Rezerwacje odbiorcy

Lista Rezerwacji odbiorcy

Co należy wiedzieć o rezerwacjach?

Rezerwacje Odbiorcy to funkcja w programie, która pozwala na zarezerwowanie towaru dla kontrahenta. Nie powoduje ona „zdjęcia” towaru z magazynu, a jedynie pomniejszenie ilości dostępnej do sprzedaży. W programie rozróżniamy dwa rodzaje rezerwacji: Rezerwacja terminowa powoduje zarezerwowanie towaru w określonym przedziale czasu. Przedział ten określony jest przez datę wystawienia rezerwacji i termin rezerwacji. Towary z przeterminowanych rezerwacji zostają odblokowane, czyli zwiększają ilość dostępną towaru. Rezerwacja bezterminowa wynika z wystawionych Faktur Sprzedaży i Paragonów. Dokument handlowy rezerwuje towar jeśli: 
  • dla dokumentu w Konfiguracji firmy/ Magazyn/ Inicjacja dokumentu: inicjowanie dokumentu zaznaczony jest parametr rezerwacja.
  • jeśli parametr jest zaznaczony rezerwacja pojawia się niezależnie od tego czy dokumenty sprzedaży są zatwierdzone na stałe czy do bufora.
Rezerwacja zostaje skasowana w chwili skojarzenia dokumentu handlowego z magazynowym (na podstawie Faktury/ Paragonu powstaje dokument WZ).
Uwaga
Zatwierdzonego dokumentu RO nie można korygować. W takim przypadku konieczne jest jego anulowanie i ponowne wystawienie.

