W systemie istnieje możliwość tworzenia dokumentów Tax Free do zarejestrowanych wcześniej Paragonów. Funkcja jest dostępna po wciśnięciu przycisku  lub z menu kontekstowego (prawy przycisk myszy) na liście Paragonów.

Dokumenty Tax Free są widoczne na odrębnej liście dokumentów w menu Handel/ Inne(Handel)/ Tax Free. Lista jest obsługiwana w analogiczny sposób jak pozostałe listy w module Handel.

1. Tworzony dokument Tax Free jest zapisywany do bufora.
2. Dokument Tax Free tworzy w Preliminarzu płatność dotyczącą wartości VAT.
3. Dokument Tax Free nie ma wpływu na zasoby w magazynie.
4. Dokument Tax Free może zostać anulowany na podobnych zasadach jak inne dokumenty w module. Anulowanie Tax Free powoduje rozpięcie jego powiązania z Paragonem, natomiast Paragon nie jest anulowany i może zostać ponownie przekształcony.

Formularz dokumentu Tax Free

Numeracja dokumentów Tax Free jest obsługiwana w identyczny sposób jak wszystkich pozostałych dokumentów w systemie (zasady obsługi formularza zostały opisane szczegółowo w rozdziale Standardy w programie).

Schematy numeracji dla Tax Free można utworzyć w Konfiguracji firmy/ Definicje dokumentów/ Handel.

Na dokumencie Tax Free użytkownik ma możliwość określenia nowego kontrahenta lub wpisania jego danych bezpośrednio na zakładce [Kontrahent]:

Jeżeli do dokumentu zostanie dodany co najmniej dokument OBD z załącznikiem, na formularzu Faktury Zakupu po prawej stronie pojawi się przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Po kliknięciu przycisku w oknie z lewej strony formularza wyświetlany jest podgląd załącznika. Jeśli załączników jest więcej niż jeden, wówczas po naciśnięciu przycisku, wyświetlana jest lista powiązanych dokumentów wraz z załącznikami do wyboru. Domyślnie w oknie podglądu wyświetlany jest pierwszy plik z listy. Funkcja została opisana w artykule Współpraca z innymi modułami systemu Comarch ERP Optima.

Zasady przekształcania Paragonów do Tax Free

1. Do dokumentu TF można przekształcić tylko Paragon (opcja nie dotyczy Faktur Sprzedaży).
2. Paragon przekształcany do TF: 
   • musi być zatwierdzony na stałe,
   • musi być poprawnie zafiskalizowany,
   • nie może posiadać żadnych dokumentów korygujących,
   • nie może być przekształcony do Faktury Sprzedaży

3. Jeśli na Paragonie znajduje się pozycja o statusie usługi – zostanie ona pominięta podczas tworzenia TF.
4. Po przekształceniu PA na liście otrzymuje status X i nie ma możliwości ponownego utworzenia Tax Free do tego PA.
5. Powiązanie pomiędzy Paragonem i Tax Free jest widoczne na zakładce [Dokumenty].
6. Po utworzeniu TF blokowana jest możliwość wystawiania korekt do Paragonu źródłowego.
7. Paragon, do którego utworzono Tax Free, nie może zostać przekształcony do Faktury Sprzedaży.

Listy dokumentów handlowych i magazynowych dostępnych w module Faktury i Magazyn wyglądają bardzo podobnie. W podobny sposób są również obsługiwane.

Warto również wiedzieć, że na wszystkich listach przyjęto zasadę oznaczania dokumentów przy pomocy kolorów:

zielony – oznacza dokument w buforze (niezapisany na trwałe),

czarny – oznacza dokument zapisany na trwałe,

niebieski– oznacza dokument zaksięgowany (przesłany do modułów księgowych, np. do rejestru VAT) ‑ dokument taki nie może być anulowany,

szary – oznacza dokument anulowany, nieuwzględniany w żadnych zestawieniach.

Filtrowanie list

Listy dokumentów zawęzić można do pozycji spełniających wskazane przez użytkownika warunki. Standardowo wyświetlane są wszystkie dokumenty.

Schemat numeracji – listę można zawęzić tylko do dokumentów wystawionych wg jednego schematu numeracji. Strzałka z prawej strony pola rozwija zestaw dostępnych schematów. Wybór jednego z nich zawęża listę pozycji. Jeśli chcemy wrócić do pełnej listy – na liście schematów numeracji wybieramy opcję wszystkie.

Numery od/do– listę dokumentów można zawęzić wskazując przedział, do którego powinny należeć numery kolejne dokumentów. Jeśli zaznaczymy parametr Numery i podamy zakres numerów, na ekranie pozostaną wszystkie dokumenty, których numery kolejne mieszczą się w podanym przedziale.

Data sprzedaży od/do – na liście będą widoczne wszystkie dokumenty wystawione z datą sprzedaży mieszczącą się w podanym okresie czasu.

Data wystawienia od/do – pole pozwala wyszukać wszystkie dokumenty wystawione w podanym okresie czasu.

Kwota od/do – pozwala wyszukać wszystkie dokumenty, których wartość netto mieści się w podanym zakresie, w polu można wprowadzić kwotę ujemną.

Dla parametrów: Numery od – do, Data sprzedaży od – do, Data wystawienia od – do, Kwota od – do należy zaznaczyć widoczny obok znacznik, by parametr był uwzględniony. Po zaznaczeniu dostępne są pola, gdzie można określić przedział od – do.

Magazyn – lista wystawionych dokumentów może zostać ograniczona do pozycji dotyczących wybranego magazynu. Wyboru dokonujemy z listy zdefiniowanych w programie magazynów. Można wskazać również magazyn nieaktywny.

Kontrahent – listę zawęzić można do dokumentów wystawionych dla danego podmiotu. Rodzaj podmiotu – czy jest to kontrahent, bank, pracownik, wspólnik czy urząd określamy naciskając strzałkę obok przycisku Kontrahent. W polu obok podajemy kod podmiotu, lub po naciśnięciu przycisku – wybieramy odpowiednią pozycję z listy. Po zaznaczeniu na liście kontrahentów parametru Pokazuj nieaktywnych można wskazać również kontrahenta nieaktywnego.

Listę zawęzić można zgodnie z kryteriami filtra zaawansowanego:

Zasady obsługi filtra:

Tak – wyszukane zostaną pozycje spełniające warunek

Nie – wyszukane zostaną pozycje, które nie spełniają warunku

Tak i Nie – warunek nie będzie uwzględniony podczas wyszukiwania

1. Wpisujemy bank na listę w menu Ogólne/ Banki.
2. Zakładamy rejestr bankowy typu konto bankowe związany z danym bankiem.
3. Określamy sposób numeracji raportów (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa/ Bank/ Raport).
4. Otwieramy raporty kasowo/ bankowe (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/ bankowe).
5. Definiujemy formę płatności typu przelew, powiązaną z utworzonym rejestrem bankowym.

Jeśli na fakturze wykorzystamy wskazaną formę płatności – na wydruku pojawią się dane bankowe powiązane poprzez rejestr z płatnością.

Zanim zaczniemy wystawiać dokumenty

Podczas pierwszego uruchamiania bazy pojawia się kreator, który ułatwi podstawową konfigurację systemu. Pojawiające się kolejno okna są uzależnione od zainstalowanych modułów. Szczegółowe informacje dotyczące znaczenia poszczególnych części kreatora znajdują się w Pomocy, dostępnej pod przyciskiem <F1> z poziomu okien.

Rozpoczynamy pracę, czyli jak skonfigurować moduł Handel?

Informacje ogólne

1. Założenie nowej bazy danych (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Bazy danych).
2. Uzupełnienie danych o firmie (Konfiguracja Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy).
3. Wpisanie listy użytkowników (Konfiguracja Programu/ Użytkowe/ Operatorzy).
4. Ustalenie blokad dostępu dla użytkowników (Narzędzia/ Blokady dostępu).
5. Założenie blokad nie jest niezbędne do poprawnego działania programu i można je uzupełnić w razie konieczności już podczas pracy z programem.
6. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim wprowadzamy dane o bankach, w których mamy założone rachunki.
7. Uzupełnienie list: 
   • cennika (Ogólne/ Cennik),
   • kontrahentów (Ogólne/ Kontrahenci),
   • urzędów (Ogólne/ Urzędy),
   • wspólników (Ogólne/ Właściciele),
   • pracowników (Ogólne/ Pracownicy). 

Uzupełnianie tych list nie jest konieczne od razu w chwili rozpoczęcia pracy z systemem. Wpisywanie koniecznych informacji może być wykonywane na bieżąco podczas pracy programu.

Moduł Kasa/Bank

1. Uzupełnienie listy banków (Ogólne/ Banki) – przede wszystkim o banki, w których założone są rachunki firmowe.
2. Założenie rejestrów bankowych (Kasa/Bank/ Rejestry kasowe/bankowe) – każdy rejestr powinien odpowiadać jednej kasie gotówkowej/ rachunkowi bankowemu/ firmowej karcie płatniczej w firmie.
3. Otwarcie raportów bankowych dla utworzonych rejestrów (Kasa/Bank/ Raporty kasowe/bankowe).
4. Zdefiniowanie form płatności (Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności) – każdy rejestr kasowy/bankowy powinien być skojarzony z odrębną formą płatności.

Moduł Handel

Część fakturująca:

1. Wpisanie aktualnych stawek VAT wykorzystywanych podczas sprzedaży (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Stawki VAT).
2. Wpisanie wykorzystywanych walut wraz z aktualnym kursem (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Waluty).
3. Zdefiniowanie grup cenowych (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Ceny towarów i usług).
4. Zdefiniowanie grup towarowych (Ogólne/ Grupy towarowe).
5. Zdefiniowanie wykorzystywanych jednostek miary (Konfiguracja Firmy/ Ogólne/ Jednostki miary).
6. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Parametry).
7. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów: 
   • utworzenie schematów numeracji dokumentów sprzedaży (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Handel),
   • ustalenie serii wykorzystywanych w numeracji faktur (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/Handel/ Serie) – niezbędne, jeśli są umieszczone w schematach numeracji,
   • ustalenie domyślnego schematu numeracji oraz domyślnej serii dla faktur i korekt (Konfiguracja Firmy/ Handel/ Dokumenty) 

8. Podpięcie drukarki fiskalnej: 
   • wskazanie sterownika dla drukarki fiskalnej (Konfiguracja Stanowiska/ Ogólne/ Drukarka fiskalna),
   • wpisanie drukarki fiskalnej na listę urządzeń fiskalnych (Konfiguracja Programu/ Ogólne/ Drukarki fiskalne),
   • przypisanie stawek VAT zdefiniowanych w programie – stawkom na drukarce fiskalnej (Konfiguracja programu/ Ogólne/ Symbole stawek VAT).

Część magazynowa:

1. Ustalenie parametrów pracy modułu (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Parametry): 
   • zasady rozliczania magazynu,
   • zasady kontroli ilości na dokumentach rozchodowych,
   • sposób wybierania pozycji z listy zasobów.

2. Ustalenie sposobu numeracji dokumentów:
   • ustalenie schematów numeracji dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn),
   • ustalenie serii dla dokumentów magazynowych (Konfiguracja Firmy/ Definicje dokumentów/ Magazyn/ Serie),
   • określenie domyślnych schematów numeracji dla poszczególnych rodzajów dokumentów (Konfiguracja Firmy/ Magazyn/ Dokumenty)

System Comarch ERP Optima pozwala na pełna obsługę firmy handlowej. Obsługa ta została podzielona pomiędzy dwie, ściśle ze sobą współpracujące części, dotyczące fakturowania oraz prowadzenia gospodarki magazynowej.

Część dotycząca fakturowania obejmuje miedzy innymi: 

Księgowanie Paragonów do rejestru VAT możliwe jest po wciśnięciu przycisku  lub wybraniu z menu kontekstowego funkcji Księgowanie do rejestru VAT. Księgowanie jest również wykonywane po wciśnięciu klawisza <F7> na liście, gdzie zaznaczone są Paragony.

Księgowane są wszystkie Paragony zaznaczone na liście. Zaznaczone Paragony są księgowane do rejestru jednym zbiorczym zapisem. Wartość zapisu w rejestrze wyliczana jest na podstawie wartości poszczególnych Paragonów.

Na zapisie w rejestrze VAT lista Paragonów zaksięgowanych tym zapisem jest widoczna na zakładce [Dokumenty]. Zapis w rejestrze VAT automatycznie otrzymuje status Sprzedaż detaliczna. Status Transakcja fiskalna jest nadawany w zależności od tego czy księgowane były Paragony fiskalne czy niefiskalne (nie ma możliwości księgowania fiskalnych i niefiskalnych łącznie)

Zasady księgowania Paragonów:

1. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony w buforze – są pomijane podczas księgowania.
2. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony anulowane – są pomijane podczas księgowania.
3. Paragon może zostać zaksięgowany tylko raz – jeśli został on przekształcony do faktury, to po jej zaksięgowaniu również otrzymuje status zaksięgowanego.
4. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony i zwroty do Paragonów.
5. Nie mogą zostać zaksięgowane razem Paragony fiskalne i niefiskalne.
6. Nie mogą zostać zaksięgowane Paragony przekształcone do faktury – księgować należy skojarzoną fakturę.

Paragony, podobnie jak inne dokumenty w systemie są księgowane z podziałem na kategorie.

W menu wydruków w Cenniku znajduje się pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży poszczególnych towarów.

W RS wg kodu listę towarów, dla których liczony jest raport uporządkowano wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista towarów uwzględnionych w raporcie uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wartości wykazane dla towarów w grupie są podsumowane.

W RS wg kategorii lista towarów uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla towarów w kategorii są podsumowane.

W raporcie sprzedaży wyliczane jest sprzedana ilość, wartość netto sprzedaży poszczególnych towarów, ich koszt, uzyskana marża oraz kwota VAT.

Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście towarów (np. grupa towarów).

W menu wydruków na Liście kontrahentów istnieje pozycja Raporty. Zawarte tam raporty informują o wartości sprzedaży dla kontrahentów.

W RS wg kodu lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży jest uporządkowana wg ich kodów (alfabetycznie).

W RS wg grup lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie grup. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej grupy są podsumowane.

W RS wg kategorii lista kontrahentów, dla których dokonano sprzedaży uporządkowana jest alfabetycznie w obrębie przypisanych im kategorii. Dodatkowo wykazane wartości dla każdej kategorii są podsumowane.

W raporcie sprzedaży wyliczane są wartość netto sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, związany z tym koszt sprzedanych towarów, uzyskana marża, wartość brutto sprzedaży oraz kwota, która jeszcze pozostała do zapłaty.

Koszt usługi wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie usługi (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili sprzedaży.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane ma być sprzedaż. Pod uwagę brana jest data sprzedaży z faktury.

W raporcie uwzględniane są korekty do Faktur pierwotnych, Faktury zapisane w buforze oraz Faktury zaliczkowe (jeśli zostały uwzględnione na Fakturze finalnej).

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście kontrahentów (np. grupa kontrahentów).

W menu wydruków wywołanego z Listy faktur istnieje pozycja: Raporty. Znajdują się tam raporty RKZ, które pozwolą określić m.in. wartość sprzedanych towarów, koszt ich zakupu, wielkość uzyskanej marży czy kwotę, która nie została jeszcze zapłacona.

Wydruk RKZ (1) – poziomy i RKZ (2) – pionowy różnią się jedynie zawartymi tam informacjami. Wydruk w pionie nie zawiera informacji o dacie wystawienia faktury (jest tylko data sprzedaży) oraz wartości zaległości. Zamiast nazwy kontrahenta podany jest jego kod.

Dla każdej transakcji wyliczony zostaje koszt sprzedanych na niej towarów, uzyskana marża, wartość netto, kwota VAT oraz kwota, która pozostaje jeszcze do zapłaty.

Koszt towaru wyliczany jest na podstawie informacji wprowadzonych na karcie towaru (koszt kwotowy lub procentowy na zakładce [Dodatkowe]), aktualnych w chwili wystawiania faktury.

Przed wyliczeniem raportu należy podać okres, za jaki uwzględniane mają być faktury. Podczas zawężania listy dokumentów pod uwagę brana jest data sprzedaży.

Dodatkowo raport uwzględnia wszystkie filtry założone na liście faktur (schemat numeracji, zakres numerów).

Scenariusz 1