Na zakładce [Ogólne] znajdują się następujące pola:
- Kod – tutaj należy wprowadzić kod, dzięki któremu możliwe jest identyfikowanie wzorca przez użytkownika. Kod może się składać z maksymalnie 40 znaków.
- Nazwa – nazwa wprowadzanego wzorca. Nazwa może się składać z maksymalnie z 50 znaków.
- Uwagi – możliwość wprowadzania uwag do wzorca. Należy pamiętać, że uwagi wpisane w tym miejscu nie są przenoszone na faktury.
- Data generowania faktur – Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem.
- Nieaktywny – parametr do zaznaczania wzorców niewykorzystywanych.
Faktury cykliczne można tworzyć w cyklu tygodniowym oraz miesięcznym a dokładniej, co podaną ilość tygodni bądź miesięcy, dlatego na zakładce [Ogólne] znajdują się parametry dotyczące przypomnienia o konieczności wygenerowania faktur cyklicznych.
Ponadto w zależności czy wzorzec jest tygodniowy, miesięczny, kwartalny itd., jest możliwość zaznaczenia/ określenia dokładniejszych parametrów.
Jeśli zaznaczony zostanie okres tygodniowy, to poniżej pola z możliwością wyboru dnia tygodnia, pojawi się pole Generuj co…tygodni począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi co 1 tydzień pole z datą się nie pojawi.
Jeśli zaznaczony zostanie okres miesięczny, to w polu obok poniżej pola z możliwością wyboru dnia miesiąca pojawi się pole Generuj co… miesiące począwszy od …, przy czym jeśli użytkownik ustawi opcję co 1 miesiąc, pole z datą się nie pojawi.
Dodatkowo wyświetlana jest informacja, który operator wprowadził dany wzorzec wraz z datą utworzenia jak również informacja o operatorze, który modyfikował wzorzec.
W sekcji Cykl fakturowania znajduje się też pole Data generowania faktur. Jest to data kolejnego generowania faktur zgodnie z ustalonym cyklem. Po utworzeniu faktur na podstawie wzorca, data jest automatycznie przestawiana na kolejny termin generowania faktur. W oparciu o tę datę działa Przypominacz i Automat generowania faktur cyklicznych.
W przypadku zmiany jakichkolwiek parametrów związanych z cyklem fakturowania – data generowania faktur jest zawsze wyliczana od nowa. W razie konieczności użytkownik powinien ją zmodyfikować ręcznie.
Na liście wzorców ta data jest widoczna w kolumnie Data kolejnego generowania faktur. Wzorce przeterminowane są oznaczone wykrzyknikiem widocznym w tej kolumnie.
Ponadto możliwe jest wyświetlanie Przypomnienia dla Faktur cyklicznych. W tym celu na formularzu faktury cyklicznej należy zaznaczyć parametr Przypomnienie. Dodatkowo jest możliwość ustalenia ile dni przed terminem, ma się przypomnienie wyświetlić.
Na formularzu wzorca faktury cyklicznej, na zakładce [Ogólne] widnieje panel dotyczący automatycznego generowania faktur. Sekcja jest widoczna po zaznaczeniu parametru Automat faktur cyklicznych w menu Start/Konfiguracja/Firma/CRM.
Dla nowego wzorca parametr Generuj faktury automatycznie jest domyślnie niezaznaczony.
Po jego zaznaczeniu aktywne stają się parametry Wyślij faktury do KSeF oraz Wyślij e-mail z wydrukiem faktury W obu powyższych przypadkach operator ma do wyboru dwie ścieżki: Przebieg procesu i weryfikacja UPO Parametr Wyślij e-mail z wydrukiem faktury – faktury generowane cyklicznie przez automat będą równocześnie wysłane do klientów. Dla wysyłanych faktur należy wybrać wzór wydruku i szablon wiadomości e-mail. Dostępne szablony i wyduki wyświetalne są dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma – w zależności od typu dokumentu wybranego na wzorcu. Domyślna lista wydruków dla Faktury Sprzedaży/ Faktury Pro Forma jest ograniczona w stosunku do listy wydruków dostępnej z formularza, nie zawiera m.in. tekstowych i seryjnych. Przy automatycznym generowaniu faktur cyklicznych wydruk typu XML musi mieć w konfiguracji wydruków zaznaczoną opcję łączenia plików PDF w jeden dokument. W polu Wysyłaj kopie wiadomości na adres widoczne są adresy e-mail UDW powiązane z wybranym szablonem e-mail. W przypadku automatycznego generowania faktur cyklicznych na dokumenty wynikowe daty i kurs ustalone na wzorcu w walucie obcej przenoszą się tak samo jak przy ręcznym wystawianiu dokumentów walutowych. Dla kursu ręcznego pobierane jest notowanie ustalone na wzorcu. W przypadku braku odpowiedniego kursu waluty w logu operacji automatycznych pojawi się odpowiedni komunikat z informacją. Na liście wzorców faktur cyklicznych dostępna jest dodatkowa kolumna Automat przyjmująca wartości Tak/ Nie, gdzie operator może sprawdzić, które faktury są generowane automatycznie, a które z wykorzystaniem Serwisu Operacji Automatycznych.
Parametr Wyślij faktury do KSeF pozwala na automatyczną wysyłkę faktury wygenerowanej cyklicznie do Krajowego Systemu eFaktur.
Wysyłka dokumentów do KSeF przez automat wymaga spełnienia następujących warunków:
