Nazwa – dwie linie po 50 znaków na wpisanie pełnej nazwy firmy drukowanej m.in. na fakturach i dokumentach kasowych. Trzecie pole opisowe umożliwia wpisanie do 512 znaków.

NIP – Numer Identyfikacji Podatkowej firmy, związany z polem NIP w części Deklaracje VAT-7, PIT-4R. Format numeru NIP został przystosowany do standardów obowiązujących w krajach Unii Europejskiej. Numer NIP składa się z dwuliterowego przedrostka oraz unikalnego ciągu liter/ cyfr. Lista przedrostków jest zdefiniowana w programie i zawiera pozycje określone dla Państw Członkowskich Unii Europejskiej oraz państw kandydujących. Użytkownik ma możliwość wyboru odpowiedniej pozycji z rozwijanej listy. W polu z numerem NIP znajduje się rozwijalna lista z numerem bądź numerami NIP zapisanymi w kluczu, z którego pobrano moduły podczas logowania. Numer można również uzupełnić ręcznie.

Podczas logowania do bazy w programie Comarch ERP Optima, jeżeli w Pieczątce firmy nieuzupełniony jest numer NIP, a klucz posiada kontrolę NIP i na kluczu znajdują licencje tylko dla jednego podmiotu (jeden numer NIP), wówczas numer NIP w Pieczątce firmy jest automatycznie uzupełniany na podstawie numeru NIP w kluczu.

REGON – numer REGON, związany z polem REGON w części Deklaracje dochodowe.

Adres – sekcja umożliwiająca wpisanie pełnego adresu firmy wraz z numerem telefonu i adresem E-mail oraz URL.

Kod ISO kraju – kod nadawany przez Międzynarodowa Organizację Normalizacyjną.

Kod GUS gminy – kod statystyczny gminy potrzebny przy elektronicznym generowaniu pliku do NFZ.

KRS – miejsce na wpisanie informacji związanych z Krajowym Rejestrem Sądowym: Sąd, Numer KRS, Kapitał zakładowy, Kapitał wpłacony.

Opis – miejsce na wpisanie dowolnego komentarza, który może być drukowany na fakturach (np. adres strony WWW firmy).

ILN/GLN –  globalny numer identyfikacyjny nadawany firmie w Polsce przez EAN Polska (http://www.ean.pl). Identyfikator (numer) wykorzystywany w elektronicznej wymianie informacji w formacie EDI (Electronic Data Interchange) pomiędzy Comarch ERP Optima, a innymi systemami informatycznymi (np. firmy Ahold):

• Własny – numer ILN/GLN firmy. W przypadku firm wielooddziałowych numer oddziału firmy.
• Centrali – w przypadku firm wielooddziałowych numer ILN/GLN centrali firmy. Jeśli firma rozlicza się bez pośrednictwa centrali, wówczas pole to powinno pozostać niewypełnione.

• Comarch ERP Optima Handel – deklaracja może być wyliczana automatycznie, na podstawie wprowadzonych dokumentów lub użytkownik może wprowadzać poszczególne pozycje bezpośrednio na deklarację, wyliczając potrzebne wartości. Lista deklaracji znajduje się wtedy w menu Handel/ Inne/ Intrastat.
• Jeśli użytkownik nie posiada modułu Comarch ERP Optima Handel, a posiada moduł Księga Podatkowa lub Księga Handlowa/Księga Handlowa Plus, wtedy w menu Rejestry VAT pojawia się opcja Intrastat, gdzie można wypełnić deklarację.

Gałąź dotyczy parametrów wykorzystywanych podczas wyliczania deklaracji Intrastat związanej z obrotem towarami pomiędzy krajami członkowskimi Unii Europejskiej. Poszczególne pola do wypełnienia są dostępne po zaznaczeniu parametru Intrastat:

Minimalna wartość pozycji z kodami CN 99500000 – domyślnie proponowana jest wartość 200 EURO.

Identyfikator numeru własnego – pole służące do uzupełnienia przedrostka numeru własnego znajdującego się na formularzu deklaracji Intrastat, na zakładce [e-Deklaracje]. Pole posiada ograniczenie do trzech znaków, a domyślnie uzupełnione jest przedrostkiem IST z możliwością edycji.

Izba Administracji Skarbowej – dla wysyłanej do PUESC deklaracji Intrastat należy wskazać Izbę Administracji Skarbowej z Rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z dnia 15 lutego 2017 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie zgłoszeń INTRASTAT. Domyślnie ustawiana jest Izba Celna w Szczecinie.

Dane teleadresowe osoby wypełniającej deklarację: imię, nazwisko, telefon, faks, adres e-mail oraz miejscowość. Informacje te są następnie przenoszone na formularz deklaracji Intrastat. Ich uzupełnienie w konfiguracji nie jest wymagane przez program – użytkownik może je uzupełniać bezpośrednio na wyliczanej deklaracji.

Typ kursu waluty – (dotyczy deklaracji Intrastat wyliczanej w sposób automatyczny w module Handel)  jeżeli wartość na dokumencie, który powinien być uwzględniony w deklaracji, podana jest w innej walucie, kwotę faktury należy przeliczyć na walutę polską. Przeliczenie powinno nastąpić na podstawie kursu waluty ustalonego dla celów podatku od towarów i usług.

• Zaznaczyć deklaracje i zaliczki, które składa firma: PIT-4R, PIT-8AR, VAT-7, JPK_V7, VAT-UE, VAT-8, VAT-9M, VAT-27, UPL-1, PIT‑36, PIT‑36L, PIT-28, CIT-8, CIT-8E, CIT-10Z, DRA, CUK-1, AKC-WW/AKC-WWn (w polu US (AKC-WW) należy wskazać urząd skarbowy, do którego będzie generowana płatność podatku akcyzowego z tytułu deklaracji AKC-WW), VIU-DO, IFT-2R. Odznaczenie deklaracji/zaliczki spowoduje, że lista deklaracji/ zaliczek będzie niedostępna w menu głównym programu. Zaznaczenie składanych przez firmę deklaracji/ zaliczek ma wpływ na informacje o deklaracjach/ zaliczkach wyświetlane w module Operacje wielofirmowe.
• Wybrać Urząd Skarbowy (bądź urząd celno-skarbowy / delegaturę w przypadku deklaracji AKC-WW/AKC-WWn), do którego są składane deklaracje. W przypadku deklaracji VIU-DO domyślnie wskazany jest Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście. W przypadku deklaracji IFT-2R oraz CIT-10Z domyślnie wskazany jest Lubelski Urząd Skarbowy w Lublinie.

Typ dokumentu dla płatności deklaracji – wybieramy typ dokumentu, określający sposób płatności deklaracji podatkowych. Do wyboru z listy mamy płatności zdefiniowane w: Konfiguracja firmy/ Definicje dokumentów/ Kasa i Bank/ Wypłata. Domyślnie podpowiada się DEK.

Forma płatności dla deklaracji – ustalamy tutaj formę płatności, która będzie używana do rozliczania płatności powiązanych z deklaracjami podatkowymi. Domyślnie podpowiada się przelew.

Typ dokumentu i  forma płatności deklaracji dotyczą wszystkich deklaracji/ zaliczek dostępnych w programie, również deklaracji i zaliczek dostępnych z poziomu modułu księgowego np. PIT-36, VAT-7, VAT-7K, VAT-7D, CIT-8.

Historia wymiany widoczna jest z menu Narzędzia/ Praca rozproszona/ Historia wymiany, jak również z poziomu menu Kasa/Bank oraz Rejestry VAT. Na oknie użytkownik ma możliwość podglądnięcia wysłanych paczek oraz odebranych i oczekujących na odbiór. Eksport/Import danych odbywa się z menu Narzędzia / Praca rozproszona / Eksport/Import. Może być również przeprowadzony z poziomu menu Kasa/Bank oraz Rejestry VAT.

Na tej liście dostępne są dwie zakładki:

• [Wysłane] – na tej liście widoczne są paczki wysłane, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż dane skasowane i odebrane można zobaczyć również o takim statusie.
• [Odebrane] – na tej liście widoczne są paczki do odebrania, które można odfiltrować zakresem dat. Zaznaczając dodatkowo parametr Pokaż paczki odebrane dla oddziału można zobaczyć również paczki o takim statusie.

Na obu zakładkach znajdują się kolumny:

• Lp – liczba porządkowa paczki’
• Typ danych – rodzaj danych,
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który przeprowadził eksport,
• Odbiorca/Nadawca – symbol oddziału z którego pochodzą dane,
• Data wysłania – data wysłania paczki na serwer,
• Rozmiar danych – wielkość paczki w kilobajtach,
• Status– status paczki,
• ID paczki – identyfikator paczki.

Na liście Wysłane możliwe są następujące statusy:

• Wysłano – paczka odebrana,
• Wysłano/Nie odebrano przez klienta – paczki zostały wysłane przez biuro rachunkowego, ale nie zostały odebrane przez klienta,
• Niekompletny – niektóre oddziały odebrały paczkę, pozostałe nie odebrały lub paczka została przez niektóre oddziały skasowana,
• Skasowano – paczka została skasowana przez wysyłającego lub przez wszystkich adresatów – nikt nie będzie mógł jej odebrać.

Na liście Odebrane możliwe są następujące statusy:

• Odebrano – paczka odebrana,
• Nie odebrano – paczka nieodebrana,
• Błąd – zaczęto pobieranie, ale go nie zakończono,
• Odrzucono – tylko ten oddział nie będzie mógł paczki odebrać

Na obu zakładkach jest możliwe skasowanie paczki i podglądnięcie jej szczegółów, w których można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.

Usuń – skasowanie paczki.

Podgląd – podgląd szczegółów paczki. W szczegółach paczki można dowiedzieć się, jakie operacje zostały wykonane na danej paczce.

W przypadku Comarch ERP Optima w Chmurze Standard na zakładce Odebrane dodatkowo jest kolumna Nazwa Pliku. Podczas importu danych przez System Operacji Automatycznych w bazie jest zapisywany plik z danymi, których nie udało się zaimportować. Za pomocą ikony można taki plik zapisać na dysku.

• dodatkowe informacje dotyczące danego księgowania okresowego – pole Uwagi, które będzie widoczne w kolumnie Opis na liście Schematy księgowań okresowych.
• Kto zdefiniował schemat – kod operatora w polu Wprowadził.
• Data utworzenia schematu – pole Data.
• Kto ostatni dokonał zmian w schemacie – pole Zmodyfikował.
• Ostatnia data, pod którą dokonywano zmian w schemacie – pole Data.

• Zaznaczony – e-zwolnienie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik nie posiada w tym okresie rozliczonej innej nieobecności. Jeśli okres importowanego e-zwolnienia pokrywa się w całości lub jest dłuższy niż okres występującej u pracownika nieobecności i ta nieobecność nie jest rozliczona, e-zwolnienie zostanie zaimportowane, a inna nieobecność automatycznie usunięta. W przypadku, gdy e-zwolnienie tylko częściowo pokrywa się z wprowadzoną u pracownika nieobecnością i ten pokrywający się okres nie jest rozliczony w wypłacie, pierwotna nieobecność zostanie automatycznie skrócona i zostanie wprowadzone e-zwolnienie. W logu użytkownik dodatkowo będzie miał dostępną informację o typie nieobecności i jej okresie, który został zamieniony na e-zwolnienie.

Jeśli w okresie e-zwolnienia pracownik ma wprowadzoną obecność w kalendarzu (Nie)obecność i za ten miesiąc wypłata etatowa nie jest naliczona obecność zostanie usunięta i zostanie dodane e-zwolnienie. W logu zostanie wykazana informacja o zamianie obecności na e-zwolnienie. Jeśli występująca u pracownika nieobecność lub jej część pokrywająca się z e-zwolnieniem będzie rozliczona w wypłacie to e-zwolnienie nie zostanie zaimportowanie. W logu zostanie wyświetlona informacja: Błąd importowania nieobecności: Istnieje już rozliczona nieobecność w tym dniu.

Pomimo zaznaczenia parametru Zamień nieobecność/obecność na e – Zwolnienie w przypadku próby zaimportowania e-zwolnienia będącego zwolnieniem chorobowym/zasiłkiem opiekuńczym obejmującego okres, na który wprowadzono: Urlop bezpłatny (111)/wniosek pracownika, Urlop bezpłatny (112)/odrębne ustawy, Urlop bezpłatny (111)/służba wojskowa, Urlop bezpłatny (młodociany), Urlop macierzyński, Urlop macierzyński dodatkowy, Urlop ojcowski, Urlop rodzicielski nie łączony z pracą na część etatu, Urlop wychowawczy (121), Urlop wychowawczy (122), służbę wojskową oraz dodatkowo w przypadku e-zwolnienia będącego zasiłkiem opiekuńczym przypadającym w okresie urlopu wypoczynkowego e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane.

• Nie zaznaczony – e-zwolnienie nie zostanie zaimportowane, jeśli pracownik w jego okresie ma wprowadzoną inną nieobecność (obecne działanie).

• Aktualizuj kwotę dla wszystkich okresów – rozbije kwoty równomiernie na poszczególne miesiące,
• Aktualizuj kwotę tylko w okresach z wpisaną kwotą – rozbije kwoty na miesiące wcześniej uzupełnione (opcja wykorzystywana jeśli w harmonogramie były uzupełnione już jakieś konkretne miesiące, a później zmieniono łączną kwotę do rozksięgowania, to nowa kwota zostanie rozbita na miesiące wcześniej wybrane).

•  Konkretnej wartości wprowadzonej „z ręki” – przycisk Wartość .
• Wartości wyliczanej automatycznie w oparciu o obroty, salda, persaldo itp. konkretnego konta księgowego (syntetycznego lub analitycznego) – przycisk Funkcje kont .
• Istnieje możliwość seryjnego dodania kont księgowych np.:
  • Wybieramy Obroty Wn i zaznaczamy konta: 401, 402 oraz 403. Do definicji przenosi się: @ObrotyWn(401) + @ObrotyWn(402) + @ObrotyWn(403)
• Wartości wyliczanej w oparciu o zdefiniowaną gałąź zestawienia – przycisk Zestawienie .
• Wartości obliczanej z wykorzystaniem funkcji systemowych – przycisk Funkcje systemowe. Użytkownik może skorzystać z następujących funkcji:
  • Jeżeli – wstawia wywołanie funkcji CHOOSE w postaci CHOOSE (warunek, jeżeli prawda, jeżeli fałsz). Działanie funkcji jest takie, że jeśli warunek jest spełniony, to pobierana jest pierwsza wartość, a jeśli nie, to druga. Przykładowo – jeśli Obroty Wn są większe niż obroty Ma, to bierze różnicę tych obrotów, w przeciwnym wypadku 0, czyli:
    • CHOOSE (@ObrotyWn(101)>@ObrotyMa(101), @ObrotyWn(101)-@ObrotyMa(101), 0)
  • Wartość bezwzględna – wstawia wywołanie funkcji ABS. Wyciąga wartość bezwzględną (moduł) liczby (czyli bez znaku minus) np.:
    • ABS(@PerSaldo(101))
  • Zaokrąglenie – wstawia wywołanie funkcji ROUND w postaci ROUND(Liczba, Zaokrąglenie) np.:
    • ROUND(@ObrotyWn(101),1) – zaokrąglenie do pełnych złotych lub ROUND(@ObrotyWn(400) * @ObrotyWn(701) / @ObrotyWn(702), 0.01) – zaokrąglenie wyniku działania do groszy.
  • Część całkowita – Wstawia wywołanie funkcji INT, wyciągającej część całkowitą z liczby.
    • Różnica między INT a ROUND np.: INT(10.65) = 10 ROUND(10.65, 1) = 11
• Wartości pobranej z zapytania wykonanego bezpośrednio do bazy – przycisk Zapytanie SQL .
• Wartości obliczonej z wykorzystaniem funkcji Maska. Funkcja ta daje możliwość zdefiniowania kwoty według kryteriów związanych z numeracją kont poprzez wykorzystanie następujących makr, znaków lub ciągów znaków specjalnych:

@{*} – dowolny ciąg znaków. Symbol będzie oznaczał pobranie kolejnych segmentów kont z Konta Wn lub Ma i podstawienie ich w miejsce definicji kwoty, gdzie również wystąpi ten symbol.

@{?} – jeden znak. Symbol będzie oznaczał pobranie kolejnego znaku z konta Konta Wn lub Ma i podstawienie go w miejsce definicji kwoty, gdzie również wystąpi ten symbol.

* – zastępuje dowolny ciąg znaków np. wprowadzenie maski w definicji: @ObrotyWn(4*) pozwoli na uzyskanie kwoty obrotów na wszystkich analitykach kont zespołu 4.

? – zastępuje dokładnie jeden znak w numerze konta. Przykładowo – chcąc pobrać obroty Wn na kontach z grupy 4, których syntetyka ma 3 znaki, z których dwa ostatnie są dowolne, pierwsza analityka ma dwa dowolne znaki, a na drugim poziomie analityki mają segment 01 – można użyć następującego wyrażenia @ObrotyWn (4??‑??-01).

[nm] – znak należy do ciągu. Wprowadzenie na przykład maski 401-[137]-01 w definicji @ObrotyWn(401‑[137]-01) pozwala na uzyskanie obrotów Wn, ze wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę 1 lub 3 lub 7, a w ostatnim 01.

[x-z] – znak zawiera się w zakresie. Przykładowo -@ObrotyWn(40[1-4]-*) oznacza, że interesują nas Obroty Winien ze wszystkich „czwórek”, których ostatni znak w numerze konta syntetycznego to cyfra z przedziału od 1 do 4.

[^nm] – znak nie zawiera się w ciągu. Wprowadzenie na przykład definicji @ObrotyWn (401-[^137]-01) będzie pozwalało na uzyskanie sumy Obrotów Winien wszystkich analityk konta 401, które w drugim członie mają cyfrę inną niż 1, 3 lub 7, z subanalityką 01. Definicja ObrotyWn(4[^9]*) pozwoli na uzyskanie sumy obrotów winien na wszystkich kontach zespołu 4 poza tymi, które na drugim miejscu mają cyfrę 9, czyli np. 490.

[^x-z] – znak nie należy do przedziału. Przykładowo – 40[^1-4]-*, czyli program wyszuka wszystkie konta, których syntetyka rozpoczyna się znakami 40, a ostatni, w tym przypadku trzeci, jest różny niż cyfry z przydziału od 1 do 4.

Argumenty – argumentami dla funkcji księgowych są konta księgowe (syntetyczne, analityczne), dla zestawień: nazwa zestawienia oraz nr pozycji zestawienia.

Po wybraniu funkcji księgowej pojawia się lista kont. Po zatwierdzeniu konta (syntetycznego lub analitycznego) do okna Kwota wpisywana jest definicja kwoty np. W postaci @ObrotyWn(201). Oznacza ona, że dla wygenerowanego dekretu wartość będzie wyliczona w oparciu o obroty Winien konta syntetycznego 201.

Po wybraniu pozycji Zestawienia pojawia się lookup, umożliwiający wybór pozycji danego zestawienia. Po zatwierdzeniu wybranej gałęzi do okna Kwota wprowadzana zostanie definicja kwoty np. W postaci @Zestawienie(Bilans,1.1.1). Oznacza ona, że dla wygenerowanego dekretu wartość będzie wyliczona w oparciu o gałąź o numerze 1.1.1 zestawienia Bilans.

Uwaga

Aby nastąpiło zapamiętanie wyrażenia, po wypełnieniu pól: Łącznik, Współczynnik, Kwota, Argumenty należy wybrać przycisk . Przycisk  cofa wprowadzoną operację.

Po wprowadzeniu Definicji kwoty wybieramy ikonę  Zapisz zmiany. Otwierany jest kolejny formularz Element księgowania okresowego, z poziomu którego definicję pozycji zatwierdzamy ikoną  Zapisz zmiany.

Po zapisaniu pozycji przechodzimy do głównego okna Księgowania okresowe, z poziomu którego możemy dodać kolejną pozycję do schematu księgowań okresowych.

Oprócz możliwości tworzenia Definicji kwoty za pomocą Wizarda, można tworzyć wyrażenia bezpośrednio na formularzu elementu schematu przez podmenu dostępnego pod klawiszem Kwota, zawierające identyczną listę opcji jak w przypadku Wizarda. Wybranie odpowiedniej opcji spowoduje dodanie jej do aktualnej zawartości pola definicji (domyślnie kwoty i opisy są dodawane ze znakiem +, a warunki z operatorem AND).

Dodanie pozycji schematu księgowań okresowych z harmonogramem

W przypadku gdy w nagłówku księgowania okresowego został zaznaczony parametr „Wg harmonogramu” w polu Konto Wn i Konto Ma nie można wykorzystywać masek, należy wskazać konkretne istniejące konta z planu kont.

Pole Kategoria oraz parametr Rozrachunek działają tak samo jak w przypadku księgowań okresowych bez harmonogramu, co zostało opisane w poprzednim podpunkcie.

W przypadku księgowania wg harmonogramu na elementach księgowania okresowego zamiast sekcji z kwotą dostępne jest pole z kwotą do rozksięgowania oraz harmonogram w rozbiciu na miesiące. Po wpisaniu kwoty i naciśnięciu przycisku  lub klawisza <F8> kwota zostanie rozdzielona na poszczególne miesiące. Dostępne są dwie opcje rozdzielenia kwot:

• Aktualizuj kwotę dla wszystkich okresów – rozbije kwoty równomiernie na poszczególne miesiące,
• Aktualizuj kwotę tylko w okresach z wpisaną kwotą – rozbije kwoty na miesiące wcześniej uzupełnione (opcja wykorzystywana jeśli w harmonogramie były uzupełnione już jakieś konkretne miesiące, a później zmieniono łączną kwotę do rozksięgowania, to nowa kwota zostanie rozbita na miesiące wcześniej wybrane).

Zmiana kwot na harmonogramie możliwa jest tylko w miesiącach, w których nie wykonano jeszcze księgowania.

Tabelka z harmonogramem zawiera kolumny: Okres, Kwota i Kwota zaksięgowana. W kolumnie Kwota zaksięgowana widoczna jest kwota na pozycji PK po wygenerowaniu księgowania okresowego i po ewentualnych poprawkach użytkownika, czyli faktyczna kwota widniejąca w Dziennikach. Tylko kolumna Kwota podlega edycji.

Obok tabelki z harmonogramem znajduje się ikona  pozwalająca na zmianę wartości w kolumnie Kwota (dostępna tylko dla pozycji niezaksięgowanej) oraz ikona  odwołująca do zapisu księgowego.

Warunkiem importu *.xml jest włączenie w Konfiguracji Firmy/ Płace/ Parametry/Dane kadrowe i deklaracje autonumeracji, ponieważ program zapisując do bazy pracowników nada im akronimy (kod). I tak:

• Autonumeracja [√] włączona – wykonywany jest import z pliku *.xml,
• Autonumeracja [ ] – import nie zostanie wykonany.

Po wykonanym imporcie z pliku *.xml na podstawie daty zgłoszenia automatycznie zostają uzupełnione pola: data zatrudnienia, data zawarcia umowy i data rozpoczęcia pracy.