Lista Rezerwacji Odbiorcy

Lista zawiera wszystkie dokumenty rezerwacji. Zasady obsługi są podobne jak na innych listach dokumentów i zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. Standardowo lista rezerwacji składa się z kolumn: Numer dokumentu – numer dokumentu rezerwacji. Kasując dokument może powstać luka w numeracji i można ją uzupełnić poprzez ‘ręczne’ wpisanie numeru na formularzu dokumentu. S (status) – pozwala na określeniu stanu danej rezerwacji. Jeśli w polu wyświetla się:
  • Zrealizowano: dokument w całości został przekształcony do dokumentów wynikowych (zasady przekształceń do dokumentów wynikowych opisane zostały w rozdziale Przekształcanie RO do FS/PA/WZ)
  • W realizacji: dokument, w którym część towaru została przeniesiona na dokumenty wynikowe
  • Zamknięto: dokument niezrealizowany, zrealizowany częściowo lub też zrealizowany całkowicie, który nie będzie realizowany i uzyskał status „Zamknięty” (zamykanie dokumentów RO opisane zostało w dalszej części rozdziału).
  • PF – dla niezrealizowanych RO powiązanych z Fakturą proforma.
  • Anulowano oznacza, że dokument został anulowany,
  • Dla niezrealizowanych RO niepowiązanych z FPF pole „Status” jest puste.
Termin rezerwacji – jest to data, do kiedy dana rezerwacja obowiązuje. Data ta ma wpływ na wyliczanie ilości towaru w danym dniu. Termin rezerwacji kontrolowany jest w stosunku do daty systemowej. Znak  umieszczony obok daty oznacza rezerwacje przeterminowane, Magazyn – symbol magazynu, którego dotyczy rezerwacja, Kontrahent – nazwa kontrahenta, który dokonał rezerwacji, NIP – numer NIP kontrahenta, Miasto – miasto pochodzenia kontrahenta, Netto – wartość netto wynikająca z rezerwacji, Brutto – wartość brutto dokumentu, Na liście znajduje się sekcja Rodzaj, w której użytkownik może zaznaczyć jedną z następujących opcji:
  • Wszystkie: wszystkie RO, które spełniają pozostałe warunki filtra, łącznie z dokumentami anulowanymi
  • Zrealizowano: wszystkie całkowicie przekształcone lub zamknięte
  • Do realizacji: nieprzekształcone oraz przekształcone częściowo
Parametr Przeterminowane Pod sekcją Rodzaj znajduje się parametr Przeterminowane. Jeśli zostanie on włączony, wyświetlane będą wszystkie rezerwacje, bez względu na to czy są przeterminowane czy nie. W przeciwnym wypadku, jeśli wyłączymy ten parametr, na liście pominięte zostaną przeterminowane dokumenty. Domyślnie parametr jest zaznaczony. Istnieje możliwość filtrowania dokumentów ze względu na daty wystawienia, jak też terminy rezerwacji. Data wystawienia od-do oraz Termin rezerwacji od-do: Zaznaczenie jednego z parametrów i określenie zakresu dat umożliwi wyfiltrowanie tych dokumentów, których data wystawienia lub termin rezerwacji mieści się pomiędzy wybranymi zakresami. Jeśli zostaną zaznaczone parametry przy dacie wystawienia i terminie rezerwacji jednocześnie, wówczas dokumenty muszą spełniać obydwa warunki zakresów dat. Oprócz standardowych przycisków, na liście rezerwacji znajdują się przyciski umożliwiające przekształcanie rezerwacji do dokumentów wynikowych (FPF, FS, PA, WZ, RW, MM) lub utworzenie na ich podstawie dokumentów ZD lub PWP.  Przekształcenie do Faktury – funkcja programu pozwala na przekształcenie wybranych rezerwacji do Faktury Sprzedaży. Funkcja ta dotyczy tylko zatwierdzonych rezerwacji.  Przekształcenie do Paragonu – wykonuje się po zaznaczeniu wybranych rezerwacji. Do Paragonu można przekształcić tylko zatwierdzoną rezerwację, wyliczoną algorytmem od brutto.  Przekształcenie do Faktury proforma – funkcja pozwala zaznaczyć na liście kilka RO i przekształcić je do jednej Faktury proforma. FPF jest edytowalna tylko częściowo – daty, numer, termin, rabat, ceny. Nie można zmieniać ilości czy też dodawać nowych pozycji, zmieniać Kontrahenta.  Przekształcenie do WZ – funkcja umożliwia utworzenie dokumentu WZ na podstawie wcześniejszej rezerwacji towaru. Należy jednak pamiętać, że dokument WZ powoduje od razu zdjęcie towaru z magazynu – aby przekształcenie powiodło się, w magazynie musi być odpowiednia ilość towaru.  Przekształcenie do Rozchodu Wewnętrznego – funkcja pozwala na wydanie z magazynu towaru, zarezerwowanego np. na wewnętrzne potrzeby przedsiębiorstwa. Ponieważ wartość towarów na RW wyliczana jest zgodnie z rzeczywistym rozchodem, w przypadku tego przekształcenia ceny wprowadzone na RO nie mają znaczenia.  Przekształcenie do Przesunięcia Międzymagazynowego – aby użytkownicy programu mogli zarezerwować towar wewnątrz firmy na potrzeby innego magazynu lub oddziału, w programie możliwe jest tworzenie Rezerwacji Wewnętrznych, a następnie przekształcenie ich do MM. Operacja taka jest dostępna na liście Rezerwacji Odbiorcy pod przyciskiem  oraz w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Na formularzu RO w prawym górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Wartość towarów na MM jest wyliczana zgodnie z rzeczywistą wartością tego przesunięcia. Przesunięcie Międzymagazynowe realizuje Rezerwacje na zasadach analogicznych, jak w przypadku przekształcenia RO do innych dokumentów. Do Przesunięcia Międzymagazynowego można przekształcać wyłącznie rezerwacje oznaczone jako Rezerwacja wewnętrzna. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.
