Program umożliwia wystawianie faktur w trybach szczególnych KSeF: offline, offline24, awaria KSeF oraz awaria całkowita. Pozwala to na odpowiednią obsługę dokumentów w sytuacjach wyjątkowych, takich jak brak dostępu do Internetu lub niedostępność KSeF.
Certyfikat KSeF Offline
Aby użytkownik mógł korzystać ze szczególnych trybów wystawiania faktur: offline (niedostępność KSeF), offline24, awaria KSeF, konieczne jest wygenerowanie certyfikatu typu 2. Certyfikat należy wygenerować po zalogowaniu się do oficjalnej Aplikacji Podatnika KSeF, a następnie wskazać go w programie .
Opcja ta dostępna jest na wstążce programu, po otwarciu listy faktur sprzedaży pod ikoną Oflline zmień certyfikat 
.
Po wybraniu ikony wyświetli się okno Dodawanie certyfikatu KSeF offline dla operatora, w którym poprzez opcję 
Wybór pliku należy wskazać wygenerowane w Aplikacji Podatnika KSeF pliki *.crt oraz *.key, a następnie wpisać ustanowione hasło.
Ustawienia konfiguracyjne
W ustawieniach konfiguracji Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF dostępne jest pole Tryb pracy systemu pozwalające na wybór następujących trybów pracy:
Online – ustawiony domyślnie, pozwala na standardowe wystawienie faktury w czasie rzeczywistym oraz przesłanie jej do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora
Offline24 – tryb zapewnia elastyczność i może być stosowany według potrzeb użytkownika. To rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem, bądź w ramach własnej strategii zarządzania procesem wystawiania dokumentów. Pozwala on na wystawienie faktury w formacie ustrukturyzowanym poza systemem KSeF i przesłanie jej do KSeF w terminie do 24 godzin od daty wystawienia.
Offline (Niedostępność KSeF) – służy do wystawiania faktur w czasie oficjalnej przerwy technicznej lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów, o której resort informuje w specjalnym komunikacie. W takim przypadku podatnik wystawia faktury z kodem QR i ma obowiązek przesłać je do systemu w kolejnym dniu roboczym po ustąpieniu awarii KSeF.
W przypadku wyboru tego trybu użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.
Awaria KSeF – tryb awaryjny KSeF służy do wystawiania faktur poza systemem w trakcie niezaplanowanej awarii platformy rządowej, co pozwala zachować ciągłość sprzedaży poprzez przekazanie dokumentu nabywcy w uzgodnionej formie. Przedsiębiorca ma obowiązek przesłania takich faktur do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.
W przypadku wyboru trybu awaria KSeF użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.
Awaria całkowita – służy do wystawiania faktur w sytuacjach kryzysowych (np. stan klęski żywiołowej) i ogłaszany jest przez Ministra Finansów, gdy system staje się całkowicie niedostępny dla wszystkich użytkowników. W tym czasie podatnicy mogą wystawiać faktury w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej (np. PDF) – bez zachowania struktury XML i bez konieczności ich późniejszego przesyłania do KSeF. Informacja o tym trybie jest przekazywana za pośrednictwem środków masowego przekazu, takich jak radio, telewizja czy ogólnopolskie portale internetowe.
Informacje dotyczące zmiany trybu pracy zapisywane są w Historii zmian.
Zakładka KSeF na fakturach sprzedaży
Na fakturach sprzedaży na zakładce [KSeF] dostępne jest pole Tryb pracy systemu. Podczas wystawiania dokumentów system sprawdza ustawienie trybu pracy systemu w ustawieniach konfiguracji i przenosi go na zakładkę [KSeF]. Użytkownik ma również możliwość ręcznej zmiany wartości tego pola bezpośrednio na wystawianym dokumencie.
Wybór trybów pracy jest analogiczny do opcji dostępnych w konfiguracji.
W związku z dostępnością trybów szczególnych wystawiania faktur dostępne są następujące Statusy dokumentu w zależności od wybranego trybu pracy:
Online
Offline24
Offline (Niedostępność KSeF)
Awaria KSeF
Awaria całkowita
Statusy Offline24, Offline (Niedostępność KSeF), Awaria KSeF są wyświetlane na liście faktur sprzedaży w kolorze czerwonym.
Poniżej przedstawione zostały przykłady wystawiania dokumentów w poszczególnych trybach.
Użytkownik wystawia faktury dnia 21.01.2026.
21.01.2026 w godzinach porannych użytkownik wystawia fakturę FA/1/2026, która zapisywana jest do bufora. Faktura wystawiona jest w trybie Online (tryb ustawiony domyślnie).
Następnie użytkownik wystawia fakturę FA/2/2026 i zatwierdza ją, ale nie wysyła jej do KSeF, planuje wysłać ją na koniec dnia pracy razem ze wszystkimi wystawionymi tego dnia fakturami.
21.01.2026 o godzinie 15 użytkownik zatwierdza fakturę FA/1/2026, a następnie operator uprawniony do wysyłki faktur do KseF weryfikuje poprawność wystawionych faktur i próbuje wysłać je do KseF, ale w firmie wystąpiła awaria Interentu.
W tej sytuacji 21.01.2026 o godzinie 15:00 użytkownik zmienia w ustawieniach konfiguracji tryb wystawiania dokumentu z Online na Offline24.
Od tego momentu każda wystawiana faktura będzie miała ustawiony tryb pracy Offline24, natomiast faktury zatwierdzone, które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF oraz faktury zapisane do bufora będą miały tryb pracy Online.
W tym wypadku, jeśli nabywca potrzebuje wydruku potwierdzającego daną transakcę może otrzymac wydruk potwierdzenia transakcji, bądź wizualizację faktury.
Faktura nie została wysłana do KSeF, więc nie ma kodu QR ani numeru KSeF.
Wydruk zatwierdzonych faktur w trybie Offline24 zarówno wizualizacji faktury jak i potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR (Offline + Certyfikat), taki dokument może być przekazany do nabywcy.
22.01.2026 – po ustaniu awarii interentu użytkownik zmienia w konfiguracji tryb pracy systemu KSeF z Offline24 na Online. Wszystkie faktury, które zostaną wystawione po tej zmianie będą miały tryb pracy Online.
22.01.2026 – faktury powinny zostać wysłane do KSeF, ponieważ ich datą wystawienia jest 21.01.2026, a wysyłka faktur wystawionych w trybie Offline24 powinna odbyć się w kolejnym dniu roboczym liczonym od daty wystawienia faktury.
W analizowanym przypadku datą wystawienia faktury w KSeF będzie data wskazana w polu P_1 struktury logicznej FA(3), czyli 21 stycznia 2026 r.
Użytkownik wystawia faktury dnia 21.01.2026
21.01.2026 w godzinach porannych użytkownik wystawia fakturę FA/1/2026, która zapisywana jest do bufora. Faktura wystawiona jest w trybie Online (tryb ustawiony domyślnie).
Następnie użytkownik wystawia fakturę FA/2/2026 i zatwierdza ją, ale nie wysyła jej do KSeF, planuje wysłać ją na koniec dnia pracy razem ze wszystkimi wystawionymi tego dnia fakturami.
21.01.2026 o godzinie 12.00 na stronie Ministerstwa Finansów rozpoczęły się prace serwisowe w związku z czym KseF jest niedostępny. Użytkownik zmienia w ustawieniach konfiguracji tryb wystawiania dokumentu na Offline (Niedostępność KSeF).
Od tego momentu każda wystawiona faktura będzie miała ustawiony tryb pracy Offline (Niedostępność KSeF), natomiast faktury zatwierdzone, które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF oraz faktury zapisane do bufora będą miały tryb pracy Online.
W tym wypadku, jeśli nabywca potrzebuje wydruku potwierdzającego daną transakcę może otrzymac wydruk potwierdzenia transakcji, bądź wizualizację faktury.
Wydruk zatwierdzonych faktur w trybie Offline(Niedostępność KSeF) zarówno wizualizacji faktury jak i potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR (Offline + Certyfikat) i taki dokument może zostać przekazany do nabywcy.
23.01.2026 – KseF jest ponownie dostępny, a użytkownik zmienia w konfiguracji: tryb pracy systemu KSeF z Offline (Niedostępność KSeF) na Online. Wszystkie faktury, które zostaną wystawione po tej zmianie będą miały tryb pracy Online.
Wszystkie faktury wystawione w trybie Offline (Niedostępność KSeF) powinny zostać wysłane do KSeF najpóźniej w następnym dniu roboczym po zakończeniu okresu niedostępności, czyli 24.01.2026. Status faktur, które nie zostały wysłane do KseF wyświetlany jest na liście faktur w kolorze czerwonym.
W analizowanym przypadku datą wystawienia faktury w KSeF będzie data wskazana w polu P_1 struktury logicznej FA(3), czyli 21 stycznia 2026 r.
Użytkownik wystawia faktury dnia 21.01.2026
21.01.2026 w godzinach porannych użytkownik wystawia fakturę FA/1/2026, która zapisywana jest do bufora. Faktura wystawiona jest w trybie Online (tryb ustawiony domyślnie).
Następnie użytkownik wystawia fakturę FA/2/2026 i zatwierdza ją, ale nie wysyła jej do KSeF, planuje wysłać ją na koniec dnia pracy razem ze wszystkimi wystawionymi tego dnia fakturami.
21.01.2026 o godzinie 12.00 wystąpiła nieplanowana awaria KseF o której Ministerstwo Finansów poinformowało w Biuletnynie Informacji Publicznej. Użytkownik zmienia w ustawieniach konfiguracji tryb wystawiania dokumentu na Awaria KSeF.
