W jaki sposób zarejestrować nabycie oraz sprzedaż napojów – w przypadku, gdy do towaru przypisane jest zarówno opakowanie z systemu kaucyjnego jak i „stare kaucje” np. skrzynki, palety.

System kaucyjny zacznie obowiązywać od 1.10.2025 roku. Od tego dnia będą powoli pojawiać się w ofercie sklepów/ hurtowni/ dystrybutorów napoje oznaczone znakiem systemu kaucyjnego, za które nabywca zobowiązany jest uiścić kaucję.

Zautomatyzowana obsługa systemu kaucyjnego w Comarch ERP Optima zostanie wprowadzona w wersji 2026.0.1

Niniejsza instrukcja ma na celu wyjaśnienie, w jaki sposób (w razie zaistnienia takiej potrzeby) zarejestrować zakup i/lub sprzedaż takich napojów w okresie: od 1.października do momentu aktualizacji programu do wersji 2026.0.1  W szczególności zostanie w niej  omówiony  przypadek, gdy na jednym dokumencie handlowym występują zarówno towary w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, jak i towary z kaucjami spoza tego systemu (np. skrzynki i palety).

Obsługa kaucji – parametry w konfiguracji

W pierwszym kroku należy włączyć obsługę kaucji oraz ich automatyczne naliczanie podczas sprzedaży. W tym celu należy otworzyć menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Kaucje i zaznaczyć parametry:

  • Obsługa opakowań kaucjonowanych
  • Automatyczne przeliczanie kaucji na dokumentach FS/PA

Ustawienia na formularzach kontrahentów

W systemie kaucyjnym pobranie kaucji jest obowiązkowe na każdym etapie dystrybucyjnym. Zatem do zapłaty kaucji zobowiązana jest zarówno hurtownia, nabywająca napoje w opakowaniach od dystrybutora, jak i klient końcowy, nabywający napój na użytek własny w jednostce handlu detalicznego. Aby płatności za opakowania z systemu kaucyjnego naliczały się automatycznie w wersji 2025.5.1 i w starszych należy na formularzach kontrahentów, na zakładce [Handlowe] zaznaczyć parametr: Naliczaj płatności na dok. WKA/PKA.

Aby przyspieszyć proces konfiguracji kart kontrahentów, można skorzystać z operacji seryjnej– zmieniając warunki handlowe jednocześnie dla wielu podmiotów.

W tym celu należy zaznaczyć kontrahentów na liście, a następnie z rozwijanego menu przy przycisku operacji seryjnych  wybrać funkcję: Zmień warunki handlowe.

W kolejnym kroku na oknie Parametry seryjnej zmiany warunków handlowych kontrahentów należy zaznaczyć opcje: Zmień ustawienie parametru oraz Naliczaj płatności na dokumentach WKA/ PKA i wykonać funkcję.

Przygotowanie opakowań

System kaucyjny obejmuje tylko opakowania ze specjalnym oznaczeniem, ale wśród nich ustawa określa 3 typy:

  • butelki z tworzyw sztucznych jednorazowego użytku do 3l
  • puszki metalowe do 1l
  • butelki szklane wielokrotnego użytku do 1,5l

W związku z tym, jeżeli pojawi się konieczność zarejestrowania nabycia i/ lub sprzedaży napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, należy zdefiniować odpowiednie kartoteki opakowań w cenniku.

Wskazówka
Podczas definiowania opakowań warto zastanowić się, czy w programie ma być rejestrowany ich stan magazynowy. Wydaje się, że takie oczekiwanie może dotyczyć butelek szklanych wielokrotnego użytku. W przypadku butelek plastikowych i puszek- opakowanie, po wypiciu napoju, stanowi odpad opakowaniowy. Jeżeli zatem nie ma potrzeby rejestrowania i kontroli stanów magazynowych dla takich opakowań, to podczas ich definiowania warto ustawić Typ: Usługa prosta.

Dla każdego z definiowanych opakowań należy:

  • W menu Ogólne/ Cennik lub Handel/ Zasoby dodać nowy indeks
  • Zaznaczyć parametr Opakowanie/kaucja.
  • Ustawić stawki VAT (zakupu i sprzedaży) na NP (nie podlega).
  • Ustawić ceny zakupu, a w przypadku opakowania o typie usługa prosta: koszt zakupu, zgodnie z określoną w ustawie kwotą dla danego typu opakowania. Analogicznie  należy ustawić ceny sprzedaży.
  • Na zakładce [Atrybuty] wybrać atrybut SYSTEM_KAUCYJNY, a następnie odpowiednią wartość atrybutu do każdego z trzech typów opakowań.
    Np. jeżeli definiowane jest opakowanie Puszka metalowa, to dla atrybutu SYSTEM_KAUCYJNY należy wybrać wartość: PUSZKA_METAL).

