Funkcjonalność dostępna w Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Pozwala na prowadzenie rozliczeń pracowników oddelegowanych do pracy za granicą związanych przede wszystkim z naliczaniem podatków i składek ZUS za okres oddelegowania, które podlegają innym zasadom niż w przypadku pracowników zatrudnionych i wykonujących pracę w Polsce.

Konfiguracja typów wypłat

W konfiguracji typu wypłaty na zakładce [Ogólne] w części wspólnej dla wszystkich algorytmów, ale tylko w module Płace i Kadry Plus dostępny jest parametr Waluta w wypłacie z trzema  opcjami: dowolna waluta (domyślnie zaznaczony przy dodawaniu typu wypłaty) Waluta z  etatu, (oddelegowani), waluta  z umowy (oddelegowani).

Dla dodatków wypłacanych pracownikom oddelegowanym należy zdefiniować odrębny typ wypłaty.

Typ wypłaty zdefiniowany jako waluta z etatu (oddelegowani), przypięty na liście dodatków pracownika w kadrach, będzie się automatycznie wyliczał tylko w wypłatach etatowych przypadających w okresie oddelegowania, nie będzie natomiast naliczał się w wypłatach za okresy, w których pracownik nie jest oddelegowany do pracy za granicą. Nie należy też dodawać ręcznie w wypłacie niedotyczącej okresu oddelegowania dodatków zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu (oddelegowani), gdyż dla nich naliczanie podatku i składek jest realizowane wyłącznie wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych i tylko w wypłacie naliczonej na liście płac oznaczonej jako lista płac dla pracowników oddelegowanych.

Wskazówka

Ustawienie elementu wypłacanego w walucie z etatu (oddelegowani) jest dostępne tylko dla typów wypłat o rodzaju dodatek. Jeśli w polu Rodzaj użytkownik ustawi opcję umowa, bądź pożyczka wówczas parametr dotyczący waluty będzie się automatycznie przestawiał na walutę systemową, bez możliwości zmiany. Walutę z etatu można natomiast zaznaczyć w przypadku dodatku, który w polu PKZP na zakładce [Szczegółowe] ma wybraną opcję np. składka/zapomoga/wpisowe.

Typ wypłaty zdefiniowany jako 'wypłacany w walucie z etatu’ będzie naliczany tylko w wypłacie na liście płac dla oddelegowanych. Nie będzie generowany na liście, która nie jest walutowa.

Dla typów wypłat zdefiniowanych jako wypłacane w walucie z etatu (oddelegowani) są dostępne tylko dwie opcje dotyczące naliczania podatku i składek, pozwalające na wskazanie czy wartość takiego elementu wypłaconego wliczać, czy nie wliczać do podstawy podatku/składek ZUS/składek zdrowotnych.

Ustawienie wliczać do podstawy opodatkowania/składek ZUS/składki zdrowotnej oznacza, że wartość typu wypłaty zdefiniowanego w taki sposób jest uwzględniana w wyliczeniu wartości elementu wypłaty stanowiącego podstawę podatku/ składek ZUS.

Opcje dotyczące naliczania podatku i składek, dedykowane dla wypłat walutowych nie są dostępne do wyboru w typach wypłat definiowanych jako wypłacane w dowolnej walucie .

Uwaga

Jeżeli w konfiguracji własnego typu wypłaty zostanie zaznaczony na zakładce Ogólne parametr waluta z etatu pracownika wówczas na zakładce [Podatki/Nieobecności] w polu:

• Pozycja na deklaracji PIT domyślnie zostanie ustawione Nie dotyczy, ponieważ na deklarację PIT wchodzi wartość ze standardowych elementów Podstawa podatku PL lub odpowiednio (w kolumnie z nieopodat) Podstawa podatku zagr.
• Wliczać do podstawy naliczania zasiłków chorobowych – Nie wliczać – podstawa zasiłku dla pracownika oddelegowanego liczona ze średniej z wypłat za okres oddelegowania, jest wyliczana w oparciu zapisane w wypłatach podstawy składki chorobowej (pomniejszonej o składki ZUS finansowane przez ubezpieczonego), a nie poprzez uwzględnianie wartości z poszczególnych elementów.

  W celach rozliczeń pracowników oddelegowanych służą standardowe typy wypłat, które umożliwiają zapisanie wynagrodzenia za czas oddelegowania będącego odpowiednikiem wynagrodzenia zasadniczego oraz podstaw podatku i składek dla tych pracowników. Lista standardowych typów wypłat to:

• Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.
• Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.
• Podstawa ZUS opodatk. PL
• Podstawa ZUS opodatk. zagr.
• Podstawa ZUS nieopodatk.
• Podstawa podatku PL
• Podstawa podatku zagr.
• Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk.
• Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL
• Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. Zagr.
• Dni pobytu za granicą (liczba diet) – wskaźnik.

Oznaczenie waluty w standardowych typach wypłat

Dla pracowników oddelegowanych wynagrodzenia urlopowe są liczone w tej samej walucie, w której jest liczone wynagrodzenie zasadnicze dla nich. To samo dotyczy standardowych elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy, czyli wynagrodzenia powyżej/poniżej normy oraz dopłat do nadgodzin i dopłat za pracę w nocy. Wszystkie typy wypłat służące do rozliczeń standardowych nieobecności ZUS są liczone zawsze w walucie (PLN). Standardowy akord jest dedykowany tylko dla wypłat niewalutowych, natomiast dla pracowników oddelegowanych należy stworzyć własny typ wypłaty jako wypłacany w walucie z etatu (parametr w Konfiguracji typu wypłaty).

Oddelegowanie pracownika – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce [Etat] znajduje się zwijana grupa Oddelegowanie do pracy za granicą widoczna tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupa widoczna jest na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo-pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Oddelegowanie do pracy za granicą nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. Po zaznaczeniu parametru Oddelegowanie do pracy za granicę uaktywniają się dodatkowe opcje związane z oddelegowaniem dostępne w tej samej grupie na formularzu:

• Kraj oddelegowania – pole służące do ustawienia kraju, do którego pracownik jest oddelegowany. Słownik krajów znajduje się w konfiguracji programu.
• Waluta diety – domyślnie wyświetlany jest symbol waluty systemowej, czyli PLN. W tym polu można określić w jakiej walucie mają być rozliczane diety. Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się waluta diety. Waluta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może ręcznie wybrać walutę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Dieta/dzień (kwota w w/w walucie – np. 45 EUR/dzień) – wykorzystywana przy wyliczaniu podstawy składek ZUS (pomniejszana o równowartość diet za dni pobytu za granicą w danym miesiącu) i podstawy podatku (pomniejszanej o 30% tej kwoty). Po wybraniu kraju oddelegowania ze słownika automatycznie podpowiada się aktualna stawka diety przypisana do danego kraju pobrana z konfiguracji programu. Dieta powiązana z krajem oddelegowania jest nieedytowalna. Użytkownik może wpisać kwotę diety tylko wtedy, gdy nie wybrano kraju oddelegowania.
• Składki ZUS odprowadzane w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona, co oznacza że w wypłacie będą naliczane składki ZUS wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to składki nie będą naliczane w wypłacie (jeśli dany pracownik podlega ubezpieczeniom społecznym w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
• Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce – flaga domyślnie zaznaczona co oznacza, że w wypłacie będą naliczane podatki wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych, a jeśli ta flaga nie jest zaznaczona to podatki nie będą naliczane w wypłacie, będzie natomiast wyliczana wartość przychodu podlegającego opodatkowaniu w celu wykazania na PIT-11 jako Dochód zwolniony od podatku (jeśli dany pracownik płaci podatki w kraju oddelegowania, a nie w Polsce).
• Metoda proporcjonalnego odliczenia – możliwość rozliczania pracowników oddelegowanych na PIT-11 metodą proporcjonalnego odliczenia. Parametr jest aktywny po odznaczeniu parametru Zaliczka podatku odprowadzana w Polsce. Po ustawieniu powyższego parametru naliczona w wypłacie za czas oddelegowania Podstawa podatku zagr. oraz zasiłki zostaną dodatkowo oznaczone (pole WPE_MetodaProp=1). Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64. Aby przychód został wykazany na PIT-11 w powyższy sposób wypłata musi być naliczona przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia.

Symbole wybranych walut są wyświetlane obok wysokości diety dziennej oraz obok stawki zaszeregowania.

Ustawiona waluta rozliczenia i jej kurs są stosowane dla wyliczenia:

• wynagrodzenia zasadniczego za okres oddelegowania i elementów związanych z rozliczeniem czasu pracy (odchyłki, dopłaty do nadgodzin, dopłaty za pracę nocną),
• przypadających w okresie oddelegowania rozliczeń innych typów nieobecności niż Zwolnienie ZUS (głównie dla urlopów),
• wszystkich dodatkowych elementów wypłaty, dla których w typie wypłaty ustawiono, że są wypłacane w walucie innej niż PLN,
• płatności w wypłacie za okres oddelegowania.

Ustawiona waluta diety i jej kurs służą do wyliczenia wartości diety w PLN, o którą będzie pomniejszana podstawa składek oraz podstawa opodatkowania. W Kadrach dla Listy pracowników udostępniono na liście kolumn do wyboru dodatkowe kolumny dotyczące oddelegowanych – dostępne do wyboru tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus:

• Oddelegowany (w domyślnym układzie ukryta) – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat]
• Waluta rozliczenia – wyświetlany jest symbol waluty, taki jaki ustawiono na etacie dla waluty rozliczenia.
• Kraj oddelegowania (w domyślnym układzie ukryta) – wyświetlany jest kraj oddelegowania pracownika.

Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn. Z poziomu listy pracowników dostępna jest funkcja dodatkowa: Odnotowanie okresów oddelegowania. Funkcja umożliwia odnotowanie informacji o okresie oddelegowania dla zaznaczonych pracowników. Podczas zapisu okresu oddelegowania automatycznie zostanie dodany zapis historyczny z informacją o oddelegowaniu i zapis historyczny z danymi, które obowiązywały pracownika przed wprowadzonym okresem oddelegowania. W przypadku gdy pracownik przed oddelegowaniem pracował w Polsce zostanie dodany zapis z informacją o oddelegowaniu i zapis dotyczący ponownej pracy w Polsce.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników można  wykorzystać pola dotyczące pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi ‘Wyświetl dodatkową listę pól’. Dotyczy to następujących pól:

• Oddelegowany do pracy za granicą – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Oddelegowany – stawka diety/dzień – pole typu kwota,
• Oddelegowany – podatek w Polsce – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Oddelegowany – składki ZUS w Polsce – tak/nie do wyboru.
• Metoda proporcjonalnego odliczenia– tak/nie do wyboru.

Dni pobytu za granicą

Dni pobytu za granicą, potrzebne do ustalania ilości diet do odliczenia od podstaw składek/podatku, są liczone w oparciu o odnotowane pracownikowi nieobecności, tzn. wg zasady: ilość dni kalendarzowych w miesiącu (z zawężeniem do zapisu historycznego dotyczącego oddelegowania) pomniejszona o nieobecności w dniach kalendarzowych w tym okresie. Wyliczona ilość dni za które przysługują diety jest widoczna w wypłacie i tam też w razie potrzeby może być modyfikowana.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – widoczny jest parametr Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę – domyślnie niezaznaczony.

Wskazówka

Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników oddelegowanych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest niewidoczny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony. Na formularzu listy płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę nie należy uzupełniać pola Miesięcy wstecz (w tym polu powinno być 0), ponieważ ustalanie podstaw opodatkowania i składek ZUS zależy od ilości diet, nieobecności i dni kalendarzowych danego miesiąca. W przypadku zaznaczenia opcji miesięcy wstecz należy ręcznie zmodyfikować kwoty w elementach dot. podstaw podatku i  ZUS.

W przypadku listy płac korygującej do listy dla oddelegowanych (walutowej) ustawienie jest dziedziczone z listy podstawowej, ale z możliwością zmiany typu kursu. Rodzaj waluty nie podlega edycji.

Po zaznaczeniu opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę na formularzu listy pojawiają się dodatkowe pola:

• Kraj oddelegowania – możliwość ustawienia kraju oddelegowania pracowników, dla których będą naliczane wypłaty na danej liście płac.
• Waluta rozliczenia – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane wypłaty. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta rozliczenia podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Użytkownik ma możliwość zmiany podpowiedzianej waluty rozliczenia.
• Waluta diety – (domyślnie wyświetlane jako PLN) – możliwość ustawienia waluty, w której będą naliczane diety pracownika oddelegowanego do pracy za granicę. Jeśli zostanie wybrany Kraj oddelegowania waluta diety podpowie się zgodna z walutą przypisaną do wskazanego kraju. Waluta przypisana do kraju jest nieedytowalna.
• Data kursu – domyślnie podstawiana jest data o jeden dzień wcześniejsza od daty wypłaty wpisanej na formularzu listy płac np. jeżeli data wypłaty ustawiona jest na 2016-08-10, to data kursu będzie 2016-08-09, z możliwością ręcznej edycji przez operatora. Data kursu jest edytowalna przez Użytkownika jedynie dla waluty rozliczenia. Data kursu waluty diety jest przepisywana z pola data kursu dla waluty rozliczenia i nie podlega edycji.
• Typ kursu – domyślnie podpowiadany jest Średni kurs NBP z opcją zmiany na inny. W sytuacji, gdy nie ma ustalonego kursu danej waluty na podaną datę wówczas program proponuje kurs ręczny i umożliwia jego wprowadzenie.

Uwaga

 Sposób ostrzegania o braku notowań i zależy od parametru w Konfiguracji/ Firma/ Ogólne/Parametry – Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu’.

Dla wszystkich wypłat na danej liście będzie stosowany ten sam rodzaj kursu ustalonego na tę samą datę, a rozliczenia walutowe wykonywane są tylko w walucie określonej dla listy płac – wyliczanie wypłat zostanie zrealizowane tylko dla tych pracowników, którzy mają w etacie tę samą walutę, którą ustawiono dla nagłówka listy płac i tylko za te okresy, dla których obowiązuje pracownika dana waluta. W przypadku wybrania na formularzu listy płac rodzaju kursu – Nieokreślony podczas naliczania wypłaty pojawi się informacja: Nie można naliczyć wypłaty. Nie wykryto elementów, które można naliczyć. Nie można wyliczyć wypłaty dla typu kursu [nieokreślony]. Należy określić kurs waluty na liście płac. Jeżeli w Konfiguracji firmy/ Ogólne/ Parametry – parametr Pobieraj ostatnio ustalony kurs waluty przed wskazaną datą (nie ostrzegaj o braku kursu jest zaznaczony (domyślne ustawienie) wówczas podczas tworzenia listy płac za okres na który nie zostały pobrane notowania wybranej waluty pojawi się komunikat: Brak notowania podanego kursu waluty [USD] na [2016-10-30]. i program automatycznie ustawi rodzaj kursu na kurs ręczny.

Wypłaty pracowników

Na liście płac, na której nie zaznaczono opcji Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę podlega rozliczeniu wyłącznie okres nieoznaczony jako przypadający w czasie oddelegowania. Natomiast na liście oznaczonej jako dotycząca oddelegowanych rozliczany jest wyłącznie okres przypadający w czasie oddelegowania. Powoduje to rozdzielenie wypłaty etatowej pracownika na dwie części w miesiącu, w którym ma aktualizację zapisu zmieniającą status oddelegowania w trakcie miesiąca (oddelegowanie zaczyna się bądź kończy w trakcie miesiąca).

Kurs waluty w wypłacie

Przeliczanie elementów wypłaty w walucie obcej jest realizowane według określonego kursu waluty rozliczenia ustawionego dla listy płac, na której jest wypłata. Taki sam kurs stosowany jest dla wszystkich obliczeń w obrębie wszystkich elementów we wszystkich wypłatach na danej liście płac. Wartość diet w PLN stosowana do pomniejszania podstawy podatku i podstawy składek, jest przeliczana według kursu waluty diety ustawionego na liście płac.

Formularz wypłaty

Na zakładce [Ogólne] kwota netto wypłaty i suma płatności – są wykazywane w przeliczeniu na PLN. Dla wszystkich pozycji w grupie Kwota do wypłaty: Razem, w tym ROR oraz Kasa(gotówka) jest wyświetlany symbol waluty systemowej PLN (ponieważ jest to wartość płatności po przeliczeniu na PLN).

Na formularzu wypłaty oddelegowanego na zakładce Podatki w pozycji Suma opodatkowanych elementów nie są sumowane elementy wypłaty policzone w walucie czyli m.in. „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.”. Zamiast tego uwzględniany jest m.in. specjalnie dedykowany do wyliczenia podstawy składnik „Podstawa podatku PL„. Na dodatkowej zakładce [Waluty] – jest ona widoczna tylko na wypłatach naliczonych do list dla oddelegowanych -wyświetlane są informacje o:

• walutach zastosowanych do rozliczeń walutowych w danej wypłacie pobranych z listy płac: symbol waluty, typ kursu, data kursu i zastosowany przelicznik,
• sumie elementów wyliczonych w walucie: wartość brutto, składki ZUS, zaliczka podatku,
• kwocie do wypłaty : kwota ROR i Kasa(gotówka),
• wartościach zastosowanych do wyliczenia wypłaty: kurs waluty rozliczenia wg którego naliczono wypłatę, kurs waluty diety wg którego naliczono wypłatę, stawka diety na dzień, koszty uzyskania w „Podstawa podatku zagr.”

Formularz elementu wypłaty

Na formularzu elementu wypłaty przy polu z wartością jest widoczna informacja o walucie, w jakiej jest wyliczany dany składnik wypłaty. Formularz elementu wypłaty – element liczony w walucie obcej (w wypłacie oddelegowanego)Dodatkowo informacja o symbolu waluty dla poszczególnych elementów jest wyświetlana na zakładce [Elementy wypłaty] domyślnie pomiędzy kolumnami Wartość, a Okres od.

Oddelegowanie a wyliczenie wypłaty na liście płac

Po wybraniu w oknie Wypłaty pracowników listy płac dedykowanej dla rozliczeń oddelegowanych wyświetlana jest lista pracowników, którzy w okresie Od-Do ustawionym dla listy płac mają co najmniej jeden zapis historyczny z zaznaczonym oddelegowaniem. Jeśli na formularzu listy płac dla pracowników oddelegowanych ustawiono Kraj oddelegowania w oknie Wypłaty pracowników podpowiadają się pracownicy, którzy chociaż przez jeden dzień w miesiącu, za który jest utworzona lista płac byli oddelegowani do tego kraju.

Przykład

Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2024r, ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2024 bez zaznaczonego na formularzu danych kadrowych oddelegowania i od 16.07.2024z zaznaczonym oddelegowaniem. Na liście płac o rodzaju ‘Etat’ za 6/2024– pracownik będzie widoczny, ale tylko jeżeli będzie to zwykła lista, nie dla oddelegowanych. Za okres 8/2024 – pracownik pojawi się tylko na liście dla oddelegowanych, natomiast w przypadku 7/2024 będzie widoczny na obu typach list.

Ze względu na to, że podatki i składki muszą być wyliczane za okres oddelegowania wg innych zasad niż od wynagrodzenia poza okresem oddelegowania, wypłaty zostały rozdzielone zależnie od statusu oddelegowania. Po wybraniu zwykłej listy płac o rodzaju Etat wypłaty wyliczają się tylko za okresy zatrudnienia na etat zgodnie z zapisami historycznymi, w których nie jest zaznaczony parametr oznaczający oddelegowanie. Wszystkie wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane  wg ogólnych zasad dotyczących naliczania podatków i składek. Po wybraniu listy płac dla rozliczeń oddelegowanych o rodzaju Etat wypłaty liczą się tylko za okresy zatrudnienia na etat odpowiadające zapisom historycznym, w których jest zaznaczony parametr dotyczący oddelegowania. Wyliczenia w wypłacie na takiej liście są wykonane częściowo w walucie obcej wskazanej dla pracownika, a częściowo w PLN (m.in.: zasiłki ZUS, podatki, składki), natomiast naliczanie podatków i składek jest dokonywane wg zasad dotyczących pracowników oddelegowanych z uwzględnieniem ustawień w etacie.

Przykład

Pracownik zatrudniony na etat przez cały 2024r., ma 2 zapisy historyczne: do 15.07.2024 bez zaznaczonego oddelegowania i od 16.07.2024z zaznaczonym oddelegowaniem. Za 7/2024 – na ‘zwykłej’ liście płac wyliczy się wypłata tylko za okres 1-15.07.2024, a na liście dedykowanej dla oddelegowanych wypłata za okres 16-31.07.2024.

Wyliczenie wartości wynagrodzeń w walucie innej niż PLN

Dla elementów wypłaty, które zgodnie z definicją typu wypłaty i ustawieniami u pracownika, są liczone w walucie obcej, wyliczana jest wartość brutto wg algorytmów i zapisywana w walucie zadeklarowanej dla pracownika w następujący sposób:

• typy wypłat zdefiniowane algorytmem 1 wylicza się zadana kwota jako wartość w walucie niezależnie od tego czy jest wpisana kwota, czy odwołanie do stałej okresowej – np. stawka w wysokości 1000 EUR i wskaźnik firmowy o wartości 1000.0000 spowodują naliczenie elementu o wartości 1000EUR,
• typy wypłat zdefiniowane algorytmem innym niż 1 odwołujące się do stałych okresowych z grupy Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w walucie, np. stawka w wysokości 1000 EUR zwróci przy naliczaniu elementu wartości 1000EUR),
• typy wypłat zdefiniowane alg. innym niż 1, poza odwołującymi się do stałych okresowych z grup Wzory (stawka zaszeregowania, zasadnicze nominalne) – wartość wskazanej stałej jest podstawiana jako wartość w PLN, np. wskaźnik wpisany w konfiguracji firmy w wysokości 1000.0000, czy atrybut typu liczba o wartości 1000, zwrócą przy naliczaniu elementu wartość 1000PLN, a wyliczona w PLN wartość zostanie odpowiednio przeliczona na walutę wg kursu).

Ze względu na przeliczanie wg kursu zaleca się przypisywanie dodatków walutowych na liście dodatków pracownika, zaś przy dodawaniu ręcznym w wypłacie wartość elementu powinna być ręcznie ustawiona przez użytkownika. Elementy liczone w walucie innej niż PLN mają wyliczaną wartość netto równą wartości brutto. Nie są wyliczane w nich ani zapisywane składki ZUS ani podatek. Jeśli z definicji typu wypłaty (konfiguracja typu wypłaty/zakładka [Podatki/Nieobecności]) wynika, że podlega opodatkowaniu/ozusowaniu, to wartość takiego elementu (po przeliczeniu na PLN) jest uwzględniona przy wyliczeniu podstaw podatku/składek generowanych jako odrębne elementy wypłaty.

Wyliczanie wynagrodzenia zasadniczego

Wynagrodzenie zasadnicze dla oddelegowanych, czyli zależnie od rodzaju stawki standardowe „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./mies.” (przy stawce miesięcznej), i „Wynagrodzenie zasad. oddeleg./godz.” (przy stawce godzinowej) jest liczone wg zasad takich jak wynagrodzenie zasadnicze w PLN jednak wszystkie wyliczenia (składnik podstawowy, odchyłki, pomniejszenia za nieobecności) wykonywane w walucie obcej wskazanej w etacie jako waluta rozliczenia.

Przykład

 Dla pracownika oddelegowanego z walutą ustawioną na EUR i stawką 3000 EUR/mies oraz nieobecnością typu zwolnienie chorobowe wpisaną na 10 dni kalendarzowych zostanie wyliczone pomniejszenie 1/30 w kwocie 1000EUR (bo 3000/30*10=1000EUR), więc jego wynagrodzenie ‘zasadnicze’ po pomniejszeniu wyniesie 2000EUR i ta kwota (po pomniejszeniu o określoną wartość diet i przeliczeniu na PLN) stanowi bazę do wyliczenia podstawy podatku i składek ZUS.

Rozliczanie nieobecności

Do odnotowywania nieobecności pracowników oddelegowanych do pracy za granicę służą standardowe typy nieobecności. Wprowadzone nieobecności automatycznie rozliczają się w wypłatach. Jeśli pracownik zaczyna lub kończy oddelegowanie w trakcie miesiąca i ma odnotowane nieobecności, ich rozliczenie następuje w wypłacie walutowej lub krajowej zależnie od tego, w którym okresie wystąpiła nieobecność. Wynagrodzenie z tytułu nieobecności ZUS rozliczane jest w PLN W przypadku, gdy pracownik oddelegowany płaci podatek za granicą i ma odnotowane nieobecności powodujące wypłacanie świadczeń finansowanych z ZUS w wypłacie naliczają się dedykowane elementy, w zależności od wprowadzonej nieobecności:

• Wynagrodzenie za czas choroby (o),
• Zasiłek chorobowy (o),
• Zasiłek chorobowy/wyp. (o),
• Zasiłek opiekuńczy (o),
• Zasiłek macierzyński (o),
• Zasiłek macierzyński (dodatkowy) (o),
• Zasiłek macierzyński (rodzicielski) (o),
• Zasiłek macierzyński (ojcowski) (o),
• Świadczenie rehabilitacyjne (o),
• Świadczenie rehabilitacyjne/wypadek (o).

Na formularzu wypłaty powyższe elementy są uwzględniane w polach Suma opodatkowanych elementów wypłaty oraz Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń). Na zakładce [Ogólne] są wykazane w sekcji Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia. Od tych składników będących rozliczeniem nieobecności nie jest naliczana zaliczka podatku, a ich kwota jest wykazywana na deklaracjach PIT‑11 jako przychód zwolniony na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Dotyczy wersji: 2021.1.1

Przy zaznaczonym parametrze Metoda proporcjonalnego odliczenia Podstawa podatku zagr. zostanie wykazana na deklaracji PIT-11 jako przychód z tytułu należności ze stosunku pracy w polu 29 lub 36 (dla pracowników do 26 lat), a zasiłki w polu 64.

Wyliczanie podstawy zasiłków

Podstawa zasiłku chorobowego (tak samo wynagrodzenia chorobowego i innych zasiłków ZUS) wyliczana za okres nieobecności rozpoczynającej się w okresie oddelegowania jest liczona wg innych zasad niż dla pozostałych pracowników. Jeśli podstawa jest naliczana dla nieobecności rozpoczynającej się w trakcie okresu oddelegowania, to przy liczeniu średniej z wypłat naliczonych za okres oddelegowania zostaną uwzględnione podstawy składki chorobowej. Sumaryczna podstawa chorobowego odczytana z wypłaty po pomniejszeniu o składki ZUS finansowane przez pracownika jest wliczana do podstawy zasiłku oddelegowanego.

W przypadku, gdy pracownik oddelegowany do pracy za granicę z przyczyn usprawiedliwionych nie przepracował wszystkich dni w miesiącu, ale przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy albo gdy jego niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego kalendarzowego miesiąca zatrudnienia do podstawy wymiaru zasiłku przyjęty zostanie przychód, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po pomniejszeniu o 13,71%, bez uzupełnienia.

Wyliczanie ilości dni, za które można odliczyć diety od podstaw

Liczba dni pobytu za granicą jest wyliczana w postaci standardowego elementu wypłaty Dni pobytu za granicą (liczba diet) w następujący sposób:

• Ustalona liczba dni kalendarzowych w miesiącu, za który jest liczona dana wypłata etatowa po zawężeniu do okresu obejmującego zapis/zapisy historyczne pracownika z zaznaczoną flagą dotyczącą oddelegowania.
• Ustalona liczba dni kalendarzowych nieobecności przypadających w okresie j.w. – suma wszystkich nieobecności.
• Od liczby dni w miesiącu wyliczonej w pkt.1 jest odejmowana liczba dni nieobecności z pkt.2 – wynik zapisywany jako wartość standardowego wskaźnika, czyli elementu wypłaty ‘Dni pobytu za granicą (liczba diet)’.

Wartość wskaźnika Dni pobytu za granicą (liczba diet) jest wykorzystywana do wyliczenia standardowych typów wypłat odpowiadających za wyliczenie podstaw składek i podatków dla oddelegowanego.

Naliczanie składek ZUS za okres oddelegowania

Podstawa składek ZUS jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako ‘wliczane do podstawy składek ZUS’ pomniejszonej o równowartość diet należnych za dni pobytu za granicą, jeśli podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie, które pracownik otrzymał w danym miesiącu deklaracji jest wyższe od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Przy sprawdzaniu kwoty wynagrodzenia uwzględniane są wszystkie oskładkowane elementy wypłacone w danym miesiącu deklaracji. Nie ma znaczenia na jakiej liście płac zostały naliczone, ani za jaki okres. Znaczenie ma jedynie data wypłaty. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa ZUS opodatk. PL”, „Podstawa ZUS opodatk. zagr” bądź „Podstawa ZUS nieopodatk.”). Jeśli wyliczona kwota po pomniejszeniu o diety jest niższa od przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia to w wypłacie generują się dodatkowe elementy: Wyrównanie podstawy ZUS nieopodatk., Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. PL, Wyrównanie podstawy ZUS opodatk. zagr. W przypadku, gdy podlegające ubezpieczeniom wynagrodzenie walutowe pracownika za pełny miesiąc po przeliczeniu na PLN jest równe lub niższe kwocie przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia podstawa składek ZUS będzie wyliczona w wartości równej kwocie wynagrodzenia bez pomniejszenia o równowartość diet należnych za okres oddelegowania i bez dodatkowego jej podwyższania do kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia. Podczas liczenia wypłat dla pracownika oddelegowanego podstawa składek ZUS wyliczana jest według powyższych zasad, z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwot zapisanych w wypłatach naliczonych wcześniej do tego samego miesiąca deklaracji dla tego pracownika. Podczas liczenia pierwszej wypłaty w miesiącu, gdy pracownik nie ma innych wypłat, wyliczenie podstaw składek opiera się na kwotach z naliczanej właśnie wypłaty. Nawet jeśli będą liczone jeszcze dodatkowe wypłaty, to dopóki nie zostaną zapisane, nie jest znana ich wartość, więc nie mogą być uwzględnione przy liczeniu podstawy składek w bieżącej wypłacie. W przypadku gdy pracownik w miesiącu pracował w Polsce i za granicą zalecamy naliczać jako pierwszą wypłatę za okres pracy w kraju, a potem za czas oddelegowania. Dzięki takiej kolejności podczas naliczania wypłaty zagranicznej podstawa składek ZUS zostanie wyliczona z uwzględnieniem kwot zarówno z liczonej właśnie wypłaty, jak i kwoty zapisanej w wypłatacie krajowej. Dzięki temu nie będzie konieczności ponownego przeliczania wypłat.

Przykład

Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Pierwsza z nich została naliczona na kwotę niższą niż równowartość przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, a więc podstawa składek ZUS została wyliczona w wysokości równej kwocie wynagrodzenia (bez odliczenia diet). Kwota wypłacana w drugiej wypłacie spowodowała przekroczenie w skali miesiąca kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia osiągnięte przez pracownika wynagrodzenie zostanie pomniejszone o diety należne do odliczenia, za dni pobytu za granicą, wynikające z wszystkich wypłaconych w tym miesiącu wypłat. Kwota będąca różnicą sumy wynagrodzenia i diet będzie stanowić podstawę składek ZUS za dany miesiąc. Jeśli po odjęciu diet podstawa byłaby niższa niż prognozowane wynagrodzenie, za podstawę ZUS przyjmujemy kwotę prognozowanego wynagrodzenia. Po ustaleniu podstawy ZUS obowiązującej w danym miesiącu sprawdzane jest jaka podstawa ZUS została zapisana we wcześniejszych wypłatach. Różnica między ustaloną podstawą ZUS dla danego miesiąca i podstawą naliczoną w pozostałych wypłatach należących do tego samego miesiąca deklaracji będzie stanowić podstawę ZUS w bieżącej wypłacie.

W niektórych przypadkach, po doliczeniu kolejnej wypłaty w miesiącu dla tego samego pracownika, może być potrzebne ponowne przeliczenie w wypłacie naliczonej jako pierwsza podstawy składek ZUS za pomocą przycisku Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania  dostępnego na formularzu wypłaty. Ponowne przeliczenie składek należy wykonać, gdy po uwzględnieniu kwot z kolejnej doliczonej dla pracownika wypłaty, podstawa składek ZUS w wypłacie naliczonej jako pierwsza mogłaby być niższa od pierwotnie policzonej. Dotyczy to m.in opisanych niżej scenariuszy:

• Pracownik oddelegowany ma naliczane w obrębie miesiąca dwie wypłaty za okres oddelegowania, np. w związku ze zmianą kraju oddelegowania. Jeśli podczas naliczania drugiej wypłaty, po ustaleniu podstawy składek ZUS w danym miesiącu i uwzględnieniu podstawy zapisanej w pierwszej wypłacie podstawa musiałaby być ujemna zostanie naliczona w kwocie zerowej. W takim przypadku należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora). W pierwszej wypłacie wyliczona wcześniej podstawa ZUS zostanie obniżona, aby sumarycznie w danym miesiącu była poprawna.

• Pracownik oddelegowany za granicę przez część miesiąca, następnie przez pozostałą część miesiąca pracował w Polsce (nie był oddelegowany). Jako pierwsza została naliczona wypłata za okres oddelegowania i kwota w tej wypłacie przekraczała kwotę przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, więc podstawa składek w tej wypłacie została pomniejszona o należne diety, a jeśli po odliczeniu diet była niższa od kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to nastąpiło doliczenie wyrównania podstawy ZUS do tej kwoty. W drugiej wypłacie naliczonej za okres pobytu Polsce, naliczyła się podstawa składek ZUS od kwoty wynagrodzenia w PLN z tej wypłaty. Jeśli tak policzona podstawa składek ZUS po dosumowaniu do podstawy naliczonej w pierwszej z wypłat daje kwotę powyżej kwoty przeciętnego prognozowanego wynagrodzenia, to należy wykonać ponowne przeliczenie podstawy składek w wypłacie walutowej naliczonej jako pierwsza (po jej cofnięciu do bufora), by wyrównanie podstawy ZUS przeliczyło się ponownie, a w konsekwencji obniży to sumaryczną podstawę składek ZUS za cały miesiąc.

Naliczanie podatków za okres oddelegowania

Podstawa podatku jest wyliczana od sumy elementów naliczonych w walucie obcej zdefiniowanych jako wliczane do podstawy opodatkowania pomniejszonej o równowartość 30% diet należnych za dni pobytu za granicą. Wyliczona w ten sposób kwota po przeliczeniu na PLN jest zapisywana jako wartość dedykowanego do tego elementu wypłaty (odpowiednio: „Podstawa podatku PL” lub „Podstawa podatku zagr”). W przypadku pracownika niepłacącego podatku w Polsce wartość „Podstawa podatku zagr” jest dodatkowo pomniejszana o równowartość kosztów uzyskania z etatu (ze względu na konieczność wykazania na deklaracji PIT-11 przychodu nieopodatkowanego pomniejszonego o należne koszty uzyskania) – zgodnie z domyślnie ustawioną w konfiguracji pozycją na deklaracji PIT jako „PIT-11 1a. Wynagrodzenia ze stosunku: pracy, służbowego, spółdzielczego i z pracy nakładczej” – element ten nie będzie wykazywany na deklaracji PIT-4.

Przeliczanie podstaw składek i podatków

Na formularzu wypłaty – w obszarze wspólnym (poza zakładkami) – powyżej przycisku podnoszącego listę płatności znajduje się przycisk  Przelicz podstawy składek i podatków za okres oddelegowania. Jego uruchomienie powoduje usunięcie i ponowne wygenerowanie standardowych typów wypłat służących do wyliczenia podstaw składek i podatków. Przeliczenie to nie zmienia natomiast wartości standardowego wskaźnika oznaczającego liczbę dni pobytu (diet).

Uwaga

 Jeśli użytkownik zmieni ilość diet „ręcznie”, a następnie wywoła przeliczenie podstaw dla oddelegowanego, to ponowne wyliczenie podstaw składek i podatków zostanie wykonane z uwzględnieniem ilości diet pobranej ze zmodyfikowanego wskaźnika.

Przeliczenie podstaw powinno być wykonane po wprowadzeniu zmian w edytowanej wypłacie etatowej. Modyfikacja elementów wypłaty (dodanie/usunięcie/zmiana wartości) i próba zapisania wypłaty bez uruchomienia wcześniej funkcji przeliczania podstaw spowoduje że na zapisie wypłaty pojawi się pytanie:

Odpowiedź „tak” nie powoduje automatycznego przeliczenia. To Użytkownik decyduje o wykonaniu przeliczenia klikając w przycisk Natomiast „Nie” oznacza rezygnację z przeliczania i pozostawienie bez zmian tego co zostało wcześniej policzone.

Wyliczenie płatności do wypłaty

Dla wypłaty liczonej na liście dla oddelegowanych, płatności generowane w wypłacie, są domyślnie przeliczone w walucie wskazanej u pracownika jako waluta dla jego rozliczeń. W każdym elemencie wypłaty – niezależnie od tego w jakiej walucie jest liczona jego wartość – jest zapisywana zarówno wartość w przeliczeniu na PLN, jak i w przeliczeniu na walutę obcą wskazaną w etacie dla rozliczeń okresu oddelegowania. Wszystkie przeliczenia są wykonane wg tego samego kursu zadeklarowanego na formularzu listy płac.

Wydruki

Z poziomu programu można wydrukować kwitek wypłaty dedykowany dla wypłat oddelegowanych. Wydruk zawiera informacje o kwotach wypłacanych w walucie i ich równowartości w PLN. Wydruk kwitka wypłaty dla oddelegowanego jest dostępny z poziomu okna Wypłaty pracowników (po wybraniu listy płac dla oddelegowanych) oraz formularza wypłaty.

• Etat podstawowy – może być tylko jeden dla danego pracownika,
• Etaty dodatkowe – których może mieć więcej niż jeden.

• TAK – ustawi ten etat jako Etat podstawowy [v] dla pozostałych etatów,
• NIE – użytkownik powróci do edycji formularza, parametr Etat podstawowy [ ] nie będzie zaznaczony.

• NIE – oznacza powrót do edycji formularza, z wycofaniem zmiany tzn. Etat podstawowy [v],
• TAK – zostaną odpięte wszystkie Etaty dodatkowe pracownika. Tą opcję można wybrać w przypadku, gdy użytkownik chce usunąć powiązanie pomiędzy Etatem podstawowym, a Etatami dodatkowymi pracownika.

• Zaznaczenie parametru [v] spowoduje wypełnienie pola Nazwa zakładu pracy treścią „Staż pracy w firmie na pozostałych etatach” oraz uaktywni przycisk Policz staż z pozostałych etatów . Staż pracy z pozostałych etatów użytkownik może wypełnić samodzielnie. Jeśli Operator kliknie przycisk Policz staż z pozostałych etatów, uruchomi w ten sposób obliczenie stażu (lata, dni, miesiące) odpowiadającego stażowi pracy na pozostałych etatach powiązanych przypadających przed Datą zatrudnienia zapisaną w edytowanym etacie pracownika.
• Parametr niezaznaczony [ ] – formularz Historii zatrudnienia należy wypełnić samodzielnie, zgodnie ze świadectwami pracy pracownika. Dotyczy okresów zatrudnienia u poprzednich pracodawców.

• Przy drukowaniu raportu „Staż pracy” – zostanie uwzględniony w kolumnie Staż w firmie,
• Podczas wyliczania w wypłatach dodatków zdefiniowanych jako zależne od stażu pracy zostanie uwzględniony do „stażu w firmie”, a niedoliczony do „stażu poza firmą” (dotyczy to typów wypłat zdefiniowanych Algorytmem 3 i funkcją Staż() stosowaną w typach wypłat według Algorytmu 12.

• Wszystkie jego Etaty dodatkowe mają taki status (Archiwalny [v]) lub
• Pracownik nie ma powiązania z żadnym Etatem dodatkowym.

• Należy edytować formularz danych kadrowych pracownika z Etatem dodatkowym i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] (zakładka [Ogólne]). Jeśli pracownik miał kilka etatów dodatkowych należy na nich wszystkich zaznaczyć parametr i zapisać zmianę ikoną dyskietki.
• Następnie edytować formularz pracownika Etat podstawowy i zaznaczyć parametr Archiwalny [v] i zapisać.

• Etat podstawowy – czerwona chorągiewka,
• Etat dodatkowy – niebieska chorągiewka.

• Niezaznaczony (domyślne ustawienie) – koszty odliczane są w wysokości zadeklarowanej w Etacie podstawowym. Jeśli w pierwszej naliczonej wypłacie nie zostały odliczone w pełnej wysokości (niski przychód), to zostają odliczone w kolejnej wypłacie wchodzącej do tego samego miesiąca deklaracji. Niezależnie od tego czy będzie to wypłata związana z etatem podstawowym, czy dodatkowym.
• Zaznaczony – koszty uzyskania przychodu liczone oddzielnie dla każdego etatu pracownika, a wysokość pobierana z tego etatu, dla którego liczona jest dana wypłata.

• Koszty uzyskania należne w miesiącu – pobierane są zależnie od ustawienia parametru Koszty uzyskania dla wieloetatowca liczone oddzielnie dla każdego etatu (Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat). Gdy parametr nie jest zaznaczony, to wartość Kosztów uzyskania przychodu pobierana jest z Etatu podstawowego. Gdy parametr jest zaznaczony, to wartość kosztów zostanie odczytana z tego formularza etatu, którego wypłata dotyczy.
• Ulga podatkowa należna w miesiącu – pobierana jest zawsze z formularza danych kadrowych Etatu podstawowego pracownika.

• Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
• Karta podatkowa – wypłaty umów,
• Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu.

• Karta podatkowa – wypłaty etatowe i inne,
• Karta podatkowa – wypłaty umów,
• Karta wynagrodzeń – wg deklaracji i wg okresu,
• Oświadczenie o przychodach emeryta/rencisty,
• Zaświadczenie ERP-7
• Zaświadczenie o dochodach.

• (+) – Etat podstawowy,
• (–) – Etat dodatkowy.

• Kolumna Staż pracy w firmie uwzględnia staż z Historii zatrudnienia pracownika z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].
• Kolumna Staż poza firmą nie uwzględnia zapisu z Historii zatrudnienia z zaznaczonym parametrem Dotychczasowy staż w firmie na pozostałych etatach [v].

Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie progu podatkowego – nie wymaga zaznaczenia pracowników. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie określany % podatku. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Przekroczenie rocznej podstawy emerytalno – rentowej wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji i na tej podstawie ustalane jest przekroczenie rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Wydruki płacowe/ Zaliczka podatku na PIT-4 wg progów – wymaga zaznaczenia pracowników oznaczonych jako Etat podstawowy. Dla pracownika wieloetatowego sumowany jest przychód z wszystkich etatów pracownika, wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Pracownik wieloetatowy pojawi się z symbolem (+). Lista pracowników/ Wydruki/ Struktura zatrudnienia (wszystkie dostępne z tego menu wydruki) w zatrudnieniu:

• w Osobach – pracownik wieloetatowy, niezależnie od ilości etatów jakie posiada, wliczany jest jako 1 osoba,
• w Etatach – sumowane są wszystkie etaty pracownika wieloetatowego.

  Funkcjonalność dostępna  w module Płace i Kadry Plus, umożliwia ewidencję i rozliczanie pracowników tymczasowych przez Agencje Pracy Tymczasowej. Praca tymczasowa jest stosunkiem pracy pomiędzy trzema podmiotami: pracownikiem tymczasowym – agencją pracy tymczasowej – pracodawcą-użytkownikiem. Agencja Pracy Tymczasowej zawiera umowę z osobą poszukującą pracy, przez co staje się jej pracodawcą, z tą różnicą, że praca nie jest wykonywana w siedzibie agencji, ale na rzecz i pod kierownictwem innego pracodawcy użytkownika, do którego osoba jest kierowana przez agencję. Skierowanie do pracy następuje zawsze na czas określony.

Konfiguracja typów wypłat

W Konfiguracji typów wypłat wyliczanych algorytmem 7 i 9 na zakładce [Ogólne], w części definicja możliwe są do zaznaczenia parametry wykorzystywane przy naliczaniu składników wynagrodzenia dla pracowników tymczasowych:

• Liczony z okresu zatrudnienia – przy liczeniu typów wypłat wykorzystujących ten parametr uwzględniane są składniki wypłacone w całym bieżącym okresie zatrudnienia pracownika tymczasowego. W przypadku jednoczesnego zaznaczenia parametrów Standardowa oraz Liczony z okresu zatrudnienia w podstawie wynagrodzenia za urlop/ekwiwalentu za niewykorzystany urlop uwzględniane jest wypłacone u danego pracodawcy‑użytkownika wynagrodzenie za okres 3 miesięcy lub 90 dni zatrudnienia przypadających w okresie 6 miesięcy przed miesiącem, w którym pracownik przebywa na urlopie.
• Kwota przeliczana na dni/godziny – decyduje czy kwota dodatku ma być przeliczona na dni, czy na godziny.

Do rozliczania pracowników tymczasowych służą nowe standardowe typy wypłat. Lista nowych standardowych typów wypłat to:

• Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.),
• Ekwiwalent za niewykorzyst. url. (tymcz.).

Pracownik tymczasowy – informacje w danych kadrowych

Na formularzu danych kadrowych pracownika na zakładce Etat są zwijane grupy Zastępowany pracownik i Pracownik tymczasowy – widoczny tylko w module Płace i Kadry Plus. Grupy widoczne są na pełnym formularzu pracownika, w przypadku właściciela oraz na formularzu dostępnym z poziomu kasy zapomogowo‑pożyczkowej jest ukryta. Domyślnie przy dodawaniu nowego pracownika flaga Pracownik tymczasowy nie jest zaznaczona. Przy aktualizacji danych kadrowych wartość parametru jest kopiowana z poprzedniego zapisu – z możliwością zmiany przez operatora. W części Zastępowany pracownik można wpisać lub wybrać z liczby pracowników imię i nazwisko pracownika zastępowanego. Pole to należy uzupełnić w przypadku zatrudniania pracownika na umowę o zastępstwo. Parametr Pracownik tymczasowy służy do odnotowania pracownikowi informacji o statusie tymczasowy. Zaznaczenie parametru powoduje uaktywnienie się pola Pracodawca. W tym polu można wybrać z listy słownikowej nazwę firmy pracodawcy-użytkownika, do którego pracownik jest przypisany w okresie danego zapisu historycznego.

Uwaga

 Ustawianie Pracodawcy, u którego pracownik tymczasowy wykonuje pracę w poszczególnych okresach, jest konieczne do prawidłowego wyliczenia wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za niewykorzystany urlop.

W Kadrach dla Listy pracowników oraz Listy zapisów historycznych pracownika udostępniono na liście kolumn do wyboru (w domyślnym układzie ukryte) dodatkowe kolumny dotyczące pracowników tymczasowych – dostępne do wyboru tylko w module Płace i Kadry Plus:

• Tymczasowy – z opcją Tak/Nie zależnie od tego czy pracownik ma zaznaczony parametr na zakładce [Etat],
• Pracodawca – wyświetlana jest nazwa pracodawcy – użytkownika z etatu pracownika.

Kolumny można dodać korzystając z dostępnej pod prawym przyciskiem myszy opcji Wybór kolumn.

Operacje seryjne – Seryjna zmiana wartości pola

Do operacji seryjnej zmiany pola dla zaznaczonych pracowników, służą pola, dotyczące pracownika tymczasowego. Są one widoczne po zaznaczeniu flagi Wyświetl dodatkową listę pól. Dotyczy to następujących pól:

• Pracownik tymczasowy – z opcjami tak/nie do wyboru,
• Pracodawca – możliwość wyboru z listy słownikowej pracodawcy – użytkownika.

Limit urlopowy

W konfiguracji znajduje się standardowy typ limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Limit ten jest  liczony w dniach, bez przeliczania na godziny i bez uwzględniania wymiaru etatu. Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni po każdym pełnym miesiącu pracy. Ze względu na różne interpretacje okresu, za który przysługują 2 dni w konfiguracji znajduje parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca‑miesiąc z równy 30 dni. Parametr ma wpływ na naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych:

• parametr nie zaznaczony (domyślne ustawienie) – przy wyliczaniu limitów miesięcznych pełny miesiąc, dla okresu zaczynającego się pierwszego dnia miesiąca obejmuje cały dany miesiąc kalendarzowy, w pozostałych przypadkach miesiąc liczy się jako 30 dni np. limit ma datę Okres od inną niż pierwszy dzień miesiąca.
• Parametr zaznaczony – przy wyliczaniu limitów miesięcznych dla pracowników tymczasowych za pełny miesiąc zawsze przyjmuje się 30 dni kalendarzowych.

Parametr Limit urlopu dla pracow. tymczasowego/pierwsza praca – miesiąc równy 30 dni ma wpływ na naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego tylko w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony przez co najmniej pełny miesiąc kalendarzowy. Zaznaczenie lub odznaczenie parametru decyduje o tym, czy pierwszy 2-dniowy limit policzy się za okres np. 1-30.07, czy 1-31.07. Przy zatrudnieniu trwającym część miesiąca każde 30 dni zatrudnienia jest traktowane jako miesiąc. Zatem każdy 30-dniowy okres zatrudnienia, z jednego bądź wielu miesięcy, jeśli dotyczy tylko części miesiąca będzie traktowany jako miesiąc. W przypadkach przedstawionych poniżej naliczą się 2 dni urlopu wypoczynkowego, za okresy:

• 07-30.07 (gdy 31.07 już nie jest zatrudniony),
• 2-31.07,
• 07-15.07, a następnie po 1-dniowej przerwie 17.07-31.07,
• 07-15.07 i po przerwie 1.08-15.08.

W bazie danych  zapisywana jest informacja o tym, przy jakim ustawieniu powyższego  parametru był naliczony limit urlopu. Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) różni się od standardowego formularza limitu Urlop wypoczynkowy, nie ma kolumny z przeliczeniem na godziny i są dodatkowe pola:

• korekta okresu – opcja dostępna dla limitów liczonych w dniach. Edycja korekty okresu limitu jest dostępna tylko w ostatnim limicie danego typu u pracownika. Zaznaczenie powoduje uaktywnienie się pola z datą Okres Do. Użytkownik może zmienić zakres dat limitu. Jest to istotne dla pracowników tymczasowych w sytuacji, gdy pierwszy limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) jest dodawany dla pracownika, który był już wcześniej zatrudniony jako pracownik tymczasowy i nabywa prawo do pierwszego 2-dniowego limitu wcześniej niż po pełnym miesiącu pracy w ramach danej umowy o pracę. Zaznaczenie tego parametru dodatkowo powoduje, że dla edytowanego okresu limitu jest doliczany należny limit za 2 dni (nawet jeśli wcześniej naliczył się w ilości 0, ze względu na to że nie kończył miesięcznego okresu zatrudnienia, za który przysługują 2 dni urlopu). Po zmianie daty Okres Do w ostatnim limicie wykonanie operacji Przelicz powoduje dodanie, przeliczenie tylko limitów od daty o 1 dzień późniejszej niż ostatni z limitów mający ustawioną ręczną korektę Aby zmodyfikować okres limitu inny niż ostatni naliczony, należy najpierw usunąć te limity, które dotyczą późniejszych okresów, tak by ten w którym ma być zmieniony okres, był ostatnim. Następnie zmienić ‘datę Do’ w tym limicie i zapisać. Po przeliczeniu doliczą się kolejne limity po nim, o ile pracownik jest nadal zatrudniony jako pracownik tymczasowy po tej dacie, którą ręcznie zmodyfikowano.
• wypłacono ekwiwalent – pole służy do ręcznego wpisania ilości dni lub godzin (w zależności od tego czy jest liczony w dniach czy w godzinach), za które wypłacono ekwiwalent. Odnotowanie informacji o wypłaconym ekwiwalencie wpływa na wysokość limitu pozostałego do wykorzystania.

Formularz limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy)

Limit Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) można dodać jedynie pracownikowi, który miał odnotowany chociaż w jednym zapisie historycznym w okresie, za który dodajemy limit status tymczasowy. W przypadku próby dodania tego rodzaju limitu pracownikowi, który nie miał statusu tymczasowy pojawia się komunikat: Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik nie jest zatrudniony jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. W przypadku próby dodania pracownikowi tymczasowemu limitu Urlop wypoczynkowy, gdy w ciągu roku zawsze miał ustawiony status tymczasowy pojawia się  komunikat Nie można naliczyć tego typu limitu – pracownik jest zatrudniony wyłącznie jako pracownik tymczasowy w roku {rok, za który liczymy limit}. Dla pracowników tymczasowych przeznaczony jest standardowy typ nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Na formularzu nieobecności można zaznaczyć, że jest to urlop na żądanie, a w polu wykorzystano do tej pory widoczna jest ilość dni wykorzystanego urlopu na żądanie odczytana z limitu. Odnotowanie na kalendarzu (Nie)obecności Urlopu wypoczynkowego (tymczasowy) w dniu typu Pracy pomniejsza limit o 1 dzień niezależnie od wymiaru etatu pracownika i ilości godzin wg planu pracy. Limit pozostały do wykorzystania za dany miesiąc jest automatycznie przenoszony na kolejny okres (miesiąc).

Dotyczy wersji: 2019.0.1

Pracownik tymczasowy nabywa prawo do urlopu w wymiarze 2 dni z upływem pełnego miesiąca pracy. Podczas zapisu nieobecności Urlop wypoczynkowy (tymczasowy) wprowadzona jest kontrola limitu urlopu wypoczynkowego, aby należny za dany miesiąc urlop można było wykorzystać dopiero po upływie miesiąca pracy. W przypadku próby wprowadzenia większej niż przysługująca liczby dni urlopu pojawia się komunikat: „Przekroczono limit nieobecności na ten miesiąc. Czy chcesz kontynuować ?”. Z  tego poziomu użytkownik może zdecydować, czy nieobecność ma być zapisana jako urlop wypoczynkowy pomimo przekroczenia limitu czy Użytkownik chce ją edytować i zmienić okres.

Lista płac

Na formularzu listy płac – tylko w module Płace i Kadry Plus – dostępny jest parametr Lista tylko dla pracowników tymczasowych – domyślnie niezaznaczony.

Wskazówka

Parametr wskazujący, że lista płac dotyczy pracowników tymczasowych dostępny jest tylko dla list płac o rodzaju Etat. Jeśli przy dodawaniu listy wybrano inny rodzaj niż Etat, wówczas parametr ten jest nieaktywny. Jeżeli natomiast zaznaczono parametr przy ustawieniu na liście o rodzaju Etat, a następnie zmieniono rodzaj, to parametr jest automatycznie czyszczony.

Wypłaty dla pracowników tymczasowych można naliczać na liście płac z zaznaczonym parametrem Lista tylko dla pracowników tymczasowych. Na takiej liście płac nie ma możliwości ustawienia okresu dłuższego niż 1 miesiąc, ani liczenia z opcją miesięcy wstecz. Po wybraniu w Wypłatach pracowników listy płac dedykowanej dla pracowników tymczasowych wyświetlają się jedynie osoby, które mają status pracownika tymczasowego przez co najmniej jeden dzień w okresie, za który jest dana lista płac.

Formularz listy płac – z parametrami dla pracowników tymczasowych

Na liście płac dla pracowników tymczasowych, możliwe jest rozliczenie w jednej wypłacie, wielu okresów zatrudnienia ze statusem tymczasowy, z przerwami w obrębie danego miesiąca. W przypadku aktualizacji w trakcie miesiąca. zmieniającej status pracownika ze zwykłego na tymczasowy, aby program prawidłowo naliczył wynagrodzenie należy postąpić w następującej kolejności:

• naliczamy wypłatę na zwykłej liście płac za okres, kiedy pracownik nie był pracownikiem tymczasowym,
• aktualizujemy dane pracownika,
• naliczamy drugą wypłatę na liście płac dla tymczasowych za okres, kiedy pracownik miał status tymczasowy.

Wynagrodzenie za czas urlopu

Dla pracowników tymczasowych dedykowany jest standardowy typ wypłaty Wynagrodzenie za czas urlopu (tymczas.). Ten typ wypłaty powiązany jest z nieobecnością Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Wyliczenie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.):

• W podstawie  wynagrodzenia za czas urlopu  uwzględnia się wynagrodzenie pracownika uzyskane u pracodawcy-użytkownika, u którego jest na urlopie, za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym pracownik przebywa na urlopie. Jeśli pracownik w okresie 3 miesięcy przed urlopem pracował u różnych pracodawców – użytkowników do podstawy przyjmujemy wynagrodzenie uzyskane u danego pracodawcy-użytkownika za okres łącznie 90 dni zatrudnienia, które przypadają w okresie 6 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc kalendarzowy, w którym pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Okres 90 dni ropoczyna się w dniu bezpośrednio poprzedzającym miesiąc kalendarzowy, w którym jest urlop wypoczynkowy. W przypadku, gdy pracownik przed urlopem otrzymał u danego pracodawcy-użytkownika wynagrodzenie za okres krótszy niż 3 miesiące/90 dni do obliczania wynagrodzenia za czas urlopu przyjmuje się wynagrodzenie faktycznie otrzymane w tym okresie. Do podstawy wliczane są wszystkie wypłacone elementy zdefiniowane jako wliczane do urlopu, bez względu na sposób wliczania (pomijane są tylko ustawione jako nie wliczać) – w takiej kwocie, w jakiej je wypłacono (nawet jeśli z definicji wynika, że mają być wliczane po przeliczeniu względem jakiejś stałej). W przypadku dodatków wypłacanych za pełny miesiąc, gdy pracownik w danym miesiącu pracował u kilku pracodawców i wynagrodzenie z tytułu pracy u jednego z tych pracodawców ma być wliczone do podstawy dodatek wlicza się tylko w przypadku, gdy na ‘datę od’ i ‘datę do’ tego dodatku pracownik pracował u pracodawcy-użytkownika, u którego przebywa na urlopie.

Wskazówka

Jeśli okres 90 dni zaczął się w trakcie poprzedniego zatrudnienia u danego pracodawcy Użytkownik za pomocą parametru Podstawa urlopu/ekwiwalentu naliczana z okresu dłuższego niż 90 dni dla prac. tymcz. dostępnego w Start / Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  może określić, czy podstawa urlopu ma być naliczona z okresu dłuższego niż 90 dni (będzie uwzględniony cały okres zatrudnienia w obrębie miesiąca u danego pracodawcy-użytkownika obejmujący dzień przekroczenia 90 dni) lub krótszego (okres zatrudnienia w trakcie którego następuje przekroczenie 90 dni, jest pomijany).

• Zsumowane wynagrodzenie dzielone jest przez liczbę godzin pracy, za które ono przysługiwało.
• Otrzymana kwotę za 1 godzinę urlopu jest mnożona przez liczbę godzin urlopu. Licza godzin urlopu jest równa liczbie godzin pracy, którą pracownik by przepracował, gdyby nie przebywał w danym dniu/dniach na urlopie.

W programie jest możliwość podglądu elementów uwzględnionych w podstawie wynagrodzenia za czas urlopu (tymczas.) na logu Naliczanie podstawy urlopu (tymcz.) – szczegóły.

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop

W przypadku wypłaty pracownikowi tymczasowemu ekwiwalentu należy użyć typu wypłaty – Ekwiwalent za niewykorzystany url.(tymcz.).  Zasady liczenia podstawy i kwoty ekwiwalentu za jedną godzinę, są takie same jak dla urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie pracownika uzyskane w okresie 3 miesięcy/90 dni jest dzielone przez czas przepracowany w godzinach. Stawka za 1 godzinę urlopu jest następnie mnożona przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu. Liczba godzin niewykorzystanego urlopu jest ustalana jako iloczyn pozostałych dni urlopu pobranych z limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy), wartości wpisanej w polu Norma dobową do urlopu dla pełnego wymiaru etatu na formularzu pracownika oraz wymiaru etatu pracownika. Ilość godzin pozostałego urlopu zaokrągla się w górę do pełnych godzin. Stawka za godzinę urlopu pomnożona przez wyliczoną liczbę godzin pozostałego urlopu daje kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Na wydruku Naliczanie podstawy ekwiw. (tymczas.) – szczegóły – wykazywane są elementy uwzględnione w podstawie naliczania ekwiwalentu za urlop (tymczas.).

Wynagrodzenie za czas choroby

Liczba dni chorobowego, za które płaci pracodawca, długość okresu zasiłkowego oraz liczba miesięcy, z których liczymy średnią do podstawy dla pracowników tymczasowych, określana jest tak samo jak dla zwykłych pracowników. Podstawę wynagrodzenia za czas choroby, ustala się analogicznie jak dla pracowników zwykłych z kilkoma wyjątkami:

• w przypadku, gdy pracownik tymczasowy w okresie trwania danej umowy o pracę nie ma wypłat za poprzednie miesiące, albo ma wypłatę tylko za część poprzedniego miesiąca (zatrudniony w trakcie miesiąca) w podstawie uwzględniane są kwoty z bieżącej wypłaty zależnie od ustawionej w typie wypłaty metody wliczania do podstawy zasiłków chorobowych, uwzględniane następująco:
  • zdefiniowane jako Nie wliczać – nie wlicza się,
  • zdefiniowane jako Wliczać – wlicza się wartość elementu wypłaty pomniejszoną o składki ZUS pracownika z tego elementu,
  • zdefiniowane jako wliczane pozostałymi metodami – Dopełniać wg dni, Dopełniać wg godzin, Wliczać w pełnej wysokości i Wliczać jak zasadnicze – wlicza się składnik podstawowy pomniejszony o składki ZUS pracownika,
• wyliczoną podstawę zasiłku w przypadku pracowników tymczasowych odnosi się do minimalnego wynagrodzenia uwzględniającego wymiar etatu i pomniejszanego proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.

Wydruki

Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników wydruk, na którym wykazywane są osoby mające zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w danym okresie i są przypisane do wskazanego pracodawcy – użytkownika. Wydruk wykonywany jest dla zaznaczonych pracowników w Kadrach poprzez Wydruk danych/ Lista pracowników/ Pracownicy tymczasowi u pracodawców‑użytkowników. Świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego – dedykowany wydruk świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych. Wydruk jest dostępny z poziomu formularza danych kadrowych pracownika, który ma zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy w menu Wydruk danych w gałęzi Wydruki do Worda (XML) – wydruki kadrowe. W punkcie 1 świadectwa pracy wykazywane są okresy zatrudnienia pracownika obejmujące dane z zapisu historycznego, z którego wykonywany jest wydruk oraz wcześniejsze, począwszy od zapisu, który jest aktualny na dzień podany w parametrach przed wydrukiem w polu Informacje o zatrudnieniu od dnia. Dane pobierane są tylko z zapisów historycznych pracownika, w których jest zaznaczony parametr Pracownik tymczasowy. W punkcie 2 zawarta jest informacja o pracodawcach-użytkownikach, u których wykonywana była praca w okresie zatrudnienia uwzględnionym w punkcie 1. W przypadku, gdy pracownik nie ma ustawionych pracodawców drukowany jest opis Brak informacji o pracodawcy–użytkowniku. Informacja o wykorzystanym urlopie wypoczynkowym pobierana jest ze standardowego limitu Urlop wypoczynkowy (tymczasowy). Liczba dni wykorzystanego urlopu jest sumą liczby dni urlopu wykorzystanego i liczby dni, za które wypłacono ekwiwalent zsumowanych z wszystkich limitów zawierających się w roku kalendarzowym, w którym pracownik jest zwolniony i dodatkowo zawężonych do okresu, za jaki jest wykonywany wydruk świadectwa pracy. Pozostałe informacje wykazywane na świadectwie pracy drukowane są analogicznie, jak dla pracowników niebędących pracownikami tymczasowymi.

Etat – wypłaty tego typu dostępne są wyłącznie dla pracowników zatrudnionych, chociaż 1 dzień. Warunkiem koniecznym zrealizowania wypłaty etatowej (wynagrodzenie zasadnicze i wszelkiego rodzaju dodatki potrącenia) jest aktualne zatrudnienie etatowe pracownika, (co najmniej jeden dzień pracy) w okresie, za jaki realizowana jest wypłata. Przy dodawaniu listy płac o rodzaju Etat aktywne są dwa dodatkowe parametry (moduł Płace i Kadry Plus):

• Lista tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę – zaznaczenie tego parametru powoduje, że na liście płac zostanie naliczone wynagrodzenia tylko dla pracowników oddelegowanych do pracy za granicę,
• Lista tylko dla pracowników tymczasowych – na liście płac, na której zaznaczony jest ten parametr możliwe jest naliczenie wynagrodzenia jedynie dla pracowników tymczasowych.

• Rodzaju listy płac: Etat, Umowa, Inne, Właściciel, Zaliczka netto, Zaliczka brutto, Pożyczka, Wszystkie, Bilans otwarcia, Przych. PPK po zwolnieniu
• Zawężane do wybranego roku,
• Zawężane do wybranego miesiąca w danym roku – filtr jest aktywny dopiero po zawężeniu listy do wybranego roku.

Przy dużej ilości założonych list, część z nich można „ukryć” (nie wyświetlać) w oknie Listy płac. Ta opcja odnosi się do list już zamkniętych lub zaksięgowanych poprzez zaznaczenie opcji:

• Ukryj zaksięgowane,
• Ukryj zamknięte,
• Typ listy płac: wszystkie, podstawowe, korygujące.

• A – oznacza, że na danej liście płac znajduje się, chociaż jedna anulowana wypłata,
• K – jest to lista płac korygująca.

• W preliminarzu płatności wyświetlić płatności rozliczone, edytować daną płatność,
• Usunąć rozliczenie i zmienić status płatności na „do realizacji”,
• Następnie otworzyć wybraną wypłatę (lista jest zamknięta ze znacznikiem otwartej wypłaty),
• W celu ostatecznego zamknięcia listy należy jeszcze raz uruchomić funkcję zamknięcia listy płac.

Funkcjonalność ta pozwala na nowo naliczyć wypłatę dla pracownika, bez konieczności usuwania z bazy pierwotnie naliczonej wypłaty. W praktyce, potrzeba korygowania wypłat może wynikać z różnych przyczyn, na przykład:

• Zwrot nadpłaconych składek,
• Rozliczenie nieobecności nieuwzględnionej wcześniej w wypłacie,
• Zmiana nieobecności (np. z nieobecności usprawiedliwionej na zwolnienie lekarskie).

Funkcjonalność dotycząca korygowania wypłat wraz z przykładami jest szczegółowo przedstawiona w biuletynie OPT- 050 Korygowanie wypłat, który jest dostępny z poziomu zakładki [Pomoc] w programie w części Biuletyny oraz na Indywidualnych Stronach dla Klientów/Partnerów.

Definicje dokumentów

W Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Płace/ Lista płac korygująca – domyślnie – zdefiniowany jest schemat listy płac korygującej dla rodzaju etat – EKOR (Etat korygująca). Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL> <INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol i Nazwa) i zapisać.

Listy płac

Wypłaty i listy płac mogą przyjmować różny status. Dostępne są 4 stany (statusy) związane z korygowaniem:

• Podstawowa (P) – wypłata normalna, to znaczy taka, która nie jest ani korektą, ani do niej nie ma korekty.
• Anulowana (A) – w wyniku operacji anulowania wykonanej przez Operatora. Wyświetlana na szaro. Nie jest brana pod uwagę przy żadnych obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
• Stornująca (S) – automatycznie tworzona „odwrotność” (ze znakiem przeciwnym) wypłaty anulowanej, do wykorzystania wyłącznie przy księgowaniu. Pomijana przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
• Korygująca (K) – wypłata naliczona na liście typu „Korekta” z poprawnym wyliczeniem w stosunku do wypłaty Anulowanej.

W oknie Listy płac w kolumnie Korekta pojawia się informacja o statusie utworzonych list płac. Stosowane jest oznaczenie literowe: A – oznacza, że na tej liście znajduje się co najmniej jedna wypłata anulowana, K – lista płac korygująca, Brak oznaczenia – dla list płac podstawowych, na których nie ma żadnej anulowanej wypłaty

Uwaga

 Nie można kopiować list płac korygujących <CTRL> + <INS>.

Dodatkowo jest możliwość filtrowania typów list płac z następującymi opcjami do wyboru:

• Wszystkie – w oknie pojawią się wszystkie, dotychczas utworzone listy płac,
• Podstawowe – wyświetlą się wyłącznie listy podstawowe, niekorygowane,
• Korygujące – odfiltrowane zostaną tylko listy płac korygujące.

Obok filtru Typ listy płac znajduje się parametr Znajdź powiązane. Parametr aktywny jest tylko wtedy, gdy zaznaczona lub podświetlona lista płac powiązana jest z inną listą.

Lista Listy płac

Formularz listy płac

Zaznaczenie parametru Lista płac korygująca uaktywnia pola:

• Dokument – związane ze schematem numeracji dla list płac korygujących, standardowo zdefiniowany jest jeden schemat o symbolu EKOR,
• Korekta do listy – z możliwością wyboru listy podstawowej, do której tworzone będą wypłaty korygujące.

Uwaga

 W momencie wybrania listy płac, która będzie korygowana pola: wydział, zakład, rodzaj, okres Od – Do, rok i miesiąc deklaracji, miesięcy wstecz nie podlegają edycji, ponieważ są ustawiane automatycznie zgodnie z ustawieniami powiązanej listy płac podstawowej.

Formularz listy płac korygującej

Uwaga

Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty, (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Wynagrodzeni/ekwiwalent za urlop jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, gdzie została anulowana wypłata. Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatnościach między wypłatą anulowaną a korygującą), data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza, niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

Prawidłowe wykonanie operacji korygowania wypłat(y) składa się z kilku kroków:

• Użytkownik musi anulować wypłatę podstawową (ta operacja wystąpi zawsze),
• Jeśli korekta wypłaty dotyczy zmiany w rozliczeniu nieobecności, to należy również anulować Nieobecność(i),
• Gdy wystąpi krok poprzedni to należy wprowadzić nieobecność korygującą,
• Następnie należy naliczyć wypłatę korygującą (ta operacja występuje zawsze).

