Data aktualizacji: 28-11-2018

Poniższe scenariusze postępowania oraz przykładowe schematy księgowe, można wprowadzić do bazy DEMO i sprawdzić w praktyce ich działanie. Jeżeli baza DEMO nie jest widoczna na liście firm, można ją odtworzyć podając podczas odtwarzania ścieżkę do katalogu, domyślnie jest to Program files/ Comarch ERP Optima.

Prosty schemat dla księgowania dokumentu amortyzacji

@KatKontoWn – w schemacie dla amortyzacji środków trwałych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kategoria -> Konto Wn kategorii. Program będzie pobierał konto uzupełnione na kategorii, która została wybrana podczas uzupełniania kart środka trwałego.

@KontoMaGrupy – w schemacie dla amortyzacji środków trwałych, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Grupa -> Konto Ma. Program będzie pobierał konto uzupełnione na formularzu bazowym grupy środków trwałych/wartości niematerialnych (Start -> Konfiguracja Firmy -> Środki trwałe -> Grupy środków trwałych/wartości niematerialnych).

Pozycja 1 – ma swoje zastosowanie gdy na karcie środka trwałego został zaznaczony parametr „Różna amortyzacja bilansowa i kosztowa”, wówczas program księguje kwotę różnicy między umorzeniem a wyliczoną amortyzacją, według powyższego schematu, wyliczona różnica zostanie zaksięgowana na konto kosztowe nie stanowiące KUP.

Pozycja 2 – księguje wyliczoną kwotę amortyzacji.

Prosty schemat dla księgowania raportów kasowych/bankowych

@KontoRach – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta -> Konto kasy (rachunku). Program będzie pobierał konto kasy lub rachunku bankowego z pola Konto księgowe na Rejestrze kasowo/bankowym (Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe).

@KontoPrzeciw – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Konta _ Konto przeciwstawne. Program będzie pobierał konto przeciwstawne z pola Konto przeciwstawne, które znajduje się na formatce Zapisu kasowo/bankowego (Kasa/Bank -> Zapisy kasowe/bankowe).

@KontoDodatWn/@KontoDodatMa – w schemacie dla raportów K/B, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe -> Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Zapisu kasowo/bankowego, pod ikonką Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie.

Na Zapisie Kasowo/Bankowym, w polu Konto przeciwstawne, można wpisywać symbol konta słownikowego np. 201-2-1, 202-2-1, 231 bez podawania konkretnej analityki podmiotu np. 201-2-1-ALOZA. Gdy w polu Konto przeciwstawne podamy konto 201-2-1, program zaksięguje na właściwą analitykę 201-2-1-ALOZA jeżeli kontrahent ALOZA zostanie wybrany na zapisie K/B.

Pozycja trzecia schematu, umożliwia zaksięgowanie Zapisu K/B na dodatkowe konta poza kontem kasy (rachunku) (100) i kontem do niego przeciwstawnym (461-3) np. na konta zespołu 5 gdy bezpośrednio z kasy księgujemy np. koszty proste.

Jeżeli w kwotach dodatkowych Zapisu Kasowo/Bankowego będą wpisywane konta słownikowe, w pozycji schematu dotyczącej księgowań poprzez Kwoty dodatkowe (pozycja trzecia), musi być wybrany Podział na słowniki: Podmioty.

Jeżeli na pozycji schematu, gdzie użyto konto rozrachunkowe, zostanie zaznaczony parametr Rozrachunek to po zaksięgowaniu dekret pojawi się w opcji Księgowość/ Rozrachunki, co pozwoli na parowanie ze sobą dekretów na kontach rozrachunkowych.

Prosty schemat dla księgowania walutowych raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów na konta walutowe i PLN

Pozycja 1 – księguje rozchód w walucie na konto rachunku, które jest walutowe

Pozycja 2 – sprawdza czy konto przeciwstawne jest różne od konta np. 149, które jest kontem w PLN i księguje rozchód w walucie

Pozycja 3 – księguje przychód w walucie na konto rachunku, które jest walutowe

Pozycja 4 – sprawdza czy konto przeciwstawne jest różne od konta np. 149, które jest kontem w PLN i księguje przychód w walucie

Pozycja 5 – sprawdza czy konto przeciwstawne to konto np. 149, które jest kontem w PLN i księguje przychód
w PLN

Pozycja 6 – sprawdza czy konto przeciwstawne to konto np. 149, które jest kontem w PLN i księguje rozchód
w PLN.

Schemat księgowy dla raportów kasowych/bankowych uwzględniający księgowanie zapisów w PLN i walucie obcej

Pozycja 1 – sprawdza czy waluta rozliczenia jest w PLN i księguje przychód w PLN

Pozycja 2 – jak wyżej tylko dla rozchodu.

Pozycja 3 – sprawdza czy waluta dokumentu to PLN, waluta rozliczenia inna od PLN a konto rachunku jest złotówkowe, jeśli tak, księguje rozchód w PLN.

Pozycja 4 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w walucie, jeśli tak, księguje rozchód w walucie.

Pozycja 5 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w PLN, jeśli tak, księguje rozchód w PLN.

Pozycja 6 – sprawdza czy waluta rozliczenia jest różna od PLN i księguje rozchód w walucie

Pozycje 7 – jak wyżej tylko dla przychodu.

Pozycja 8 – sprawdza czy waluta dokumentu to PLN, waluta rozliczenia inna od PLN a konto rachunku jest złotówkowe, jeśli tak, księguje przychód w PLN.

Pozycja 9 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w walucie, jeśli tak, księguje przychód w walucie.

Pozycja 10 – sprawdza czy waluta dokumentu oraz waluta rozliczenia jest różna od PLN a konto rachunku jest w PLN, jeśli tak, księguje przychód w PLN.

Schemat dla księgowania deklaracji VAT -7/JPK_V7

@Vat7DoZapłaty – w schemacie dla Deklaracji/JPK, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Kwota: JPK_V7/VAT-7 -> Do zapłaty. Program zaksięguje kwotę do zapłaty, obliczonej w deklaracji JPK_V7/VAT-7.

@Vat7DoZwrotu – w schemacie dla Deklaracji/JPK, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Kwota: JPK_V7/VAT-7 -> Do zwrotu. Program zaksięguje kwotę do zwrotu, obliczoną w deklaracji JPK_V7/VAT-7.

@Vat7DoPrzeniesienia – w schemacie dla Deklaracji/JPK, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Kwota: JPK_V7/VAT-7 -> Do przeniesienia. Program zaksięguje kwotę do przeniesienia, obliczoną w deklaracji JPK_V7/VAT-7.

Schemat dla księgowania faktur zakupu z Rejestru VAT – z wykorzystaniem segmentów kont na kategoriach

Scenariusz postępowania:

1. W Ogólne/ Kategorie dodając Kategorię wpisujemy na zakładce Dodatkowe, w polach Konto-segment Wn i/lub Konto-segment Ma, konto księgowe odpowiadające tej kategorii np. kategoria MAT. BIUROWE, Konto-segment Wn: 401-01-03, kategoria: ENERGIA, Konto-segment Wn: 401-01-05
2. W Ogólne/ Kontrahenci na karcie kontrahenta uzupełniamy konta kontrahenta w zakładce Księgowe, segmencie Domyślne konta
3. W Rejestry VAT/Rejestry VAT/Rejestr zakupu dodajemy fakturę, na której dodajemy pozycje np.
   w kolumnie Kategoria: MAT. BIUROWE, odpowiednia stawka VAT, kwota netto itd. i w drugiej pozycji Kategoria: ENERGIA, odpowiednia stawka, kwota netto itd.

Schemat księgowy:

@KontoPodmiotuDost – w schemacie dla Rejestru zakupu VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto WN, Konto Ma: Podmiot -> Konto dostawcy. Konto księgowe zostanie pobrane z karty kontrahenta (Ogólne -> Kontrahenci), który został uwzględniony na fakturze, z zakładki „Księgowe”.

@KatElemKontoWn – w schemacie dla Rejestru zakupu VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kategoria pozycji/Konto Wn kategorii. Konto księgowe zostanie pobrane z kategorii znajdującej się w pozycji faktury zakupu (kategoria pozycji przy stawkach VAT na fakturze).

@KontoDodatWn/@KontoDodatMa – w schemacie Rejestru VAT, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto Wn, Konto Ma: Kwoty dodatkowe -> Konto Wn/Konto Ma. Program będzie pobierał konto z kwot dodatkowych, które znajdują się na formatce Faktury zakupu, pod ikonką Kwoty dodatkowe. Dodatkowo podział na słowniki Podmioty spowoduje, że w Kwotach dodatkowych będzie można użyć kont słownikowych dla podmiotów wybranych na dokumencie. Pozycja wykorzystująca te makra, pozwala na dodatkowe rozksięgowanie dokumentu np. poza kontem zespołu „4”, które jest pobierane z odpowiedniej kategorii pozycji, równocześnie, na określone przez użytkownika konta zespołu „5”.

Schemat dla księgowania faktur zakupu z Rejestru VAT ‑ z uwzględnieniem księgowania kosztów w wysokości 75%

Pozycja 1 – sprawdza czy pozycja na fakturze ma wybraną kategorię „KOSZTY 75”, następnie oblicza 75% kwoty netto i księguję ją na konto wskazane na karcie wyżej wspomnianej kategorii, zaokrąglając księgowaną kwotę do drugiego miejsca po przecinku.

Pozycja 2 – sprawdza czy pozycja na fakturze ma wybraną kategorię „KOSZTY 75”, następnie księguje pozostała część kwoty netto na konto 401-1-2.

Pozycja 3 – sprawdza czy pozycja na fakturze ma kategorię inną niż „KOSZTY 75”, jeśli tak to księguję kwotę netto w całości na konto wskazane na wybranej kategorii.

Pozycja 4 – sprawdza, która z wpisanych pozycji ma ustawione „Odliczenia” na „TAK”, następnie księguję kwotę VAT z tej pozycji na konto 221-1.

Pozycja 5 – sprawdza, która z wpisanych pozycji ma ustawione „Odliczenia” na „NIE” oraz czy ta pozycja ma wybraną kategorię „KOSZTY 75”, następnie księguję kwotę VAT z tej pozycji na konto wskazane na wyżej wspomnianej karcie kategorii.

Pozycja 6 – księguje kwotę brutto na koncie wskazanym na karcie kontrahenta, który został wybrany na fakturze.

Pozycja 7 – sprawdza, która z wpisanych pozycji ma ustawione „Odliczenia” na „NIE” oraz czy ta pozycja ma wybraną kategorię „KOSZTY 75”, oblicza 75% kwoty VAT i księguję ją na konto wskazane na karcie wspomnianej kategorii, zaokrąglając kwotę do drugiego miejsca po przecinku.

Pozycja 8 – sprawdza, która z wpisanych pozycji ma ustawione „Odliczenia” na „NIE” oraz czy ta pozycja ma wybraną kategorię „KOSZTY 75”, oblicza pozostałą część kwoty VAT i księguję ją na konto 401-1-2 zaokrąglając kwotę do drugiego miejsca po przecinku.

Schemat dla księgowania faktur zaliczkowych i zwykłych z modułu Faktury

Poniższe schematy umożliwiają księgowanie zarówno faktur zwykłych jak i faktur zaliczkowych oraz faktur finalnych do zaliczkowych. Ostatnia pozycja w schematach pozwala na automatyczne wyksięgowania dotychczasowych zaliczek netto w celu przeksięgowania ich na konto przychodów ze sprzedaży.

Schemat księgowy:

Gdy konto 731-2 jest kontem słownikowym towarów, schemat może wyglądać następująco:

Zaliczki pracowników

Scenariusz postępowania 1: zaliczka jest na kwotę równą fakturze zakupu:

Po zapisaniu, faktura zakupu oraz dokument KW zostaną całkowicie rozliczone.

Scenariusz postępowania 2: zaliczka jest na kwotę wyższą od faktury zakupu:

1. pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 250 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
2. pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 150 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, resztę zaliczki pracownik zwraca do kasy (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/ zakładka: Rejestr zakupu:

FZ jest całkowicie rozliczona, natomiast KW jest częściowo rozliczone. Pracownik wpłaca do kasy pozostałą część zaliczki:

Zaliczka pracownika jest całkowicie rozliczona.

Scenariusz postępowania 3: zaliczka jest na kwotę niższą od faktury zakupu:

1. pracownik pobiera zaliczkę z kasy np. 150 zł – w menu Kasa/Bank -> Zapisy Kasowe/Bankowe dodajemy dokument rozchodowy (KW), wybierając jako podmiot Pracownika.
2. pracownik przynosi fakturę zakupu (FZ) np. na kwotę 250 zł, która została zapłacona ww. zaliczką 150 zł, pozostała część płatności faktury pozostaje do rozliczenia (100 zł) – dodajemy zapis w menu Rejestry VAT/Rejestry VAT/zakładka: Rejestr zakupu:

FZ jest częściowo rozliczona: w Preliminarzu płatności 150 zł znajduje się na liście rozliczonych dokumentów,
a pozostałe 100 zł na liście dokumentów nierozliczonych. Na zdarzeniu w Preliminarzu znajduje się kontrahent wprowadzony na fakturze.

Dokument KW jest całkowicie rozliczony.

Schemat księgowy:

Przykładowy schemat księgowy pozwala na przeksięgowanie zaliczki z konta kontrahenta na konto pracownika, który pobrał zaliczkę na zakup.

Poniższy schemat pozwoli natomiast na zaksięgowanie kwoty brutto na konto kontrahenta lub na konto pracownika (z pominięciem przeksięgowywania z konta kontrahenta na konto pracownika).

Przykładowy schemat do księgowania różnic kursowych

Przykład schematu dla Comarch ERP Optima w wersji 8.5 lub wyższej.

Ten uniwersalny schemat pozwala na zaksięgowanie dodatnich lub ujemnych różnic kursowych wynikających
z dokonywanych rozliczeń na dokumentach walutowych. Rozbudowany warunek pozwala na odróżnienie, czy różnica dotyczy rozrachunków z dostawcami (konto 204), czyli mamy do czynienia z rozliczeniem Faktury zakupu
z dokumentem KW (’FZ-KW’), korekty faktury zakupu z dokumentem KP (’FZK-KP’) lub faktury zakupu z korektą faktury zakupu (’FZ- FZK’), czy rozrachunków z odbiorcami (konto 203) czyli mamy do czynienia z rozliczeniem faktury sprzedaży (’FS-KP’), korekty faktury sprzedaży z dokumentem KW (’FSK-KW’) lub fakturą sprzedaży i korekta faktury sprzedaży (’FSK-FS’). Konta rozrachunków z kontrahentami to konta walutowe, konta różnic kursowych to konta złotówkowe. Schemat dotyczy sytuacji gdy na dokumencie rozliczanym i rozliczającym jest ten sam podmiot.

Jeżeli rozrachunki walutowe z dostawcami i odbiorcami są księgowane na jedno konto np. konto 203 – nie jest potrzebny warunek rozróżniający typy dokumentów biorących udział w rozliczeniu.

Przykładowy schemat do księgowania różnic kursowych z magazynu walut

@KontoRKB – w schemacie dla Różnic kursowych MW, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto WN, Konto Ma: Konta -> Konto rachunku KB. Konto księgowe zostanie pobrane z karty Rejestru kasowego/bankowego (Kasa/Bank -> Rejestry kasowe/bankowe).

@KontoRKWalMa – w schemacie dla Różnic kursowych MW, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto WN, Konto Ma: Konta -> Konto waluty Ma. Konto księgowe zostanie pobrane z Konfiguracji Firmy, z zakładki Konta różnic kursowych (Start -> Konfiguracja Firmy -> Księgowość -> Księgowość kontowa)

@KontoRKWalWn – w schemacie dla Różnic kursowych MW, można wybrać to makro klikając w strzałkę obok Konto WN, Konto Ma: Konta -> Konto waluty Wn. Konto księgowe zostanie pobrane z Konfiguracji Firmy, z zakładki Konta różnic kursowych (Start -> Konfiguracja Firmy -> Księgowość -> Księgowość kontowa)

Przykładowy schemat do księgowania kompensat

Schemat obejmuje najbardziej standardową sytuację czyli księgowanie kompensaty (faktura zakupu z fakturą sprzedaży) dla tego samego lub różnych podmiotów i dla dokumentów wystawionych w PLN. Schemat ten dotyczy kompensat księgowanych z poziomu Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone (Typ schematu: Rozliczenia).

Dla przykładu, przed zaksięgowaniem kompensaty, mamy następującą sytuację na kontach:

Kompensujemy w module Kasa/Bank Fakturę zakupu od kontrahenta ALOZA z Fakturą sprzedaży wystawioną dla kontrahenta ALOZA na kwotę 1000 zł i księgujemy kompensatę schematem:

Po zaksięgowaniu mamy następującą sytuację na kontach:

Tak prosty schemat jest możliwy ponieważ zawsze dokumentem rozliczanym (lewym) jest dokument rozchodowy, a dokumentem rozliczającym (prawym) dokument przychodowy. Gdybyśmy chcieli rozbudować schemat o księgowanie, poza kompensatą faktury zakupu z fakturą sprzedaży, jeszcze o dokument KW z dokumentem KP to schemat może wyglądać następująco:

Słownik: Podmioty pobiera kontrahenta z dokumentu rozliczanego (lewego).

Słownik: Podmioty2 – z dokumentu rozliczającego (prawego). W warunku uwzględniamy odpowiedni typ kompensaty.