Uwaga
Do RW i MM nie można przekształcić Rezerwacji wystawionych na różne magazyny. Ponieważ dokumenty RW i MM wystawiane są według rzeczywistych kosztów towarów, możliwe jest wygenerowanie tych dokumentów z RO wystawionych w różnych walutach.
 Przekształcenie do ZD – na podstawie jednej lub kilku rezerwacji można utworzyć dokument zamawiający towar u dostawcy. Istnieje również możliwość przekształcenia Rezerwacji odbiorcy zapisanej w buforze do ZD. Zasady zostały dokładniej opisane w rozdziale poświęconym dokumentom skojarzonym.  Przekształcenie do PWP – na podstawie rezerwacji można utworzyć dokument produkcyjny PWP. Na PWP zostaną przeniesione tylko produkty złożone z rezerwacji. Przy przekształcaniu do ZD/PWP, ilości mogą być przenoszone w całości z dokumentu RO lub tylko ilości pozostające do realizacji, w zależności od wyboru opcji na całość/na różnicę. Opcje dostępne są po rozwinięciu przycisku strzałki  znajdującej się obok przycisku przekształcenia do ZD/PWP.  – Utwórz /pokaż awizo wysyłki – funkcjonalność dostępna tylko dla Klientów posiadających wykupioną opcję współpracy z Comarch EDI. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji.  – import zamówienia z Comarch EDI. Przycisk pojawia się tylko w sytuacji, gdy Użytkownik posiada wykupioną opcję współpracy z Comarch EDI. Opis funkcji znajduje się w odrębnej instrukcji. – Operacje seryjne umożliwiające:
  • dodawanie/ usuwanie/ zmianę atrybutów dokumentu,
  • zmianę kategorii dokumentu,
  • zmianę statusu płatności i dostawy w Comarch e-Sklep,
  • przekształcenie dokumentu do Faktury Sprzedaży, Paragonu, Wydania Zewnętrznego lub zgodnie z zamówieniem złożonym w Comarch e-Sklep
  • zrealizowanie zamówienia.
  Więcej informacji na ten temat jest dostępnych w artykule Operacje seryjne. – OCR – Optyczne Rozpoznanie Znaków (ang. Optical Character Recognition) to usługa, która umożliwia wczytywanie Przyjęć Zewnętrznych na podstawie skanów i zdjęć dokumentów. Opis funkcji znajduje się w artykule Usługa Comarch OCR dla Przyjęć zewnętrznych. Zasady przekształcania RO do FS/PA/WZ zostały opisane w rozdziale Przekształcanie RO do FS/PA/WZ. Natomiast zasady przekształcania RO do FPF znajdują się w rozdziale Przekształcanie RO do Faktury proforma. Przy przekształcaniu RO do dokumentów handlowych bądź magazynowych można wskazać konkretne dokumenty RO poprzez zaznaczenie na liście, a następnie wybrać jedną z opcji: FS, PA, WZ. Żeby możliwe było przekształcenie kilku dokumentów RO do jednego dokumentu wynikowego, muszą być spełnione warunki, opisane w rozdziale Edycja dokumentu wynikowego. Po zmianie ilości na dokumencie wynikowym, pozostała część towaru przywracana jest na dokument rezerwacji. Jeśli podczas edycji dokumentu wynikowego ilości na pozycjach są:
  • zmienione na większe lub dodane nowe pozycje towarowe– wówczas nie ma to wpływu na rezerwacje na dokumencie RO.
  • zmniejszone – pozostała ilość wraca na dokument RO.
W przypadku, gdy podczas edycji usuniemy jakąś pozycję, wtedy cała ilość zarezerwowana wraca na dokument rezerwacji. Anulowanie i usuwanie dokumentów wynikowych Po anulowaniu dokumentu wynikowego towary, które były pobrane na  ten dokument, mogą wrócić na RO. Tutaj należy rozpatrzyć dwa przypadki:
  • jeśli RO ma status Zamknięto, wówczas na formularzu dokumentu RO w kolumnie „Zrealizowano” ilość zostanie zmniejszona o ilość towaru z dokumentu anulowanego. Jednak jest to tylko wartość informacyjna ponieważ dokumenty zamknięte nie wpływają na rezerwacje na liście zasobów tak więc anulowany dokument wynikowy również nie będzie miał wpływu na rezerwacje na zasobach
  • jeśli RO nie zostały jeszcze zamknięte, wówczas anulowanie dokumentu wynikowego spowoduje zwrócenie rezerwacji na dokument źródłowy. Zostanie to odnotowane w kolumnach Zrealizowano i Pozostaje. Fakt ten będzie miał również wpływ na ilość towaru zarezerwowanego na liście zasobów.
Uwaga
Jeśli chcemy anulować dokument RO, należy wcześniej anulować lub usunąć wszystkie dokumenty wynikowe, powiązane z tym RO.
Powiązania pomiędzy RO a dokumentami wynikowymi Z jednego dokumentu RO można wygenerować wiele dokumentów wynikowych, jak również wiele RO może być przekształcanych do jednego dokumentu wynikowego. Każdy element dokumentu RO może występować na wielu dokumentach wynikowych oraz ten sam towar występujący na wielu RO może występować na jednym dokumencie wynikowym. Informacje o tym, które towary zostały już przeniesione na dokumenty wynikowe a które są jeszcze rezerwowane są widoczne dla poszczególnych elementów na dokumencie w kolumnach „Zrealizowano” i „Pozostaje”. Natomiast powiązania obustronne widoczne są na formularzach dokumentów powiązanych na zakładce [Dokumenty].