 

Anulowanie wypłaty

Funkcja Anuluj wypłatę oraz Koryguj wypłatę dostępna jest tylko w oknie Wypłaty pracowników z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy). Opcja Koryguj wypłatę powoduje anulowanie wypłaty i utworzenie od razu listy płac korygującej, na której należy naliczyć wypłatę korygującą. Opcja Anuluj wypłatę anuluje wypłatę. Operację anulowania wypłaty można wykonać na zamkniętych lub zaksięgowanych listach płac podstawowych (P) oraz korygujących (K) o rodzajach: Etat, Umowa, Inna, Właściciel. Funkcja działa tylko na tej wypłacie, na której znajduje się kursor. Nie ma możliwości seryjnego anulowania wypłat. W przypadku, gdy na jednej liście płac pracownik ma wiele wypłat wówczas funkcja anulowania wypłaty nie jest dostępna z poziomu okna Wypłaty pracowników, tylko z poziomu Listy wypłat (podnoszonej ikoną „Lupy” na pracowniku), gdzie należy wskazać konkretną wypłatę i tu anulować (prawy klawisz myszy). Wypłaty anulowane (status A) wyświetlane są kursywą w kolorze szarym. Należy pamiętać o tym, że przed naliczeniem wypłaty korygującej należy anulować wypłatę pierwotną (podstawową).

Funkcja anuluj wypłatę

Uwaga

Funkcja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że wypłata o statusie a nie uzyska ponownie statusu wypłaty P, ponadto nie może być: otwarta, usunięta, przeliczona, ani zaksięgowana. Istnieje tylko możliwość podglądu wypłaty. Nie jest brana pod uwagę przy wszelkich obliczeniach i wydrukach (poza dedykowanymi).

Uwaga

Dla wypłaty anulowanej można naliczyć tylko wypłatę korygującą (to znaczy tylko na liście płac korygującej).

Naliczanie wypłaty korygującej

Wypłata korygująca naliczana jest – podobnie jak „zwykła” wypłata – z poziomu Wypłaty pracowników, po wybraniu listy płac typu korekta (EKOR lub o innym symbolu, wcześniej zdefiniowanym przez użytkownika). Po wybraniu listy płac korygującej wyświetlają się nazwiska tylko tych pracowników, którzy mają anulowane wypłaty (A) na liście płac, z którą powiązana jest lista płac korygująca. Operacja naliczania spowoduje powstanie równocześnie dwóch wypłat:

• Stornującej (S) – nalicza się automatycznie jako ujemna wypłata anulowana (A). Nie podlega edycji, nie można jej samodzielnie dodać ani usunąć, nie jest automatycznie wyświetlana na liście, użytkownik może ją jedynie podejrzeć w oknie Wypłaty pracowników, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) Pokaż wypłaty stornujące,
• Korygującej (K) – wypłata podlega edycji, można ją usunąć, naliczyć ponownie.

Uwaga

Usunięcie wypłaty korygowanej (K) równocześnie kasuje powiązaną z nią wypłatę stornującą (S).

Kopiowanie zaliczki podatku z anulowanej wypłaty

Tylko na formularzu wypłaty korygującej na zakładce [Podatki], dostępna jest funkcja kopiowania zaliczki podatku z anulowanej wypłaty:

• Naciśnięcie ikonki spowoduje zaznaczenie pola Korekta podatku i ubezpieczeń oraz skopiuje kwotę zaliczki podatku z wypłaty anulowanej, czyli będzie to kwota zaliczki podatku, jaką już prawdopodobnie przekazano do urzędu skarbowego, nie ulegnie zmianie: zaliczka na PIT-4R, karta podatkowa/wynagrodzeń, deklaracja PIT.
• Jeśli funkcja kopiowania nie zostanie uruchomiona, zaliczka podatku będzie różna od anulowanej wypłaty. Wówczas ponowne przeliczenie deklaracji pomocniczej PIT-4R zmieni wartość deklaracji. Również nowa wartość zaliczki podatku zostanie pobrana na wydruki karty podatkowej/wynagrodzeń, deklarację PIT.
• W przypadku gdy w wypłacie nie została skopiowana zaliczka do urzędu skarbowego i nie skopiowano płatności, pojawia się komunikat: Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘TAK’, w wypłacie na zakładce [Podatki] automatycznie zaznaczy się parametr Korekta podatku i ubezp, w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego pojawi się wartość podatku z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Jeżeli zostanie wybrana opcja Nie, zaliczka podatku pozostanie bez zmian.

Uwaga

Skopiowanie kwoty zaliczki podatku nie wpływa na żadne inne wartości, poza automatycznym przeliczeniem kwoty netto wypłaty i płatności wygenerowanej do wypłaty.

Kopiowanie płatności z anulowanej wypłaty

Tylko w wypłacie korygującej dostępna jest funkcja kopiowania płatności z anulowanej wypłaty. Chcąc skopiować płatność, należy:

Wykonanie kopiowania płatności z anulowanej wypłaty – w większości przypadków – może spowodować rozbieżność między sumą płatności w PLN, a kwotą netto wypłaty. Jeżeli taka rozbieżność wystąpi, to przy zatwierdzaniu okna z listą płatności będzie automatycznie dodawany do wypłaty element Korekta netto wypłaty na kwotę wyrównującą powstałą różnicę między wartością netto wypłaty, a sumą płatności. Pojawi się stosowny komunikat, a rozliczenie korekty wypłaty netto nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika. Jeżeli:

• Kwota netto wypłaty mniejsza od skopiowanej sumy płatności – wygenerowana zostanie dodatnia spłata Korekta netto wypłaty (na kwotę równą różnicy netto i sumy płatności),
• Kwota netto wypłaty większa od skopiowanej sumy płatności – powstanie ujemna spłata Korekta netto wypłaty i tak zostanie rozliczona, aby nie została do wypłaty kwota ujemna,
• W przypadku, gdy nie wystąpi różnica, Korekta netto wypłaty nie pojawi się w ogóle.

Uwaga

Kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej dotyczy wyłącznie płatności pracownika. Płatności dla komornika z tytułu zajęć wynagrodzenia zawsze wynikają z kwot potrąceń w danej wypłacie i nie podlegają kopiowaniu.

Uwaga

Nie można wykasować wypłat korygujących, z którymi powiązane są spłaty Korekty netto wypłaty.

Spłata Korekty netto wypłaty naliczana jest wyłącznie na listach płac podstawowych o rodzaju: Etat i Umowa. Dopuszczalne jest „ręczne” dodanie przez użytkownika spłaty Korekty netto wypłaty. Dodawany element podpowie się z kwotą pozostającą do spłaty, którą można skorygować. W przypadku gdy użytkownik nie skopiuje płatności (nie ma zaznaczonego parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie), podczas zapisu wypłaty wyświetli się komunikat: Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘TAK’ w wypłacie automatycznie zaznaczy się parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie i skopiuje się płatność z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Do listy elementów wypłaty zostanie dodany element 'Korekta netto wypłaty’. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

Chcąc nanieść nieobecność korygującą, należy:

• Ustawić się kursorem na nieobecności anulowanej,
• Nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Koryguj nieobecność,
• Otworzy się formularz nieobecności z domyślnie podpowiadającym się zakresem dat odpowiadającym okresowi z nieobecności anulowanej. Dokonujemy stosownych zmian i zapisujemy formularz,
• Na liście nieobecności pracownika pojawi się nieobecność korygująca. Nieobecności korygujące wyświetlane są w kolorze niebieskim.

Uwaga

W przypadku, gdy do jednej nieobecności anulowanej ma być dodana więcej niż jedna nieobecność korygowana, to wykorzystując funkcję Koryguj nieobecność, program będzie odpowiednio zawężał daty wpisywanej nieobecności korygowanej do dat nieobecności anulowanej. Użytkownik może ustawić w nieobecności korygującej okres od-do, wykraczający poza okres nieobecności anulowanej.

Przykład

 Pracownik miał wpisany urlop wypoczynkowy 1 – 6 luty 2016. Za okres 1 – 4 luty 2016 dostarczył zwolnienie lekarskie. Od 5 – 6 luty 2016 ponownie miał urlop wypoczynkowy. Po anulowaniu wypłaty z pierwotnie rozliczonym urlopem, należy anulować tą nieobecność (1-6.02.2016). Następnie funkcją Koryguj nieobecność wykonujemy korektę nieobecności, podpowiada się okres 1 – 6.02.2016, zawężamy datę do 4.02.2016 i wpisujemy Zwolnienie chorobowe, zapisujemy formularz nieobecności. Ponownie wykonujemy operację Koryguj nieobecność, tym razem na formularzu nieobecności okres zawęzi się do 5 – 6.02.2016, czyli do pozostałego okresu nieobecności anulowanej, wybieramy urlop wypoczynkowy i zapisujemy formularz.

Lista nieobecności pracownika z funkcją Koryguj nieobecność

Uwaga

 Anulowanie nieobecności jak i dodawanie nieobecności korygującej dostępne jest tylko w operacjach indywidualnych. Funkcje te, nie są dostępne, ani w operacjach seryjnych, ani przez importy nieobecności z arkuszy kalkulacyjnych.

Należy pamiętać o kilku warunkach:

• Funkcja Anuluj nieobecność działa tylko dla nieobecności rozliczonych w całości w anulowanej wypłacie, to znaczy najpierw należy anulować wypłatę, a następnie samą nieobecność,
• Nieobecność wprowadzona w zakresie dat nieobecności anulowanej automatycznie zmieni status na nieobecność korygującą,
• Nieobecność korygująca może być wpisana na okres dłuższy niż okres, jaki obejmowała nieobecność anulowana, dopuszczalne jest też wpisanie więcej niż jednej nieobecności korygującej, pod warunkiem, że wpisywane nieobecności nie zachodzą na siebie (opisane powyżej),
• Na dzień / okres, w którym jest odnotowana nieobecność anulowana można również odnotować informację o obecności w pracy,
• Nie ma potrzeby anulowania nieobecności rozliczonych w anulowanych wypłatach, jeżeli korekta wypłaty nie jest związana ze zmianą w nieobecnościach. Taka nieobecność zostanie ponownie rozliczona w wypłacie korygującej naliczanej za dany okres,
• Nieobecności korygujące uwzględniane są przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach w taki sam sposób, jak nieobecności Podstawowe (niekorygowane),

Uwaga

Funkcja anulowania nieobecności jest nieodwracalna, co oznacza, że nieobecność o statusie a nie uzyska ponownie statusu nieobecności podstawowej (P). Ponadto nie może być: modyfikowana ani usunięta. Dostępna tylko w trybie do podglądu. Nieobecność anulowana jest pomijana przy generowaniu wypłat (również korygujących) i naliczaniu deklaracji ZUS, PFRON, w procedurze do kart pracy, a także na wszelkich wydrukach poza dedykowanymi.

Na liście nieobecności pracownika (Kalendarz, zakładka [Nieobecności]) w sekcji dotyczącej filtrowania dostępny jest filtr – Status nieobecności. Są cztery opcje do wyboru:

• Wszystkie (domyślnie) – widoczne są wszystkie nieobecności,
• Podstawowe – wyświetlane są tylko podstawowe, pozostałe nieobecności – ukryte,
• Anulowane – wyświetlane są tylko anulowane,
• Korygujące – wyświetlane są tylko korygujące.

Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Dla pracowników rozliczanych według zestawienia udostępniono funkcję anulowania zestawień czasu pracy i dopisywania zestawień korygujących. Funkcje dostępne są wyłącznie na liście zestawień pracownika (Nie)obecności, zakładka [Zestawienia]. Anulować można tylko takie zestawienie, które rozliczono w wypłacie, a tą wypłatę następnie anulowano. Anulowane zestawienia pomijane są przy: obliczaniu czasu pracy, wypłat, deklaracji i na wszelkich wydrukach. Należy pamiętać, że:

• Zestawienie korygujące może być wpisane za okres nie dłuższy niż okres, jaki obejmowało zestawienie anulowane,
• Jeśli korygowana wypłata nie jest związana z zestawieniem czasu pracy, to zestawienia nie trzeba anulować.

Lista zestawień czasu pracy pracownika z opcją Anuluj zestawienie

Uwaga

Operacje: Anuluj zestawienie i Koryguj zestawienie dostępne są wyłącznie w operacji indywidualnej. Zestawień anulowanych i korygujących nie można zaimportować z arkuszy kalkulacyjnych.

Chcąc skorygować zestawienie czasu pracy pracownika należy:

• Anulować wypłatę, na której znajduje się rozliczone zestawienie,
• Na liście zestawień pracownika zaznaczyć zestawienie, które będzie skorygowane i z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać opcję Anuluj zestawienie lub Koryguj zestawienie. Po uruchomieniu funkcji Koryguj zestawienie wskazane zestawienie zostaje oznaczone jako anulowane i automatycznie otwiera się zestawienie korygujące. Akceptacja operacji anulowania powoduje, że zestawienie otrzymuje status anulowanego i na liście wyświetlane jest w kolorze szarym.
•  Na korygującym zapisie (zestawieniu) automatycznie podpowiada się okres z anulowanego zapisu,
• Zapisane zestawienie korygujące pojawi się w kolorze niebieskim.

Zestawienia korygujące uwzględniane są – podobnie jak zestawienia podstawowe – przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach.

Uwaga

 Funkcja anulowania zestawienia czasu pracy jest nieodwracalna. Anulowane zestawienie nie może być usunięte ani zmodyfikowane, dostępne jest tylko w trybie do podglądu.

Korekta korygowanej wypłaty

W programie jest możliwość naliczenia korekty do wypłaty korygującej. W tym celu należy anulować wypłatę korygującą. Po anulowaniu wypłaty, jeśli jest taka konieczność, można anulować skorygowaną nieobecność i wprowadzić korektę nieobecności. W przypadku gdy pracownik jest rozliczany według zestawienia i w anulowanej wypłacie korygującej było rozliczone zestawienie, które wymaga zmiany, to użytkownik może je anulować i wprowadzić korektę. Wypłatę korygującą nalicza się na liście korygującej. Na formularzu listy płac należy zaznaczyć parametr Lista płac korygująca, wybrać dokument oraz wskazać listę płac, do której jest tworzona korekta. W wypłacie korygującej do korekty naliczany jest nowy element ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’ lub ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. W wypłacie korygującej naliczanej do korekty, podobnie jak w pierwotnej korekcie, można skopiować zaliczkę podatku (na taką, jaka była zapisana w korekcie), oraz skopiować płatność z anulowanej wypłaty korygującej. Po skopiowaniu płatności, na zakładce [Elementy wypłaty], pojawi się składnik ‘Korekta netto wypłaty (jako różnica w płatności między anulowaną wypłatą korygującą, a bieżącą korektą).

Eksport wypłat do arkusza Excel

Do arkusza MS Excel nie są eksportowane wypłaty anulowane i stornujące. Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy, ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).

Wydruki związane z korektami

Do raportowania anulowanych nieobecności i wypłat, służą następujące wydruki:

• Nieobecności anulowane i korygujące – dostępny z listy pracowników w kadrach, w wydrukach kadrowych dla zaznaczonych pracowników,
• Lista pracowników z anulowanymi wypłatami dostępny z opcji Listy płac dla zaznaczonych list,
• Kwitek wypłaty korygującej dostępny z formularza listy płac, tylko dla list płac korygujących, kwitek taki zawiera informacje zarówno o wypłacie anulowanej, jak i naliczonej do niej korekcie, a także informację „różnicową”.

Księgowanie listy płac

Przy księgowaniu listy płac schematem księgowym wypłaty anulowane są pomijane. Lista płac korygująca zawiera:

• Wypłatę stornującą, która jest przeciwieństwem wypłaty podstawowej,
• Oraz wypłatę skorygowaną – naliczoną poprawnie.

Podczas księgowania schematem księgowym, domyślnie zaksięgowana zostanie różnica pomiędzy wypłatą podstawową i skorygowaną. Jeżeli użytkownik chce zaksięgować wypłatę skorygowaną w całości, w warunku pozycji schematu musi dodać warunek Lista płac korygująca -> Wypłata korygująca.

• Jeżeli w schemacie księgowym nie jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [v], dla listy płac korygującej, poszczególne dekrety będą zawierały pozycje z wypłaty stornującej ze znakiem przeciwnym, niż na liście płac podstawowej oraz osobne pozycje z poprawnie naliczonym wynagrodzeniem,
• Jeżeli w schemacie księgowym jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [ ], dla listy płac korygującej, dekrety będą różnicą pomiędzy wypłatą stornującą i korygującą.

Księgowanie listy płac w module Księga Podatkowa. Przy księgowaniu listy płac do zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów pomijane są wypłaty anulowane. Dla listy płac korygującej księgowana jest różnica pomiędzy wypłatą oryginalną i skorygowaną. Przed anulowaniem wypłaty należy upewnić się, że lista płac została zaksięgowana, jeżeli anulowana wypłata powinna być wcześniej zaksięgowana.

• W przypadku nieobecności naliczy się pomniejszenie i wynagrodzenie lub zasiłek za nieobecność z poprzedniego miesiąca wprowadzoną po naliczeniu wypłaty, nie wyliczy się natomiast różnicowo wyrównanie, jeśli np. omyłkowo wypłacono zasiłek chorobowy 80% zamiast 100%, nawet, jeśli zmieniono następnie przyczynę nieobecności.
• W przypadku zmiany stawki zaszeregowania po naliczeniu wynagrodzenia za dany miesiąc, wyliczając wyrównanie w kolejnej liście płac w wypłacie zostanie rozliczone jedynie wyrównanie dla wynagrodzenia zasadniczego. Wyrównania dodatkowych elementów np. wynagrodzenia za czas urlopu czy wynagrodzenia za nadgodziny nie naliczą się automatycznie. Należy rozliczyć je własnymi składnikami. 

• [Ogólne] – podaje liczbę osób, dla których wyliczono wynagrodzenie i łącznej sumy elementów wypłaty z podziałem na elementy opodatkowane i nieopodatkowane, składki ZUS, koszty uzyskania, zaliczkę podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym oraz kwoty wynagrodzeń wypłacone z kasy i przelane na ROR. Liczba osób jest to liczba kwitków wypłat.
• [Podatki] – zawarto tu informacje związane z rozliczeniem z urzędem skarbowym, czyli podstawę opodatkowania, należne i odliczone koszty uzyskania i ulgi podatkowe, kwotę zaliczki podatku i kwotę składki na ubezpieczenia zdrowotne.

Tematy powiązane:

• zaliczki brutto/netto
• pożyczki

  Funkcja Wypłaty pracowników <Ctrl> <L> pozwala:

• naliczać wypłaty dla pracowników etatowych,
• rozliczać zawarte umowy cywilnoprawne,
• zrealizować dowolne wypłaty „poza etatem” (inne wypłaty, zaliczki, pożyczki),
• naliczyć wypłaty dla właścicieli i osób współpracujących. Jest to operacja ‘techniczna’, służąca wyliczeniu składek ZUS na podstawie których powstaną raporty, deklaracje ZUS.

Na wyświetlanej liście będą widoczne wszystkie osoby, dla których zostały zrealizowane lub mogą być zrealizowane wypłaty związane z daną listą. Osoby, dla których nie naliczono jeszcze wypłat na wskazanej liście płac, wyświetlane są w kolorze szarym, osoby z wypłatami na zielono. W ten sposób łatwo można odróżnić, czy wartość 0.00 obok nazwiska oznacza brak wypłaty, czy naliczone wynagrodzenie z zerową kwotą do wypłaty – np. dla osoby przebywającej przez cały miesiąc na urlopie wychowawczym, niemającej prawa do zasiłku. Po wciśnięciu przycisku zostanie wyświetlona kolekcja zdefiniowanych list płac. Wyświetlana na ekranie lista obsługiwana jest przy pomocy przycisków:

• Lista Pracowników – dodatkowo wyświetlana lista pracowników i ich wypłat może zostać ograniczona do:
  • osób, dla których zrealizowana została wypłata (Pracownicy z wypłatami),
  • osób, dla których nie zostały zrealizowane wypłaty, a które kwalifikują się do umieszczenia na wyświetlanej liście (Pracownicy bez wypłat),
  • połączone listy Pracownicy z wypłatami i Pracownicy bez wypłat (Pracownicy wszyscy).
• Lista płac – na ekranie pojawi się lista nazwisk dla których zostały zrealizowane lub mogą zostać zrealizowane wypłaty o określonej kategorii (Etat, Umowa, Właściciel, Inne, Zaliczka, Pożyczka) w okresie narzuconym definicją listy płac. W programie wykorzystano kolory w celu określenia stany danej listy płac. Kolor:
  • zielony – lista jest otwarta, można do niej generować kolejne wypłaty,
  • czarny – oznacza zamkniętą listę płac. Nie można dodać ani usunąć naliczonej wypłaty,
  • niebieski – lista płac została zaksięgowana.
• Wydział (moduł Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus). Na liście pracowników z wypłatami istnieje możliwość filtrowania pracowników po wydziale, do którego są przypisani. Klikając przycisk Wydział, można wybrać odpowiednią komórkę organizacyjną firmy oraz zaznaczyć, czy wybrana komórka ma być wyświetlana razem z jednostkami jej podległymi (flaga podwydziały). Po wybraniu konkretnego wydziału, lista pracowników, ogranicza się tylko do osób zatrudnionych w wybranym dziale/podwydziale. Sortowanie pracowników z pozycji płac przydatne jest np. do naliczania seryjnego wypłat dla wybranej grupy pracowników.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Pokaż archiwalnych – opcja przydatna przy dużej rotacji pracowników, w celu ułatwienia przeglądania danych. Pozwala na przeglądanie naliczonych wypłat byłych pracowników przeniesionych do tak zwanego „archiwum”. Pokaż wszystkie wypłaty na tej liście płac – zaznaczenie parametru powoduje wyświetlenie na oknie Wypłaty pracowników wszystkich wypłat naliczonych na wybranej liście płac, w tym wypłat pracowników, których dane zostały zmienione po naliczeniu wypłaty i obecnie nie spełniają podstawowych kryteriów wyświetlania i naliczenia wypłat na danej liście np. wypłata pracownika, któremu została wpisana data zwolnienia wcześniejsza niż okres, za który została naliczona wypłata. Parametr jest aktywny, jeśli w polu Lista pracowników ustawiona jest opcja wszyscy lub z wypłatami. Na oknie Listy płac dostępna jest kolumna Nadmiarowe wypłaty, w której wyświetla się ostrzeżenie () dla listy, na której jest naliczona co najmniej jedna wypłata nie spełniająca warunków filtra listy płac.

