Zakładka jest widoczna jeżeli: w konfiguracji ustawiono rodzaj księgowości – księgowość kontowa i/lub gdy baza danych została wybrana jako baza firmowa Biura rachunkowego.

Klient Biura Rachunkowego – pole aktywne gdy w menu Konfiguracja Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry wybrano daną bazę jako bazę firmową Biura Rachunkowego. Za pomocą tego pola można powiązać kontrahenta z odpowiadającą mu bazą danych prowadzoną przez Biuro rachunkowe. Informacja ta jest wykorzystywana w module Operacje wielofirmowe do pobierania do atrybutów danych bezpośrednio z karty kontrahenta obsługiwanego przez Biuro rachunkowe (np. telefony, adres e-mail, strona www).

Status zamknięcia miesięcy w roku – lista zawierająca kolumny: Miesiąc, Status (Zamknięty lub Otwarty) oraz Data zamknięcia.

W kolumnie Status mogą być wskazane dwie opcje: Otwarty i Zamknięty. Domyślnie Status dla wszystkich miesięcy to Otwarty. Status Otwarty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia lub Biuro otworzyło miesiąc klientowi poprzez zmianę daty zamknięcia. Status Zamknięty widoczny jest w kolumnie Status jeżeli została odebrana paczka od Klienta z datą zamknięcia lub Biuro zamknęło miesiąc Klientowi ustawiając datę zamknięcia.

Pole w kolumnie Data zamknięcia może być puste lub może być wskazana data zamknięcia. Domyślnie pole jest puste. Pole w kolumnie Data zamknięcia jest puste jeżeli nie została jeszcze odebrana paczka od Klienta z informacją o dacie zamknięcia lub Biuro samodzielnie nie zamknęło Klientowi miesiąca. Pole w kolumnie Data zamknięcia będzie uzupełnione jeżeli biuro zaimportuje paczkę od Klienta, w której będzie informacja o dacie zamknięcia lub Biuro ręcznie ustawi datę zamknięcia. Data zamknięcia zostaje zablokowana, jeżeli status miesiąca został ustawiony jako zamknięty.

Obok tabeli dostępna jest ikona Zmień . Naciśnięcie przycisku pozwala na zmianę pola ze statusem oraz na zmianę daty zamknięcia.  Po zmianie statusu automatycznie zostanie zmieniona Data zamknięcia na dzień bieżący. W polu Data zamknięcia można pozostawić datę bieżącą lub wybrać późniejszą. Nie ma możliwości wybrania daty wcześniejszej. Gdyby użytkownik wybrał datę wcześniejszą z kalendarza, to zostanie ona automatycznie zmieniona na datę bieżącą.

Zmiana statusu oraz daty zamknięcia jest możliwa dla miesięcy poprzednich w stosunku do miesiąca bieżącego. Podczas próby zmiany statusu oraz daty zamknięcia dla miesiąca bieżącego oraz dla miesięcy przyszłych na karcie kontrahenta w bazie Biura rachunkowego pojawia się ostrzeżenie: Nie można zamknąć miesiąca bieżącego lub przyszłego.

Lista opiekunów – pole aktywne gdy w menu Konfiguracja Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry wybrano daną bazę jako bazę firmową Biura Rachunkowego i użytkownik ma uprawnienia do modułu CRM oraz Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe. Parametry te wykorzystywane są do obsługi Skrzynki operatora w Comarch ERP Optima Operacje wielofirmowe. Po naciśnięciu na przyciski „Księgowość” oraz „Płace i Kadry” należy wybrać z listy operatorów – właściwych pracowników zajmujących się księgowością danej firmy oraz płacami i kadrami. Jeden z opiekunów konta musi być opiekunem domyślnym. Po wybraniu opiekuna księgowego jako opiekun kadrowy przypisywany jest ten sam operator.

Automatyczne zamykanie miesiąca u Klienta – możliwość zaznaczenia jednej z 3 opcji:

• Zgodnie z ustawieniami w Program/Internetowa Wymiana Dokumentów
• W kolejnym miesiącu w dniu
• Brak

Domyślnie jest ustawiona opcja Zgodnie z ustawieniami w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów. W takim przypadku data zamknięcia dla danego klienta będzie zależna od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje]. Jeżeli parametr w Konfiguracji będzie zaznaczony, to miesiąc u Klienta będzie automatycznie zamykany w terminie wskazanym w Konfiguracji. Jeżeli parametr w Konfiguracji nie będzie zaznaczony, to miesiąc u Klienta nie będzie automatycznie zamykany.

Po zaznaczeniu opcji W kolejnym miesiącu na dzień [ ] uaktywnia się pole z opcją wyboru dnia. Zaznaczenie tej opcji pozwala na ustawienie indywidulanego terminu zamknięcia dla danego Klienta, niezależnego od ustawienia parametru Ustaw swoim Klientom automatyczne zamknięcie miesiąca w kolejnym miesiącu na dzień [ ] dostępnego w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].

Po zaznaczeniu opcji Brak Klient nie będzie korzystał z funkcjonalności zamykania miesięcy.

Ustawienia parametru o automatycznym zamykaniu miesiąca na formularzu kontrahenta na zakładce [Księgowe] mają pierwszeństwo nad ustawieniami parametru w Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja na zakładce [Opcje].

Udostępniaj dane w BI Point – zaznaczenie tego parametru umożliwi pobranie danych z bazy programu Comarch ERP Optima do Chmury Comarch celem ich prezentacji w BI Point. Jest to nowoczesna platforma analityczna posiadająca funkcjonalność prezentacji danych analitycznych pobieranych z baz Comarch ERP Optima, umożliwiając m.in. Klientom Biur Rachunkowych podgląd danych w swoich bazach. Biuro Rachunkowe chcąc udostępniać swoim Klientom dane w BI Point powinno po zalogowaniu się do bazy Biura Rachunkowego otworzyć w niej formularz kontrahenta odpowiadającego Klientowi Biura i zaznaczyć wspomniany parametr.  Parametr jest aktywny tylko w przypadku wskazania na tej zakładce formularza kontrahenta bazy danych klienta Biura Rachunkowego.

Login Comarch Cloud  – na ten login będą udostępniane wydruki wysyłane na Comarch IBARD. W przypadku zaznaczenia parametru Udostępniaj dane w BI Point pole to musi zostać uzupełnione. Wskazane konto Comarch Cloud musi być unikalne w obrębie Klientów Biura Rachunkowego, czyli może być przypisane tylko do jednego aktywnego kontrahenta w bazie Biura Rachunkowego.

Wydruki dla klienta – sekcja ta jest dostępna w bazie biura rachunkowego, po skonfigurowaniu Internetowej Wymiany Danych z klientem i wskazaniu aplikacji jako Comarch ERP XT/Comarch ERP XT Start z poziomu Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Danych/ Aktywacja/ Klienci. Znajdują się opcje w niej następujące opcje: deklaracje, zapisy księgowe, rejestr VAT sprzedaży i rejestr VAT zakupu Domyślnie wszystkie są zaznaczone.

Domyślne konta

Przychód – wpisane tutaj konto będzie się podpowiadało na dokumentach wpłaty w zapisach kasowych/bankowych po wybraniu kontrahenta; może być również wykorzystywane w schematach księgowych. Należy tu wskazać konto rozrachunków z odbiorcami.

Rozchód – wpisane tutaj konto będzie się podpowiadało na dokumentach wypłaty w zapisach kasowych/bankowych po wybraniu kontrahenta; może być również wykorzystywane w schematach księgowych. Należy tu wskazać konto rozrachunków z dostawcami.

Istniejące konta księgowe kontrahenta – lista zawierająca wszystkie konta słownikowe skojarzone z danym kontrahentem. Tworzona jest na podstawie planu kont istniejącego w module Księga Handlowa.

Zakładka [Handlowe] zawiera takie informacje o kontrahencie, jak status czy warunki płatności.

Statusy – istnieje możliwość określenia statusu kontrahenta:

Podmiot gospodarczy/ Osoba fizyczna – określenie kontrahenta jako odbiorca finalny spowoduje, że w trakcie wystawiania dla niego faktury automatycznie zaproponowany będzie algorytm liczenia od brutto (jednocześnie przypisana cena sprzedaży również musi być brutto). Umożliwi to również uwzględnianie obrotów z tym kontrahentem w zestawieniach sprzedaży dla odbiorców finalnych.

Jako rodzaj transakcji można określić:

Wybór konkretnego rodzaju transakcji na karcie kontrahenta – zakładka [Handlowe] ma głównie wpływ na stawki podatku VAT, jaki jest naliczany na dokumentach, oraz w efekcie również na zakwalifikowanie odpowiednich kwot w konkretnych pozycjach na Deklaracji VAT-7

KRAJOWY – stosujemy dla kontrahentów krajowych. Stawki VAT dla takiego kontrahenta pobierane są na dokumenty zgodnie z ustawieniami na karcie towaru/usługi. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks PL bądź pusty.

PODATNIKIEM JEST NABYWCA – stosujemy gdy mamy do czynienia z przypadkiem, o którym mowa w art. 17 ust. 1 pkt 5,7,8 ustawy o podatku VAT. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT n/p dla towarów i usług. Na wydruku Faktury Sprzedaży w stawce VAT drukowana jest adnotacja: „Odwrotne obciążenie”. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks PL bądź pusty.

W rejestrze VAT, Faktura Sprzedaży dla takiego kontrahenta na zakładce Kontrahent w polu „rodzaj transakcji” automatycznie przyjmuje wartość: Krajowa- podatnikiem jest nabywca.

WEWNĄTRZUNIJNY – stosujemy dla kontrahentów unijnych. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. Wybierając taki rodzaj transakcji , jeśli dodatkowo w Konfiguracji Firmy/Dane firmy/Intrastat zaznaczono parametr Intrastat, wówczas na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe], można ustawić domyślny kod transakcji dla deklaracji Intrastat. Na dokumentach wystawionych dla kontrahentów wewnątrzunijnych, na zakładce [Dokumenty] widoczna jest sekcja Intrastat.  W deklaracji Intrastat uwzględniane są transakcje, które spełniają następujące warunki: są wystawione dla kontrahenta wewnątrzunijnego, mają uzupełnione informacje o kodzie transakcji, kodzie kraju, mają status towar i na karcie cennikowej mają uzupełnione informacje o kodzie CN (pozycje o statusie usługa są pomijane podczas wyliczania deklaracji).

W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Dostawa wewnątrzunijna oraz ma zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

WEWNĄTRZUNIJNY TRÓJSTRONNY: stosujemy jeśli w transakcji wewnątrzunijnej trójstronnej kontrahent występuje w roli pośrednika. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. Na wydruku Faktury Sprzedaży w lewym dolnym rogu drukowana jest adnotacja:

„VAT: Faktura WE uproszczona na mocy artykułu 141 dyrektywy 2006/112/WE”.

W rejestrze VAT, Faktura Sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Dostawa wewnątrzunijna trójstronna oraz ma zaznaczony parametr Rozliczać w VAT-UE. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

PROCEDURA OSS – ten rodzaj powinien zostać wybrany dla tych kontrahentów będących osobami fizycznymi z innego kraju UE, dla których realizowana jest sprzedaż towarów na odległość. Pozwoli to na skorzystanie z uproszczonej procedury OSS w przypadku przekroczenia limitu 10 tys. EUR.

Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

POZAUNIJNY – rodzaj transakcji dotyczy kontrahentów spoza UE, z którymi prowadzony jest obrót. W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług.

W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Eksport. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

W module Faktury dokument importowy od dostawcy wprowadzany jest w systemie z poziomu listy Faktur Zakupu. Wszystkie koszty dodatkowe np. transport, można wprowadzić wykorzystując FZKG – Korektę graniczną. Jeśli kontrahent jest pozaunijny na FZKG możliwa jest edycja tabeli VAT, aby możliwe było uwzględnienie zobowiązań wobec urzędu wynikających z dokumentu SAD.

POZAUNIJNY (ZWROTY  VAT) – rodzaj transakcji taki ustawia się automatycznie w przypadku wystawiania dokumentu TaxFree. W rejestrze VAT sprzedaży transakcja na zakładce [Kontrahent] w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość:  Eksport – zwrot VAT. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

POZA TERYTORIUM KRAJU/ POZA TERYTORIUM KRAJU (STAWKA NP) – taki rodzaj transakcji należy stosować w przypadku, gdy prowadzony jest z kontrahentem obrót, który zgodnie z przepisami powinien pojawiać się na deklaracji VAT w pozycji: Dostawa towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju). W polu tym, wykazuje się dostawę towarów oraz świadczenie usług poza terytorium kraju, w stosunku do których przysługuje podatnikowi prawo do obniżenia kwoty podatku należnego, o którym mowa w rat. 86 ust.8 pkt 1 ustawy, lub prawo do zwrotu kwoty podatku naliczonego, o którym mowa w art. 87 ust. 5 ustawy. ). W module Faktury program automatycznie podpowiada stawki VAT 0% dla towarów, n/p dla usług. W rejestrze VAT, Faktura sprzedaży na zakładce Kontrahent w polu „rodzaj transakcji” przyjmuje wartość: Dostawa poza terytorium kraju/ Poza terytorium kraju (stawka NP). Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

WEWNĄTRZUNIJNY – PODATNIKIEM JEST NABYWCA – rodzaj transakcji związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów wewnątrzunijnych, zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług. Dla tego rodzaju transakcji wymagany jest prefiks kraju należącego do UE wskazany na zakładce [Ogólne].

POZAUNIJNY – PODATNIKIEM JEST NABYWCA – rodzaj transakcji związany z odwrotnym obciążeniem dla kontrahentów pozaunijnych, zgodnie z art. 17 ust.5 ustawy o podatku od towarów i usług.

