Przesyłki kurierskie

List przewozowy i protokół odbioru przesyłki dostępny jest z poziomu Zlecenie nadania przesyłki, na zakładce Poczta Polska/DPD/DHL/InPost Paczkomaty/InPost Allegro/Comarch Shipping  oraz z listy Przesyłek kurierskich. Należy wydrukować 1 egzemplarz listu przewozowego (drukowany jest dla każdej z paczek nadawanych w ramach zlecenia) oraz 2 egzemplarze protokołu odbioru.

Na dokumencie zlecenia nadania przesyłki znajduje się lista paczek wraz z przypisanym do nich numerem listu przewozowego oraz adresem URL. Po kliknięciu w link w kolumnie URL użytkownik zostanie przeniesiony na stronę internetową, na której może śledzić przesyłkę. Informacje na temat statusu przesyłki można także sprawdzić na stronie https://emonitoring.poczta-polska.pl/   (Poczta Polska) https://tracktrace.dpd.com.pl/findParcel      (DPD) https://inpost.pl/sledzenie-przesylek   (InPost) https://sprawdz.dhl.com.pl/   (DHL) po podaniu numeru listu przewozowego odpowiedniej paczki.

Paczkę można nadać na kilka sposobów:

1. Tworząc zlecenie nadania przesyłki z poziomu Listy przesyłek kurierskich dostępnej w menu głównym programu na zakładce Ogólne, po wciśnięciu przycisku  - Przesyłki kurierskie.
2. Z poziomu listy Faktur sprzedaży/ Paragonów/ Wydań zewnętrznych/ Rezerwacji Odbiorcy, Faktur proforma/ Rozchodów wewnętrznych/ Przesunięć międzymagazynowych/ Zleceń serwisowych, poprzez zaznaczenie konkretnego dokumentu i wybranie w menu głównym funkcji Przesyłki kurierskie.
3. Z poziomu otwartego formularza Faktur sprzedaży/ Paragonów/ Wydań zewnętrznych/Rezerwacji Odbiorcy / Faktur proforma/ Rozchodów wewnętrznych/ Przesunięć międzymagazynowych/ Zleceń serwisowych i wybraniu w menu głównym funkcji Przesyłki kurierskie.

Dane adresowe nadawcy pobierane są na zlecenie z domyślnego adresu wprowadzonego w Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Adresy oddziałów. Użytkownik ma możliwość wskazania innego adresu nadawczego, wybierając go z listy zdefiniowanych uprzednio adresów oddziałów lub wprowadzając odpowiednie dane bezpośrednio na zleceniu. Każde zlecenie powinno mieć przypisaną osobę zlecającą nadanie przesyłki. Domyślnie będzie to aktualnie zalogowany operator. Możliwe jest jednak wskazanie innego operatora lub pracownika. Telefon oraz adres e mail do kontaktu pobierany jest z formularza operatora/pracownika lub może zostać uzupełniony ręcznie. Odbiorcę przesyłki można wybrać z listy podmiotów. Dane adresowe będą wówczas pobierane z karty wybranego kontrahenta. Jeżeli zlecenie jest generowane na podstawie dokumentu handlowego lub magazynowego (FS/PA/WZ/RO) wówczas odbiorca zostanie przeniesiony z powiązanego dokumentu. Dodatkowo na zleceniu należy wskazać osobę, z którą kurier będzie mógł się skontaktować celem doręczenia przesyłki. Dane osoby kontaktowej można wpisać ręcznie lub wybrać z listy jednego z przedstawicieli podmiotu. Po uzupełnieniu danych nadawcy i odbiorcy należy wprowadzić paczki, jakie będą przesyłane w ramach danego zlecenia. Dla każdej z paczek należy określić wagę, wymiary, sposób pakowania oraz (opcjonalnie) kwotę ubezpieczenia przesyłki oraz (opcjonalnie) kwotę pobrania.. Aby zlecić nadanie paczki (przesłać zlecenie do DHL/DPD/Comarch Shipping) należy wcisnąć przycisk  Zamów kuriera lub przycisk  Zatwierdź przesyłkę i przekaż do nadania (Poczta Polska/InPost).  

Dla usług pocztowych Pocztex, Pocztex 2.0 oraz Pocztex Kurier 48h można zamówić kuriera po odbiór przesyłek. Aby to zrobić należy na liście przesyłek kurierskich użyć przycisku   dostępnego na górnej wstążce programu, następnie uzupełnić dane i potwierdzić zamówienie odbioru przez kuriera przyciskiem  Zamów. Należy pamiętać, że istnieje możliwość kilkukrotnego zamówienia kuriera w jednym dniu. Informacja widoczna na oknie nie blokuje możliwości ponownego zamówienia kuriera w danym dniu, wyświetlana jest w celu poinformowania użytkownika, że w danym dniu jest już zamówiony co najmniej jeden odbiór przez kuriera. Dla pozostałych usług pocztowych należy udać się do Urzędu nadania zgodnego ze zleceniami przesyłek w celu nadania przesyłek.

Podczas konfiguracji usługi InPost Paczkomaty oraz InPost Allegro można określić domyślny sposób w jaki będą dostarczane paczki do InPost. Użytkownik może dostarczyć przesyłkę samodzielnie do Paczkomatu InPost, lub do Punktu Obsługi Paczek (POP). Może również zamówić kuriera, który odbierze nadawane przez niego paczki. Usługę kuriera należy zamówić za pośrednictwem Managera Paczek.

Do prawidłowego zrealizowania zlecenia z serwisu Allegro, w Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ InPost Allegro  użytkownik powinien podać Organization ID, Access Token otrzymane od InPost oraz numer ID i Login do kont Allegro. Podczas tworzenia zlecenia przesyłek dla Allegro wymagane jest podanie adresu e-mail, który jest nadawany indywidualnie dla każdej aukcji, numer telefonu kupującego, identyfikator sprzedawcy i transakcji. Dla zamówień realizowanych z Allegro za pośrednictwem Comarch e-Sklep powyższe dane uzupełniane są automatycznie. Ponadto przy przekształcaniu takiego zamówienia do zlecenia zadania przesyłki uzupełniana jest informacja o usłudze wybranej przez kupującego (Allegro Kurier24 InPost, Allegro MiniKurier24 InPost czy Allegro Paczkomaty 24/7 InPost) oraz o Paczkomacie odbiorczym, jeśli kupujący wybrał opcję paczkomat przy składaniu zamówienie w Allegro.  

Listę zleconych przesyłek kurierskich można wyświetlić wybierając przycisk  Przesyłki kurierskie, dostępny w menu głównym programu na zakładce [Ogólne ] . Na liście prezentowane są wszystkie zlecenia przesyłek wraz z informacjami o ich odbiorcy, statusie dokumentu zlecenia oraz statusie przesyłki. Dokumenty można filtrować według preferencji np. wyświetlając przesyłki dla konkretnego kontrahenta; tylko te zlecenia, które nie zostały jeszcze wysłane lub zlecenia o określonym statusie przesyłki.

W Comarch ERP Optima możliwe jest nadawanie przesyłek za pośrednictwem InPost. Dotyczy to zarówno produktów zakupionych bezpośrednio u sprzedawcy (np. przez sklep internetowy), jak i realizacji zamówień z serwisu Allegro. Dostępnymi usługami są:

• Paczkomaty InPost 24/7,
• Allegro Paczkomaty 24/7 InPost,
• Allegro Kurier24 InPost,
• Allegro MiniKurier24 InPost.

Natomiast po skonfigurowaniu usługi Comarch Shipping istnieje możliwość komunikacji z następującymi kurierami i przewoźnikami:

• Allegro Paczkomaty 24/7 InPost,
• InPost Kurier,
• InPost Paczkomaty 24/7
• Allegro Kurier24 InPost.

Ostrzeżenie pojawia, jeżeli format etykiety wybrany z poziomu Start/Konfiguracja/ Firma/ Przesyłki/ Comarch Shipping nie jest obsługiwany przez danego kuriera. Należy z poziomu konfiguracji Comarch Shipping zdefiniować odpowiedni format wydruku etykiety.

Ostrzeżenie pojawia się, jeżeli w menu Start/Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy został wprowadzony NIP, na który nie ma zarejestrowanego konta w Comarch Shipping. W Pieczątce firmy należy wprowadzić poprawny numer NIP, na który zostało założone konto w Comarch Shipping.

Przy seryjnym tworzeniu zlecenia nadania przesyłki z poziomu listy dokumentów handlowo-magazynowych istnieje możliwość wyboru kuriera, a także ustalenia parametrów dotyczących paczek Aby można było w ten sposób utworzyć przesyłką należy po zaznaczeniu na liście dokumentów wybrać pod przyciskiem Przesyłki kurierski opcję Ustal parametry przesyłki. W polu kurier proponowany jest domyślny kurier zdefiniowany w aplikacji Comarch Shipping z możliwością zmiany tego kuriera na innego. Edycji podlega również szablon spedycji. Na oknie Parametry zlecenia nadania przesyłki możliwa jest również edycja rodzaju paczki oraz wartości gabarytów paczki. Jeśli w menu Start/Konfiguracja/Firma/Przesyłki/Comarch Shipping zaznaczony jest parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych to na formularzu domyślnie również zaznaczony będzie ten parametr. W przypadku gdy zaznaczona zostanie opcja ustalona wtedy wypełniona zostanie waga domyślna dla wybranego rodzaju paczki. Jeśli dla wybranego kuriera nie ma możliwości modyfikacji wagi lub wymiarów, to pola będą nieaktywne Wybór opcji Ustal parametry przesyłki może także powodować podniesienie formularz zlecenia nadania przesyłki. Dzieje się tak jak, gdy na liście dokumentów zaznaczony jest jeden dokument lub kilka dokumentów z tym samym odbiorcą oraz magazynem i zaznaczony jest parametr Przesyłki zbiorcze ( w Konfiguracji firmy/ Przesyłki/ Comarch Shipping). Więcej informacji na temat obsługi przesyłek przy pomocy Comarch Shipping znajduje się w artykule Współpraca z Comarch Shipping.  

Ostrzeżenie pojawia się przy próbie zamówienia kuriera, dla którego opcja zamówienia kuriera nie jest dostępna lub na szablonie spedycji w Comarch Shipping wybrano opcję: Stały odbiór.

Na formularzu zlecenia nadania przesyłki na zakładce [Paczki i usługi] możliwe jest wprowadzenie kilku paczek tego samego rodzaju. Kolejną paczkę można dodać za pomocą ikony zielonego plusa znajdującego się w sekcji Paczki. Ikona jest aktywna dla kurierów umożliwiających dodanie wielu paczek, jej dostępność może być też uzależniona od wybranego na szablonie sposobu dostawy. Dla dodanych paczek istnieje możliwość zmiany gabarytów paczki oraz dopisanie informacji o zawartości. Zmiana rodzaju na jednej z paczek powoduje zmianę rodzaju na wszystkich paczkach widocznych na liście. Przy seryjnym tworzeniu jednego zlecenia nadania przesyłki dla kilku zaznaczonych dokumentów na liście istnieje możliwość dodania ilości paczek zgodnej z ilością zaznaczonych dokumentów. Pozwala na to parametr Ilość paczek na zleceniu zgodna z ilością zaznaczonych dokumentów, dostępny w ustawieniach konfiguracji Firmy/Przesyłki/Comarch Shipping. Aktywność parametru zależna jest od zaznaczonego parametru Przesyłki zbiorcze. Jeśli dodatkowo zaznaczony jest parametr W pierwszej kolejności pobieraj wagę z kartotek towarowych wtedy dla każdej paczki wyliczana jest waga pozycji z poszczególnych dokumentów. Więcej informacji na temat obsługi przesyłek przy pomocy Comarch Shipping znajduje się w artykule Współpraca z Comarch Shipping.