla pozycji na liście Styl kolumny użytkownika mogą być w łatwy sposób uzupełniane za pomocą konstruktora warunku, dostępnego po kliknięciu ikony w kolumnie Warunek. Działanie Konstruktora warunku jest bardzo zbliżone do działania Konstruktora filtra.

Konstruktor warunku

Istnieje możliwość odwoływania się do do wybranych globalnych zmiennych dynamicznych oraz wartości z panelu filtra. Umożliwia to uzależnienie wartości pokazywanych w dodatkowych kolumnach np. od zalogowanego Operatora bądź parametru ustawionego w panelu filtra.

Po kliknięciu prawym przyciskiem myszy w polu Instrukcja pobierania danych w sekcji Kolumny użytkownika oraz w polu Instrukcja łączenia w sekcji Tabele użytkownika w menu kontekstowym można wywołać dostępną listę parametrów standardowych oraz parametrów filtra dla określonego okna.

Zmienne dostępne w grupie Parametry filtra są to wartości z panelu filtra danej zakładki określonego okna. W związku z tym zmienne dostępne dla poszczególnych zakładek danego okna mogą być różne.

Po wybraniu z menu kontekstowego odpowiedniej wartości w polu  Instrukcja pobierania danych lub Instrukcja łączenia w miejscu gdzie znajduje się kursor zostanie wstawiony odpowiedni alias dla parametru: #NazwaParametru#. Po zapisaniu zmian, na oknie na którym została wybrana kolumna Użytkownika, alias zostanie zamieniony przez program na odpowiednią wartość przekazaną do zapytania wyświetlającego wynik dla Użytkownika.

Tabele domyślne

Jest to treść FROM zapytania standardowo wysyłanego do serwera SQL – pole do odczytu. Sekcja ta jest domyślnie ukryta, ale można ją wyświetlić zaznaczając parametr Pokaż tabele domyślne.

Tabele użytkownika

Sekcja umożliwiająca dołączenie kolejnych tabel przez użytkownika. Aby dołączyć nową tabelę należy wskazać jej nazwę (wraz z prefixem „CDN”) oraz podać instrukcję łączenia, czyli klauzulę potrzebną do wykonania połączenia tabel (np. TrN_KntID= Knt_KntID)

Wynikowe zapytanie SQL

Prezentowane jest tu zapytanie utworzone z kolumn zdefiniowanych przez użytkownika i instrukcji FROM z dodanymi złączeniami (instrukcjami JOIN) użytkownika, z możliwością sprawdzenia poprawności wykonania – pole do odczytu.

Na oknie Personalizacja listy znajduje się przycisk sprawdzający poprawność utworzonego zapytania  możliwy do wywołania w dwóch trybach (rozwijalna lista obok ikony):

• Sprawdź składnię – weryfikacja poprawności składni zapytań użytkownika, w przypadku poprawnego wykonania testu pojawia się komunikat: Kolumny zostały dodane poprawnie.
• Sprawdź wydajność – zmierzenie czasu wykonania zapytania użytkownika; pierwsze wykonanie zmienionego zapytania SQL może nie być miarodajne, gdyż Serwer SQL nie będzie jeszcze miał w pamięci cache tego zapytania, w związku z czym pierwsze wykonanie zapytania może być dłuższe, niż kolejne.

Jeżeli po wprowadzeniu zmian użytkownik nie sprawdzi poprawności zapytania, zostanie to wykonane w momencie zapisu zmian w dodatkowych kolumnach. Jeżeli zapytanie nie będzie poprawne, okna nie będzie można zapisać. Podczas zapisu okna personalizacji listy sprawdzane jest również, czy modyfikacja zapytania nie

spowodowała efektu „rozmnożenia” wierszy na liście (np. faktura pokazuje się na liście tyle razy, ile ma elementów) – taka sytuacja jest błędna i niektóre funkcje programu mogą wówczas nie działać prawidłowo.

W prawym dolnym rogu okna dodane zostały przyciski eksportu  i importu  dodatkowych kolumn użytkownika, bez pozostałych ustawień personalizacji. Eksport wykonywany jest do formatu XML.

