Informacje ogólne

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
• Faktury VAT marża
• Faktury zaliczkowe
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą.  Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF.

Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

• automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
• Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie

Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu.

Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować.

Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

• ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF.

Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.

Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

W programie dostępna jest wysyłka wsadowa faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to umożliwia masowe przekazywanie dokumentów w ramach jednej operacji.

Podczas seryjnej wysyłki system automatycznie grupuje pliki XML w jedną paczkę (archiwum ZIP), która następnie przesyłana jest do KSeF. Błąd w pojedynczym pliku XML nie powoduje odrzucenia całej paczki. Każda faktura jest weryfikowana przez KSeF niezależnie, co umożliwia poprawne przetworzenie dokumentów spełniających wymagania,  nawet jeśli część plików zawiera błędy.

Po przetworzeniu paczki przez KSeF, system pobiera informacje zwrotne i odpowiednio aktualizuje statusy przesłanych dokumentów.

Wysyłka wsadowa uruchamiana jest automatycznie w następujących przypadkach:

• Podczas seryjnego wysyłania zatwierdzonych dokumentów – przy zaznaczeniu wielu faktur z poziomu lisy faktur sprzedaży.
• Podczas zatwierdzania dokumentów – przy zatwierdzania wielu dokumentów będących w buforze, jeżeli na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu
• Podczas przekształcania ofert handlowych – przy generowaniu faktur sprzedaży z ofert handlowych, jeżeli na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu
• Podczas generowania faktur cyklicznych – przy ręcznym generowaniu faktur cyklicznych, jeśli na formularzu faktury cyklicznej jako sposób zapisu faktury został wskazany zapis na stałe oraz na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu.

Poświadczenie Odbioru (UPO)

Dla każdej wysyłki wsadowej generowane jest jedno zbiorcze Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Numer referencyjny zawarty w dokumencie UPO dotyczy całej przesłanej paczki faktur.

Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF.

W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF.

Faktury korygujące

Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację:

Jeśli faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF na zakładce [KSeF] dostępnej na jej formularzu. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

Faktury zaliczkowe

W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki.

Przekazywanie do KSeF informacji o Podmiocie 3

Zgodnie ze strukturą logiczną faktur przesyłanych do KSeF Podmiot 3 przeznaczony jest do uzupełnienia informacji o podmiotach trzecich,  innych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (Podmiot2), które są powiązane z daną fakturą.

Na dokumentach handlowych na zakładce [KSeF], dostępna jest podzakładka [Dodatkowe dane].

Na tej zakładce w sekcji Dodatkowy podmiot użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich.

W sekcji dostępne są następujące kolumny widoczne domyślnie:

Rola

W polu rola istnieje możliwość wskazania następujących wartości:

• Faktor
• Odbiorca
• Podmiot pierwotny
• Dodatkowy nabywca
• Wystawca faktury
• Dokonujący płatności
• JST – wystawca
• JST – odbiorca
• GV – wystawca
• GV – odbiorca
• Pracownik
• Rola inna

Imię i nazwisko (nazwa)

Pole wymagane. Służy do określenia imienia i nazwiska lub nazwy podmiotu. Użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania wartości, bądź wybrania podmiotu z listy kontrahentów.

Adres

Pole służy do wprowadzenia adresu Podmiotu 3. Jeśli podmiot został wybrany z listy, adres zostanie automatycznie pobrany z kartoteki kontrahenta, natomiast jeśli podmiot został wpisany ręcznie, adres należy wprowadzić samodzielnie.

Typ identyfikatora

W polu Typ identyfikatora dane pobierane są automatycznie z kartoteki kontrahenta, jeśli został on wybrany z listy.

Istnieje również możliwość ręcznego wyboru jednej z poniższych wartości:

• NIP
• Numer VAT-UE
• Identyfikator podatkowy inny
• Identyfikator wewnętrzny

Kod kraju

Pole przeznaczone na wskazanie kodu kraju właściwego dla identyfikatora.

Dane identyfikacyjne

Pole służy do uzupełnienia numeru zgodnego z wybranym typem identyfikatora.

Opis roli 

Pole staje się aktywne i wymagane, gdy w polu Rola wybrano wartość Rola inna. W pozostałych przypadkach pozostaje nieaktywne.

Przekazywanie do KSeF informacji o warunkach transakcji

Na formularzu faktury sprzedaży oraz korekty, na zakładce [KSeF] w pionowej zakładce [Dodatkowe dane], dostępna jest sekcja Informacje dodatkowe.

Aby dodać nowe informacje, należy skorzystać z rozwijanego menu dostępnego przy ikonie plusa

Opcja Dodaj transport – Wysyłka przez staje się aktywna do wyboru po wcześniejszym dodaniu transportu poprzez opcję Dodaj transport

W sekcji tej użytkownik może zdefiniować następujące dane:

• Lista umów – pozwala na wprowadzenie daty i numeru umowy, której dotyczy faktura.
• Lista zamówień – umożliwia wpisanie daty i numeru zamówienia.
• Lista numerów partii towaru – pole tekstowe na numer partii.
• Kurs umowny – pozwala na podanie kursu i kodu waluty (gdy jest inny niż systemowy).
• Lista transportów – rozbudowana sekcja umożliwiająca określenie rodzaju transportu (np. drogowy, morski, kolejowy), opisu ładunku, jednostek opakowania oraz dat rozpoczęcia i zakończenia transportu.
• Warunki dostawy – dodatkowe pole tekstowe opisujące warunki dostarczenia towaru.
• Podmiot pośredniczący – znacznik informujący o udziale podmiotu trzeciego w transakcji.

Poprawność wprowadzonych danych (np. format daty) jest weryfikowana przez system w momencie wysyłki faktury do KSeF. Wartość pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.