Funkcje dostępne z listy wypłat pracowników

– Lista umów – wykaz umów cywilno-prawnych (np. umowa zlecenie, umowa o dzieło), umów B2B zawartych z danym pracownikiem. – Lista dodatkowych elementów wynagrodzenia (dodatki/ akordy) – wykaz stałych i okresowych dodatków i potrąceń wypłacanych pracownikowi. Ikona umożliwia dodawanie/ podgląd/ usuwanie elementów wynagrodzenia przyznanych z pozycji Formularza danych kadrowych. Lista akordów pracownika – wykaz akordów wykonywanych przez pracownika. – Kalendarz – przycisk ten wywołuje formularz czasu pracy, który pozwala na sprawdzenie rzeczywistego czasu pracy i zarejestrowanych nieobecności. Można także podejrzeć plan pracy oraz limity nieobecności pracownika. – Eksport wypłat – przycisk dostępny z listy pracowników z wypłatami – pozwala na wyeksportowanie informacji o wypłatach do programu MS EXCEL. Po naciśnięciu ikony eksportu pojawia się okno z zakresem danych, które Użytkownik może zapisać w formacie pliku *.xls. Zakres informacji exportu do MS EXCEL:

• kod, nazwisko, imię pracownika,
• wartość brutto i netto wynagrodzenia,
• wartość opodatkowanych elementów wynagrodzenia płatnych przez firmę,
• wartość nieopodatkowanych elementów wynagrodzenia płatnych przez firmę,
• wartość opodatkowanych zasiłków ZUS,
• wartość nieopodatkowanych zasiłków ZUS,
• suma składek ZUS pracownika,
• indywidualne wartości składek ZUS pracownika: emerytalna, rentowa, chorobowa,
• indywidualne wartości składek ZUS firmy: emerytalna, rentowa, wypadkowa, FP, FGŚP, FEP
• składka zdrowotna ogółem, składka zdrowotna odliczona od podatku, składka zdrowotna od netto,
• zaliczka podatku, koszty uzyskania przychodu, ulga podatkowa.

– Lista atrybutów pracownika (opcja dostępna w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus) – pozwala na dodawanie, usuwanie, edycję oraz tworzenie historii atrybutu. – Seryjne zamykanie/ otwieranie wypłaty – opcja dostępna jest tylko z poziomu wypłat pracowników. Zamiast ikony można wybrać opcję z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy). Funkcja zamykania/ otwierania dotyczy wyłącznie zaznaczonych wypłat. Przydatna w sytuacji, gdy mamy zamkniętą listę, a użytkownik chciałby zmienić pracownikowi wypłatę. Nie musi otwierać całej listy, a jedynie konkretną wypłatę. W sytuacji, gdy na zamkniętej liście zostanie otwarta wypłata, w oknie list płac obok daty wypłaty pojawi się znacznik. – Policz wypłatę – naliczenie wypłaty dla podświetlonego pracownika na liście lub seryjne naliczenie wypłat dla osób zaznaczonych na liście. W przypadku, gdy wypłata jest już naliczona uruchomienie przycisku powoduje przeliczenie wypłaty – Edycja wypłaty – możliwość podglądu i zmiany naliczonej wypłaty. Dla wypłat znajdujących się na zamkniętej liście możliwy jest tylko podgląd. – Kasowanie wypłaty – całkowite usuniecie naliczonej wypłaty. Nie można usunąć wypłaty zamkniętej lub zaksięgowanej. – Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Jest dostępny także z poziomu formularza wypłaty. – Zapisy historyczne – lista zapisów historycznych pracownika. Za pomocą tego przycisku można podejrzeć dane dotyczące zatrudnienia pracownika w firmie.

Lista wszystkich wypłat pracownika

Chcąc sprawdzić listę wszystkich wypłat wybranego pracownika należy zaznaczyć go na liście, a następnie na pasku zadań kliknąć przycisk . Lista wszystkich wypłat pracownika. Po wciśnięciu tego przycisku otrzymamy listę wszystkich wypłat pracownika. Lista dostarcza informacji o okresie, jakiego dotyczy wypłata, symbolu listy płac, miesiącu i roku deklaracji oraz o kwocie do wypłaty.

Lista wszystkich wypłat pracownika

Z tego poziomu możliwe jest kasowanie wypłat pracownika poprzez zaznaczenie wypłat na liście i wciśnięcie przycisku . Wyświetlanie listy pracownika możemy ograniczyć do konkretnego roku – w tym celu należy wpisać w polu wybrany rok i zaznaczyć parametr Zawęź do roku.

Uwaga

Program kwalifikuje listy do konkretnego roku po dacie wypłaty, a nie po okresie, za jaki przysługują, to oznacza, że wypłata za grudzień 2016 wypłacona 10 stycznia 2017 zostanie zakwalifikowana do wypłat za rok 2017.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

• wybrać listę płac – po wciśnięciu przycisku Lista płac program wyświetli wszystkie zdefiniowane w programie listy.
• zaznaczyć pracowników dla których będziemy naliczać wypłaty – zasady zaznaczenia rekordów na listach opisane w rozdziale 2. Standardy na listach (Zaznaczanie rekordów na liście)
• uruchomić naliczanie wypłaty ikoną plusa lub poleceniem Policz wypłatę z menu kontekstowego wywołanego prawym klawiszem myszy.

  Sposób działania funkcji naliczania wypłaty zależy do sytuacji. Jeśli:

• kursor ustawiony jest na pracowniku/pracownikach bez wypłaty – nastąpi jej wyliczenie,
• kursor ustawiony jest na pracowniku/pracownikach, który ma już wyliczoną wypłatę – program poinformuje nas o tym właściwym komunikatem i zapyta o ponowne przeliczenie wypłaty,
• na liście zaznaczymy pracownika/pracowników – program wyliczy seryjnie wypłaty dla tych osób, z pominięciem osób, które wcześniej miały już wyliczone wypłaty (nie będzie ich ponownie przeliczał). Informacja o takich osobach pojawi się w logu.

Podczas seryjnego liczenia/kasowania wypłat dla zaznaczonych pracowników jest tworzony i wyświetlany na ekranie plik log zawierający informację, dla których pracowników program wyliczył/usunął wypłatę, a także o ewentualnych przyczynach niewykonania tej operacji.

Zapis informacji o seryjnym naliczeniu wypłat

Powyższy opis dotyczy zarówno wypłat umów cywilnoprawnych jak i wypłat etatowych.

Jeżeli dolicza się drugi dodatek do istniejącej wypłaty, w której już został przeliczony i skorygowany jakiś dodatek powoduje to przeliczenie na nowo pierwszego dodatku. Zmiana kwoty na elemencie wypłaty jest jej korektą. Dlatego kolejne elementy należy dodawać ręcznie, żeby zachować tą pierwotną korektę.

Uwaga

Doliczenie seryjnie kolejnego dodatku do istniejącej wypłaty to naliczenie tej wypłaty od nowa – zgodnie z ich definicją (podobnie jak przeliczenie wypłaty etatowej).

W przypadku wypłat realizowanych na liście płac – rodzaj Inna, zasada działania przycisku  jest następująca:

• kursor ustawiony jest na pracowniku bez wypłaty, otwarty zostanie formularz wypłaty i po przejściu na zakładkę Elementy wypłaty możemy wybrać i wypłacić dany składnik,
• kursor ustawiony jest na pracowniku z wypłatą – program wyświetli odpowiedni komunikat, bez przeliczania wypłaty,
• wyliczenie seryjne dla zaznaczonych pracowników – program wygeneruje zerowe wypłaty.

W celu skorygowania (dodania/usunięcia) wcześniej naliczonej wypłaty należy ją edytować za pomocą przycisku , przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i poprawić dany zapis.

Seryjne naliczanie dodatków

Opcja seryjnego wypłacania wybranego dodatku (typu wypłaty) dostępna jest dla list płac o rodzaju Inne. Listy płac tego rodzaju służą do wyliczania wypłat niezwiązanych bezpośrednio z etatem. Przy liczeniu seryjnym istnieje możliwość dodania kolejnego elementu do naliczonej już wypłaty, bez jej wcześniejszego usuwania. Funkcja seryjnego naliczania dodatków dostępna jest z poziomu po rozwinięciu przycisku  Policz seryjnie dodatek. Zaznaczenie parametru zapisywać również wypłaty o wartości zerowej pozwoli zapisać na liście płac dodatki z wartością 0,00 zł. Pole Typ składnika musi być wypełnione. Wywołanie operacji seryjnej na wypłatach działa dla zaznaczonych pracowników pod warunkiem, że wybrana lista płac jest otwarta i równocześnie dany pracownik nie ma zamkniętej wypłaty.

Seryjne naliczanie dodatku

W trakcie wykonywania operacji naliczania pojawia się log z informacją o przebiegu naliczania seryjnie wybranego dodatku.

Uwaga

 W momencie seryjnego wypłacania dodatku użytkownik nie ma możliwości zadeklarowania wypłacanej kwoty. Wartość wypłacanego dodatku zostanie odczytana z jego konfiguracji. Seryjnie naliczą się te dodatki, które w Konfiguracji firmy/ Płace/ Typy wypłat mają wpisaną kwotę, a nie są liczone według algorytmów. Dodatki zdefiniowane według algorytmów można dodać z wartością 0,00 jeśli przy seryjnym naliczaniu zaznaczymy parametr Zapisywać również wypłaty o wartości zerowej.

Seryjne usuwanie wypłat

Proces usuwania rozpoczynamy poprzez zaznaczenie pracownika/pracowników, których wypłaty należy usunąć. Następnie klikamy ikonę  lub wybranie z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) polecenia Usuń. W trakcie operacji usuwania pojawia się log informujący o przebiegu procesu kasowania wypłat.

Uwaga

 Ręcznego kasowania wymagają jedynie wypłaty tych pracowników, którzy na danej liście mieli zrealizowane kilka wypłat. Program informuje o tym w logu i nie usuwa tych wypłat.

Funkcje dostępne z poziomu formularza elementu wypłaty

– możliwość podglądu podstaw obliczeniowych dla: ekwiwalentu za urlop, wynagrodzenia za czas urlopu, wynagrodzenia/zasiłku za czas choroby oraz urlopu wychowawczego. – Opis analityczny – pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. – możliwość podglądu konfiguracji danego elementu wypłaty, – możliwość podglądu umowy cywilnoprawnej pracownika, do której naliczona jest dana wypłata (tylko dla wypłat na liście o rodzaju Umowa).

Funkcjonalność ta pozwala na nowo naliczyć wypłatę dla pracownika, bez konieczności usuwania z bazy pierwotnie naliczonej wypłaty. W praktyce, potrzeba korygowania wypłat może wynikać z różnych przyczyn, na przykład:

• Zwrot nadpłaconych składek,
• Rozliczenie nieobecności nieuwzględnionej wcześniej w wypłacie,
• Zmiana nieobecności (np. z nieobecności usprawiedliwionej na zwolnienie lekarskie).

Funkcjonalność dotycząca korygowania wypłat wraz z przykładami jest szczegółowo przedstawiona w biuletynie OPT- 050 Korygowanie wypłat, który jest dostępny z poziomu zakładki [Pomoc] w programie w części Biuletyny oraz na Indywidualnych Stronach dla Klientów/Partnerów.

Definicje dokumentów

W Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Płace/ Lista płac korygująca – domyślnie – zdefiniowany jest schemat listy płac korygującej dla rodzaju etat – EKOR (Etat korygująca). Jeśli u użytkownika zaistnieje konieczność założenia nowego schematu dla korekt można przez <CTRL> <INS> skopiować istniejący schemat (wystarczy zmienić pola: Symbol i Nazwa) i zapisać.

Listy płac

Wypłaty i listy płac mogą przyjmować różny status. Dostępne są 4 stany (statusy) związane z korygowaniem:

• Podstawowa (P) – wypłata normalna, to znaczy taka, która nie jest ani korektą, ani do niej nie ma korekty.
• Anulowana (A) – w wyniku operacji anulowania wykonanej przez Operatora. Wyświetlana na szaro. Nie jest brana pod uwagę przy żadnych obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
• Stornująca (S) – automatycznie tworzona „odwrotność” (ze znakiem przeciwnym) wypłaty anulowanej, do wykorzystania wyłącznie przy księgowaniu. Pomijana przy obliczeniach, deklaracjach, wydrukach.
• Korygująca (K) – wypłata naliczona na liście typu „Korekta” z poprawnym wyliczeniem w stosunku do wypłaty Anulowanej.

W oknie Listy płac w kolumnie Korekta pojawia się informacja o statusie utworzonych list płac. Stosowane jest oznaczenie literowe: A – oznacza, że na tej liście znajduje się co najmniej jedna wypłata anulowana, K – lista płac korygująca, Brak oznaczenia – dla list płac podstawowych, na których nie ma żadnej anulowanej wypłaty

Uwaga

 Nie można kopiować list płac korygujących <CTRL> + <INS>.

Dodatkowo jest możliwość filtrowania typów list płac z następującymi opcjami do wyboru:

• Wszystkie – w oknie pojawią się wszystkie, dotychczas utworzone listy płac,
• Podstawowe – wyświetlą się wyłącznie listy podstawowe, niekorygowane,
• Korygujące – odfiltrowane zostaną tylko listy płac korygujące.

Obok filtru Typ listy płac znajduje się parametr Znajdź powiązane. Parametr aktywny jest tylko wtedy, gdy zaznaczona lub podświetlona lista płac powiązana jest z inną listą.

Lista Listy płac

Formularz listy płac

Zaznaczenie parametru Lista płac korygująca uaktywnia pola:

• Dokument – związane ze schematem numeracji dla list płac korygujących, standardowo zdefiniowany jest jeden schemat o symbolu EKOR,
• Korekta do listy – z możliwością wyboru listy podstawowej, do której tworzone będą wypłaty korygujące.

Uwaga

 W momencie wybrania listy płac, która będzie korygowana pola: wydział, zakład, rodzaj, okres Od – Do, rok i miesiąc deklaracji, miesięcy wstecz nie podlegają edycji, ponieważ są ustawiane automatycznie zgodnie z ustawieniami powiązanej listy płac podstawowej.

Formularz listy płac korygującej

Uwaga

Ustawienie daty wypłaty na liście płac korygującej jest bardzo istotne w przypadku liczenia średniej (z elementów zmiennych) do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty, (gdy w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Wynagrodzeni/ekwiwalent za urlop jest zaznaczony parametr Średnia do urlopu wypoczynkowego wg daty wypłaty). W takiej sytuacji data wypłaty na liście korygującej powinna być zgodna z datą wypłaty na liście płac, gdzie została anulowana wypłata. Aby w bieżącej (najbliższej) wypłacie wygenerowała się „Spłata korekty netto wypłaty” (różnica w płatnościach między wypłatą anulowaną a korygującą), data wypłaty na liście płac korygującej powinna być przynajmniej o jeden dzień wcześniejsza, niż data na liście płac dla bieżącego miesiąca.

Prawidłowe wykonanie operacji korygowania wypłat(y) składa się z kilku kroków:

• Użytkownik musi anulować wypłatę podstawową (ta operacja wystąpi zawsze),
• Jeśli korekta wypłaty dotyczy zmiany w rozliczeniu nieobecności, to należy również anulować Nieobecność(i),
• Gdy wystąpi krok poprzedni to należy wprowadzić nieobecność korygującą,
• Następnie należy naliczyć wypłatę korygującą (ta operacja występuje zawsze).

 

Anulowanie wypłaty

Funkcja Anuluj wypłatę oraz Koryguj wypłatę dostępna jest tylko w oknie Wypłaty pracowników z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy). Opcja Koryguj wypłatę powoduje anulowanie wypłaty i utworzenie od razu listy płac korygującej, na której należy naliczyć wypłatę korygującą. Opcja Anuluj wypłatę anuluje wypłatę. Operację anulowania wypłaty można wykonać na zamkniętych lub zaksięgowanych listach płac podstawowych (P) oraz korygujących (K) o rodzajach: Etat, Umowa, Inna, Właściciel. Funkcja działa tylko na tej wypłacie, na której znajduje się kursor. Nie ma możliwości seryjnego anulowania wypłat. W przypadku, gdy na jednej liście płac pracownik ma wiele wypłat wówczas funkcja anulowania wypłaty nie jest dostępna z poziomu okna Wypłaty pracowników, tylko z poziomu Listy wypłat (podnoszonej ikoną „Lupy” na pracowniku), gdzie należy wskazać konkretną wypłatę i tu anulować (prawy klawisz myszy). Wypłaty anulowane (status A) wyświetlane są kursywą w kolorze szarym. Należy pamiętać o tym, że przed naliczeniem wypłaty korygującej należy anulować wypłatę pierwotną (podstawową).

Funkcja anuluj wypłatę

Uwaga

Funkcja anulowania wypłaty jest nieodwracalna, co oznacza, że wypłata o statusie a nie uzyska ponownie statusu wypłaty P, ponadto nie może być: otwarta, usunięta, przeliczona, ani zaksięgowana. Istnieje tylko możliwość podglądu wypłaty. Nie jest brana pod uwagę przy wszelkich obliczeniach i wydrukach (poza dedykowanymi).

Uwaga

Dla wypłaty anulowanej można naliczyć tylko wypłatę korygującą (to znaczy tylko na liście płac korygującej).

Naliczanie wypłaty korygującej

Wypłata korygująca naliczana jest – podobnie jak „zwykła” wypłata – z poziomu Wypłaty pracowników, po wybraniu listy płac typu korekta (EKOR lub o innym symbolu, wcześniej zdefiniowanym przez użytkownika). Po wybraniu listy płac korygującej wyświetlają się nazwiska tylko tych pracowników, którzy mają anulowane wypłaty (A) na liście płac, z którą powiązana jest lista płac korygująca. Operacja naliczania spowoduje powstanie równocześnie dwóch wypłat:

• Stornującej (S) – nalicza się automatycznie jako ujemna wypłata anulowana (A). Nie podlega edycji, nie można jej samodzielnie dodać ani usunąć, nie jest automatycznie wyświetlana na liście, użytkownik może ją jedynie podejrzeć w oknie Wypłaty pracowników, z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) Pokaż wypłaty stornujące,
• Korygującej (K) – wypłata podlega edycji, można ją usunąć, naliczyć ponownie.

Uwaga

Usunięcie wypłaty korygowanej (K) równocześnie kasuje powiązaną z nią wypłatę stornującą (S).

Kopiowanie zaliczki podatku z anulowanej wypłaty

Tylko na formularzu wypłaty korygującej na zakładce [Podatki], dostępna jest funkcja kopiowania zaliczki podatku z anulowanej wypłaty:

• Naciśnięcie ikonki spowoduje zaznaczenie pola Korekta podatku i ubezpieczeń oraz skopiuje kwotę zaliczki podatku z wypłaty anulowanej, czyli będzie to kwota zaliczki podatku, jaką już prawdopodobnie przekazano do urzędu skarbowego, nie ulegnie zmianie: zaliczka na PIT-4R, karta podatkowa/wynagrodzeń, deklaracja PIT.
• Jeśli funkcja kopiowania nie zostanie uruchomiona, zaliczka podatku będzie różna od anulowanej wypłaty. Wówczas ponowne przeliczenie deklaracji pomocniczej PIT-4R zmieni wartość deklaracji. Również nowa wartość zaliczki podatku zostanie pobrana na wydruki karty podatkowej/wynagrodzeń, deklarację PIT.
• W przypadku gdy w wypłacie nie została skopiowana zaliczka do urzędu skarbowego i nie skopiowano płatności, pojawia się komunikat: Czy wpłaciłeś do urzędu skarbowego zaliczkę podatku za miesiąc, za który robisz korektę i chcesz w wypłacie korygującej naliczyć taką samą zaliczkę jak w wypłacie anulowanej? Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘TAK’, w wypłacie na zakładce [Podatki] automatycznie zaznaczy się parametr Korekta podatku i ubezp, w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego pojawi się wartość podatku z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Jeżeli zostanie wybrana opcja Nie, zaliczka podatku pozostanie bez zmian.

Uwaga

Skopiowanie kwoty zaliczki podatku nie wpływa na żadne inne wartości, poza automatycznym przeliczeniem kwoty netto wypłaty i płatności wygenerowanej do wypłaty.

Kopiowanie płatności z anulowanej wypłaty

Tylko w wypłacie korygującej dostępna jest funkcja kopiowania płatności z anulowanej wypłaty. Chcąc skopiować płatność, należy:

Wykonanie kopiowania płatności z anulowanej wypłaty – w większości przypadków – może spowodować rozbieżność między sumą płatności w PLN, a kwotą netto wypłaty. Jeżeli taka rozbieżność wystąpi, to przy zatwierdzaniu okna z listą płatności będzie automatycznie dodawany do wypłaty element Korekta netto wypłaty na kwotę wyrównującą powstałą różnicę między wartością netto wypłaty, a sumą płatności. Pojawi się stosowny komunikat, a rozliczenie korekty wypłaty netto nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika. Jeżeli:

• Kwota netto wypłaty mniejsza od skopiowanej sumy płatności – wygenerowana zostanie dodatnia spłata Korekta netto wypłaty (na kwotę równą różnicy netto i sumy płatności),
• Kwota netto wypłaty większa od skopiowanej sumy płatności – powstanie ujemna spłata Korekta netto wypłaty i tak zostanie rozliczona, aby nie została do wypłaty kwota ujemna,
• W przypadku, gdy nie wystąpi różnica, Korekta netto wypłaty nie pojawi się w ogóle.

Uwaga

Kopiowanie płatności z wypłaty anulowanej dotyczy wyłącznie płatności pracownika. Płatności dla komornika z tytułu zajęć wynagrodzenia zawsze wynikają z kwot potrąceń w danej wypłacie i nie podlegają kopiowaniu.

Uwaga

Nie można wykasować wypłat korygujących, z którymi powiązane są spłaty Korekty netto wypłaty.

Spłata Korekty netto wypłaty naliczana jest wyłącznie na listach płac podstawowych o rodzaju: Etat i Umowa. Dopuszczalne jest „ręczne” dodanie przez użytkownika spłaty Korekty netto wypłaty. Dodawany element podpowie się z kwotą pozostającą do spłaty, którą można skorygować. W przypadku gdy użytkownik nie skopiuje płatności (nie ma zaznaczonego parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie), podczas zapisu wypłaty wyświetli się komunikat: Czy chcesz rozliczyć różnicę w kwocie netto wynikającą z korekty? W przypadku wyboru opcji TAK w celu uzgodnienia wartości netto, do listy elementów w bieżącej wypłacie zostanie dodana Korekta netto wypłaty. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach. Jeżeli zostanie wybrana opcja ‘TAK’ w wypłacie automatycznie zaznaczy się parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie i skopiuje się płatność z anulowanej wypłaty, do której naliczana jest korekta. Do listy elementów wypłaty zostanie dodany element 'Korekta netto wypłaty’. Jej rozliczenie nastąpi w kolejnych wypłatach pracownika.

Chcąc nanieść nieobecność korygującą, należy:

• Ustawić się kursorem na nieobecności anulowanej,
• Nacisnąć prawy klawisz myszy, pojawi się menu kontekstowe i wybrać Koryguj nieobecność,
• Otworzy się formularz nieobecności z domyślnie podpowiadającym się zakresem dat odpowiadającym okresowi z nieobecności anulowanej. Dokonujemy stosownych zmian i zapisujemy formularz,
• Na liście nieobecności pracownika pojawi się nieobecność korygująca. Nieobecności korygujące wyświetlane są w kolorze niebieskim.

Uwaga

W przypadku, gdy do jednej nieobecności anulowanej ma być dodana więcej niż jedna nieobecność korygowana, to wykorzystując funkcję Koryguj nieobecność, program będzie odpowiednio zawężał daty wpisywanej nieobecności korygowanej do dat nieobecności anulowanej. Użytkownik może ustawić w nieobecności korygującej okres od-do, wykraczający poza okres nieobecności anulowanej.