W przypadku stosowania dodatkowych kolumn użytkownika, wydruki z list mogą nie działać poprawnie, jednakże wydruk bieżącego widoku powinien zawsze działać poprawnie.

Podczas uruchamiania okna programu z listą, która ma dodane przez użytkownika niestandardowe tabele, zostanie najpierw wykonane sprawdzenie czy zapytanie użytkownika nie zwraca większej ilości wierszy, niż zapytanie standardowe. Jeżeli ilość wierszy będzie taka sama, wówczas okno uruchomi się w spersonalizowanym trybie. Jeżeli natomiast ilość wierszy będzie różna, wówczas wygenerowany zostanie komunikat: Dodatkowe tabele dodane w personalizacji powodują powielanie wierszy na liście. Lista zostanie uruchomiona w trybie standardowym., po czym nastąpi uruchomienie okna bez dodatkowych kolumn i tabel.

Dodatkowo, jeżeli nie uda się pobieranie danych na listę z dodatkowymi kolumnami i/lub tabelami, pokazany zostanie komunikat: Błąd pobierania danych na listę. Lista zostanie uruchomiona w trybie standardowym., a następnie okno programu zostanie uruchomione bez dodatkowych kolumn i tabel.

Na listach w programie, na których dodano kolumny użytkownika, pokazywana jest ikona personalizacji .

• rezerwacje – Paragon nie pomniejsza stanu. Paragon zatwierdzony na stałe lub zapisany do bufora powoduje tylko zarezerwowanie towaru (pomniejsza ilość dostępną). Jest to rezerwacja bezterminowa. Pełny proces sprzedaży i wydania towaru wymaga przekształcenia Paragonu do Wydania Zewnętrznego.
• pobranie – po zaznaczeniu tego parametru Paragon pomniejsza ilość i ilość dostępną (nie tworzy rezerwacji). Przy takim ustawieniu nie można wystawić dokumentu jeśli nie mamy odpowiedniej ilości towaru w magazynie.
• pozwalaj na zmianę – po zaznaczeniu tego parametru na formularzu paragonu widoczne są dwa dodatkowe parametry: rezerwacja i pobranie. Jeśli dokument jest w buforze, możliwa jest zmiana ustawień z rezerwacji na pobranie i odwrotnie. Musi przy tym być spełniony jeden warunek – po zaznaczeniu pobrania musimy na magazynie posiadać wystarczającą ilość towaru.

Jeśli deklarujemy pobranie towaru na Paragonie, w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne możemy zaznaczyć parametr Kontrola ilości na dok. rozchodowych – przy akceptacji pozycji (przez bufor) – wówczas ilość sprawdzana jest w chwili wpisywania towaru na dokument i równocześnie dokument jest zapisywany do bufora. Jeżeli parametr nie jest aktywny, ilość sprawdzana jest przy zapisie całego dokumentu (do bufora/ na stałe).

Pamiętajmy, że parametr kontroli ilości – przy akceptacji pozycji (przez bufor)  dotyczy tylko dokumentów rozchodowych FS i PA zapisywanych do bufora oraz nieskojarzonych z dokumentami magazynowymi, które mają zadeklarowane pobieranie towaru z magazynu. Jeśli na dokumencie zadeklarowana jest rezerwacja towaru – parametr ten nie jest wykorzystywany.  

• możemy wystawić FS i w chwili zatwierdzania automatycznie utworzyć dokument WZ,
• możemy wystawić FS, zatwierdzić ją i dopiero potem utworzyć dokument WZ (w chwili wydania towaru),
• możemy wystawić WZ i w chwili zatwierdzenia automatycznie zostanie utworzona Faktura Sprzedaży (widoczna będzie na liście Faktur Sprzedaży),
• możemy zatwierdzić WZ i dopiero potem wystawić do niej Fakturę Sprzedaży.

