System kaucyjny zacznie obowiązywać od 1.10.2025 roku. Od tego dnia będą powoli pojawiać się w ofercie dystrybutorów/ hurtowni/ sklepów detalicznych napoje oznaczone znakiem systemu kaucyjnego, za które nabywca zobowiązany jest uiścić kaucję. System dotyczy wszystkich kanałów dystrybucji takich napojów bez względu na profil działalności, dlatego też będzie obowiązywał również podczas sprzedaży internetowej.
Zautomatyzowana obsługa systemu kaucyjnego w Comarch ERP Optima zostanie wprowadzona w wersji 2026.0.1.
Niniejsza instrukcja ma na celu wyjaśnienie, w jaki sposób (w razie zaistnienia takiej potrzeby) przygotować ofertę na napoje w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym w okresie: od 1. października do momentu aktualizacji programu do wersji 2026.0.1.
Obsługa kaucji – parametry w konfiguracji
W pierwszym kroku należy włączyć obsługę kaucji oraz ich automatyczne naliczanie podczas sprzedaży. W tym celu należy otworzyć menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje i zaznaczyć parametry:
- Obsługa opakowań kaucjonowanych
- Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FS/PA
Ustawienia na formularzach kontrahentów
W systemie kaucyjnym pobranie kaucji jest obowiązkowe na każdym etapie dystrybucyjnym. Zatem do zapłaty kaucji zobowiązana jest zarówno hurtownia, nabywająca napoje w opakowaniach od dystrybutora, jak i klient końcowy, nabywający napój na użytek własny w jednostce handlu detalicznego. Aby płatności za opakowania z systemu kaucyjnego naliczały się automatycznie w wersji 2025.5.1 i w starszych należy na formularzach kontrahentów, na zakładce [Handlowe] zaznaczyć parametr: Naliczaj płatności na dok. WKA/PKA.
Aby przyspieszyć proces konfiguracji kart kontrahentów, można skorzystać z operacji seryjnej– zmieniając warunki handlowe jednocześnie dla wielu podmiotów.
W tym celu należy zaznaczyć kontrahentów na liście, a następnie z rozwijanego menu przy przycisku operacji seryjnych
wybrać funkcję: Zmień warunki handlowe.
W kolejnym kroku na oknie Parametry seryjnej zmiany warunków handlowych kontrahentów należy zaznaczyć opcje: Zmień ustawienie parametru oraz Naliczaj płatności na dokumentach WKA/ PKA i wykonać funkcję.
Przygotowanie opakowań
System kaucyjny obejmuje tylko opakowania ze specjalnym oznaczeniem, ale wśród nich ustawa określa 3 typy:
- butelki z tworzyw sztucznych jednorazowego użytku do 3l
- puszki metalowe do 1l
- butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5l
W związku z tym, jeżeli pojawi się konieczność zarejestrowania nabycia i/ lub sprzedaży napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, należy zdefiniować odpowiednie kartoteki opakowań w cenniku.
Dla każdego z definiowanych opakowań należy:
- W menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby dodać nowy indeks
- Zaznaczyć parametr Opakowanie/kaucja.
- Ustawić stawki VAT (zakupu i sprzedaży) na NP (nie podlega).
- Ustawić ceny zakupu, a w przypadku opakowania o typie usługa prosta: koszt zakupu, zgodnie z określoną w ustawie kwotą dla danego typu opakowania. Analogicznie należy ustawić ceny sprzedaży.
- Na zakładce [Atrybuty] wybrać atrybut SYSTEM_KAUCYJNY, a następnie odpowiednią wartość atrybutu do każdego z trzech typów opakowań.
Np. jeżeli definiowane jest opakowanie Puszka metalowa, to dla atrybutu SYSTEM_KAUCYJNY należy wybrać wartość: PUSZKA_METAL).
Jeśli jednak z jakiegoś powodu jest to niemożliwe, to atrybut należy zdefiniować samodzielnie. W tym celu należy z poziomu menu: Ogólne/ Atrybuty dodać nowy atrybut towaru o następujących właściwościach:
Kod: SYSTEM_KAUCYJNY
Typ: lista
Zaznaczony parametr: Pozycje dokumentu: przenosić na transakcje
Na zakładce [Pozycje listy] podczas definiowania atrybutu należy dodać wartości:
- BUTELKA_PLASTIK
- PUSZKA_METAL
- BUTELKA_SZKŁO
Ponadto ponieważ kaucje nie powinny podlegać rabatom zalecamy dodanie (w menu Ogólne\ Rabaty) dla każdego z definiowanych opakowań- rabatu typu: Stała cena i ustawienie typu ceny: brutto oraz określenie kwot kaucji zgodnych z ustawą.
Konfiguracja napojów
Dla napojów objętych systemem kaucyjnym należy utworzyć nowe karty w cenniku. Produkty objęte systemem kaucyjnym będą miały inny kod EAN, niż ten sam napój wyprodukowany przed wejściem w życie przepisów, dotyczących systemu kaucyjnego.
