W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu otwartego formularza wybranej formy płatności, istnieje możliwość powiązania formy płatności istniejącej w systemie Comarch ERP Optima z formą płatności wymaganą przez KSeF do eksportu dokumentów.

W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF.

Typy płatności w programie:

• Gotówka
• Przelew
• Karta
• Kompensata

Domyślna forma płatności pobierana jest na dokument z formularza kontrahenta, z zakładki [Płatności].

Powiązana forma płatności KSeF widoczna jest na zakładce [KSeF] na formularzu dokumentu, a użytkownik ma możliwość jej edycji.

Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.

Na Fakturach oraz korektach do nich, zarówno zatwierdzonych na stałe jak i zapisanych do bufora widnieje zakładka [KSeF].

Po wysyłce faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:

• Numer dokumentu – numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
• Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
• Link weryfikacyjny – link umożliwiający weryfikację danych faktury w KSeF, zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
• Status – informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
• Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
• Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
• Data odebrania – data pobrania UPO.
• Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
• Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:

• Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności i jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. Pole umożliwia wybór formy płatności z listy. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
• Status dokumentu – przyjmuje wartości:
  • • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu
    • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo
    • Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokument można anulować tylko w środowisku demo
    • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, ma tym samym zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawienia dokumentu na zakładce [KSeF]
    • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować na środowisku demo.
    • Nie dotyczy – faktura nie powinna zostać wysłana do KSeF . Status ten pojawia się w sytuacji, jeśli na karcie kontrahenta ma zakładce [Handlowe] zaznaczony jest parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF
    • Poza systemem – status pojawia się po zaznaczeniu przez użytkownika na formularzu faktury na zakładce [KSeF] parametru Poza systemem, oznacza, że faktura została  wysłana do KSeF poza systemem Comarch ERP Optima
• Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla Faktury wystawionej w momencie problemów (np. problem z połączeniem internetowym) z przesłaniem jej do KSeF. Po zaznaczeniu tego parametru Faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
• Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Pole zaznaczane jest automatycznie dla kontrahentów  o statusie Osoba fizyczna oraz dla zamówień zaimportowanych z Comarch  E-sklep/E-sale dla transakcji B2C. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
• Poza systemem – oznaczenie dla faktury wysłanej do KSeF poza programem Comarch ERP Optima. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie do edycji pól dostępnych na zakładce. Po zaznaczeniu parametru użytkownik może ręcznie uzupełnić dane dotyczące KSeF.

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur.

W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępne są następujące parametry:

• Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF oraz odbioru UPO.
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
• Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować faktury sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów.

W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie dokumentów oraz nie powoduje zapisu w historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/.

produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Każda faktura zostanie opatrzona unikatowym numerem. Będzie to jednoznaczne z wprowadzeniem jej do obiegu prawnego. Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/.

Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.

Uwierzytelnianie w KSeF możliwe jest za pomocą:

• tokena wygenerowanego na stronie KSeF w sekcji Tokeny.

Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.

• tokena wygenerowanego na podstawie certyfikatu:

W celu wygenerowania tokena należy skorzystać z opcji Generuj token. Wyświetlona zostanie lista dostępnych certyfikatów, na której należy wskazać Kwalifikowany Certyfikat Pieczęci Elektronicznej zawierający nazwę podmiotu zgodną z nazwą rejestrową oraz numer NIP.  Program na jego podstawie  wygeneruje token.

Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.

Pliki wysłane do KSeF w formacie XML oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) domyślnie zapisywane są pod następującą ścieżką: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Deklaracje. Zmiany katalogu można dokonać w ustawieniach konfiguracji stanowiska: Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-deklaracje

Comarch ChatERP to inteligentny asystent wykorzystujący algorytmy sztucznej inteligencji (AI – od ang. Artificial Intelligence), która jest sukcesywnie rozwijana w Comarch ERP Optima.

Może on udzielić informacji o danych zgromadzonych w systemie, wyjaśni jak działają funkcje programu oraz wykona wybrane czynności zlecone przez Użytkownika. Podstawowe informacje na temat usługi Comarch ChatERP znajdują się pod adresem: https://pomoc.comarch.pl/chat/index.php/kategorie/podstawowe-informacje/.

Uprawnienia do Comarch ChatERP

Comarch ChatERP jest wersją demonstracyjną (BETA) przeznaczoną dla Użytkowników, którym administrator programu nadał do niej uprawnienia. W związku z tym na karcie operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy dostępny jest na zakładce [Parametry] na podzakładce [Wspólne] parametr Prawo do korzystania z ChatERP.

Wyłącznie operator mający ten parametr zaznaczony może korzystać z Inteligentnego asystenta Comarch. Domyślnie żaden operator w programie nie ma zaznaczonego tego parametru. Zaznaczając go Użytkownik otrzymuje komunikat informujący o usłudze:

Comarch ChatERP to eksperymentalna usługa inteligentnego asystenta w fazie testów BETA. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na przesłanie danych zawartych w pytaniach i odpowiedziach do firmy Comarch lub podwykonawców technologicznych. Dane zawarte w pytaniach zależą od Ciebie i zobowiązujesz się do nieprzekazywania w nich danych osobowych. Więcej na temat usługi znajdziesz w pomocy.