Ten ostatni mechanizm – zatwierdzenia WZ bez automatycznego tworzenia FS – daje możliwość ewidencjonowania wydań towarów bez konieczności natychmiastowego wystawiania Faktury Sprzedaży. Dzięki temu można wystawić kilka dokumentów dla tego samego klienta, a później przekonwertować je do jednego dokumentu sprzedaży.

Warunki powodzenia takiej operacji to:

• zgodność algorytmu – muszą być wyliczane wg tego samego algorytmu (netto lub brutto),
• wskazane WZ nie mogą być w buforze ani anulowane.

W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Parametry/ Ogólne znajduje się parametr Kontrola ilości na dokumentach rozchodowych:

• w edycji przed zapisem – przy próbie dodania pozycji, której brakuje na magazynie na dokument WZ, RW, MM lub FS/PA z opcją pobrania towaru z magazynu, użytkownik otrzyma informację o brakującej ilości (towar nie zostanie dodany na dokument). Podczas weryfikacji ilości program bierze pod uwagę ilość dostępną towaru (pomniejszoną o rezerwacje) jeśli w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje jest zaznaczona opcja Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje, jeśli nie jest zaznaczona, sprawdzana jest całkowita ilość.
• przy akceptacji pozycji (przez bufor) – parametr dotyczy akceptacji pozycji na dokumentach rozchodowych w buforze. W trakcie dopisywania pozycji program sprawdza ilość towaru Każde dopisanie pozycji powoduje automatyczne zapisanie dokumentu do bufora. Należy pamiętać, że po dopisaniu pozycji i wycofaniu się z wystawianego dokumentu, dokument ten i tak pojawi się na liście (będzie w buforze). Włączenie tego parametru, w niektórych przypadkach, może spowolnić pracę.

Lista Wydań Zewnętrznych

Listę wystawionych WZ uruchamiamy z menu – Handel/ Wydania zewnętrzne. Na ekranie wyświetlone zostaną wszystkie wystawione wcześniej dokumenty. Zasady dotyczące obsługi listy, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu listy do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Każda pozycja listy standardowo zawiera:

Numer dokumentu – numer dokumentu nadany zgodnie ze stosowanymi schematami numeracji

Status – w kolumnie wyświetlane są informacje na temat dokumentów powiązanych z WZ:

• Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
• FS – dokument jest powiązany z Fakturą Sprzedaży,
• PA – dokument jest powiązany z Paragonem,
• RO – dokument został utworzony z Rezerwacji Odbiorcy,
• PF – dokument został utworzony z Faktury proforma.

Magazyn – magazyn, z którego wydano towar.

Kontrahent – kod kontrahenta, któremu wydano towar.

NIP – numer NIP kontrahenta.

Data wydania – data wydania towaru z magazynu.

Netto – wartość netto dokumentu Wydania Zewnętrznego.

Wartość zakupu – koszt zakupu towarów umieszczonych na Wydaniu Zewnętrznym oraz usług (w sytuacji, kiedy koszt został zadeklarowany na karcie usługi, na zakładce [Dodatkowe] w polu Koszt usługi lub wprowadzony na pozycji dokumentu, na zakładce [Szczegóły] w polu Koszt zakupu).

W oknie dostępne są przyciski:

 – księgowanie na konta księgowe. Księgowanie dotyczy zatwierdzonych i zaznaczonych dokumentów. Po wciśnięciu przycisku program pyta o schemat księgowy.

– korekta ilościowa lub wartościowa Wydania Zewnętrznego:

• nie można korygować WZ będących w buforze,
• korygować można tylko dokumenty niezwiązane z Fakturą Sprzedaży/Paragonem,
• korekta WZ skojarzonego z FS/PA możliwa jest jedynie poprzez korektę dokumentu handlowego, która spowoduje automatyczne wygenerowanie korekty do WZ. Przycisk „Utworzenie faktury sprzedaży” – utworzenie faktury sprzedaży. Fakturę Sprzedaży można utworzyć z jednego lub kilku Wydań Zewnętrznych wystawionych dla danego kontrahenta i dotyczących tego samego magazynu. Nowo utworzona Faktura Sprzedaży jest zapisywana do bufora (podlega edycji).

• Usługa prosta (UP)
• Towar prosty (TP)
• Usługa złożona (UZ)
• Towar złożona (TZ)

W programie określenie złożony oznacza towar lub usługę (produkt) z którą związana jest jakaś receptura.

Listę pozycji w cenniku można dodatkowo ograniczyć do towarów/usług aktywnych. Służy do tego parametr Pokazuj Nieaktywne.  Po jego zaznaczeniu na liście pojawia się wszystkie pozycje, bez względu na to czy są aktywne czy nie (pozycje nieaktywne są wyświetlane w kolorze szarym). Stan danego towaru (aktywny/ nieaktywny) zaznaczamy na formularzu zasobu na zakładce [Dodatkowe].  Zmienna ta pozwala na „ukrycie” pozycji, których nie ma już w naszej ofercie w wyniku np. zmiany sprzedawanego asortymentu.

Jeżeli pozycje cennika mają przypisane kody kreskowe, możliwe jest wyszukanie towaru po wpisaniu tego kodu w pole EAN.

Po otwarciu listy zawsze wyświetlana jest cena domyślna – deklarowana na karcie towaru indywidualnie dla każdej pozycji. Zmiana wyświetlanej ceny jest możliwa po rozwinięciu listy dostępnej w polu Cena. Po dokonaniu zmiany (np. Z domyślnej na hurtową 1) wybrana cena obowiązuje dla wszystkich towarów.

W oknie możliwe jest dokonywanie wszelkich operacji dotyczących kart towarów jak przeglądanie, usuwanie czy dodawanie nowych pozycji.

Na liście w menu kontekstowym (pod prawym przyciskiem myszy) dostępne są opcje: Utwórz fakturę, Utwórz paragon. Dokument tworzony jest:

• dla pozycji cennikowych zaznaczonych na liście bądź dla pozycji podświetlonej na liście, jeśli nie zaznaczono żadnych pozycji,
• na dokumencie domyślnie podpowiada się kontrahent !NIEOKREŚLONY!,
• cena na dokument jest pobierana zgodnie z ustawioną na liście towarów,
• magazyn na dokumencie tworzonym z listy zasobów podpowiada się odpowiednio w kolejności jako:
  • magazyn domyślny operatora,
  • magazyn domyślny stanowiska,
  • magazyn główny.

Na liście dostępne są przyciski:

 – dodanie pozycji <INSERT> – umożliwia dodanie nowej karty towaru,

 – edycja pozycji <CTRL>+<ENTER> – umożliwia podgląd karty towaru,

 – usunięcie <DEL> – usunięcie karty towaru jest możliwe tylko, jeśli dany towar nie jest pozycją na żadnym dokumencie,

 – zamknięcie okna,

 – eksport cennika. Funkcja umożliwia eksport listy cennikowej do pliku w formacie XML lub MS Excel na dysk lokalny lub do Comarch IBARD. Funkcja może być wykorzystywana podczas wymiany cennika pomiędzy różnymi bazami w systemie Comarch ERP Optima.

 – import cennika z pliku wygenerowanego przez program Comarch ERP Optima, programy Comarch ERP Klasyka (FPP lub FA) lub z pliku MS Excel z dysku lokalnego lub z Comarch IBARD. Wszystkie pozycje zaimportowane z FA będą usługami, z FPP lub programu Comarch ERP Optima importowane pozycje będą przyjmowały status: towar lub usługi (analogicznie jak w programie FPP), przepisane zostaną również ustawienia dotyczące cen sprzedaży. Możliwe jest wskazanie pliku do importu poprzez przeciągnięcie go z eksploratora Windows.

Szczegółowe informacje na temat importu i eksportu cennika zostały opisane w artykule Eksport/ Import cennika. 

Historia towaru – analiza transakcji towaru.

Z poziomu listy cennikowej dostępnej w menu Ogólne/Cennik istnieje możliwość podglądu wszystkich atrybutów binarnych oraz załączników przypisanych do poszczególnych pozycji cennikowych.

W pasku narzędzi aktywne są przyciski:

 – funkcje dodatkowe <F11>:

Dla kart cennikowych umożliwiają:

• Zmianę aktualizacji cen (należy wskazać cenę, dla której parametr aktualizacji ma zostać ustawiony i wybrać sposób aktualizacji Tak/Nie).
• Zmianę waluty i wartości dla wybranej waluty (dla pozycji zaznaczonych na liście można zmienić walutę dla wybranej ceny i wykonać przeliczenie wg podanego kursu),
• Zmianę stawki VAT/ nazwy,
• Przecenę grup towarowych,
• Konwersję PKWiU 2008 do PKWiU 2015,
• Dotyczy wersji: 2020.3.1

  Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015
• Zmianę kodu PKWiU (mechanizm umożliwiający seryjne usunięcie kodów PKWiU lub zdefiniowanie konkretnego numeru PKWiU dla pozycji cennikowych uprzednio zaznaczonych na liście),
• Zmianę ustawienia parametru Odwrotne obciążenie (Nie/ Tak/ Powyżej limitu), dostępnego na karcie towaru na zakładce [Ogólne] po zaznaczeniu parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry.
• Zmianę ustawienia parametrów: Kopiuj opis na fakturę, Pozwól na edycję nazwy na dokumencie, dostępnych na karcie towaru na zakładce [Dodatkowe],
• Zmianę ceny domyślnej towarów i usług.

Konwersja PKWiU 2008 do PKWiU 2015:

Polska Klasyfikacja Wyrobów i Usług (PKWiU 2015) została wprowadzona Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 4 września 2015 r. (DZ. U. z 2015 r. poz. 1676) do stosowania od dnia 1 stycznia 2016 r.

Do 31.12.2016 roku obowiązuje obecna klasyfikacja PKWiU (do celów statystycznych).

Do 31.12.2017 roku obowiązuje obecna klasyfikacja PKWiU (do celów podatkowych).

Aby usprawnić pracę klientom, dodano konwerter (na podstawie dostępnych tabeli transkrypcji), który zamienia kody PKWiU 2008 na kody PKWiU 2015 zgodnie z kluczem powiązań.

Informacje oraz tabele transkrypcji dostępne są na stronie: http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/

Funkcja jest dostępna w menu Ogólne/ Cennik pod przyciskiem Funkcje dodatkowe znajdującym się na górnej wstążce programu – Karty cennikowe/ Konwersja PKWiU 2008 do PKWiU 2015.

Konwersja kodów wykonywana jest dla wszystkich pozycji cennika.

Po wykonaniu konwersji zostaje wyświetlony raport zmian, który może składać się z trzech sekcji (w zależności od konwertowanych kodów PKWiU):

• Pozycje cennika, dla których kod PKWiU nie został rozpoznany (sekcja zawiera kody towarów oraz PKWiU przed konwersją) – kod PKWiU jest niepoprawny lub nie został uwzględniony w kluczu powiązań, na podstawie którego wykonywana jest konwersja http://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/
• Pozycje cennika, dla których kod PKWiU musi być zweryfikowany (sekcja zawiera kody towarów, PKWiU przed i po konwersji) – kody, które w klasyfikacji PKWiU 2015 oznaczone są gwiazdką oznaczającą, że w klasyfikacji 2008 istniał jeden kod, który w klasyfikacji 2015 podzielono na kilka. Dlatego po konwersji użytkownik powinien zweryfikować przydzielony dla pozycji cennika kod.
• Pozycje cennika, dla których nie napotkano problemów podczas zmiany kodu PKWiU (sekcja zawiera kody towarów, PKWiU przed i po konwersji).

Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015:

Funkcja umożliwia przypisanie do towarów kodów CN na podstawie numerów PKWiU 2015.

