Ogólne

Nowości

1. Podpisywanie plików JPK.

Umożliwiono podpisywanie plików JPK za pomocą Profilu Zaufanego ePUAP/eGO. Po rozwinięciu na oknie Pliki JPK ikony Wyślij istnieje możliwość wyboru dwóch sposobów podpisania wysyłanych plików JPK: 

Po wybraniu drugiej opcji otwierane jest okno z kreatorem procesu podpisywania pliku JPK Profilem Zaufanym ePUAP/eGO.

Szczegółową instrukcję podpisania plików JPK_VAT profilem zaufanym z ePUAP opisano w artykule Czy jest możliwość podpisywania plików JPK_VAT profilem zaufanym z ePUAP?

Zmiany

1. Generowanie plików JPK. Zmieniono sposób generowania plików JPK_VAT. Z listy wygenerowanych plików usunięta została opcja Wyślij pliki JPK_VAT na żądanie US. Na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT dostępnym po kliknięciu na ikonę plusa na liście plików JPK dodana została opcja Składam plik JPK z dwiema opcjami:
   – obowiązkowy (opcja domyślnie zaznaczona),
   – na żądanie Urzędu Skarbowego podczas kontroli.
   Opcja ta dostępna jest również na oknie Łączenie plików JPK_VAT.
   Na oknie Przygotowanie pliku JPK_VAT usunięte zostało pole z wyborem Urzędu Skarbowego, ponieważ w pliku JPK_VAT(3) nie jest już wysyłany kod urzędu skarbowego podatnika. Dodatkowo na oknie w polu Za okres wskazywany jest miesiąc i rok (zamiast jak poprzednio zakresu dat) z racji tego, że pliki JPK_VAT generowane są zawsze za miesiąc. Pole może zostać rozwinięte celem łatwiejszego wybrania odpowiedniego okresu.Po rozwinięciu ikony plusa na oknie Pliki JPK obok wspomnianej opcji dodawania plików JPK_VAT istnieje opcja dodawania pozostałych plików JPK, która zastąpiła opcję Pliki JPK na żądanie US występującą w poprzednich wersjach programu.
   Po wybraniu tej opcji otwierane jest okno Przygotowanie pliku JPK umożliwiające wygenerowanie pozostałych struktur plików JPK oprócz JPK_VAT, a więc: 

   • Księgi Handlowe (JPK_KR),
   • Zapisy KPiR (JPK_PKPIR),
   • Ewidencja ryczałtowa (JPK_EWP),
   • Wyciągi bankowe (JPK_WB),
   • Faktury sprzedaży i zakupu (JPK_FA),
   • Dokumenty magazynowe (JPK_MAG). 



2. Generowanie plików JPK_VAT – poczta. W przypadku kiedy na dokumencie w rejestrze VAT w danych adresowych kontrahenta wartości w polach Miejscowość i Poczta są różne, do pliku JPK_VAT przenoszone są informacje z obydwu pól.
3. Generowanie plików JPK_FA. Na oknie Przygotowanie pliku JPK dla pliku JPK_FA (Faktury sprzedaży i zakupu) usunięto opcję generowania tego pliku wg daty ujęcia w deklaracji VAT-7. Wynika to z faktu, że na podstawie dotychczasowych przepisów i interpretacji w pliku JPK_FA powinna być zawsze wykazana cała faktura, jaka została wystawiona, a nie jej część wynikająca np. z rozliczania VAT metodą kasową. Dokumenty zawarte w pliku JPK_FA nie muszą być uzgadniane z deklaracją VAT za ten okres.
4. Import plików JPK_VAT do rejestrów VAT. Na zaimportowanych z pliku JPK_VAT do rejestru VAT dokumentach, w polu Rozliczać w deklaracji VAT ustawiany jest rok i miesiąc zgodny z okresem za jaki wygenerowany został plik JPK_VAT. Dotyczy to metody zwykłej rozliczenia podatku VAT.
   W przypadku importu dokumentów do rejestru VAT bez zakładania kart kontrahentów, jeżeli na dokumencie w pliku JPK_VAT uzupełniony jest numer NIP kontrahenta, na zaimportowanym dokumencie zaznaczony zostaje parametr Podmiot gospodarczy. Jeżeli w pliku JPK_VAT nie ma numeru NIP dla transakcji (pole z numerem NIP jest puste lub znajduje się w nim znak „-”), w rejestrze VAT na dokumencie zaznaczony zostaje parametr Finalny. Po przeprowadzonym imporcie zaleca się wykonanie dla zaimportowanych dokumentów operacji seryjnej Zweryfikuj status VAT.
   Jeżeli w pliku JPK_VAT dla dokumentu importowanego do rejestru zakupu VAT nieuzupełniona jest data wpływu, jest ona uzupełniona jako zgodna z datą zakupu.
5. Centralizacja jednostek budżetowych. Jeżeli kontrahent na swojej karcie w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych ma wskazany podmiot nadrzędny któremu podlega (np. gminę), wówczas podczas sprawdzania statusu VAT (zarówno z poziomu karty tego kontrahenta, listy kontrahentów oraz dokumentów w module Handel oraz w rejestrze VAT) weryfikowany będzie numer NIP jednostki nadrzędnej.
6. Kalkulator. Zmieniono wygląd dostępnego w Comarch ERP Optima kalkulatora:Kalkulator wywoływany jest poprzez skrót <Alt>+<Down> (strzałka w dół) po umieszczeniu kursora w dowolnym polu liczbowym na formularzu w programie. Można również z niego skorzystać klikając na polu liczbowym prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję Kalkulator.
   Jeżeli w polu z którego wywołano kalkulator wpisana jest kwota, nie jest ona zerowana po wybraniu operatora arytmetycznego („+”, „-”, „*”, „/”). Wynik operacji pokazywany jest po naciśnięciu przycisku „=” na kalkulatorze bądź przycisku <Enter> lub <=> na klawiaturze. Po otrzymaniu wyniku operacji w kalkulatorze, po wpisaniu dowolnej cyfry zastępuje ona otrzymany wynik umożliwiając wykonanie kolejnej operacji.
   Na formularzu operatora w Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy na zakładce [Ogólne] dodany został parametr Uruchamianie kalkulatora po wciśnięciu + – * / . Parametr jest domyślnie niezaznaczony. Po jego zaznaczeniu kalkulator może zostać wywołany po umieszczeniu kursora w polu liczbowym i wciśnięciu na klawiaturze numerycznej jednego z przycisków <+> , <-> , <*> lub </>.
7. Numer NIP w Pieczątce firmy. Podczas logowania do bazy w programie Comarch ERP Optima, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy nieuzupełniony jest numer NIP, a klucz posiada kontrolę NIP i na kluczu znajdują licencje tylko dla jednego podmiotu (jeden numer NIP), wówczas numer NIP w Pieczątce firmy jest automatycznie uzupełniany na podstawie numeru NIP w kluczu.

Poprawiono

1. Ikona Zapis księgowy. Poprawiono dostępność ikony Zapis księgowy na wstążce programu na wyfiltrowanych listach. Przycisk jest aktywny po podświetleniu dokumentu na liście.
2. Import plików JPK_VAT do rejestrów VAT. Umożliwiono poprawne rozpoznawanie kontrahenta na podstawie numeru NIP jeżeli w importowanym pliku JPK_VAT numer NIP jest zapisany z myślnikami.
3. Formularz kontrahenta. W bazie Biura Rachunkowego na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] umożliwiono pozostawienie pustego pola z opiekunem dla kadr i płac przy uzupełnionym opiekunie dla księgowości.
4. Kolumny użytkownika. Poprawiono sposób przekazywania wartości z panelu filtra do kolumny Użytkownika. Zmiana wartości w filtrze aktywnym nie wymaga odświeżenia listy aby została uwzględniona przez kolumnę Użytkownika.
5. Kolumny użytkownika. Umożliwiono sortowanie list po kolumnach Użytkownika odwołujących się do wartości parametrów filtra.
6. Uruchamianie programu. Umożliwiono poprawne uruchamianie programu w przypadku zaznaczonego parametru Nie pozwalaj na wielokrotne uruchomienie Comarch ERP Optima na tym stanowisku w Konfiguracji Stanowiska/ Użytkowe/ Parametry.
7. Uruchamianie programu. W szczególnych przypadkach program nie uruchomiał się po aktualizacji Windows. Działanie poprawiono.
8. Automatyczna weryfikacja statusu VAT. Podczas dodawania dokumentu w module Handel przy automatycznej weryfikacji statusu VAT w przypadku braku dostępu do internetu nie jest wyświetlany komunikat błędu.
9. Wyświetlanie treści komunikatów. Poprawiono wyświetlanie treści komunikatów błędów w zewnętrznych aplikacjach korzystających z obiektów COM Comarch ERP Optima.