Przykład

 Pracownik miał wpisany urlop wypoczynkowy 1 – 6 luty 2016. Za okres 1 – 4 luty 2016 dostarczył zwolnienie lekarskie. Od 5 – 6 luty 2016 ponownie miał urlop wypoczynkowy. Po anulowaniu wypłaty z pierwotnie rozliczonym urlopem, należy anulować tą nieobecność (1-6.02.2016). Następnie funkcją Koryguj nieobecność wykonujemy korektę nieobecności, podpowiada się okres 1 – 6.02.2016, zawężamy datę do 4.02.2016 i wpisujemy Zwolnienie chorobowe, zapisujemy formularz nieobecności. Ponownie wykonujemy operację Koryguj nieobecność, tym razem na formularzu nieobecności okres zawęzi się do 5 – 6.02.2016, czyli do pozostałego okresu nieobecności anulowanej, wybieramy urlop wypoczynkowy i zapisujemy formularz.

Lista nieobecności pracownika z funkcją Koryguj nieobecność

Uwaga

 Anulowanie nieobecności jak i dodawanie nieobecności korygującej dostępne jest tylko w operacjach indywidualnych. Funkcje te, nie są dostępne, ani w operacjach seryjnych, ani przez importy nieobecności z arkuszy kalkulacyjnych.

Należy pamiętać o kilku warunkach:

• Funkcja Anuluj nieobecność działa tylko dla nieobecności rozliczonych w całości w anulowanej wypłacie, to znaczy najpierw należy anulować wypłatę, a następnie samą nieobecność,
• Nieobecność wprowadzona w zakresie dat nieobecności anulowanej automatycznie zmieni status na nieobecność korygującą,
• Nieobecność korygująca może być wpisana na okres dłuższy niż okres, jaki obejmowała nieobecność anulowana, dopuszczalne jest też wpisanie więcej niż jednej nieobecności korygującej, pod warunkiem, że wpisywane nieobecności nie zachodzą na siebie (opisane powyżej),
• Na dzień / okres, w którym jest odnotowana nieobecność anulowana można również odnotować informację o obecności w pracy,
• Nie ma potrzeby anulowania nieobecności rozliczonych w anulowanych wypłatach, jeżeli korekta wypłaty nie jest związana ze zmianą w nieobecnościach. Taka nieobecność zostanie ponownie rozliczona w wypłacie korygującej naliczanej za dany okres,
• Nieobecności korygujące uwzględniane są przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach w taki sam sposób, jak nieobecności Podstawowe (niekorygowane),

Uwaga

Funkcja anulowania nieobecności jest nieodwracalna, co oznacza, że nieobecność o statusie a nie uzyska ponownie statusu nieobecności podstawowej (P). Ponadto nie może być: modyfikowana ani usunięta. Dostępna tylko w trybie do podglądu. Nieobecność anulowana jest pomijana przy generowaniu wypłat (również korygujących) i naliczaniu deklaracji ZUS, PFRON, w procedurze do kart pracy, a także na wszelkich wydrukach poza dedykowanymi.

Na liście nieobecności pracownika (Kalendarz, zakładka [Nieobecności]) w sekcji dotyczącej filtrowania dostępny jest filtr – Status nieobecności. Są cztery opcje do wyboru:

• Wszystkie (domyślnie) – widoczne są wszystkie nieobecności,
• Podstawowe – wyświetlane są tylko podstawowe, pozostałe nieobecności – ukryte,
• Anulowane – wyświetlane są tylko anulowane,
• Korygujące – wyświetlane są tylko korygujące.

Anulowanie i korygowanie zestawień czasu pracy

Dla pracowników rozliczanych według zestawienia udostępniono funkcję anulowania zestawień czasu pracy i dopisywania zestawień korygujących. Funkcje dostępne są wyłącznie na liście zestawień pracownika (Nie)obecności, zakładka [Zestawienia]. Anulować można tylko takie zestawienie, które rozliczono w wypłacie, a tą wypłatę następnie anulowano. Anulowane zestawienia pomijane są przy: obliczaniu czasu pracy, wypłat, deklaracji i na wszelkich wydrukach. Należy pamiętać, że:

• Zestawienie korygujące może być wpisane za okres nie dłuższy niż okres, jaki obejmowało zestawienie anulowane,
• Jeśli korygowana wypłata nie jest związana z zestawieniem czasu pracy, to zestawienia nie trzeba anulować.

Lista zestawień czasu pracy pracownika z opcją Anuluj zestawienie

Uwaga

Operacje: Anuluj zestawienie i Koryguj zestawienie dostępne są wyłącznie w operacji indywidualnej. Zestawień anulowanych i korygujących nie można zaimportować z arkuszy kalkulacyjnych.

Chcąc skorygować zestawienie czasu pracy pracownika należy:

• Anulować wypłatę, na której znajduje się rozliczone zestawienie,
• Na liście zestawień pracownika zaznaczyć zestawienie, które będzie skorygowane i z menu kontekstowego (prawy klawisz myszy) wybrać opcję Anuluj zestawienie lub Koryguj zestawienie. Po uruchomieniu funkcji Koryguj zestawienie wskazane zestawienie zostaje oznaczone jako anulowane i automatycznie otwiera się zestawienie korygujące. Akceptacja operacji anulowania powoduje, że zestawienie otrzymuje status anulowanego i na liście wyświetlane jest w kolorze szarym.
•  Na korygującym zapisie (zestawieniu) automatycznie podpowiada się okres z anulowanego zapisu,
• Zapisane zestawienie korygujące pojawi się w kolorze niebieskim.

Zestawienia korygujące uwzględniane są – podobnie jak zestawienia podstawowe – przy naliczaniu wypłat, deklaracji i na wydrukach.

Uwaga

 Funkcja anulowania zestawienia czasu pracy jest nieodwracalna. Anulowane zestawienie nie może być usunięte ani zmodyfikowane, dostępne jest tylko w trybie do podglądu.

Korekta korygowanej wypłaty

W programie jest możliwość naliczenia korekty do wypłaty korygującej. W tym celu należy anulować wypłatę korygującą. Po anulowaniu wypłaty, jeśli jest taka konieczność, można anulować skorygowaną nieobecność i wprowadzić korektę nieobecności. W przypadku gdy pracownik jest rozliczany według zestawienia i w anulowanej wypłacie korygującej było rozliczone zestawienie, które wymaga zmiany, to użytkownik może je anulować i wprowadzić korektę. Wypłatę korygującą nalicza się na liście korygującej. Na formularzu listy płac należy zaznaczyć parametr Lista płac korygująca, wybrać dokument oraz wskazać listę płac, do której jest tworzona korekta. W wypłacie korygującej do korekty naliczany jest nowy element ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Składnik nalicza się w sytuacji, gdy w wypłacie anulowanej było wykonane kopiowanie płatności i był naliczony element ‘Korekta netto wypłaty’ lub ‘Korekta netto z poprzedniej wypłaty’. Element jest naliczany w celu poprawnego ustalenia różnicy w kwocie netto pomiędzy wypłatami. W wypłacie korygującej naliczanej do korekty, podobnie jak w pierwotnej korekcie, można skopiować zaliczkę podatku (na taką, jaka była zapisana w korekcie), oraz skopiować płatność z anulowanej wypłaty korygującej. Po skopiowaniu płatności, na zakładce [Elementy wypłaty], pojawi się składnik ‘Korekta netto wypłaty (jako różnica w płatności między anulowaną wypłatą korygującą, a bieżącą korektą).

Eksport wypłat do arkusza Excel

Do arkusza MS Excel nie są eksportowane wypłaty anulowane i stornujące. Podczas eksportu, jeśli pracownik w obrębie wypłaty ma więcej niż jeden tytuł ubezpieczenia, to dla takiego pracownika kwoty z wypłat będą podzielone na tyle wierszy, ile ma tytułów ubezpieczenia w wypłatach na danej liście – np. osoba przebywająca przez część miesiąca na urlopie macierzyńskim będzie miała w wypłacie elementy z kodem 1240xx (zasiłek macierzyński i składki od niego) i elementy z kodem 0110xx (wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca).

Wydruki związane z korektami

Do raportowania anulowanych nieobecności i wypłat, służą następujące wydruki:

• Nieobecności anulowane i korygujące – dostępny z listy pracowników w kadrach, w wydrukach kadrowych dla zaznaczonych pracowników,
• Lista pracowników z anulowanymi wypłatami dostępny z opcji Listy płac dla zaznaczonych list,
• Kwitek wypłaty korygującej dostępny z formularza listy płac, tylko dla list płac korygujących, kwitek taki zawiera informacje zarówno o wypłacie anulowanej, jak i naliczonej do niej korekcie, a także informację „różnicową”.

Księgowanie listy płac

Przy księgowaniu listy płac schematem księgowym wypłaty anulowane są pomijane. Lista płac korygująca zawiera:

• Wypłatę stornującą, która jest przeciwieństwem wypłaty podstawowej,
• Oraz wypłatę skorygowaną – naliczoną poprawnie.

Podczas księgowania schematem księgowym, domyślnie zaksięgowana zostanie różnica pomiędzy wypłatą podstawową i skorygowaną. Jeżeli użytkownik chce zaksięgować wypłatę skorygowaną w całości, w warunku pozycji schematu musi dodać warunek Lista płac korygująca -> Wypłata korygująca.

• Jeżeli w schemacie księgowym nie jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [v], dla listy płac korygującej, poszczególne dekrety będą zawierały pozycje z wypłaty stornującej ze znakiem przeciwnym, niż na liście płac podstawowej oraz osobne pozycje z poprawnie naliczonym wynagrodzeniem,
• Jeżeli w schemacie księgowym jest zaznaczony parametr Brak kontroli po wygenerowaniu dekretu [ ], dla listy płac korygującej, dekrety będą różnicą pomiędzy wypłatą stornującą i korygującą.

Księgowanie listy płac w module Księga Podatkowa. Przy księgowaniu listy płac do zapisów Księgi Przychodów i Rozchodów pomijane są wypłaty anulowane. Dla listy płac korygującej księgowana jest różnica pomiędzy wypłatą oryginalną i skorygowaną. Przed anulowaniem wypłaty należy upewnić się, że lista płac została zaksięgowana, jeżeli anulowana wypłata powinna być wcześniej zaksięgowana.

Na pełną wypłatę pracownika składają się wypłaty pojedynczych elementów (wynagrodzenia zasadnicze, premia uznaniowa, dopłata za pracę w nocy…).

Formularz wypłaty pracownika -zakładka Elementy wypłaty

Pojedyncza wypłata może składać się ze składników. Przykładowo na wynagrodzenie zasadnicze (element wypłaty) składają się składniki:

• Wynagrodzenie nominalne (składnik wypłaty) – dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to wprost stawka zaszeregowania, dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to iloczyn stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy (wynikającego z kalendarza, bez uwzględniania nieobecności i odnotowanych odchyłek od normy),
• Pomniejszenia z tytułu poszczególnych nieobecności (składniki wypłaty) – każda nieobecność pomniejszająca czas pracy generuje swoje własne pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego,
• Wynagrodzenie z tytułu przekroczenia normy czasu pracy lub pomniejszenie wynagrodzenia z tytułu nieprzepracowania przewidzianej kalendarzem normy czasu pracy (składnik wypłaty) – iloczyn odpowiedniej odchyłki od normy i wartości jednej godziny pracy (dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej jest to wprost stawka zaszeregowania, dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej jest to iloraz stawki zaszeregowania i nominalnego czasu pracy).
• Rozliczenie nieobecności – wygeneruje się element, w którym możemy podglądnąć, z jakiej został wyliczony podstawy (chorobowe, urlop), jaki procent wynagrodzenia/zasiłku się policzył i za ile dni.

Uwaga

 Na wszelkiego rodzaju wydrukach wykazywane będą wyłącznie elementy wynagrodzenia.

Zakładka [Elementy wypłaty] pozwala:

• Program zaproponuje okres wypłaty zgodny z okresem zapisanym wcześniej w liście płac,
• Naciskając przycisk Typ otworzymy listę zdefiniowanych w programie elementów wypłaty,
• Po zaakceptowaniu pozycji wybranej z listy (elementu wypłaty) program zaproponuje jego Opis (Nazwa + Okres wypłaty) i Wartość (o ile została zapisana w konfiguracji). Wartość elementu wypłaty może zostać dowolnie zmodyfikowana.
• Po przeliczeniu ikoną pioruna, (jeśli nie było edytowane pole wartość) i zaakceptowaniu wyboru ikoną dyskietki lista elementów wypłaty (wypłata) zostanie przeliczona z uwzględnieniem nowego elementu.

Opis analityczny pracownika pozwala na szczegółowe opisanie za pomocą trzech wymiarów: Wydziału, Lokalizacji i Projektu każdego elementu wypłaty i rozksięgowanie kwoty na koszty cząstkowe. Opis predefiniowany jest w kadrach, z możliwością dodatkowej edycji w wypłacie.

Informacja

Funkcjonalność ta dostępna jest tylko w module Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus.

Na liście pracowników w Kadrach na pasku zadań znajduje się przycisk Generowanie opisu analitycznego z menu dostępnych opcji:

• Dodanie domyślnego opisu analitycznego dla pracownika – pozwala na dodanie opisu dla zaznaczonych pracowników, ich dodatków, umów, akordów i pożyczek w bazach, do których zaimportowano pracowników z programów Comarch ERP Klasyka (PIK, PLP, PL), Comarch ERP XL, z arkusza MS Excel, czy z plików KEDU.

• Kopiowanie opisu analitycznego z pracownika – istnieje również możliwość przepisania aktualnego opisu analitycznego z pracownika do jego wszystkich lub wybranych aktualnych:
  • dodatków,
  • akordów,
  • umów,

bez konieczności wchodzenia kolejno do formularza każdego dodatku (akordu, umowy). Wybór rodzaju elementów, do których ma być skopiowany opis nastąpi przez zaznaczanie odpowiedniej flagi (flag) spośród wyżej wymienionych. Opis analityczny pobierany jest zawsze z ostatniego zapisu historycznego pracownika. Kopiując opis program sprawdza zapis historyczny dodatku z datą aktualności na liście pracowników i kopiuje tylko dla tych dodatków (akordów, umów), których:

• okres wypłacania (w dodatku),
• ważności (w akordzie),
• trwania (w umowie),

obejmuje datę wskazaną na liście pracowników.

Uwaga

 Opcja kopiowania opisu analitycznego z pracownika uwzględnia również Pożyczki PKZP (traktuje je jak dodatki).

Z poziomu formularza dodatku (podobnie na formularzach umowy i akordu) z menu dostępnych opcji pod przyciskiem  dostępny jest:

• opis analityczny dodatku (odpowiednio umowy, akordu),
• możliwość skopiowania opisu analitycznego z pracownika – jeśli dodatek (umowa, akord) zawiera opis domyślny Firma 100%, a pracownik ma już zdefiniowany nowy opis dostosowany do potrzeb użytkownika, to poprzez wybranie tej opcji do dodatku zostanie skopiowany opis analityczny pracownika.

Z poziomu formularza pracownika –   dostępnych jest więcej opcji:

• opis analityczny – do którego aktualnie przypisany jest pracownik, może to być wydział pracownika 100% lub uzupełniony przez użytkownika,

Uwaga

Uwaga: W opisie analitycznym pracownika nie należy wprowadzać wydziału 0%. Taki zapis powoduje niepoprawne generowanie opisu w wypłatach.

• ustawienie domyślnego opisu dla pracownika – przypisanie pracownikowi wydziału zgodnego z przypisanym pracownikowi na formularzu danych kadrowych 100%,
• przypisanie aktualnego wydziału do wszystkich pozycji opisu,
• przepisanie opisu analitycznego z poprzedniego zapisu historycznego.

Na formularzu opisu analitycznego dostępne są następujące funkcje:

– Przypisz domyślny opis analityczny – funkcja pozwala na wygenerowanie opisu analitycznego, zgodnie z wydziałem, do którego przynależy pracownik. – Uzgodnij procenty – podczas zamykania okna opisu analitycznego w kadrach program kontroluje, czy suma procentów wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego wynosi 100% -jeżeli jest ona różna od 100%, to program po uprzednim wyświetleniu komunikatu „Wykonano automatyczną korektę wartości opisu tak, aby suma procentów wynosiła 100” dokonuje korekty na ostatniej pozycji na liście. – Przypisz aktualny wydział do wszystkich pozycji opisu – operacja pozwala na automatyczne przypisanie aktualnego wydziału, do którego przynależy pracownik do wszystkich pozycji opisu analitycznego. – Kopiuj opis analityczny z poprzedniego zapisu historycznego – opis analityczny dziedziczony jest z ostatniego zapisu historycznego pracownika.

Opis analityczny w wypłacie

Zdefiniowany z pozycji kadr opis analityczny, przepisywany jest do elementów wypłaty, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Automatyczne generowanie opisu analitycznego w wypłatach. Opis analityczny w wypłacie wyświetlany jest zgodnie z opisem zadeklarowanym w kadrach na formularzu: pracownika, dodatku, akordu lub umowy. Można go zmodyfikować ręcznie. Dla elementów wypłaty dodawanych bezpośrednio w wypłacie oraz takich, którym w wypłacie zmieniono kwotę zalecane jest zapisanie elementu (bądź przeliczenie go „błyskawicą”) przed wejściem w edycję opisu analitycznego. Edycja opisu w elemencie wypłaty, który nie został jeszcze zapisany (przeliczony) wymaga od operatora ręcznego poprawienia pozycji opisu (uzgodnienia). Jeżeli na formularzu wypłaty dodajemy element wynagrodzenia, to opis analityczny widoczny jest dopiero po zapisaniu formularza elementu wypłaty. Jeśli opis analityczny nie był dodany ręcznie to tworzy się domyślnie taki opis, jaki jest na formularzu pracownika. Przy ręcznej edycji opisu analitycznego na elemencie wypłaty – przy zatwierdzeniu okna przeliczają się wartości we wszystkich kolumnach (poza „Brutto”). Podczas zamykania okna opisu analitycznego elementu wypłaty program kontroluje, czy suma kwot wpisanych na wszystkich pozycjach opisu analitycznego równa się kwocie „brutto” elementu – jeżeli jest ona różna, to program dokonuje korekty na ostatniej pozycji listy opisu analitycznego. Precyzja procentu dla zapisu analitycznego w elementach wypłat wynosi cztery miejsca po przecinku, pozwala to na dowolną modyfikację kwoty z groszami. Opis analityczny w wypłacie zaliczki dziedziczony jest z opisu analitycznego wypłaty i wypełnia się dopiero po zapisie elementu wypłaty. Rozliczone nieobecności oraz elementy wypłaty naliczane automatycznie na podstawie czasu pracy (dopłata do nadgodzin 50%, dopłata do nadgodzin 100%, dopłata za pracę w nocy – Wyrównanie do minimalnego wynagrodzenia) domyślnie dziedziczą opis analityczny z pracownika. Można również dostosować opis analityczny dopłat do nadgodzin do czasu pracy pracownika, jeżeli w pozycji Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat zaznaczony jest parametr Opis analityczny dopłat do nadgodzin zgodny z opisem czasu pracy. Przy zaznaczonym parametrze opis analityczny dla wynagrodzenia zasad. powyżej normy (gdy jest liczone jako oddzielny element, a nie część zasadniczego), dopłaty do nadgodzin oraz dopłaty za pracę w nocy będzie ustalany zgodnie z wydziałami i projektami ustawionymi w dniach/pozycjach zestawienia, kiedy te nadgodziny/praca w nocy faktycznie wystąpiły. W przypadku, gdy wprowadzone godziny nadliczbowe, praca w nocy nie będzie miała ustawionego wydziału/projektu opis analityczny dla tych godzin zostanie pobrany z opisu ustawionego na pracowniku. Jeżeli w konfiguracji firmy (Start/ Konfiguracja/ Firma/ Płace/ Parametry/ Naliczanie wypłat) zostanie zaznaczony parametr Opis analityczny rozliczeń nieobecności zgodny z opisem z planu pracy opis rozliczenia nieobecności ustalany będzie zgodnie z wydziałami/projektami ustawionymi w planie pracy. W przypadku, gdy na planie pracy nie będzie ustawionego wydziału/projektu opis analityczny dla rozliczenia nieobecności zostanie pobrany z opisu ustawionego na pracowniku.    

Program posiada logi systemowe, tzn. zapis procedury obliczeniowej, który pozwala na analizę wyników otrzymanych w programie. Logi generują się po zaznaczeniu ich w Konfiguracja/ Program/ Płace/ Parametry w momencie naliczania wypłaty. Jest to warunek konieczny do ich generowania. W programie istnieją dwa sposoby zapisywania logów:

• W formie pliku tekstowego – dotyczy to logów związanych z wyliczaniem:
  • Nadgodzin,
  • Limitów,
  • Stażu pracy,
• Bezpośrednio w bazie danych – dotyczy to logów związanych z wyliczeniem podstawy dla:
  • Urlopu,
  • Ekwiwalentu,
  • Chorobowego,
  • Wychowawczego 

• Procent wynagrodzenia/zasiłku chorobowego,
• Podstawę wymiaru zasiłku,
• Ilość dni, za które wypłacono wynagrodzenie/zasiłek,
• Wartość tego składnika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na liście podstaw chorobowych będą wyświetlane podstawy naliczenia:

• Wynagrodzenia za czas choroby,
• Oraz zasiłków finansowanych przez ZUS: chorobowego, chorobowego wypadkowego, macierzyńskiego, opiekuńczego i rehabilitacyjnego.

  Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

• Nazwie wypłacanego elementu,
• Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
• Kwocie,
• Symbolu listy płac, na której się znajduje,
• Kwocie podstawy wymiaru,
• Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego. Parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla danego zasiłku (wynagrodzenia chorobowego) nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku,
• Podstawa przeliczona po utracie prawa do składnika wynagrodzenia– Parametr jest zaznaczony w sytuacji, gdy pracownik utraci pomiędzy kolejnymi nieobecnościami prawo do dodatku i poprzednio ustalona podstawa zostanie przeliczona
• Podstawie wyliczonej z bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli w taki sposób podstawa została policzona. Na przykład, nie było wcześniejszych wypłat lub nastąpiła zmiana wymiaru etatu,
• Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
• Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
• Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
• Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
• Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy chorobowej dostępna jest ikona drukarki . W celu wydrukowania loga do chorobowego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy zasiłku. Przygotowano dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga

Wydruk „Naliczania podstawy zasiłku” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy wymiaru zasiłków chorobowych:

• Do podstawy nie wliczają się stałe dodatki (typy wypłat) wpisane w kadrach, które w definicji nie mają zdefiniowanego wliczania do podstawy zasiłków (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
• Stawka zasadnicza pobierana jest z miesiąca, w którym rozpoczęło się chorobowe, a nie z ostatniego zapisu historycznego (dotyczy liczenia podstawy chorobowej z danych kadrowych).
• W przypadku zmiany wymiaru etatu do podstawy wymiaru liczona jest stawka (pomniejszona o składki ZUS) z tej części etatu, na które przypadało zwolnienie.
• Do podstawy wliczają się typy wypłaty, w których w konfiguracji okres wypłaty określono jako „jednorazowa” a w pozycji nieobecności „wliczać do podstawy zasiłków”.
• Do podstawy nie wliczają się typy wypłat do których pracownik utracił prawo przed datą rozpoczęcia zwolnienia.
• Dla pracownika rozliczanego według zestawienia nie wliczają się do podstawy oskładkowane wypłaty do umów, które zakończyły się przed rozpoczęciem nieobecności chorobowej (zgodnie z przepisami traktowane są elementy wynagrodzenia, do których pracownik stracił prawo).