Funkcja – Przypisanie kodów CN na podstawie PKWiU 2015

• Funkcja jest wykonywana dla wszystkich pozycji cennikowych o typie towar.
• Po jej wywołaniu do towarów, na podstawie przypisanych do nich numerów PKWiU 2015, zostaną nadane kody CN (zgodnie z kluczem powiązań Głównego Urzędu Statystycznego: PKWiU2015 – CN https://stat.gov.pl/Klasyfikacje/doc/pkwiu_15/index.html):
  • kody CN, których nie ma w programie, zostaną automatycznie dopisane do listy kodów CN wraz z przypisanym do nich Opisem (menu Ogólne/ Inne/ Kody CN).
    Uwaga

    Uwaga: Jeśli numer PKWiU 2015 posiada wiele kodów CN, do towaru zostanie automatycznie przypisany pierwszy kod CN. Użytkownik musi zweryfikować poprawność przypisania takiego kodu CN do towaru.
  • Operacja przypisania kodów CN jest nieodwracalna. Aby mieć wgląd do danych sprzed konwersji, przez rozpoczęciem należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy danych.
  • Kody CN nie zostaną uzupełnione dla towarów, które posiadają numery PKWiU niezgodne z nomenklaturą 2015.
• Po zakończeniu procesu, w Raporcie konwersji przedstawione zostaną wyniki operacji z podziałem na pozycje cennika, dla których:
  • kod PKWiU nie został rozpoznany.
  • należy zweryfikować kod CN (kod CN został uzupełniony na karcie towaru, ale jest niezgodny z nową matrycą kodów CN lub dla PKWiU 2015 jest przypisanych wiele kodów CN),
  • nie napotkano problemów podczas ustawiania kodu CN.

Forma płatności – domyślna forma płatności, jaką udzielamy odbiorcy. Lista zdefiniowanych w programie form płatności jest dostępna po wciśnięciu strzałki widocznej po prawej stronie okna. Z formą płatności zdefiniowany jest również termin płatności.

Termin płatności – indywidualny termin płatności kontrahenta. Po zaznaczeniu tego parametru mamy możliwość wpisania indywidualnego terminu płatności.

Domyślna waluta – wybrana w tym miejscu waluta będzie podpowiadała się na wystawianych dla tego kontrahenta:

• dokumentach w module Handel (w przypadku zaznaczenia parametru Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu w Konfiguracji Firmy/ Handel/  Parametry),
• dokumentach w rejestrze VAT i ewidencji dodatkowej,
• zapisach kasowych/bankowych i zdarzeniach w Preliminarzu płatności (pod warunkiem, że walutą rejestru kasowego/bankowego jest PLN; w przypadku kiedy walutą rejestru jest waluta obca, zapis kasowy/bankowy bądź zdarzenie powstaje w walucie wskazanej na rejestrze),
• dokumentach kompensaty, notach odsetkowych, ponagleniach zapłaty, potwierdzeniach salda oraz na liście Rozliczenia podmiotu.

Podczas zapisywania karty kontrahenta program sprawdza, czy dla wskazanej na zakładce [Płatności] domyślnej waluty kontrahenta istnieje domyślny rachunek w tej walucie. W przypadku braku takiego rachunku wyświetlany jest komunikat: Dla domyślnej waluty kontrahenta nie wybrano rachunku bankowego. Czy chcesz przypisać domyślny rachunek bankowy dla tej waluty? Po kliknięciu opcji Tak Użytkownik kierowany jest na zakładkę [Płatności], gdzie może dodać nowy rachunek w określonej walucie lub na którymś z istniejących rachunków w określonej walucie zaznaczyć parametr Domyślny. Jeżeli istnieje tylko jeden rachunek w określonej walucie i nie jest oznaczony jako domyślny, po kliknięciu opcji Tak program automatyczne oznacza go jako domyślny i zapisuje formularz kontrahenta. Wybór opcji Nie na komunikacie powoduje zamknięcie karty kontrahenta bez zapisania zmian dot. domyślnego rachunku bankowego .

Maksymalna zwłoka – maksymalna zwłoka, jaką dopuszczamy w regulowaniu należności przez tego klienta lub zwłoka jaką nasz dostawca dopuszcza przy realizowaniu naszych zobowiązań. Zwłoka jest doliczana do terminu realizacji w preliminarzu.