Kasa/Bank

Nowości

1. Automatyczne rozliczanie przy imporcie przelewów. Dodano kolejną opcję rozliczania importowanych przelewów. Po zaznaczeniu Rozliczaj przy imporcie w oknie Import przelewów oprócz dotychczasowych opcji rozliczania (tj. wg identyfikatora, wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i kwoty, wg identyfikatora, kolejno według kwoty i opisu oraz wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu) dostępna jest kolejna wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu.
   Po wybraniu tej opcji program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego.

Zmiany

1. Płatność do ZUS. Opis do banku. Na płatności do ZUS, w pierwszej linii opisu do banku pojawia się wyraz ‘składki’, a w drugiej linii opisu ‘Znak i numer decyzji pokontrolnej’ uzupełniony na deklaracji DRA.
2. Wydruk przelewu do ZUS. Zaktualizowano wydruk przelewu do ZUS, dla płatności z datą od 01.01.2018r.
   Jeżeli płatność powstała do indywidualnej DRA dla właściciela (lub jest ręcznie ustawiony indywidualny rachunek składkowy powiązany z właścicielem), to na wydruku przelewu do ZUS w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się Imię i Nazwisko właściciela. W pozostałych przypadkach (płatność do DRA ze składkami pracowników) na wydruku w sekcji z danymi zleceniodawcy pojawi się nazwa wpisana w polu Nazwa skrócona na dekl. ZUS w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-4R, CIT-8, ZUS DRA.
   Na liście płatności w Preliminarzu płatności dostępne są 2 wydruki Przelew ZUS i Przelew ZUS (2017).

3. Import przelewów. Rozliczanie przy imporcie. Jeżeli w pliku z banku jest kilka przelewów z tym samym identyfikatorem (np. zapłata za fakturę i opłata bankowa), to przy imporcie z zaznaczoną opcją Rozliczaj przy imporcie, w pierwszej kolejności rozliczany jest ten przelew, na którym został rozpoznany podmiot.
4. Import za pomocą usługi sieciowej (webservice). Rozpoznawanie duplikatów. Zmieniono sposób rozpoznawania duplikatów przy imporcie historii/wyciągu za pomocą usługi sieciowej (webservice). Duplikaty są rozpoznawane po numerze referencyjnym zwracanym przez bank. Jeżeli na importowanych przelewach nie ma tego numeru, to duplikacja sprawdzana jest wg dotychczasowych kryteriów, tj. daty księgowania, numeru rachunku podmiotu, kwoty i opisu przelewu.
5. Eksport za pomocą usługi sieciowej (webservice). Umożliwiono eksport kilku przelewów w jednym pliku XML. W oknie Eksport przelewów do pliku, po wybraniu formatu wymiany WebService pojawia się dodatkowy parametr Wysyłaj przelewy w jednym pliku. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, to program działa tak, jak dotychczas, tzn. przy eksporcie kilku przelewów każdy z nich jest zapisywany w osobnym pliku. Po zaznaczeniu parametru, tworzony jest jeden plik XML, w którym zapisane są wszystkie pojedyncze przelewy.
6. Informacja o stanie środków na rachunkach. W oknie Informacja o stanie środków na rachunkach nie są wyświetlane rejestry bankowe oznaczone jako Nieaktywne.

Poprawiono

1. Delegacje zagraniczne. Zapis kasowy/bankowy. W specyficznych sytuacjach, przy rozliczaniu delegacji powstawał błędny zapis kasowy/bankowy w rejestrze walutowym, dla etapu zagranicznego delegacji. Działanie poprawiono.
2. Magazyn walut. W specyficznych sytuacjach, przy rozliczaniu zapisów kasowych/bankowych w magazynie walut pojawiał się komunikat ‘Kwota prawego dokumentu w walucie systemowej na rozliczeniu nie może być ujemna.’ Działanie poprawiono.

W przypadku faktur z odroczonym terminem płatności, a więc faktur przelewowych ważne, aby kontrahent wiedział na jaki numer rachunku ma uregulować płatność. Jak wprowadzić rachunek bankowy i sprawić, aby drukował się na fakturach?

1. Zacznij od dodania banku w menu Ogólne/Inne/ Banki. W numerze rozliczeniowym podaj 8 cyfr po dwóch pierwszych cyfrach kontrolnych np. 11-11111111-1111111111111111
2. Teraz w menu Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe za pomocą ikony  dodaj rejestr bankowy (zaznacz typ rejestru konto bankowe).
   Aby prawidłowo uzupełnić nr rachunku kliknij na przycisk Bank, wyświetli się lista banków, z której wybierasz właściwy bank. W numerze rachunku pojawią się @@ oraz 8 cyfr numeru rozliczeniowego np. @@-11111111. Dwie @@ oraz numer rozliczeniowy zostawiamy, uzupełniamy pozostałe cyfry rachunku bankowego np. @@-11111111-1111111111111111. Program sam zastąpi @@ 2 cyframi kontrolnymi.
3. W ostatnim kroku, jak zapiszesz formularz pojawi się okno, w którym będziesz mógł rejestr przypisać do odpowiedniej formy płatności.
4. Po wybraniu formy płatności przypisanej do stworzonego rejestru na wydruku faktury będzie widoczny numer rachunku określony w rejestrze bankowym.
5. Pamiętaj, że możesz założyć dowolną ilość forma płatności wybierając Start/Konfiguracja/ Firma/ Kasa i Bank/ Formy płatności.

Jeśli współpracujesz z kontrahentami z zagranicy na pewno wielokrotnie będziesz miał konieczność wystawienia Faktur sprzedaży w walucie obcej. Od czego zacząć?

1. Lista walut znajduje się w menu Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty i jest domyślnie uzupełniona o waluty: AUD (Dolar australijski), CAD (Dolar kanadyjski), CHF (Frank szwajcarski), DKK (Korona duńska), EUR (Euro), GBP (Funt brytyjski), JPY (Jen japoński), NOK (Korona norweska), SEK (Korona szwedzka) i USD (Dolar amerykański). Inne waluty oczywiście możesz wprowadzić „ręcznie”.
2. Dla średniego kursu NBP, kursu kupna NBP oraz kursu sprzedaży NBP notowania kursów walut są pobierane automatycznie.
3. Z tego poziomu możesz również pobrać aktualny kurs dnia, klikając ikonę  . Wyświetli się wówczas okno Wprowadzanie kursu dnia.
4. Po kliknięciu przycisku , wyświetli się okno, w którym możemy ustalić zakres dat, dla jakich będziemy pobierać kurs waluty. Zapisujemy zmiany przyciskiem  .
5. Aby przejść do wystawiania faktur w walucie obcej musimy zaznaczyć jeszcze odpowiedni parametr w konfiguracji programu. W menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry zaznacz Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu. Jeśli na dokumentach wystawianych w walucie obcej ma być naliczany podatek VAT, zaznacz również parametr VAT na fakturach w walucie.
6. Przejdźmy do wystawienia Faktury sprzedaży w walucie. Sam dokument wprowadzasz dokładnie w taki sam sposób jak standardową fakturę, natomiast walutę możesz zmienić na trzeciej zakładce Płatności.
7. Jeśli posiadasz kontrahentów z którymi transakcje prowadzisz w obcych walutach np. EUR warto pamiętać, że na karcie kontrahenta na zakładce Płatności możesz wskazać walutę domyślną. Przy takim ustawieniu wszystkie faktury wystawiane dla danego kontrahenta będą automatycznie w walucie obcej.

Ponieważ dla Ciebie, jako przedsiębiorcy kluczowym zagadnieniem jest szybkie i sprawne wystawienie faktury sprzedaży spróbujemy Cię przeprowadzić przez ten proces i pokażemy, jak łatwo i szybko zarejestrować sprzedaż w firmie.

1. Rozpocznij od wybrania Handel/ Nowa faktura lub z poziomu listy Faktur Sprzedaży (Handel/ Faktury) posłuż się przyciskiem  .

2. Wyświetlone zostanie okno Faktura Sprzedaży. Teraz musisz uzupełnić nagłówek faktury, który zawiera podstawowe dane, takie jak dane kontrahenta, datę wystawienia faktury, datę sprzedaży oraz formę płatności. W dolnej części okna widoczna jest tabela, w której wyszczególniamy sprzedawane usługi. Pozycję dodajesz po wybraniu przycisku  . Co ważne pozycje możesz wprowadzać na kilka sposobów w zależności od ustawień w konfiguracji. Informację na ten temat znajdziesz tutaj.

3. Podczas dodawania pozycji otwiera się lista towarów/usług z możliwością wyboru wielu pozycji.

4. Po wprowadzeniu wszystkich niezbędnych danych możesz dokonać zapisu na dwa sposoby:

W przypadku wystawiania faktur istotnym zagadnieniem jest sam schemat numeracji dokumentów. Jak ustawić odpowiedni schemat numeracji w zależności czy np. numeracja ma być narastająca w obrębie miesiąca lub roku?

1. Zacznijmy od tego, że nie można zmodyfikować istniejącej definicji schematu numeracji dokumentów, jeżeli już została ona wykorzystana na dokumentach.
2. Można natomiast w konfiguracji (Start/Konfiguracja/ Firma/ Definicje dokumentów/ Handel) wskazać Faktury Sprzedaży i dodać nową definicję schematu numeracji przyciskiem  . Możesz użyć taki sam symbol jaki posiada istniejący już schemat, lub inny dowolny. Następnie określasz poszczególne człony schematu numeracji – np. miesiąc, rok, magazyn itp.
   Jeśli w definicji nowego schematu użyty został ponownie taki sam symbol, to przy zapisie tego schematu numeracji wyświetli się komunikat: Istnieje już aktywny schemat o symbolu [FS]. Czy chcesz mimo to zapisać nowy schemat i oznaczyć istniejący już schemat [FS] jako nieaktywny?
3. Jeśli utworzyliśmy schemat numeracji z nowym symbolem i chcemy ustawić ten schemat numeracji jako domyślny, możemy to zrobić w lokalizacji: Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Dokumenty i dla typu np. FS- Faktura Sprzedaży przypisujemy nową definicję (po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie Definicja można wybrać utworzoną wcześniej definicję schematu numeracji z listy), aby przy wystawianiu dokumentu program automatycznie podpowiadał nowy schemat numeracji.

Z wcześniejszych artykułów wiesz już jak dodać nową usługę albo założyć kartę kontrahenta. Jeśli operujesz większą liczbą danych możesz wykorzystać opcję importu danych za pomocą arkusza MS Excel. Zobacz jak zaimportować pozycje cennikowe:

1. Zacznijmy może od przygotowania pliku, który wykorzystasz do importu. Opis pól w arkusz znajdziesz tu:
   https://www.comarch.pl/erp/comarch-optima/demo/biuletyny/ w biuletynie Import danych z arkusza MS Excel do Comarch ERP Optima
2. Z menu głównego wybierz Ogólne/ Cennik.
3. Następnie wykorzystaj ikonę znajdującą się w lewym dolnym rogu okna .
4. Teraz musisz wybrać parametry importu cennika. Zaznacz Plik w formacie MS Excel, wskaż plik z danymi i wybierz opcję Tylko dopisywanie nowych pozycji cennika. Jak widzisz w przyszłości będziesz mógł również wykorzystać tą opcję do aktualizacji swoich danych. Import wykonujesz ikoną  .

