Jak wysłać wydruki zaliczek/deklaracji/plików JPK_V7 wraz z zapisami księgowymi/rejestrami VAT do klientów biura rachunkowego?

W bazie klienta biura rachunkowego z poziomu menu Rejestry VAT dostępna jest ikona Wydruki dla klienta , która ułatwia wybór lub zmianę generowanej grupy wydruków. Przy pierwszym zalogowaniu do bazy klienta z poziomu zakładki Rejestry VAT lub Kasa/bank pojawia się informacja: Wraz z płatnościami do klientów będą wysyłane wydruki zaliczek/deklaracji, rejestrów VAT i zapisów księgowych. Więcej informacji znajdziesz na stroniehttp://pomoc.comarch.pl/optima.

Po kliknięciu na ikonę pojawia się okno, w którym istnieje możliwość wskazania jakie typy wydruków będą przygotowywane dla klienta.

Parametry te określają, jakie wydruki mają zostać wygenerowane w chwili zatwierdzenia deklaracji, natomiast nie dotyczą tego, które z wydruków mają zostać przesłane do klienta.

Przykład

Biuro rachunkowe zatwierdzając deklarację wygenerowało wydruki deklaracji oraz zapisów księgowych (powstały dokumenty OBD z tymi załącznikami), a następnie został odznaczony parametr generowania zapisów księgowych.

Podczas eksportu danych do klienta zostaną wysłane wszystkie dokumenty oznaczone jako wydruki, które nie zostały wcześniej wysłane, czyli zarówno deklaracje jak i zapisy księgowe. Dopiero po zatwierdzaniu kolejnych zaliczek zostaną utworzone tylko wydruki deklaracji bez zapisów księgowych. Zmiana na tym oknie rodzaju generowanych wydruków zapisuje się również na karcie kontrahenta w bazie biura rachunkowego.

W bazie firmowej biura rachunkowego na formularzu kontrahenta odpowiadającego klientowi biura na zakładce 4 [Księgowe] została dodana sekcja Wydruki dla klienta, w której znajdują się opcje: deklaracje, zapisy księgowe, rejestr VAT sprzedaży i rejestr VAT zakupu. Sekcja ta jest widoczna dla biur rachunkowych po skonfigurowaniu Internetowej Wymiany Danych z klientem i wskazaniu aplikacji jako Comarch ERP XT/Comarch ERP XT Start z poziomu Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Danych/ Aktywacja/ Klienci

Domyślnie wszystkie cztery opcje są zaznaczone.

Ustawienia wysyłanych wydruków do klientów biura rachunkowego

Podczas zatwierdzania zaliczek/deklaracji/plików JPK_V7 tworzone są wydruki, które zapisywane są w zakładce CRM/ Obieg Dokumentów/ Katalog –WYDRUKI_DLA_KLIENTA. Operator dostaje informację o przygotowaniu wydruków poprzez wyświetlenie okienka z informacją Wydruki dla klienta.

Tworzone w ten sposób dokumenty OBD otrzymują specjalne oznaczenie jako wydruk i tylko takie dokumenty wysyłane są do klientów. W przypadku odblokowania zaliczki/deklaracji/plików JPK_V7 – dokumenty OBD pozostają, usuwane jest oznaczenie ich jako wydruków i w efekcie dokument nie zostaje wysłany do klienta. Gdy zostanie zatwierdzona korekta zaliczki/deklaracji/plików JPK_V7 zostają dodane nowe dokumenty OBD.

W tytule dokumentu OBD jest zawarta informacja jakiej zaliczki/ deklaracji/ zapisów księgowych/ bilansu/ rejestrów VAT dotyczy wydruk, za jaki okres i kogo np. Wydruk zaliczki na PIT-36 za 06.2025 dla Nowak Anna. Dodatkowo na dokumencie dodano atrybuty (WYDRUK_OKRES_OD, WYDRUK_OKRES_DO oraz WYDRUK_RODZAJ) opisujące wygenerowane wydruki, określające okres oraz rodzaj wydruku). Atrybuty nie powinny być usuwane, jeśli biuro korzysta z wysyłki wydruków do klienta.

W Konfiguracji Firmy/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów została dodana definicja katalogu WYDRUKI_DLA_KLIENTA.

Rodzaj dokumentów tworzonych dla klientów biura rachunkowego jest określany na podstawie rodzaju księgowości ustawionego w Konfiguracji Firmy/Księgowość/Parametry.

W przypadku Księgi Podatkowej generowane są wydruki zapisów księgi podatkowej, bilansu firmy i zaliczek na PIT-36/36L oraz PIT-28 (w przypadku najmu prywatnego). Okres naliczenia dla ww. deklaracji/zaliczek pobierany jest z Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i Kwoty deklaracji/ Kwoty indywidualne dla każdego miesiąca.

W przypadku Księgi Handlowej tworzone są wydruki zapisów księgowych na kontach analitycznych, zaliczek/deklaracji na PIT-36/36L lub CIT-8 w zależności od formy działalności firmy oraz PIT-28 (w przypadku najmu prywatnego). Okres naliczania CIT-8 pobierany jest z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe.

W przypadku ewidencji ryczałtowej tworzymy wydruk Ewidencji przychodów i zaliczki/deklaracje na PIT-28. Okres naliczania PIT-28 pobierany jest z Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Deklaracje i stawki podatkowe.

W poniższej tabeli przedstawiono wydruki jakie są tworzone dla poszczególnych zaliczek/deklaracji/plików JPK_7 w przypadku, gdy na karcie kontrahenta zaznaczono wszystkie cztery typy wydruków.

Typ Deklaracja Rejestr sprzedaży VAT Rejestr zakupu VAT Zapisy księgowe

zaliczka zwykła miesięczna na PIT-36 Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)

zaliczka zwykła kwartalna na PIT-36 Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości, za każdy miesiąc kwartału (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za każdy m-c)

zaliczka uproszczona na PIT-36 Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)

deklaracja roczna PIT-36 Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości - za ostatni miesiąc roku/okresu obrachunkowego (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za cały rok)

zaliczka zwykła miesięczna na PIT-36L Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)

zaliczka zwykła kwartalna na PIT-36L Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości, za każdy miesiąc kwartału (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za każdy m-c)

zaliczka uproszczona na PIT-36L Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)

deklaracja roczna PIT-36L Tak - - Tak, zależne od rodzaju księgowości - za ostatni miesiąc roku/okresu obrachunkowego (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za cały rok)

zaliczka zwykła miesięczna na PIT-28 Tak - - Tak, dla ewidencji ryczałtowej, za miesiąc

zaliczka zwykła kwartalna na PIT-28 Tak - - Tak, dla ewidencji ryczałtowej, za każdy miesiąc kwartału

deklaracja roczna PIT-28 Tak - - Tak, dla ewidencji ryczałtowej, za ostatni miesiąc roku

zaliczka zwykła miesięczna na CIT-8 Tak - - Tak, dla księgowości kontowej, za miesiąc

zaliczka zwykła kwartalna na CIT-8 Tak - - Tak, dla księgowości kontowej, za każdy miesiąc kwartału

zaliczka uproszczona na CIT-8 - - - Tak, dla księgowości kontowej, za miesiąc

deklaracja roczna CIT-8 Tak - - Tak, dla księgowości kontowej, za ostatni miesiąc okresu obrachunkowego

JPK_V7 kwartalny (część ewidencyjna) - Tak Tak -

JPK_V7 kwartalny (cześć ewidencyjna i deklaracyjna) Tak Tak, za ostatni miesiąc kwartału Tak, za ostatni miesiąc kwartału -

JPK_V7 miesięczny (część ewidencyjna i deklaracyjna) Tak Tak Tak -

VAT-8 Tak Tak - -

VAT-9M Tak Tak - -

VAT-UE Tak Tak Tak -

VIU-DO Tak Tak - -

PIT-4 Tak - - -

PIT-4R Tak - - -

Typ	Deklaracja	Rejestr sprzedaży VAT	Rejestr zakupu VAT	Zapisy księgowe
zaliczka zwykła miesięczna na PIT-36	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)
zaliczka zwykła kwartalna na PIT-36	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości, za każdy miesiąc kwartału (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za każdy m-c)
zaliczka uproszczona na PIT-36	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)
deklaracja roczna PIT-36	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości - za ostatni miesiąc roku/okresu obrachunkowego (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za cały rok)
zaliczka zwykła miesięczna na PIT-36L	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)
zaliczka zwykła kwartalna na PIT-36L	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości, za każdy miesiąc kwartału (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za każdy m-c)
zaliczka uproszczona na PIT-36L	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości, za miesiąc (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej)
deklaracja roczna PIT-36L	Tak	-	-	Tak, zależne od rodzaju księgowości - za ostatni miesiąc roku/okresu obrachunkowego (plus bilans aktualny dla Księgi Podatkowej za cały rok)
zaliczka zwykła miesięczna na PIT-28	Tak	-	-	Tak, dla ewidencji ryczałtowej, za miesiąc
zaliczka zwykła kwartalna na PIT-28	Tak	-	-	Tak, dla ewidencji ryczałtowej, za każdy miesiąc kwartału
deklaracja roczna PIT-28	Tak	-	-	Tak, dla ewidencji ryczałtowej, za ostatni miesiąc roku
zaliczka zwykła miesięczna na CIT-8	Tak	-	-	Tak, dla księgowości kontowej, za miesiąc
zaliczka zwykła kwartalna na CIT-8	Tak	-	-	Tak, dla księgowości kontowej, za każdy miesiąc kwartału
zaliczka uproszczona na CIT-8	-	-	-	Tak, dla księgowości kontowej, za miesiąc
deklaracja roczna CIT-8	Tak	-	-	Tak, dla księgowości kontowej, za ostatni miesiąc okresu obrachunkowego
JPK_V7 kwartalny (część ewidencyjna)	-	Tak	Tak	-
JPK_V7 kwartalny (cześć ewidencyjna i deklaracyjna)	Tak	Tak, za ostatni miesiąc kwartału	Tak, za ostatni miesiąc kwartału	-
JPK_V7 miesięczny (część ewidencyjna i deklaracyjna)	Tak	Tak	Tak	-
VAT-8	Tak	Tak	-	-
VAT-9M	Tak	Tak	-	-
VAT-UE	Tak	Tak	Tak	-
VIU-DO	Tak	Tak	-	-
PIT-4	Tak	-	-	-
PIT-4R	Tak	-	-	-

Wysyłka dokumentów do klientów odbywa się po kliknięciu na ikonę Wyślij dane z poziomu bazy klienta. Wysyłane są dokumenty znajdujące się w katalogu WYDRUKI_DLA_KLIENTA, które do tej pory nie były wysłane. Można je wysłać ponownie wybierając opcję Wyślij wszystkie dane.

Przykładowy komunikat pojawiający się przy wysyłce dokumentów

Wysłane dokumenty OBD z wydrukami dostają oznaczenie E w kolumnie Status wysyłki. Po wysłaniu wydruku deklaracji/zaliczki/plików JPK_V7 do klienta nadal jest możliwość odblokowania/ usunięcia tych deklaracji.

Z poziomu aplikacji Comarch ERP Optima Operacje Wielofirmowe po wykonaniu operacji seryjnej – zatwierdzenie zaliczek/deklaracji w skonfigurowanych bazach z typem wymiany XT/XT Start, dokument/y OBD wraz z odpowiednimi wydrukami zostaną dodane automatycznie.

Wydruki do klientów biura rachunkowego wysyłane są wyłącznie w przypadku zaznaczenia parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona

W menu Narzędzia/Praca rozproszona/ Eksport została dodana nowa gałąź Wydruki – Wydruki dla klientów. Jest to nieedytowalna pozycja i pojawia się tylko w przypadku, gdy Internetowa Wymiana Danych została skonfigurowana z klientami XT/ XT Start. Jeśli zaznaczony jest parametr Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami, gałąź Wydruki – Wydruki dla klientów zostaje automatycznie zaznaczona. Natomiast, gdy parametr dotyczący eksportu załączników jest odznaczony, gałąź Wydruki dla klienta pozostaje widoczna, lecz nie jest zaznaczona i jej stan nie podlega edycji.

Przesłane wydruki z biura rachunkowego są widoczne i dostępne do pobrania w aplikacji Comarch ERP XT Start z zakładki Usługi księgowe/ Wydruki od księgowego