Nie rozliczaj płatności – parametr stosowany w przypadku, gdy z kontrahentem nie są prowadzone rozliczenia. Jeśli jest on zaznaczony – wszystkie płatności i zapisy kasowe związane z tym kontrahentem od razu otrzymują status Nie podlega i nie ma możliwości ich rozliczenia.

MPP – podzielona płatność– zaznaczenie tego parametru powoduje, że płatności złotówkowe trafiające do rejestru bankowego mają automatycznie ustawioną metodę podzielonej płatności.

Numery rachunków bankowych – lista jest obsługiwana przez standardowe klawisze obsługi listy, opisane szczegółowo w artykule Podstawowe elementy programu.

Lista rachunków bankowych kontrahenta zawiera kolumny:

• Opis – opis rachunku bankowego kontrahenta,
• Bank – nazwa oddziału banku,
• Numer rachunku – pełny numer rachunku bankowego,
• Waluta – informacja o walucie rachunku ,
• Domyślny – informacja czy dany rachunek bankowy jest domyślnym rachunkiem kontrahenta; tylko jeden rachunek kontrahenta może być domyślny,
• Data ostatniego sprawdzenia – data wykonania ostatniego sprawdzenia rachunku bankowego w wykazie podatników VAT,
• W wykazie – kolumna określająca status weryfikacji i przyjmująca wartość Tak lub Nie – w zależności od tego czy określony rachunek widnieje w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów).

Na liście rachunków bankowych kontrahenta znajdą się wszystkie rachunki, zarówno te zweryfikowane pozytywnie jak i negatywnie w Wykazie podatników VAT. Automatyczna weryfikacja dotyczy kontrahentów krajowych, mających jako kod kraju przed numerem NIP wybrane PL bądź pusty przedrostek. Nie są weryfikowane numery rachunków bankowych kontrahentów bez uzupełnionego numeru NIP Automatyczna weryfikacja rachunku bankowego dotyczy też numeru wpisywanego ręcznie przez użytkownika. W tabelce Historia weryfikacji rachunku bankowego pojawia się wpis na datę bieżącą z wynikiem weryfikacji.. Po wprowadzeniu na formularzu rachunku bankowego kontrahenta nowego numeru rachunku, następuje automatyczna jego weryfikacja i w tabelce Historia weryfikacji rachunku bankowego pojawia się wpis na datę bieżącą z wynikiem weryfikacji.

Do listy rachunków bankowych kontrahenta automatycznie dopisywane są również nowe rachunki, które zostały wprowadzone bezpośrednio na płatności dotyczącej tego kontrahenta. Wyjątkiem jest karta kontrahenta o kodzie !NIEOKREŚLONY! – nie są na nią automatycznie dodawane numery rachunków bankowych.

Po wybraniu ikony  wyświetli się formularz rachunku bankowego kontrahenta, należy na nim uzupełnić:

Kod banku – można wybrać z wprowadzonej w programie listy banków lub w pole Bank wpisać z klawiatury akronim banku lub jego nr rozliczeniowy. Jeśli wpisany zostanie poprawny akronim/numer rozliczeniowy – program automatycznie pobierze dane o banku z listy banków.

Numer konta – numer rachunku bankowego kontrahenta. Pierwszy segment czyli Numer Rozliczeniowy Banku (dla numeru standardowego) lub Cyfra Kontrolna – NRB (dla numeru IBAN) zostaje pobrany z karty ewidencyjnej banku, natomiast numer rachunku należy uzupełnić. Dokładnie zasady obsługi pól związanych z bankiem zostały opisane w rozdziale Zasady obsługi pól związanych z bankiem w instrukcji do modułu Kasa/Bank.

IBAN – czy numer konta zapisany jest w standardzie IBAN (dotyczy tylko rachunków polskich).

Nazwa banku – zostaje pobrana automatycznie po zatwierdzeniu akronimu banku.