Więcej na temat importu cennika dostępne w artykule.

Aby realizować sprzedaż w firmie musisz dodać karty cennikowe, a więc inaczej mówiąc pozycje, które będziesz wprowadzał na fakturach sprzedaży lub paragonach. Nową pozycję do cennika możesz dodać w bardzo prosty sposób:

1. Wybierz Ogólne/ Cennik, a następnie wykorzystaj przycisk .
2. Wyświetlone zostaje okno Pozycja cennika. Teraz na zakładce Ogólne uzupełnij pola: 
   • Kod – max 50 znaków. Jego zadaniem jest pomóc Ci w szybkim odszukiwaniu usługi. Dlatego należy starannie przemyśleć sposób kodowania tak, by łatwo kojarzył się z danym zasobem.
   • Nazwa – pełny opis danej usługi,
   • Jedn. podstawowa – jednostka miary, w jakiej jest dana usługa, np. godzina, dzień.
   • Stawka VAT zakupu/ sprzedaży – stawka VAT dla danej usługi. Możemy ją wpisać ręcznie lub wybrać z rozwijalnej listy. 

Pola te są wymagane do zapisania karty usługi.

3. Jak uzupełnisz wymienione pola to w tabelce w dolnej części formularza po dwukrotnym kliknięciu możesz wprowadzić poszczególne ceny za usługę.
4. Gdy karta będzie gotowa zapisz zmiany przyciskiem .
5. Pamiętaj, że zapisaną kartę możesz zawsze edytować ikoną .

Więcej na temat pozycji cennikowych dostępne w artykule.

W celu aktywacji zakupionych modułów musisz uzupełnić swoje dane w aplikacji Comarch ERP Menadżer Kluczy. Jak to zrobić?

1. Kliknij prawym przyciskiem na ikonę Menadżera Kluczy. Ikona znajduje się na pasku narzędzi Windows w prawym dolnym rogu:Kolor czerwony ikony informuje nas, że moduły nie zostały jeszcze aktywowane.
2. Po kliknięciu prawym przyciskiem pojawi się menu, z którego wybierz Pokaż konfigurację.
3. Przejdź na zakładkę trzecią Konfiguracja i za pomocą  wprowadź dane z certyfikatu (ID, PIN, numer klucza oraz adres email).
4. Kliknij w ikonę pioruna by zaktualizować moduły.

Więcej szczegółów na temat Comarch ERP Menadżer Kluczy dostępne w artykule. 

Zostałeś już posiadaczem programu, a więc możemy przejść do instalacji. Poniższe szkolenie zostało przygotowane, aby przeprowadzić Cię przez instalację programu oraz założenie bazy,
na której będziesz pracował.

Więcej szczegółów na temat instalacji znajdziesz w artykule Instalacja. 

Niewątpliwie jedną z najczęściej wykonywanych operacji w programie jest wprowadzanie kontrahentów z którym realizujemy transakcje. Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:

1. Z poziomu listy Kontrahentów (Ogólne /Kontrahenci) wybierz ikonę . Otworzy się wówczas okno Formularz kontrahenta – zostanie dodany.

2. Uzupełnij Kod i Nazwę, a także pozostałe dane teleadresowe.Aby dodać nowego kontrahenta wystarczy, że wykonasz następujące kroki:

3. Pamiętaj, że możesz również wykorzystać przycisk  , podasz wtedy tylko numer NIP, a wszystkie dane zaimportują się z bazy GUS.

4. Po wprowadzeniu danych zatwierdź zmiany przyciskiem .

5. Kontrahent będzie widoczny na liście, a jego dane może zawsze edytować po wybraniu .

Więcej szczegółów na temat kontrahentów w programie Comarch EPR Optima znajdziesz tutaj.