• Na zapisach automatycznych powstałych do dokumentów gotówkowych aktywne są pola: Nazwa podmiotu, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR.
• Na pozostałych zapisach aktywne są pola: Lp, Numer obcy, Data, Kwota, Status, Podmiot, Nazwa podmiotu, Bank, Numer rachunku, Kategoria, Opis, Konto przeciwstawne, Kolumna KPiR, Waluta rozl. (tylko na zapisach złotówkowych), Typ kursu, Data kursu, Notowanie kursu.
• Przy czym na zapisach rozliczonych nieaktywne są pola Data, Podmiot i Waluta rozl. Na zapisach rozliczonych w Magazynie Walut nieaktywne są pola Data, Kwota, Typ kursu, Data kursu i Notowanie kursu. 

Akceptowanie poleceń wyjazdu i rozliczenia delegacji – jeżeli operator będzie miał zaznaczony ten parametr to na formularzu delegacji będzie mógł zaznaczyć parametry: Zaakceptowane polecenie wyjazdu, Zaakceptowane wydatki. Parametr widoczny tylko gdy pobrano licencję na moduł Kasa/Bank Plus.

Dostęp do dokumentów pracowników – domyślnie zaznaczona jest opcja Wszystkich. Zaznaczenie opcji: Bez dostępu zablokuje dostęp do modułu kadrowo-płacowego zarówno w Comarch ERP Optima Płace i Kadry  jak i Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus. Dodatkowo do danych płacowych dostępnych w innych modułach, i tak:

• w module Kasa/Bank – po zaznaczeniu parametru Bez dostępu, ukryte zostaną na listach dokumentów rozliczonych i nierozliczonych te dokumenty kasowe/bankowe, które są wystawione na podmiot typu „pracownik”. Na listach rozliczonych zapisów, gdy zostaną rozliczone ze sobą dokumenty, z których jeden jest wystawiony na pracownika, a drugi na inny podmiot, formatka rozliczenia będzie miała ukryte dane dotyczące dokumentu wystawionego na pracownika.

• W modułach księgowych blokada spowoduje ukrycie w menu Księgowość gałęzi Wynagrodzenia oraz w Dokumentach źródłowych pozycji Listy płac.
• W module Analizy – dla włączonego modułu Analizy z parametrem Pełne menu dla modułu Analizy przy zaznaczonej blokadzie ukryte zostaną w głównym menu pozycja Kadry/Płace oraz w  Panelu analiz gałąź Kadry i Płace. Pozostałe Analizy nie uwzględniają tej blokady.
• Praca rozproszona – wysyłane będą wszystkie zapisy, również te wystawione na pracownika. Dotyczy to także ręcznie wprowadzonych płatności do Preliminarza płatności. Można zablokować Operatorowi eksport w modelu Pracy rozproszonej zakładając odpowiednią blokadę.
• Eksport raportów kasowych/bankowych do Comarch ERP Klasyka – przez plik kasadokh.txt lub bankdokh.txt. W tej sytuacji należy założyć blokadę do funkcji skryptowych, które realizują ten eksport.

Dostęp do dokumentów pracowników: innych niż wynagrodzenia – zaznaczenie parametru spowoduje:

• wyłączenie modułów Płace i Kadry oraz Płace i Kadry Plus (wyszarzenie tych modułów w sekcji Operator używa modułów),
• w modułach Księgowych blokada spowoduje ukrycie w Dokumentach źródłowych dla List płac podglądu wypłat pracowników,
• na wszystkich listach w module Kasa/Bank operator nie widzi:
• zdarzeń pochodzących z list płac
• zapisów k/b z zaznaczonym parametrem Wynagrodzenie. 

Na listach: Magazyn walut zakładka [Różnice kursowe], [Rozliczenia podmiotu] zakładka [Rozliczone], [Dokumenty rozliczone] oraz [Różnice kursowe] blokada działa na dokumenty wystawione na pracownika.

W sekcji Dane osobowe znajdują się następujące parametry:

• Dostęp do rejestrów – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi dostęp do rejestrów czynności przetwarzania, naruszeń, upoważnień i zgód.
• Prawo do anonimizacji danych osobowych – parametr umożliwia operatorowi wykonanie operacji anonimizacji danych podmiotu.
• Dodawanie / modyfikacja zgód podmiotu – w przypadku zaznaczenia parametru umożliwia on operatorowi rejestrowanie i edytowanie zgód bezpośrednio na formularzu podmiotu.

W sekcji Krajowy Rejestr Długów znajduje się parametr Prawo do pobierania raportów KRD, którego zaznaczenie umożliwia operatorowi pobieranie z poziomu programu Comarch ERP Optima raportów z Krajowego Rejestru Długów.

W sekcji CRM znajdują się następujące parametry:

Prawo do trwałego usuwania e-maili – umożliwia skasowanie e-maili z folderu Elementy usunięte, oraz usunięcie skrzynki pocztowej skonfigurowanej w programie w której znajdują się wiadomości mailowe.

Dostęp do kont e-mail innych operatorów – jeśli jest zaznaczony to operator widzi e-maile z wszystkich kont, również tych, w których nie jest użytkownikiem.

Dostęp do ankiet innych operatorów – po zaznaczeniu użytkownik może przeglądać i wypełniać zarówno swoje ankiety, jaki i ankiety przypisane do innych ankieterów.

Odblokowanie zatwierdzonej ankiety – po zaznaczeniu użytkownik może odblokować ankiety, na których jest przypisany jako ankieter. Jeżeli dla danego operatora zaznaczono również parametr Dostęp do ankiet innych operatorów, to wówczas może odblokować ankiety także u innych ankieterów

Dostęp do listy propozycji faktur cyklicznych:

–zaznaczony– po kliknięciu w informacje o proponowanych fakturach cyklicznych wyświetli się lista z propozycjami faktur cyklicznych.

–odznaczony– operator nie ma dostępu do listy proponowanych faktur cyklicznych, po kliknięciu w żółty dymek  wyświetli się komunikat: „Jeśli chcesz wyświetlić listę z proponowanymi fakturami cyklicznymi skontaktuj się z Administratorem w celu nadania dostępu do listy propozycji faktur cyklicznych na karcie operatora.”

Kontakty i zadania:

Zmiana poprzedniego czasu trwania kontaktu – dotyczy edycji/ zmiany czasu trwania na formularzu kontaktu/ zadania.

Prawo odblokowania kontaktu – prawo do odblokowanie kontaktu/ zadania z poziomu menu kontekstowego.

Dostęp do zdań innych operatorów – jeśli jest zaznaczony operator ma możliwość podglądu i modyfikacji zadań wystawionych przez innych operatorów, jak również zablokowanie widoczności nieobecności innych pracowników w terminarzu.

Tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) – widoczny przy zaznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie widział na liście wszystkie zadania i kontakty, ale nie będzie miał możliwości modyfikacji zadań prowadzonych przez innych operatorów.

Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – widoczny przy zaznaczonych parametrach: Dostęp do zadań innych operatorów oraz tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) albo przy odznaczonym parametrze Dostęp do zadań innych operatorów. Przy wybraniu tej opcji operator będzie miał prawo modyfikować zadania, których nie prowadzi, ale dla których jest uczestnikiem.

W sekcji Do zrobienia znajdują się następujące parametry:

Prawo modyfikacji zadań dodanych przez innych operatorów – w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator może edytować zadania przypisane do niego przez innego operatora, oraz zadania dodane automatycznie z szablonu zadania cyklicznego. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony to przy próbie edycji lub usunięcia takiego zadania pojawia się komunikat: „Nie masz prawa do modyfikacji zadań, które nie zostały utworzone przez Ciebie.”

Dostęp do zadań innych operatorów– w przypadku gdy parametr jest zaznaczony to operator widzi zadania przypisane do innych operatorów oraz na zadaniach może zmieniać operatora do jakiego ma być przypisane zadanie. Jeżeli parametr jest niezaznaczony to operator widzi tylko zadania przypisane do siebie, oraz nie może zmieniać operatora, do którego jest przypisane zadanie (pole jest nieaktywne).

W sekcji Obieg dokumentów znajdują się następujące parametry:

Prawo zmiany procesu domyślnego – dotyczy dostępu do pola Schemat procesu na zakładce [Obieg dokumentu]. Jeśli dokument jest przypisany do katalogu, dla którego przypisany jest schemat domyślny – schemat ten jest proponowany po przypisaniu dokumentu do katalogu i operator nie może go zmienić.