Waluta – pole z rozwijalną listą walut. Dodając nowy rachunek bankowy, w tym polu podpowiadana jest waluta ustawiona w Konfiguracji Programu jako domyślna (najczęściej PLN). Operator może zmienić tę walutę na inną .

Zaznaczenie parametru Domyślny spowoduje wyświetlanie numeru konta kontrahenta np. na wyciągu bankowym. Jeżeli dla kontrahenta dodawany rachunek będzie pierwszym rachunkiem w określonej walucie, jest on oznaczany jako domyślny. Program pilnuje, żeby dla określonej waluty był tylko jeden domyślny rachunek bankowy. Jeżeli więc zostanie przez operatora na formularzu rachunku bankowego kontrahenta zaznaczony parametr Domyślny, na innym rachunku bankowym w tej samej walucie, który poprzednio był rachunkiem domyślnym, ten parametr zostanie odznaczony.

Sekcja Historia weryfikacji rachunku bankowego jest listą zawierającą kolumny:

• Stan na dzień – uzupełniana datą sprawdzenia,
• NIP – numer NIP, dla którego sprawdzony został rachunek,
• W wykazie – informacja czy numer rachunku znajduje się w wykazie podatników VAT, kolumna przyjmuje wartości Tak / Nie,
• Identyfikator wyszukiwania – unikalny identyfikator otrzymany po sprawdzeniu.

Możliwe jest również zaimportowanie rachunków bankowych kontrahenta na żądanie użytkownika. Na karcie kontrahenta na zakładce [Płatności] dostępny jest przycisk Import rachunków kontrahenta. Po jego kliknięciu wykonywany jest import rachunków z Wykazu podatników VAT na podstawie numeru NIP kontrahenta. Podobnie jak w przypadku importu wykonywanego automatycznie, jeżeli liczba rachunków kontrahenta jest większa od 5, wówczas przed pobraniem listy rachunków pojawia się pytanie czy pobrać wszystkie. Jeżeli na jego karcie kontrahenta były już wprowadzone numery rachunków bankowych, podczas importu nie są one usuwane ani nadpisywane. Dla importowanych rachunków bankowych ustawiana jest waluta PLN .

Informacje o dodaniu i weryfikacji numerów rachunków bankowych kontrahentów (zarówno tych zaczytywanych automatycznie jak i dodawanych ręcznie przez użytkownika) zapisywane są również w logu Historia zmian.

Windykacja należności:

Schemat windykacji – należy wybrać schemat windykacji jaki ma być stosowany dla danego kontrahenta spośród zdefiniowanych uprzednio w module CRM Plus w menu CRM/ Schematy windykacji.

Osoba kontaktowa – przedstawiciel kontrahenta zdefiniowany uprzednio na formularzu kontrahenta na zakładce [Dodatkowe] w tabeli Przedstawiciele.

E-mail – należy podać adres e-mail, na który mają być wysyłane wiadomości e-mail generowane automatycznie w trakcie realizacji schematu windykacji. Jeśli e-mail nie zostanie uzupełniony wiadomości wysyłane są na adres e‑mail z zakładki [Ogólne], z kartoteki kontrahenta. Jeśli na zakładce [Ogólne] również nie został uzupełniony e-mail, wiadomość wysłana przez automat windykacji trafia do folderu Elementy wysłane, natomiast na Skrzynkę odbiorczą przychodzi e-mail informujący o tym, że nie można dostarczyć wiadomości: Nie zdefiniowano adresata wiadomości e-mail. Nie można wysłać wiadomości o temacie [Nieuregulowane płatności[OPT!MA:EMAIL/761/2013]]

Telefon SMS – pole służy do wpisania numeru telefonu, wykorzystywanego przy wysyłaniu przez automat windykacji wiadomości sms. Funkcja jest dostępna dla użytkowników modułu CRM.  

• SX – Wyspa Sint Maarten(część holenderska),
• BQ – Bonaire, Sint Eustatius i Saba,
• SS – Sudan Południowy,
• CW – Curacao,
• GR – Grecja.