Jak można pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na listę w programie Comarch ERP Optima?

Funkcjonalność importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępna w menu KSeF/ Faktury.

Po przejściu na listę automatycznie pobierane są faktury za okres ostatnich 2 miesięcy.

Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:

  • przycisku Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
  • opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.

Aby dany operator miał możliwość odbierania Faktur z KSEF, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia. W tym celu należy przejść do Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy i na karcie danego operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] należy zaznaczyć parametr Prawo do odbierania e-Faktur. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

Ponadto w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

  • demo – odbieranie e-Faktur odbywa się z wersji demo Aplikacji Podatnika KSeF.
  • produkcyjne – odbieranie e-Faktur odbywa się z wersji produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF.

Wybór metody autoryzacji w KSeF (podpis kwalifikowany/pieczęć elektroniczna, certyfikat KSeF lub token) odbywa się za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia



Jak dodać pojedynczy dokument z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

W Comarch ERP Optima umożliwiono import pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz handlu.

Możliwość importu pojedynczej faktury do rejestru VAT jest dostępna poziomu listy dokumentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży, po rozwinięciu listy obok przycisku KSeF i wyborze opcji Dodaj fakturę. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF. Po wpisaniu numeru KSeF można pobrać fakturę za pomocą przycisku Dodaj dokument.

Użytkownik ma również możliwość dodania dokumentu po wskazaniu opcji numer faktury i NIP kontrahenta oraz odpowiednim uzupełnieniu tych danych.

Aby pobrać pojedynczy dokument na listę Faktur Zakupu w module handel należy użyć strzałki obok przycisku i z otwartego menu wybrać opcję Dodaj fakturę. Dokument może zostać pobrany z platformy KSeF na podstawie numeru KSeF lub numeru Faktury i NIP kontrahenta.



Jak można pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za wybrany okres?

Po wejściu na listę faktur pobranych z KSEF na wstążce programu dostępny jest przycisk
Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz.



Jakie są sposoby autoryzacji do KSeF?

W programie Comarch ERP Optima możliwe sposoby autoryzacji (zarówno dla środowiska produkcyjnego jak i demo) to:

  • podpis kwalifikowany /pieczęć elektroniczna
  • certyfikat wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF
  • token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF

Informacje w  jaki sposób uwierzytelnić się za pomocą certyfikatu KSeF, znajdą Państwo w artykule: Wybór sposobu uwierzytelniania.



Komunikat ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez/dla podatnika”.

Wpisany numer KSeF jest błędny, nie znaleziono dokumentu o podanym numerze KSeF. Wpisany numer faktury lub NIP kontrahenta są błędne, nie znaleziono dokumentu o podanym numerze faktury i NIP-ie kontrahenta.

Należy zweryfikować czy wpisywane numery są prawidłowe oraz czy dana faktura została rzeczywiście wystawiona.



Czy biuro rachunkowe może pobierać faktury z KSeF do programu Comarch ERP Optima w imieniu swojego Klienta na środowisku produkcyjnym?

Biura rachunkowe pracujące na programie Comarch ERP Optima mogą pobierać faktury ze środowiska produkcyjnego KSeF w imieniu swoich Klientów, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymagań.

Aby była taka możliwość, należy:

  1. Prawidłowo skonfigurować program zgodnie z instrukcją (szczegóły w artykule Ustawienia konfiguracyjne KSeF )
  2. Posiadać odpowiednie uprawnienia, które należy nadać w Krajowym Systemie e-Faktur. Informacje na temat potrzebnych uprawnień dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów.
  3. Posiadać token, lub certyfikat KSeF albo podpis kwalifikowany/pieczęć elektroniczną

Biuro rachunkowe może uzyskać token na dwa sposoby:

  • od Klienta, jeśli Klient sam wygenerował token bezpośrednio na stronie KSeF, skopiował i przesłał go do biura
  • biuro może samodzielnie wygenerować token tego Klienta bezpośrednio na stronie KSeF, jeśli Klient nada odpowiednie uprawnienia dla biura w Krajowym Systemie e-Faktur.


Czy ustawienia dotyczące KSeF trzeba konfigurować osobno w każdej bazie firmowej?

Ustawienia związane z KSeF należy skonfigurować oddzielnie w każdej bazie firmowej, ponieważ dotyczą one wyłącznie konkretnej bazy i nie są automatycznie przenoszone pomiędzy bazami. W Comarch ERP Optima konfiguracji dokonuje się w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia integrację oraz import/eksport dokumentów, pod warunkiem, że dla operatora zostały nadane odpowiednie uprawnienia.

Ponadto każdy operator powinien po zalogowaniu się do określonej firmy określić metodę autoryzacji w KSeF za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia.