Plan kont

• Ujęcie operacji w sposób rzetelny i sprawdzalny tak, aby właściwie przedstawione zostały stan majątkowy i finansowy oraz wynik finansowy jednostki, a zwłaszcza ujęte w odpowiednich przekrojach stany aktywów i pasywów, koszty i straty oraz przychody i zyski.
• Dane niezbędne d0o wszelkich rozrachunków z tytułu podatków oraz rozrachunków z kontrahentami i pracownikami.
• Skuteczną kontrolę wewnętrzną operacji gospodarczych i stanu składników majątku, będących w posiadaniu i decyzji jednostki.
• Możliwości sporządzania sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, deklaracji podatkowych lub informacji wymaganych odrębnymi przepisami.

Sposób prowadzenia rachunkowości jest określony w zakładowym Planie Kont danej jednostki. W celu ujednolicenia zasad grupowania operacji i ograniczenia nakładu pracy jednostki mogą zastosować Wzorcowy Plan Kont (Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994r. art. 83), który jest ustalany przez Prezesa NBP, Przewodniczącego Komisji Papierów Wartościowych i Ministra Finansów.

Plan Kont

Plan Kont w Comarch ERP Optima jest dostępny z poziomu Księgowość/ Plan Kont. Na liście mającej strukturę drzewa kolejne poziomy analityki wyróżnione są poprzez wcięcia. Na liście działa standardowy lokator, który pozwala na wyszukiwanie konkretnego konta lub grupy kont. W tym celu należy ustawić kursor na liście i wprowadzić numer konta np. 010-01 lub 1 dzięki czemu program zawęża listę tylko do kont zespołu „1” – Środki pieniężne i rachunki bankowe.

Uwaga

Na liście tej wyświetlany jest Plan Kont zgodnie z bieżącym okresem obrachunkowym.

Na liście wyświetlone są numer, typ konta, waluta, nazwa i nazwa 2 konta, status, znacznik S_12_1 oraz domyślnie ukryte kolumny: korekta kosztów oraz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Kolumna Status wyświetla „N” dla kont nieaktywnych, a dla kont aktywnych jest pusta. Jeśli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus, to na Planie Kont dodatkowo jest wyświetlana kolumna z informacją o walucie konta. Istnieje możliwość zaznaczania kont na planie kont. Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie wszystkich jego kont analitycznych. Zaznaczenie wszystkich kont analitycznych nie powoduje zaznaczenia konta nadrzędnego. Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Typ konta – użytkownik ma możliwość wyboru typu kont: wszystkie, bilansowe (program pokazuje konta ze statusem aktywa, pasywa i aktywa-pasywa), wynikowe (status konta koszty i przychody), bilansowe i wynikowe (łączne przedstawienie dwóch typów), pozabilansowe (status pozabilansowe), rozrachunkowe. Poziomy – użytkownik ma możliwość wyboru następujących poziomów analityki: wszystkie (czyli lista bez ograniczeń), jeden (konta o numerze poziomu 1), dwa (program pokazuje konta o numerze poziomu 1 i 2), najniższy (pokazuje najniższy poziom oraz konta słownikowe). Pokazuj nieaktywne – po zaznaczeniu parametru wyświetlane są konta na których zaznaczono parametr Konto nieaktywne. Pokazuj konta słownikowe – po włączeniu tego przycisku program pokazuje analitykę kont słownikowych. Dodaj konto na tym samym poziomie  lub klawisze <SHIFT>+<INSERT> – po naciśnięciu przycisku program dodaje konto na tym samym poziomie, na którym jest kursor. W przypadku pustej listy dodaje konto syntetyczne. Obok przycisku Dodaj  jest przycisk  otwierający menu opcji  , gdzie oprócz możliwości Dodaj konto na tym samym poziomie, można wybrać Dodaj konto analityczne – przycisk dodaje konto analityczne do konta, na którym aktualnie ustawiony jest kursor. Konto analityczne można dodać również poprzez klawisz <INSERT>. Konto analityczne może zostać dodane tylko w takim przypadku, gdy na danym koncie nie ma księgowań.  Usuń lub klawisz <DEL> – przycisk pozwala na usunięcie zaznaczonych kont księgowych. Konto może być usuwane tylko gdy nie ma na nim zapisów księgowych (zarówno z poziomu Księgowość/ Dzienniki jak i na dokumencie BO), nie zostało uwzględnione w grupie kont oraz użytkownik nie posiada zakazu do danego konta. Istnieje możliwość usunięcia konta syntetycznego wraz z wszystkimi kontami analitycznymi pod warunkiem, że na kontach analitycznych nie ma zapisów księgowych. Jeżeli dodano zapisy księgowe na jakiekolwiek konto analityczne, zarówno to konto, jak i konto nadrzędne nie są usuwane. Pozostałe analityki bez zapisów księgowych są usuwane. Na liście domyślnie włączona jest opcja sumowania (Pokaż wiersz sum) dla pierwszej domyślnej kolumny załączone jest sumowanie typu: Licznik, które pokazuje ilość najniższych analityk. Lista Plan Kont została wyposażona w filtr (dostępny po wybraniu w typie kont opcji Rozrachunkowe), umożliwiający szybsze sprawdzenie numerów kont, na których istnieją dekrety nierozrachowane.

Po zaznaczeniu parametru Dekrety nierozrachowane pojawia się rozwijalna lista z opcjami:

• strona Wn i Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jednocześnie po stronie Wn i po stronie Ma,
• strona Wn – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Wn,
• strona Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane jedynie po stronie Ma,
• strona Wn lub Ma – zawęzi Plan Kont tylko do tych kont, na których występują dekrety nierozrachowane po stronie Wn lub po stronie Ma lub zarówno po stronie Wn i Ma.

Jeżeli parametr Dekrety nierozrachowane jest odznaczony, na liście wyświetlane są wszystkie konta rozrachunkowe, niezależnie od tego, czy są na nich jakiekolwiek dekrety. Przez kliknięcie na ikonie znajdującej się w lewym dolnym rogu  można rozwinąć wszystkie konta. Natomiast ikona  zwija wszystkie gałęzie. Generowanie Wzorcowego Planu Kont    – jeśli w momencie rozpoczęcia pracy w Księdze Handlowej nie ma Planu Kont, istnieje możliwość wygenerowania Wzorcowego Planu Kont, który użytkownik może dowolnie modyfikować. Obok przycisku  znajduję się przycisk rozwijający dostępne opcje:

• Generowanie wzorcowego planu kont,

• Aktualizacja planu kont z poprzednim okresem,

• Kopiowanie Planu Kont z poprzedniego okresu,

• Usuń wybrane konta księgowe.

Opcje Kopiowanie oraz Aktualizacja Planu Kont z poprzedniego okresu są możliwe pod warunkiem, że w bazie znajduje się wcześniejszy okres obrachunkowy. Opcja Usuń wybrane konta księgowe pozwala na usunięcie kont nieaktywnych i/lub słownikowych mających zerowe saldo w poprzednim okresie obrachunkowym, lub też całego planu kont.

Uwaga

Po wybraniu z poziomu planu kont opcji Eksport/ Tylko dane do schowka lub Tylko zaznaczone dane do schowka numery kont w arkuszu Excel wyświetlają się prawidłowo dla formatu Tekstowe.

Operacje seryjne

Na liście w menu kontekstowym oraz na przycisku  pod listą dostępne są operacje seryjne. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są opcje: Oznacz konta jako nieaktywne, Oznacz konta jako aktywne, Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B, Ustaw/Odznacz korektę kosztów oraz Usuń znaczniki JPK.. Funkcja operacji seryjnych działa na zaznaczone konta. Dla konta podświetlonego pojawia się komunikat: Nie zaznaczono kont księgowych. Dodatkowo na liście kont w menu kontekstowym dostępna jest operacja seryjna Zmień typ konta. Oznacz konta jako nieaktywne Zaznaczenie konta syntetycznego powoduje zaznaczenie parametru Konto nieaktywne również na wszystkich jego kontach analitycznych. Konta nieaktywne są widoczne w planie kont w kolorze szarym.

Oznacz konta jako aktywne

Zaznaczenie jedynie konta syntetycznego powoduje odznaczenie parametru Konto nieaktywne tylko na koncie syntetycznym. Konta analityczne pozostają jako nieaktywne. Nie ma możliwości oznaczenia konta analitycznego jako aktywnego jeżeli konto nadrzędne jest nieaktywne.

Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B

Funkcja jest dostępna jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa zaznaczony jest parametr Automatyczne rozliczenia i rozrachunki. Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego rozrachunkowego parametru Rozrachunek bez rozliczenia w K/B.

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Rozrachunek bez rozliczenia w K/B. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Rozrachunek bez rozliczenia w K/B zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Ustaw/Odznacz korektę kosztów

Funkcja umożliwia zaznaczenie/odznaczenie na formularzu konta analitycznego parametru Korekta kosztów.

Ikona pioruna uaktywnia się po zaznaczeniu parametru Ustaw/Odznacz korektę kosztów. Automatycznie zaznaczany jest również parametr Korekta kosztów. Po zatwierdzeniu parametr jest zaznaczany na wskazanych kontach analitycznych. Jeżeli opcja Korekta kosztów zostanie odznaczona to nastąpi odznaczenie tego parametru na wskazanych kontach analitycznych. Ustawienie/odznaczenie parametru na zaznaczonym jedynie koncie syntetycznym nie powoduje ustawienia/odznaczenia parametru na jego kontach analitycznych.