Jeśli program wylicza podstawę z bieżącej wypłaty, (bo jest to pierwsza wypłata) – a z ręki zostanie zmieniona podstawa w wypłacie, to w bazie danych podstawa wymiaru zapisuje się jako wartość wyliczona przez program, a nie ta zmieniona przez użytkownika. Podstawa ma być pokazywana taka, jaką wyliczył program; Kwota zasiłku ma być zgodna z faktycznie wypłaconą kwotą.

Uwaga

Zarówno formularz podstawy wyświetlany w programie, jak i wydruk zawsze pokaże taką wartość podstawy, jaką wyliczył program w chwili naliczania zasiłku. W przypadku ręcznej zmiany podstawy w wypłacie, kwota podstawy wyświetlana na formularzu podstawy pozwoli sprawdzić, jaką podstawę program wyliczył przed wprowadzeniem ręcznych zmian przez użytkownika.

Formularz podstawy obliczeniowej urlopu

Podstawy urlopowe są liczone w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy wynagrodzenia urlopowego jest zaznaczenie logu naliczania urlopu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry.

Uwaga

Z podstawą obliczeniową do urlopu powiązany jest również inny parametr, dostępny w Konfiguracji firmy/ Płace/ Parametry/Wynagrodzenie/ekwiwalent za urlop  . Funkcja ta wpływa na sposób wyliczania dodatku urlopowego przez program. Zaznaczenie parametru oznacza obliczanie przeciętnego wynagrodzenia do urlopu „wg daty wypłaty”. Na przykład: wynagrodzenie za urlop udzielony w maju 2005 liczyć się będzie ze średniej z wypłat: za styczeń (wypłaconej w lutym), za luty (wypłaconej w marcu) i za marzec (wypłaconej w kwietniu).

Na liście podstaw urlopowych będą wyświetlane zarówno podstawy naliczenia urlopów (wypoczynkowych i okolicznościowych), jak i podstawy do wyliczonych ekwiwalentów za niewykorzystany urlop. Po zaznaczeniu w Konfiguracji logu do naliczania urlopu, należy wprowadzić do programu nieobecność typu urlop wypoczynkowy/ okolicznościowy. Po naliczeniu wypłaty, na formularzu wypłaty pojawi się element wypłaty stosowny do wprowadzonej nieobecności, na przykład „wynagrodzenie za czas urlopu”. Aby zobaczyć podstawę do urlopu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu – przykładowego – wynagrodzenia za czas urlopu otworzyć go przy pomocy  lub dwukrotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy urlopowej będą wyświetlone następujące informacje:

• Nazwa wypłacanego składnika wynagrodzenia,
• Okres, za jaki wypłacany jest ten element,
• Kwota do wypłaty,
• Symbol listy płac, na której się znajduje,
• Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny urlopu, jaka została wyliczona przy liczeniu wynagrodzenia za urlop w wypłacie,
• Podstawa wyliczona jak za urlop okolicznościowy z bieżącego miesiąca –parametr nie będzie zaznaczony, jeśli nie było wcześniejszych wypłat,
• Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota policzona z bieżącej wypłaty (całość dla urlopu okolicznościowego, stałe składniki dla wypoczynkowego),
• Składniki miesięczne wyliczone z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia wynagrodzenia urlopowego,
• Stawka wyliczona ze składników zmiennych – kwota policzona ze średniej.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki  . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki należy wybrać rodzaj Naliczenie podstawy urlopu. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do urlopu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga

Wydruk „Naliczania podstawy urlopu” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu

Podstawa ekwiwalentu liczona jest w inny sposób niż podstawy do chorobowego, zawartość zapisanych w bazie podstaw obliczeniowych nieco się różni. Jak już wspomniano, warunkiem pojawienia się podstawy ekwiwalentu jest zaznaczenie logu naliczania ekwiwalentu w Konfiguracji programu/ Płace/ Parametry. Aby można było zobaczyć formularz podstawy obliczeniowej ekwiwalentu należy na formularzu wypłaty naliczyć wypłatę typu Ekwiwalent za niewykorzystany urlop. Aby zobaczyć podstawę do ekwiwalentu obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu tego elementu wynagrodzenia otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Następnie, chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę    Podstawa obliczeniowa. Na formularzu podstawy ekwiwalentu będą wyświetlone następujące informacje:

• Nazwa wypłacanego elementu,
• Okres za jaki wypłacany jest ten element,
• Kwota do wypłaty,
• Symbol listy płac, na której się znajduje,
• Wartość godziny urlopu (ekwiwalentu) – wartość godziny ekwiwalentu, jaka została wyliczona przy liczeniu ekwiwalentu za urlop w wypłacie,
• Stawka wyliczona ze składników stałych (z bieżącego miesiąca) – kwota składników stałych z bieżącego miesiąca,
• Współczynnik ekwiwalentu – współczynnik, według którego ekwiwalent jest obliczany, wartość pobierana ze zdefiniowanego typu wypłaty „Ekwiwalent za urlop”,
• Składniki miesięczne uwzględnione z miesięcy – informacja, które miesiące zostały uwzględnione do obliczenia ekwiwalentu za urlop,
• Stawka wyliczona ze składników zmiennych (ze średniej) kwota policzona ze średniej,
• Składniki za dłuższe okresy wliczone z miesięcy – okres, z którego uwzględnione zostały do ekwiwalentu składniki za okresy dłuższe niż miesiąc,
• Średnia ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – średnia stawka wyliczona ze składników za okresy dłuższe niż miesiąc.

Z poziomu formularza podstawy urlopowej dostępna jest na pasku zadań ikona drukarki . Po wywołaniu dodatkowego menu drukarki (czarna strzałka obok ikony z drukarką) należy wybrać rodzaj „Naliczenie podstawy ekwiwalentu”. W programie dostępne są dwa rodzaje wydruku loga do ekwiwalentu – uproszczony i ze szczegółami.

Uwaga

Wydruk Naliczania podstawy ekwiwalentu można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza podstawy obliczeniowej.

Uwaga

Do podstawy ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wliczane są składniki okresowe, czyli składniki wypłacane co kilka miesięcy (co 2, 3, 4, 6, 12 m-cy) oraz nadgodziny (Dopłata do nadgodzin 50%, Dopłata do nadgodzin 100% oraz Dopłata do nadgodzin średniotygodn. 100%) w przypadku, gdy na kalendarzu przypisanym do pracownika ustawiony jest okres rozliczeniowy większy niż 1 miesiąc. Dodatki okresowe są wliczane do podstawy ekwiwalentu w wysokości, w jakiej został wypłacony dodatek na liście płac i dodatkowo w konfiguracji typu wypłaty ustawiono sposób wliczania do podstawy naliczania ekwiwalentu za czas urlopu różny od Nie wliczać.

Formularz podstawy obliczeniowej: urlop wychowawczy

Pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym mają finansowane z budżetu państwa składki na ubezpieczenie emerytalne-rentowe oraz ubezpieczenie zdrowotne. Podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne stanowi stała kwota 620 zł, odpowiadająca wysokości specjalnego zasiłku opiekuńczego przysługującego na podstawie przepisów o świadczeniach rodzinnych. Podstawę składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym rozpoczęła się nieobecność. Wprowadzając do programu nieobecność typu urlop wychowawczy i naliczając wypłatę, na formularzu wypłaty pojawi się element „zasiłek wychowawczy”. W tym elemencie zapisana jest podstawa, od której zostaną naliczone składki emerytalno-rentowe.

Uwaga

Podstawa składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana jako średnia z wypłat w przypadku, gdy dla pracownika w zapisie historycznym aktualnym na moment naliczania wypłaty nie jest uzupełniona kwota w polu Podstawa składek emerytalno-rentowych – średnia z 12 miesięcy przed urlopem.

Aby zobaczyć podstawę składek dla urlopu wychowawczego obliczoną przez program, należy edytować ten element wypłaty. Można to zrobić na dwa sposoby, po zaznaczeniu „zasiłku wychowawczego” otworzyć go przy pomocy  lub 2-krotnie klikając. Pojawi się okno z formularzem wypłaty tego składnika. Z tego poziomu można odczytać:

• Podstawę – pełna, miesięczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych pobrana z formularza danych kadrowych pracownika lub wyliczona jako średnia z wypłat,
• Podstawę składek E/R – faktyczna kwota podstawy składek emerytalno-rentowych. Jest to kwota pobrana z pola Podstawa, ewentualnie odpowiednio podwyższona do kwoty minimalnej lub obniżona do kwoty maksymalnej. Podstawa składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe nie może być wyższa niż kwota stanowiąca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalania kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek ani niższa niż 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia i niższa niż aktualnie obowiązujące minimalne wynagrodzenie ustalone proporcjonalnie do wymiaru etatu pracownika.

Chcąc uzyskać podstawę obliczeniową należy kliknąć na ikonę   Podstawa obliczeniowa. Formularz ten stosownie do obliczanego składnika zawiera informacje o:

• Nazwie wypłacanego elementu,
• Okresie, za jaki zostanie wypłacony,
• Symbolu listy płac, na której się znajduje,
• Kwocie podstawy wymiaru – kwota pobrana z kadr lub wyliczona z wypłat,
• Przepisaniu podstawy z poprzedniej nieobecności typu chorobowego – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa dla zasiłku wychowawczego nie była liczona, tylko pobrana z poprzedniego zasiłku. Podstawa jest przepisywana, jeśli przerwa między kolejnymi nieobecnościami typu urlop wychowawczy jest krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe.
• Podstawa pobrana z formularza pracownika – parametr będzie zaznaczony, jeśli podstawa zostanie pobrana z formularza pracownika z zakładki Ubezpieczenie cd.
• Podstawie wyliczonej z bieżącej wypłaty – parametr ten jest zaznaczony, jeśli podstawa zostanie naliczona z elementów z bieżącej wypłaty pracownika, w której jest naliczony zasiłek wychowawczy np. nie było wcześniejszych wypłat lub pracownik w okresie 12 miesięcy był nieobecny,
• Podstawie wyliczonej z poprzednich wypłat – jeżeli podstawa była liczona ze średniej – to wartości pojawią się w kolejnych polach,
• Okresie, z którego uwzględniono składniki miesięczne,
• Średniej ze składników miesięcznych – tj. kwocie podstawy bez dodatków okresowych,
• Składnikach za dłuższe okresy wyliczone z okresu – zakres miesięcy, z których wliczono dodatki okresowe do podstawy,
• Podstawie ze składników należnych za okresy dłuższe niż miesiąc – kwota podstawy z dodatków okresowych.

Z poziomu formularza podstawy obliczeniowej dla urlopu wychowawczego dostępna jest ikona drukarki   W celu wydrukowania loga dla urlopu wychowawczego należy rozwinąć dodatkowe menu i wybrać Naliczenie podstawy składek E-R dla urlopu wych. Dostępne są dwa rodzaje wydruku – uproszczony i szczegółowy.

Uwaga

Wydruk „Naliczanie podstawy składek E-R dla urlopu wych.” można zobaczyć po uprzednim zapisaniu wypłaty i ponownym wejściu do formularza wypłaty, a następnie do formularza podstawy obliczeniowej.

Zasady wliczania składników wynagrodzenia do podstawy składek emerytalno-rentowych dla urlopu wychowawczego:

• uwzględniamy wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy, o ile stanowiło podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie chorobowe.
• premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy miesięczne uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu urlopu wychowawczego w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym. W przypadku, gdy przysługują za okresy kwartalne wlicza się je do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy. Natomiast jeśli przysługują za okresy roczne uwzględnia się je w wysokości stanowiącej 1/12 kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym rozpoczął się urlop wychowawczy.
• jeżeli w okresie 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających rozpoczęcie urlopu wychowawczego pracownik nie otrzymał oskładkowanego wynagrodzenia (np. z powodu przebywania na urlopie macierzyńskim czy rodzicielskim), jako podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych przyjmuje się kwotę wynagrodzenia wynikającą z umowy o pracę
• przeciętne miesięczne wynagrodzenie ustala się przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego przez ubezpieczonego przez liczbę miesięcy, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte. W przypadku, gdy ubezpieczony rozpoczął korzystanie z urlopu wychowawczego przed upływem 12 miesięcy kalendarzowych zatrudnienia, należy uwzględniać wynagrodzenie uzyskane u danego płatnika składek za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.
• jeżeli w okresie, za który wynagrodzenie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych:
  • wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy,
  • przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad opisanych dalej, wynagrodzenie za miesiące, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Na równi z dniami, w których pracownik świadczył pracę, traktuje się dni urlopu wypoczynkowego i inne dni nieobecności w pracy, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• jeśli pracownik był zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, a więc miał zagwarantowane minimalne wynagrodzenie, to podstawa wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązująca kwota minimalnego wynagrodzenia. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, które w umowie o pracę miały zagwarantowaną kwotę minimalnego wynagrodzenia odpowiednio zmniejszoną proporcjonalnie do tego wymiaru, podstawę wymiaru składek z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym stanowi odpowiednio pomniejszona kwota aktualnego minimalnego wynagrodzenia, z tym że nie może być ona niższa niż 75 % minimalnego wynagrodzenia.
• zmiana wymiaru czasu pracy nie wpływa na zmianę zasad ustalania przeciętnego wynagrodzenia za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Nie stosuje się zasady wynikającej z art. 40 ustawy o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. To oznacza, że do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia należy przyjmować zarówno wynagrodzenie z okresu przed, jak i po zmianie wymiaru czasu pracy.

Sekcja Razem:

• Suma elementów wypłaty – suma wszystkich elementów wynagrodzenia, zarówno opodatkowanych jak i nie, w tym zasiłki ZUS,
• Składki ZUS pracownika – suma naliczonych w wypłacie składek na ubezpieczenia społeczne odprowadzanych przez pracownika,
• Koszty uzyskania (naliczone) – faktycznie uwzględnione w wypłacie koszty uzyskania. Dla odpowiednio niskich wypłat kwota naliczonych kosztów uzyskania może być niższa od kosztów nominalnych (przysługujących pracownikowi do rozliczenia w danym miesiącu). Naliczone w danej wypłacie koszty uzyskania nie mogą być większe niż suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia pomniejszona o składki ZUS pracownika,
• Zaliczka podatku wraz z ubezpieczeniem zdrowotnym – naliczona zaliczka podatku pomniejszona wyłącznie o należną pracownikowi ulgę podatkową (zaliczka podatku w rozbiciu na składkę na ubezpieczenie zdrowotne oraz zaliczkę podatku przekazywaną do urzędu skarbowego wykazywana jest na zakładce [Podatki]),
• Składki PPK pracownika – łączna suma składek podstawowej i dodatkowej pracownika odprowadzanych do wybranej Instytucji Finansowej w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych.

  Sekcja Opodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Wynagrodzenie zasadnicze – wynagrodzenie nominalne po pomniejszeniu z tytułu odnotowanych nieobecności, skorygowane o ewentualne odchyłki od przyjętej normy czasu pracy (w przypadku dodatniej odchyłki wynagrodzenie powiększone o iloczyn: wartość jednej godziny pracy x liczba nadgodzin). W wynagrodzeniu zasadniczym NIE są wykazywane dopłaty z tytułu rozliczenia nadgodzin). Dodatkowo w tym elemencie sumowany jest akord oraz wszystkie typy wypłat definiowane według algorytmu 13.
• Dodatki – suma opodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami (w tym wynagrodzenie za czas choroby),
• Potrącenia – suma opodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia niebędących zasiłkami, w tym spłaty udzielonych zaliczek,
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich oraz świadczeń rehabilitacyjnych,
• Zasiłki (opodatkowane, niebędące rozliczeniem nieobecności) zasiłki wyrównawcze
• Dodatki ZFŚS– świadczenie z funduszu socjalnego, które w konfiguracji ma zaznaczony parametr Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS wypłacone powyżej wartości rocznego limitu

  Sekcja Dopłaty do wynagrodzenia:

• Za pracę w nocy,
• Nadgodziny z dopłatą +50%, (wyłącznie same dopłaty, „podstawowa” część dodatku uwzględniona została w wynagrodzeniu zasadniczym) nadgodziny z dopłatą +100% (jak wyżej).

Uwaga

Nadgodziny wypłacane, co n-miesięcy, (gdy n>1) są wliczane do podstawy chorobowego jak dodatki okresowe, czyli w wysokości 1/12 wypłaconej kwoty.

Sekcja Nieopodatkowane elementy wynagrodzenia:

• Dodatki (bez zasiłków) – suma nieopodatkowanych, dodatnich elementów wynagrodzenia,
• Potrącenia (w tym spłaty udzielonych zaliczek) – suma nieopodatkowanych, ujemnych elementów wynagrodzenia (np. składki PKZP, składki PZU, spłata nieopodatkowanej zaliczki),
• Zasiłki (rozliczenie nieobecności) – suma zasiłków wychowawczych,
• Zasiłki – suma zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych,
• Dodatki ZFŚS – świadczenie z funduszu socjalnego, które w konfiguracji ma zaznaczony parametr Wliczaj do limitu zwolnienia z opodatkowania ZFŚS wypłacone poniżej wartości rocznego limitu
• Korekta zaliczki podatku z tytułu rozliczenia za ubiegły rok – suma elementów wykazywanych na PIT-4R.

  Sekcja Kwota do wypłaty:

• Razem – wartość netto wypłaty z podziałem na ROR i wypłatę gotówkową – kasa.

Schemat płatności w wypłacie   dostępny jest z każdej zakładki formularza wypłaty. Domyślnie wypełniany w oparciu o ustawienia zadeklarowane na formularzu danych kadrowych pracownika, z możliwością ręcznej edycji tych płatności bezpośrednio w wypłacie. Poszczególne kolumny na oknie Schemat płatności zawierają następujące informacje: Płatności dla pracownika:

• Termin – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty,
• Forma płatności – sposób zapłaty (np. gotówka, przelew, czek),
• Bank – nazwa banku, w którym pracownik ma rachunek,
• Nr konta bankowego (tylko dla płatności przelewowych),
• Odbiorca płatności,
• Kwota w PLN,
• Kwota w walucie,
• Waluta – domyślnie PLN. W przypadku przeliczenia wypłaty na inną walutę, zostanie zmieniona, zgodnie z modyfikacją użytkownika,
• Rozliczono – pojawi się napis „Rozliczono” w przypadku rozliczenia całej kwoty,
• Kwota rozliczona – w przypadku częściowego rozliczenia wypłaty, pojawi się informacja o kwocie, która została już rozliczona.

Płatności związane z zajęciem wynagrodzenia (Płace i Kadry Plus):

• Termin – domyślnie proponowany zgodnie z datą wypłaty,
• Forma płatności – sposób zapłaty(np. gotówka, przelew, czek),
• Bank – nazwa banku komornika,
• Nr konta bankowego (tylko dla płatności przelewowych),
• Odbiorca płatności,
• Kwota w PLN,
• Kwota w walucie,
• Waluta,
• Rozliczono – pojawi się napis „Rozliczono” w przypadku rozliczenia całej kwoty,
• Kwota rozliczona – w przypadku częściowego rozliczenia wypłaty, pojawi się informacja o kwocie, która została już rozliczona.

Na Liście płatności wypłaty jest dostępny parametr Ręczna korekta płatności w wypłacie – po jego zaznaczeniu program pozwala edytować płatność i zmodyfikować: formę płatności, odbiorcę płatności, bank i kwotę. Zaznaczony parametr informuje również o tym, że płatność nie została rozliczona zgodnie ze schematem zadeklarowanym w kadrach, tylko została zmodyfikowana na formularzu wypłaty. Jeżeli po ręcznej modyfikacji płatności wartość netto wypłaty nie zgadza się z kwotą zdefiniowanych płatności to pojawia się następujący komunikat przy zapisie formularza wypłaty: „Suma kwot płatności dokumentu nie zgadza się z kwotą na dokumencie. Różnica wynosi [xxx]”. Gdzie xxx to kwota niezgodności. W takim przypadku należy ponownie wejść do schematu i dokonać korekty wybranej płatności. Jeżeli chcielibyśmy przywrócić Schemat płatności na taki, jaki został zadeklarowany na formularzu danych kadrowych to należy:

• Usunąć znaczek w polu Ręczna korekta płatności w wypłacie,
• Zatwierdzić zmiany

Pod Listą płatności wypłaty znajdują się pola informacyjne, wyświetlane w walucie PLN i obcej, z podziałem na ROR i gotówkę:

• Suma płatności do wypłaty;
• Wartość netto wypłaty.

Każdorazowa modyfikacja wypłaty (dodawanie, usuwanie, zmiana elementów wypłaty) powoduje automatyczne przeliczenie kwot płatności, o ile nie zaznaczono parametru Ręczna korekta płatności w wypłacie. Przy zaznaczonym parametrze, w takim przypadku należy ręcznie skorygować płatności.