Jeżeli Klient Comarch nie zaakceptował jeszcze regulaminu korzystania z usługi Comarch ChatERP, podczas pierwszego zaznaczania tego parametru wyświetlany jest komunikat o treści:

Comarch ChatERP to eksperymentalna usługa wirtualnego asystenta w fazie testów BETA. Korzystając z niej wyrażasz zgodę na przesłanie danych zawartych w pytaniach i odpowiedziach do firmy Comarch lub podwykonawców technologicznych. Dane zawarte w pytaniach zależą od Ciebie i zobowiązujesz się do nieprzekazywania w nich danych osobowych. Pełna treść regulaminu dostępna jest pod linkiem.

Czy chcesz przejść do strony regulaminu i aktywować usługę?

Link zawarty w komunikacie prowadzi do dokumentu:

https://www.comarch-cloud.pl/files-app/file_5/regulamin-Comarch-ChatERP.pdf

Po wybraniu opcji Tak otwierana jest strona umożliwiająca zaakceptowanie regulaminu:

https://www.erp.comarch.pl/Zgody/1.2/chat-erp/zatwierdzanie

Wybór opcji Nie zamyka okno z komunikatem bez zapisywania zmian.

Jeżeli operator, który nie ma zaznaczonego na swojej karcie parametru Prawo do korzystania z ChatERP ale posiada uprawnienia administratora, uruchomi Inteligentnego asystenta Comarch, otrzyma komunikat o tej samej treści, jak włączając parametr z poziomu Konfiguracji.

Po kliknięciu na przycisk Rozpocznij rozmowę taki Użytkownik przejdzie do Comarch ChatERP a parametr Prawo do korzystania z ChatERP na jego karcie zostanie zaznaczony.

Jeżeli regulamin korzystania z usługi Comarch ChatERP nie został jeszcze zaakceptowany, dla operatora z uprawnieniami administratora wyświetlane jest następujące okno:

W przypadku użytkownika bez prawa do korzystania z ChatERP który nie jest administratorem, przy próbie uruchomienia funkcji pojawia się informacja: W celu włączenia funkcji skontaktuj się z administratorem programu w Twojej firmie.

Korzystanie z Comarch ChatERP

W menu Sztuczna inteligencja w sekcji Asystent AI dostępna jest funkcja  ChatERP. Po jej wybraniu przez operatora z nadanymi uprawnieniami do korzystania z Comarch ChatERP otwierane jest okno Inteligentnego asystenta Comarch:

Po jego uruchomieniu ChatERP proponuje pytania, jakie mogą zostać mu zadane.

W dolnej części okna dostępne jest pole służące do wpisania treści pytania. Po wpisaniu treści i kliknięciu przycisku  Wyślij lub naciśnięciu klawisza <Enter> następuje przesłanie zapytania i wyświetlenie przygotowanej przez asystenta odpowiedzi:

Odpowiedzi mogą zostać również udzielone po kliknięciu na jedno z proponowanych pytań. Po udzielonej przez ChatERP odpowiedzi są proponowane kolejne pytania, powiązane z poprzednim.

Przykładowe pytania jakie mogą zostać zadane to:

• Ile jest na stanie towaru Sekator?
• Wyświetl 5 ostatnich faktur na których znajduję się towar Grabie ogrodnicze
• Wyświetl listę faktur sprzedaży dla kontrahentów z Krakowa
• Czy plik JPK_V7 za grudzień 2023 został już wysłany?
• Ile wynosi podatek vat z pliku JPK_V7 za 12/2023 do zapłaty?
• Czy odpis dla Maszyna ogrodnicza za 12/2023 został już wygenerowany?
• Którzy pracownicy mają uprawnienie do obsługi koparki?
• Pokaż pracowników bez wybranego urzędu skarbowego
• Pokaż kto jest dzisiaj nieobecny

W zależności od zadanego pytania, zwracane przez Comarch ChatERP odpowiedzi mogą wskazywać konkretną wartość (np. stan magazynowy towaru) lub wymieniać wiele pozycji (np. kontrahentów czy dokumentów) spełniających warunek z zadanego pytania. W przypadku kiedy w wyniku zapytania zwracanych jest kilka wartości, są one wyświetlane w osobnych liniach.

W przypadku linków zwracanych Comarch ChatERP (np. w przypadku pytań dotyczących obsługi programu), po ich kliknięciu otwierana jest przeglądarka internetowa z zawartością strony.

W przypadku, kiedy Comarch ChatERP nie jest w stanie odpowiedzieć na zadane przez Użytkownika pytanie, udzielana jest informacja o treści: Przepraszam, ale na podstawie dostępnych danych nie mogę udzielić odpowiedzi na Twoje pytanie.

Odpowiedzi udzielane przez Comarch ChatERP mogą być oceniane przez Użytkowników programu. Pod każdą odpowiedzią znajdują się ikony  Oceń pozytywnie oraz  Oceń negatywnie. Jednocześnie zaznaczona może zostać tylko jedna z nich. W przypadku wybrania negatywnej oceny pojawia się okno umożliwiające podanie powodu takiej oceny otrzymanej odpowiedzi.

Kliknięcie Wyślij powoduje przekazanie uwag do zespołu zajmującego się rozwojem Comarch ChatERP. Po kliknięciu Pomiń okno jest zamykane bez wysyłania informacji.

Comarch ChatERP może również wykonywać wybrane operacje w programie na podstawie poleceń wydawanych przez Użytkownika.

Przykłady takich poleceń skutkujących wykonaniem określonych czynności w programie to:

• Ustaw limit kredytu 15000 PLN na kontrahencie Aloza
• Wystaw zamówienie na towar Grabie do liści na dodatkowe 200 sztuk
• Dodaj fakturę sprzedaży na towar Sekator 300 sztuk dla kontrahenta ADM

Comarch ChatERP jest funkcją udostępnioną Użytkownikom Comarch ERP Optima w ramach testów BETA. W związku z tym jej zakres jest ograniczony, a działanie może być obarczone wadami.

Dane z zadawanych pytań i udzielanych odpowiedzi są przesyłane do firmy Comarch oraz Open AI w celu świadczenia usługi. Odpowiedzi udzielane przez Comarch ChatERP są generowane przez algorytmy sztucznej inteligencji (AI). Zadawane pytania i udzielane odpowiedzi są zapisywane i wykorzystywane do doskonalenia działania usługi. Dopuszczane są tylko odpowiedzi które nie generują skutku przetwarzania danych osobowych. Kontrahenci w zadawanych pytaniach są wyszukiwani po nazwie.

W przypadku pytań zadawanych Inteligentnemu asystentowi Comarch uwzględniane są filtry obowiązkowe, licencje oraz blokady procedur do list.

W przypadku zadań dla Comarch ChatERP nie są uwzględniane filtry obowiązkowe.

Regulamin działania usługi Comarch ChatERP jest dostępny na stronie: Regulamin Comarch ChatERP.

Moduł Robotyzacja RPA (ang. Robotic Process Automation) zawiera dostępne w programie funkcje automatyczne ułatwiające pracę poprzez wykonywanie powtarzalnych czynności. Często działają one w tle i są domyślnie włączone. Są to następujące funkcje:

• Pobieranie kursów walut z NBP
• Pobieranie wskaźników
• Weryfikowanie statusu w VAT kontrahenta
• Weryfikowanie rachunków bankowych kontrahentów
• Pobieranie danych kontrahentów przez integrację z GUS
• Wymiana danych z bankami za pośrednictwem Internetu
• IWD – wymiana danych z biurem lub oddziałem
• Windykacja należności
• Faktury cykliczne
• Przypomnienia dla pracowników/operatorów i klientów
• Kopie bezpieczeństwa do IBARD

Na liście funkcji w module Robotyzacja można zapoznać się z ich krótkim opisem, zweryfikować czy określona funkcja jest aktywna oraz po kliknięciu na dostępny przy każdej funkcji link przejść do strony www opisującej szczegółowo tę funkcjonalność w programie:

Możliwe jest wskazanie miejsca przechowywania załączników do przesyłanych dokumentów. Gałąź Konfiguracji niedostępna w przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard.

Możliwe jest zaznaczenie jednej z 3 opcji:

• zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja),
• zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD; po kliknięciu ikony wyboru folderu  pojawi się okno logowania do Comarch IBARD, jeżeli operator wcześniej się nie zalogował),
• zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska); po zaznaczeniu opcji zapisz na dysku jeżeli domyślny folder dla wszystkich stanowisk nie był wskazany, podpowiadana jest ścieżka C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Wymiana danych z możliwością wskazania innego folderu.

W przypadku opcji zapisu na dysku dedykowany dla stanowiska folder przechowywania załączników może być również określony w Konfiguracji Stanowiska/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry.

Jeżeli Użytkownik wybrał opcję zapisywania załączników na dysku i uzupełnił folder dedykowany dla stanowiska, załączniki będą zapisywane w tym wskazanym katalogu. Jeżeli folder dla stanowiska nie został wskazany, załączniki będą zapisywane w folderze dla wszystkich stanowisk, określanym w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Parametry.

W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard załączniki zawsze zapisywane są w bazie i nie ma możliwości wskazania innego miejsca ich zapisu.

Jeżeli skonfigurowany jest automatyczny import paczek IWD przy wykorzystaniu Serwisu Operacji Automatycznych, załączniki mogą być zapisywane w bazie lub na dysku. Jeżeli w Konfiguracji wybrana jest w takim przypadku opcja zapisu w Comarch IBARD, załączniki zapisywane są w bazie danych.