Jeśli katalog nie ma schematu domyślnego – wtedy operator po wprowadzeniu dokumentu może wskazać schemat, ale następnie pole jest blokowane.

Prawo modyfikacji procesów – Operator dotyczy możliwości edycji etapów powiązanych podczas realizacji procesu. Jeśli operator ma nadane prawo może:

• dodawać nowe etapy powiązane podczas realizacji etapu głównego,
• usuwać istniejące etapy powiązane, pod warunkiem, że nie są obowiązkowe,
• na formularzu etapu powiązanego zaznaczać/ odznaczać parametr Obowiązkowy.

Dostęp do skrzynki innych operatorów – dotyczy możliwości podglądu oraz realizacji etapów przypisanych do innych operatorów. Jeśli operator ma blokadę dostępu do skrzynek innych operatorów wtedy:

• Wyświetlając skrzynkę operatora zawsze widzi tylko swoje zadania i nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są informacje (pole Skrzynka jest zablokowane).
• W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora, dla którego wyświetlane są zadania/ czynności/ etapy (zawsze widzi tylko swoje).
• Podglądając formularz dokumentu, na zakładce [Obieg] ma zablokowany przycisk podglądu dla etapów, które są przypisane do innych operatorów.
• Wyjątkiem jest sytuacja, kiedy dany operator jest przypisany do etapu głównego. Wtedy zawsze ma możliwość podejrzenia formularza etapu powiązanego i ustalenia, kto ma go wykonać. Etapy powiązane są wykonywane w ramach realizacji etapu głównego, stąd możliwość ingerowania operatora w etapy z nim powiązane, nawet, jeśli są przypisane do innego operatora.

Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR – pozwala nadać operatorowi uprawnienie do udostępniania skanów faktur dodawanych w Archiwum Plików na dokumencie OBD. Parametr domyślnie nie jest zaznaczony.  Jego zaznaczenie spowoduje wyświetlenie kolumny Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD oraz opcji Udostępnij dla OCR dostępnej pod prawym klawiszem myszy na liście dokumentów OBD.

Udostępniaj domyślnie ­– pozwala na domyślne udostępnianie skanów faktur dla usługi OCR poprzez automatyczne zaznaczanie parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR na dokumencie OBD dla dodawanych plików. Parametr dostępny jest po zaznaczeniu parametru Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR.

W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur znajdują się następujące parametry:

Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF

Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem Faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru  Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO

Prawo do odbierania e-Faktur – zaznaczenie parametru umożliwia operatorowi import faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Formularz karty operatora – zakładka [Parametry] – Podzakładka [Handel, Serwis]

Sekcja Handel zawiera następujące parametry odnoszące się do modułu handlowego:

Aktualizacja kontrahenta na dokumencie – umożliwia zmianę danych kontrahenta na zatwierdzonych dokumentach. Funkcja polega na podmianie danych z dokumentu, widocznych na zakładce [Kontrahent], na dane aktualne na karcie kontrahenta. Funkcja jest dostępna na liście z poziomu menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszy).

Dostęp do okna informacji o kontrahencie na dokumencie – zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlanie opisu kontrahenta oraz innych informacji w widoczny sposób podczas wystawiania dokumentów.

Prawo do edycji pozycji cennika – wyłączenie parametru powoduje zablokowanie operatorowi możliwości wyświetlenia zawartości pozycji cennika.

Prawo do ponownej fiskalizacji FS i PA – odznaczając parametr można zablokować operatorowi możliwość powtórnej fiskalizacji dokumentu. W przypadku, gdy dokument ma już nadany status F (fiskalny), operator nie będzie miał możliwości ponownego zafiskalizowania dokumentu poprzez opcję Fiskalizacja paragonu dostępną na liście paragonów w menu kontekstowym pod prawym klawiszem myszy. Jeśli poprzednia fiskalizacja nie przebiegła poprawnie (dokument ma status #F na liście dokumentów), wówczas fiskalizacja z poziomu listy dokumentów będzie możliwa.

Opcja nie jest dostępna niezależnie od tego, czy poprzednia fiskalizacja przebiegła poprawnie czy nie.

Prawo do zapisu FS i PA do bufora – odznaczenie parametru zablokuje operatorowi możliwość zapisu faktur i paragonów do bufora.

Prawo do zmian cen … – odznaczenie parametru spowoduje zablokowanie operatorowi możliwości zmiany cen na wyszczególnionych typach dokumentów: FS (faktura), WZ (wydanie zewnętrzne), PA (paragon), FZ (faktura zakupu), RO (rezerwacja odbiorcy), FPF (faktura proforma), ZD (zamówienie u dostawcy).

Dostęp do cen zakupu – parametr odpowiada za widoczność cen zakupu w programie dla danego operatora, jego odznaczenie spowoduje ograniczenie dostępu danego operatora do cen zakupu – będą one dla niego niewidoczne.

Prawo do zmiany kwoty wpłaty do dokumentów – zaznaczony parametr umożliwia operatorowi wprowadzenie w oknie potwierdzenia wpłaty/wypłaty gotówki pojawiąjącym się przy próbie zatwierdzenia dokumentu niższej kwoty, niż kwota wynikająca z płatności dla tego dokumentu.

Prawo do anulowania dokumentu – parametr zezwala operatorowi anulowanie wystawionych dokumentów. Odznaczenie parametru spowoduje, że opcja anulowania dokumentu dostępna w menu kontekstowym nie jest widoczna. Parametr odnosi się do wszystkich dokumentów zarówno handlowych, jak i magazynowych.

Płatność do WZ – zaznaczenie parametru umożliwia przyjęcie wpłaty gotówki dla dokumentu WZ.

Sprzedaż poniżej min. marży/ maks. rabatu – w module handlowym istnieje możliwość ustalenia granicy dla cen sprzedaży. Jeśli parametr jest zaznaczony – wtedy operator może ustawiać na dokumentach dowolne ceny sprzedaży, niezależnie do ustalonej granicy. Jeśli parametr nie jest zaznaczony – podczas wystawiania dokumentów program kontroluje, czy została zachowana minimalna marża ustalona dla towaru lub tez, czy nie przekroczona maksymalnego dopuszczalnego rabatu.

Zapisywanie dokumentów FS i PA po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując fakturę lub paragon, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora).

Zapisywanie dok. mag. po wydruku na trwałe – jeśli parametr zostanie włączony, wówczas operator drukując dokumenty magazynowe, będzie te dokumenty zapisywał na trwałe (nie do bufora).

Zmiana kategorii na niezaksięgowanym dokumencie – jeśli parametr będzie zaznaczony to operator będzie miał możliwość zmiany kategorii (w nagłówku i na elementach) na dokumentach, pomimo, że zostały już zapisane na trwałe. Pole Kategoria jest dostępne aż do chwili zaksięgowania dokumentu (do rejestru VAT lub bezpośrednio do modułu Księga Handlowa)

Zmiana limitu kredytu na karcie kontrahenta – włączenie parametru zezwala operatorowi na zmianę limitu kredytu dla kontrahenta.

Zmiana opisu i osoby odbierającej na dokumentach – parametr związany jest z możliwością zmiany opisu oraz osoby odbierającej fakturę na zatwierdzonym dokumencie. Funkcja działa w podobny sposób jak w przypadku zmiany kategorii. Na zatwierdzonym dokumencie, niezależnie od tego czy został już zaksięgowany, istnieje możliwość zmiany:

• opisu oraz atrybutów, związanych z kontrahentem (dla dokumentu),
• zmiany opisu na pozycji dokumentu,
• zmiany osoby odbierającej na Fakturze Sprzedaży,
• ustawień parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – na Fakturach i korektach, na zakładce [KSeF].

Zmiana wysłanych/ odebranych e-faktur – parametr związany z funkcjonalnością wystawiania faktur w formie elektronicznej, opisaną w odrębnej instrukcji. Zaznaczenie tego parametru pozwoli na anulowanie dokumentów wysyłanych do systemu IWD.

Zapis dokumentów na trwałe powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zatwierdzania dokumentów na trwałe dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub limit przeterminowanych płatności:

• Ostrzegaj – operator zostanie poinformowany o przekroczeniu limitu, ale będzie miał możliwość zatwierdzenia,
• Nie pozwalaj – sprzedaż zostanie zablokowana (operator nie będzie miał możliwości zapisu dokumentu na trwałe).

