Integracja z Comarch Apfino

Spis treści

Jakie dokumenty można przekazać do faktoringu

Jakie dokumenty można przekazać do windykacji?

Co należy zrobić, aby wysłać dokument do faktoringu lub windykacji?

Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)

Jak przekazać Faktury do windykacji?

Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?

Przekazywanie faktur

Płatności

Integracja Comarch ERP Optima z platformą Comarch Apfino jest możliwa w zakresie:  
Więcej informacji o usłudze faktoringu znajduje się tutaj. Więcej informacji o usłudze windykacji znajduje się tutaj.
Uwaga
Możliwa jest automatyczna synchronizacja danych (płatności, faktur, kontrahentów) z platformą Comarch Apfino. Zgodnie z ustawionym harmonogramem przesyłane są informacje dotyczące nowych oraz zmienionych dokumentów. Dzięki temu bez wykonywania przez Użytkownika ręcznej wysyłki, dane po stronie Comarch Apfino są aktualne.Więcej informacji znajduje się tutaj
Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • zintegrować konta Comarch ERP Optima – Comarch Apfino
  • złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi z faktorem SMEO/ Faktoria ,z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino
Więcej informacji jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino w artykule Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino. Aby zgłaszać Faktury do platformy usług finansowych Comarch Apfino wymagane jest uzupełnienie numeru NIP w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Pieczątka firmy oraz uzupełnienie klucza wymiany w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino. Więcej informacji dotyczących konfiguracji Comarch Apfino znajduje się tutaj. Aktualnie usługa faktoringu dostępna jest dla następujących form działalności:
  • Jednoosobowa działalność gospodarcza
  • Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
  • Spółka jawna
Pracujemy nad udostępnieniem usługi faktoringu dla pozostałych rodzajów działalności. Jeżeli jesteś zainteresowany informacją o uruchomieniu nowych usług zostaw swój kontakt https://apfino.pl/o-nas/kontakt/ .

Jakie dokumenty można przekazać do faktoringu

Do finansowania (faktoringu) do SMEO można zlecać faktury, które spełniają następujące wymogi:
  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
  • kwota netto na dokumencie jest większa lub równa 500 zł (lub 100 EUR w przypadku dokumentów walutowych),
  • waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
  • termin płatności:
    • jest większy lub równy 7 dni, ale jest mniejszy niż 90 dni – liczony od daty wystawienia,
    • nie jest mniejszy niż 3 dni – liczone od daty bieżącej,
    • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
  • data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
  • rodzaj kontrahenta na dokumencie (Domyślnego płatnika): krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • Faktura z formą płatności: przelew
  • Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Do finansowania (faktoringu) we współpracy z Faktorią Sp. z o.o można zlecać Faktury, które spełniają następujące wymogi:
  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne), nie są wysyłane Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące,
  • waluta dokumentu to PLN lub EUR (dokumenty w innych walutach będą pomijane w faktoringu),
  • termin płatności:
    • jest większy lub równy 7 dni, ale maksymalnie 90 dni – liczony od daty wystawienia,
    • jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę zawsze najpóźniejszy termin.
  • data wystawienia Faktury nie może być późniejsza niż data bieżąca,
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (finansowane jest saldo Faktury, czyli kwota pozostała do spłaty),
  • Faktura z formą płatności: przelew,
  • Inne dane z dokumentu mogą być dowolne.
Uwaga
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. - finansowane mogą być Faktury tylko w ramach przyznanego limitu kontrahenta. W tym celu należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie –  na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:
  • z poziomu listy kontrahentów za pomocą operacji seryjnej Przekaż do Comarch Apfino
  • podczas przekazywania Faktur do finansowania kontrahent zostanie przekazany automatycznie.
Proces przekazywania Faktur do faktoringu został opisany w punkcie Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)?

Jakie dokumenty można przekazać do windykacji?

Do windykacji można zgłaszać faktury, które spełniają następujący algorytm:
  • zatwierdzone na stałe Faktury Sprzedaży (w tym Faktury finalne). Nie są wysyłane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze oraz dokumenty korygujące
  • Faktury przeterminowane – termin płatności na Fakturze jest o co najmniej 1 dzień wcześniejszy niż data bieżąca. Jeśli Faktura ma kilka płatności z różnymi terminami, to system bierze pod uwagę najpóźniejszy termin.
  • Faktura jest nierozliczona lub częściowo rozliczona (Kwota zgłaszana do windykacji to saldo faktury czyli kwota pozostała do opłacenia).
  • Faktura z formą płatności: przelew.
  • rodzaj kontrahenta (Domyślnego płatnika): krajowy
  • status kontrahenta (Domyślnego płatnika): podmiot gospodarczy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • odpowiednio wypełnione dane adresowe kontrahenta (Domyślnego płatnika) – pola obligatoryjne to: ulica, kod pocztowy, miasto.
Dodatkowe informacje:
  • brak maksymalnej daty przeterminowania – nie ma określonej najstarszej daty terminu płatności,
  • kwota i waluta dokumentu – bez ograniczeń,
  • mogą być wysyłane również Faktury, które wcześniej były zgłaszane do faktoringu i np. zostały odrzucone.
Proces przekazywania Faktur do windykacji został opisany w punkcie Jak przekazać Faktury do windykacji?