Funkcja zamykania rezerwacji

Często zdarza się tak, że rezerwacja nie jest realizowana lub jest realizowana tylko częściowo. Dlatego istnieje możliwość zamknięcia RO, które już nie będą realizowane. Opcja zamknięcia RO dostępna jest z poziomu menu kontekstowego, wywoływanego po kliknięciu prawym klawiszem myszy na liście dokumentów (dostępna również z poziomu okna sprzedaży dedykowanej na zakładce [Rezerwacje]). Wykonanie tej operacji dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów z listy. Po zaznaczeniu opcji Zamknij, dokument otrzymuje status Zamknięto (widoczny w kolumnie Status) i nie można mu przywrócić aktywności. Dokument zamknięty nie wpływa na rezerwacje na magazynie. Po wybraniu opcji pojawi się pytanie: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty? Tak/Nie. Opcja Tak  spowoduje operację ustawienia statusu Zamknięto  na zaznaczonych dokumentach. Po przeprowadzeniu operacji wyświetlony zostanie komunikat informujący, które dokumenty zamknięto a dla których operacja nie była możliwa. Dokumentów zamkniętych lub zrealizowanych nie można przekształcić do innych dokumentów, podczas próby przekształcenia otrzymamy komunikat: Błąd agregowania dokumentów. Rezerwacja odbiorcy jest przekształcona całkowicie lub została zamknięta. Poniżej opcji Zamknij w menu znajduje się opcja Zamknij i wygeneruj RO różnicowe. Funkcja ta pozwoli podczas zamykania dokumentu, na wygenerowanie dokumentu RO różnicowego, zawierającego tylko pozycje i ilości niezrealizowane, pochodzące z dokumentu źródłowego. Opcja działa dla dokumentów zaznaczonych i może być generowana dla wielu RO – tworzy się również wiele różnicowych. Po wybraniu dokumentów i uruchomieniu funkcji pojawia się komunikat: Czy zamknąć zaznaczone dokumenty i wygenerować dokumenty różnicowe do nich? TAK/NIE Jeśli zatwierdzimy komunikat, wówczas wygenerowane zostaną dokumenty RO/ZD różnicowe w buforze, każdy z nich powiązany z dokumentem źródłowym. Wszystkie dane, takie jak data, termin, numer zamówienia, kontrahent, warunki płatności, przenoszone są z dokumentu źródłowego.

Formularz rezerwacji odbiorcy

Formularz rezerwacji odbiorcy, który pojawia się po wciśnięciu przycisku lub klawisza <INS> na liście rezerwacji odbiorcy, składa się z zakładek: [Ogólne], [Kontrahent], [Dodatkowe], [Dokumenty], [Atrybuty] i [Realizacja].
Uwaga
Na wydruku dokumentu RO oprócz nazwy i danych adresowych firmy drukowane są dodatkowo informacje związane z KRS: oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki, numer rejestru, pod którym spółka jest zarejestrowana oraz wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego (w zależności od rodzaju spółki). Dane pobierane są z Pieczątki firmy (Konfiguracja firmy/ Dane firmy/ Pieczątka)

Formularz rezerwacji: zakładka Ogólne

Zakładka ta pozwala na określenie podstawowych danych potrzebnych do wystawienia dokumentu, czyli: Dokument – determinuje, który schemat numeracji zostanie użyty na wystawianym dokumencie. Proponowany jest domyślny typ dokumentu ustawiony w konfiguracji programu, można wybrać inny typ dostępny na liście rozwijalnej pod ikoną . Więcej informacji na temat definicji dokumentów i schematów numeracji można znaleźć w poniższych artykułach pomocy.
Numer – podczas wpisywania nowej rezerwacji jako numer wpisany jest AUTO. Numer kolejny rezerwacji zostanie nadany dopiero po jej zapisaniu (na trwałe lub do bufora). Numer zamówienia - numer zewnętrzny rezerwacji (np. numeru zamówienia zarejestrowanego u dostawcy). Wypełnienie pola nie jest wymagane przez program. Podczas przekształcania rezerwacji do innego dokumentu zawartość pola numer zamówienia jest przenoszona w pole OPIS. Kontrahent – kontrahent, dla którego wystawiana jest rezerwacja. Można go wybrać z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku. Po wybraniu kontrahenta, który ma przeterminowane płatności pojawia się informacja o tym fakcie. Kategoria – kategoria sprzedaży przepisywana jest z karty ewidencyjnej kontrahenta. Można ją zmienić wybierając z listy dostępnej po wciśnięciu przycisku. Magazyn – magazyn, na którym rezerwowany jest towar. W przeciwieństwie do innych dokumentów zmiana magazynu jest możliwa również po wpisaniu pozycji na dokument, aż do czasu jego zapisu na trwałe. Data wystawienia – data wystawienia rezerwacji, od tego dnia towar jest zarezerwowany. Termin rezerwacji – data, do kiedy towar dla wybranego kontrahenta jest zarezerwowany. Po tym terminie towar zostaje odblokowany i zwiększa ilość dostępną. W Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry można wskazać domyślny termin dla RO wpisując ilość dni względem, której będzie liczony termin rezerwacji od daty wystawienia dokumentu. W przypadku RO importowanych z pliku XML nie działa ustawienie z konfiguracji – termin jest zawsze pobierany z pliku XML. Dokument liczony od – netto/ brutto. Wybór algorytmu wyliczania podatku VAT. Warto pamiętać, że aby rezerwację przekształcić do Paragonu musi ona być wyliczona algorytmem od brutto. Rabat – początkowo jest to standardowy rabat przepisywany z karty kontrahenta. Obsługa tego pola została dokładnie opisana w rozdziale Udzielanie rabatów. Forma i termin płatności – informacje o formie i terminie płatności na rezerwacji mają charakter wyłącznie informacyjny (rezerwacje nie tworzą zdarzenia w Preliminarzu płatności). Podczas konwersji forma oraz termin są przepisywane na nowo tworzony dokument. W przypadku konwersji kilku dokumentów (ZD/ RO) do jednego – forma płatności oraz termin są proponowane zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta. Razem brutto – wartość brutto rezerwacji, wyliczona na podstawie ilości i cen wpisanych towarów. Netto - łączna wartość netto transakcji (bez podatku VAT) wyliczana automatycznie, bez możliwości zmiany ręcznej. Po terminie – kwota przeterminowanych płatności w kolorze czerwonym, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy przeterminowanych płatności (Preliminarz Płatności podmiotu, zawężony do płatności przeterminowanych wg terminu realizacji). Zadłużenie – kwota aktualnego zadłużenia, klikając przycisk  istnieje możliwość wywołania listy dokumentów nierozliczonych (Preliminarz Płatności podmiotu) – kwota zadłużenia jest pomniejszona o nierozliczone wpłaty kontrahenta. Na zatwierdzonym dokumencie RO można zobaczyć czy i jakie pozycje rezerwacji zostały zrealizowane. Po zapisie dokumentu na trwałe, w tabeli z pozycjami dokumentu pojawiają się dwie kolumny – Zrealizowano i Pozostaje. Kolumny widoczne są tylko dla dokumentów RO zapisanych na stałe, ponieważ tylko takie mogą być przekształcane do innych dokumentów. Na edytowanym dokumencie (podczas wprowadzania lub edycji w buforze) kolumny te są niewidoczne. Wartość podlegająca MPP – łączna wartości brutto towarów (z uwzględnieniem podatku VAT) dodanych na dokument, które na swoich kartotekach mają zaznaczony parametr o zastosowaniu podzielonej płatności. Nie są tu uwzględnianie pozycje ze stawką VAT NP. W przypadku dokumentów w walucie, wyświetlana jest suma wartości pozycji przeliczonych na walutę PLN. Szczegóły tej funkcjonalności zostały opisane w artykule Mechanizm podzielonej płatności. Zrealizowano – w kolumnie tej widać ilość towaru zarezerwowanego, która została pobrana po przekształceniu do dokumentów WZ/FA/PA. Ilość ta jest sumą ilości pobranej na dokumenty wynikowe utworzone do tego RO, bez względu na to, czy dokumenty wpływają na stany czy tylko rezerwują towar. Ilość jest wyliczona dla jednostki, która została wprowadzona na RO. Pozostaje - kolumna zawiera ilość rezerwacji dla danej pozycji towarowej, którą można jeszcze przekształcić do dokumentów wynikowych. Jest to ilość z dokumentu RO pomniejszona o ilość z pola Zrealizowano. Na formularzu dokumentu zamkniętego kolumna Pozostaje nie jest wyświetlana. W takim przypadku widoczna jest jedynie kolumna Zrealizowano, w której znajduję się informacja o ilościach zrealizowanych. Po zamknięciu Zamówienia u dostawcy, ilości, które nie zostały zrealizowane, nie są brane pod uwagę w wyliczeniach ilości zamówionych, które można zweryfikować przechodząc do Handel/ Zasoby.
Przykład
Wystawiamy RO na 10 sztuk towaru T1. Następnie przekształcamy dokument RO do Wydania Zewnętrznego (WZ1) na 4 sztuki oraz WZ2 na 3 sztuki. Na RO widać wartości w kolumnach – Ilość: 10 szt., Zrealizowano: 7, Pozostaje: 3. W magazynie rezerwowane są 3 sztuki towaru T1. W kolejnym kroku zamykamy dokument RO. Jeśli podniesiemy dokument RO w trybie podglądu, wówczas możemy zobaczyć tylko kolumnę Ilość: 10 szt. oraz Zrealizowano: 7. Znikają też rezerwacje na towar T1 z listy zasobów.
Na formularzu RO w prawym, górnym rogu znajduje się parametr Rezerwacja wewnętrzna. Po jego zaznaczeniu pole z wyborem kontrahenta zostanie zastąpione polem, w którym należy wskazać magazyn docelowy dla rezerwowanego towaru. Takie RO można przekształcać również do innych dokumentów.

Formularz rezerwacji: zakładka Kontrahent

Zakładka ta została podzielona na dwie części.

W pierwszej znajdują się dane kontrahenta – Nabywcy wybranego na zakładce [Ogólne]. Dane te podlegają modyfikacji. Zmiany zostaną zapamiętane tylko na tym zamówieniu, nie wpływają na informacje zawarte na karcie kontrahenta. Znajdujący się obok przycisk  umożliwia wyświetlenie karty ewidencyjnej kontrahenta - nabywcy. Wyświetlony formularz jest otwarty tylko do odczytu (bez możliwości wprowadzania zmian). Druga część dostarcza informacji o Odbiorcy. Odbiorca zostaje odczytany z karty ewidencyjnej kontrahenta – nabywcy. Jeśli na karcie kontrahenta (zakładka [Dodatkowe]) na liście odbiorców, jeden z nich ma status Domyślny, wówczas Odbiorcą będzie podmiot z listy ze statusem Domyślny, w przeciwnym wypadku pola Nabywca i Odbiorca zostaną wypełnione danymi Nabywcy. Na rezerwacji można wpisać „ręcznie” dane dostawcy z poziomu zakładki [Kontrahent] (bez konieczności zakładania karty ewidencyjnej dla kontrahenta). W chwili konwersji dane te zostaną przeniesione na dokument rozchodowy. Należy jednak pamiętać, że informacje takie zostaną zapamiętane tylko na danym dokumencie (i ewentualnie kolejnych powstałych w wyniku konwersji), ale nie wpłyną na dane zapisane na karcie kontrahenta W ostatniej linii zakładki [Kontrahent] można uzupełnić nr listu przewozowego oraz informację o nazwie przewoźnika. Pola Kurier i numer listu przewozowego, można edytować zarówno dla dokumentu będącego w buforze, jak i zatwierdzonego. Dla pola Kurier do wyboru dostępnych jest 16 przewoźników: UPS, GLS, Ruch, DHL, InPost, Poczta Polska, DPD, FedEX, TNT Express, DB Schenker, Raben, GEIS, Pocztex, DTS, PEKAES, Patron Service.