Zapis dokumentów do bufora powyżej limitu kredytu lub przeterminowanych płatności – parametr dotyczy uprawnienia operatora do zapisu dokumentów do bufora dla kontrahenta, który przekroczył przyznany limit kredytu lub płatności przeterminowanych. Oprócz opcji dostępnych przy zatwierdzaniu na stałe możliwe jest ustawienie opcji Pozwalaj tak, by program nie kontrolował limitów podczas zapisu dokumentów do bufora. Dodatkowo funkcjonalność kontroli limitów może być dostępna dla wybranych operatorów podczas wystawiania dokumentów WZ, RO, FPF, jeśli dodatkowo zostanie zaznaczony parametr Weryfikuj płatności na dokumentach WZ, RO, FPF. Funkcjonalność została szczegółowo opisana w artykule Kontrola limitu płatności kontrahenta.

Magazyn domyślny – w programie istnieje możliwość określenia magazynu domyślnego, z którym kojarzone są automatycznie dokumenty wystawiane przez operatora. Magazyn może zostać wybrany z listy zdefiniowanych w systemie magazynów, dostępnej po wciśnięciu przycisku. Mechanizm został dokładniej opisany w Podręczniku Użytkownika systemu Comarch ERP Optima: moduł Handel.

Prawo zmiany magazynu domyślnego: dokument – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Jeśli parametr jest zaznaczony – magazyn domyślny proponuje się w trakcie wystawiania dokumentu, ale operator ma możliwość zmiany na inny. Jeśli parametr jest zaznaczony – operator nie ma możliwości wystawienia dokumentu na innym magazynie niż jego magazyn domyślny.

Prawo zmiany magazynu domyślnego: listy  – parametr jest dostępny tylko jeśli operator ma przypisany magazyn domyślny. Daje możliwość zablokowania operatorowi zmiany przypisanego mu magazynu na listach: zarówno listach dokumentów, jak i liście zasobów oraz na raportach historia obrotu towarem i historia obrotów z kontrahentem.

Prawo do wystawiania dok. MM z magazynu mobilnego – odznaczenie parametru umożliwia zablokowanie operatorowi możliwości wystawiania dokumentów MM na magazynie mobilnym. Blokada nie dotyczy dokumentów MM tworzonych z poziomu korekt wystawionych do dokumentów wczytanych z Comarch Mobile Sprzedaż.

Oznaczenie dla drukarki fiskalnej – istnieje możliwość wydruku na paragonie fiskalnym identyfikatora operatora, który dokument wystawił. Format identyfikatora powinien być przystosowany do wymagań drukarki fiskalnej, z którą współpracuje program. Jeśli pole nie jest wypełnione, a równocześnie zaznaczony jest parametr odpowiedzialny za wysyłanie identyfikatora na drukarkę (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna), wtedy wysyłany jest akronim operatora.

Funkcja Detal – w tym miejscu należy wskazać wcześniej zdefiniowaną funkcję (Konfiguracji programu/ Detal/ Funkcje Pracowników), którą operator będzie pełnił w Comarch ERP Optima Detal.

W sekcji Serwis znajdują się następujące parametry:

Prawo do odblokowania zleceń – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator ma możliwość odblokowania do edycji zamkniętego zlecenia serwisowego. Zlecenie można odblokować w Handel/ Zlecenia za pomocą funkcji Odblokuj zlecenie dostępnej w menu kontekstowym z poziomu Listy zleceń serwisowych.

Kontrola części pobranych – jeżeli parametr zostanie włączony, wówczas blokowana jest możliwość ponownego pobierania na zleceniu części, które uprzednio zostały już pobrane. Ponadto zaznaczenie parametru blokuje również możliwość usunięcia ze zlecenia części, które zostały już pobrane.

Prawo do pobrania części z magazynu serwisowego – parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Serwisowy jako magazynu, z którego będą pobierane Części.

Prawo do pobrania części z magazynów lokalnych – parametr dotyczy możliwości wskazania na Zleceniu serwisowym magazynu o typie Lokalny jako magazynu, z którego będą pobierane Części.

Formularz karty operatora – zakładka [Parametry] – Podzakładka [Księgowość, Płace i kadry]

W sekcji Księgowość znajdują się następujące parametry:

Prawo do operacji na księdze głównej – zaznaczenie tego parametru w sekcji Księgowość kontowa pozwala operatorowi w przypadku prowadzenia księgowości kontowej na pracę w księdze głównej.

Prawo do modyfikacji zaawansowanych schematów, zestawień – parametr jest domyślnie zaznaczony wyłącznie dla operatorów posiadających uprawnienia administratora. Operatorzy, którzy nie mają zaznaczonego tego parametru, podczas tworzenia lub modyfikowania schematów księgowych, schematów księgowań okresowych lub zestawień księgowych będą mieli zablokowaną możliwość użycia zaawansowanych funkcji bazodanowych oraz wykonywania niestandardowych zapytań w definicjach. Mogą natomiast swobodnie korzystać ze standardowo dostępnych makr. W przypadku próby zapisu zmian przez operatora bez odpowiednich uprawnień (czyli z odznaczonym parametrem), na oknie definicji wyświetlony zostanie komunikat:

Operator nie ma prawa modyfikacji zaawansowanych schematów księgowych, księgowań okresowych i zestawień księgowych.

Opcje z sekcji Księga podatkowa określają jakie rodzaje dokumentów są księgowane poprzez bufor księgi, a jakie bezpośrednio do książki podatkowej. Księgowanie przez bufor księgi oznacza, że zapis będzie można skasować lub zmodyfikować bez śladu. Zapisy w książce podatkowej można jedynie skreślić – ich zawartość pozostaje w bazie i jest widoczna na ekranie. Oczywiście po sprawdzeniu zapisy mogą być przeniesione z bufora do księgi.

Parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych w sekcji Praca rozproszona zezwala danemu operatorowi na modyfikację dokumentów, które zostały wyeksportowane do pliku, w celu przeniesienia ich do innego komputera. Szersze informacje na temat pracy rozproszonej można znaleźć w artykule Praca rozproszona.

Parametr Prawo do importu zapisów K/B do otwartych raportów jest domyślnie odznaczony. Po jego zaznaczeniu Operator będzie miał możliwość importu zapisów do raportów, które są otwarte, z zachowaniem kontroli duplikatów. Podczas importu sprawdzana jest wartość pola ID_ZRODLA. Jeśli w bazie docelowej znajduje się raport o takim samym numerze ID, nie jest dodawany kolejny, tylko importowane są poszczególne zapisy, których brak w bazie.

Parametr Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7 umożliwia wybór spośród opcji: Ostrzegaj lub Nie pozwalaj. Funkcja ta powoduje podczas zapisywania zmian na dokumencie w rejestrze VAT sprawdzenie czy istnieje deklaracja za dany okres, generując ostrzeżenie bądź blokując możliwość dokonania zmian. Jeśli operator ma zaznaczoną opcję Nie pozwalaj, to również podczas importu dokumentów (za pomocą pracy rozproszonej, importu danych księgowych w menu Narzędzia bądź programem Migrator)  pojawi się komunikat: Dokument dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. Parametr działa wyłącznie dla metody zwykłej rozliczania VAT (nie działa dla metody kasowej).

W sekcji iKsięgowość24 znajdują się następujące parametry:

Prawo do przeglądania i dodawania klientów – po zaznaczeniu tego parametru operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Klienci biura na wstążce programu przeglądać i dodawać nowych Klientów do Internetowej Wymiany Dokumentów.

Prawo do korespondowania z klientami biura – po zaznaczeniu tego parametru operator ma możliwość po kliknięciu na opcję Wiadomości od Klientów na wstążce programu prowadzić korespondencję z Klientami, z którymi wymienia dane.

W sekcji Płace i kadry znajdują się następujące parametry:

Dostęp do kadr bez danych płacowych – blokada danych płacowych dla Operatorów zajmujących się wyłącznie ewidencjonowaniem zapisów kadrowych. Dopiero po zaznaczeniu parametru będzie możliwość określenia dla Operatora, czy:

• stawka zaszeregowania widoczna – Operator nie ma dostępu do wypłat, ale może wpisać stawkę zaszeregowania pracownika i wydrukować umowę o pracę, świadectwo pracy,
• stawka zaszeregowania ukryta – Operator nie ma dostępu ani do wypłat ani do stawki zaszeregowania wpisanej na formularzu etatu.