Co należy zrobić, aby wysłać dokument do faktoringu lub windykacji?

Na karcie operatora w menu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne], znajduję się sekcja Comarch Apfino z parametrami nadającymi prawa dostępu do usług Comarch Apfino.   Dla operatorów z prawami administratora wszystkie parametry w sekcji Comarch Apfino są zaznaczone. W programie istnieje kilka możliwości wysłania danego dokumentu do faktoringu lub windykacji poprzez:
  • skorzystanie z przycisku Usługi finansowe w menu głównym, na liście Faktur Sprzedaży,
  • skorzystanie z opcji Usługi Finansowe odzyskanie pieniędzy w menu głównym, z poziomu otwartego formularza Faktury,
  • skorzystanie z przycisku Usługi Finansowe w menu kontekstowym na liście Faktur.
Wskazówka
Do faktoringu i windykacji: można wysyłać seryjnie wiele Faktur, odpowiedź o przyjęciu/odrzuceniu z platformy Comarch Apfino przesyłana jest automatycznie po zgłoszeniu dokumentu, a raz odrzuconej Faktury nie można zgłosić ponownie.
Dla otwartego formularza Faktury Sprzedaży ora dla listy Faktur Sprzedaży na wstążce znajduję się przycisk Usługi Finansowe, z rozwijalnej listy do wyboru są następujące opcje:
  • Faktoring – finansuj faktury – opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do finansowania, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zgłoszenia ich do faktoringu. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zgłaszanych dokumentów pojawi się komunikat: Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do faktoringu. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Faktoring – możliwe do finansowania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria do finansowania.
Wskazówka
W przypadku Finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontahentów do Comarch Apfino. Operację można wykonać ręcznie – na stronie Comarch Apfino lub przekazując kontrahentów bezpośrednio z Comarch ERP Optima:
  • z poziomu listy kontrahentów za pomocą operacji seryjnej Przekaż do Comarch Apfino
  • podczas przekazywania Faktur do finansowania kontrahent zostanie przekazany automatycznie.
  • Windykacja – odzyskaj pieniądze – do windykacji można zgłaszać wiele Faktur jednocześnie, w tym również Faktury wystawione dla różnych kontrahentów. Opcja dotyczy wszystkich zaznaczonych dokumentów na liście. Po jej wybraniu program weryfikuje czy wszystkie zaznaczone Faktury spełniają warunki do windykacji, jeżeli tak, to uruchamiany jest proces zlecenia odzyskania pieniędzy. Jeśli warunki nie są spełnione to odpowiednio do ilości zleconych dokumentów pojawi się komunikat: Faktura nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji./ Część z zaznaczonych faktur nie spełnia warunków do zgłoszenia do windykacji. Skorzystaj z filtra Faktoring / Windykacja: Windykacja – możliwe do odzyskania aby zobaczyć, które dokumenty spełniają kryteria windykacji.
  • Faktury/ płatności – synchronizuj – po wybraniu tej opcji do platformy Comarch Apfino zostaną przekazane wszystkie zaznaczone dokumenty na liście oraz płatności z nimi związane, a jeżeli żaden nie zostanie zaznaczony, to system zaproponuje przekazanie wszystkich dokumentów do platformy. Więcej informacji odnośnie przekazywania faktur do platformy Comarch Apfino zostało opisane w dalszej części rozdziału.
  • Płatności – generuj link do płatności – opcja dostępna tylko na liście Faktur Sprzedaży. Po jej wybraniu generowany jest link do płatności i pojawia się komunikat Pobrano link do płatności dla X faktury.
W menu kontekstowym dostępnym na liście Faktur Sprzedaży, pod prawym przyciskiem myszy są dostępne opcje analogiczne do przycisków dodanych na wstążce formularza Faktury/listy Faktur Sprzedaży.
Wskazówka
Do faktoringu lub windykacji można zgłosić także fakturę bezpośrednio z poziomu listy faktur, po kliknięciu w kolumnie Faktoring w napis Finansuj fakturę lub w kolumnie Windykacja, w napis Odzyskaj pieniądze.
Jeżeli Użytkownik podejmie próbę wysłania Faktury do finansowania/zgłoszenia Faktur do windykacji/przesłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino bez zaznaczonego odpowiedniego parametru na karcie operatora, to pojawi się odpowiednio do wybranej opcji następujący komunikat: Nie masz prawa zgłaszania faktur do finansowania./Nie masz prawa zgłaszania faktur do windykacji./ Nie masz prawa przesyłania faktur do platformy usług finansowych Comarch Apfino. Skontaktuj się z administratorem w celu nadania odpowiednich uprawnień.