Formularz rezerwacji: zakładka Dodatkowe

Na zakładce znajdują się informacje o wartości netto, brutto i VAT rezerwacji, pole zmiany waluty dokumentu oraz miejsce na dodatkowy opis. Na dole formularza widoczne są pola Wprowadził, Zmodyfikował i Zatwierdził zawierające daty utworzenia oraz ostatniej modyfikacji dokumentu wraz z akronimami operatorów, którzy tych operacji dokonywali. Opis/Atrybuty – po naciśnięciu przycisku dostępna jest lista atrybutów kontrahenta wybranego na dokument.

Formularz rezerwacji: zakładka Dokumenty

Zakładka [Dokumenty] wyświetla listę wszystkich związanych z rezerwacją dokumentów. Obok numeru dokumentu skojarzonego, jego daty i kwoty netto w tabeli znajduje się informacja o typie:
  • FS – jeśli rezerwacja została przekształcona do Faktury Sprzedaży
  • PA – jeśli rezerwacja została przekształcona do Paragonu
  • WZ – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.
  • ZD – jeśli rezerwacja została przekształcona do ZD.
  • PWP – jeśli rezerwacja została przekształcona do WZ.
  • PF – jeśli rezerwacja została przekształcona z Faktury proforma.
W przypadku posiadania modułów Obieg dokumentów i/lub CRM, w zakładce [Dokumenty] mogą być widoczne również sekcje: Biblioteka dokumentów – umożliwia dodanie nowego dokumentu do biblioteki, który automatycznie będzie powiązany z Zamówieniem u Dostawcy lub powiązanie edytowanego zamówienia z dokumentami dodanymi już w menu CRM/ Biblioteka dokumentów. Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej jeden dokument z przypisanym schematem obiegu oraz z załącznikiem, na formularzu rezerwacji odbiorcy na zakładce [Ogólne] po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima – przejdź do artykułu. Zadania i kontakty CRM – umożliwia kojarzenie kontaktów i zadań w module CRM z edytowanym zamówieniem.

Formularz rezerwacji: zakładka Atrybuty

Na zakładce widoczna jest tabela z kodami i wartościami atrybutów przypisanych do dokumentu.

Formularz rezerwacji: zakładka Realizacja

Zakładka [Realizacja] jest dostępna jeżeli Rezerwacja Odbiorcy jest tworzona ręcznie. W przypadku rezerwacji odbiorcy importowanych z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale jest zastępowana zakładką [e-Sklep/e-Sale] – przejdź do artykułu. Na zakładce możliwe jest uzupełnienie informacji potrzebnych do realizacji zamówienia używając operacji seryjnej na liście dokumentów rezerwacji odbiorcy – przejdź do artykułu. W sekcji Informacje ogólne są dostępne poniższe pola: Do zamówienia wystawić – w tym polu można określić rodzaj dokumentu handlowego do jakiego powinna zostać przekształcona rezerwacja. Pole jest aktywne dopóki rezerwacja odbiorcy nie otrzyma statusu Zrealizowano. Uwagi klienta – dodatkowe informacje do zamówienia otrzymane od klienta. Pole nie jest prezentowane na wydrukach. W sekcji Dostawa widoczne są pola dotyczące realizacji wysyłki dla klienta: Sposób dostawy – można wybrać rodzaj dostawy (Przesyłka, Kurier, Punkt odbioru, Wysyłka elektroniczna). W zależności od wybranego sposobu dostawy dostępne są dodatkowe pola do uzupełnienia. Status dostawy – w polu można ustawić status dostawy dla zamówienia. Pole jest edytowalne niezależnie od statusu rezerwacji odbiorcy. Nazwa sposobu dostawy – nazwa sposobu dostawy wybranego przez klienta podczas składania zamówienia, należy uzupełnić ręcznie jeżeli zamówienie nie pochodzi z Comarch e-sklep/ e-Sale.

Formularz rezerwacji: zakładka e-Sklep

Zakładka jest widoczna na dokumentach RO, zaimportowanych z Comarch e-Sklep oraz Comarch e-Sale. Na zakładce są prezentowane dodatkowe informacje dotyczące zamówienia Klienta. Szczegóły opisano w artykułach Współpraca z Comarch e-Sklep oraz Współpraca z Comarch e-Sale.

Formularz rezerwacji – dopisywanie pozycji

Zasady wprowadzania pozycji na rezerwację odbiorcy są takie same jak w przypadku wystawiania innych dokumentów sprzedaży. Formularz pozycji wpisanej na rezerwację odbiorcy jest zbliżony do formularza pozycji na fakturze sprzedaży i został opisany w artykule Formularz pozycji na fakturze.

Rezerwacje towaru a zasoby

Pracując w programie z Rezerwacjami, użytkownik może przyjąć jedną z dwóch zasad działania, dotyczących wydania towaru z magazynu. Działanie to jest zależne od zaznaczenia parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru gdy występują rezerwacje w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Parametry/ Zamówienia i Rezerwacje: 
  • Jeżeli parametr jest wyłączony – program pozwoli na wydanie towaru, jeśli tylko w magazynie jest wystarczająca jego ilość.
  • Jeżeli parametr jest zaznaczony – wydanie towaru zostanie zablokowane, jeżeli jego ilość dostępna jest niewystarczająca z powodu istniejących rezerwacji (ilość dostępna w programie to całkowita ilość towaru w magazynie pomniejszona o rezerwacje). Jeżeli równocześnie zaznaczony zostanie parametr Konwersja RO/PF do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie) – pobieraj ilość dostępną, wówczas możliwe będzie wydanie towaru z Rezerwacji w takiej ilości, która nie jest zarezerwowana innymi dokumentami (RO, FA, PA, SRW z wskazanymi partiami dostaw dla części).
Uwaga
Ilość towaru dostęonego na magazynie pomniejszana jest również o Zlecenia serwisowe na których dla części wskazano partię dostaw.
W ramach ustawionej blokady użytkownik może warunkowo zezwolić na wydanie z magazynu towarów, jeżeli zostały wcześniej zarezerwowane. W konfiguracji znajduje się parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, FS i PA (pobranie), który jest dostępny po zaznaczeniu parametru Nie pozwalaj na wydanie towaru, gdy występują rezerwacje. Jeżeli parametr jest Zaznaczony – możliwe będzie przekształcenie dowolnej Rezerwacji do dokumentu, do wysokości stanów magazynowych.
Przykład
W magazynie znajduje się 10 szt. towaru. 6 szt. zostało zarezerwowanych.
NazwaIlośćRezerwacjeBrakiZamówieniaIlość dostępna
TOWAR106004
W sytuacji, gdy parametr Nie pozwalaj na wydanie towaru jeżeli występują rezerwacje jest:
  • Nieaktywny – program nie sprawdza, czy istnieją jakieś rezerwacje na ten towar i pozwala na wydanie z magazynu całej jego ilości, czyli 10 sztuk,
  • Aktywny – wydanie towaru jest możliwe tylko w ilości dostępnej (4 szt.).
Jeżeli jednak dodatkowo zaznaczony zostanie parametr Pozwalaj na przekształcenie RO do WZ, RW, MM, wówczas po zarezerwowaniu towaru dokumentem RO, możliwe będzie wydanie całego zasobu z magazynu, bez względu na to, czy istnieją inne rezerwacje.