Zaznaczenie parametru Dostęp do kadr bez danych płacowych (z dowolną opcją) ukrywa:
w module Płace i Kadry:	1. Na liście pracowników (Kadry): seryjne deklaracje PIT, raport do NFZ, zapisy kasowe/bankowe, preliminarz płatności pracownika, rozliczenia pracownika, deklaracje PIT pracownika, eksport danych etatowych i akordów do arkusza Excel, na formularzu danych kadrowych Właściciela - zablokowany jest dostęp do kwot deklaracji, na formularzu umowy cywilnoprawnej zostaje ukryta zakładka Lista wypłat umowy 2. Na formularzu danych kadrowych: sekcję dotyczącą Informacji o przekroczeniu rocznej podstawy składek emerytalno – rentowych (zakładka Szczegółowe/ Ubezpiecz cd.), zaniechania podatkowe, listę podstaw obliczeniowych, zapisy kasowe/bankowe, preliminarz płatności pracownika, zaliczki / pożyczki, rozliczenia pracownika. 3. Wypłaty pracowników 4. Listy płac 5. Kasy zapomogowo – pożyczkowe (Płace i Kadry Plus) 6. Deklaracje
Wydruki (ukryte sekcje):	1. Z listy pracowników (Kadry): wydruki seryjne PIT-ów, wydruki płacowe, lista umów cywilno – prawnych, wydruki seryjne – płacowe. 2. Z formularza danych kadrowych: wydruki płacowe, Wydruki do Worda (XML) – zaświadczenie o dochodach.
w module Kasa/Bank:	rozliczenia z pracownikami (działa podobnie do parametru Blokada dostępu do wszystkich dokumentów pracowników)
w Narzędziach / Korekty danych /…	Korekta składki wypadkowej jest zablokowana. Pojawi się komunikat o braku uprawień.
W oknie Informacji bieżących	zablokowane zostają dane związane z deklaracjami: PIT-4R, PIT-8AR i PFRON

Parametr Stawka zaszeregowania ukryta [√] ukrywa dodatkowo:
W module Płace i Kadry	1. Na liście pracowników (Kadry): listy dodatków pracownika, seryjne dodawanie dodatków, listę akordów pracownika, seryjne dodawanie akordów, zmianę stawki zaszeregowania i jej rodzaju (mies/godz) w seryjnej zmianie pola (Comarch ERP Optima Płace i Kadry Plus), w Panelu wyszukiwania ukryta możliwość wyszukiwania i filtrowania pracowników po rodzaju stawki i kwotach stawki zaszeregowania, na liście zapisów historycznych pracownika ukryta jest kolumna ze stawką zaszeregowania. 2. Na formularzu danych kadrowych: pole Najniższe wynagrodzenie (Etat), pole stawka zaszeregowania (Etat), Gwarantowany % minimalnej Dodatki, akordy pracownika.
	1. Z listy pracowników (Kadry) ukryte wydruki: lista pracowników pełna, wydruki seryjne – kadrowe, lista pracowników (GenRap). 2. Z formularza danych kadrowych wydruki: do Worda (XML) – umowy o pracę, Umowy o pracę.

Prawo do anulowania wypłaty – domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru uniemożliwia operatorowi anulowanie wypłat.

Prawo do anulowania nieobecności i zestawień czasu pracy – domyślnie zaznaczony. Odznaczenie parametru uniemożliwia operatorowi anulowanie nieobecności pracownika, czasu pracy, zestawień nawet jeżeli  anulowano wypłaty

Prawo do edycji czasu pracy po naliczeniu wypłaty – parametr dotyczy ograniczenia operatorowi możliwości edycji czasu pracy, gdy za ten okres jest już naliczona wypłata etatowa. Użytkownik ma możliwość wyboru spośród trzech dostępnych opcji:

• Ostrzegaj – zaznaczenie tego parametru, spowoduje wyświetlanie komunikatu informującego o edycji czasu pracy za okres, za który jest naliczona wypłata,
• Nie pozwalaj – zaznaczenie tej opcji, skutkuje całkowitym zablokowaniem możliwości wprowadzania zmian w planie, czasie pracy oraz w zestawieniu, gdy jest za ten okres naliczona wypłata,
• Pozwalaj – domyślne ustawienie. Użytkownik może wprowadzać zmiany w czasie/planie pracy po naliczeniu wypłaty (w żaden sposób nie jest blokowana możliwość modyfikacji godzin pracy po naliczeniu wypłaty).

Prawo do pobierania nieobecności z eZUS – parametr domyślnie zaznaczony dla operatora będącego administratorem. Zaznaczenie parametru pozwala danemu operatorowi na pobieranie nieobecności z eZUS.

Formularz karty operatora – zakładka [Parametry] – Podzakładka [Analizy]

Po zaznaczeniu parametru Operator używa Analiz BI możliwe staje się zaznaczenie odpowiednich praw/ról w module Analiz BI:

• Administrator Analiz BI (zaznaczenie tej opcji powoduje wyszarzenie pozostałych opcji, jako że Administrator posiada wszystkie poniższe uprawnienia),
• Dostęp do subskrypcji,
• Prawo dodawania pól,
• Prawo drukowania,
• Prawo eksportu,
• Prawo modyfikacji treści zapytania raportu,
• Prawo importu definicji raportu.

W sekcji Pulpit Menadżera znajdują się następujące parametry:

• Pulpit Menadżera – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator uzyskuje dostęp do Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera. Niezbędne jest ustalenie mocnego hasła dla operatora (nie krótsze niż 8 znaków, zawierać litery od A do Z oraz od a do z, cyfry 0-9 oraz znaki specjalne ’!@#$%^&*()_+-=[]{},;:.?/), dla potrzeb logowania do dodatkowej aplikacji.
• Udostępnianie wydruków – zaznaczenie parametru powoduje, iż operator posiada uprawnienia do wysyłania wydruków w Comarch ERP Optima Pulpit Menadżera.

• [Ogólne] – zawiera wszystkie informacje dotyczące kontaktu/ zadania.
• [Kontrahent] – zawiera wszystkie informacje o podmiocie, którego dotyczy zadanie/ kontakt.
• [Wątek] – informacje o tej zakładce można znaleźć TUTAJ.
• [Atrybuty i pliki] – zakładka wyświetla listę atrybutów oraz skojarzone pliki.
• [Dokumenty] – zakładka wyświetla listę dokumentów skojarzonych oraz tabele Biblioteka dokumentów oraz Zadania i Kontakty CRM.

Formularz zadania zawiera dodatkowe zakładki:

• [Uczestnicy] – zawiera listę operatorów/pracowników przypisanych do zadania.
• [Automatyczne przypomnienia] – gdy zaznaczono w konfiguracji (Firma/ CRM/ Automat przypomnień) parametr: Automatyczne przypomnienia dla zadań.

Administrator – operator posiadający status administratora posiada pewne dodatkowe uprawnienia, w stosunku do pozostałych użytkowników.

• Wyświetlaj informacje produktowe – odznaczenie parametru skutkuje ukryciem ikony Informacje produktowe na dolnym pasku programu Comarch ERP Optima.

Operacje seryjne – parametr operacji seryjnych dotyczy wyświetlania się okna tzw. logów, czyli informacji wyświetlanych po zakończeniu danej operacji, np. importu, eksportu, księgowania itp.

 Wyświetlanie

• Wszystko – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz również to co zostało wykonane prawidłowo,
• Gdy występują błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.

Podsumowanie:

• Zawsze – zostanie wyświetlone okno podsumowania zawierające zarówno błędy, ostrzeżenia oraz to co zostało wykonane prawidłowo,
• Gdy występują błędy i ostrzeżenia – wyświetlone zostaną jedynie powstałe podczas danej operacji błędy oraz ostrzeżenia.

W sekcji Comarch Cloud znajdują się pola:

• E-mail – uzupełnienie tego pola umożliwia automatyczne logowanie do usług Comarch (Asysta, Społeczność Comarch ERP, Indywidualne Strony Klientów/Partnerów, iKsięgowość24).
• E-mail dla IBARD: można w nim podać właściwy dla danego operatora login w usłudze Comarch IBARD.

• parametr wyloguj operatora z IBARD przy wylogowaniu z programu: jeśli parametr jest zaznaczony, wówczas operator przy wylogowaniu z programu Comarch ERP Optima (menu Start/ Logowanie) zostanie wylogowany również z konta Comarch IBARD. Parametr dostępny jest tylko wtedy, jeżeli uzupełnione jest pole Login IBARD.

Na kartotece operatora znajduje się również przycisk zmiany hasła . Działa on w dwóch trybach:

• [Wg numeru] – zadania/ kontakty są uporządkowane wg nadanych ich numerów zgodnie w ramach poszczególnych schematów numeracji.

• [Wg wątków] – lista zadań/ kontaktów wg poszczególnych wątków, zakładka ma postać drzewa.

Zakładka [Wg wątków] ma postać drzewa i wyświetlane są na niej zadania oraz kontakty wg poszczególnych wątków. Pierwszy poziom to zadania główne. Drugi poziom to zadania powiązane.

Filtrowanie dotyczy tylko zadań/ kontaktów głównych. Zasady filtrowania są podobne jak na pozostałych zakładkach. Należy jednak pamiętać, że zadania powiązane są wyświetlane zawsze, niezależnie od tego czy spełniają kryteria filtrowania.

Przykładowo parametr Za okres od/ do – filtruje po datach zadań głównych czyli jeśli zadanie główne posiada zadania powiązane, których daty są poza ustawionym terminem to te zadania powiązane również zostaną wyświetlone.

Inaczej rzecz się ma, jeśli zawęzimy zadania/ kontakty dla poszczególnego Kontrahenta – wybrany kontrahent będzie się odnosił tylko do zadań głównych, czyli jeśli zadanie główne będzie na kontrahenta A i będzie ono miało zadania powiązane z kontrahentem B to zadania z kontrahentem B nie będą wyświetlane.

• [Wg atrybutów] – lista zadań/ kontaktów, które mają przypisany atrybut dokumentu.

Oprócz standardowych parametrów umożliwiających filtrowanie kontaktów i zadań, na zakładce dostępne jest pole Atrybut oraz Wartość atrybutu:

• Jeśli wpisana zostanie wartość poszczególnego atrybutu – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z podaną wartością.
• Jeśli wartość poszczególnego atrybutu pozostanie pusta – wyświetlone zostaną zadania/ kontakty z wartością i bez.
• W przypadku atrybutów liczbowych dodanych do kontaktu/ zadania możliwe jest sumowanie ich wartości na liście.

W zależności od stanu zadania/ kontaktu na liście zaznaczone są kolorami:

• zielony – oznacza kontakt jeszcze niezamknięty,
• czarny – oznacza kontakt zamknięty (zadanie wykonane),
• czerwony – oznacza kontakt anulowany.

Niezależnie od zakładki na liście znajdują się pola umożliwiające filtrowanie zadań/ kontaktów wg kryteriów:

Filtr  oraz Konstruktor filtra  – pola umożliwiające filtrowanie kontaktów zgodnie z wpisanym w pole filtr ciągiem znaków (tzw. filtr prosty) lub też na podstawie bardziej skomplikowanych wyrażeń filtrujących zdefiniowanych przez użytkownika (filtry zaawansowane). Zasady filtrowania list są opisane w podręczniku do Konfiguracji.

Zasady dotyczące obsługi list, grupowania, sortowania, wyszukiwania pozycji (filtrowania) i ogólnie przystosowywania wyglądu list do indywidualnych potrzeb użytkownika zostały opisane w rozdziale Standardy w programie.

Obsługa: przed sprzedażą/ po sprzedaży/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od zaznaczenia na formularzu czy dany kontakt dotyczy obsługi przed– czy po sprzedaży.

Schemat numeracji – lista może zostać zawężona do zadań/ kontaktów ponumerowanych w ramach jednego wybranego schematu. Schemat można wybrać z listy schematów zdefiniowanych dla klasy kontakty w Konfiguracji firmy/ CRM/ Kontakt, dostępnej po wciśnięciu przycisku strzałki obok pola. Aby schemat nie był uwzględniany podczas filtrowania list należy wybrać z listy pozycję pustą.

Numery od/ do – po zaznaczeniu można zdefiniować numery kolejne zadań/ kontaktów, do których powinna być zawężona lista.

Należy pamiętać, że działanie obu parametrów jest ze sobą ściśle związane. Jeśli określony zostanie tylko schemat numeracji, natomiast nieokreślone numery (parametr nieaktywny) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje, w których go wykorzystano. Jeśli wybierzemy schemat numeracji i określimy numery – wyświetlone zostaną pozycje z zadanego zakresu numerów tylko w ramach danego schematu. Jeśli zaznaczymy numery, natomiast nie określimy schematu (pozycja pusta) – wyświetlone zostaną wszystkie pozycje o określonych numerach bez względu na wykorzystany schemat numeracji.

Kontrahent – filtruje kontakty lub zadania dotyczące konkretnego podmiotu. Kod podmiotu określamy w widocznym polu. Domyślnie każde zadanie/ kontakt dotyczy Kontrahenta. Podmiotem jednak może być również pracownik, właściciel, urząd czy bank wpisany na jedną z list dostępnych w Słownikach. Rodzaj podmiotu (czy jest to kontrahent, bank, urząd itp.) można wybrać po wciśnięciu przycisku  obok pola Kontrahent . Kiedy użytkownik określi już rodzaj podmiotu (odpowiednio zmienia się opis) po wciśnięciu przycisku wyświetlana jest odpowiednia lista ze Słowników. Można z niej wybrać potrzebną pozycję lub też odpowiedni Kod wpisać bezpośrednio w pole.

Dodatkowo jest możliwość filtrowania kontaktów/ zadań po osobie kontaktowej – osobę kontaktową można wpisać tylko po uprzednim wybraniu kontrahenta.

Kontakty: moje/ operatora/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od osoby uczestniczącej w zadaniu/ odpowiedzialnej za kontakt.

Procent realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość określenia procentowego stopnia jego realizacji. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania w zależności od stopnia realizacji (od – do).

Etapy realizacji – dla każdego zadania istnieje możliwość zdefiniowania etapów realizacji a następnie wykorzystania ich na zadaniach/ kontaktach. Parametr (jeśli jest zaznaczony) umożliwia wyfiltrowanie zadania po poszczególnym etapie.

Czas łączny – umożliwia filtrowanie kontaktów i zadań wg określonego przedziału czasowego. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Termin od… do… – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od terminu ich wykonania. Obok pola znajduje się pole wyboru – jego zaznaczenie powoduje, że program filtruje listę w zależności od wskazanego terminu od  i do. Pole z terminem staje się aktywne dopiero po zaznaczeniu. Podczas ustalania daty można się posłużyć kalendarzem dostępnym pod prawym przyciskiem myszy.

Godzina od / do – umożliwia filtrowanie zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Pola są dostępne dopiero po zaznaczeniu widocznego obok parametru.

Za okres od… do… – podany zakres dat dotyczy wpisanej na formularzu daty rozpoczęcia.

Godzina od / do – umożliwia filtrowanie kontaktów/zadań w zależności od ustawionej godziny rozpoczęcia i zakończenia. Jeśli parametr jest zaznaczony filtrowanie odbywa się zarówno wg dat jak i wg godzin. Wyfiltrowane zostaną wówczas wszystkie kontakty/zadania z datą rozpoczęcia w poszczególnych dniach z podanego zakresu i równocześnie w podanym przedziale godzin.

Rodzaj: kontakty/ zadania/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od tego czy wpisana pozycja została zdefiniowana jako zadanie czy też nie (kontakty).

Realizacja: zamknięte/ niezamknięte/anulowane/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od stanu realizacji zadania.

Zadania: przeterminowane/ dzisiejsze/ jutrzejsze/ wszystkie – lista filtrowana jest w zależności od terminu zadania. Szerszą możliwość filtrowania zadania dają parametry dotyczące terminu i godziny, dlatego jeśli zaznaczony jest parametr termin – ta grupa parametrów nie jest dostępna.

Dodatkowo użytkownik może ograniczyć dostęp do zadań wystawionych przez innych operatorów jak również odblokowania zrealizowanych kontaktów/ zadań.

Dostęp do zadań innych operatorów.

Ograniczenie dostępu do zadań uzależnione jest od ustawień parametrów na karcie operatora w konfiguracji programu: Dostęp do zadań innych operatorów, tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań), Prawo uczestnika do modyfikacji zadań.

Zasady działania parametrów:

Odznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

• Na liście kontaktów/ zadań operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
• W Terminarzu nie ma możliwości zmiany operatora
• Ukrywana jest zakładka [Wg wątków]
• Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi tylko swoje zadania (na których jest prowadzącym lub uczestnikiem)
• Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest odznaczony – operator może modyfikować tylko zadania, na których jest prowadzącym.
• Jeśli parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań jest zaznaczony – operator może modyfikować zadania, na których jest prowadzącym lub uczestnikiem.

Zaznaczony Dostęp do zadań innych operatorów

• Operator widzi wszystkie zadania
• W Terminarzu ma możliwość zmiany operatora
• Z poziomu Sprzedaży dedykowanej operator widzi wszystkie zadania
• Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest odznaczony – operator może modyfikować zadania innych operatorów/ pracowników.
• Jeśli parametr tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) jest zaznaczony i jednocześnie odznaczony parametr Prawo uczestnika do modyfikacji zadań – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik (również tych, na których jest uczestnikiem).
• Jeśli parametry tylko do odczytu (bez prawa modyfikacji zadań) i Prawo uczestnika do modyfikacji zadań są zaznaczone – operator nie może modyfikować zadań gdzie prowadzącym jest inny operator/ pracownik ale może modyfikować te zadania, na których jest uczestnikiem (niezależnie od operatora prowadzącego).

Odblokowanie kontaktu/zadania.

Odblokowanie kontaktu/ zadania jest możliwe po zaznaczeniu w konfiguracji parametru: Prawo odblokowania kontaktu.

Zasady działania parametru:

• Po zaznaczeniu parametru na karcie operatora odblokowanie kontaktu możliwe jest z poziomu menu kontekstowego.
• Odblokowany kontakt otrzymuje status W realizacji.
• Przy próbie odblokowania kontaktów/ zadań podrzędnych program sprawdza czy zadanie nadrzędne jest zamknięte. Jeśli tak pojawi się odpowiedni komunikat. Należy najpierw odblokować zadanie nadrzędne a następnie zadanie powiązane.

Wszystkie funkcje niezbędne do poprawnego administrowania w zakresie dodawania i usuwania nowych baz danych oraz wykonywania i odtwarzania kopii bezpieczeństwa.

Dodawanie nowej firmy

Przycisk Dodaj  (lub klawisz <INSERT>) na liście baz danych służy do tworzenia nowej bazy danych dla nowej firmy. Pomimo, że baza danych jest tworzona na serwerze baz danych, użytkownik nie musi posiadać żadnej wiedzy z zakresu administrowania serwerem, gdyż dostępny w programie asystent pozwoli na proste wykreowanie bazy danych. Po wciśnięciu przycisku Dodaj, program zada kilka pytań, które pozwolą mu skompletować informacje niezbędne do utworzenia bazy danych.

W celu utworzenia nowej bazy Użytkownik powinien podać dane potrzebne do zalogowania się do serwera SQL z uprawnieniami administratora – poprzez login SQL bądź przez domenę NT.

Wprowadzana nazwa serwera SQL jest weryfikowana. Jeżeli nie zgadza się ona z nazwą, z jaką został zainstalowany serwer SQL (nazwa zwrócona z serwera poprzez zmienną @@SERVERNAME), wówczas program zaktualizuje wprowadzoną nazwę oraz w razie potrzeby założy odpowiedni alias w systemie Windows.

Jeżeli program nie jest uruchomiony na prawach Administratora, wówczas pojawia się komunikat: Aby skonfigurować połączenie z serwerem [nazwa wpisana przez użytkownika] należy utworzyć alias o nazwie [nazwa zwrócona z serwera]. Aby go utworzyć program zostanie uruchomiony na prawach Administratora. Po kliknięciu przycisku OK program jest uruchamiany ponownie w trybie Administratora, co umożliwia mu samodzielnie założyć alias do serwera.

Następnie należy podać nazwę firmy, dla której tworzona jest baza danych. Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych. Nazwa bazy danych jest tworzona na serwerze SQL na podstawie wpisanej nazwy firmy z zastrzeżeniem, że znaki specjalne, kropki i spacje w nazwie firmy zamieniane są na znak „_”.

Zaznaczenie parametru Zablokuj dostęp do tej firmy pozostałym operatorom systemu powoduje dodanie blokady do tworzonej bazy dla wszystkich operatorów oprócz tego, który tę bazę zakłada.

Można również uzupełnić opis dla nowo tworzonej bazy danych.Po zaakceptowaniu za pomocą przycisku ,  następuje tworzenie bazy danych na serwerze.

Na zakończenie operacji tworzenia nowej bazy program uzupełni listę baz danych o nowo utworzona pozycję.

W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard dodanie bazy danych należy zgłosić z poziomu Platformy WWW pod adresem https://www.online.comarch.pl/optima

Podczas pierwszego zalogowania do nowo utworzonej bazy pojawia się kreator Konfiguracja parametrów firmy. W kolejnych krokach można uzupełnić podstawowe ustawienia dotyczące firmy, jak pieczątka firmy, rachunek bankowy, urząd skarbowy, rodzaj prowadzonej księgowości, itp. Pomiędzy poszczególnymi oknami poruszamy się przy pomocy przycisków  oraz .

Podczas pierwszego logowania do nowo dodanej bazy firmowej, przed uruchomieniem Kreatora konfiguracji parametrów firmy, następuje automatyczne pobranie listy banków i urzędów. W tym czasie wyświetlane jest okno informacyjne z treścią: „Trwa konfiguracja nowej firmy. Może to potrwać kilka minut. Proszę czekać…”.

Warunkiem pobrania danych jest aktywne połączenie z Internetem oraz aktualna gwarancja na program.

Poniżej opis poszczególnych kroków kreatora.

Krok 1. Witamy w kreatorze nowej firmy.

Pierwszy krok działania kreatora. W przypadku zaznaczenia parametru Nie chcę przechodzić przez okna kreatora. Uzupełnię dane z poziomu konfiguracji, dane można uzupełnić w późniejszym okresie w odpowiednich gałęziach Konfiguracji Firmy bądź na odpowiednich listach w programie (np. Ogólne/ Urzędy, Księgowość/ Plan kont, itp).

Krok 2. Jak będziesz używał tego programu?

W przypadku wersji stacjonarnej programu możliwe jest określenie sposobu korzystania z Comarch ERP Optima – jako samodzielnego programu, bądź jako modułu do współpracy z Comarch ERP XL / Comarch ERP Altum.

W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP Altum zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP Altum w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z Altum. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace.

W przypadku zaznaczenia opcji Tylko moduł płacowy dla Comarch ERP XL zaznaczony zostaje parametr Współpraca z systemem Comarch ERP XL w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry współpracy z XL. W dalszych krokach kreatora dostępne będą wyłącznie parametry z obszaru wspólnego oraz Kadry i płace.

Krok 3. Które obszary programu chcesz skonfigurować?

W przypadku wybrania standardowego sposobu korzystania z programu Comarch ERP Optima możliwe jest zawężenie konfigurowanych parametrów do wybranych obszarów funkcjonalnych programu –  sprzedaży, kadr i płac oraz księgowości. Odznaczenie wybranych obszarów powoduje, że kroki kreatora ich dotyczące nie będą wyświetlane.

Po zakończeniu konfiguracji przejdź do wyszukiwarki biur rachunkowych – w przypadku zaznaczenia parametru po zakończeniu działania kreatora konfiguracji parametrów firmy otwierana jest przeglądarka internetowa Społeczności Biur Rachunkowych – www.iksiegowosc24.pl

Krok 4. Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy.

W tym kroku kreatora należy uzupełnić dane firmy – bądź ręcznie bądź pobierając dane z bazy REGON na podstawie wskazanego numeru NIP. W kreatorze podpowiadany jest numer NIP na podstawie klucza wykorzystanego podczas logowania do bazy. Jeżeli na kluczu znajdują się licencje dla różnych podmiotów (klucz wielofirmowy), wówczas po kliknięciu w pole NIP można wskazać jeden z nich. W przypadku kiedy klucz zawiera licencje w wersji dla biur rachunkowych, numer NIP nie jest podpowiadany. Po wskazaniu numeru NIP i przejściu do innego pola, następuje pobranie danych firmy z bazy REGON. Dane te zostaną zaczytane do Pieczątki firmy znajdującej się w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy, jak również do gałęzi Konfiguracji Firmy dotyczących deklaracji.

W przypadku pobierania danych firmy z bazy REGON w kreatorze konfiguracji parametrów firmy, na podstawie przeważającego numeru PKD uzupełniane jest również pole Działalność w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ PIT-36, PIT-36L.

Krok 5. Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy?

Po uzupełnieniu podstawowych danych firmy w kreatorze pojawia się krok Czy chcesz kopiować ustawienia konfiguracji i dane z innej bazy? Dostępne są 2 odpowiedzi:

• Nie chcę kopiować ustawień (po wybraniu tej opcji następuje przejście do kolejnych kroków kreatora, gdzie uzupełniane są wszystkie dostępne parametry)
• Tak, chcę skopiować ustawienia z bazy

Po wybraniu drugiej opcji pojawia się możliwość wskazania bazy firmowej, z której ustawienia mają zostać skopiowane. Na liście widoczne są jedynie bazy skonwertowane do aktualnej wersji programu oraz takie, do których już się zalogowano (uzupełniono Kreator konfiguracji parametrów firmy).  Poniżej znajduje się lista parametrów podzielona na 4 grupy:

• Parametry konfiguracyjne firmy
  • Wszystkie parametry konfiguracji firmy z gałęzi Kasa/Bank, Ogólne, Płace oraz Środki trwałe
  • Parametry konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość z wyjątkiem rodzaju księgowości oraz parametru Firma wielozakładowa
  • Ustawienia konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Księgowość kontowa z wyjątkiem okresów obrachunkowych
  • Ustawienia z konfiguracji firmy z gałęzi Księgowość/ Okresy obrachunkowe. Parametry kopiowane są z ostatniego okresu obrachunkowego, który znajduje się w bazie źródłowej. Dane które nie są przenoszone, ponieważ są definiowane w kreatorze bazy danych to: data otwarcia okresu obrachunkowego, jego długość oraz parametr Zaliczki uproszczone na CIT.
• Wspólne
  • Definicje atrybutów
  • Definicje dokumentów
  • Serie dokumentów
  • Formy płatności
  • Grupy kontrahentów
  • Kategorie
  • Miejscowości
  • Obieg dokumentów – statusy dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
  • Katalogi dokumentów (jeśli pobrano moduł Obieg Dokumentów)
• Księgowość (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar księgowości)
  • Grupy kont
  • Grupy środków trwałych i w.n.p
  • Kręgi kosztów
  • Księgowania okresowe
  • Nazwy dzienników (w przypadku zaznaczenia, przenoszone są wyłącznie dzienniki ze wskazanej bazy, nie są tworzone standardowe nazwy dzienników)
  • Nazwy rejestrów VAT
  • Nazwy rejestrów Ewidencji dodatkowej
  • Plan kont (bez kont słownikowych)
  • Wymiary opisu analitycznego
  • Schematy księgowe
  • Zestawienia księgowe
  • Zestawienia księgowe systemowe (PIT, CIT)
• Kadry i płace (grupa widoczna jeżeli wskazano że skonfigurowany ma być obszar kadr i płac)
  • Kody zawodu
  • Przyczyny zwolnienia
  • Definicje stref
  • Serie kalendarzy
  • Kalendarze
  • Wzorce płacowe
  • Typy wypłat
  • Limity nieobecności
  • Typy nieobecności
  • Wskaźniki
  • Rodzaje dni wolnych

Domyślnie wszystkie grupy są zaznaczone, ale możliwe jest odznaczenie wybranych grup bądź pozycji w ramach tych grup. Wówczas zostaną one pominięte podczas kopiowania z innej firmy.

Ustawienia dotyczące wybranej bazy wzorcowej oraz zaznaczeń w ramach grup parametrów zapamiętywane są dla operatora – tak, aby przy tworzeniu kolejnej firmy proponowane były te same ustawienia co dla poprzedniej.

Jeżeli zaznaczono grupę Księgowość, w kroku kreatora W jaki sposób prowadzisz księgowość domyślnie zaznaczony jest rodzaj księgowości, który ustawiony był we wskazanej bazie wzorcowej. Jeżeli w bazie wzorcowej wybrana była księgowość kontowa, natomiast podczas logowania nie pobrano modułu Księga Handlowa lub Księga Handlowa Plus, wówczas w kreatorze domyślnie zaznaczone będzie opcja Księga podatkowa. Jeżeli w kreatorze wybrana jest opcja Księgowość kontowa, wówczas pomijane są kroki dotyczące planu kont i zestawień księgowych (są one kopiowane ze wskazanej bazy wzorcowej).

Krok 6. W tym miejscu możesz wskazać logo dla faktur

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Możliwe jest wskazanie w nim pliku graficznego z logo dla faktur wraz z opcją podglądu przykładowego wydruku.

Krok 7. Podaj numer rachunku bankowego Twojej firmy.

W tym kroku możliwe jest uzupełnienie numeru rachunku bankowego firmy. Po wpisaniu numeru rachunku program uzupełni na tej podstawie bank z pobranej na początku działania kreatora listy banków. Można również wskazać najpierw odpowiedni bank z listy i uzupełnić powyżej numer rachunku bankowego (program podpowie początek numeru rachunku bankowego na podstawie wybranego banku – należy uzupełnić tylko 16 ostatnich cyfr numeru rachunku).

Krok 8. Podaj dane właściciela/przedstawiciela i Urzędu Skarbowego.

Możliwie jest uzupełnienie imienia i nazwiska, numeru PESEL oraz daty urodzenia właściciela/przedstawiciela Firmy (pola PESEL i Data urodzenia są widoczne, jeżeli jest to firma osoby fizycznej). W tym kroku można wskazać urząd skarbowy z pobranej na początku działania kreatora listy aktualnej listy urzędów skarbowych.

W tym kroku możliwe jest również określenie indywidualnego rachunku podatkowego firmy korzystając z Generatora mikrorachunku. Określony tu mikrorachunek przenoszony jest do Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/Deklaracje i pełnomocnictwa.

Jeżeli w 4 kroku kreatora (Uzupełnij podstawowe dane Twojej firmy) zaznaczono opcję Osoba fizyczna, wówczas automatycznie uzupełni się indywidualny rachunek podatkowy firmy. Rachunek podatkowy zostanie wygenerowany na podstawie numeru NIP.

Krok 9. Podaj dane dotyczące rozliczeń z ZUS.

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Kadry i płace. Umożliwia konfigurację danych dotyczących rozliczeń z ZUS poprzez uzupełnienie skróconej nazwy firmy, kodu terminu składania deklaracji ZUS, określenie procentu składki wypadkowej oraz tego czy pracodawca wypłaca zasiłki ZUS. Możliwe jest również wskazanie indywidualnego rachunku składkowego dla deklaracji ZUS DRA dla pracowników.

Krok 10. W jaki sposób prowadzisz sprzedaż?

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Konfigurując sposób prowadzenia sprzedaży możliwy jest  wybór faktur walutowych oraz cen z czterema miejscami po przecinku. W przypadku zaznaczenia w kreatorze parametru Wystawiam faktury walutowe, zostaną zaznaczone również parametry: Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu oraz VAT na fakturach w walucie znajdujące się w Konfiguracji Firmy/ Handel/ Parametry. Możliwe jest również wskazanie Izby Administracji Skarbowej w przypadku składania deklaracji Intrastat oraz zaznaczenie opcji korzystania z opakowań i kaucji.

Krok 11. W jaki sposób rozliczasz magazyn?

Krok widoczny w przypadku wyboru obszaru Sprzedaż. Jako sposób rozliczenia magazynu można wybrać jedną z 3 dostępnych opcji:

• FIFO- pierwsze przyszło – pierwsze wyszło,
• LIFO – ostatnie przyszło – pierwsze wyszło,
• AVCO – koszt średni ważony.

• Ewidencja ryczałtowa,
• Księga podatkowa,
• Księgowość kontowa.

• Spółka akcyjna, Spółka z o.o.,
• Spółka cywilna,
• Osoba fizyczna,
• Jednostka budżetowa,
• Organizacja pozarządowa,
• Inny.

W polu Rodzaj podatnika możliwe do wyboru opcje to:

• Jednostka duża,
• Jednostka mała,
• Jednostka mikro.

W polu Typ ZOiS dla pliku JPK_KR_PD dostępne są poniższe opcje do wyboru:

• Zestawienie dla banków,
• Zestawienie dla ubezpieczycieli i zakładów reasekuracji,
• Zestawienie dla organizacji pożytku publicznego i wolontariatu,
• Zestawienie dla funduszy inwestycyjnych,
• Zestawienie dla domów maklerskich,
• Zestawienie dla SKOK,
• Zestawienie dla jednostek pozostałych,
• Zestawienie dla jednostek stosujących MSSF.

• Tylko odłączenie bazy danych z programu – jeżeli nie zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie, ale nie wykona jej fizycznego usunięcia z serwera. Bazę taką będzie można powtórnie podłączyć za pomocą funkcji Podłącz istniejącą bazę.
• Całkowite usunięcie danych – jeżeli zostanie zaznaczona opcja Fizyczne skasowanie bazy danych z serwera, wówczas program zarówno usunie bazę z listy firm zarejestrowanych w programie jak i skasuje bazę danych na serwerze. W ten sposób usunięte dane nie będą mogły być już nigdy odzyskane.

Po akceptacji wprowadzonych danych baza zostanie usunięta.

• Połączenie z serwerem – program pyta o nazwę serwera, na którym znajduje się interesująca nas baza danych (analogicznie jak w przypadku tworzenia nowej bazy).
• Nazwa bazy danych – program wyświetla listę baz danych dostępnych na wskazanym serwerze. Jeśli wskazana baza danych podłączona jest do innej bazy konfiguracyjnej to wyświetli się komunikat:
• Baza firmowa systemu Comarch ERP Optima może być podłączona tylko do jednej bazy konfiguracyjnej. Czy odłączyć wybraną bazę firmową od bazy konfiguracyjnej [nazwa] ? Jeśli wybierzemy:
• Tak – baza firmowa zostanie automatycznie odłączona od „starej” bazy konfiguracyjnej i podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
• Nie – baza firmowa nie zostanie podłączona do „nowej” bazy konfiguracyjnej.
• Potwierdzenie parametrów – po wybraniu interesującej nas bazy danych program wyświetli zestawienie wprowadzonych informacji i poprosi o ostateczne potwierdzenie. 

• Zawartość kopii bezpieczeństwa – program pyta czy utworzyć kopię bazy głównej, w której znajdują się dane dotyczące danej firmy, czy bazy głównej i bazy konfiguracyjnej, w której znajdują się niektóre elementy konfiguracji wspólnej dla wszystkich baz.
• Nazwa pliku dla kopii – program pyta, gdzie utworzyć kopię bezpieczeństwa bazy głównej i – w zależności od zaznaczeń w poprzednim oknie – bazy konfiguracyjnej. Podczas wskazywania można posłużyć się przyciskiem Przeglądaj.

Pole edycyjne Nazwa pliku kopii danych zawiera pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych. Utworzenie kopii bezpieczeństwa jest proponowane zawsze w katalogu, w którym była tworzona poprzednia kopia bezpieczeństwa dla tej firmy. Jako nazwa pliku kopii proponowana jest nazwa bazy z dołączoną informacja o dacie i godzinie wykonania kopii oraz wersji bazy danych, w formacie: NazwaBazy_wersjaBazyDanych_RRMMDDggmm.BAC

Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wygodny wybór katalogu, w którym będzie utworzona kopia bezpieczeństwa.

Po kliknięciu ikony Wybór pliku, jeżeli serwer baz danych znajduje się na innym komputerze oraz procedura xp_cmdshell jest włączona na serwerze, pokazywany jest komunikat:

Aby przeglądać foldery na serwerze zdalnym potrzebne jest odblokowanie na serwerze SQL użycia procedury xp_cmdshell. Czy chcesz, aby została teraz odblokowana?

Po wciśnięciu przycisku Tak, następuje odblokowanie procedury xp_cmdshell i pokazywane jest okno z listą dysków i folderów na serwerze. Po wciśnięciu przycisku Nie następuje powrót do okna kreatora.

• Weryfikacja archiwum – program pyta, czy wykonana kopia ma dodatkowo zostać sprawdzona pod względem poprawności.
• Parametry kopii bezpieczeństwa – prawidłowo wprowadzone dane należy potwierdzić. Utworzona kopia bezpieczeństwa będzie widoczna w kartotece bazy na zakładce [Archiwum].

• Nazwa pliku z kopią danych – program proponuje zawsze odtworzenie ostatniej Pole edycyjne musi zawierać pełną nazwę (wraz ze ścieżką dostępu) do pliku kopii danych.
• Wciskając przycisk Wybór pliku otwierane jest okno pozwalające na wybór innego pliku zawierającego kopię bezpieczeństwa.
• Nazwa bazy danych – należy podać nazwę nowej bazy, do której zostanie odtworzona kopia bezpieczeństwa (program utworzy taką bazę w chwili odtwarzania). Istnieje również możliwość odtworzenia kopii bezpieczeństwa pod starą nazwą bazy, która jest widoczna na liście firm, co spowoduje jej nadpisanie.

• Baza nie jest zaznaczona jako nieaktywna na liście baz
• Operator nie ma zaznaczonej blokady dostępu do bazy danych

Dla każdego operatora powinna być zaznaczona przynajmniej jedna baza, gdyż podczas logowania jest to sprawdzane przez program Comarch ERP Optima Przypominacz. W przypadku nie zaznaczenia ani jednej bazy dla przypomnienia wyświetli się komunikat: Operator nie ma zaznaczonych baz dla przypomnień. Aplikacja nie zostanie uruchomiona.

Jeśli operator nie będzie miał zaznaczonej przynajmniej jednej bazy dla przypomnienia, program nie zostanie uruchomiony.

Termin i czas przypomnienia

Na formularzu zadania znajdują się parametry, które umożliwiają określenie, czy program ma przypominać o zadaniu oraz określenie czasu, na ile wcześniej przypomnienie ma być wyświetlane.

Po zaznaczeniu parametru: Przypomnienie jest możliwość ustalenia czasu – na ile wcześniej ma zostać wyświetlone przypomnienie, czas ten może być ustalony w minutach (0,5,10,15,30 min.) godzinach (1,2,3…11,12,18 godz.) dniach (1,2,3,4,5,6 dzień) tygodniach (1,2 tyg.).

W module Comarch ERP Optima Serwis na zleceniu serwisowym na zakładce [Czynności] należy zaznaczyć parametr wg terminu oraz rezerwuj czas w terminarzu, po zaznaczeniu tych parametrów będzie możliwość zaznaczenia przypomnienia.

W module Obieg dokumentów należy na formularzu etapu zaznaczyć parametr rezerwuj czas w terminarzu a następnie parametr przypomnienie.

Wyświetlanie przypomnienia

Program przypomina o zadaniu w momencie, gdy przypada określony czas przed terminem lub w momencie rozpoczęcia. Wyświetlana jest lista zadań i czynności do wykonania. Lista zawiera zadania aktualne i zaległe. Jest również możliwość wyświetlenia wszystkich zadań oraz z poziomu wyświetlanej listy możliwość podglądu konkretnego zadania/ czynności.

Na liście zadań/ czynności do wykonania w Przypominaczu wyświetlane są:

• temat zadania – jeśli temat zadania nie jest uzupełniony to wyświetla się numer zadania,
• termin wykonania ( data i godzina rozpoczęcia), dla zadań realizowanych w ramach cyklu dodatkowo pojawia się ikona cykliczności,
• podmiot.

Dostępne parametry do zaznaczenia:

• aktualne – wyświetla tylko zadania/ czynności określone jako aktualne,
• zaległe – wyświetla tylko zadania/ czynności określone, jako zaległe,
• wszystkie – wyświetla wszystkie zadania/ czynności.

Ponadto:

• otwórz – wyświetla formularz wskazanej pozycji. Otwierany jest formularz Comarch ERP Optima. Jeśli program Comarch ERP Optima nie jest aktualnie otwarty w zależności od wskazanej pozycji otwierany jest Comarch ERP Optima w bazie, w której dotyczy dana pozycja,
• odrzuć- możliwość usunięcia wyświetlanych pozycji,
• odłóż – pozycje są usuwane z listy do momentu ponownego uruchomienia programu.

Zasady filtrowania zadań dla Comarch ERP Optima Przypominacz:

• Opiekunem jest zalogowany operator,
• Zadania są niezakończone,
• Zadania mają zaznaczone przypomnienie.