Wysyłka faktur do KSeF

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
Faktury VAT marża
Faktury zaliczkowe
Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą. Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie

Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.
r
Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować.

Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Podczas takiej wysyłki nie ma możliwości uwierzytelnienia przy pomocy tokenu. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.

W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.

Faktury korygujące

Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:

Jeśli faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF na zakładce [KSeF] dostępnej na jej formularzu. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

Faktury zaliczkowe

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

Przekazywanie do KSeF informacji o Podmiocie 3

Zgodnie ze strukturą logiczną faktur przesyłanych do KSeF Podmiot 3 przeznaczony jest do uzupełnienia informacji o podmiotach trzecich, innych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (Podmiot2), które są powiązane z daną fakturą.

Na dokumentach handlowych na zakładce [KSeF], dostępna jest podzakładka [Dodatkowe dane].

Na tej zakładce w sekcji Dodatkowy podmiot użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich.

W sekcji dostępne są następujące kolumny widoczne domyślnie:

Rola

W polu rola istnieje możliwość wskazania następujących wartości:

Faktor
Odbiorca
Podmiot pierwotny
Dodatkowy nabywca
Wystawca faktury
Dokonujący płatności
JST – wystawca
JST – odbiorca
GV – wystawca
GV – odbiorca
Pracownik
Rola inna

Imię i nazwisko (nazwa)

Pole wymagane. Służy do określenia imienia i nazwiska lub nazwy podmiotu. Użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania wartości, bądź wybrania podmiotu z listy kontrahentów.

Adres

Pole służy do wprowadzenia adresu Podmiotu 3. Jeśli podmiot został wybrany z listy, adres zostanie automatycznie pobrany z kartoteki kontrahenta, natomiast jeśli podmiot został wpisany ręcznie, adres należy wprowadzić samodzielnie.

Typ identyfikatora

W polu Typ identyfikatora dane pobierane są automatycznie z kartoteki kontrahenta, jeśli został on wybrany z listy.

Istnieje również możliwość ręcznego wyboru jednej z poniższych wartości:

NIP
Numer VAT-UE
Identyfikator podatkowy inny
Identyfikator wewnętrzny

Kod kraju

Pole przeznaczone na wskazanie kodu kraju właściwego dla identyfikatora.

Dane identyfikacyjne

Pole służy do uzupełnienia numeru zgodnego z wybranym typem identyfikatora.

Opis roli

Pole staje się aktywne i wymagane, gdy w polu Rola wybrano wartość Rola inna. W pozostałych przypadkach pozostaje nieaktywne.

Przesyłanie do KSeF pól opcjonalnych

Integracja programu z KSeF pozwala na obsłużenie wysyłki części pól opcjonalnych. Od wersji 2026.1.1 umożliwione zostało przekazywanie informacji o następujących polach:

Okres umowy

Na dokumentach handlowych, w zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], istnieje możliwość określania okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura. Wprowadzone wartości są wysyłane do KSeF i odpowiadają polom P_6_Od (data początkowa) oraz P_6_Do (data końcowa) w strukturze logicznej FA(3). Dzięki temu możliwe jest prawidłowe przesyłanie dokumentów związanych z usługami ciągłymi, abonamentowymi i okresowymi. Należy podkreślić, że wprowadzone daty obowiązują dla całej faktury, a nie osobno dla poszczególnych pozycji. Dodatkowo, jeśli na fakturze wprowadzono okres obowiązywania umowy, podczas wysyłki faktury do KSeF nie jest przekazywana data sprzedaży podana na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu.

GTU i Procedury

Na formularzu karty cennikowej na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa podzakładka [KSeF] umożliwiająca przypisanie do towaru kodu GTU oraz procedury przewidzianej w strukturze e-faktur. We wskazanych polach istnieje możliwość wybrania z listy odpowiednich wartości, które są zgodne z danymi udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów.

W momencie dodania towaru na dokument kod GTU oraz procedury są automatycznie przenoszone na formularz faktury na zakładkę [Atrybuty/JPK] oraz dodatkowo na formularz pozycji dokumentu na zakładkę [KSeF]. Jeżeli jednak kod GTU lub procedura zostanie później zmieniona z poziomu formularza pozycji dokumentu, to zmiana ta nie jest przenoszona na zakładkę [Atrybuty/JPK] formularza faktury. Oznacza to, że do KSeF zawsze trafią dane widoczne bezpośrednio na pozycji dokumentu w zakładce [KSeF], nawet jeśli różnią się od wartości przypisanych na karcie cennikowej.