Współpraca biura rachunkowego z klientem w kontekście faktur pobieranych z KSeF

Współpraca pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientem w zakresie faktur zakupu pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur może opierać się o dwa modele takiej współpracy – dokumenty są pobierane przez klienta (zalecana opcja) bądź mogą być pobierane przez biuro. Faktury sprzedaży wystawione w oprogramowaniu Comarch, po ich wysłaniu do KSeF i odbiorze UPO, mogą być przesyłane poprzez Internetową Wymianę Dokumentów do biura rachunkowego.

1. Klient pobiera faktury z KSeF – w zależności od aplikacji na której klient pracuje może to wyglądać następująco:

• Comarch ERP Optima – klient wykonuje następujące czynności:
  • z poziomu okna Faktury z KSeF pobiera dokumenty,
  • te, których nie chce dalej przetwarzać, przenosi do archiwum,
  • pozostałe dokumenty odpowiednio opisuje (pole Notatka) i przenosi do rejestru VAT bądź na listę faktur zakupu,
  • wysyła dane do biura poprzez Internetową Wymianę Dokumentów.

Biuro rachunkowe po pobraniu paczki IWD otrzymuje w rejestrze VAT już opisane dokumenty, wraz z numerem KSeF oraz wizualizacją. Warunkiem przesyłania wizualizacji jest włączenie, zarówno po stronie bazy klienta jak i biura, w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami.

Informacje na temat pobierania faktur z KSeF i ich kwalifikacji w Comarch ERP Optima są opisane w pomocy programu.

• Comarch Betterfly – w takim wariancie klient:
  • pobiera dokumenty poprzez funkcję Dodaj fakturę kosztową z KSeF (moduł eFaktury) lub z poziomu listy Faktury z KSeF (moduł eFaktury Plus),
  • przenosi do archiwum te, których nie potrzebuje dalej przetwarzać,
  • w przypadku pakietu eFaktury Plus przenosi je do rejestru VAT,
  • pobrane dokumenty opisuje dla księgowego (pola Opis / Informacje dla Biura Rachunkowego).
  • wysyła dokumenty do biura rachunkowego.

Biuro rachunkowe po pobraniu paczki IWD otrzymuje już opisane dokumenty, wraz z numerem KSeF oraz wizualizacją. Warunkiem przesyłania wizualizacji jest włączenie po stronie biura w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami.

Informacje na temat pobierania faktur z KSeF w aplikacji Comarch Betterfly są opisane w pomocy programu dla pakietu eFaktury oraz eFaktury Plus.

• Inna aplikacja – jeżeli klient pracuje na programie innego producenta, zalecamy skorzystanie z Comarch Betterfly w bezpłatnym pakiecie eFaktury. W takim przypadku po skonfigurowaniu Internetowej Wymiany Dokumentów z klientem i odznaczeniu po stronie biura rachunkowego przy bazie tego klienta parametru Fakturowanie w programie Comarch, w Comarch Betterfly pobierane są z KSeF zarówno faktury zakupu jak i sprzedaży.  Pobrane i opisane przez klienta dokumenty są przesyłane do biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima za pomocą IWD.

2. Biuro odbiera faktury klienta – w takim wariancie współpracy, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień od klienta, biuro może w jego imieniu w Comarch ERP Optima pobrać faktury zakupu i/lub sprzedaży z KSeF. Następnie w zależności od programu w którym pracuje klient:

• Comarch ERP Optima
  • biuro pobrane dokumenty wysyła poprzez IWD do klienta,
  • klient importuje dokumenty do rejestrów VAT i je opisuje,
  • klient za pomocą IWD odsyła opisane i zweryfikowane dokumenty do biura,
  • biuro usuwa z rejestrów VAT pobrane faktury z KSeF, aby móc zaimportować te przesłane przez klienta (operator w biurze powinien mieć zaznaczony parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych aby usunąć wysłane dokumenty),
  • biuro importuje dokumenty od klienta.
• Comarch Betterfly – biuro może uzgodnić poprzez komunikator na portalu iKsięgowość24 zasadność uwzględnienia pobranych dokumentów zakupowych. Klient może zweryfikować faktury zakupu po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF.