W celu weryfikacji wersji programu, którą posiada Użytkownik należy przejść do zakładki ‘Pomoc’, następnie użyć ikony ‘O programie’. W otwartym oknie użytkownik ma możliwość sprawdzenia wersji programu (wraz z informacją czy jest to aktualna wersja).

W powyższym przykładzie stanowisko wymaga podniesienia wersji programu. Kliknięcie w odnośnik ‘Dostępna nowsza wersja’ przenosi Użytkownika na witrynę ‘Indywidualne Strony Klientów Comarch’, gdzie po uprzednim zalogowaniu dostępny jest instalator do nowej wersji programu : Aktualizacja do nowej wersji – Wybierz tę opcję, jeśli masz już na komputerze program Comarch ERP Optima i potrzebujesz najnowszej aktualizacji (wersja programu). Pobrany plik należy uruchomić na prawach administratora. Przystępując do wykonania aktualizacji należy uprzednio zamknąć program Comarch ERP Opitma.

Instalatory do aktualnych wersji programów Comarch ERP Optima są dostępne na Indywidualnych Stronach dla Klientów (https://www.erp.comarch.pl/klienci) w zakładce Comarch ERP Optima/Aktualne wersje.

Po uruchomieniu pliku należy poczekać aż kreator instalacji zakończy weryfikację pakietu instalacyjnego. Po zakończonym procesie pojawi się pierwsze okno instalacji.

Po użyciu przycisku ‘Dalej” wyświetlą się kolejne okna instalacji. Do przeprowadzenia aktualizacji wymagane jest zaakceptowanie warunków korzystania i gwarancji Comarch ERP Optima przez Użytkownika. Instalator także zweryfikuje wymagania systemowe na stanowisku. By kontynuować operację należy postępować zgodnie z wyświetlanymi komunikatami przechodząc do następnych okien za pomocą przycisku ‘Dalej’.

Podczas trwania instalacji aktualizacji zaleca się zamknięcie zbędnych programów i procesów działających w tle np. przeglądarek internetowych.

W ostatnim oknie instalatora pojawi się komunikat o zakończonej instalacji. W celu zamknięcia okna aktualizacji wystarczy wybrać przycisk ‘Zakończ’.

Po ponownym uruchomieniu programu w nowej odsłonie pojawi się komunikat informujący o konieczności wykonania aktualizacji (konwersji) konfiguracyjnej bazy danych, na której pracuje Użytkownik. W celu potwierdzenia operacji należy wybrać przycisk ‘Tak’

W pierwszej kolejności program wykona kopię bezpieczeństwa bazy danych. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa pozwala na odpowiednie zabezpieczenie firmowych danych i odzyskanie ich w przypadku wystąpienia sytuacji awaryjnej. Należy postępować zgodnie z komunikatami wyświetlanymi na ekranie.

W poniższym oknie należy wskazać miejsce, gdzie ma zostać zapisana kopia bazy danych. Może to być wcześniej przygotowany folder znajdujący się na lokalnym komputerze.

Zaakceptowanie operacji przyciskiem ‘Zakończ’ rozpocznie proces aktualizacji bazy.

Okno ’Tworzenie kopii konfiguracyjnej bazy danych’ informuje o poczynionych postępach w procesie aktualizacji (konwersji). Po zakończeniu baza konfiguracyjna jest przystosowana do pracy na nowej wersji programu.

Po wykonaniu aktualizacji zostanie wyświetlone okno ‘Logowanie do programu’. Wybranie bazy firmowej spowoduje wyświetlenie komunikatu. Należy postąpić analogicznie jak w przypadku bazy konfiguracyjnej.

Mechanizm ‘Ważne aktualizacje’ umożliwia automatyczne pobranie drobnych poprawek lub funkcji przez Użytkownika, a następnie ich zainstalowane. Więcej informacji o ‘Automatycznych aktualizacjach’ w artykule poniżej.

Komunikat pojawia się podczas pierwszego uruchomienia danej bazy, po wykonaniu aktualizacji oprogramowania do nowszej wersji. Zatwierdzenie komunikatu spowoduje, że program wykona wymagane operacje, po ukończeniu których możliwa będzie dalsza praca.

Przechodząc do Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na wybranym operatorze na zakładce Parametry cd w sekcji Parametry dla obiegu dokumentów znajduje się parametr Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. Po zaznaczeniu go dodając dokument w obiegu dokumentów widoczna będzie kolumna Udostępnij dla usługi OCR.

Z chwilą dezaktywacji usługi Comarch OCR wygasa możliwość korzystania ze skanowania dokumentów za pomocą Comarch OCR. Zgromadzone strony nie są możliwe do wykorzystania bez aktywnego pakietu. W przypadku ponownego uruchomienia pakietu Comarch OCR użytkownik będzie mógł wykorzystać zaległe strony.

Korektę Pliku JPK_V7 wykonujemy przy pomocy ikony Korekta Jej kliknięcie udostępnia do wyboru 3 opcje:

Wybór rodzaju korekty zależy od zmian jakie mają zostać wykazane. Jeżeli miała miejsce zmiana w rejestrze VAT wpływająca na wyliczenie deklaracji (np. dodanie nowego dokumentu) wówczas należy sporządzić korektę części deklaracyjnej i ewidencyjnej. Jeśli korekta ma dotyczyć np. wyłącznie terminu zwrotu podatku VAT, wówczas należy wybrać korektę części deklaracyjnej. W przypadku kiedy na dokumencie w ewidencji VAT zmianie uległy np. dane adresowe kontrahenta, które nie wpływają na kwoty wykazywane w części deklaracyjnej, wówczas wystarczy sporządzić korektę samej ewidencji.

W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, jeżeli podświetlony został plik za pierwszy i drugi miesiąc kwartału, wówczas dostępna jest tylko opcja korekty części ewidencyjnej (pozostałe opcje korekty są nieaktywne). W pozostałych przypadkach wszystkie opcje korekty są aktywne.

Korekta powoduje utworzenie nowego pliku JPK_V7. Otwierany jest wówczas formularz Eksport plików JPK_V7, na którym możliwe jest zmodyfikowanie współczynnika struktury sprzedaży (jeżeli tworzona jest korekta zawierająca część deklaracyjną i ewidencyjną). W przypadku korekty tylko części deklaracyjnej lub tylko części ewidencyjnej zmiana współczynnika szacunkowego struktury sprzedaży nie jest możliwa. Okres za który sporządzany jest plik pobierany jest z korygowanej na liście pozycji i nie ma możliwości jego zmiany.

Jeśli wykonywana jest korekta części deklaracyjnej, po kliknięciu ikony Utwórz plik otwiera się formularz z częścią deklaracyjną. Po kliknięciu ikony Zapisz zmiany następuje wygenerowanie korekty pliku JPK_V7.

Jeśli wykonywana jest korekta tylko części ewidencyjnej, po kliknięciu ikony Utwórz plik od razu generowana jest korekta pliku JPK_V7.

Ikona korekty dostępna jest wyłącznie w przypadku pozycji wyświetlanych na liście w kolorze czarnym – zamkniętej części deklaracyjnej bądź części ewidencyjnej.

Od wersji 2020.6.1 plik JPK_V7 możemy wygenerować z poziomu zakładki JPK/Pliki JPK_V7 lub Rejestr VAT/Pliki JPK_V7 .
Po kliknięciu ikony Dodaj otwierane jest okno Eksport plików JPK_V7:

Po kliknięciu ikony Utwórz plik następuje wygenerowanie pliku JPK_V7 za wskazany okres. Wygenerowany plik składa się z dwóch części – deklaracyjnej i ewidencyjnej lub tylko jednej z nich.
W przypadku rozliczenia VAT miesięcznego i za trzeci miesiąc kwartału dla rozliczenia kwartalnego VAT otwierane jest okno z częścią deklaracyjną pliku:

W przypadku kwartalnego rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 za 2 pierwsze miesiące kwartału zawierają wyłącznie część ewidencyjną (bez części deklaracyjnej), natomiast plik za ostatni miesiąc kwartału zawiera zarówno część ewidencyjną, jak i deklaracyjną. Dla miesięcznego okresu rozliczania podatku VAT, pliki JPK_V7 zawierają obie części – deklaracyjną i ewidencyjną.
W związku z tym w przypadku kwartalnej metody rozliczania podatku VAT, jeżeli plik generowany jest za dwa pierwsze miesiące kwartału, po kliknięciu ikony Utwórz plik następuje od razu utworzenie części ewidencyjnej pliku JPK_V7 bez otwarcia formularza z częścią deklaracyjną.
Plik JPK_V7 zawierający część deklaracyjną przed wysłaniem musi zostać zatwierdzony poprzez zaznaczenie na nim parametru Zablokuj deklarację przed zmianami.

W wersji 2020.6.1 wprowadzono możliwość importu dokumentów z pliku JPK_V7. Funkcjonalność działa analogicznie jak w przypadku pliku JPK_VAT. Funkcja dostępna jest z poziomu JPK/ Import do rej. VAT po kliknięciu ikony .

W przypadku plików JPK_V7 nie są importowane do rejestru VAT występujące w pliku dokumenty techniczne wykazywane w polach P_33 (Podatek należny od towarów objętych spisem z natury), P_34 (Zwrot odliczonej lub zwróconej kwoty wydatkowanej na zakup kas rejestrujących), P_35 (Podatek od wewnątrzwspólnotowego nabycia środków transportu) i P_36 (Podatek od wewn. Nabycia towarów art. 103 ust. 5aa), jak również P_44 (Korekta podatku naliczonego od nabycia środków trwałych), P_45 (Korekta podatku naliczonego od pozostałych nabyć), P_46 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 1 ustawy) i P_47 (Korekta podatku naliczonego, o której mowa w art. 89b ust. 4 ustawy). W logu z operacji importu dla takich dokumentów pojawia się informacja: Dokument nie został zaimportowany ponieważ posiada wartości związane z dokumentami technicznymi w pliku JPK_V7.
Jeżeli w pliku JPK_V7 są uzupełnione kody JPK na dokumentach, to są one importowane na dokumenty w rejestrze VAT.

Poniższa tabela zawiera informacje w jaki sposób faktury sprzedaży są kwalifikowane w części deklaracyjnej JPK_V7 dla podatku od towarów i usług, wg wzoru 22.