W przypadku napojów sprzedawanych przez internet należy pamiętać o tym, by oznaczyć je jako Udostępniane w Comarch e-Sklep i ustawić odpowiednie parametry/ dane towarów dedykowane do sprzedaży internetowej.
Nowe karty produktów należy powiązać z odpowiednimi opakowaniami używając w tym celu schematów opakowań.
Schemat opakowań można zdefiniować z poziomu menu Ogólne\ Inne\ Schematy opakowań, a następnie należy go przypisać na formularzu napoju objętego systemem kaucyjnym, w dedykowanym polu Schemat opakowań.
Takie powiązanie wraz z odpowiednimi ustawieniami w konfiguracji sprawia, że w momencie sprzedaży system automatycznie naliczy właściwą kaucję.
Synchronizacja z Comarch e-Sklep
Tak przygotowaną ofertę należy zsynchronizować do Comarch e-Sklep.
Jeśli wszystko zostało poprawnie zdefiniowane, to podczas sprzedaży napojów w sklepie zostanie zaprezentowana i naliczona kaucja za opakowania objęte systemem kaucyjnym.
Zamówienia na napoje z kaucjami, będą wczytywane do Comarch Optima podczas synchronizacji. Kaucje do nich będą naliczane podczas realizacji zamówień- czyli po przekształceniu dokumentu RO do dokumentów handlowych faktura sprzedaży, paragon.
Na fakturze / paragonie pojawi się dodatkowa zakładka [Kaucje], na której (o ile wykonano poprzednie kroki z niniejszej instrukcji) automatycznie naliczone zostaną płatności i opakowania z systemu kaucyjnego.
Ponieważ karty kontrahentów mogą zostać założone dla nowych kont z e-Sklep automatycznie warto przed realizacją zamówień skorzystać z Operacji seryjnej zmiany tego parametru (którą opisano wcześniej w niniejszej instrukcji).
W przypadku, gdy parametr ten nie był zaznaczony na formularzu kontrahenta – płatność za opakowania można naliczyć bezpośrednio na dokumencie poprzez zaznaczenie opcji Płatności na zakładce [Kaucje].
Płatność do faktury/ paragonu obejmie zarówno towary, czyli napoje, które będą widoczne jako pozycje dokumentu oraz płatność za opakowania kaucjonowane. Jednak po zatwierdzeniu dokumentu w Kasie/ Banku program wygeneruje dwie płatności: jedną na wartość napojów, a drugą na wartość kaucji. Pozwala to zachować przejrzystość w rozliczeniach.
Tabela VAT na fakturze/ paragonie obejmuje tylko i wyłącznie towary i te wartości będą podlegać księgowaniu. Kaucje nie są opodatkowane na etapie sprzedaży produktów w opakowaniach kaucjonowanych.
Generowanie dokumentów kaucyjnych- PKA (Przyjęcie Kaucji), WKA (Wydanie Kaucji),
Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego (faktury sprzedaży/ paragonu/ faktury zakupu) automatycznie utworzą się odpowiednio dokumenty WZ i WKA/ PZ i PKA.
Proces realizacji zamówień z Comarch e-Sklep rozpoczynający się od dokumentów magazynowych.
W przypadku, gdy wystawienie dokumentu handlowego (faktura zakupu/ faktura sprzedaży/ paragon) poprzedzone jest dokumentem magazynowym (przyjęciem zewnętrznym/ wydaniem zewnętrznym), to na fakturach i paragonach nie pojawia się zakładka [Kaucje] oraz co istotne – nie powstają dokumenty kaucyjne (WKA i PKA).
Takie dokumenty w ramach systemu kaucyjnego należy w wersji 2025.5.1 wygenerować ręcznie w zależności od procesu bezpośrednio z listy: faktur zakupu, faktur sprzedaży lub paragonów.
Aby to zrobić należy odpowiednio:
- na liście faktur zakupu odszukać właściwy dokument, ustawić na nim kursor, a następnie rozwijając opcje przy przycisku generowania PZ/PKA
wybrać Dodanie nowego PKA. - na liście faktur sprzedaży lub paragonów odszukać właściwy dokument, ustawić na nim kursor, a następnie rozwijając opcje przy przycisku generowania WZ/WKA
wybrać Dodanie nowego WKA.
W efekcie powstaną dokumenty kaucyjne, na opakowania z systemu kaucyjnego. Ilości opakowań na dokumencie zostaną wyliczone na podstawie schematu opakowań, przypisanego do towarów (napojów) ujętych na dokumencie handlowym.
Podczas ręcznego generowania dokumentów kaucyjnych należy pamiętać o tym, aby na zakładce [Płatności] na PKA/WKA naliczyć należności dla opakowań z systemu kaucyjnego. O ile nie zostaną one naliczone automatycznie (zgodnie z ustawieniami na karcie kontrahenta), można to zrobić zaznaczając parametr Płatności.