Usuń znaczniki JPK

Funkcja Usuń znaczniki JPK pozwala na usunięcie wszystkich znaczników JPK z zaznaczonych kont księgowych. Usunięcie wszystkich znaczników jest konieczne jeżeli w danym okresie obrachunkowym ma zostać zmieniony Typ ZOiS i do kont księgowych mają zostać przypisane nowe znaczniki.

Zmień typ konta

Funkcja umożliwia seryjną zmianę typu konta dla zaznaczonych kont syntetycznych i wszystkich ich kont analitycznych. Funkcja jest aktywna jeżeli na liście kont podświetlono/ zaznaczono konto syntetyczne.

• Wielkości faktycznie poniesionych kosztów w układzie rodzajowym.
• Kosztów funkcjonowania jednostki w okresie rozliczanym.
• Odrębne ustalenie wielkości kosztów operacyjnych stanowiących koszt produkcji niesprzedanej oraz niesprzedanych usług.
• Kosztów przyszłych okresów.

Reguły zamkniętego kręgu kosztów pozwalają jednostkom prowadzącym różnorodną działalność, zarówno „na sprzedaż” jak i na własne potrzeby wewnętrzne, na ustalenie rzeczywistych kosztów świadczeń na potrzeby wewnętrzne, wywodzących się z kosztów operacyjnych o charakterze rodzajowym. Ponadto, przestrzeganie teoretycznych zasad zamkniętego kręgu kosztów i zmiany stanu produktów, umożliwia jednostkom wybór i sporządzanie rachunku zysków i strat w wariancie porównawczym, który w zakresie analizy kosztów w powiązaniu z danymi wynikającymi z ksiąg ma większą wartość poznawczą niż kalkulacyjny wariant sprawozdania.

Uwaga

 Chcąc stosować zasadę zamkniętego kręgu kosztów należy przestrzegać kolejności wprowadzania zapisów na kontach oraz zasadę prawidłowej korespondencji zapisów na kontach.

W module Księga Handlowa można utworzyć kontrolę kręgu kosztów. Liczba zdefiniowanych kręgów może być dowolna. Definicję pozostawiono użytkownikowi systemu, ze względu na różnorodność operacji gospodarczych uzależnionych od charakteru działalności jednostki. Uaktywnienie funkcji Kontrola kręgu kosztów zależy od zaznaczenia tego parametru, znajdującego się w Konfiguracji firmy/Księgowość/ Księgowość kontowa. Po uaktywnieniu parametru Kontrola kręgu kosztów, możemy przystąpić do definiowania schematów kontrolnych. Definiowanie udostępniono z poziomu listy Planu Kont (Księgowość/ Plan kont), pod przyciskiem Definicje kręgu kosztów. Po wybraniu przycisku , otwierane jest okno zatytułowane Definicje kręgów kosztów. Okno wyposażono w jedną zakładkę [Ogólne]. Z tego poziomu użytkownik ma możliwość definiowania nowych kręgów, edytowania oraz usuwania istniejących.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w artykule Standardy w programie. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tej listy. Po wybraniu przycisku  . Dodaj otwiera się formularz z poziomu, którego dodajemy elementy składające się na konkretny krąg kosztów. Formularz obsługują standardowe przyciski, opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie niniejszego podręcznika. W tym miejscu zostaną opisane tylko przyciski i pola charakterystyczne dla tego formularza. Formularz podzielono na dwie części. Część pierwsza to nagłówek. W nagłówku należy wprowadzić: Konto rozliczeniowe np. 490 Rozliczenie kosztów – konto wprowadzamy z ręki lub z listy Planu Kont, uruchamianej po wybraniu przycisku . W polu Symbol – wprowadzamy nazwę Kręgu kosztów. Jeżeli zaznaczymy parametr Nieaktywny – kontrola kręgu kosztów będzie nieaktywna. Oznacza to, że użytkownik w trakcie księgowania będzie miał możliwość wprowadzania zapisów księgowych poza kręgiem kosztów np. księgowanie na kontach zespołu „4” z pominięciem równoległych księgowań na kontach zespołu „5”. Odznaczenie parametru uaktywnia zbudowany schemat kontroli kręgu kosztów.

Uwaga

Schemat kontroli kręgu kosztów działa w obrębie wprowadzanego zapisu księgowego. Jeżeli dekretacja w zapisie księgowym nie domyka kręgu kosztów, program nie pozwoli na jej zapisanie.

Z prawej strony nagłówka w polach: Wprowadził – wyświetlany jest inicjał operatora zakładającego schemat oraz data założenia.