Jak zgłosić Faktury do finansowania (faktoringu)

Aby móc finansować faktury bezpośrednio w programie Comarch ERP Optima należy:
  • Założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • Zintegrować konta Comarch ERP Optima – Comarch Apfino
  • Skopiować klucz wymiany z platformy Comarch Apfino i wprowadzić go w programie Comarch ERP Optima (w zakładce Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Comarch Apfino)
  • Zawrzeć i potwierdzić umowę faktoringową z SMEO/ Faktoria z faktorem, z  którym Klient ma podpisaną umowę w Comarch Apfino.,
  • W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o.  należy najpierw wprowadzić kontrahentów do Comarch Apfino
Przy próbie zgłoszenia faktury do finansowania, mogą pojawić się następujące okna:
  • jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
  • jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:
  • jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o faktoring:
  Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę faktoringową ze SMEO oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno dotyczące finansowania danej faktury. Okno nie pojawia się przy współpracy z Faktorią Sp. z.o.o. Okno składa się z następujących informacji:
  • Maksymalna możliwa kwota – Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
  • Wybrana kwota – Kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę. Po zaznaczeniu tej opcji Użytkownik może uzupełnić kwotę finansowania Faktury ręcznie, jednak kwota ta nie może być wyższa niż kwota z pola Maksymalna kwota finansowania.
Pozostałe pola mają charakter informacyjny, bez możliwości modyfikacji i odnoszą się do maksymalnej możliwej kwoty finansowania. Wartości w tych polach nie zmieniają się pod wpływem zmiany kwoty wpisanej ręcznie przez Użytkownika.
  • Maksymalna kwota finansowania– Maksymalna kwota na jaką faktor zgodził się finansować wybraną Fakturę.
  • Depozyt – Pozostała kwota z Faktury, która zostaje przechowana przez faktora jako zabezpieczenie. Depozyt zostanie wypłacony po opłaceniu Faktury przez kontrahenta.
  • Prognozowana kwota prowizji – Prognozowana wysokość prowizji, naliczona od maksymalnej kwoty możliwej do finansowania dla okresu finansowania faktury.
  • Pierwsza transza po opłaceniu prowizji – Prognozowana wysokość pierwszej transzy, która zostanie wypłacona przez faktora w ramach finansowania Faktury, pomniejszona o wartość prowizji.
  • Numer faktury – Numer finansowanej Faktury.
  • Podgląd faktury – Do wniosku o finansowanie Faktury zostanie dołączony wydruk Faktury. Wybór opcji Zobacz wywołuje podgląd wydruku (Eko Faktura/ Z kodami JPK_V7) danej faktury.
  • Dodatkowy okres finansowania – Okres po dacie płatności podanej na Fakturze, w którym naliczane są dodatkowe opłaty jeśli kontrahent nie opłaci Faktury w terminie płatności.
  • Termin płatności – Termin płatności z Faktury. W przypadku płatności w ratach to najpóźniejszy z terminów płatności rat.
  • Przycisk Pomiń – jest widoczny jeżeli do finansowania przekazywane jest kilka faktur. Po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do finansowania danej faktury i pojawia się okno dotyczące kolejnej.
Po wybraniu opcji Finansuj fakturę, faktura jest wysyłana do finansowania, W tle załączany jest wydruk pdf faktury Eko Faktura/ Z kodami JPK. Po wysłaniu faktury do finansowania proces może przyjąć następujące statusy:
  • Dokument został wysłany. Informacje o statusie finansowania i faktury znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie dokumentu do finansowania. Tym samym na liście faktur obok danej Faktury, w kolumnie Faktoring pojawi się status: W trakcie faktoringu.
  • Wniosek odrzucony – w sytuacji, gdy wniosek nie został przyjęty. Informacje na temat odrzucenia wniosku będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.
Uwaga
W przypadku finansowania we współpracy z Faktorią Sp. z o.o. wniosek może zostać odrzucony, jeśli dany kontrahent nie będzie posiadał przyznanego limitu. W takim przypadku należy przejść do Comarch Apfino i złożyć odpowiedni wniosek.

Jak przekazać Faktury do windykacji?

Do windykacji można zgłosić jedną Fakturę, kilka Faktur wystawionych na tego samego kontrahenta lub kilka Faktur dla różnych kontrahentów. W przypadku, jeżeli zostanie zaznaczonych kilka faktur wystawionych na ten sam podmiot, wówczas zostaną one zgłoszone jako jedna zbiorcza sprawa do windykacji. W momencie kiedy Użytkownik dla wybranej Faktury/zaznaczonych Faktur wybiera opcję Usługi finansowe/ Windykacja – odzyskaj pieniądze  w menu głównym programu (lub menu kontekstowym) to:
  • Jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
  • Jeżeli Użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany.
  • Jeśli użytkownik wprowadził błędny klucz wymiany lub integracja z Comarch ERP Optima nie została jeszcze potwierdzona na platformie Comarch Apfino:
 
  • Jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino, ale nie podpisał umowy o windykację:
  • Jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to  wybiera przycisk Dalej
 
  • Pojawi się okno, na którym można wprowadzić dane i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik ponownie wybiera przycisk Dalej.
  • Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który Użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza.
Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno:
Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
Jeżeli wszystko jest skonfigurowane prawidłowo, tzn. użytkownik ma założone konto na platformie Comarch Apfino, ma podpisaną umowę na windykację oraz wpisał prawidłowy klucz wymiany w Comarch ERP Optima to pojawi się okno z podsumowaniem sprawy.
Okno składa się z następujących informacji:
  • Dane kontrahenta – pobierane z wybranej Faktury, tylko do odczytu.
  • Komentarz do sprawy – pole aktywne z możliwością ręcznego uzupełnienia (maksymalnie do 200 znaków), pole nieobligatoryjne.
  • Email, Telefon – wymagane jest uzupełnienie obu pól.
  • Kwota do odzyskania – wartość brutto niezapłacona z Faktur kontrahenta, pole nieaktywne, o charakterze informacyjnym
  • Prognozowana prowizja za sukces – informacja dotycząca przewidywanej prowizji za usługę, pole nieaktywne.
  • Dodatkowo w oknie mogą pojawić się także parametry do zaznaczenia różnych zgód, np. Akceptacji Warunków Realizacji Zleceń Windykacji, Wyrażenia zgody na świadczenie usług przed upływem terminu na odstąpienie od umów, chęci obciążenia Klienta kosztami prowizji itp.
  • przycisk Pomiń – jeśli przekazano do windykacji więcej niż jedną sprawę, po kliknięciu przycisku następuje rezygnacja z przesłania do windykacji danej sprawy i pojawia się okno dotyczące kolejnej,
  • Po wybraniu opcji Przekaż sprawę, sprawa zostanie przekazana do windykacji. Dalsze informacje o statusie sprawy można znaleźć po zalogowaniu na platformie Comarch Apfino
Po przekazaniu Faktury do windykacji proces może przyjąć następujące statusy:
  • Sprawa została przekazana. Informacje o statusie sprawy znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – pomyślne wysłanie sprawy. Tym samym na liście Faktur obok danej faktury, w kolumnie Windykacja pojawi się status: W trakcie windykacji.
  • Sprawa odrzucona. Więcej informacji znajdziesz po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino. – w sytuacji, gdy sprawa nie została przyjęta. Informacje na temat odrzucenia sprawy będą dostępne po zalogowaniu do platformy Comarch Apfino.

Jak odszukać Faktury przekazane do faktoringu lub windykacji?

W obszarze filtra, pod listą Faktur sprzedaży (w menu Handel / Faktury) znajduje się opcja Faktoring / Windykacja. Funkcja służy zawężeniu listy faktur do tych dokumentów, które można zgłosić do finansowania, windykacji lub do tych już zgłoszonych. Działa ona wg warunków określonych dla wybranego faktora SMEO/Faktoria, z którym Klient ma podpisaną umowę o faktoring w Comarch Apfino. Z poziomu rozwijanej listy istnieje możliwość zawężenia wyświetlanej listy Faktur wg poniższych opcji:
  • -wszystkie- – wszystkie dokumenty
  • Faktoring – wszystkie – Faktury kwalifikujące się do faktoringu oraz zgłoszone do faktoringu i odrzucone w faktoringu
  • Faktoring – możliwe do finansowania – faktury spełniające warunki kwalifikowania do finansowania (Faktury już zgłoszone do faktoringu i/lub odrzucone nie są widoczne)
  • Faktoring – wnioskowane o finansowanie – Faktury zgłoszone do finansowania, niezależnie od statusu ich rozliczenia
  • Faktoring – odrzucone – Faktury zgłoszone i odrzucone przez faktora
  • Windykacja – wszystkie – wszystkie Faktury kwalifikujące się do windykacji oraz zgłoszone do windykacji i odrzucone w windykacji
  • Windykacja – możliwe do odzyskania – wszystkie faktury spełniające warunki kwalifikowania do windykacji (nie są wyświetlane Faktury wcześniej zgłoszone do windykacji i/lub odrzucone)
  • Windykacja – zgłoszone do odzyskania – wszystkie Faktury już zgłoszone do windykacji
  • Windykacja – odrzucone – wszystkie Faktury zgłoszone, które zostały odrzucone w windykacji
Ustawienia w filtrze są zawsze zapamiętywane przez program. Wraz ze zmianą obszaru filtra na liście Faktur sprzedaży ujednolicono filtry na wszystkich pozostałych listach dokumentów handlowo- magazynowych w programie. Na liście Faktur sprzedaży dodano kolumny:
  • Faktoring – kolumna może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do faktoringu, niespełniająca warunków kwalifikujących do finansowania,
    • Finansuj fakturę – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do finansowania, a nie została jeszcze zgłoszona, w przypadku Faktorii – tym statusem są również oznaczone Faktury odrzucone ze względu na brak limitu kontrahenta,
    • W trakcie faktoringu – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania),
    • Faktoring odrzucony – Faktura zgłoszona do faktoringu (finansowania), ale odrzucona.
  • Windykacja – kolumna  może przyjąć następujący status:
    • pusta – Faktura nie zgłoszona do windykacji, niespełniająca warunków kwalifikujących do windykacji,
    • Odzyskaj pieniądze – Faktura, która spełnia warunki kwalifikujące do windykacji, a nie została jeszcze zgłoszona. Bezpośrednio po kliknięciu w napis Odzyskaj pieniądze można zgłosić fakturę do windykacji.
    • W trakcie windykacji – Faktura zgłoszona do windykacji,
    • Windykacja odrzucona – Faktura zgłoszona do windykacji, ale odrzucona.

Przekazywanie faktur

W programie Comarch ERP Optima istnieje również możliwość przekazywania Faktur do Comarch Apfino, by Użytkownik mógł po zsynchronizowaniu dokumentów podjąć dalsze kroki (np. zawnioskować o finansowanie) już bezpośrednio z poziomu samej platformy. Do prawidłowego działania funkcjonalności wymagane jest posiadanie konta w Comarch Apfino i połączenie go z kontem w Comarch ERP Optima. W takiej sytuacji nie jest wymagane podpisanie umowy faktoringu  ani uruchomienie usługi windykacji. Przekazywanie Faktur nie jest działaniem automatycznym. W celu uruchomienia funkcjonalności Użytkownik powinien skorzystać z opcji Przekaż faktury dostępnej z poziomu formularza dokumentu, na górnej wstążce menu lub w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Przekazywanie Faktur działa dla zaznaczonych dokumentów na liście. Jeżeli żaden dokument nie będzie zaznaczony, to program zaproponuje przesłanie do platformy Comarch Apfino wszystkich Faktur kwalifikujących się do przekazania. Warunki, które muszą spełniać dokumenty przekazywane do platformy Comarch Apfino:
  • Faktury nie zostały już wcześniej przekazane do platformy,
  • przekazywane są Faktury sprzedaży (w tym Faktury finalne i korygujące) zatwierdzone na stałe, nie są przekazywane: Faktury zaliczkowe, VAT marża, Faktury pierwotne, Faktury zapisane w buforze, anulowane,
  • są wystawione na kontrahenta (Domyślnego płatnika) o rodzaju transakcji: krajowy,
  • na dokumencie został wybrany kontrahent z uzupełnionym numerem NIP,
  • posiadają formę płatności: przelew,
  • inne dane mogą być dowolne.
Jeżeli Użytkownik zaznaczył wybrane dokumenty do przekazania bądź skorzystał z propozycji systemu, by wysłać wszystkie dokumenty wykonywane są następujące kroki:
  • Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany pojawi się okno z możliwością uzupełnienia kodu. Kod wpisany w tym miejscu zostanie automatycznie zapisany w Konfiguracji firmy.
  • Jeśli klucz wymiany jest uzupełniony w Konfiguracji lub został uzupełniony w poprzednim punkcie, to program weryfikuje czy Użytkownik posiada odpowiednio skonfigurowane konto w Comarch Apfino. W przypadku braku konta pojawi się okno z możliwością ponownego uzupełnienia kodu klucza wymiany.
  • Jeśli klucz wymiany zostanie uzupełniony, a Użytkownik posiada skonfigurowane konto, to dokumenty zostaną przekazane do platformy Comarch Apfino. Po zakończeniu procesu pojawią się informacje o poprawnym przekazaniu danej Faktury lub ostrzeżenia o odrzuceniu dokumentu: Błąd przekazywania faktury. Faktura nie spełnia warunków do przesłania do Comarch Apfino.
Uwaga
Faktury, która już została zgłoszona do faktoringu / windykacji, nie można anulować. Przy próbie anulowania dokumentu wyświetli się komunikat: Nie można anulować dokumentu. Dokument został zgłoszony do finansowania i/lub windykacji!

Płatności

Blokada zmian Po zgłoszeniu Faktury i przyjęciu do faktoringu/ przyjęciu do windykacji nie ma możliwości zmiany terminu płatności ani podzielenia płatności. W przypadku próby zmiany terminu płatności przez Użytkownika za pomocą operacji seryjnej Zmień formę płatności pojawi się komunikat: Dokument został zgłoszony do faktoringu i/lub windykacji. Termin płatności nie został zmieniony. Edycja rozliczenia lub płatności Jeżeli Faktura została przekazana do platformy Comarch Apfino, zgłoszona do faktoringu lub windykacji, wówczas każdorazowo po:
  • rozliczeniu Faktury (z dowolnego poziomu programu),
  • usunięciu rozliczenia,
  • zmianie statusu płatności z Nie rozliczono na Nie podlega (i odwrotnie),
  • modyfikacji terminu płatności (zmiana dotyczy najpóźniejszego terminu),
  • podzieleniu płatności (gdy podczas podzielenia płatności powstanie płatność z terminem późniejszym niż istniejący najpóźniejszy termin płatności),
należy ponownie przekazać fakturę do platformy, w celu aktualizacji jej statusu.

Link do płatności online na Fakturze Sprzedaży

Na wydruku Eko oraz wydruku sPrint zatwierdzonej Faktury Sprzedaży znajduje się przycisk Zapłać teraz. Po jego kliknięciu klient zostaje przekierowany do strony, gdzie ma możliwość zapłacenia tej Faktury online. Płatności obsługiwane są przez serwis Autopay S.A. Informacje o przekazywaniu płatności do Comarch Apfino znajdują się tutaj. Link do płatności jest generowany automatycznie w momencie zatwierdzenia Faktury Sprzedaży. Aby pojawił się on na wydruku Eko Faktury, należy przed zatwierdzeniem faktury:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino,
  • zintegrować konto Comarch ERP Optima z Comarch Apfino,
  • na platformie Comarch Apfino w menu Ustawienia/ Płatności zaznaczyć parametr Uruchom bezpłatne dodawanie linku do płatności na moich fakturach.
Link do płatności online jest dostępny dla Faktur Sprzedaży:
  • zatwierdzonych, nierozliczonych, dla których co najmniej jedna płatność trafia do rejestru bankowego,
  • wystawionych w PLN,
  • które nie są rozliczane mechanizmem podzielonej płatności (split payment)
  • których kwota płatności nie przekracza równowartości 1000 euro (przy zastosowaniu średniego kursu NBP obowiązującego w dniu dokonywania transakcji).
Więcej informacji o usłudze Comarch Apfino znajduje się na stronie apfino.pl.  Link do płatności online jest standardowo tworzony w momencie zatwierdzania Faktury, jeżeli jednak z jakiegoś powodu link nie powstał (np. w momencie zatwierdzania Faktury Klient nie posiadał jeszcze konta w Comarch Apfino) to można link wygenerować „na żądanie” dla zaznaczonych Faktur. Na liście Faktur sprzedaży należy zaznaczyć faktury i wybrać opcję w menu kontekstowym Pobierz link do płatności online. Wówczas dla zaznaczonych Faktur zostaną utworzone linki do płatności. Linki zostaną utworzone dla Faktur, które nie mają jeszcze linka i spełniają warunki wyżej wymienione.
Uwaga
Jeżeli zostaną wykonane zmiany na płatnościach do Faktur (np. faktura zostanie rozliczona), należy przejść do menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności i przekazać płatność poprzez wybranie opcji Przekaż do Comarch Apfino dostępnej w menu głównym lub menu kontekstowym. Wówczas wszystkie informacje o danej płatności zostaną zaktualizowane w portalu Comarch Apfino i pod linkiem do płatności online. Płatności, na których coś się zmieniło i wymagają ponownego przekazania są odpowiednio oznaczone w Preliminarzu, tj. w kolumnie Comarch Apfino mają status Prześlij ponownie.

Jak potwierdzić integrację z Comarch Apfino?

W systemie Comarch ERP Optima jest możliwość skorzystania z usług finansowych dzięki integracji z platformą Comarch Apfino. Więcej informacji znajdziesz na stronie www.apfino.pl Aby móc przekazać faktury do faktoringu lub windykacji bezpośrednio w Comarch ERP Optima należy:
  • założyć darmowe konto na platformie Comarch Apfino
  • zintegrować konta Comarch ERP Optima – Apfino
  • złożyć wniosek i podpisać umowę dla wybranej usługi
  Jeśli masz konto w Comarch Apfino, zaloguj się do platformy, na pulpicie wybierz Integracja z systemem ERP oraz kliknij Zintegruj z ERP. W kolejnym kroku kliknij Wybierz system ERP. A następnie wybierz system Comarch ERP Optima i kliknij Zatwierdź. Po zaakceptowaniu regulaminu integracji z Comarch ERP Optima, zobaczysz ekran z kluczem wymiany potrzebnym do integracji kont.
  • Jeśli posiadasz konto w Comarch ERP Optima, skopiuj klucz wymiany i wprowadź go w systemie Comarch ERP Optima (w zakładce Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/Comarch Apfino)
  • Jeśli nie posiadasz konta w Comarch ERP Optima, możesz wysłać klucz wraz z instrukcją do osoby, która posiada dostęp do systemu Comarch ERP Optima. (Wybierz opcję Wyślij klucz na adres e-mail)
  Klucz wymiany znajdziesz także w zakładce Ustawienia / Integracja.

Jak założyć konto w Comarch Apfino i jednocześnie podpisać umowę o windykację z poziomu Comarch ERP Optima?

W programie Comarch ERP Optima możliwe jest założenie konta i podpisanie umowy o windykację bezpośrednio z programu. Przy próbie przekazania Faktury do windykacji, jeżeli Użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Pojawi się okno, na którym można zweryfikować wprowadzone dane, zmienić lub dodać numer telefonu i zaznaczyć wymagane zgody. Następnie Użytkownik wybiera przycisk Dalej. Na podany na początku uzupełniania formularza adres mailowy, Użytkownik otrzyma kod weryfikacyjny: Otrzymany kod należy uzupełnić w kolejnym oknie w Comarch ERP Optima: Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.

Jak założyć konto w Comarch Apfino z poziomu Comarch ERP Optima?

Założenie konta podczas synchronizacji Faktur i płatności do Comarch Apfino jest możliwe bezpośrednio z programu Comarch ERP Optima. Użytkownik po założeniu konta w Comarch Apfino ma możliwość korzystania z szeregu różnych usług finansowych. Więcej informacji znajduje się tutaj. Przy próbie zsynchronizowania Faktury do Comarch Apfino (tj. po kliknięciu w opcję - Usługi finansowe/ Faktury/płatności synchronizuj w menu kontekstowym lub wybraniu tej opcji w menu głównym) mogą pojawić się następujące okna:
  • jeśli w Comarch ERP Optima nie został jeszcze wprowadzony klucz wymiany (co może oznaczać, że Użytkownik nie ma jeszcze konta na platformie Comarch Apfino):
Jeżeli użytkownik posiada konto na platformie Comarch Apfino, należy kliknąć opcję przejdź do konfiguracji – pojawi się okno umożliwiające wpisanie klucza wymiany. Jeżeli użytkownik nie posiada konta na platformie Comarch Apfino i chciałby je teraz założyć, to uzupełnia kolejno informacje w poniższym oknie, zaznacza wymagane zgody i wybiera przycisk Dalej. Na kolejnym oknie wymagane będzie wpisanie kodu weryfikacyjnego, który użytkownik otrzyma na adres mailowy podany na początku uzupełniania formularza. Po uzupełnieniu kodu weryfikacyjnego należy kliknąć przycisk Zatwierdź. Jeżeli proces przebiegnie prawidłowo, pojawi się okno: Użytkownik otrzyma wówczas wiadomość mailową na adres e-mail podany w pierwszym kroku procesu rejestracji. Po naciśnięciu linku aktywacyjnego zawartego w mailu, będzie możliwość nadania hasła do konta firmowego oraz korzystania z innych usług dostępnych na platformie Comarch Apfino.
  • jeżeli użytkownik posiada konto w Comarch Apfino i klucz wymiany został wprowadzony prawidłowo, to po wybraniu opcji Usługi finansowe/ Faktury/płatności – synchronizuj, wybrane na liście Faktury oraz płatności z nimi związane zostaną przesłane do Comarch Apfino. Jeżeli coś od poprzedniej synchronizacji zostało zmienione (np. Faktura została rozliczona), to informacja ta również zostanie przesłana do Comarch Apfino. Po wykonaniu synchronizacji w górnym menu pojawi się informacja:

AML dla biur rachunkowych

Wszystkie biura rachunkowe od 2021 roku mają obowiązek wypełniania wymagań ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (AML). Comarch Apfino, z którym współpracuje Comarch ERP Optima, dzięki usłudze o nazwie „AML dla biur rachunkowych” ułatwia proces identyfikacji, weryfikacji, oceny ryzyka kontrahenta oraz oceny ryzyka instytucji. Usługa zaprojektowana została tak, żeby ułatwić, zautomatyzować i przyspieszyć wykonywanie obowiązków wynikających z ustawy AML. Główne funkcjonalności tej usługi to:
  •  weryfikacja i identyfikacja klienta,
  • identyfikacja beneficjentów rzeczywistych,
  • automatyczne sprawdzenie na listach sankcyjnych i bazach państwowych CEIDG, KRS,REGON, CRBR,
  • aktualizacja informacji o zweryfikowanym kliencie,
  • ocena ryzyka klienta,
  • automatyczna wysyłka formularzy AML do klienta w celu uzupełnienia danych,
  • dostęp do archiwum ocen ryzyka klientów i utrzymanie ciągłości dokumentacji AML,
  • dostęp do metodyki oceny ryzyka klientów.
  Biura rachunkowe weryfikują swoich kontrahentów by później poddać ich ocenie ryzyka według przyjętej metodyki. Oprócz oceny kontrahentów biuro rachunkowe ocenia samo siebie w procesie oceny ryzyka instytucji. Po aktywacji tej usługi i wykupieniu w Comarch Apfino odpowiedniego pakietu, użytkownik może zweryfikować swoich kontrahentów z poziomu Comarch Apfino. Po przeprowadzonej weryfikacji kontrahenci mogą otrzymać następujące oceny ryzyka:
  • Niskie
  • Standardowe
  • Wysokie
  • Nieakceptowalne
  Więcej informacji o usłudze znajduje się na stronie: https://apfino.pl/aml-dla-biur-rachunkowych/ W związku z usługą AML dla biur rachunkowych, w programie Comarch ERP Optima dostępna jest opcja Oceń ryzyko (AML). Znajduje się ona na wstążce programu na liście kontrahentów dla funkcji Sprawdzanie kontrahentów: Analogiczna opcja dostępna jest w menu kontekstowym, po kliknięciu prawym przyciskiem myszy na liście kontrahentów. Na liście kontrahentów dostępna jest kolumna Ocena ryzyka (AML). Może zawierać jedną z 2 wartości w formie klikalnych linków:
  • Oceń ryzyko – po kliknięciu, jeżeli okaże się że dany kontrahent został już oceniony w Comarch Apfino, pokazywana jest informacja o ocenie ryzyka; jeżeli natomiast nie został jeszcze oceniony, następuje wówczas przekierowanie do strony Comarch Apfino, gdzie jest możliwe wykonanie oceny,
  • Zobacz ocenę – po kliknięciu otwierane jest okno zawierające informację o uzyskanej ocenie i dacie oceny, z możliwością przejścia do Comarch Apfino w celu podejrzenia szczegółów oceny.
  Dla kontrahenta Nieokreślonego nie są pokazywane żadne wartości w tej kolumnie. Opcja Oceń ryzyko (AML) na wstążce programu i w menu podręcznym, jak również kolumna Ocena ryzyka (AML), jest widoczna wyłącznie dla biur rachunkowych w bazie firmowej biura (wskazanej w Konfiguracji Programu/ Operacje wielofirmowe/ Parametry). Jeżeli biuro rachunkowe ma konto w Comarch Apfino, aktywowaną usługę AML dla biur rachunkowych oraz wykupiony pakiet, może dokonywać oceny swoich kontrahentów w Comarch Apfino oraz podglądać w Comarch ERP Optima wyniki tej oceny. Po kliknięciu na opcję Oceń ryzyko (AML) na wstążce programu lub w menu podręcznym, bądź na link Oceń ryzyko w kolumnie Ocena ryzyka (AML), następuje weryfikacja czy dany kontrahent był już weryfikowany. Jeżeli nie, następuje przekierowanie do strony Comarch Apfino gdzie taką weryfikację można przeprowadzić. Jeżeli kontrahent był już weryfikowany i proponowana data następnej oceny jest późniejsza niż data dzisiejsza, wyświetlana jest informacja o stopniu ryzyka kontrahenta i proponowanej dacie następnej oceny. Po kliknięciu na Przejdź do szczegółów oceny istnieje możliwość wyświetlenia bardziej szczegółowych informacji bezpośrednio na stronie Comarch Apfino. Jeżeli kontrahent był już weryfikowany i proponowana data następnej oceny jest wcześniejsza lub równa dacie dzisiejszej, wyświetlany jest stopień ryzyka kontrahenta wraz z informacją o upłynięciu proponowanej daty następnej oceny. Po kliknięciu na Zobacz szczegóły istnieje możliwość wyświetlenia dalszych informacji bezpośrednio na stronie Comarch Apfino. Link zaktualizuj ocenę ryzyka umożliwia ponową weryfikację kontrahenta na stronie Comarch Apfino. Jeżeli na liście kontrahentów zaznaczono więcej niż jeden podmiot, opcja Oceń ryzyko (AML) na wstążce programu lub w menu podręcznym umożliwia uzyskanie zbiorczej informacji na temat zaznaczonych kontrahentów: Powyższe okno otwierane jest, jeżeli przynajmniej jeden z zaznaczonych kontrahentów był już oceniany. Jeżeli spośród zaznaczonych kontrahentów żaden nie był jeszcze poddawany ocenie, otwierana jest strona Comarch Apfino na której taką weryfikację można przeprowadzić. Przy próbie oceny ryzyka dla kontrahenta bez uzupełnionego numeru NIP bądź z numerem NIP kontrahenta zagranicznego (kod kraju inny niż PL) pojawia się następujący komunikat: Ocena ryzyka jest dostępna tylko dla kontrahentów krajowych, którzy mają uzupełniony NIP. Przy próbie oceny ryzyka, jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Comarch Apfino nie został uzupełniony klucz wymiany, pokazywane jest okno informujące o usłudze AML dla biur rachunkowych: Jeżeli biuro rachunkowe ma już konto w Comarch Apfino ale nie wprowadziło jeszcze w programie klucza wymiany, po kliknięciu na link Przejdź do konfiguracji otwierane jest okno umożliwiające uzupełnienie tego klucza: Wprowadzony klucz zostanie zapisany w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Comarch Apfino. Jeżeli biuro rachunkowe nie ma jeszcze konta w Comarch Apfino, po kliknięciu Dalej może założyć takie konto uzupełniając wymagane informacje: Po uzupełnieniu danych i kliknięciu Dalej pojawia się okno służące do wpisania kodu wysłanego na podany adres e-mail celem potwierdzenia aktywacji konta. Po jego wprowadzeniu konto Comarch Apfino zostaje założone. Jeżeli biuro rachunkowe ma konto w Comarch Apfino ale nie aktywowało jeszcze usługi AML dla biur rachunkowych, wyświetlana jest następująca informacja: Po kliknięciu na Przejdź do Comarch Apfino możliwe jest aktywowanie usługi. Jeżeli natomiast biuro rachunkowe ma aktywną usługę AML dla biur rachunkowych w Comarch Apfino ale nie posiada wykupionego pakietu umożliwiającego weryfikację kontrahenta, wyświetlana jest następująca informacja: Po kliknięciu na Przejdź do Comarch Apfino możliwe jest wykupienie wybranego pakietu.