Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
• Faktury VAT marża
• Faktury zaliczkowe
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą.  Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

• automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
• Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie

Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.
r
Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować.

Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

• ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Podczas takiej wysyłki nie ma możliwości uwierzytelnienia przy pomocy tokenu. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.

W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.

Faktury korygujące

Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:

Faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF w dedykowanym polu formularza faktury pierwotnej. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

Faktury zaliczkowe

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

• Data operacji – data wysłania Faktury do KSeF w przypadku wysyłki lub data odbioru UPO – po jego odbiorze.
• Kod/ Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Rodzaj operacji – Wysłanie w przypadku wysyłki do KSeF lub Odbiór UPO – po odbiorze UPO/wyborze ikony Odbierz dane z KSeF.
• Operator – imię i nazwisko operatora wysyłającego dokument do KSeF lub. odbierającego UPO.
  

Do pliku JPK_KR_PD przenoszone są m.in. następujące informacje:

• NIP, REGON oraz nazwa i adres podatnika – pobierane z pieczątki firmy,
• Cel złożenia pliku – oznaczenie czy jest to plik pierwotny czy korekta,
• Informacja czy podatnik korzysta z CIT Estońskiego lub MSSF,
• Dane kontrahentów – kod oraz numer NIP kontrahentów wskazanych w nagłówkach zapisów księgowych z okresu, za jaki generowany jest plik,
• Zestawienie obrotów i sald dla kont – obejmuje konta, na których wystąpiły zapisy księgowe w danym okresie lub posiadają BO, łącznie z przypisanymi do kont znacznikami S_12_1, S_12_2 i S_12_3.
• Dane z nagłówków zapisów księgowych;
  • jako kwota operacji gospodarczej pobierana jest suma pozycji dekretu (Wn lub Ma), w zależności od tego, która z nich jest mniejsza, lub wartość z pola Kwota operacji gospodarczej w nagłówku zapisu księgowego, jeśli jest większa od 0 i mniejsza od sumy zapisów dekretu;Ręczna modyfikacja kwoty operacji gospodarczej na zapisie księgowym nie jest konieczna, ponieważ nawet jeśli nie jest ona uzupełniona, do pliku JPK_KR_PD pobierana jest suma zapisów po stronie WN lub MA, w zależności od tego, która z nich jest mniejsza. Jeśli kwota operacji gospodarczej została ręcznie uzupełniona, system weryfikuje, czy jest ona mniejsza od sumy zapisów po stronie WN lub MA. W przypadku gdy wpisana ręcznie wartość jest mniejsza, zostaje ona pobrana do pliku JPK_KR_PD.

• • jako rodzaj dowodu księgowego przenoszone jest oznaczenie umieszczone na zapisie księgowym w polu Rodzaj dowodu księgowego; jeżeli to pole jest nieuzupełnione, wówczas dla ręcznych księgowań do pliku przenoszone jest oznaczenie PK, natomiast w przypadku zapisów dodanych na podstawie dokumentów źródłowych – odpowiedni opis dla tego rodzaju dokumentu,
  • jeżeli nie jest uzupełniony opis w nagłówku zapisu księgowego, w pliku pojawia się oznaczenie BRAK.

• Dane z pozycji zapisów księgowych;
  • jeżeli nie jest uzupełniony opis pozycji zapisu księgowego, w pliku pojawia się oznaczenie BRAK.
• Dane dotyczące rozliczenia podatku dochodowego.

Jeżeli we wskazanym zakresie dat nie występują żadne zapisy księgowe lub występuje wyłącznie Bilans otwarcia, plik JPK_KR_PD nie jest tworzony.

• przeliczyć deklarację PIT-36/PIT-36L za pomocą ikony, jeżeli do deklaracji został już wcześniej dodany załącznik Korekta podatku.
• dodać załącznik Korekta podatku, w sytuacji, gdy nie był on wcześniej dołączony do deklaracji.