Zmodyfikował – wyświetlany jest inicjał operatora, który dokonał modyfikacji schematu oraz data modyfikacji. Część druga formularza zawiera dwie listy zatytułowane: Konto źródłowe, Konto docelowe. Pozwalają one na wprowadzanie kont księgowych wchodzących w skład kręgu kosztów. Lista pierwsza – Konto źródłowe – służy do wprowadzania kont, z poziomu których przeksięgowywane są obroty na konta innego zespołu np. na konta zespołu „5”. Lista Konta docelowe służy do wprowadzania kont, na które przeksięgowywane są obroty z kont innego zespołu np. Z kont zespołu „4”. Dodaj – dodanie nowego konta. Po rozwinięciu strzałki obok przycisku widoczne są dwie opcje do wyboru:

• Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone,
• Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT>).

Konta możemy podpinać syntetycznie, analitycznie. Istnieje także możliwość wprowadzenia pozycji w formie filtra na konta księgowe. W filtrze możemy użyć znaku gwiazdka „*” zastępującego dowolny ciąg znaków np. 4* oraz znaku zapytania „?” zastępującego jeden znak np. 401-?-01.

Uwaga

W programie nie można zdefiniować dwóch schematów, zawierających odwołania do takich samych kont źródłowych i docelowych. Przykładowo: Schemat pierwszy Po stronie kont źródłowych będzie zapis: 401* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 401). Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*. Schemat drugi Po stronie kont źródłowych będzie zapis 402* (w kontroli uwzględniaj konta syntetyki 402). Po stronie kont docelowych: 500, 502, 550, 640*.

Scenariusz: Definiujemy prosty schemat kontroli kręgu kosztów sprawdzający, czy suma obrotów na kontach zespołu „4” jest równa sumie obrotów na odpowiednich kontach zespołu „5”

Konta zesp. „4” = koszty działalności podstawowej (500) + koszty działalności pomocniczej (530) + koszty zarządu (550) + rozliczenie międzyokresowe kosztów (640).

Jeżeli definiowanie schematu kontrolującego kręgi kosztów zostało ukończone, schemat jest aktywy, program będzie się zachowywał w następujący sposób:

• Przy próbie zapisania księgowania wprowadzanego bezpośrednio do dziennika księgowego pojawi się komunikat o treści Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę …. Księgowanie nie zostanie zapisane. W takiej sytuacji użytkownik ma do wyboru:
  • Skorygowanie dekretacji, na przykład uzupełnienie zapisu księgowego o dekrety na kontach zespołu „5”.
  • Nieuaktywnienie schematu kontrolującego kręgi kosztów. W celu nieuaktywnienia kręgu nie ma konieczności wychodzenia z zapisu księgowego. Z tego poziomu mamy możliwość wywołania Planu Kont. Po jego wywołaniu, za pomocą ikony Definicje kręgów kosztowych, możemy otworzyć listę schematów kręgów kosztów. Aby zdezaktywować schemat kręgu kosztów, należy do niego wejść np. przez wybranie kombinacji klawiszy <CTRL>+<ENTER> i zaznaczyć parametr Nieaktywny.

Przy automatycznym księgowaniu zapis, który nie będzie spełniał warunków zawartych w schemacie kontroli kręgu kosztów, nie zostanie wygenerowany. Ponadto pojawi się komunikat o treści Błąd księgowania dokumentu…Niezamknięty krąg kosztów…na kwotę…. Jeżeli dopuszczono do wprowadzania zapisów zawierających dekretację, która nie domyka kręgu kosztów, w celach kontrolnych można skorzystać z mechanizmu raportującego zapisy pod kątem domknięcia kręgu kosztów. Mechanizm udostępniono na liście zapisów księgowych pod przyciskiem   Sprawdzanie poprawności domknięcia kręgu kosztów. Zanim przystąpimy do sprawdzenia zapisów pod kątem domknięcia kręgu kosztów, powinniśmy zaznaczyć te, które mają zostać skontrolowane. Jeżeli chcemy sprawdzić wszystkie zapisy, wystarczy wybrać kombinację klawiszy <CTRL>+<A>. Spowoduje ona zaznaczenie wszystkich zapisów na liście. Jeżeli chcemy zaznaczyć wybiórcze zapisy zaznaczamy je lewym klawiszem myszy.

• Winien (Wn) lub Debet (Dt) – lewa strona,
• Ma (Ma) lub Credit (Ct) – prawa strona.

Comarch ERP Optima pozwala na wybór nazewnictwa kont księgowych w Start/Konfiguracja/ Program/ Księgowość /Parametry. Użytkownik w programie Comarch ERP Optima ma możliwość zdefiniowania kilku podstawowych typów kont.

• TYP: Konta syntetyczne i analityczne

Jednym z podstawowych kryteriów podziału kont jest zasada zapisu na koncie w powiązaniu ze stopniem szczegółowości konta. Wg tego podziału w programie funkcjonują konta:

• Konta syntetyczne (konta nadrzędne)
• Konta analityczne (konta podrzędne)

Uwaga

Program Comarch ERP Optima pozwala na definiowanie dowolnej ilości poziomów kont analitycznych (subanalityk). Jednak pełny numer konta może mieć maksymalnie 50 znaków. Jeżeli konto posiada niższy poziom (subanalitykę) do danego konta, nie ma możliwości księgowania na koncie na wyższym poziomie (księgowanie jest możliwe tylko na najniższym poziomie).

• TYP: Konta bilansowe

Konta bilansowe pozwalają na ewidencje składników aktywów i pasywów. Konta aktywów funkcjonują następująco:

• Po stronie debetowej wpisuje się stan początkowy danego składnika oraz zwiększenia tego stanu,
• Po stronie kredytowej zmniejszenia.

Obrót debetowy konta aktywnego jest większy lub równy obrotowi kredytowemu, w związku z czym saldo konta jest zawsze debetowe (lub = 0). Konta pasywów funkcjonują w następujący sposób:

• Po stronie kredytowej zapisuje się stan początkowy (saldo początkowe) danego składnika oraz wszystkie zwiększenia tego stanu,
• Po stronie debetowej rejestrowane są wszystkie zmniejszenia.

Obrót kredytowy konta pasywnego jest większy lub równy od obrotu debetowego, w związku z czym saldo konta jest zawsze kredytowe (lub = 0). Konta aktywno – pasywne Konta aktywno-pasywne mogą występować zarówno w aktywach, jak i w pasywach bilansu. Konto o takim charakterze może wykazywać jednocześnie dwa salda i w tym samym bilansie występuje jako składnik aktywów jak i pasywów.

• TYP: Konta pozabilansowe

Konta pozabilansowe nie występują w bilansie. Konta te służą do ewidencji zjawisk i procesów gospodarczych, które nie są przedmiotem ewidencji na kontach bilansowych.

• TYP: Konta wynikowe

Konta wynikowe pozwalają na ewidencje w ciągu okresu sprawozdawczego bieżących kosztów i przychodów z działalności, przy czym na koniec roku w ramach zamknięć rocznych (okresowych) wartości przenoszone są na odpowiednie konto bilansowe Wynik finansowy. Konta wynikowe nie mają ani sald początkowych ani sald końcowych i funkcjonują tylko miedzy dwoma okresami sprawozdawczymi. Konta wynikowe możemy podzielić na konta kosztów i konta przychodów. Typ konta: Przychody-Koszty jest przeznaczony dla jednostek budżetowych.

• TYP: Konta rozrachunkowe

Konto rozrachunkowe pozwala na prowadzenie rozrachunków dla kont, do których dołączono kartoteki kontrahentów, urzędów, banków, wspólników lub pracowników. Konta walutowe W systemie Comarch ERP Optima występują konta walutowe. Wartości zapisane na tych kontach są widoczne w dwóch walutach: PLN oraz drugiej określonej przez użytkownika dla wybranego konta np. Euro. Konta walutowe mogą być dodawane na ostatnim poziomie. Konta walutowe powinny być zakładane na oddzielnym koncie syntetycznym niż konta w PLN.

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Następnie, w zależności od tego, czy chcemy dodać konto na tym samym poziomie czy na niższym, wykonujemy jedno z działań.
  • Jeżeli chcemy dodać konto na tym samym poziomie, naciskamy przycisk Dodaj konto na tym samym poziomie „Plus” lub klawisz <INSERT>.
  • Jeżeli chcemy dodać konto analityczne do danego konta, to korzystamy z przycisku otwierającego menu opcji, gdzie można wybrać Dodaj konto analityczne i znajdującego się obok przycisku Dodaj „Plus” . Różnica pomiędzy definiowaniem konta syntetycznego a analitycznego polega na tym, iż w drugim przypadku podajemy kolejną część numeru konta.

• Po wprowadzeniu konta należy go zapisać klikając przycisk Zapisz zmiany, klawisze <CTRL>+<ENTER> lub wciskając klawisz <ENTER>. Jeżeli chcemy wycofać się z edycji bez zapisywania dokonanych zmian, należy kliknąć przycisk Anuluj lub klawisz <ESC>.

Uwaga

Należy pamiętać, że:

• Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym mamy już zapisy księgowe (również zapisy z bilansu otwarcia związane z danym kontem).
• Nie można dodać konta analitycznego dla konta, którego konto nadrzędne jest o charakterze słownikowym, jeśli nie jest włączona obsługa kont walutowych.
• Nie można dodać konta analitycznego dla konta, na którym dany operator ma zakaz dostępu.
• W przypadku zakładania kont analitycznych dla słownika o typie Banki, konta zakładane są dla poszczególnych banków, a nie rachunków bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe). W przypadku kilku rachunków bankowych w jednym banku nie należy stosować kont słownikowych.

Scenariusze: Jak powiązać podmiot z kontem rozrachunkowym?

Aby stworzyć konto rozrachunkowe powiązane z danym Podmiotem (Kontrahenci, Banki, Pracownicy, Wspólnicy, Urzędy):

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Zakładamy konto syntetyczne o statusie rozrachunkowym.
• Zaznaczamy parametr, który decyduje o tym, że dane konto ma charakter słownikowy i wybieramy jakiego podmiotu ono dotyczy czy jest to Kontrahent, Bank, Urząd, Wspólnik, Pracownik.
• Dodatkowo, jeśli chodzi o tworzenie kont rozrachunkowych dla podmiotów, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik ma możliwość zaznaczenia parametru Automatyczne zakładanie kont słownikowych. W zależności od tego, czy wybierzemy wg Identyfikatora, Kodu, NIP-u, przy księgowaniu dokumentu związanego z danym podmiotem program będzie automatycznie zakładał konta z odpowiednimi rozszerzeniami.

Scenariusze: Jak założyć konto walutowe?

Aby wprowadzić konto walutowe, oprócz podstawowych czynności związanych z założeniem konta należy uzupełnić walutę konta. Wybór konkretnej waluty jest możliwy pod warunkiem, że została ona zdefiniowana w Konfiguracji programu/ Ogólne/ Waluty. Dodatkowo, dla kont rozrachunkowych dla podmiotów, jest możliwe automatyczne tworzenie subanalityk walutowych. Aby mieć taką możliwość, w Konfiguracji firmy/ Księgowość/ Księgowość kontowa użytkownik musi zaznaczyć parametr Subanalityki walutowe na kontach słownikowych.

Scenariusze: Jak wprowadzić blokadę konta dla danego operatora?

Aby wprowadzić blokadę dla operatora:

• Otwieramy listę kont z menu głównego przez wybór Księgowość/ Plan Kont.
• Wybieramy konto syntetyczne, dla którego dany operator ma mieć blokadę dostępu.
• Wchodzimy na zakładkę [Dodatkowe] i po ustawieniu się na Zakazach, po naciśnięciu przycisku Dodaj lub klawisza <INS>, wybieramy kod operatora z listy operatorów.

• Kwota dekretu niezgodna z kwotą dokumentu – opis pojawi się wtedy, gdy po zaksięgowaniu dokumentu, na poziomie dekretu, zostanie dokonana zmiana kwoty.
• Księgowanie ręczne – opis oznacza, że dekret na koncie rozrachunkowo-słownikowym został wprowadzony bezpośrednio do Dziennika (nie powstał na skutek automatycznego księgowania dokumentów źródłowych). W tym przypadku istnieje prawdopodobieństwo rozbieżności pomiędzy saldem konta a saldem wynikającym z Preliminarza Płatności – należy sprawdzić saldo w Preliminarzu.
• Księgowanie rozliczenia na innym koncie – opis dotyczy elementu związanego z dekretem, który postał na skutek automatycznego zaksięgowania dokumentu źródłowego, skompensowanego z dokumentem zaksięgowanym na innym koncie rozrachunkowym np. Fakturę Sprzedaży skompensowano z Fakturą Zakupu.

Dekret – jeżeli na kontrolowanym koncie znajdują się księgowania, kolumna Dekret jest zawsze wypełniona. W kolumnie podawany jest nr zapisu księgowego w obrębie Dziennika Głównego. Dokument – pole w kolumnie Dokument wypełnione jest wtedy, gdy istnieje powiązanie pomiędzy dekretem a oryginalnym dokumentem. Powiązanie to powstaje na skutek automatycznego księgowania dokumentów. Dla księgowania wprowadzonego „ręcznie”, bezpośrednio do Dziennika księgowego, pole w kolumnie Dokument jest puste. Kolumny Kwota Wn, Kwota Ma:

• Dla pozycji Saldo konta – wyświetlana jest wartość salda konta.
• Dla elementów związanych z dekretami wprowadzonymi ręcznie – kwota dekretów.
• Dla elementów dotyczących dekretów powiązanych z dokumentami źródłowymi – kwota oryginalnego dokumentu.

Jeżeli użytkownik korzysta z modułu Księga Handlowa Plus oraz ma aktywną obsługę konta walutowych, wówczas na raporcie pojawiają się trzy dodatkowe kolumny: Kwota Wn w walucie, Kwota Ma w walucie oraz Waluta. Lista posiada następujące przyciski:  Podgląd – przycisk wyświetla formularz z danymi elementu. Jeżeli dekret jest powiązany z oryginalnym dokumentem, z poziomu formularza możemy podglądnąć zarówno dekret jak i dokument źródłowy klikając na przycisku.

Na Planie Kont użytkownik ma możliwość zdefiniowania nowego konta przez otwarcie nowego formularza konta lub zmiany informacji przez edycję istniejącego.

Uwaga

Program pozwala na zmianę numeru konta na każdym poziomie przed pierwszym zaksięgowaniem.

Formularz konta księgowego podzielony jest na dwie zakładki: [Ogólne] ,[Dodatkowe], [Zestawienia księgowe] oraz [JPK]. Zakładka [Zestawienia księgowe] umożliwia podpięcia konta do zestawienia księgowego.

Przycisk  jest aktywny jeżeli na formularzu konta na zakładce [Ogólne] uzupełniono pole Numer konta oraz Nazwa. Po wciśnięciu przycisku plusa pojawia się okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia, gdzie użytkownik ma możliwość wskazania, do jakiego zestawienia konto ma zostać dodane. W polu Symbol istnieje możliwość wyboru symbolu zestawienia dostępnego na liście zestawień księgowych na zakładce [Ogólne] oraz [Systemowe] za wyjątkiem zestawień na formularzu których zaznaczono parametr Nieaktywne. Pole Nazwa oraz Opis (o ile zostało uzupełnione) przenoszone są z formularza wybranego zestawienia i nie podlegają edycji. Po wybraniu w polu Symbol zestawienia na formularzu którego nie dodano żadnej kolumny pojawia się komunikat: Wybrane zestawienie nie ma zdefiniowanych kolumn. Aby dodać definicję do gałęzi zestawienia należy na formularzu zestawienia uzupełnić kolumny na zakładce 2.Kolumny.

Po wybraniu w polu Symbol zestawienia księgowego aktywny staje się przycisk Następny, który przenosi do kolejnego okna, w którym użytkownik musi zaznaczyć pozycję zestawienia, dla której chce dodać konto. Istnieje możliwość zaznaczenia tylko jednej pozycji zestawienia.

W kolejnym kroku należy określić, w jaki sposób konto ma zostać podpięte do pozycji zestawienia. W polu Funkcja kont użytkownik decyduje, czy dane konto będzie dodawane, czy odejmowane we wskazanej pozycji zestawienia oraz za pomocą jakiej funkcji kwoty z danego konta zostaną uwzględnione w zestawieniu księgowym. Jeżeli w nagłówku zestawienia księgowego uzupełnione zostało pole Typ zestawienia to w zależności od ustawień tego pola domyślnie ustawiana jest w polu Funkcja kont odpowiednia wartość.

Uwaga

Nazwa zestawienia nie ma wpływu na domyślnie ustawiane funkcje kont. Przykładowo, zestawienie o nazwie Bilans ale bez uzupełnionego pola Typ zestawienia jest traktowane jako zestawienie użytkownika (nie mające sprecyzowanego typu).

Wybór zestawienia o typie Bilans powoduje domyślne ustawienie w polu Funkcja kont opcji:

• @SaldoWn dla kont o typie Aktywa lub Aktywa-pasywa,
• @SaldoMa dla kont o typie Pasywa.

Wybór zestawienia o typie Rachunek zysków i strat powoduje domyślne ustawienie w polu Funkcja kont opcji:

• @ObrotyWn dla kont o typie Koszty lub Przychody-koszty,
• @ObrotyMa dla kont o typie Przychody.

Użytkownik ma możliwość modyfikacji domyślnie ustawionej funkcji.

Konto zostanie uwzględnione w definicji pozycji zestawienia księgowego po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji.

Uwaga

Przycisk Przenieś do definicji jest aktywny jeżeli uzupełniono pole Funkcja kont. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji pole Funkcja kont jest puste.

W sekcji Definicja pozycji wyświetlana jest pełna definicja podpięta do danej pozycji zestawienia, obejmująca wszystkie konta, które do tej pory były uwzględnione w definicji. Dane w sekcji nie podlegają edycji. Po naciśnięciu przycisku Przenieś do definicji nowe konto zostanie dopisane na końcu definicji z odpowiednim znakiem i wybraną funkcją księgową.

Uwaga

Nowe konto zostanie dopisane do pozycji zestawienia pomimo błędu składni danej pozycji wynikającego z wcześniej dodanej definicji (np. w pozycji wpisano @ObrotyWn bez wskazania konkretnego konta księgowego).

Po wciśnięciu przycisku Zakończ użytkownik zostanie przekierowany na zakładkę [Zestawienia księgowe], a konto zostanie uwzględnione w pozycji zestawienia księgowego. Jeżeli użytkownik nie naciśnie przycisku Przenieś do definicji to po wciśnięciu przycisku Zakończ pojawia się komunikat: Konto nie zostało podpięte do definicji zestawienia. Jeśli chcesz je podpiąć wybierz opcję TAK, następnie wskaż funkcję konta i kliknij przycisk Dodaj do definicji. Jeśli rezygnujesz wybierz opcję NIE. Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika na okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na zakładkę [Zestawienia księgowe]. Na zakładce [Zestawienia księgowe] wyświetlana jest informacja o wszystkich zestawieniach, do których konto jest podpięte (zarówno własnych, jak i systemowych). Jeżeli w zestawieniu księgowym wskazano konto syntetyczne to informacja o zestawieniu wyświetlana jest zarówno na formularzu konta syntetycznego, jak i każdego jego konta analitycznego. Za pomocą przycisku  istnieje możliwość podejrzenia definicji pozycji zestawienia w trybie tylko do odczytu. Modyfikacja definicji możliwa jest z poziomu zestawienia księgowego. Jeżeli podczas dodawania w planie kont konta syntetycznego lub konta analitycznego do konta na formularzu którego nie uzupełniono definicji zestawienia o typie: Aktywa, Pasywa, Aktywa-pasywa, Przychody, Koszty lub Przychody-koszty użytkownik nie uzupełni zakładki [Zestawienia księgowe] to podczas próby zapisania formularza konta pojawia się komunikat: Nie uzupełniono definicji zestawienia. Czy chcesz ją dopisać? Zaakceptowanie komunikatu powoduje przeniesienie użytkownika na okno Podpinanie konta [numer konta] do zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje zapisanie formularza konta księgowego. Podczas automatycznego zakładania kont księgowych za pomocą grupy kont lub dodawania kont słownikowych/niesłownikowych podczas księgowania schematami księgowymi, definicje zestawienia księgowego nie są automatycznie podpinane. Należy tego dokonać z poziomu formularza konta księgowego lub bezpośrednio w zestawieniu księgowym. Po konwersji bazy do wersji 2019.5.1 na formularzu konta księgowego nie jest automatycznie uzupełniania informacja o tym, do jakiego zestawienia konto jest podpięte. Taka informacja pojawia się po przeliczeniu zestawienia księgowego w menu Księgowość/ Zestawienia księgowe lub wykonaniu z poziomu listy zestawień księgowych raportu kont podpiętych do zestawienia. Jeżeli w nowym okresie obrachunkowym użytkownik zdefiniuje nowe zestawienia księgowe to po ich przeliczeniu następuje aktualizacja planu kont o ustawienia dotyczące zestawień księgowych. Ustawienia zestawień księgowych przenoszą się do nowego okresu podczas zakładania okresu obrachunkowego w Konfiguracji Firmy i kopiowania planu kont z poprzedniego okresu.. Jeżeli użytkownik korzysta z danego konta księgowego w kilku okresach obrachunkowych oraz dodatkowo zestawienie księgowe, które zawiera to konto również służy do wyliczenia danych z różnych okresów obrachunkowych to gdy użytkownik będzie chciał usunąć pozycję zestawienia z formularza konta pojawia się komunikat: Konto zostanie usunięte z definicji zestawienia księgowego. Jeżeli zestawienie wykorzystywane jest do wyliczania danych z różnych okresów obrachunkowych, usunięcie konta może spowodować niekompletność wyliczeń. Czy chcesz usunąć konto z zestawienia? Zaakceptowanie komunikatu powoduje usunięcie konta księgowego z definicji pozycji zestawienia. Wybór opcji Nie powoduje przeniesienie użytkownika na zakładkę [Zestawienia księgowe]. Jeżeli użytkownik usuwa definicję z poziomu formularza konta syntetycznego to ta definicja usuwana jest również z jego kont analitycznych.

Uwaga

Jeżeli z poziomu formularza konta o numerze 100 na zakładce [Zestawienia księgowe] usunięta zostanie pozycja to w zestawieniu księgowym usunięta zostanie część definicji zawierająca dokładnie taki sam ciąg znaków zaczynając od numeru konta, z którego usuwamy pozycję zestawienia, przykładowo @ObrotyWn(100), @ObrotyWn(100-1).Nie zostanie usunięta przykładowo część @ObrotyWn(010-100). Definicja nie zostanie również usunięta jeżeli konto wynika z maski (np. ObrotyWn(1*), zapytania SQL lub z podpiętej pozycji innego zestawienia księgowego.

Usunięcie konta księgowego z planu kont nie usuwa tego konta z definicji pozycji zestawienia księgowego. Podczas próby przeliczenia zestawienia pojawia się komunikat: Nie znaleziono konta księgowego o symbolu [numer konta]. Użytkownik powinien w takim przypadku na pozycji zestawienia zaznaczyć parametr Nie sprawdzaj istnienia kont.

• Dodawanie kont z planu kont – użytkownik ma możliwość wskazania kilku kont księgowych. Jeżeli nie jest zaznaczone żadne konto to przenoszone jest konto podświetlone. Jeżeli zaznaczone są konta syntetyczne wraz z kontami analitycznymi to dodawane są tylko konta syntetyczne. Jeśli zaznaczone są konta analityczne i część z tych kont została wcześniej uwzględniona w grupie kont to dodawane są pozostałe konta nie uwzględnione wcześniej w grupie kont.

• Dodawanie przez formularz – możliwość dodania pojedynczego konta (lub klawisz <INSERT> – plan kont otwiera się bez opcji zaznaczeń).