Od tego momentu każda wystawiona faktura będzie miała ustawiony tryb pracy Awaria KSeF, natomiast faktury zatwierdzone które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF oraz faktury zapisane do bufora będą miały tryb pracy Online.
W tym wypadku, jeśli nabywca potrzebuje wydruku potwierdzającego daną transakcę może otrzymac wydruk potwierdzenia transakcji, bądź wizualizację faktury.
Wydruk zatwierdzonych faktur w trybie Awaria KSeF zarówno wizualizacji faktury jak i potwierdzenia transakcji zawiera dwa kody QR (Offline + Certyfikat) i taki dokument może zostać przekazany do nabywcy.
23.01.2026 – KseF jest ponownie dostępny, a użytkownik zmienia w konfiguracji: tryb pracy systemu KSeF z Awaria KSeF na Online. Wszystkie faktury, które zostaną wystawione po tej zmianie będą miały tryb pracy Online.
Wszystkie faktury wystawione w trybie Awaria KSeF powinny zostać wysłane do KSeF nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii. Status faktur, które nie zostały wysłane do KseF wyświetlany jest w kolorze czerwonym.
W analizowanym przypadku datą wystawienia faktury w KSeF będzie data wskazana w polu P_1 struktury logicznej FA(3), czyli 21 stycznia 2026 r.
Użytkownik wystawia faktury dnia 21.01.2026
21.01.2026 w godzinach porannych użytkownik wystawia fakturę FA/1/2026, która zapisywana jest do bufora. Faktura wystawiona jest w trybie Online (tryb ustawiony domyślnie).
Następnie użytkownik wystawia fakturę FA/2/2026 i zatwierdza ją, ale nie wysyła jej do KSeF, planuje wysłać ją na koniec dnia pracy razem ze wszystkimi wystawionymi tego dnia fakturami.
21.01.2026 o godzinie 12.00 w mediach Ministerstwo Finansów ogłasza sytuację nadzwyczajną np. zagrożenie infrastruktury kraju.
Użytkownik zmienia w ustawieniach konfiguracji tryb wystawiania dokumentu na Awaria całkowita.
Od tego momentu każda wystawiona faktura będzie miała ustawiony tryb pracy Awaria całkowita, natomiast faktury zatwierdzone które nie zostały jeszcze wysłane do KSeF oraz faktury zapisane do bufora będą miały tryb pracy Online.
Podczas awarii całkowitej dozwolone jest wystawianie faktur w dowolnej formie elektronicznej lub papierowej. Takie faktury nie muszą być wystawiana zgodnie ze strukturą logiczną FA(3) oraz nie zostaną wysłane do KseF.
Faktura wystawiona w trybie awarii całkowitej nie zawiera kodów QR.
23.04.2026 – koniec awarii całkowitej, a użytkownik zmienia w konfiguracji: tryb pracy systemu KSeF z Awaria Całkowita na Online. Wszystkie faktury, które zostaną wystawione po tej zmianie będą miały tryb pracy Online. Użytkownik nie ma obowiązku wysyłania zaległych faktur do KseF.
W tym przypadku datą wystawienia faktury jest rzeczywista data jej wystawienia, wskazana na fakturze.
Wydruk faktury sprzedaży w trybie szczególnym wystawienia faktury
Na wydruku faktury wystawionej w trybie Offline (Niedostępność KSeF), Offline24 i Awaria KSeF widoczne są dwa kody QR:
pierwszy (KOD I) kod QR z podpisem „OFFLINE” – służy do weryfikacji danych zawartych na fakturze
drugi (KOD II) kod QR z podpisem „CERTYFIKAT” – umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy
Wydruk Potwierdzenia transakcji
Na liście wydruków dostępnych z poziomu formularza faktury sprzedaży znajduje się wydruk Faktura VAT sPrint/ Potwierdzenie transakcji
Na wydruku Potwierdzenie transakcji wystawionym w trybie Offline (Niedostępność KSeF), Offline24 i Awaria KSeF również widoczne są dwa kody QR:
pierwszy – służy do weryfikacji danych zawartych na fakturze.
drugi – umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy.
Kody QR znajdujące się na wydruku potwierdzenia transakcji nie posiadają podpisu OFFLINE oraz CERTYFIKAT tak jak jest to widoczne na wizualizacji faktury sprzedaży wystawionej w trybie szczególnym.
Potwierdzenie transakcji może być przekazane nadawcy gdy spełnione zostały następujące warunki:
Nabywca to firma (B2B) – polski podatnik posiadający NIP
Faktura trafi do KSeF – nabywca otrzyma oryginał faktury elektronicznie w systemie KSeF (uzgodnił taki sposób odbioru)
Brak numeru KSeF w momencie sprzedaży – faktura została wystawiona w systemie (Online lub Offline), ale w momencie wydawania towaru nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF
