W jaki sposób można dodać dokumenty do rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR?

Comarch OCR&KSeF pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po naciśnięciu przycisku  istnieje możliwość wskazania dokumentów z dysku lub  z Obiegu Dokumentów.

Opcja Wybierz dokumenty z dysku otwiera okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Natomiast opcja Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów otwiera okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów.

Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, ich numery oraz daty wystawienia, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie, czy z błędem.

Szczegółowe informacje dostępne są w biuletynie Usługa OCR w Comarch ERP Optima.

 




Jak działa usługa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?

Usługa Comarch OCR analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do programu Comarch ERP Optima, gdzie w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana przez Użytkownika.

Poszczególne kroki procesu wyglądają następująco:

  • zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze przez Użytkownika,
  • dodanie pliku z fakturą do usługi Comarch OCR, która to przetwarza fakturę i zwraca dane merytoryczne do programu Comarch ERP Optima,
  • sprawdzenie przez Użytkownika poprawności odczytanych danych z poziomu programu Comarch ERP Optima.




W jaki sposób robić zdjęcia/skany, aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych za pomocą usługi Comarch OCR?

Aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych za pomocą usługi Comarch OCR trzeba zwrócić uwagę na to, aby:

  • skan dokumentu/zdjęcie były dobrej jakości, zrobione przy dobrym oświetleniu,
  • skan dokumentu/zdjęcie były wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie, możliwie bez przekrzywień,
  • na skanie dokumentu/zdjęciu były widoczne wszystkie informacje, w tym informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury) nie powinny być ucinane,
  • maksymalny rozmiar pliku możliwy do rozpoznania to 20 MB (w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji od 2019.5.1) lub 5MB (w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji wcześniejszej niż 2019.5.1),
  • maksymalna liczba stron w pliku to 200,
  • maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5 MB,
  • maksymalna wielkość strony nie może przekroczyć 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3,
  • maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli,
  • skan dokumentu/zdjęcie muszą być w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczny jest program Comarch ERP Optima w wersji od 2020.0.1




Faktury z jakim rozszerzeniem są rozpoznawane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR rozpoznawane są skany dokumentów/zdjęcia w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1. W przypadku skanów minimalna rozdzielczość przetwarzanych dokumentów to 200 dpi. Zdjęcie musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane dokumentu muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.Maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli a rozmiar 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3.
Maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5MB.




Dlaczego po wskazaniu opcji „Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów” nie widać dokumentu wprowadzonego do Obiegu Dokumentów?

W menu CRM/ Obieg Dokumentów na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików należy dla dokumentu zaznaczyć  parametr udostępnienia  w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR. Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla usługi Comarch OCR&KSeF, uruchamianej z poziomu rejestru VAT.

Kolumna Udostępnij dla usługi OCR nie jest dostępna na dokumentach, na których wskazano Typ: Wspólny.




Czy podczas przetwarzania dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR do programu Comarch ERP Optima dodawany jest również kontrahent?

Kontrahent dodawany jest na listę Ogólne/ Kontrahenci w przypadku, kiedy w programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze kontrahenta o numerze NIP widocznym na fakturze. Jako akronim kontrahenta ustawiany jest jego numer NIP.

Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zostanie zaznaczony parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu wówczas Kod na formularzu kontrahenta wypełniany jest zgodnie z ustawieniami parametrów autonumeracji.

W celu uniknięcia zakładania nowych kart kontrahentów w przypadku, gdy kontrahent o danym numerze NIP istnieje już w bazie danych, należy w Konfiguracji Firmy/Ogólne/Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrać opcję Blokuj. Jeżeli na liście kontrahentów jest już kontrahent o numerze NIP widocznym na fakturze to jest on podstawiany na dokument.

Jeżeli na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego i zakładana jest karta kontrahenta to na kartę zapisywany jest również ten rozpoznany numer rachunku bankowego i wczytywane są pozostałe rachunki z Białej listy.




Czy, jeżeli na formularzu kategorii ustawiono podział odliczeń, to czy po dodaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR i przypisaniu tej kategorii na dokumencie, nastąpi automatyczny podział odliczeń na fakturze?

Tak, jeżeli po rozpoznaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR zostanie podstawiona kategoria, na której formularzu zaznaczono Podział odliczeń to program automatycznie dzieli kwotę zgodnie z procentem wskazanym na formularzu kategorii. Kategoria pobierana jest z formularza kontrahenta.




Dlaczego po dodaniu faktur za pomocą usługi Comarch OCR nie jest rozpoznawany kontrahent pomimo tego, że jego kartoteka widnieje w programie Comarch ERP Optima?

Taka sytuacja może mieć miejsce wtedy, gdy w bazie danych istnieje więcej niż jeden kontrahent o danym numerze NIP. W takim przypadku faktura zostanie dodana na kontrahenta o akronimie !NIEOKREŚLONY!. Należy zweryfikować, czy w  Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrano opcję Blokuj. Zduplikowane karty kontrahentów należy usunąć (połączyć).

Od wersji 2020.5.1 Comarch ERP Optima po rozpoznaniu dokumentu zostaje wyświetlona lista kontrahentów, którzy mają taki sam nr NIP. Użytkownik sam wskazuje, z którym kontrahentem powiązać fakturę.




Czy kategoria uzupełniona na karcie kontrahenta jest automatycznie przenoszona na dokument dodany za pomocą usługi Comarch OCR?

Tak, pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona zaznaczony jest parametr Pobieranie kategorii z karty kontrahenta oraz w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami.

Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu/zdjęcia dokumentu.

Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii.

Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Jeżeli jednak Użytkownik będzie miał zaznaczony w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry parametr „Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu” wówczas odliczenia na pozycjach dokumentu zostaną ustawione na NIE bez względu na wynik weryfikacji w bazie podatników VAT oraz ustawienia odliczeń na kategorii.

Jeżeli na karcie kontrahenta nie ma uzupełnionej kategorii to na dokumencie pozostanie ona pusta. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar.

Do zakładki KSeF/JPK do sekcji Kody JPK_V7  przenoszone są domyślne kody JPK przypisane do karty kontrahenta.

Podczas dodawania dokumentu sprzedaży w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod TP, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Kontrahent powiązany.

Podczas dodawania dokumentu zakupu w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod VAT_RR, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Rolnik.




Czy podczas przetwarzania faktur ma miejsce kontrola duplikacji?

Usługa Comarch OCR&KSeF nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów następuje kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:

  • numer dokumentu,
  • numer NIP,
  • kwota netto,
  • data wystawienia.