Podgląd dokumentu pobranego z KSeF

Po lewej stronie okna Dokument z KSeF widoczny jest podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności czy datę wystawienia.

 

Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

  • Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub handlu. Na nowo pobranych dokumentach zaznaczona jest opcja Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu, powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
  • KSeF – znajdują się tutaj dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.
  • Sprzedawca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP wskazanym na fakturze z KSeF, zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. W przypadku występowania w bazie kilku aktywnych kontrahentów o określonym numerze NIP, zostanie podstawiony ten najwcześniej wprowadzony do programu. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli podczas zaczytywania dokumentu z KSeF nie uda się zidentyfikować kontrahenta ma podstawie numeru NIP, zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta. W przypadku dokumentów sprzedażowych sekcja ta nosi nazwę Nabywca.
  • Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na fakturę zakupu. Jeżeli w sekcji Sprzedawca zostanie wskazany istniejący kontrahent, wówczas kategoria, forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z formularza tego kontrahenta. Pole Notatka może zostać uzupełnione przez osobę weryfikującą dokument. Dane w tej sekcji można edytować.W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument.

 

Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub Handlu.

Dodatkowo dla użytkowników korzystających z modułu Obieg dokumentów dostępna jest zakładka [Dokumenty]  która służy do zarządzania relacjami pomiędzy fakturą z KSeF, a dokumentami w Obiegu dokumentów.

 

 

W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.

Lista zawiera następujące kolumny:

  • Numer – numer dokumentu w bibliotece
  • Data– data wprowadzenia dokumentu do obiegu dokumentów
  • Kontrahent – kod podmiotu wskazanego na zakładce [Podmiot]
  • Tytuł – tytuł dokumentu z biblioteki

Lista obsługiwana jest przez następujące przycisku:

– Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.

Pod przyciskiem dostępne są opcje:

  • Dodaj nowy – pozwalająca na utworzenie nowego dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
  • Dodaj istniejący – pozwalająca na wskazanie istniejącego dokumentu z biblioteki, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF

Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu

 – Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu

W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:

  • jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <ALT>– plik zostanie dodany do dokumentu w bibliotece dokumentów jako link,
  • jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <CTRL>– plik zostanie zapisany w IBARD. Aby opcja była możliwa należy wcześniej wskazać folder dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

 

Dokumenty po zaimportowaniu należy zweryfikować i zdecydować, czy mają być przeniesione do rejestru VAT, czy do handlu. Opcje zostały szczegółowo opisane w artykułach:

  • Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT
  • Przenoszenie faktur z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel

Na formularzu znajduje się przycisk   Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją. Przycisk   Zapisz zmiany zapisuje dokument bez jego przeniesienia do rejestru VAT/handlu.