Poz. na VAT 7	Stawka VAT	Rodzaj faktury	Rodzaj sprzedaży	Rodzaj transakcji	Uwagi
10	ZW	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa	Uwzględnia NP, jeśli jest ustawiony parametr „Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7” i transakcja krajowa.
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
		FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Poza terytorium kraju (stawka NP)
	NP	Fa zwykła	wszystkie	Krajowa - podatnikiem jest nabywca	Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru „Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT-7”)
11	Wszystkie	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Dostawa poza terytorium kraju	Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
	NP	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	Usługi	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
12	Wszystkie	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	Usługi	Dostawa poza terytorium kraju i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”	Zawsze uwzględnia NP (niezależnie od ustawienia parametru Uwzględniać sprzedaż nie podlegającą VAT na VAT 7)
	NP	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	Usługi	Poza terytorium kraju (stawka NP) i zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
	NP	FA zwykłe	Usługi	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca i dla każdej wymienionej transakcji zaznaczone „Rozliczać w VAT-UE”
13	0%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Podatnikiem jest nabywca Eksport – zwrot VAT
14	0%	FA zwykłe	wszystkie	Eksport – zwrot VAT
15,16	3% 5%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
17,18	7% 8%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
19.20	22% 23%	FA zwykłe Dowód wewnętrzny	wszystkie	Krajowa Poza terytorium kraju (stawka NP)
		FA zwykłe	wszystkie	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Eksport, Eksport – zwrot Krajowa – podatnikiem jest nabywca Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca
21	0%	FA zwykłe	Towary Śr. Transportu	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca
22	0%	FA zwykłe	Towary Śr. Transportu	Eksport
23,24	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Towary Śr. Transportu	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna
25,26	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Towary Śr. Transportu	Eksport, Eksport – zwrot
27,28	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Usługi	Eksport, Eksport – zwrot
29,30	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Usługi	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna
31,32	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Towary, Śr. transportu	Wewnątrzunijna – podatnikiem jest nabywca, Pozaunijna – podatnikiem jest nabywca	Również dokument techniczny z wybranym na zakładce KSef/JPK sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutem SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO
			wszystkie	Krajowa – podatnikiem jest nabywca	Tylko podatnicy VAT czynni
		Wszystkie	wszystkie	Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)	Dokument techniczny z wybranym na zakładce KSef/JPK sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutem SPRZ_ENERGIA_GAZ_OO
33	-	Wszystkie	-	Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)	Dokument techniczny z wybranym na zakładce KSef/JPK sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutem PODATEK OD SPISU
34	-	Wszystkie	-	Zalecamy Krajowa (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)	Dokument techniczny z wybranym na zakładce KSef/JPK sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutem ZWROT ZA KASĘ FISKAL
35	wszystkie	Dowód wewnętrzny	Śr. Transportu	Wewnątrzunijna Wewnątrzunijna trójstronna
	-	Wszystkie	-	Zalecamy Wewnątrzunijna (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)	Dokument techniczny z wybranym na zakładce KSef/JPK sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutem WEWN.NABYCIE ŚR.TRAN
36	-	Wszystkie	-	Zalecamy Wewnątrzunijna (rodzaj transakcji nie jest weryfikowany)	Dokument techniczny z wybranym na zakładce KSef/JPK sekcja Atrybuty JPK_VAT i JPK_V7 atrybutem WEWN.NAB.PALIW SILN.

Tak. W Konfiguracji Firmy/ Księgowość/ Parametry należy zaznaczyć parametr Księgowanie faktur zaliczkowych zafiskalizowanych od razu w przychody – opcja dostępna tylko w przypadku, gdy jako rodzaj księgowości wybrano Księgę podatkową. Znaczenie parametru powoduje, że wszystkie faktury sprzedaży zaliczkowe zafiskalizowane z poziomu modułu Handel są księgowane do Rejestru VAT z ustawioną kolumną do księgowania 7. Sprzedaż. Faktury sprzedaży zaliczkowe niezafiskalizowane są księgowane do Rejestru VAT z ustawioną kolumną do księgowania 15. Zaszłości. Na fakturze finalnej pozycja dotycząca faktur zaliczkowych zarówno zafiskalizowanych jak i nie-zafiskalizowanych również ma ustawioną kolumnę 7. Sprzedaż.

Od wersji 2020.1 jest możliwość utworzenia sprawozdania na podstawie roku poprzedniego.

Pod symbolem trzech kropek rozwijana jest lista dostępnych możliwości w obrębie danego sprawozdania. Wybór opcji Utwórz na podstawie roku poprzedniego powoduje uruchomienie utworzenia nowego sprawozdania na podstawie aktualnie zaznaczonej pozycji.

Do nowego sprawozdania przeniesione zostaną m. in.: dane z części  Wprowadzenie, układ wszystkich zestawień księgowych, wartości liczbowe z roku bieżącego zostają przeniesione do okresu porównawczego, opisy wszystkich not objaśniających do sprawozdania finansowego, lista osób, które powinny złożyć swój podpis pod sprawozdaniem.