Przekazywanie do KSeF informacji o nowych środkach transportu

Przepisy wymagają, aby przy sprzedaży unijnej nowych środków transportu poza standardowymi elementami faktury uwzględnić także dodatkowe dane identyfikujące środek transportu.

Na formularzu pozycji faktury sprzedaży na zakładce [KSeF] w sekcji Dodatkowe danedostępna jest możliwość dodania informacji dotyczących nowych środków transportu.

Aby dodać nowy element należy wybrać ikonę zielonego plusa , a następnie z rozwijanej listy wybrać opcję Dodaj środek transportu (WDT)

Dane dotyczące środków transportu zostały pogrupowane według typu środka transportu:

• Pojazd lądowy – umożliwia wprowadzenie takich informacji jak: przebieg, typ pojazdu, VIN (lub numer nadwozia/podwozia/ramy), data dopuszczenia do użytku, marka, model, kolor, numer rejestracyjny oraz rok produkcji.
• Jednostka pływająca – pozwala na określenie: daty dopuszczenia do użytku, liczby godzin roboczych, numeru kadłuba, a także marki, modelu, koloru, numeru rejestracyjnego oraz roku produkcji.
• Statek powietrzny – obejmuje dane takie jak: data dopuszczenia do użytku, liczba godzin roboczych, numer fabryczny, marka, model, kolor, numer rejestracyjny oraz rok produkcji.

Wybór konkretnego typu z listy powoduje wyświetlenie odpowiednich pól dedykowanych dla danej kategorii.

Poprawność danych uzupełnionych w polu wartość walidowana jest w momencie wysyłania faktury do KSeF.

Przekazywanie do KSeF informacji o identyfikatorze wewnętrznym odbiorcy

Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne] w sekcji Inne dodano pole Identyfikator wewnętrzny. Umożliwia ono wpisanie indywidualnego identyfikatora podmiotu, który będzie przekazywany do KSeF.

Podczas wysyłania faktury do KSeF, gdy na dokumencie wskazano zarówno nabywcę, jak i odbiorcę, system przekazuje dane zgodnie z poniższymi zasadami:

• Nabywca i odbiorca mają ten sam numer NIP – do KSeF przekazywana jest informacja o roli odbiorcy wraz z Identyfikatorem wewnętrznym (jeśli został uzupełniony). W tym przypadku numer NIP nie jest przekazywany.
• Nabywca i odbiorca mają różne numery NIP – do KSeF przekazywana jest informacja o roli odbiorcy wraz z jego numerem NIP.
• Odbiorca nie posiada numeru NIP
  • Jeśli pole Identyfikator wewnętrzny zostało uzupełnione – do systemu KSeF przekazywana jest informacja o typie identyfikatora oraz jego wartości.
  • Jeśli pole Identyfikator wewnętrzny nie zostało uzupełnione – do systemu KSeF przekazywana jest informacja: „Brak Identyfikatora”.

Przekazywanie do KSeF dodatkowego opisu

W programie istnieje możliwość przekazywania do KSeF dodatkowych informacji w węźle <DodatkowyOpis>.  W ten sposób użytkownik może ręcznie zdefiniować dowolne informacje, dla których nie przewidziano dedykowanych pól w standardowej strukturze KSeF. Dane te wprowadza się jako parę: nazwa pola (Klucz) oraz jego treść (Wartość). Wartość wskazanych pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.

Formularz faktury sprzedaży

Na formularzu faktury sprzedaży oraz korekty na zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], dostępna jest sekcja informacje dodatkowe pozwalająca na dodanie dodatkowego opisu  iowanie dodatkowych informacji w strukturze „Klucz-Wartość”.

Aby dodać opis należy wybrać ikonę zielonego plusa .

Następnie z rozwiniętej listy należy wybrać opcję Dodaj opis. W sekcji zostanie dodany wiersz dodatkowego opisu, który należy wypełnić uzupełniając klucz oraz wartość.

Klucz – nazwa dodatkowej informacji dla odbiorcy dokumentu (np. Numer projektu, Kod sklepu, ID dostawcy).

Wartość – konkretna treść tej informacji.

• Brak wskazanych dat na pozycjach: Jeżeli na żadnej z pozycji nie ustawiono indywidualnej daty sprzedaży, system przesyła datę sprzedaży z nagłówka dokumentu do pola P_6. Pole P_6A pozostaje wówczas puste.
• Wszystkie pozycje z datą inną niż w nagłówku: W sytuacji, gdy każda pozycja posiada własną datę sprzedaży i jest ona różna od daty wskazanej w nagłówku faktury, pole P_6 nie jest wypełniane. Zamiast tego dla każdej pozycji uzupełniane jest pole P_6A zgodnie z datą wprowadzoną na karcie pozycji.
• Częściowe uzupełnienie dat na pozycjach: Jeżeli tylko część pozycji posiada wypełnioną datę sprzedaży, podczas wysyłki faktury pole P_6 pozostaje puste. System wypełnia wówczas pola P_6A dla wszystkich pozycji. Dla pozycji ze wskazaną przez użytkownika datą system pobiera tę datę, natomiast dla pozycji bez określonej daty – automatycznie przypisuje datę sprzedaży z nagłówka dokumentu.
• Wszystkie pozycje z datą identyczną jak w nagłówku: Jeśli na wszystkich pozycjach uzupełniono datę sprzedaży i jest ona taka sama jak data w nagłówku faktury, system wypełnia jedynie pole P_6 (zgodnie z nagłówkiem), pomijając pole P_6A.
• Takie same daty na pozycjach różne od daty nagłówka: W przypadku, gdy wszystkie pozycje mają uzupełnioną taką samą datę sprzedaży, ale jest ona inna niż data w nagłówku, system wypełnienia pole P_6A dla każdej pozycji.