Informacja

Atrybut SYSTEM_KAUCYJNY jest dodawany podczas instalacji automatycznej aktualizacji do wersji 2025.5.1. Zalecamy jej wykonanie.

Jeśli jednak z jakiegoś powodu jest to niemożliwe, to atrybut należy zdefiniować samodzielnie. W tym celu należy z poziomu menu: Ogólne/ Atrybuty dodać nowy atrybut towaru o następujących właściwościach:

Kod: SYSTEM_KAUCYJNY
Typ: lista
Zaznaczony parametr: Pozycje dokumentu: przenosić na transakcje
Na zakładce [Pozycje listy] podczas definiowania atrybutu należy dodać wartości:

  1. BUTELKA_PLASTIK
  2. PUSZKA_METAL
  3. BUTELKA_SZKŁO

Ponadto ponieważ kaucje nie powinny podlegać rabatom zalecamy dodanie (w menu Ogólne\ Rabaty) dla każdego z definiowanych opakowań- rabatu typu: Stała cena i ustawienie typu ceny: brutto oraz określenie kwot kaucji zgodnych z ustawą.

Oczywiście jeżeli do tej pory w bazie danych nie utworzono kartotek dla kaucji niepodlegających pod system kaucyjnych- takich jak np. skrzynki czy palety, a istnieje potrzeba ich zdefiniowania – to należy to zrobić. W przypadku kaucji „starego typu” nie należy przypisywać atrybutu SYSTEM_KAUCYJNY. Atrybut ten służy do oznaczenia tylko tych opakowań, które pod system ustawowo podlegają.

Konfiguracja napojów

Dla napojów objętych systemem kaucyjnym należy utworzyć nowe karty w cenniku. Produkty objęte systemem kaucyjnym będą miały inny kod EAN, niż ten sam napój wyprodukowany przed wejściem w życie przepisów, dotyczących systemu kaucyjnego.

Nowe karty produktów należy  powiązać z odpowiednimi opakowaniami używając w tym celu schematów opakowań.

Schemat opakowań można zdefiniować z poziomu menu Ogólne\ Inne\ Schematy opakowań, a następnie należy go przypisać na formularzu napoju objętego systemem kaucyjnym, w dedykowanym polu Schemat opakowań.

Wskazówka
Schemat opakowań może być utworzony zarówno dla opakowania z systemu kaucyjnego jak i dla opakowań nieobjętych tym systemem.

Takie powiązanie wraz z odpowiednimi ustawieniami w konfiguracji sprawia, że w momencie sprzedaży system automatycznie naliczy właściwą kaucję.

Zakup napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym.

W celu zarejestrowania w programie nabycia napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym należy wystawić fakturę zakupu. Włączenie w konfiguracji obsługi kaucji powoduje, że podczas wystawiania dokumentów handlowych takich jak: faktura zakupu, paragon oraz faktura sprzedaży będzie dostępna dodatkowa zakładka [Kaucje].

W przypadku dokumentów sprzedaży kaucje, po odpowiednim ustawieniu w konfiguracji, naliczają się automatycznie po dodaniu na dokument napojów w opakowaniach objętych systemem.

W przypadku faktur zakupu w wersji Comarch ERP Optima 2025.5.1 powiązane z napojami (za pomocą schematu) opakowania kaucjonowane nie pojawią się automatycznie na zakładce [Kaucje]. W związku z tym należy przejść na wspomnianą zakładkę i nacisnąć przycisk: Dodaj Kaucje . Wówczas opakowania i należne kaucje zostaną wyliczone zgodnie ze schematami opakowań przypisanymi do kupowanych produktów (w tym napojów).

Jeśli po przeliczeniu na zakładce [Kaucje] występują zarówno nowe, jak i stare opakowania, usuń te, które nie podlegają nowemu systemowi.

Informacja
Jeśli na dokumencie znajdują się opakowania podlegające nowemu systemowi kaucyjnemu, to na karcie kontrahenta, od którego nabywamy napoje, powinien być zaznaczony parametr dotyczący automatycznych płatności na dokumentach WKA/PKA.

W przypadku, gdy parametr ten nie był zaznaczony – płatność można naliczyć bezpośrednio na dokumencie poprzez zaznaczenie opcji Płatności na zakładce [Kaucje].

Przy takich ustawieniach płatność do faktury obejmie zarówno towary, czyli napoje, które będą widoczne jako pozycje faktury oraz płatność za opakowania kaucjonowane widoczne na zakładce [Kaucje] na dokumencie.

Po zatwierdzeniu faktury w Kasie/ Banku powstaną dwie płatności: jedna na wartość napojów, a druga na wartość kaucji. Rozdzielenie płatności pozwala zachować przejrzystość rozliczeń.

Tabela VAT na fakturze obejmuje zgodnie z wymogami księgowymi tylko wartość towarów i to ich zakup będzie ewidencjonowany m.in. w Rejestrach VAT. Kaucje nie podlegają opodatkowaniu na etapie zakupu produktów w opakowaniach kaucjonowanych.

Sprzedaż napojów w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym.

W celu zarejestrowania w programie sprzedaży napojów objętych systemem kaucyjnym oraz naliczenia kaucji za opakowania należy wystawić paragon lub fakturę sprzedaży.

Przy odpowiedniej konfiguracji programu (opisanej w poprzednich punktach instrukcji), po dodaniu do faktury sprzedaży lub paragonu towarów, powiązane z nimi opakowania kaucjonowane pojawią się na zakładce [Kaucje]. Jeśli występują tu zarówno nowe, jak i stare opakowania, usuń te, które nie podlegają nowemu systemowi.

Informacja
Jeśli na dokumencie znajdują się opakowania podlegające nowemu systemowi kaucyjnemu, to na karcie kontrahenta, dla którego wystawiany jest, powinien być zaznaczony parametr dotyczący automatycznych płatności na dokumentach WKA/PKA.

W przypadku gdy parametr ten nie był zaznaczony – płatność za opakowania można naliczyć bezpośrednio na dokumencie poprzez zaznaczenie opcji Płatności na zakładce [Kaucje].

Płatność do faktury/ paragonu obejmie zarówno towary, czyli napoje, które będą widoczne jako pozycje dokumentu oraz płatność za opakowania kaucjonowane. Jednak po zatwierdzeniu dokumentu w Kasie/ Banku program wygeneruje dwie płatności: jedną na wartość napojów, a drugą na wartość kaucji. Pozwala to zachować przejrzystość w rozliczeniach.

Tabela VAT na fakturze/ paragonie obejmuje tylko i wyłącznie towary i te wartości będą podlegać księgowaniu. Kaucje nie są opodatkowane na etapie sprzedaży produktów w opakowaniach kaucjonowanych.

Wskazówka
Na Paragonie fiskalnym kaucje będą widoczne pod warunkiem, że w menu Start/ Konfiguracja/ Stanowisko/ Ogólne/ Drukarka fiskalna w obszarze Dane na wydruku fiskalnym zaznaczono Opakowania kaucjonowane.

Generowanie dokumentów kaucyjnych- PKA (Przyjęcie Kaucji), WKA (Wydanie Kaucji),

Po zatwierdzeniu dokumentu handlowego (faktury sprzedaży/ paragonu/ faktury zakupu)  automatycznie utworzą się odpowiednio dokumenty WZ i WKA/ PZ i PKA. Dokumenty te (po wykonaniu kroków z niniejszej instrukcji) będą jednak zawierały tylko opakowania objęte systemem kaucyjnym. Dlatego należy dodatkowo wygenerować ręcznie drugie WKA/ drugie PKA dla opakowań, które zostały usunięte z zakładki [Kaucje].

Aby to zrobić na liście dokumentów trzeba odszukać odpowiednią fakturę / paragon i wskazać dokument kursorem, a następnie z rozwijanego menu przy przycisku generowania WZ/WKA  wybrać opcję Dodaj WKA dla faktury sprzedaży lub: przy przycisku generowania PZ/PKA   wybrać opcję Dodaj PKA dla faktury zakupu.

W ten sposób utworzy się nowy dokument WKA lub PKA na brakującą różnicę (czyli te opakowania, które wcześniej zostały usunięte).

Informacja
Należy pamiętać, aby nie mieszać opakowań! Na jednym WKA/ PKA powinny być tylko te z nowego systemu kaucyjnego, a na drugim te, których system nie obejmuje.

Na dodatkowym WKA/ PKA, który powstanie, można odznaczyć parametr Płatności, jeśli nabywca towaru nie płaci za opakowania.