Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów.
W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
- demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje już w nowej wersji 2.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest wyłącznie poprzez podpis kwalifikowany. Faktury wysyłane do KSeF 2.0 są w schemacie FA(3) i możliwe jest automatyczne pobranie dla nich Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
- produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekzywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje we wcześniejszej wersji 1.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest za pomocą tokenu, dlatego też po zaznaczeniu tej opcji dostępne jest pole Token. W przypadku środowiska KSeF 1.0 faktury wysyłane są w schemacie FA(2) i nie jest możliwe automatyczne pobranie dla nich UPO.
Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania.
Uwierzytelnianie w KSeF dla środowiska produkcyjnego możliwe jest za pomocą:
- tokena wygenerowanego na stronie KSeF w sekcji Tokeny.
Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.
- tokena wygenerowanego na podstawie certyfikatu:
W celu wygenerowania tokena należy skorzystać z opcji Generuj token. Wyświetlona zostanie lista dostępnych certyfikatów, na której należy wskazać Kwalifikowany Certyfikat Pieczęci Elektronicznej zawierający nazwę podmiotu zgodną z nazwą rejestrową oraz numer NIP. Program na jego podstawie wygeneruje token.
Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token.
Jeżeli pole Token dla środowiska produkcyjnego nie zostanie uzupełnione, uwierzytelnianie będzie odbywało się za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego. Podczas pierwszej po uruchomieniu programu komunikacji z KSeF, konieczne będzie wybranie prawidłowego certyfikatu.
W przypadku środowiska KSeF 2.0 autoryzacja możliwa jest wyłącznie poprzez podpis kwalifikowany. W związku z tym użytkownicy pracujący w trybie demo powinni uwierzytelniać się w ten sposób. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF wybrany jest tryb pracy demo, nie jest wyświetlane pole z tokenem.
Pliki wysłane do KSeF w formacie XML oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) domyślnie zapisywane są pod następującą ścieżką: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Deklaracje. Zmiany katalogu można dokonać w ustawieniach konfiguracji stanowiska: Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-deklaracje