Zakładka [Podatki] zawiera szczegółową informację o danych podatkowych, w szczególności są to:

• Suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (łącznie z opodatkowanymi zasiłkami),
• Pomniejszenie o diety – wartość diet pomniejszająca podstawę opodatkowania kierowców międzynarodowych (Płace i Kadry z Plusem ),
• W tym przychód podlegający zwolnieniu z PIT – przychód, do którego było stosowane zwolnienie z podatku,
• Suma składek ZUS – pełna kwota składek naliczonych w wypłacie,
• W tym podlegające odliczeniu od podstawy opodat. – składki na ubezpieczenie społeczne od opodatkowanych elementów wypłaty, które pomniejszają podstawę opodatkowania, nie są wykazywane składki społeczne naliczone od elementów, od których było stosowane zwolnienie z podatku,
• Koszty uzyskania
  • Należne w miesiącu – wartość kosztów uzyskania przysługujących pracownikowi do odliczenia w danym miesiącu. Wielkość odczytana z danych kadrowych pracownika. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, dla każdej z nich koszty należne będą wyświetlane w identycznej wysokości,
  • Odliczone – koszty uzyskania faktycznie odliczone w danej wypłacie. W przypadku zrealizowania więcej niż jednej wypłaty, może okazać się, że całe koszty uzyskania zostały uwzględnione („wyczerpane”) w pierwszej z realizowanych wypłat,
  • Koszty uzyskania przychodu 50% z tytułu praw autorskich: Przychód 50% – w którym zapisywana jest pełna wartość uprawniająca do zastosowania 50% kosztów, która z kolei jest zliczana do deklaracji PIT-11 Podstawa 50% oraz Koszty 50%.
• Ulga dla pracowników (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach płac o rodzaju ‘Etat’, ‘Zaliczka brutto’, ‘Inne, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022)’- Ulga naliczana jest wypłatach naliczanych od 1.01.2022 roku za miesiące, w których pracownik etatowy uzyskał przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej i spółdzielczego stosunku pracy w wysokości wynoszącej od 5 701 zł do 11 141 zł
• Podstawa opodatkowania (bez zaokrągleń) – kwota stanowiąca podstawę naliczenia podatku bez zaokrągleń,
• Procent podatku – procent podatku, który został zastosowany przy wyliczaniu zaliczki podatku. Pole dostępne jedynie na formularzu wypłaty etatowej.
• Ulga podatkowa (Należna w miesiącu i Odliczona) – wartości ustalane na tych samych zasadach, co odpowiadające im koszty uzyskania,
• Naliczona zaliczka podatku –  zaliczka podatku (bez zaokrąglenia podatku),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego – zaokrąglona do 1,00zł kwota podatku przekazywana do urzędu skarbowego,

Uwaga

Od wersji 2022.2 zgodnie Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 7 stycznia 2022 r. w sprawie przedłużenia terminów poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych podczas naliczania wynagrodzenia ustalane są dwie kwoty zaliczki podatku: jedna według obowiązujących przepisów oraz druga zgodnie z zasadami obowiązującymi na 31.12.2021 r. Jeśli zaliczka ustalona na 31.12.2021 będzie niższa to ona zostanie pobrana z wynagrodzenia pracownika i będzie wyświetlana w polu Zaliczka podatku do urzędu skarbowego. Różnica pomiędzy zaliczką należną ustaloną według przepisów wynikających z Polskiego Ładu, a faktycznie pobraną z wynagrodzenia będzie czekała do pobrania z wynagrodzenia pracownika w kolejnych miesiącach. Kwota ta będzie wyświetlana na formularzu wypłaty w polu ‘Zaliczka podatku do rozliczenia w kolejnych miesiącach’. Kwota ta zostanie doliczona do zaliczki podatku w miesiącu, w którym kwota zaliczka od danego wynagrodzenia ustalona według obowiązujących przepisów będzie niższa niż zaliczka podatku na 31.12.2021r. Zaliczka podatku od naliczanego wynagrodzenia zostanie zwiększona, ale do kwoty nie większej niż wyniosłaby zaliczka podatku od tego wynagrodzenia na 31.12.2021. Kwota dodatkowo pobranej zaliczki zostanie wyświetlona w polu ‘w tym zaliczka podatku pobrana z poprzednich miesięcy’. W przypadku pracowników korzystających ze zwolnienia z PIT w miesiącu przekroczenia limitu zwolnienia zaliczka podatku zostanie wyliczona zgodnie z zasadami wynikającymi z Polskiego Ładu bez zastosowania przedłużenia terminu poboru zaliczki wynikającego z rozporządzenia z 7 stycznia 2022r

• • W tym zaliczka podatku pobrana z poprzednich miesięcy(pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022)– kwota niedopłaty zaliczki podatku z poprzednich miesięcy doliczona do zaliczki podatku w bieżącej wypłacie.
• Zaliczka podatku do rozliczenia w następnych miesiącach (pole widoczne w wypłatach naliczonych na listach, które mają ustawiony okres deklaracji od stycznia do lipca 2022) – różnica pomiędzy zaliczką należną ustaloną według przepisów wynikających z Polskiego Ładu, a faktycznie pobraną z wynagrodzenia ustaloną według zasad obowiązujących na 31.12.2021r.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona) – składka zdrowotna odliczona od podatku pracownika. Pole na formularzu wypłaty jest dostępne, gdy rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne odlicz. od przych. zwol- wykazywana jest składka zdrowotna odliczona od przychodu, do którego było stosowane zwolnienie z PIT dla młodych. W przypadku przychodów, od których podatek był liczony tylko od części wynagrodzenia ponieważ nastąpiło przekroczenie limitu zwolnienia z PIT składka zdrowotna odliczona od części przychodu, który podlegał zwolnieniu wyliczana jest jako różnica między kwotą składki odliczonej naliczonej od pełnego przychodu i kwotą składki zdrowotnej odliczonej od przychodu faktycznie opodatkowanego. Pole na formularzu wypłaty jest dostępne, gdy rok deklaracji jest nie późniejszy niż 2021.
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (pobrana) po stronie Płatnika – składka nie pomniejszająca wypłaty np. składki płacone od urlopów wychowawczych.

Na formularzu wypłaty pracownika na zakładkach: [Podatki], [Ubezpieczenie] po prawej stronie okna pojawia się pole Korekta podatku i ubezpieczeń . Użytkownik uzyska możliwość ręcznej korekty (zmiany) pól:

• Odliczone koszty uzyskania,
• Ulga dla pracowników
• Odliczona ulga podatkowa,
• Naliczona zaliczka podatku (do czasu funkcjonowania ograniczenia w poborze składki na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości naliczonej zaliczki podatku naliczona zaliczka podatku powinna być równa sumie zaliczki podatku przekazywanej do urzędu skarbowego i składki na ubezpieczenie zdrowotne),
• Zaliczka podatku do urzędu skarbowego,
• Składka na ubezpieczenie zdrowotne (odliczona).

Po zaznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń i wprowadzeniu ręcznych korekt program automatycznie przelicza pola, które zależą od tych zmodyfikowanych. Pola dotyczące składek i podatku, które zostały ręcznie skorygowane przez użytkownika są dodatkowo oznaczane. Na kolor czerwony są oznaczane pola, które zostały ręcznie zmodyfikowane, a na zielono pola, które zostały automatycznie przeliczone względem kwoty skorygowanej ręcznie (oznaczonej na czerwono). W wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia modyfikacja pól na jednym z kodów, powoduje oznaczenie jako modyfikowanych analogicznych pól również na drugim kodzie. Jeśli jest potrzeba skorygowania kwot zarówno na zakładce [Podatki], jak i na zakładce [Ubezpieczenia] w wypłacie z więcej niż jednym kodem tytułu ubezpieczenia, to korekta musi być wykonana najpierw na zakładce [Podatki]. Po wprowadzeniu zmian na zakładce [Ubezpieczenia], jest blokowana możliwość ponownej edycji kwot na zakładce [Podatki]. Ponowna korekta jest możliwa dopiero po odznaczeniu parametru Korekta podatku i ubezpieczeń (czyli przywróceniu automatycznych wyliczeń) i ponownym jego zaznaczeniu.

Uwaga

 Zaznaczenie opcji Korekta podatku i ubezpieczeń na formularzu wypłaty skutkuje wyświetleniem na liście Wypłaty pracowników ikony  w kolumnie Korekta składek. 

Podatek od umów cywilnoprawnych

Od wersji 2014.5.1 podatek od umów cywilnoprawnych, zależnie od ustawienia parametru w konfiguracji Podatek dla zleceniobiorców zaokrąglany łącznie dla wypłat z tą samą pozycją PIT, można liczyć  łącznie lub oddzielnie dla elementów wypłaty naliczonych na liście płac typu Umowa. Działanie parametru:

• Parametr zaznaczony:
  • dla wypłat umów cywilnoprawnych oraz dodatkowych elementów wynagrodzenia, liczonych na tej samej liście płac, zaliczka podatku jest uzgadniana i zaokrąglana łącznie dla wszystkich przychodów naliczanych na danej liście płac. Uzgadnianie zaliczki podatku jest wykonane dla elementów, które mają ustawioną taką samą pozycję na deklaracji PIT i procent podatku. Podczas naliczania wypłaty na tej samej liście płac, zawierającej składniki mające ustawiony różny procent podatku parametr nie może być zaznaczony. Przy próbie naliczenia takiej wypłaty pojawia się odpowiedni komunikat
  • dla wypłat liczonych na oddzielnych listach płac typu Umowa zaliczka podatku jest zaokrąglana dla każdej z wypłat oddzielnie.
• Parametr niezaznaczony – zaliczka podatku liczona jest oddzielnie dla każdej wypłaty, bez względu czy naliczana jest na jednej liście płac czy na kilku, program działa tak, jak w wersjach wcześniejszych niż 2014.5.1.

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania:

• Zaliczek brutto (opodatkowanych, oskładkowanych),
• Jak i zaliczek netto (nieopodatkowane, nieoskładkowanych).

Zasady naliczania są analogiczne jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że zaliczki muszą być związane z odpowiednią listą płac zaliczek i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych. Udzielenie zaliczki brutto/netto:

• Należy z menu Płace i Kadry wybrać Listy płac, następnie klawiszem <INS> lub ikoną plusa otworzyć nowy formularz listy płac.
• Wybrać symbol listy. Dla zaliczek zostały predefiniowane dwa symbole: ZB – zaliczki brutto, z – zaliczki netto.
• Zależnie od wybranego symbolu listy płac (ZB lub Z) podpowie się odpowiedni rodzaj listy płac (Zaliczka brutto/netto).

• W oknie Wypłaty pracowników należy wybrać listę płac zaliczkową, naliczając wypłatę podnosi się pusty formularz. Na formularzu wypłaty na zakładce [Elementy wypłaty] za pomocą klawisza <INSERT> lub ikoną plusa dodać zaliczkę i uzupełnić pole Wartość (kwotę udzielonej zaliczki brutto/netto), a następnie zapisać wprowadzone zmiany.

Kwota udzielonej zaliczki brutto/netto zapamiętana jest w programie jako kwota do spłaty do tej zaliczki.

Informacja

Spłata zaliczki brutto/netto automatycznie generowana jest tylko w wypłacie o rodzaju etat. Rozpoczęcie spłat zaliczki brutto/netto następuje na liście płac mającej datę wypłaty co najmniej 1 dzień późniejszą niż data wypłaty na liście płac, na której wypłacono daną zaliczkę.

Spłata zaliczki brutto/netto zostaje ograniczona do kwoty, jaką można potrącić w wyliczanej wypłacie. Jeśli wypłacona zaliczka brutto/netto przekracza kwotę spłaty, będzie ona potrącana w kolejnych wypłatach, aż do jej całkowitego rozliczenia.

Informacja

Kwota spłaty zaliczki brutto generowanej automatycznie w wypłacie etatowej ograniczona jest do wysokości sumy elementów wypłaty zdefiniowanych jako opodatkowane, oskładkowane i „wpływające na kwotę do wypłaty”. Może się zdarzyć, że w wypłacie etatowej nie nastąpi automatyczna spłata zaliczki brutto, na przykład w sytuacji, gdy przez cały miesiąc pracownik jest na zwolnieniu lekarskim i wypłacono mu jedynie wynagrodzenie chorobowe/zasiłek chorobowy (są to elementy opodatkowane, ale nieoskładkowane).

Pole z kwotą spłaty podlega edycji. Ponadto, w programie możliwe jest indywidualne dodanie na listę płac (etat lub inna) elementu wypłaty Spłata zaliczki brutto/ Spłata zaliczki. W przypadku, gdy kwota dodawanej ręcznie spłaty byłaby większa od sumy dodatnich elementów wypłaty (w przypadku zaliczki brutto – opodatkowanych i oskładkowane), pojawi się na zapisie komunikat: Lista wszystkich niespłaconych zaliczek brutto/netto związanych z danym pracownikiem dostępna jest na górnej belce z poziomu formularza danych kadrowych pracownika jak i z poziomu formularza wypłaty zaliczki brutto/netto pod klawiszem . Lista składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej zaliczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe] (elementy wypłaty) – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Korekty wypłat dla zaliczek brutto – istnieje możliwość anulowania i korygowania wypłat dla list płac Zaliczka brutto. Wypłata zaliczki brutto może być anulowana tylko wtedy, gdy nie ma do niej naliczonych żadnych spłat w wypłatach o statusie innym niż Anulowana. W praktyce, wymaga to anulowania (lub usunięcia) najpierw wszystkich wypłat pracownika ze spłatami zaliczki brutto, a dopiero w kolejnym kroku można anulować samą wypłatę zaliczki brutto. Wydruki Dostępne są następujące wydruki, które dotyczą niespłaconych zaliczek:

• Raport zaliczek brutto dostępny z listy pracowników,
• Raport zaliczek netto dostępny z listy pracowników,
• Zaliczki brutto pracownika z poziomu formularza danych kadrowych pracownika,
• Zaliczki netto pracownika z formularza danych kadrowych.

W programie istnieje możliwość udzielania i rozliczania pożyczek pracowniczych. Zasady naliczania są analogiczne, jak dla pozostałych wypłat (etaty czy inne wypłaty). Należy pamiętać, że pożyczki muszą być związane z listą płac Pożyczka i nie mogą być przypięte do np. listy wypłat etatowych.

Chcąc wypłacić pracownikowi pożyczki, należy:

• Z menu Płace i Kadry wybieramy Listy płac, dodajemy nową listę płac typu Pożyczka,
• Po zdefiniowaniu listy płac Pożyczka, należy przejść do wypłat pracowników <CTRL>+<L> i wybrać listę pożyczek wcześniej zdefiniowaną (pod przyciskiem Listy płac),
• Będąc w formularzu wypłaty, należy przejść na zakładkę [Elementy wypłaty] i za pomocą ikony plusa lub <INSERT> albo polecenia Dodaj z menu kontekstowego wywoływanego prawym klawiszem myszki dodać pożyczkę i uzupełnić następujące pola:
  • Typ – można wybrać standardowy typ wypłaty Pożyczka, ale jeśli w konfiguracji użytkownik prawidłowo zdefiniuje własną pożyczkę, będzie ją można wybrać z listy pod przyciskiem Typ,
  • Wartość pożyczki udzielonej pracownikowi,
  • Wysokość miesięcznej raty,
  • Kwota odsetek obliczona dla każdej raty miesięcznej.
• Po uzupełnieniu formularza elementu wypłaty należy wypłatę zapisać.

Informacja

Odsetki naliczane są do każdej raty pożyczki, – jeżeli w miesiącu zostaną policzone dwie spłaty pożyczki, to również policzą się dwa razy odsetki, do każdej spłaty osobno.

Kolejnym krokiem jest zamknięcie listy pożyczek. Lista pożyczek, która nie zostanie zamknięta zablokuje możliwość naliczania pracownikowi innych wypłat (inna lista) wchodzących do tego samego miesiąca deklaracji. Jeżeli do danej pożyczki zostały już naliczone spłaty, to program blokuje kasowanie pożyczki oraz modyfikację wypłaconej pożyczki oraz rat. Rozliczenie wypłaconej pożyczki następuje automatycznie w kolejnych wypłatach etatowych i w wypłacanych umowach cywilnoprawnych, zgodnie z zadeklarowaną kwotą rat, aż do momentu spłacenia całej kwoty pożyczki. Data udzielenia pożyczki jest to data wypłaty odczytana z formularza listy płac pożyczkowej. Rozpoczęcie spłat pożyczki następuje w wypłatach, których data wypłaty na formularzu listy płac jest późniejsza niż data wypłaty pożyczki. Jeśli pracownik ma jednocześnie zawartą jakąś umowę cywilnoprawną to spłata pożyczki pojawia się automatycznie na naliczanych listach płac typu Etat i Umowa. W sytuacji, gdy spłata ma się pojawiać tylko na wypłatach etatowych to należy w Konfiguracji/ Firma/ Płace/ Parametry/ Spłaty pożyczek zaznaczyć parametr Nie generuj spłaty pożyczki na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych [√].

Informacja

W Start /Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry/Spłaty pożyczek dostępne są parametry wpływające na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki:

• Ogranicz spłatę pożyczki w wypłacie etatowej do kwoty netto do wypłaty – parametr umożliwia ograniczenie kwoty spłaty pożyczki do kwoty netto wypłaty. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.
• Spłaty pożyczek doliczane po ograniczeniu potrąceń – parametr wpływa na wyliczenie kwoty spłaty pożyczki w przypadku, gdy pracownik ma zajęcie wynagrodzenia. Zaznaczenie parametru powoduje, że spłaty pożyczek zarówno rata kapitałowa jak i odsetki będą liczone dopiero po wyliczeniu potrąceń według grup ograniczeń. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.

Jeżeli pożyczkobiorca chce w jednej wypłacie spłacić kilka rat lub kwotę większą od wartości jednej raty z odsetkami, to należy dodać w wypłacie drugi typ wypłaty o nazwie Spłata pożyczki i uzupełnić jego wartość. Może się zdarzyć, że pracownikowi udzielono kilku pożyczek, dla których stworzono odrębne listy płac typu Pożyczka. Na formularzu wypłaty pracownika można dodać przyciskiem plusa lub INS kolejną pozycję „spłata pożyczki” i wybrać, której pożyczki dotyczy ta spłata. W tym celu należy rozwinąć Listę pożyczek i wybrać pożyczkę, do której generowana będzie spłata. Z poziomu Kadr, po otwarciu formularza danych kadrowych pracownika, po wybraniu Pożyczki z menu dostępnych opcji przy ikonie  widoczna jest Lista wszystkich niespłaconych pożyczek związanych z danym pracownikiem. Lista ta zbudowana jest z 4 kolumn, w których wyświetlane są informacje o nazwie, dacie przyznania, wartości pożyczki i kwocie, jaką już spłacono. W programie dostępna jest również lista spłat zaliczek/pożyczek, która dostępna jest po wejściu do formularza wypłaty pożyczki (Płace/ Lista pożyczek/ Formularz wypłaty) na górnej belce okna. Lista ta składa się z 2 zakładek:

• [Ogólne] – wyświetlane są tutaj informacje o kolejnych spłatach danej pożyczki: numer i okres listy płac, w której dokonano kolejnej spłaty, wartość netto (kwota do wypłaty) uwzględniająca potrącenie i wartość spłaty.
• [Szczegółowe (elementy wypłaty)] – lista elementów wypłaty, jakie znalazły się na poszczególnych listach.

Informacja

W spłacie kapitału uwzględniane jest zaniechanie.

Zaniechanie pożyczki Przy dodawaniu zaniechania do pożyczki podpowiadana jest kwota pozostająca do spłaty, uwzględniająca spłacone raty pożyczki zapisane w wypłatach. Chcąc wykonać zaniechanie udzielonej pożyczki należy:

• Na formularzu wypłaty dodać element wypłaty Zaniechanie pożyczki, pojawi się formularz elementu wypłaty zaniechania.
• W polu Lista pożyczek należy wybrać pożyczkę, której dotyczy zaniechanie.
• Wartość – podpowie się kwota pozostająca do spłaty. Należy ją odpowiednio skorygować, jeśli wartość zaniechania ma być inna.

Proponowana kwota nie uwzględnia natomiast spłaty z bieżącej wypłaty, jeśli zaniechanie jest dodawane w trakcie naliczania wypłaty. Zaniechanie w bieżącej wypłacie zawierającej spłatę raty kapitałowej podpowie się z uwzględnieniem tej raty, jeśli po naliczeniu wypłaty zostanie ona zapisana bez dodania zaniechania, a następnie ponownie edytujemy formularz i dopiero wówczas dodamy zaniechanie.

Wskazówka

W przypadku wypłacania pożyczek udzielonych w PKZP (moduł Płace i Kadry Plus) kwota udzielanej pożyczki, wysokość raty i odsetek nie są edytowalne w wypłacie pożyczki – bo zarówno wartość pożyczki jak i harmonogram spłat tworzone są na liście PKZP.

  Funkcjonalność pozwala na zwiększenie wydajności na dużych bazach, z wypłatami naliczonymi za kilka lat. Funkcja archiwizacji wypłat dostępna jest na liście pracowników w Kadrach, po rozwinięciu opcji Inne  dostępnej na pasku narzędziowym. Archiwizacja wypłat możliwa jest do wykonania przez operatora posiadającego status administratora i nie mającego ustawionej blokady Dostęp do kadr bez danych płacowych. Archiwizować można wypłaty zamknięte lub zaksięgowane. W przypadku braku wypłat, które można zarchiwizować w danym okresie w logu wyświetlany jest komunikat: Imię i nazwisko: nie posiada zamkniętych wypłat do archiwizacji w danym okresie. Wypłaty o statusie Archiwalna nie są uwzględniane przy liczeniu bieżących wypłat. Dla poprawności wyliczania bieżących wypłat konieczne jest, by nie były zarchiwizowane wypłaty uwzględniane do wyliczenia kwot w bieżących wypłatach. Z tego względu nie można zmieniać statusu na Archiwalne wypłat:

• dla wszystkich: z okresu do półtora roku wstecz w stosunku do miesiąca za który będą dopiero naliczane wypłaty, ze względu na liczenie średniej do podstaw zasiłków chorobowych,
• dla pracowników mających niespłacone pożyczki, z okresu obejmującego wypłatę pożyczki i dotychczasowe spłaty do niej (będzie je można zarchiwizować, gdy pożyczka zostanie całkowicie spłacona),
• w przypadku liczenia dodatków wg algorytmu 12 z wykorzystaniem wzorców płacowych – wypłaty z tylu poprzednich miesięcy, z ilu mają być uwzględniane.

Po uruchomieniu ikony Archiwizacja wypłat  możliwe są do wyboru dwie opcje Archiwizuj wypłaty i Przywróć wypłaty z archiwum oraz wskazanie zakresu miesięcy, za które chcemy wykonać daną operację. Archiwizacji podlegają wypłaty naliczone na listach płac mających miesiąc deklaracji z podanego zakresu – istotny jest miesiąc deklaracji, a nie okres Od – Do za jaki naliczono wypłaty.

Wypłaty o statusie archiwalna i listy płac z wypłatami archiwalnymi są oznaczone za pomocą specjalnej ikony  w kolumnie Archiwalna/e, która jest domyślnie ukryta.

Zakładka [Ubezpieczenia] zawiera szczegółową informację o podstawach naliczania składek ZUS oraz naliczonych składkach (finansowanych zarówno ze środków pracownika jak i pracodawcy), w szczególności są to:

• Kod tytułu ubezpieczenia
• Podstawa naliczania składki:
  • Emerytalnej (w przypadku przekroczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podstawa zostanie automatycznie odpowiednio pomniejszona (wyzerowana)),
  • Rentowej (jak wyżej),
  • Chorobowej,
  • Wypadkowej,
  • FP (Fundusz Pracy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych),
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych),
  • Zdrowotnej (na ubezpieczenie zdrowotne).
  • W tym opodat. (podstawa, od której została naliczona składka zdrowotna odliczona)
• Składki na ubezpieczenie:
  • Emerytalna (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Rentowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Chorobowa (wyłącznie dla pracownika),
  • Wypadkowa (wyłącznie dla pracodawcy),
  • Suma składek ZUS płaconych ze środków pracownika,
  • FP (Fundusz Pracy) zawsze po stronie Płatnika (pracodawcy),
  • FGŚP (Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) – po stronie Płatnika,
  • FEP (Fundusz Emerytur Pomostowych) – po stronie Płatnika,
  • Zdrowotna (pob.) – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika,
  • Zdrowotna (pob.) po stronie Płatnika – składka właściciela, składki płacone np. od urlopów wychowawczych,
  • Zdrowotnej – składka zdrowotna odliczona od dochodu pracownika.
• Pracownicze Plany Kapitałowe
  • Podstawa naliczenia składki PPK,
  • Składka podstawowa (dla pracownika, dla pracodawcy),
  • Składka dodatkowa (dla pracownika, dla pracodawcy).

– Kalkulator wynagrodzeń – narzędzie pomocne do wyliczania kwoty brutto od podanej kwoty netto lub kwoty netto od podanej wartości brutto dla pracownika etatowego i zleceniobiorcy. Jest dostępny także z poziomu formularza wypłaty. – Dane pracownika – możliwość podglądu danych z zapisu historycznego pracownika aktualnego na moment liczenia wypłaty. Formularz ten wywołuje klawisz , przycisk <INSERT>. Ze względu na dużą ilość informacji związanych z wypłatą został on podzielony tematycznie na cztery zakładki

• Ogólne
• Elementy wypłaty
• Podatki
• Ubezpieczenie 

• Zmiana formy opodatkowania od stycznia 2022 – parametr ustawiany przez użytkownika. Powinien zostać zaznaczony w przypadku zmiany podatku liniowego lub ryczałtu na opodatkowanie według skali z mocą wsteczną od 1 stycznia 2022 r.
• Zmiana formy opodatkowania od lipca 2022 – parametr zaznacza się automatycznie, jeśli w zapisie historycznym właściciela aktualnym na dzień 30 czerwca 2022 r., na zakładce [6. Ubezpieczenie (zdrow.)], jest zaznaczony parametr Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, a w zapisie historycznym aktualnym na dzień 01 lipca 2022 r. – Zasady ogólne – podatek według skali.