Pytanie 24478 „Istnieje możliwość automatycznego generowania haseł dla plików PDF przy zapisie formularza nowego pracownika. Czy chcesz, aby dla nowo zatrudnionych pracowników hasła były generowane automatycznie?”

Informacja pojawia się w momencie seryjnego generowania haseł dla plików PDF dla pracowników w przypadku braku zaznaczenia parametru w konfiguracji „Automatyczne generowanie haseł plików PDF nowo zatrudnionym pracownikom” (Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry).

Przy wyborze TAK – w konfiguracji firmy zostanie automatycznie zaznaczony parametr „Automatyczne generowanie haseł plików PDF nowo zatrudnionym pracownikom”.

Przy wyborze NIE – przy zapisie nowego formularza pracownika nie zostanie ustawione hasło dla wydruków. Pracownik, aby otworzyć plik PDF będzie wykorzystywał swój numer PESEL lub datę urodzenia (w przypadku braku nr PESEL).

Uwaga „Wyliczanie wynagrodzenia powyżej/poniżej normy zgodne z normą k.p. art. 130 dotyczy tych składników jedynie, gdy są naliczane w wypłacie jako oddzielne elementy wypłaty. Czy ustawić naliczanie wynagrodzenia powyżej/poniżej jako oddzielne elementy wypłaty?”

Uwaga pojawia się w momencie zaznaczenia parametru „Wynagrodzenie zasad. powyżej/poniżej normy liczone zgodnie z normą k.p. art. 130”, który znajduje się w oknie edycji kalendarza (Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Kalendarze).

Wyświetlenie uwagi jest zależne od ustawienia parametru „Wynagrodzenie powyżej/poniżej normy liczone jako oddzielny element wypłaty” (Start/Konfiguracja/Firma/Płace/Parametry) – jeśli pozostaje niezaznaczony uwaga zostaje wyświetlona. Akceptacja uwagi powoduje zaznaczenie parametru.

Jakie informacje przenoszone są funkcją „Przenoszenie danych” ?

Dostępna z poziomu Płace i Kadry/Kadry funkcja Przenoszenie danych z opcjami ‘Eksport’ i ‘Import’ umożliwia przenoszenie pełnych danych kadrowo – płacowych między bazami Comarch ERP Optima.

W przypadku zaznaczenia opcji ‘Dane kadrowe’ eksportowane do pliku xml są dane kadrowe zaznaczonych pracowników zleceniobiorców, pracowników kontaktowych (B2B) z :

zapisami historycznymi,
historią zatrudnienia,
historią wykształcenia,
limitami nieobecności (również definicje limitów nieobecności),
członkami rodziny,
schorzeniami,
uprawnieniami,
danymi słownikowymi (urzędy, banki, stanowiska, funkcje, przyczyny zwolnienia, rodzaje stażu pracy, okresy niewliczane do stażu pracy),
definicjami dokumentów,
harmonogramami (również wzory spłaty pożyczki),
opisami dni wolnych,
kalendarzami,
typami wypłat,
grupami potrąceń,
urzędami skarbowymi,
komornikami.

W przypadku zaznaczenia opcji ’Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi’ oprócz ww. danych kadrowych umożliwia przeniesienie:

wypłat,
umów cywilnoprawnych, umów B2B
dodatków pracowników,
nieobecności,
czasu oraz planu pracy,
diet kierowcy międzynarodowego,
pożyczek PKZP,
atrybutów.

Wskazówka

Przenoszenie danych jest możliwe jedynie pomiędzy tymi samymi wersjami programu.

Jak przenieść dane kadrowo-płacowe między bazami Comarch ERP Optima ?

Z poziomu Płace i Kadry / Kadry dostępna jest funkcja Przenoszenie danych, która umożliwia przenoszenie pełnych danych kadrowo – płacowych między bazami Comarch ERP Optima. Funkcjonalność polega na wyeksportowaniu danych do pliku w formacie xml, a następnie zaimportowaniu tego pliku w innej bazie. Mechanizm ten daje możliwość dalszego naliczania wynagrodzeń po zaimportowaniu danych do nowej bazy uwzględniając przeniesione wypłaty.

Funkcja eksportu działa dla zaznaczonych pracowników. Przenoszone są dane pracowników etatowych, zleceniobiorców, pracowników kontraktowych(B2B) oraz osób bez zatrudnienia.

Na oknie eksportu dostępne są dwie opcje:

Dane kadrowe
Dane kadrowe wraz z danymi płacowymi (zaznaczona domyślnie).

Po wybraniu jednej z opcji należy wskazać lokalizację zapisywanego pliku oraz jego nazwę.

W celu zaimportowania danych w bazie docelowej należy wybrać opcję ‘Import’. Na oknie importu należy wskazać ścieżkę do pliku xml, który będzie importowany.

Przed importem danych zalecane jest utworzenie kopii bezpieczeństwa. Szczególnie istotne jest to, w przypadku importu do bazy zawierającej już dane.

Import do bazy docelowej pliku zawierającego tylko dane kadrowe skutkuje brakiem możliwości późniejszego importu danych płacowych i powiązania ich z danymi kadrowymi.

Przy przenoszeniu danych należy zwrócić uwagę na następujące kwestie:

Przy imporcie pracowników sprawdzana jest wartość w polu ImportRowID. W przypadku znalezienia w bazie danych pracownika o takim samym numerze ImportRowID dane pracownika nie zostaną zaimportowane.
Po zaimportowaniu pracowników do nowej bazy jako ich akronim ustawia się oznaczenie IMP1,IMP2
Podczas eksportu\importu nie są przenoszone dane o wydziałach/ projektach/ lokalizacjach pracowników. Po zaimportowaniu danych pracownik zostaje przypisany do głównego wydziału i centrum podległościowego – domyślnie jest to ‘Firma’.
Po zaimportowaniu schematu płatności pracownika w polu odbiorca zawsze ustawia się sam pracownik, nie są przenoszeni inni odbiorcy.
Do wszystkich zaimportowanych typów wypłat dodawany jest przedrostek IMP.
Podczas importu umów pracowników zaczytywane są wszystkie umowy pracownika wraz z zestawieniami czasu pracy. Nie są przenoszone numery umów, w trakcie importu ustawiany jest symbol UM1, UM2, UM3
Podczas importu list płac z bazy źródłowej dotychczasowe symbole zastępowane są symbolami E1 dla wypłaty etatowej, U1 dla wypłaty umowy, I1- dla wypłaty typu inna, Z1 – dla wypłat typu zaliczka oraz zaliczka brutto, P1 – dla pożyczki, EK1 dla listy korygującej.
Listy płac, które były zaksięgowane w bazie źródłowej po imporcie będą miały status ‘zamknięta’.
Po zaimportowaniu typów wypłat należy na nowo ustawić powiązanie w przypadku umów oraz elementów będących przychodami PPK, a także między składnikami związanymi ze sobą oraz typami wypłat odwołującymi się do wskaźników. W przypadku typów wypłat zdefiniowanych algorytmem 12 oraz 11 należy zweryfikować poprawność definicji i ustawić powiązanie ze wzorcami płacowymi, jeśli były używane w definicji.

Jak odnotować zwolnienie z FP/FGŚP pracownikowi, który wraca z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/ wychowawczego ?

Od wersji Comarch ERP Optima 2023.0.1 został wprowadzony mechanizm automatycznego ustalania okresu zwolnienia z naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych przez okres 36 miesięcy od powrotu pracownika z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych.

Automatyczne ustalenie okresu zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych dotyczy nowo dodawanych nieobecności pracownika.

Zwolnienie z opłacania składek na FP/FGŚP związane jest z konkretnym dzieckiem, dlatego na formularzu nieobecności po wybraniu urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/wychowawczego Użytkownik w polu Dziecko, wskazuje dziecko, na które jest udzielony urlop. Dziecko należy wcześniej wprowadzić na listę członków rodziny pracownika. Informacja, w którym miejscu należy wskazać dziecko znajduje się w artykule: Gdzie mogę wskazać dziecko, na które został udzielony Urlop ojcowski/rodzicielski/ wychowawczy? Po wskazaniu dziecka w nieobecności wprowadzonej dla pracownika-kobiety automatycznie zostanie zaznaczony parametr Zwolnienie z FP/FGŚP. W przypadku, gdy ze zwolnienia będzie korzystał pracownik-mężczyzna podczas wprowadzania urlopu związanego z rodzicielstwem należy zaznaczyć parametr Zwolnienie z FP/FGŚP.

Podczas zapisu kalendarza (Nie)obecności automatycznie zostanie ustalony okres zwolnienia z FP/FGŚP i zapisany na formularzu wskazanego dziecka na zakładce [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Okres zwolnienia z FP/FGŚP ustalany jest zgodnie z opisanymi zasadami wynikającymi z przepisów. Okres zwolnienia może być modyfikowany przez Użytkownika.

Po odnotowaniu urlopu na formularzu danych pracownika na zakładce [6 Inne informacje] w sekcji FP/FGŚP automatycznie zostanie zaznaczony parametr: Nie naliczać składek na FP/FGŚP po powrocie z urlopów macierzyńskich/wychowawczych z okresem od-do, w którym wyświetlana jest informacja o obowiązującym na dany dzień zwolnieniu z opłacania składek na FP/FGŚP z tytułu powrotu z urlopów związanych z rodzicielstwem pobrana z formularza dziecka z zakładki [4 Zwolnienie z FP/FGŚP]. Zmiana ustawienia parametru lub okresu z poziomu zakładki [6 Inne informacje] nie jest możliwa.

Czy dochód, od którego zależy podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne właściciela pomniejsza się o ulgi podatkowe, takie jak np. ulga na złe długi, ulga badawczo-rozwojowej czy stratę z działalności z lat ubiegłych?

Dochodu ustalanego na potrzeby wyliczenia składki zdrowotnej właściciela nie pomniejsza się o wyżej wymienione ulgi podatkowe.

Jaką kwotę dochodu za poprzedni miesiąc należy wykazać w ZUS DRA/ZUS RCA właściciela opodatkowanego według skali, jeśli jego dochód był niższy niż kwota minimalnego wynagrodzenia 4 242 zł?

W przypadku osób opłacających podatek według skali podstawa składki zdrowotnej nie może być niższa niż kwota minimalnego wynagrodzenia obowiązującego w danym roku. Jeśli dochód za poprzedni miesiąc jest niższy niż kwota 4 242 zł w 2024 roku za podstawę składki zdrowotnej zostanie przyjęta kwota 4 242 zł, natomiast jako dochód za poprzedni miesiąc w raportach ZUS DRA/ZUS RCA wykazuje się faktycznie osiągnięty dochód.

Dlaczego w przypadku właściciela opodatkowanego liniowo składka zdrowotna została wyliczona od kwoty 3499,50 zł choć dochód za poprzedni miesiąc wynosi 6000 zł?

W przypadku osób opłacających podatek liniowo składka zdrowotna wynosi 4,9% kwoty dochodu za poprzedni miesiąc, ale z zastrzeżeniem, że nie może być niższa niż kwota 9% obliczona od najniższego wynagrodzenia, czyli 381,78 zł w 2025 roku (3499,50 zł *9%).
Składka zdrowotna od kwoty 6000 zł wyniosłaby 294 zł (6000 zł * 4,9%) zatem byłaby niższa niż kwota 314,96 dlatego jako podstawę została przyjęta kwota 3499,50 zł, a składka zdrowotna wyniosła 314,96 zł.

Dlaczego podczas naliczania wypłaty dla właściciela pojawia się komunikat’ Wartość jest spoza oczekiwanego zakresu’?

Jeśli podczas naliczania wypłaty pojawia się powyższy komunikat oznacza to, że nie można zidentyfikować firmy, z której mają być pobrane kwoty o dochodzie/przychodzie właściciela z modułów księgowych. Taka sytuacja może wystąpić, gdy dana baza danych była odtwarzana z kopii bezpieczeństwa. Aby naliczyć wypłatę należy ponownie wskazać firmę z poziomu kartoteki właściciela na zakładce [ Ubezpieczenie (zdrow.)].

Dlaczego podczas naliczania wypłaty dla właściciela pojawia się komunikat o braku kwot i udziałów?

Jeśli podczas naliczania wypłaty pojawia się komunikat Nie wprowadzono żadnych kwot ani udziałów dla podatnika w Ogólne/ Inne/ Właściciele/ Udziały i kwoty deklaracji. oznacza to, że właściciel nie ma wprowadzonej informacji o udziałach na liście kwot deklaracji właściciela, która jest dostępna z poziomu jego formularza danych kadrowych pod przyciskiem . Informacja o udziałach jest konieczna do wygenerowania zestawienia dochodów/przychodów do wyliczenia składki zdrowotnej w modułach księgowych. Jeśli właściciel jest opodatkowany według skali lub opłaca podatek liniowo należy wprowadzić informację o udziałach za miesiąc poprzedni, w stosunku do miesiąca, za który liczymy wypłatę. W przypadku opodatkowania ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych taka informacja powinna być wprowadzona za miesiąc, za który liczymy wypłatę.