Skrzynka pocztowa

Elektroniczny podpis wiadomości e-mail to sposób na zapewnienie autentyczności wiadomości, ma to szczególne znaczenie w kontaktach biznesowych. Użytkownik ma możliwość wysyłania oraz odbierania podpisanych cyfrowo wiadomości e-mail.

Konfiguracja podpisu elektronicznego

Podpis elektroniczny należy dodać na formularzu konta (Konfiguracja/ Program/CRM/ Konta e-mail) na zakładce [Certyfikaty podpisów] a dokładnie dodać Certyfikat podpisu, który będzie służył do podpisywania oraz odbierania wiadomości e-mail.

Wysyłanie i odbieranie wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym

Podczas wysyłki wiadomości e-mail z podpisem elektronicznym, program sprawdza czy na koncie e-mail został zaznaczony parametr: Dodaj podpis cyfrowy do wysłanych wiadomości. Jeśli tak, to wiadomość zostanie domyślnie podpisana, jeśli nie to użytkownik musi pamiętać aby podświetlić przycisk . Jeśli powyższy parametr został zaznaczony ale certyfikat nie został dodany to program podczas wysyłki albo zapisu wiadomości wyświetli okno z listą certyfikatów.

Dodatkowo pojawi się okno:

Wybór TAK oznacza, że wiadomość zostanie podpisana a na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] zostanie dodany wybrany certyfikat. Wybór NIE oznacza, że wiadomość zostanie podpisana ale certyfikat nie zostanie dodany do konta. Dodatkowo możliwe jest zaznaczenie parametru Nie pytaj ponownie. Oznacza to, że przy kolejnej wysyłce wiadomości e-mail, pojawi się okno z wyborem certyfikatu ale program nie będzie pytał Czy zapamiętać wybór certyfikatu.

Uwaga

Aby okno Czy zapamiętać wybór certyfikatu było ponownie wyświetlane, należy na formularzu konta na zakładce [Certyfikaty podpisów] usunąć zapis -wybór z listy-.

Wybór Anuluj oznacza, że wiadomość nie zostanie wysłana i pojawi się komunikat:

Wszystkie wiadomości, które zostały podpisane cyfrowo są na liście (w każdym z folderów) oznaczone odpowiednią ikoną . Przeczytane jak również wysłane wiadomości są oznaczone ikoną . Formularz wiadomości posiada przycisk . Po jego wciśnięciu wyświetla się informacja na temat podpisu elektronicznego, którym ta wiadomość została podpisana. Jeśli podpis jest niepoprawny to na formularzu wiadomości wyświetla się przycisk . Po jego wciśnięciu na ekranie pojawią się informacje dlaczego program uznał dany podpis za błędny.

https://www.youtube.com/watch?v=z4_7jBvW6oA Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mali za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat. Skonfigurowanie skrzynki pocztowej należy rozpocząć od zdefiniowania konta pocztowego. Konta są zakładane w konfiguracji programu Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail. Każdy operator w programie, może posiadać kilka kont pocztowych. W programie można skonfigurować skrzynkę pocztową w oparciu o protokół POP3 lub IMAP. Wybór typu konta POP3/ IMAP oraz jego zmiana jest możliwa do momentu pobrania pierwszych wiadomości lub rozpoczęcia synchronizacji.

Wskazówka

Zmiana protokołu konta e-mail Jeżeli dla danego konta pobrano już wiadomości, to do zmiany protokołu np. z POP3 na IMAP, wymagane jest zdefiniowanie dla tego adresu e-mail nowego konta w programie Comarch ERP Optima. W pierwszej kolejności należy na starym koncie wyłączyć pobieranie poczty, czyli w konfiguracji tego konta zaznaczyć parametr Nieaktywne. Następnie można dodać nowe konto i skonfigurować go zgodnie z wymogami dla danego typu. Po zapisaniu ustawień i pobraniu wiadomości w nowym protokole, użytkownik może uporządkować pocztę. Aby po zalogowaniu na nowym kliencie poczty IMAP widoczne były wiadomości utworzone na starym koncie o typie POP3, np. wersje robocze e-maili, należy je ręcznie przenieść do odpowiedniego folderu IMAP. Takie wiadomości zostaną wysłane na serwer nowego konta wraz z nagłówkiem zapisanym na koncie POP3. W operacji pomijane są ustawienia dotyczące m.in. flag i podpisów. Przeniesione wiadomości będą dostępne na nowym koncie po wykonaniu synchronizacji.W sytuacji, gdy zapisane na starym koncie wiadomości są nadal potrzebne i wystarczy, że będą one dostępne tylko lokalnie w programie Comarch ERP Optima – to takie konto może pełnić rolę swoistego Archiwum. Jeżeli natomiast wszystkie istotne wiadomości są uporządkowane i dostępne w folderach IMAP, zaleca się wyczyszczenie starego konta (parametr Usuń z serwera po usunięciu z folderu ‘’Elementy usunięte” musi być odznaczony). Wówczas wiadomości nie będą przechowywane dwukrotnie, a tym samym zmniejszy się rozmiar bazy.

W przypadku gdy konto pocztowe zostało wskazane w wybranej operacji automatycznej program blokuje możliwość jego dezaktywacji oraz usunięcia. Podczas próby podjęcia takiego działania program wyświetla stosowny komunikat wskazujący operację automatyczną z którą powiązane jest wskazane konto pocztowe. W celu usunięcia bądź dezaktywacji konta pocztowego powiązanego z operacją automatyczną należy w pierwszej kolejności usunąć konto e-mail z konfiguracji opercji automatycznej wskazanej w komunikacie. Szczegóły dotyczące zakładania kont opisane zostały w artykule Konta e-mail Dodatkowo na karcie operatora w sekcji CRM, znajdują się parametry związane z obsługą kont oraz skrzynki pocztowej: Prawo do trwałego usuwania e-maili - jeśli parametr zaznaczony to operator ma możliwość skasowania e–maili z folderu Elementy usunięte. Jeśli parametr jest odznaczony to przy próbie skasowania e-maila pojawi się komunikat:

Dostęp do kont e-mail innych operatorów - jeśli parametr jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, czyli również z tych, w których nie jest użytkownikiem.

Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-mail za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima (szczegóły konfiguracji zostały opisane w artykule). Skrzynka pocztowa podzielona jest na dwa panele. W lewym panelu dostępna jest lista folderów, w prawym panelu lista wiadomości z wybranego folderu. Jednocześnie można wyświetlić zawartość tylko jednego folderu. Z poziomu skrzynki pocztowej z każdego folderu, możliwa jest wysyłka e-maili, edycja i usunięcie istniejących. W zależności, która opcja zostanie wybrana, wiadomości zapiszą się w odpowiednich folderach, przykładowo: - jeśli użytkownik wybierze Zapisz  – wiadomość zostanie zapisana w kopiach roboczych, - jeśli użytkownik wybierze jedną z opcji - wiadomość zostanie zapisana w skrzynce nadawczej. Ponadto możliwe jest przenoszenie wiadomości między folderami. Wiadomość można przenieś przeciągając ją za pomocą myszki ( należy ustawić się na liście, na wybranej wiadomości i prawym przyciskiem myszki przeciągnąć do innego folderu).  Lista wiadomości wyświetlona z każdego folderu jest taka sama, może różnić się kolejnością wyświetlanych kolumn oraz zawartością niektórych z nich. W każdym z folderów, na liście wiadomości dostępne jest menu kontekstowe. Oprócz standardowych opcji, można również wysyłać wiadomości a w przypadku folderu skrzynka odbiorcza, elementy wysłane, załatwione, usunięte oraz kopie robocze – dostępna jest opcja Oznacz jako przeczytane oraz Oznacz jako nieprzeczytane. W każdym folderze pod listą e-maili znajduje się przycisk domyślnie nazwany Kontrahent – analogiczny jak na formularzu e-maila (Podmiot) ułatwiający  filtrowanie listy maili do tych, które mają przypisany podmiot o wskazanym akronimie. Z menu przy tym przycisku można wybrać również inne podmioty np. Pracownik/Bank/Wspólnik/Urząd. Jeśli jest wybrany jakiś podmiot, to dodając nową wiadomość, na formularz przenoszony jest ten podmiot wraz z jego adresem e-mail. Filtrowanie wiadomości na koncie o typie IMAP W przypadku konta o typie IMAP filtrowanie w panelu filtra po treści wiadomości wiąże się z wyszukiwaniem na serwerze poczty. Z tej przyczyny taka operacja może trwać dłużej. Jednocześnie istotne jest, że nie każdy serwer pocztowy pozwala na wyszukiwanie.

Uwaga

Filtry własne Użytkownika, działające w oparciu o SQL, nie będą działać, jeżeli wiadomości są subskrybowane tylko po nagłówkach.

W przypadku filtrowania wiadomości, wyszukiwana fraza musi zawierać co najmniej trzy znaki. W ten sposób można wyszukiwać wiadomości po określonym słowie. Aby filtrować wiadomości po konkretnej frazie należy ją wpisać w cudzysłowie, np. „oferta handlowa”.

Skrzynka odbiorcza

W skrzynce odbiorczej wyświetla się lista odebranych wiadomości. Lista składa się z następujących kolumn (układ domyślny): Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane szczegółowo tutaj. Lista obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj – dodaj wiadomość Zmień -  edytuj wiadomość Usuń - usuń wiadomość Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto w menu głównym (wstążka) znajdują się podstawowe przyciski (opisane w rozdziale Standardy w programie) a dodatkowo: Podpisy – lista zdefiniowanych podpisów więcej w artykule Lista podpisów Wyślij/ Odbierz wiadomość. Jeśli zostanie odebrana nowa wiadomość to na pasku stanu wyświetli się ikona .W trakcie odbierania/wysyłania wiadomości e-mail w pasku stanu wyświetli się informacja o liczbie wykonywanych operacji. W opisie wyświetlanym po najechaniu kursorem myszki widoczna jest dodatkowo objętość wysyłanych/odbieranych danych  np. Odebrano 4MB z 30 MB. Lista wiadomości jest odświeżana dopiero po zakończeniu wyślij/ odbierz. Parametry Wyślij – opcje: odpowiedz/ prześlij dalej/ odpowiedz wszystkim Przekaż - przycisk pozwala na zmianę operatora prowadzącego w obrębie danego konta firmowego, do którego przypisanych jest wielu operatorów. Można wybrać tylko spośród operatorów, którzy są przypisani do danego konta. Po wyborze Przekaż pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Załatw - kliknięcie w ta ikonę powoduje przeniesienie podświetlonej wiadomości do folderu "Załatwione". Przenoszone są wszystkie maile z danego wątku (również te w innych folderach). Po wyborze Załatw pojawi się okno do wpisania komentarza. Treść wpisanego komentarza będzie widoczna na formularzu wiadomości na zakładce historia. Opcja Załatw działa zarówno dla zaznaczonych jak i podświetlonych elementów, czyli do załatwionych zostają przenoszone wszystkie maile powiązane z zaznaczonymi lub podświetlonymi wątkami. Ponadto funkcja Załatw jest dostępna również z poziomu formularza e-maila. Przy próbie przeniesienia wiadomości funkcją Załatw, program ostrzega o nieprzeczytanych mailach. Przypisz podmiot - po uruchomieniu funkcji pojawi się okno z możliwością wyboru zakresu dat. Program sprawdza czy adres e-mail z pola „OD” oraz „DO” występuje w słowniku podmiotów, jeśli tak - uzupełnione zostanie pole podmiot na wiadomościach w wybranym zakresie dat.

Skrzynka nadawcza

Lista wiadomości nadanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy wysłane

Lista wiadomości wysłanych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy załatwione

Lista wiadomości załatwionych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Elementy usunięte

Lista wiadomości usuniętych obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn.

Kopie robocze

Lista wiadomości w folderze kopie robocze obsługiwana jest tak jak w przypadku skrzynki odbiorczej, różni się jedynie kolejnością wyświetlonych kolumn oraz możliwością wysłania listy zaznaczonych wiadomości Wyślij zaznaczone. W przypadku kont o typie IMAP zawartość folderu kopie robocze (podobnie jak innych folderów) jest synchronizowana z serwerem poczty. Gdy w programie została zapisana wersja robocza wiadomości powiązana np. z wydrukiem czy dokumentem, to podczas jej edycji na innym kliencie poczty, po zapisie, usuwana jest stara treść wiadomości, a z serwera zostanie pobrana nowa wiadomość. Taka wiadomość nie będzie powiązana z dokumentem, jak to miało miejsce w przypadku wiadomości pierwotnej zapisanej lokalnie. Podobna sytuacja może wystąpić przy wysyłaniu tych wiadomości w innym kliencie poczty. W przypadku jednoczesnego edytowania wiadomości roboczej w skrzynce pocztowej w programie i na innym kliencie poczty, po synchronizacji w folderze będą widoczne dwie wiadomości. Osobno zostaną zapisane zmiany wprowadzone z poziomu każdego klienta.

Uwaga

W przypadku niektórych serwerów pocztowych po edycji wiadomości roboczej usuwane jest jej oznaczenie jako “roboczej”. Wówczas dalsza edycja takiego e- maila jest niemożliwa ze skrzynki pocztowej w Comarch ERP Optima, a wyłącznie z poziomu serwera pocztowego. Alternatywnie, w programie taką wiadomość można skopiować (przy użyciu kombinacji klawiszy <CTRL>+<INS>), a następnie edytować.

Podgląd wiadomości

Możliwy jest podgląd wiadomości e-mail bezpośrednio na liście w Skrzynce pocztowej. Daje to możliwość szybkiego podglądu zawartości maila bez konieczności jego otwierania. Podgląd wiadomości dostępny jest z poziomu okna Skrzynka pocztowa.  Przy pierwszym otwarciu okna po prawej stronie pojawi się pasek Podgląd wiadomości. Po kliknięciu w pasek rozwijany jest panel, w którym widoczna jest treść maila. W panelu widoczna jest tylko treść wiadomości wraz z grafiką. Temat wiadomości oraz pozostałe informacje widoczne są na liście wiadomości. Przesuwając kursorem po liście wiadomości na panelu widoczna jest treść aktualnie podświetlonej wiadomości. Położenie panelu może być przez użytkownika zmieniane. Aby zadokować panel z innej strony okna należy go „złapać” przeciągnąć w inną lokalizację. Dodatkowo panel wyposażony jest w przycisk pinezki: jeśli pinezka jest „wyciśnięta” po ustawieniu kursora z powrotem na liście wiadomości panel jest zwijany. Jeśli pinezka jest „wciśnięta” – panel jest na stałe dokowany, zmniejszając obszar przeznaczony na listę wiadomości.

Dodawanie własnych folderów

Można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery w skrzynce pocztowej. Przenoszenie folderów możliwe jest między folderami w obrębie jednego konta, nie można przenosić folderów pomiędzy różnymi kontami pocztowymi. Wiadomości e-mail można przenosić między folderami na różnych kontach. W sytuacji, gdy wiadomość zostanie przeniesiona pomiędzy folderami na różnych kontach w Historii wiadomości, w kolumnie Akcja, wyświetla się informacja, na jakie konto została ona przeniesiona. Lista folderów widoczna jest w kształcie drzewa. Panel z folderami podzielony jest na dwie zakładki [Wg kont] oraz [Wszystkie]. W zakładce [Wg kont] widoczne są foldery pogrupowane wg kont pocztowych do których jest przypisany operator. W zakładce [Wszystkie] widoczne są foldery i maile ze wszystkich kont operatora do których jest przypisany. Operacje na folderach (dodawanie, usuwanie, zmiana nazwy) można wykonywać tylko w zakładce [Wg kont]. Nie można przenosić, zmienić nazwy i usuwać głównych zdefiniowanych w programie folderów tj.  skrzynka pocztowa, skrzynka nadawcza, elementy wysłane, załatwione, Elementy usunięte oraz Kopie robocze. Można natomiast tworzyć podfoldery do nich. Dodawanie folderów na tym samym poziomie co foldery domyślnie zdefiniowane w programie, możliwe po ustawieniu kursora na z gałęzi nadrzędnej np. konto pocztowe. Wymagane jest podanie nazwy dla nowo dodawanego folderu. Nie można w gałęzi drzewa na tym samym poziomie wprowadzić dwóch folderów o takiej samej nazwie. Jeżeli występują wiadomości lub podfoldery w folderze wówczas nie można usuwać takiego folderu. Operator powinien przed usunięciem folderu usunąć wszystkie wiadomości znajdujące się w tym  folderze oraz jego podfolderach. W strukturze drzewa foldery główne domyślnie zdefiniowane w programie są umieszczone w pierwszej kolejności i nie podlegają sortowaniu. Dodawanie nowych podfolderów zakłada folder w danej gałęzi i foldery te są ustawiane w kolejności alfabetycznej w tej gałęzi. Dodawanie nowych folderów na głównej gałęzi założy foldery pod ostatnim folderem głównym, a dodane foldery zostaną posortowane alfabetycznie. Na obydwu zakładkach w nagłówku działa filtrowanie służące do wyszukania po nazwie folderów na drzewku. Dla ułatwienia pracy z wieloma kontami e-mail, po wskazaniu kursorem określonego folderu skrzynki pocztowej, wyświetli się dodatkowy opis. Zawiera on informację o nazwie konta, do którego dany folder należy. W przypadku zakładki [Wszystkie], nazwa konta wyświetlana jest tylko dla folderów utworzonych przez użytkownika.

Zarządzanie folderami w skrzynce pocztowej.

Wykonywanie operacji dla folderów odbywa się tylko na zakładce [Wg kont] dla wskazanego na drzewie folderu. Po wybraniu folderu na drzewie jego zawartość wyświetlana jest w skrzynce pocztowej. W przypadku wybrania gałęzi nie będących folderami jak gałęzie: Poczta, Archiwum lub dane konto pocztowe w skrzynce pocztowej lista wiadomości jest pusta. Na wstążce w górnym menu dostępna jest grupa o nazwie Folder zawierającą opcje dotyczące zarządzaniem folderami. Grupa aktywna jest na zakładce [Wg kont]. Za pomocą przycisków dostępnych na wstążce w grupie Folder lub pod prawym przyciskiem myszy z menu kontekstowego można wybrać jedną z poniższych opcji: Dodaj folder  – dodanie nowego folderu Zmień – edycja nazwy folderu Usuń – usuwanie folderu  z bazy danych

Przenoszenie folderów odbywa się poprzez przeciągnięcie folderów za pomocą myszki na wskazany folder. Przenoszenie folderów możliwe jest tylko w obrębie danego konta pocztowego. Przenoszona jest cała zawartość wskazanego folderu wraz z jego podfolderami.

Synchronizacja folderów i zarządzanie folderami w IMAP

Po poprawnym skonfigurowaniu konta w protokole IMAP i wykonaniu synchronizacji, w skrzynce pocztowej są widoczne zarówno foldery subskrybowane, jak i foldery lokalne. Dla rozróżnienia obu rodzajów katalogów, nazwy tych pierwszych są napisane standardową czcionką, a nazwy folderów lokalnych kursywą. W przypadku kont o typie POP3, nazwy katalogów są prezentowane standardowo. W tym protokole wszystkie foldery są lokalne, więc nie są rozróżniane. Przy wejściu do skrzynki pocztowej w programie, w pierwszej kolejności, w celu zachowania spójności struktury katalogów, synchronizowana jest lista wszystkich folderów. Następnie wysyłane są na serwer nowe wiadomości. Potem zostają pobrane nowe wiadomości z serwera pocztowego, z subskrybowanych folderów. Synchronizacja skrzynki pocztowej może się odbywać tylko na jednej instancji, dlatego wszystkie operacje przenoszenia, dodawania i usuwania wiadomości są wykonywane na bazie. Następnie na jednym stanowisku podczas synchronizacji te wszystkie zmiany są aktualizowane na serwerze. W przypadku dłuższej pracy użytkownika na danej skrzynce pocztowej, jest ona synchronizowana zgodnie z ustawieniami dotyczącymi czasu pobierania wiadomości lub na żądanie za pomocą przycisku Wyślij/ Odbierz.

Uwaga

W przypadku niepowodzenia synchronizacji konta o typie IMAP, do skrzynki odbiorczej operatora zostanie wygenerowana wiadomość e-mail z informacjami o błędach.

Jeżeli w tym samym czasie dana wiadomość zostanie przeniesiona z poziomu serwera i z programu Comarch ERP Optima do dwóch różnych folderów, to będzie ona widoczna w nowym katalogu w ramach akcji wykonanej na serwerze. Jednocześnie w skrzynce odbiorczej pojawi się e-mail z informacją o wycofaniu w programie operacji zmiany folderu dla tej wiadomości. Po wykonaniu synchronizacji, z poziomu skrzynki odbiorczej w programie możliwe będzie przeniesienie tej wiadomości do innego folderu.

Zmiany w strukturze katalogów wprowadzone z poziomu programu zostaną również odzwierciedlone na serwerze poczty, w szczególności utworzenie nowego subskrybowanego folderu, zmiana nazwy folderu, zapisanie wersji roboczej wiadomości, wysłanie lub przeniesienie wiadomości do innego folderu. Dozwolone jest przenoszenie folderów do innych folderów o takim samym statusie, np. lokalnych do innych folderów lokalnych. Utworzony nowy subfolder dziedziczy status z folderu nadrzędnego. Nie jest możliwa zmiana nazwy folderu, jego przeniesienie lub usunięcie podczas wykonywania synchronizacji.

Uwaga

W zależności od serwera poczty, niektóre operacje na folderach mogą być niemożliwe do wykonania w Comarch ERP Optima. Np. jeżeli serwer poczty, na którym jest konto e-mail użytkownika nie pozwala na zagnieżdżenia w strukturze folderów, to próba założenia subfolderu po stronie Comarch ERP Optima również nie będzie możliwa.

Gdy na serwerze poczty nastąpiła zmiana nazwy subskrybowanego folderu, to w programie folder ten zostanie oznaczony jako lokalny. Jeżeli zawiera on wyłącznie pobrane nagłówki, z poziomu programu nie będzie możliwe otworzenie takich wiadomości. W tej sytuacji w konfiguracji folderów IMAP będą widoczne oba foldery (folder lokalny z nazwą sprzed zmiany oraz folder serwerowy ze zmienioną nazwą). Przy oznaczeniu subskrypcji dla folderu serwerowego ze zmienioną nazwą, wiadomości zostaną ponownie pobrane z serwera. Po zaznaczeniu subskrypcji folderu lokalnego, zostanie utworzony jego odpowiednik na serwerze i na serwer zostaną przeniesione wiadomości z programu.

Jeżeli na serwerze został usunięty folder zawierający wiadomości, to po synchronizacji będzie on widoczny w programie jako lokalny, bez możliwości pobrania pełnych treści wiadomości (jeżeli wcześniej pobrano tylko ich nagłówki).

W przypadku usunięcia folderu na serwerze i dodania drugiego z taką samą nazwą, a następnie przypisania do niego wiadomości – to po wykonaniu synchronizacji, w programie widoczny będzie ten folder z nową zawartością.

Podczas przenoszenia wiadomości do folderów subskrybowanych weryfikowane jest, czy katalog docelowy istnieje na serwerze pocztowym. Jeżeli w międzyczasie został on usunięty na innym kliencie poczty, a nowa struktura folderów nie została jeszcze zsynchronizowana po stronie Comarch ERP Optima, to przeniesienie wiadomości do takiego „nieistniejącego” na serwerze folderu zostanie wycofane. Jednocześnie w skrzynce pocztowej w programie pojawi się wiadomość informująca o tym niepowodzeniu.

Przeniesienie wiadomości, której nie ma na serwerze pocztowym, np. z folderu lokalnego do synchronizowanego, spowoduje utworzenie tej wiadomości na serwerze.

Uwaga

Dla kont e-mail o protokole IMAP nie można tworzyć folderów ze znakami specjalnymi w nazwie. Foldery ze znakami niedozwolonymi, tj. “./\ nie będą synchronizowane.

Formularz szablonu składa się z dwóch zakładek: [Ogólne] oraz [Podłączenia]. Na zakładce [Ogólne] jest możliwość wpisania stałej treści oraz tytułu e-maila. Dodatkowo można korzystać makr, które umożliwią podstawianie danych w polach temat oraz treść (więcej na ten temat w rozdziale Makra). Pola jakie należy wypełnić: Opcja Przypisz nadawcę do szablonu nie działa w odniesieniu do wiadomości wysyłanych za pomocą windykacji. Wiadomości generowane za pomocą windykacji mają zawsze w polu OD przypisaną skrzynkę, która została zdefiniowana w Start/Konfiguracja/ Firma/ CRM/ Windykacja należności. Po wybraniu szablonu z przypisanym adresem nadawczym, adres ten zostanie podmieniony na tworzonej wiadomości e-mail. Jeżeli operator, który nie jest użytkownikiem konta określonego jako domyślny adres nadawczy, na wiadomości wybierze szablon z przypisanym adresem nadawczym lub wysyła wiadomość, gdzie taki szablon jest domyślnym, to zostanie on wczytany do wiadomości e-mail, ale bez podmiany adresu nadawczego. Ponadto formularz obsługiwany jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Na zakładce [Podłączenia] widoczne są podłączone szablony.

Tworząc wzorzec wiadomości e-mail (szablon) mamy możliwość zdefiniowania niektórych informacji tak, aby podczas wysyłania e-maila program automatycznie podstawiał odpowiednie dane – odbywa się to za pomocą makra. Makra można wykorzystywać w temacie i treści wiadomości. Lista predefiniowanych w programie makr dostępna jest w menu kontekstowym (prawy klawisz myszki w polu temat i treść).

Dostępne makra:

Przykład

Przykład z użyciem makra Użytkownik posiada zdefiniowany szablon dla listy faktur sprzedaży. W temacie wzorca oraz treści ma wstawione poniższe makra: Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży Opis: Wysyłka faktur sprzedaży Temat:Faktura z dnia {eData} dla {ePodmiotNazwa} Szanowni Państwo, W załączniku przesyłamy fakturę nr {eNumer} na kwotę {eKwotaDok} {eWalutaRoz}. Termin płatności upływa {eTermin}. Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności. Z poważaniem Firma Ogrodnik W momencie wyboru powyższego szablonu na formularzu wiadomości w pola z makrem zostaną podstawione odpowiednie dane. Nazwa szablonu: Faktura sprzedaży Opis: Wysyłka faktur sprzedaży Temat: Faktura z dnia 10-02-28 dla F.H. ABC sp. z o.o. Szanowni Państwo, W załączniku przesyłamy fakturę nr FA/48/2010 na kwotę 102.11 PLN.   Termin płatności upływa 10-03-07. Dziękujemy za terminowe uregulowanie należności. Z poważaniem Firma Ogrodnik

Przykład

Przykład z użyciem funkcji GetSQL Użyta w szablonie dla deklaracji VAT-7 składnia: {GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f')} zwróci kwotę nadwyżki z pola 60 na deklaracji VAT-7(12). Zapytanie: {CHOOSE(GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') = 0, 'Kwota do zapłaty: ' &GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=14715 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f'),  'Kwota nadwyżki: ' &GetSQL('SELECT  dke_wartoscl FROM cdn.DeklElem WHERE DkE_Numer=15000 and Dke_DknId =' & {eID}, 'f') )} zwróci kwotę z pola 60 jeżeli jest nadwyżka, jeżeli nie ma nadwyżki zwróci kwotę do zapłaty z pola 58.

Uwaga

W przypadku wysyłania wydruku kaskadowego/seryjnego (czyli wzorca wydruku z którego powstanie wiele, osobnych wiadomości) najpierw w programie pojawia się formularz wiadomości ze zdefiniowanymi wcześniej makrami. Zapisanie lub wysłanie takiej wiadomości powoduje że makra zamieniają się w konkretne wartości/dane pobierane z bazy.

Formularz wiadomości składa się z Nagłówka oraz zakładek: [Ogólne], [Załączniki], [Historia], [Wątek], [Dokumenty]. Dodatkowo w górnym pasku menu, dostępne są zakładki: [Narzędzia okna], [Format czcionki], [Tabele]. Nagłówek wiadomości Pola jakie należy wypełnić:  Ponadto na formularzu wiadomości odebranej dostępny jest przycisk  Aktualizuj e-mail podmiotu, który pozwala zaktualizować domyślny adres podmiotu przypisanego do wiadomości. Dodatkowo pole Podmiot wyświetla okno Książka adresowa. Jest to lista, która składa się z zakładek: [Kontrahenci], [Pracownicy], [Urzędy], [Banki]. Na zakładce [Kontrahenci], na pozycji znajduje się opcja do rozwinięcia dodatkowej listy, na której znajdują się aktywni przedstawiciele z karty kontrahenta. Pod listą znajduje się sekcja Adresaci wiadomości z polami Do/ DW/ UDW, w których można przenieś adres e-mail albo wpisać ręcznie oraz panel filtra.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

W książce adresowej możliwe jest zaznaczenie jednego lub wielu adresów jednocześnie. Listę adresów kontrahentów i pracowników filtruje się również poprzez parametry: Nieaktywni, Pokaż duplikaty, Archiwalni.

Książka adresowa obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj- możliwość dodania nowego kontrahenta Podgląd – podgląd/ edycja karty kontrahenta Zatwierdź Zamknij – zamknięcie okna

Zakładka [Ogólne] Pola jakie należy wypełnić: Dodatkowo na odebranej wiadomości dostępny jest przycisk  Dodaj, który pozwala szybciej utworzyć nową kartotekę dla kontrahenta lub dopisać przedstawiciela do podmiotu będącego nadawcą wiadomości. Użycie opcji Dodaj kontrahenta wywołuje formularz nowego kontrahenta, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres e-mail nadawcy. Użycie opcji Dodaj przedstawiciela podnosi okno, na którym należy wskazać kontrahenta, do którego ma zostać przypisany przedstawiciel (jeżeli do wiadomości przypisano podmiot – okno będzie uzupełnione akronimem tego kontrahenta). Po zaakceptowaniu kontrahenta, zostanie wywołany formularz przedstawiciela, gdzie w polu E-Mail będzie przeniesiony adres z wiadomości e-mail z pola OD.  Zakładka [Załączniki] Na tej zakładce wyświetlana jest lista załączników. Oprócz załączników w postaci wydruków jest możliwe podpięcie dodatkowych, a ponadto edycja i usunięcie istniejących załączników. Informacja o liczbie załączników wyświetla jest obok nazwy zakładki. Do wiadomości e-mail można dodawać wiele załączników jednocześnie, zaznaczając je na oknie wyboru.

Uwaga

W przypadku wydruku kaskadowego (gdy powstanie wiele, osobnych wiadomości) – załączniki będą dodawane przy zapisywaniu wiadomości.

Uwaga

Jeżeli użytkownik doda załącznik w szablonie, który pojawi się przed wydrukiem seryjnym, zostanie on dołączony do każdego z wysyłanych seryjnie maili.

Zakładka składa się z kolumn:

Uwaga

Jeśli rozmiar załącznika ma wartość mniejszą niż 1 MB to wyświetlany jest w KB, jeśli mniejszą to w MB.

Okno obsługiwane jest przez przyciski: Dodaj – dodaj załącznik Zmień - zmień załącznik Usuń - usuń załącznik   Zapisz załącznik.  W rozwijanym menu dostępne są opcje: Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT. Więcej informacji na temat funkcji przenoszenia załączników z wiadomości mailowej do Obiegu Dokumentów i rejestru VAT znajduje się tutaj.

Uwaga

Na formularzu wiadomości e-mail na zakładce [Załączniki] możliwe jest dodawanie załączników metodą „przeciągnij i upuść” (przeciąganie ich za pomocą myszki). W tym celu należy wskazać plik w Eksploratorze Windows, a następnie z przytrzymanym lewym klawiszem myszy przeciągnąć go do programu Comarch ERP Optima i upuścić na liście załączników

Zakładka [Historia] Na zakładce zapisywane są zdarzenia związane z tworzeniem, wysyłaniem i modyfikacją e-maila. Zakładka składa się z kolumn: Zakładka [Wątek] Program umożliwia wątkowanie korespondencji. Do tematu wiadomości dołączany jest numer, który następnie pozwala na zebranie e-maili wysłanych i odebranych na zakładce [Wątek] i prześledzenie danej konwersacji. Wątkowanie czyli dołączanie numeru wątku do tematu, jest domyślnie włączone. W Konfiguracji (Program/CRM/Konta e-mail – zakładka Parametry) można je wyłączyć. Wykorzystując wątkowanie w programie Comarch ERP Optima dopisywany jest numeru wątku, a tym samym zmianie ulega temat wiadomości przychodzącej. W przypadku kont o typie IMAP, jeżeli odpowiedź na pierwszą wiadomość w wątku zostanie udzielona z poziomu innego klienta poczty, w programie taka wiadomość otrzyma nowy wątek. Jeśli wątkowanie jest istotne w prowadzonej korespondencji, zaleca się tworzenie odpowiedzi z poziomu Comarch ERP Optima. W innym wypadku może się zdarzyć tak, że wiadomości zostanie nadany nowy wątek.

Dotyczy wersji: 2018.6.1

Przychodząca wiadomość przypisywana jest do operatora-opiekuna konta, a następnie opiekun konta przypina wiadomość na operatora- użytkownika konta, a ten na nią odpowiada. Nowo odebrana wiadomość zostanie przypisana do tego operatora, który udzielił odpowiedzi jako ostatni.

Zakładka [Dokumenty] Istnieje możliwość powiązania wiadomości przychodzącej/wychodzącej z innymi dokumentami w systemie np. kontaktami w CRM, fakturami, zleceniami serwisowymi itp. W tym celu na formularzu wiadomości e-mail znajduje się zakładka [Dokumenty], a na niej: W przypadku kont o typie IMAP możliwe jest przypisanie e-maila do dokumentu zarówno w przypadku subskrypcji pełnych treści wiadomości, jak i pobierania wyłącznie nagłówków wiadomości. Można również powiązać wiadomości z ręcznie wskazanym podmiotem (np. jeśli kontrahent nie ma przypisanego adresu e-mail i wiadomość nie została z nim powiązana automatycznie).

Uwaga

Powiązanie wiadomości z podmiotem/ dokumentem w programie może być usuwane na skutek niektórych operacji wykonywanych na serwerze/ innym Kliencie poczty; np. podczas przenoszenia wiadomości do folderu niesubskrybowanego (serwerowego) i przywrócenia go z powrotem do folderu subskrybowanego.

Funkcjonalność wysyłki e- maili umożliwia tworzenie gotowych szablonów inaczej mówiąc wzorców wiadomości e – mail. Szablony mogą np. zawierać stałe teksty, które wykorzystywane są np. przy cyklicznej wysyłce e-maili. Szablonów może być wiele, w tym jeden domyślny. Przykładowo, jeżeli chcemy aby w temacie e-maila wysyłanego z poziomu faktury wpisywał się tekst: „Faktura [numer faktury] z dnia [data wystawienia]” wystarczy dodać domyślny szablon z tytułem zdefiniowanym następująco: „Faktura...”. Definiowanie szablonów wiadomości dostępne jest z formularzy dokumentów albo z listy dokumentów. Należy rozwinąć menu pod przyciskiem Wyślij  a następnie wybrać opcję Konfiguracja szablonów e-mail… wybranie tej opcji spowoduje otwarcie listy szablonów. Dla każdego rodzaju dokumentu można stworzyć odrębny szablon lub korzystać z jednego wzorca dostępnego dla wszystkich list i formularzy. W programie można również dodawać szablony z poziomu formularza e-maila. Pozwala to na tworzenie wzorów wiadomości wykorzystywanych często w standardowych zapytaniach i odpowiedziach.

Lista szablonów wiadomości

Lista szablonów wyświetlana jest w formie drzewka (tak jak ma to miejsce na oknie do konfiguracji wydruków). Ustawiając się na gałęzi głównej Procedury  - dodany szablon będzie widoczny z każdego miejsca w programie, gdzie jest możliwość zdefiniowania wzorca e-mail. Ustawiając się na gałęzi z nazwą procedury czyli listy/ formularza gdzie aktualnie jesteśmy – dodany szablon będzie widoczny tylko z tego miejsca.

Przykład

Tworzony jest szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Szablon definiowany jest z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na procedurze o nazwie: Lista faktur  to będzie on widoczny tylko z poziomu listy faktur sprzedaży. Jeśli szablon zostanie dodany ustawiając się na gałęzi głównej: Procedury to będzie on widoczny z każdego miejsca w programie, czyli wysyłając e-maila z jakiegokolwiek formularza czy listy dokumentów, na formularzu wiadomości będzie możliwość skorzystania z tego szablonu.

Istnieje również możliwość podpięcia istniejących szablonów do różnych procedur, co może być przydatne w przypadku dokumentów skojarzonych. W takiej sytuacji należy na oknie konfiguracji szablonów e-mail za pomocą ikony  podłączyć szablon.

Przykład

Użytkownik posiada zdefiniowany, wspomniany powyżej szablon dla faktur sprzedaży za abonament telefoniczny. Istnieją jednak sytuacje, że faktury są korygowane, w związku z czym zdefiniowany jest również szablon dla faktur korygujących, ponieważ są to dokumenty skojarzone, to do procedury Lista faktur ( gdzie istnieje już szablon Faktury abonamentowe) podłączony jest szablon Faktury_korekty.

Lista szablonów obsługiwana jest przez przyciski: Dodaj- umożliwia dodanie nowego szablonu Zmień – umożliwia podgląd/ edycję szablonu Usuń – umożliwia usunięcie szablonu Podłącz szablon do procedury – umożliwia podłączenie istniejącego szablonu do procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje Odłącz szablon od procedury - umożliwia odłączenie istniejącego szablonu od procedury, na której aktualnie użytkownik się znajduje Znajdź szablon – umożliwia wyszukanie procedury/szablonu zawierającego określony tekst/ciąg znaków Zamknij – umożliwia zamknięcie okna Ponadto dostępne parametry:

Z poziomu listy kontrahentów dostępna jest opcja seryjnego wysyłania maili do przedstawicieli kontrahenta. Mailing będzie realizowany dla tych przedstawicieli, którym na formularzu została zaznaczona opcja mailing seryjny.

Funkcja dostępna jest z listy kontrahentów po wybraniu z menu Wyślij wydruk  opcji Seryjny E-mail bez wydruku. Podczas wysyłania wiadomości uwzględniane są dane z kart kontrahentów zaznaczonych na liście. Istnieje możliwość wysłania maili w trzech wariantach: Wszyscy, Przedstawiciele, Kontrahenci. Funkcjonalność seryjnego e-mail dostępna jest także na liście Pracowników, Banków, Urzędów oraz Właścicieli. Zasada działania jest podobna jak dla kontrahentów, z wyjątkiem możliwości przesyłania maili do przedstawicieli

Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD umożliwia przeniesienie maili z bazy konfiguracyjnej i przechowywanie ich na serwerach IBARD. W prosty sposób można dotrzeć do maili i sprawdzić ich zawartość. W bazie danych pozostaje nagłówek wiadomości oraz związane z mailem informacje typu historia, dokumenty powiązane itp. Na serwer IBARD przenoszone są treść maila oraz załączniki. W przypadku kont o typie IMAP, wgląd do Dysku IBARD nie jest możliwy z poziomu serwera poczty, czyli inni klienci poczty nie będą mieć do niego dostępu. W przypadku subskrypcji samych nagłówków wiadomości, pobierane są również treści wiadomości i umieszczane na IBARD. Skonfigurowanie skrzynki pocztowej w celu przeniesienia treści i załączników wiadomości na IBARD należy rozpocząć od podania loginu i hasła do konta iBard24. Dane te należy wprowadzić w menu Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail w zakładce [Dysk IBARD].

Uwaga

Wymagana wersja IBARD co najmniej 2.9.0.

Uwaga

Dopuszczalne są maksymalnie 2 aktywne logowania na jedno konto IBARD. 

Skrzynka pocztowa

W skrzynce pocztowej w lewym panelu na drzewie folderów dostępna jest gałąź o nazwie Dysk IBARD. Po otwarciu skrzynki  gałąź ta jest zawsze zwinięta. Po jej rozwinięciu Dysk IBARD składa się z folderów: W Dysk IBARD można dodawać, przenosić i usuwać własne foldery. Nie jest możliwe przenoszenie folderów między Dysk IBARD, a kontem pocztowym. Podczas przenoszenia maila nagłówek maila zostaje w bazie Comarch ERP Optima natomiast treść oraz załączniki przenoszone zostaną na konto wskazane na serwerze IBARD. Mail może być przeniesiony poprzez przesunięcie jednego maila do Dysk IBARD, przesunięcie kilku wybranych maili do Dysk IBARD lub seryjne przeniesienie maili starszych niż wskazana data.

Przeniesienie pojedynczego maila

Przeniesienie pojedynczego maila odbywa się przez przeciągnięcie go do wybranego folderu w panelu Dysk IBARD.

Przeniesienie wybranych maili

Przeniesienie wybranych maili odbywa się przez zaznaczenie kilku maili i przeciągnięcie ich do wybranego folderu w panelu Dysk IBARD.

Seryjna przeniesienie maili

W skrzynce pocztowej w menu głównym (wstążka) znajduje się przycisk Przenieś na IBARD w grupie Archiwizacja.  Przenieś na IBARD - przycisk pozwala na uruchomienie przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD według podanych parametrów. Po wybraniu przycisku Przenieś na IBARD wyświetli się okno Przeniesienie treści i załączników wiadomości na IBARD :

W oknie dostępne są pola: Po uzupełnieniu powyższych pól i ich zaakceptowaniu następuje połączenie z IBARD w oparciu o login i hasło podane w konfiguracji, natomiast w skrzynce pocztowej zostaną odfiltrowane maile, dla których data wysłania lub otrzymania jest mniejsza niż wskazana data.  W ten sposób przenoszone są maile z folderów skrzynka odbiorcza, elementy wysłane oraz załatwione. Maile są przenoszone do odpowiadających im folderów na IBARD. W przypadku dodania nowych folderów lub podfolderów do folderów głównych przy seryjnym przenoszeniu wykonywane jest odpowiednie mapowanie ich z folderami na dysku IBARD. Mapowanie odbywa się po nazwie folderu tzn. jeżeli folder o danej nazwie dla danego konta nie istnieje na dysku IBARD zostanie założony.

Zarządzanie mailami na dysku IBARD.

Na dysku IBARD działa filtrowanie po nagłówku i po treści maila. Zasady filtrowania są podobne, jak w przypadku skrzynki pocztowej. Użytkownik może wykorzystać zarówno pole do wpisania tekstu, jak i filtry w konstruktorze filtra.

Uwaga

Wyszukiwanie w treści przeniesionych maili obejmuje te maile, których treść w postaci tekstowej jest mniejsza od 10MB.

Filtrowanie na dysku IBARD nie uwzględnia znaków specjalnych (podobnie jak w Outlooku) tzn. jeżeli zostanie podany ciąg znaków Kowalski! to wyszukane zostaną wszystkie maile, które zawierają ciąg Kowalski. Ze względów wydajnościowych zalecana minimalna ilość znaków do filtrowania maili w archiwum to 3 znaki. Maile na dysku IBARD są otwierane w trybie tylko do odczytu, użytkownik nie może ich modyfikować. Jeśli użytkownik chce edytować maila powinien go przenieść do folderu w skrzynce pocztowej. Przeniesienie maila na dysku IBARD do poczty odbywa się przez przeciągnięcie go do wybranego folderu poczty. W takim przypadku cała zawartość maila jest odtwarzana w bazie Comarch ERP Optima, natomiast z IBARD zawartość maila jest usuwana. Usunięcie maila na dysku IBARD powoduje jego ostateczne usunięcie z bazy. Usuwany jest nagłówek maila z bazy, a z IBARD zarówno plik z zawartością maila, jak i z załącznikami. Jeżeli dla konta IBARD nie ma określonych parametrów archiwizacji (konto IBARD) to przy próbie przeniesienia wyświetlony zostanie komunikat: W przypadku braku licencji na moduł CRM/CRM Plus zablokowana jest możliwość przeniesienia maili. Przycisk Przenieś na IBARD jest nieaktywny i nie ma możliwości przeciągania maili do folderów w Dysk IBARD.

W programie można zdefiniować dla każdego operatora kilka różnych podpisów i  określić który z nich jest podpisem domyślnym. Jest to przydatne w firmach, które cyklicznie wysyłają maile do swoich odbiorców. Zdefiniowanie wzorca podpisu jest możliwe w skrzynce pocztowej z poziomu menu głównego (wstążki). Na liście podpisów znajdują się dwie kolumny: Ponadto lista obsługiwana jest przez standardowe przyciski: Dodaj – umożliwia dodanie nowego podpisu Zmień – umożliwia podgląd/ edycję podpisu Usuń – umożliwia usunięcie podpisu Zamknij – umożliwia zamknięcie okna

Uwaga

Dodawane podpisy są widoczne i dostępne do użycia wyłącznie dla operatora, który je utworzył.

Zakładka [Narzędzia okna] zawiera opcje:

W programie możliwe jest również dodatkowe oznaczanie wątków przedrostkami zdefiniowanymi przez użytkownika. Domyślnie dla wątków stosowany jest przedrostek: „OPT!MA”. Chcąc zdefiniować własny tekst (maksymalnie 20 znaków), należy wpisać go bezpośrednio w pole Przedrostek dodawany do numeru wątku (dostępne w Start/Konfiguracja/ Program/ CRM/ Konta e-mail na zakładce [Parametry]) i zapisać zmiany w konfiguracji.

Zakładka [Format czcionki] umożliwia formatowanie tekstu: wybór rodzaju, koloru, rozmiaru czcionki oraz innych opcji dostępnych w edytorze. Dodatkowo z poziomu tej zakładki dostępna jest opcja Wstaw obraz z pliku, która umożliwia wstawienie w treści wiadomości jakiegoś obrazu. Zakładka [Tabele] umożliwia wstawienie tabel jak również ich obróbkę.

Z poziomu otwartego formularza wiadomości e-mail można przenieść załączniki bezpośrednio do Biblioteki dokumentów lub do Rejestrów VAT za pomocą funkcji OCR. Na formularzu wiadomości mailowej na zakładce [Załączniki] dostępne są ikony: - Zapisz załącznik.  W rozwijanym menu dostępne są opcje: Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT.

Przenoszenie załączników do Obiegu dokumentów.

Po wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów dla zaznaczonych pozycji utworzy się nowy dokument firmowy w Obiegu dokumentów i zostaną podpięte załączniki do Archiwum plików, pliki zapisywane są w bazie. Jako tytuł dokumentu przenosi się nazwa załącznika, natomiast w polu Numer obcy przenosi się numer wątku, np. EMAIL/38/2021, lub numer wiadomości mailowej w przypadku gdy w programie wyłączone jest wątkowanie korespondencji. Po zaznaczeniu na liście kilku załączników i wybraniu opcji Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów pojawia się komunikat: „Zaznaczono kilka załączników do przeniesienia do dokumentu Obiegu dokumentów. Czy powiązać je z jednym dokumentem obiegu?” Do wyboru opcje: -Tak, przenieś do jednego – po wybraniu tej opcji wszystkie załączniki zostaną powiązane z jednym nowoutworzonym dokumentem w Bibliotece dokumentów; - Nie, przenieś 1:1 – po wybraniu tej opcji, dla każdego załącznika program utworzy osobny dokument w Bibliotece dokumentów. Wybranie opcji Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu otworzy listę dokumentów w Bibliotece dokumentów. W przypadku gdy wiadomość z której przenosimy załączniki jest kolejną wiadomością w danym wątku mailowym, który wcześniej został już powiązany z dokumentem w bibliotece, na wyświetlonej liście domyślnie zaznaczony jest parametr Powiązany z wątkiem mailowym, lista dokumentów jest zawężana do dokumentów z danego wątku mailowego. Jeśli wątek nie został jeszcze powiązany z żadnym dokumentem w Obiegu dokumentów to parametr Powiązany z wątkiem mailowym jest odznaczony. Po wykonaniu powyższych czynności na wiadomości mailowej w zakładce [Dokumenty] w sekcji Biblioteka dokumentów widoczne jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów.

Uwaga

Opcje Zapisz załączniki w nowym dokumencie Obiegu dokumentów oraz Zapisz załączniki w istniejącym dokumencie Obiegu dokumentów widoczne są tylko dla Operatorów zalogowanych z modułem Obieg Dokumentów.

Zaczytywanie dokumentów przez OCR do rejestru VAT

Wybranie opcji Zaczytaj dokument przez OCR do rejestru VAT uruchamia funkcję OCR, która zaczytuje dokument tak samo jak przy uruchomieniu OCR z poziomu Rejestrów VAT. Przy zaczytywaniu dokumentu przez OCR wyświetla się okno z możliwością wyboru do jakiego rejestru mają trafić dokumenty. Na oknie można wybrać, czy dokumenty ma zostać dodany do rejestrów zakupu, czy sprzedaży. W zależności od wybranej opcji z rozwijanej listy można wybrać rejestry zakupu lub sprzedaży zdefiniowane w konfiguracji Firma/Księgowość/Rejestry zakupów VAT lub Rejestry sprzedaży VAT. Po wybraniu rejestru dokumenty są przetwarzane przez OCR i dodawane do wybranego rejestru. Więcej informacji na temat funkcji OCR znajduje się tutaj. Po zaczytaniu dokumentu przez OCR z poziomu wiadomości mailowej utworzy się dokument w Obiegu dokumentów z podpiętym i zapisanym do bazy załącznikiem, analogicznie jak przy zaczytywaniu dokumentów z dysku przez OCR. Utworzony dokument w Obiegu dokumentów jest powiązany zarówno z dokumentem z Rejestru VAT jak i wiadomością mailową. Na wiadomości mailowej również widoczne jest powiązanie z dokumentem z Rejestru VAT i dokumentem OBD, a na dokumencie w rejestrze VAT jest powiązanie z dokumentem w Obiegu dokumentów i wiadomością mailową. Opcja przeniesienia dokumentu za pomocą funkcji OCR do Rejestru VAT dostępna jest na formularzu wiadomości mailowej, niezależnie od tego czy operator jest zalogowany z modułem OBD. Dokumenty w Bibliotece dokumentów tworzą się bez modułu OBD tak jak ma to miejsce w przypadku zaczytywania dokumentów przez OCR w Rejestrze VAT. Opcja przeniesienia dokumentów przez OCR do Rejestru VAT dostępna jest w przypadku kiedy użytkownik zalogowany jest na moduł CRM lub CRM Plus oraz dowolny moduł zawierający dostęp do Rejestrów VAT (np.: Faktury, Handel, Handel Plus, Księga podatkowa, Księga Handlowa, lub Księga Handlowa Plus).

Formularz podpisu umożliwia wpisanie dowolnego tekstu z możliwością wyboru rodzaju, rozmiaru i koloru czcionki oraz innych opcji w dostępnym edytorze. Pola jakie należy wypełnić:

Uwaga

Jest możliwe aby żaden z podpisów nie był domyślny, natomiast nie ma możliwości zaznaczenia kilku podpisów domyślnych.

Ponadto okno obsługiwane jest przez standardowe przyciski:  Zapisz zmiany – umożliwia zapisanie wprowadzonych zmian Zamknij – umożliwia zamknięcie okna