W przypadku dokumentów FZ i PZ dla kontrahentów o rodzaju transakcji Wewnątrzunijny – Podatnikiem jest nabywca lub Pozaunijny – Podatnikiem jest nabywca odwrotne obciążenie jest stosowane bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na to czy parametr Odwrotne obciążenie wg karty towaru jest ustawiony w Konfiguracji firmy/ Handel/ Parametry. Stawka VAT na wszystkich pozycjach dokumentu jest ustawiana na NP. Dla tego rodzaju transakcji na zakładce [Ogólne] powinien zostać wybrany prefiks kraju spoza UE.

Dla dokumentów sprzedaży odwrotne obciążenie jest stosowane tylko dla pozycji ze stawką VAT NP (bez względu na to czy kontrahent jest podatnikiem VAT czynnym oraz bez względu na ustawienie parametru Odwrotne obciążenie wg karty towaru). Stawki VAT na pozycjach dokumentów są ustawiane w identyczny sposób jak dla transakcji wewnątrzunijnych i pozauniijnych, z tym że na wydrukach dla pozycji ze stawką VAT NP widnieje adnotacja dotycząca odwrotnego obciążenia.

Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES – pole służące do zaznaczania, czy podatnik jest płatnikiem podatku od towarów i usług. Parametr możliwy do zaznaczenia tylko pod warunkiem, że na karcie kontrahenta zaznaczony został status Podmiot gospodarczy.

Rolnik – parametr służy do zaznaczenia, czy dany kontrahent jest rolnikiem. Po jego zaznaczeniu program automatycznie ustawia domyślną formę płatności dla kontrahenta jako przelew.

Metoda kasowa VAT: Sprzedaż/Zakup – parametr określający czy kontrahent jest małym podatnikiem rozliczającym się wg metody kasowej. Parametr ma wpływ na kwalifikowanie zapisów z rejestrów sprzedaży/zakupów VAT do deklaracji VAT-7 / pliku JPK_V7 na podstawie płatności. Parametr Zakup możliwy do zaznaczenia wyłącznie dla kontrahentów o statusie Krajowy bądź Podatnikiem jest nabywca i zaznaczonym parametrem Podatnik VAT czynny/ Aktywny w VIES.

Nie uwzględniaj przychodów w kasowym PIT – parametr jest automatycznie zaznaczany jeżeli na kontrahencie wybrano status: Osoba fizyczna. W przypadku zmiany statusu kontrahenta na Podmiot gospodarczy, parametr ten jest automatycznie odznaczany.

VAT wg daty wystawienia – zaznaczenie parametru powoduje, że dla dokumentów wystawionych do 31.12.2013 data deklaracji VAT-7  ustawiana jest wg terminu płatności na dokumencie. Dla dokumentów wystawionych od 01.01.2014, data powstania obowiązku podatkowego ustawiana jest jako data wystawienia dokumentu.

Kontrahent powiązany -parametr archiwalny, wykorzystywany wcześniej przy zawiadomieniu VAT-ZD. Obecnie może być używany podczas księgowania dokumentów w księgowości kontowej (przy wykorzystaniu odwołania do pola w bazie danych). Po zaznaczeniu tego parametru, na dokumentach sprzedażowych w module Handel/Faktury oraz w Rejestrach VAT, na których wskazany został ten kontrahent, dodawany jest kod JPK_V7: TP.

Nie publikuj danych kontrahenta – opcja służy do oznaczania kontrahentów, którzy nie wyrazili zgody na publikowanie swoich danych.

Blokada wystawiania dok. rozchodowych – Przy zaznaczonym parametrze program nie pozwala wpisać kodu kontrahenta na dokumentach związanych ze sprzedażą (rozchodem).

Parametr jest związany z dokumentami: Faktury Sprzedaży, Paragon, Rezerwacje Odbiorcy, Faktury proforma, Wydania Zewnętrzne, Wydanie kaucji oraz Rozchody Wewnętrzne. Parametr nie dotyczy wystawiania dokumentów korygujących, które można wystawiać nawet przy zaznaczonym parametrze.

Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.

Parametr przenoszony jest na dokument sprzedażowy z możliwością ręcznej zmiany przez operatora. Jeśli jest zaznaczony, na pozycji dokumentu na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia. Szczegóły dotyczące zwolnienia z akcyzy znajdują się w artykule: Podatek akcyzowy na wyroby węglowe.
Parametr jest również wymagany do utworzenia dokumentu dostawy (DD). Proces tworzenia dokumentu opisano w artykule: Elektroniczne dokumenty dostawy eDD.

Zwolnienie z akcyzy na wyroby węglowe – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.

Parametr przenoszony jest na dokument sprzedażowy z możliwością ręcznej zmiany przez operatora. Jeśli jest zaznaczony, na pozycji dokumentu na zakładce [Akcyza] widnieje sekcja Przeznaczenie uprawniające do zwolnienia. Szczegóły dotyczące zwolnienia z akcyzy znajdują się w artykule: Podatek akcyzowy na wyroby węglowe.
Parametr jest również wymagany do utworzenia dokumentu dostawy (DD). Proces tworzenia dokumentu opisano w artykule: Elektroniczne dokumenty dostawy eDD.

Nie uwzględniaj w ewidencji wyrobów węglowych – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.
Po zaznaczeniu parametru w ewidencji wyrobów węglowych nie będą ujmowane dokumenty wystawione na takiego kontrahenta.

Umowa na dostawy węgla – parametr jest widoczny po zaznaczeniu Akcyza na wyroby węglowe w Konfiguracji Firmy/ Magazyn/ Akcyza – wyroby węglowe.
Parametr przenosi się na dokument sprzedaży, z możliwością ręcznej zmiany przez operatora. Jeśli jest zaznaczony na fakturze sprzedaży, wówczas na wydruku Faktura VAT (GenRap)/ Akcyza nie jest drukowane oświadczenie nabywcy o przeznaczeniu wyrobów węglowych na cele uprawniające do zwolnienia. W przeciwnym wypadku, przy sprzedaży węgla powyżej 200 kg, oświadczenie zostanie wydrukowane na fakturze.

Nie naliczaj opłaty cukrowej – parametr jest widoczny dla kontrahentów o rodzaju transakcji krajowy lub podatnikiem jest nabywca po zaznaczeniu parametru Opłata cukrowa znajdującego się w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Magazyn/ Opłata cukrowa. Parametr należy zaznaczyć, jeśli opłata podatku cukrowego spoczywa na kontrahencie. W programie skutkuje to tym, że na dokumentach wystawianych dla takich kontrahentów nie zostanie naliczona opłata cukrowa.

Parametr można ustawić seryjnie dla kontrahentów zaznaczonych na liście. W tym celu należy wybrać Operacje seryjne – Zmień warunki handlowe, następnie należy zaznaczyć parametr Zmień kontrahenta opłacającego podatek cukrowy. Zaznaczenie parametru Kontrahent opłaca podatek cukrowy skutkuje zaznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta, pozostawienie parametru Kontrahent opłaca podatek cukrowy niezaznaczonego skutkuje odznaczeniem tego parametru na karcie kontrahenta.

Naliczanie opłaty cukrowej jest dostępne w module Handel Plus. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Opłata cukrowa.

Nieaktywny – pole to można wykorzystać do zaznaczania kontrahentów, z którymi aktualnie nie prowadzimy transakcji handlowych. Pole to może być następnie wykorzystywane w filtrze na liście kontrahentów lub przy dostępie do danych za pomocą innych narzędzi. Kontrahent, który został zaznaczony jako Nieaktywny, jest uwidoczniony na liście w kolorze szarym.

Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – parametr dedykowany zwłaszcza jednostkom budżetowym, ponieważ są one zobowiązane do wysyłania Faktur do Platformy Elektronicznego Fakturowania (KSEF nie przyjmuje Faktur wysyłanych do PEF). Jeśli zostanie zaznaczony, Faktury wystawiane na danego kontrahenta nie będą wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur. Pozostawienie nie zaznaczonego parametru skutkuje wysyłaniem dokumentów wystawionych na tego kontrahenta do KSeF zgodnie z ustawieniami z karty operatora.

Opis – jest to pole służące do wpisywania dodatkowych uwag o kontrahencie.

W sekcji Warunki handlowe znajdują się parametry:

Limit kredytu – do określenia limitu kredytu służą dwa pola:

  – zaznaczamy, czy tego kontrahenta w ogóle dotyczy limitowanie kredytu. Jeżeli pole Limit kredytu jest zaznaczone możemy wprowadzić kwotową wartość maksymalnego kredytu udzielanego kontrahentowi. Jeżeli pierwsze pole nie jest zaznaczone, wówczas pole drugie (kwota kredytu) jest nieaktywne.

Limit wykorzystany – jeśli kontrahent korzysta z limitu kredytowego, wówczas pole zawiera informację o aktualnym zadłużeniu kontrahenta.

– zaznaczenie parametru oraz określenie limitu dla przeterminowanych płatności umożliwia użytkownikowi kontrolę nad zadłużeniem kontrahenta. Zgodnie z ustawieniami na karcie operatora istnieje możliwość wyświetlenia ostrzeżenia lub blokowania sprzedaży podczas zatwierdzania dokumentu na trwałe lub do bufora w sytuacji, gdy klient ma przeterminowane płatności.

Cena domyślna – określa domyślną cenę sprzedaży dla kontrahenta (wykorzystywane w module sprzedaży).

Dokument liczony od – możliwość wyboru pomiędzy netto i brutto. Wybrany algorytm będzie domyślnie ustawiany na dokumentach handlowych i magazynowych.

Rabat standardowy – pole pozwala na określenie domyślnego, procentowego upustu udzielanego kontrahentowi standardowo, przy każdej sprzedaży.

Kaucje – grupa zawiera parametry dotyczące obrotu opakowaniami kaucjonowanymi. Dla poszczególnych kontrahentów można określić nie tylko domyślny termin zwrotu opakowań, ale również informację o tym, czy kontrahent płaci za wydane opakowania.

Zlecenia serwisowe – w obszarze tym użytkownik ma możliwość wskazania domyślnych ustawień dotyczących fakturowania czynności i części na Zleceniach serwisowych dla danego kontrahenta. Panel Zlecenia serwisowe pojawia się na formularzu kontrahenta pod warunkiem, że praca z programem odbywa się przy pobranej licencji na moduł Comarch ERP Optima Serwis i jednocześnie w Konfiguracji Firmy/ Serwis/ Parametry, w obszarze Pobieraj ustawienia domyślne o fakturowaniu zaznaczono opcję Kontrahenta.

Nazwa – nazwa typu wypłaty może mieć maksymalnie 40 znaków np. dodatek funkcyjny, premia miesięczna itp.

Skrót – skrócona nazwa typu wypłaty (maksymalnie 40 znaków) np. dod. funk. Chociaż nie jest to zalecane, wiele typów może posiadać ten sam skrót (nie ma formalnego ograniczenia). Skrót wykorzystywany jest głównie przy tworzeniu wielokolumnowych zestawień (raportów), kiedy ze względu na ograniczoną szerokość poszczególnych kolumn nie jest możliwe drukowanie pełnej nazwy.

Unikalność skrótów dla standardowych typów wypłat jest potrzebna ze względu na działanie schematów księgowych. Istnieje możliwość księgowania typów wypłat wykorzystując unikalną nazwę lub takie same skróty (księgowanie zbiorcze).

Potrącenie
Definiując dany typ wypłaty można od razu określić, że jest on potrąceniem. W tym celu należy zaznaczyć pole Potrącenie. Standardowo to pole jest puste (niezaznaczone). W przypadku  potrąceń określonych konkretną kwotą, należy je wpisywać w wartości  bezwzględnej (nie wpisujemy znaku „minus”).

Zajęcie wynagrodzenia
Zaznaczenie parametru umożliwia wskazanie danego typu wypłaty na Liście zajęć wynagrodzenia pracownika. Parametr jest aktywy jedynie w przypadku, gdy dany typ wypłaty ma zaznaczony parametr Potrącenie. Jest dostępny tylko w module Płace i Kadry Plus.

Przychód z tytułu naliczania PPK
Parametr należy zaznaczyć w elementach, które będą służyły do rozliczania przychodu z tytułu składek PPK finansowanych przez pracodawcę dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej. Parametr jest aktywny, gdy w polu ‘Rodzaj’ została wybrana opcja ‘dodatek’. Tak oznaczony typ wypłaty należy powiązać z umową cywilnoprawną. Należy tego dokonać z poziomu formularza typu wypłaty będącego umową poprzez wskazanie definiowanego składnika w polu „Przychód PPK”.

Rodzaj – dostępne są 3 rodzaje: dodatek, umowa, pożyczka.

Parametry te pozwalają na zdefiniowanie – na przykład – dodatku oskładkowanego – przysługującego pracownikowi za czas pracy i dodatku nieoskładkowanego – wypłacanego za czas nieobecności.

Przychód PPK
Pole jest edytowalne jedynie dla typów wypłat będących umową. W polu należy wskazać typ wypłaty, który został oznaczony jako Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych.  Wskazanie odpowiedniego elementu wypłaty we wspomnianym polu określi sposób naliczenia przychodu z tytułu PPK dla danego rodzaju umowy. W momencie dodania umowy domyślnie w polu Przychód PPK domyślnie podpowiada się opcja Przychód z tytułu PPK/U

 Połącz kontrahentów – funkcja jest dostępna dla Operatorów, mających uprawnienia do łączenia kart kontrahentów – zaznaczony parametr z poziomu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy – Prawo do łączenia kart kontrahentów. Służy ona do łączenia zduplikowanych kart kontrahentów, ustawiając jedną kartę jako „nadrzędną”, a pozostałe jako „podrzędne”. W momencie łączenia kontrahentów zostanie przeniesiona część informacji z kontrahentów podrzędnych na kartę główną (np. atrybuty, rachunki bankowe, odbiorców itd.), a na wybranych dokumentach (w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis) zduplikowany kontrahent zostanie podmieniony na kontrahenta głównego. Po jej wywołaniu należy wybrać jednego kontrahenta z zaznaczonych, który zostanie kontrahentem głównym i określić jakie dane mają zostać przeniesione na kartę głównego

kontrahenta:

Uwaga

Nie można wykonać operacji łączenia kart kontrahentów, w której kontrahent o kodzie !NIEOKREŚLONY! stałby się  kontrahentem podrzędnym.

Jeżeli na karcie „podrzędnej” będzie dodany atrybut, rachunek bankowy, odbiorca lub przedstawiciel którego nie ma na karcie kontrahenta głównego, wówczas te dane zostaną przepisane. Po połączeniu kartotek kontrahentów, w przypadku zaznaczonego parametru Przepisuj rachunki bankowe, na kontrahenta nadrzędnego przenoszony jest numer rachunku bankowego wraz z historią jego weryfikacji. Jeżeli odpowiednie dane już będą na karcie „głównej”, wówczas nie zostaną one przeniesione. Podobnie z numerem telefonu oraz adresem e-mail – zostanie przeniesiony z karty kontrahenta podrzędnego tylko w przypadku kiedy na karcie kontrahenta głównego pola będą nieuzupełnione.

Podczas łączenia kart kontrahentów możliwe jest przenoszenie zgód  z kontrahentów podrzędnych na kontrahenta głównego. Służy temu parametr Przepisuj zgody kontrahenta.

Podczas przenoszenia przedstawicieli kontrahentów podrzędnych (zaznaczony parametr Przepisuj przedstawicieli) razem z przedstawicielem przepisywane są jego zgody (bez względu na zaznaczenie parametru dotyczącego przepisywania zgód kontrahenta).

W przypadku łączenia kontrahentów, którzy byli weryfikowani w VAT i mają zapisane raporty widoczne na zakładce [Historia weryfikacji statusu VAT], na kontrahenta głównego przenoszone są wszystkie weryfikacje z kontrahentów podrzędnych. W związku z tym po połączeniu historia weryfikacji w VAT kontrahenta głównego zawierała będzie całą historię weryfikacji jego oraz kontrahentów zduplikowanych, natomiast na formularzach kontrahentów podrzędnych historia weryfikacji będzie pusta.

Po wykonaniu operacji połączenia kontrahentów nie będzie możliwości wystawienia nowego dokumentu na kontrahenta duplikującego (nowa faktura, nowy WZ, nowy paragon, nowy dokument w rejestrze VAT, nowy kontakt CRM, noty odsetkowe itd.). Jeżeli jednak przekształcany będzie dokument, na którym zapisany jest kontrahent podrzędny, wówczas na generowanym dokumencie akronim kontrahenta nie zostanie zmieniony. Takie działanie podyktowane jest tym, aby faktura i jej korekty wystawione były na jednego kontrahenta, a przez to księgowane były na to samo konto księgowe.

Na dodanych wcześniej dokumentach z kontrahentem podrzędnym przy kodzie kontrahenta widnieje ostrzeżenie, że wybrany kontrahent jest kontrahentem podrzędnym. Podobnie po wybraniu słownikowego konta księgowego przypisanego do kontrahenta podrzędnego pojawia się ostrzeżenie, że wybrane konto dotyczy kontrahenta duplikującego.

Podczas kopiowania dokumentu wystawionego na zduplikowanego kontrahenta, podmiot zostaje zmieniony na kontrahenta głównego (zarówno podmiot, jak i płatnik na dokumencie).

Mechanizmy wyliczające dane dla kontrahenta również uwzględniają funkcjonalność łączenia kontrahentów. Wyszukiwanie danych w oparciu o wybranego kontrahenta głównego powoduje wykonanie tej operacji również dla kontrahentów „podrzędnych”. Dotyczy to m.in. limitu odwrotnego obciążenia, wystawiania not odsetkowych, ponagleń zapłaty, potwierdzeń salda, wyliczania zaległości na formularzu kontrahenta czy kontroli duplikacji dokumentów. Również wydruki oraz mechanizmy pobierające dane na oknie Historia kontrahenta i analiza Struktura wiekowa w module Kasa/Bank uwzględniają kontrahentów podrzędnych.

W przypadku faktur cyklicznych, nie będą one generowane dla kontrahentów duplikujących. Podczas generowania dokumentów na podstawie ofert, kontrahent podrzędny z oferty zostanie zmieniony na kontrahenta głównego.

Jeżeli chodzi o automat generowania zleceń cyklicznych, w trakcie łączenia kontrahentów kontrahent podrzędny zostaje podmieniony na kontrahenta głównego. W związku z tym dla kontrahenta duplikującego nie są generowane automatycznie zlecenia serwisowe.

Przed wykonaniem operacji połączenia kart kontrahentów, w przypadku współpracy z Comarch e‑Sklep, należy zrealizować zamówienia dla kontrahentów, którzy zostaną oznaczeni jako podrzędni.

Jeżeli połączeni kontrahenci byli synchronizowani z Comarch e-Sklep, należy zweryfikować poprawność wykonanej operacji połączenia i w razie potrzeby wykonać funkcję Przenieś konta e-sklep na wskazanego kontrahenta, dostępną w menu kontekstowym na liście kontrahentów. Funkcja przenoszenia kont może być wykorzystywana zarówno do przepinania kont sklepów z kontrahenta duplikującego na kontrahenta głównego, ale również pomiędzy kartami aktywnych kontrahentów. Wybranym Operatorom z uprawnieniami do łączenia kart, można zablokować możliwość przenoszenia kont. Blokada – Parametry przepinania konta e-sklep kontrahentów dostępna jest na karcie Operatora na zakładce [Blokady dostępu].

Ponieważ może się zdarzyć, że w bazie pojawią się znowu zapisy na kontrahenta podrzędnego (np. w wyniku działania zewnętrznej aplikacji lub innych dodatków), umożliwione zostało wykonanie operacji samego przepisania dokumentów. W tym celu obok funkcji Połącz kontrahentów widnieje również opcja  Przepnij dokumenty CRM, OBD i Serwis. Funkcja uwzględnia dokumenty znajdujące się w modułach CRM, Obieg dokumentów i Serwis, pozostałe dokumenty nie są przepinane.

Występujący na liście kontrahentów parametr Pokaż duplikaty umożliwia przeglądanie zduplikowanych kontrahentów. Na karcie kontrahenta głównego znajduje się przycisk  Lista duplikatów karty umożliwiający przeglądanie powiązanych kart kontrahentów. Na karcie zduplikowanego kontrahenta widoczna jest informacja: To jest karta duplikująca kontrahenta [Kod kontrahenta głównego]. Używaj karty głównej. Karta oznaczona w ten sposób jest nieaktywna (nie można wprowadzać na niej żadnych zmian).

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na import i eksport danych

Aby zminimalizować ryzyko dodania dokumentu do bazy danych na kontrahenta duplikującego, istnieją mechanizmy blokujące importowanie takich kontrahentów do bazy danych. Przy imporcie dokumentów, na których wybrany jest kontrahent podrzędny, wstawiany jest kontrahent główny.

Podczas importu kontrahentów z poziomu Narzędzia/ Importy/ Z innej bazy danych przenoszeni są tylko kontrahenci nadrzędni (kontrahenci duplikujący są pomijani). Podobnie w przypadku eksportu kontrahentów za pomocą pracy rozproszonej – eksportowani są tylko kontrahenci nadrzędni. Kontrahenci podrzędni wysyłani są do Mobile jako nieaktywni.

W przypadku importu kontrahentów za pomocą pracy rozproszonej znaczenie ma parametr Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry. Opcja Blokuj powoduje, że kontrahent nie zostanie zaimportowany, jeżeli w bazie występuje już inny kontrahent o tym samym numerze NIP. Pozostałe opcje (Brak i Ostrzegaj) nie blokują importu takiego kontrahenta.

Podczas importu dokumentów za pomocą pracy rozproszonej oraz z pliku VAT_R.txt dokumenty na kontrahentów będących podrzędnymi importowane są na kontrahenta nadrzędnego. Jeżeli w bazie docelowej nie zostanie odnaleziony kontrahent o identyfikatorze i kodzie, jaki jest na importowanym dokumencie, następuje weryfikacja kontrahenta na podstawie numeru NIP:

• Wyszukanie wśród aktywnych kontrahentów w bazie takiego, którego numer NIP zgadza się z przesyłanym w pliku.
• Jeżeli takie wyszukiwanie zwróci jednego kontrahenta, wówczas na importowanym dokumencie przypisywany jest znaleziony w bazie kontrahent.
• Jeżeli nie znaleziono żadnego kontrahenta o podanym numerze NIP lub jest ich więcej niż jeden – wówczas dokument zapisywany jest na kontrahenta o kodzie !NIEOKREŚLONY!.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Handel

Łączenie kartotek ma duży wpływ na dokumenty wystawione w module Handel:

• Wystawianie nowych, niepowiązanych dokumentów – na nowym dokumencie, niepowiązanym z innymi dokumentami nie ma możliwości wybrania kontrahenta duplikującego.
• Wystawianie dokumentów powiązanych – jeżeli dokument powiązany wystawiany jest do dokumentu, na którym znajduje się duplikat kontrahenta, wówczas nowy dokument tworzony jest na tego samego kontrahenta.
• Edycja dokumentów wystawionych na kontrahenta duplikującego – na istniejących dokumentach oraz na dokumentach powiązanych, gdzie wskazany jest kontrahent „podrzędny” istnieje możliwość edycji kontrahenta, uniemożliwia ona jednak ponowny wybór kontrahenta duplikującego na tym dokumencie.
• Import dokumentów handlowo-magazynowych – podczas importu dokumentów z pliku XML, jeżeli w polu Nabywca lub Odbiorca miałby zostać wstawiony kontrahent duplikujący, zamiast niego wstawiany jest kontrahent nadrzędny.
• Limit w odwrotnym obciążeniu – w związku z wyliczaniem limitu kwotowego na transakcjach związanych z odwrotnym obciążeniem dla kontrahenta zmodyfikowano mechanizmy wyliczające. Limit wyliczany jest na podstawie dokumentów wystawionych dla kontrahenta głównego, jak również dla kontrahentów „podrzędnych”.
• Sprzedaż dedykowana – na oknie sprzedaży dedykowanej wyliczanie wartości z pól związanych z zaległościami, zadłużeniami i zaliczkami odbywa się w oparciu o dokumenty wystawiane na kontrahenta głównego i na kontrahentów „podrzędnych”. Jeżeli wybrano kontrahenta głównego, to na oknie prezentowane są wszystkie dokumenty wystawione na scalonych kontrahentów.
• Historia kontrahenta – dane na oknie Historii kontrahenta są pobierane dla wszystkich scalonych kartotek.
• Na oknie Sprzedaży dedykowanej i Historii kontrahenta, dla odróżnienia poszczególnych kontrahentów z transakcji, występuje kolumna Kontrahent pokazująca kod kontrahenta; kolumna domyślnie jest ukryta.
• Historia towaru – otwierając Historię towaru z poziomu dokumentu w przypadku zaznaczonego na karcie operatora parametru: Ustawiaj kontrahenta i magazyn, jeżeli na dokumencie wybrany jest kontrahent podrzędny, historia otwierana jest dla dokumentów wystawionych na niego i na kontrahenta nadrzędnego. Gdy parametr nie jest zaznaczony, to działa jak dotychczas (lista otwierana jest z parametrami ostatnio ustawionymi w filtrze).
• Limit kredytu – Na kontrahenta głównego przenoszone są kwoty wykorzystanego limitu z kontrahentów podrzędnych. Na kontrahentach duplikujących limit ten ustawiany jest na zero. Po rozliczeniu płatności dla kontrahenta „podrzędnego” aktualizowana jest kwota wykorzystanego limitu na kontrahencie głównym.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Detal

Jeżeli w module Detal wystawione zostały dokumenty na kontrahenta, który przed synchronizacją został ustawiony w Comarch ERP Optima jako podrzędny, przy synchronizacji dokument zostanie wczytany do Comarch ERP Optima na kontrahenta podrzędnego, ale będzie jednocześnie powiązany z kontrahentem nadrzędnym. Oznacza to, że podczas filtrowania dokumentów na kontrahenta nadrzędnego, wyświetlone zostaną również te powiązane z kontrahentem podrzędnym.

Po scaleniu kontrahentów w Comarch ERP Optima i wykonaniu synchronizacji kontrahenci podrzędni nie będą widoczni w Detalu.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł Kasa/Bank

Przy rozliczaniu płatności widocznych na kontrahenta duplikującego funkcją Rozlicz pojedynczo lub Operacje seryjne/ Rozlicz z poziomu Preliminarza, na powstałym zapisie kasowym/bankowym ustawiony zostanie kontrahent główny.

W przypadku gdy podzielimy płatność wprowadzoną na kontrahenta podrzędnego – funkcja Podziel dostępna w preliminarzu w menu kontekstowym – wówczas na zapisie oryginalnym pozostaje duplikat, a zapis nowy jest już tworzony na kontrahenta głównego.

W przypadku gdy zrealizujemy płatność wprowadzoną na kontrahenta podrzędnego – funkcja Zrealizuj dostępna w preliminarzu w menu kontekstowym – wówczas na powstałym dokumencie ustawiany jest kontrahent główny.

Łączenie kart kontrahentów – wpływ na moduł CRM

W przypadku tworzenia Oferty Handlowej, jeżeli dodano do niej kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako kontrahent podrzędny, to na dokumencie wynikowym zostanie podmieniony jego kod na kod kontrahenta głównego, przy czym pozostałe dane kontrahenta ustalone na Ofercie pozostaną bez zmian. W związku z tym, jeżeli na Ofercie występował kontrahent główny i podrzędny, to dokument wynikowy powstanie dwa razy.

Jeżeli na wzorcu Faktury Cyklicznej wskazano tylko kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to na wzorcu zostanie dopisany kontrahent główny, przy czym warunki generowania (ceny, ilości indywidualne, zakres obowiązywania) będą pochodziły z kontrahenta podrzędnego. Jeśli na wzorcu dodano dwóch kontrahentów duplikujących  połączonych z jednym kontrahentem głównym, to wówczas warunki wzorca będą przepisywane z pierwszego dodanego kontrahenta podrzędnego.

Procesy w ramach windykacji należności będą realizowane zawsze na kontrahenta głównego, nawet jeżeli zaległość dotyczyła kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako podrzędny.

Jeżeli do zadania lub kontaktu CRM dodano kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to po przeprowadzeniu łączenia, na formularzu zadania zostanie zmieniony nie tylko jego kod na kod kontrahenta głównego, ale podmienią się także pozostałe dane wskazane na zakładce [Kontrahent].

Jeżeli utworzono e-mail lub sms na kontrahenta, oznaczonego przy łączeniu jako duplikat, to po przeprowadzeniu łączenia, na zapisanych wiadomościach zaktualizuje się nazwa podmiotu, przy czym adres mailowy oraz numer telefonu będą pochodziły z kontrahenta podrzędnego. W książce adresowej będą widoczne dane przedstawicieli zarówno kontrahenta głównego jak i kontrahenta duplikującego.

Konfiguracja Firmy/ Płace/ Typy wypłat – w standardowej wersji programu są zdefiniowane podstawowe elementy wypłaty. Widoczne są one po naciśnięciu  Pokaż standardowe i nie podlegają modyfikacjom przez użytkownika. Możliwy jest natomiast podgląd ustawień w tych elementach.

Istnieje możliwość edycji standardowych elementów wypłaty, które stanowią Przychód PPK / mają zaznaczony w konfiguracji parametr Przychód PPK dla umów cywilnoprawnych.

Dostępne są także typy wypłat wstępnie zdefiniowane w programie, których definicje można modyfikować, do tych składników należą:

Dodaj/ zmień/ usuń atrybut – opcja „Dodaj atrybut” umożliwia dopisanie atrybutu wraz z uzupełnioną wartością na zakładkę [Atrybuty] na kartach wszystkich zaznaczonych kontrahentów, opcja Zmień atrybut, pozwala na aktualizację wartości atrybutu przypisanego na formularzach wskazanych kontrahentów, natomiast opcja „Usuń atrybut” usunie z kart kontrahentów wszystkie atrybuty o wskazanym kodzie.

Formularz definicji nieobecności tworzą następujące pola:

• Nazwa – (typu) nieobecności (maksymalnie 40 znaków).

Uwaga

W programie nie mogą występować dwa typy (nieobecności) o identycznych nazwach.

• Skrót typu nieobecności jest polem wymaganym i może mieć maksymalnie 20 znaków. Chociaż nie jest to zalecane, wiele typów może posiadać ten sam skrót (nie ma formalnego ograniczenia). Skrót jest wykorzystywany przy wyświetlaniu kalendarza (nie)obecności pracownika. Ma także zastosowanie przy tworzeniu wielokolumnowych zestawień (raportów), kiedy ze względu na ograniczoną szerokość poszczególnych kolumn nie jest możliwe drukowanie pełne nazwy nieobecności.

• Nieaktywny – zaznaczając ten parametr można ukryć nieobecności, które obecnie nie są w firmie wykorzystywane. Oznacza to, że dodając pracownikowi nieobecność, na liście aktywnych nieobecności taka nieobecność nie będzie możliwa do wyboru. Nieobecności obecnie nieaktywne, które były wcześniej dodawane pracownikom są nadal widoczne w nieobecnościach pracownika (i wypłatach) i można je edytować do podglądu.

• Typ nieobecności – definiowane przez użytkownika nieobecności muszą ograniczyć się do jednego z dostępnych na liście rodzajów:
  • Usprawiedliwiona – w założeniu usprawiedliwiona nieobecność w pracy bez prawa do wynagrodzenia,
  • Nieusprawiedliwiona – nieobecność bez prawa do wynagrodzenia,
  • Urlop – urlopy wypoczynkowe, okolicznościowe i inne nieobecności płatne traktowane w rozliczeniach z ZUS jak czas pracy,
  • Zwolnienie ZUS – definiowana nieobecność jest nieobecnością związaną z rozliczeniem zwolnienia lekarskiego.

 

Ustawienie  typu nieobecności będzie decydowało m.in. o tym w jaki sposób będzie pomniejszone wynagrodzenie  pracownika spowodowane nieobecnością oraz czy i w jaki sposób będzie dopełniana podstawa chorobowego w miesiącu wystąpienia nieobecności.

• Pozycja na deklaracji – ze względu na nałożone ograniczenia (lista rodzajów) definiowane nieobecności z punktu widzenia ZUS mogą być interpretowane jako:
  • Nie dotyczy (proponowane dla nieobecności typu urlop).
  • Przerwy w opłacaniu składek – do tego typu nieobecności należą między innymi urlopy wychowawcze, bezpłatne, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności.
  • Zasiłki związane z rozliczeniem nieobecności – są to np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłki macierzyńskie, opiekuńcze, chorobowe czy świadczenia rehabilitacyjne.

• Wybór pozycji na deklaracji ZUS następuje z listy, która wyświetla się po wciśnięciu przycisku „Pozycja na deklaracji ZUS”.
• Dodatkowy kod RCA – pole to wykorzystywane jest przy definiowaniu nieobecności wykazywanych na deklaracjach ZUS, typu urlop wychowawczy i urlop macierzyński.

Przykład

Mamy zdefiniowaną nieobecność, pozycja na deklaracji ZUS –121, dodatkowy kod RCA 1211XX, nieobecność rozlicza wybrany składnik, a składnikiem tym jest zasiłek wychowawczy (121).

• Rozliczać w dniach – dla definiowanych przez użytkownika nieobecności sugerowane jest rozliczanie ich w dniach pracy. W dniach kalendarzowych rozliczane są praktycznie wyłącznie zwolnienia ZUS.

Ze sposobem rozliczania nieobecności nierozłącznie związany jest sposób pomniejszania wynagrodzenia. Dla nieobecności rozliczanych w dniach kalendarzowych wynagrodzenie zasadnicze (ewentualnie dodatki) za czas nieobecności jest pomniejszane proporcjonalnie do czasu trwania tych nieobecności.

• Nieobecność rozliczać jak – określa sposób rozliczania nieobecności:
  • Wybrany składnik – wybranie tej opcji oznacza, że rozliczenie nieobecności będzie wiązało się z wyliczeniem dodatku.
  • Nie rozliczać (z tytułu rozliczenia nieobecności nie jest generowany żaden dodatek).
• Rozliczenie nieobecności – jeżeli z wcześniejszych ustawień konfiguracyjnych nieobecności wynika jej rozliczenie, program wymaga wskazania (wybrania z listy) elementu wynagrodzenia, który rozliczy na wypłacie powiązany typ nieobecności. Wyboru dokonujemy z listy standardowych typów wypłat, która dostępna jest po wciśnięciu przycisku „Rozliczenie nieobecności”.
• Opis na wydruku Karty Pracy – do tego pola został podpięty słownik z predefiniowanymi pozycjami oraz z możliwością dodawania własnych pozycji. Opis wskazuje, w jakiej grupie ma być wykazana dana nieobecność na podsumowaniu wydruku Karty Pracy. Opis użytkownika, który ma się pojawić na wydruku, musi zostać wcześniej zdefiniowany. Po wybraniu pozycji z pustą nazwą wyświetla się komunikat: Wybrano niezdefiniowany opis na karcie pracy. Definiowania dokonujemy w gałęzi Opisy nieobecności do kart pracy.

Dotyczy wersji: 2019.3.1

• Okres nieobecności zaliczany do pracy nauczycielskiej – zaznaczenie parametru skutkuje zaliczaniem nieobecności do okresu pracy nauczycielskiej oraz wykazywaniem jej w deklaracji ZUS RPA w sekcji III.F.

Uwaga

Do okresu pracy nauczycielskiej zalicza się urlop wypoczynkowy, dlatego w standardowych nieobecnościach Urlop wypoczynkowy i Urlop wypoczynkowy(plan) parametr domyślnie jest zaznaczony. Pozostałe nieobecności pomniejszają okres pracy nauczycielskiej. W przypadku niestandardowych nieobecności o zaznaczeniu parametru decyduje Użytkownik.

Nieobecność pomniejsza:

• Wynagrodzenie za czas pracy – po zaznaczeniu tego parametru wszystkie dodatki będą pomniejszane proporcjonalnie. Jedyny wyjątek stanowi wynagrodzenie w stawce miesięcznej i wyliczane na jego podstawie dodatki, które w mogą być pomniejszane o 1/30 za każdy dzień nieobecności. Pomniejszenie o 1/30 związane jest z nieobecnościami typu zwolnienie. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika zostanie pomniejszone z tytułu nieobecności.
• Czas pracy – zaznaczenie tego parametru powoduje pomniejszenie czasu pracy pracownika w wyniku wprowadzenia danej nieobecności. Obniżenie czasu pracy będzie miało wpływ na wysokość składników wynagrodzenia zależnych od czasu pracy – zostaną one odpowiednio pomniejszone. Istnieje również drugi (poza generowaniem dodatku) sposób rozliczania nieobecności. Zamiast pomniejszać wybrane elementy wynagrodzenia i sumę pomniejszeń umieszczać w dodatku (jako rozliczenie nieobecności) można zdefiniować, że program nie pomniejsza czasu pracy (opcja dostępna wyłącznie dla ustawień: Nieobecność rozliczać jak: Nie rozliczać). W związku z tym program naliczy pracownikowi wynagrodzenia tak, jakby był w okresie nieobecności obecny w pracy (wynagrodzenie zasadnicze i dodatki zależne od czasu pracy nie zostaną odpowiednio pomniejszone kompensując w ten sposób brak wypłaty dodatku za okres nieobecności).

Uwaga

Pomniejszenie czasu pracy łączy się z automatycznym pomniejszeniem wszystkich składników wynagrodzenia zależnych od czasu pracy. W szczególności dotyczy to wynagrodzenia zasadniczego i składników wynagrodzenia od niego zależnych (np. premii procentowych).

• Staż pracy – zgodnie z Art. 174. § 2 Kodeksu pracy okresu urlopu bezpłatnego nie wlicza się do okresu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (w szczególności dodatki stażowe).
• Zaznaczenie opcji pozwoli uwzględnić odpowiednio nieobecność w procedurze liczenia stażu pracy.
• Czas pracy dopełniany do chorobowego – ustawienie tego zaznaczenia ma wpływ na liczenie podstawy chorobowego.
• Pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego – zaznaczenie ustawiane automatycznie przy następujących standardowych nieobecnościach:
  • nieobecność nieusprawiedliwiona (152),
  • służba wojskowa (350),
  • urlop bezpłatny (111) – wniosek pracownika,
  • urlop bezpłatny (112) – wniosek pracodawcy,
  • urlop wychowawczy (121).

• Według limitu – pole to odpowiada za skojarzenie definiowanej nieobecności z dotyczącym ją limitem. Po wciśnięciu przycisku Według limitu program wyświetli listę zdefiniowanych limitów. Lista limitów może zostać uzupełniona z poziomu Konfiguracji firmy/ Płace/ Limity nieobecności. Jeśli nieobecność nie jest ograniczona żadnym limitem, pole to pozostawiamy puste.

Zweryfikuj status VAT i rachunki bankowe – dla zaznaczonych na liście kontrahentów można przeprowadzić weryfikację statusu VAT kontrahenta – czy jest podatnikiem VAT czynnym. Po wyborze tej opcji następuje seryjne sprawdzanie statusu VAT dla zaznaczonych kontrahentów. W razie rozbieżności z bazą Ministerstwa Finansów statusy kontrahentów w programie są zmieniane,  dotyczące statusu VAT kontrahenta pobierane są z Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów dostępnego pod adresem: https://ppuslugi.mf.gov.pl.

Jeżeli kontrahent posiada polski numer NIP, wówczas wykonywane jest również sprawdzenie każdego rachunku bankowego znajdującego się na jego karcie – czy znajduje się w Wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. W logu z przebiegu tej operacji pojawiają się informacje dotyczące weryfikacji statusu podatnika VAT i numeru rachunków bankowych, jak również ewentualne komunikaty dotyczące problemów z połączeniem się z serwerem Ministerstwa Finansów czy brakiem połączenia sieciowego. Funkcja weryfikacji statusu VAT kontrahenta i rachunków bankowych dostępna jest wyłącznie dla programów na gwarancji.

Zmień opiekuna – dla zaznaczonych na liście kontrahentów można ustawić bądź usunąć przypisanego opiekuna.

Zmień schemat windykacji – dla zaznaczonych na liście kontrahentów można ustawić schemat windykacji należności spośród zdefiniowanych uprzednio w module CRM Plus w menu CRM/ Schematy windykacji.

Zaakceptowanie pustego pola w oknie seryjnego schematu windykacji będzie skutkowało usunięciem schematów windykacji dla zaznaczonych kontrahentów. Szczegóły odnośnie realizacji schematu windykacji są dostępne tutaj.

Parametry seryjnej zmiany schematu windykacji

Funkcja jest dostępna również pod prawym przyciskiem myszy na liście kontrahentów w operacjach seryjnych.

Na liście kontrahentów w kolumnach opcjonalnie wyświetlanych na liście są do wyboru: Windykacja – schemat, Windykacja e-mail (zawiera adres e-mail kontrahenta uzupełniony w sekcji Windykacja), Windykacja telefon SMS.