Synchronizacja pomiędzy programem Comarch ERP Optima, a e-Sklepem polega na synchronizacji w dwóch kierunkach:

• eksporcie do e-Sklepu informacji o towarach, cenach, ofertach, kontrahentach oraz danych binarnych,
• imporcie informacji o złożonych zamówieniach.

Proces synchronizacji odbywa się:

• Ręcznie – uruchamia się go poprzez ikonę: dostępną w menu Handel.
• Automatycznie – za pośrednictwem programu do synchronizacji Comarch ERP Optima Automat Synchronizacji

Synchronizacja ręczna

W celu wykonania ręcznej synchronizacji należy nacisnąć ikonę dostępną w menu Handel.

Pojawi się okno umożliwiające rozpoczęcie synchronizacji.

W pierwszej części dostępne są parametry:

• Wyślij ofertę – zaznaczenie on różnicową synchronizację do e-Sklepu listy towarów, grup towarowych, cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym, rabatów, zestawów promocyjnych oraz zasobów.
• Pobierz zamówienia – zaznaczenie powoduje on synchronizację zamówień z e-Sklepu.

W drugiej części okna dostępne są kolejne parametry, które domyślnie są niezaznaczone:

• Wyślij tylko zasoby – zaznaczenie  powoduje on wysłanie stanów magazynowych do e-Sklepu zgodnie z ustawieniami w konfiguracji stanowiska Comarch e-Sklep. Zaznaczenie tego parametru powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
• Wyślij tylko ceny – zaznaczenie powoduje on eksport tylko cen, ilości punktów przyznanych w programie lojalnościowym i rabatów do e-Sklepu, jego zaznaczenie powoduje odznaczenie parametru Wyślij ofertę do e-Sklepu.
• Wyślij kontrahentów – zaznaczenie  powoduje on eksport listy kontrahentów wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.
• Wymuś pełną synchronizację oferty – zaznaczenie powoduje on wykonanie pełnej synchronizacji oferty do e-Sklepu jedynie bez danych binarnych. Jego zaznaczenie powoduje aktywację parametru Wyślij wszystkie dane binarne.
• Wyślij wszystkie dane binarne – zaznaczenie domyślnie jest nieaktywny. Dostępny jest po zaznaczeniu parametru Wymuś pełną synchronizację oferty. Powoduje on pełną synchronizację danych binarnych do e-Sklepu, która może trwać bardzo długo.

Opcja: Przejdź do harmonogramu przekierowuje Użytkownika do konfiguracji harmonogramu, który umożliwi wprowadzenie synchronizacji automatycznej pomiędzy Comarch ERP Optima, a Comarch e-Sklep.

Synchronizacja automatyczna:

Automatyczna synchronizacja danych polega na automatycznej wymianie danych pomiędzy Comarch ERP Optima, a Comarch e-Sklep. Synchronizacja automatyczna jest uruchamiana na serwerze, na którym jest zainstalowany jest program Comarch ERP Optima.

Usługa Comarch Serwis Operacji Automatycznych instalowana jest wraz z programem Comarch ERP Optima. Jeżeli krok ten został pominięty podczas instalacji programu, usługę można zainstalować oddzielnie np. wywołując instalator Comarch ERP Optima z poziomu Panelu sterowania.

Zalecane jest, aby we właściwościach Usługi Comarch ERP Optima Serwis Operacji Automatycznych, na zakładce Logowanie zaznaczyć To konto i podać nazwę Użytkownika Windows oraz jego hasło.

Konfiguracja automatycznej synchronizacji z Comarch e-Sklep:

W Start/ Konfiguracja/ Program znajduje się gałąź Automat synchronizacji, w której należy skonfigurować parametry dotyczące synchronizacji programu Comarch ERP Optima z Comarch e-Sklep.

W podgałęzi Harmonogramy widoczne są wszystkie bazy firmowe podpięte do bazy konfiguracyjnej, na której obecnie pracujemy. Dla każdej z baz możemy włączyć automatyczną synchronizację oraz określić, w jakich godzinach oraz z jaką częstotliwością synchronizacja będzie się odbywać. W przypadku Serwisu Operacji Automatycznych zostało zastosowane zrównoleglenie synchronizacji Comarch ERP Optima z usługami e-Commerce, tak aby synchronizacja mogła wymieniać dane z kilkoma usługami w tym samym czasie. Ręczne synchronizacje nie będą zrównoleglone.

Do Comarch e-Sklep synchronizacja automatyczna obejmuje takie same dane jak przy zaznaczonym parametrze Wyślij ofertę do e-Sklepu dla ręcznej synchronizacji, importowanie zamówień z Comarch e-Sklep oraz synchronizację stanów magazynowych i cen towarów.

Automatyczna synchronizacja odbywa się w ustalonym przez Użytkownika interwałem czasowym oraz określoną częstotliwością wykonywania zadania. Na formularzu zadania wskazywany jest również operator wykonujący zadanie. Domyślnie podpowiadany jest operator ADMIN, ale istnieje możliwość jego zmiany.

W ramach synchronizacji dostępne są również czynności, które zostaną wykonane w ramach zadania:

• Automatyczne realizowanie zamówień – zaznaczenie parametru powoduje automatyczne przekształcenie zamówienia do dokumentów handlowo- magazynowych. Po zaimportowaniu zamówienia do Comarch ERP Optima, zamówienie zostaje poddane weryfikacji, w której sprawdzane są następujące kryteria: czy zamówienie posiada uwagi od Klienta, czy na magazynie znajduje się odpowiednia ilość towaru oraz czy zamówienie zostało opłacone.
• Eksport faktur w formacie pdf – w sytuacji, gdy zamówienie zostanie przekształcone do Faktury sprzedaży, w panelu administracyjnym oraz profilu Klienta będzie dostępna kopia elektroniczna faktury zgodna z wybranym wzorcem.
• Automatyczne generowanie zlecenia nadania przesyłki – parametr jest dostępny w przypadku skonfigurowania współpracy z Comarch Shipping lub dowolnym kurierem. Aktywowanie tego parametru umożliwi automatyczne wygenerowanie Zlecenie nadania przesyłki oraz listu przewozowego do dokumentu WZ.
• Eksport kontrahentów – podczas synchronizacji eksportowani są kontrahenci wraz z ich cenami i rabatami do e-Sklepu.

Wszelkie komunikaty błędów podczas synchronizacji automatycznej zapisywane są w plikach loga operacji, domyślnie w lokalizacji C:\Users\nazwa_użytkownika\AppData\Roaming\Comarch\Opt!ma\Logs

Krok 1. Konfiguracja usługi Comarch ERP Serwis Operacji Automatycznych

Uruchom usługę w Konfiguracja/Stanowisko/Serwis Operacji Automatycznych/Parametry. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w artykule Parametry 

Krok 2. Konfiguracja harmonogramu automatycznej realizacji zamówień.

Ustal zadania, które będą dotyczyć automatu zamówień. W konfiguracji programu przejdź do:

Konfiguracja/Program/Automat synchronizacji/ Harmonogramy:

• Za pomocą ikony plusa dodaj nowe zadanie dla: Synchronizacja z Comarch e-Sklep/e-Sale.
• Określ Operatora, w którego imieniu będzie wykonywane zadanie oraz określ godziny oraz częstotliwość wykonywania zadania.
• Określ czynności, które będą wykonywane w ramach zadania :
  • Zaznacz parametr Automatyczne realizowanie zamówień ,
  • Jeżeli do zamówień wysyłasz elektroniczne faktury, wybierz wzór wydruku dla faktury
  • Jeżeli chcesz, aby do zamówień były generowane automatycznie Zlecenia nadania przesyłki oraz drukowane Listy przewozowe zaznacz parametr: Automatyczne generowanie zlecenia nadania przesyłki. Opcja jest dostępna w momencie skonfigurowania z Comarch Shipping lub dowolnym kurierem. (Więcej o konfiguracji usług kurierskich znajdziesz w artykule Konfiguracja przesyłek )

Automatyczne realizowanie zamówień będzie wykonywane dla zamówień od daty zaznaczenia parametru.

Krok 3. Weryfikacja zamówień

Zamówienia złożone na e-Sklep/e-Sale zostaną zaimportowane do Comarch ERP Optima. Zamówienie zostanie zrealizowane automatycznie jeśli:

• na zamówieniu nie znajdują się uwagi od Klienta – jeżeli takie uwagi występują zamówienie zostaje przekazane do obsługi ręcznej.
• zamówienie zostało opłacone – jeżeli zamówienie posiada status płatności Opłacona, zamówienie zostanie skierowane do automatycznej realizacji, w innym przypadku zamówienie zostanie przekazane do obsługi ręcznej.
• na zamówieniu nie znajdują się pozycje, dla których wartość jest zerowa.
• na magazynie znajduje się wystarczająca ilość towaru do realizacji zamówienia – brak wystarczającej ilości na magazynie powoduje przekazanie zamówienia do obsługi ręcznej.

W sytuacji, gdy zamówienie nie spełni choć jednej z powyższych reguł, nie zostanie zrealizowane automatycznie.

Krok 4. Automatyczna realizacja zamówienia – generowanie dokumentów handlowo- magazynowych.

Po weryfikacji zamówienia rozpoczyna się jego główny etap, czyli jego realizacja. Na tym etapie zostanie utworzony paragon lub faktura. Rodzaj dokumentu handlowego dla RO jest określony na zakładce e-Sklep/e-Sale, w informacjach ogólnych: Do zamówienia wystawić:

Jeżeli do zamówienia została wybrana opcja wystawienia Faktury oraz w konfiguracji został zaznaczony parametr Eksport faktur w formacie pdf to w ramach automatyzacji faktura zostanie przesłana do e-Sklepu.

Jeżeli na magazynie znajduje się odpowiednia ilość towaru, w kolejnym etapie zostanie wystawiony dokument WZ.

W kolejnym etapie do dokumentu handlowego zostanie utworzony dokument WZ.

Z poziomu formularza WZ możliwa jest fiskalizacja paragonu powiązanego z zamówieniem. W tym celu z menu głównego należy wybrać opcję :

Jeżeli zamówienie zostało w pełni skompletowane, możesz oznaczyć je jako spakowane. W tym celu, wybierz ikonę: znajdującą się na dokumencie WZ.

W efekcie, na dokumencie WZ na zakładce atrybuty zostanie zmieniony aktualny stan zamówienia. Dla atrybutu: STAN_PACZKI wartość zostanie zmieniona z: Do spakowania na Spakowano.

Ponadto, na dokumencie WZ pojawi się informacja o osobie pakującej atrybut: OSOBA_PAKUJĄCA

Krok 5. Automatyczna realizacja zamówienia – generowanie zlecenia nadania przesyłki.

Jeżeli korzystasz z usługi Comarch Shipping lub współpracujesz z innym kurierem, dla zamówienia do którego powstał dokument WZ zostanie wygenerowane zlecenie nadania przesyłki.

Jeżeli dane do wysyłki posiadają poprawne dane adresowe, spełniające wymagania określonego kuriera do zamówienia zostanie wygenerowany list przewozowy.

W ramach synchronizacji informacje dotyczące listu przewozowego zostaną przesłane do e-Sklepu.

Sekcja Informacje o firmie to dashboard Comarch ERP Optima zawierający przygotowane analizy dotyczące różnych modułów. Po kliknięciu ikony  Informacje o firmie otwiera się okno Informacje o firmie podzielone na zakładki związane określonymi modułami.

Na górze okna znajduje się nazwa firmy której dotyczą informacje oraz data i godzina ostatniego zaczytania danych. Dane prezentowane są na dzień zgodny z ustawieniem daty bieżącej w programie (Narzędzia / Data bieżąca). Ikona służy do odświeżenia danych.

Okno podzielone jest na zakładki:

• Bieżące,
• CRM,
• Handel,
• Kasa i bank,
• Księgowość,
• Płace i kadry,
• Serwis.
• Biuro rachunkowe

Dostęp do danej sekcji / raportu zależny jest od modułów, na które zalogował się operator oraz ustawień dostępu do informacji, określanych na karcie danego operatora (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy) na zakładce [Informacje].

Przy każdej z analiz dostępny jest przycisk Pokaż, po kliknięciu którego otwierane jest okno programu z odpowiednio odfiltrowanymi danymi.

Dla okna Informacje o firmie wyłączona jest możliwość personalizacji aktywnego okna.

Jeżeli w menu Widok zaznaczona jest opcja Pokaż informacje o firmie, okno Informacje o firmie jest automatycznie otwierane po zalogowaniu określonego operatora.

Informacje o firmie – Bieżące

Zakładka [Bieżące] jest domyślnie wyświetlana po otwarciu okna Informacje o firmie. Zawiera najważniejsze informacje pobierane z pozostałych zakładek.

Na tej zakładce poniższe sekcje prezentowane są zawsze, jeżeli dany operator ma dostęp do co najmniej jednej analizy z nimi związanej:

• Należności i zobowiązania,
• Środki finansowe – prezentowana jest suma środków oraz 3 rejestry z najwyższą kwotą,
• Deklaracje – widoczne są deklaracje, dla których powinna pojawić się informacja o konieczności ich przygotowania zgodnie z terminem wynikającym z konfiguracji.

Pozostałe sekcje są widoczne, jeśli operator ma dostęp do co najmniej jednej analizy z nimi związanej oraz w co najmniej jednej z analiz wynik nie będzie zerowy:

• Dokumenty przeterminowane – dostępne opcje: Do VAT i Do podatku dochodowego,  sekcja widoczna, jeśli suma wartości dla jednej z tych analiz jest większa niż 0 PLN,
• Faktury wystawione dzisiaj – sekcja widoczna, jeśli wystawiona została co najmniej jedna faktura,
• Dokumenty do realizacji – sekcja widoczna, jeśli do realizacji jest co najmniej jedno zamówienia albo rezerwacja,
• Zamówienia przeterminowane – sekcja widoczna, jeśli co najmniej jedno zamówienie jest przeterminowane,
• Rezerwacje przeterminowane –  sekcja widoczna, jeśli co najmniej jedna rezerwacja jest przeterminowana,
• Dokumenty WZ bez faktur – sekcja widoczna, jeśli występuje co najmniej jeden dokument bez faktury,
• Faktury cykliczne – sekcja widoczna, jeśli występuje co najmniej jedna faktura cykliczna do wygenerowania,
• Pracownicy – sekcja widoczna, jeśli zależnie od uprawnień kończy się termin ważności co najmniej jednego pracownika lub co najmniej jeden pracownik jest po zwolnieniu dłuższym niż 30 dni,
• Umowy – sekcja widoczna, jeśli kończy się co najmniej jedna umowa o pracę albo jest przynajmniej jedna umowa do rozliczenia,
• Uprawnienia – sekcja widoczna, jeśli kończy się co najmniej jedno uprawnienie,
• Moje dzisiejsze zlecenia serwisowe – sekcja widoczna, jeśli operator ma co najmniej jedno zlecenie serwisowe na dziś,
• Moje zaległe zlecenia serwisowe – sekcja widoczna, jeśli operator ma co najmniej jedno zaległe zlecenie serwisowe,
• Zadania, z podziałem na Moje i Wszystkie – sekcja widoczna, jeżeli jest co najmniej jedno zadanie zaległe lub na dziś.

Jeżeli określony operator nie ma nadanych na swojej karcie na zakładce [Informacje] uprawnień do żadnych danych, na zakładce [Bieżące] wyświetlana jest następująca informacja: