Rozliczenia dokumentów

https://youtu.be/XaYG7j83S9Q W programie Comarch ERP Optima istnieje możliwość rozliczania dokumentów poprzez kompensaty. Kompensować ze sobą można np. dwa zapisy kasowe/bankowe lub dwa zdarzenia z Preliminarza płatności, pod warunkiem, że kierunki przepływu środków finansowych na kompensowanych dokumentach są przeciwne. Np. Jeśli mamy wystawione dokumenty dla tego samego kontrahenta, np. dwie Faktury Sprzedaży i Fakturę Zakupu, wtedy można dokonać kompensaty tych dokumentów. Kompensaty Faktur dokonuje się z poziomu Preliminarza Płatności: Na liście należy otworzyć zdarzenie, które chcemy rozliczyć z innymi dokumentami. Na otwartym formularzu, na zakładce Rozliczenia należy wybrać ikonę zielonego plusa lub klawisz Insert. Następnie pojawi się okno z zapisami do rozliczenia. Wtedy można dowolne z nich (o przeciwnym przepływie do otwartego zdarzenia), zaznaczyć, wybrać i zapisać formularz. Kompensata zapisów KP i KW: Z poziomu listy zapisów kasowych/bankowych należy wybrać rozliczany zapis, a następnie na zakładce Rozliczenia dokumentów ikoną zielonego plusa dokonać kompensaty z dokumentem o przeciwnym kierunku przepływu środków finansowych. Dodatkowo w programie Comarch ERP Optima kompensaty w podobny sposób możemy wykonywać:

Uwaga

Należy pamiętać, by rozliczane dokumenty miały przeciwne kierunki przepływów środków finansowych.

Od wersji 2014.0.1 istnieje również możliwość tworzenia dokumentu kompensaty (funkcja dostępna jest w menu Kasa/Bank: Kompensaty). W programie Comarch ERP Optima dokument kompensaty to spinacz istniejących w programie rozliczeń o typie kompensata. Użytkownik może dodać go ręcznie, przy czym ważne jest, aby wcześniej zdarzenia bądź zapisy kasowe/bankowe zostały rozliczone.

W programie Comarch ERP Optima można rozliczyć ze sobą dokumenty wystawione w różnych walutach - przy czym jeden z tych dokumentów musi być wystawiony w PLN (pole Waluta dok.), a drugi w walucie obcej. Dodatkowym wymogiem jest, aby obydwa dokumenty posiadały tą samą walutę rozliczenia (pole Waluta rozl.). Walutę rozliczania można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN. Ponadto walutę rozliczenia można zmieniać na zapisach kasowych/bankowych na zakładce Rozliczenia dokumentów w polu Waluta rozl.: oraz na zdarzeniach kasowych/bankowych w preliminarzu płatności na zakładce Rozliczenia w polu Waluta rozl.

Przykład

Dla kontrahenta FAMAX wystawiona została faktura sprzedaży FS/000417/20XX, na kwotę 500 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, z odroczonym terminem płatności (np. 10.05.20XX). Do preliminarza płatności kontrahenta FAMAX automatycznie wpisane zostało zdarzenie: 10 maja spodziewana jest zapłata 500 EUR za fakturę FS/000417/20XX. 11 maja, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BANK zapis, z którego wynika, że kontrahent wpłacił na nasze konto 2000 zł, i że jest to zapłata za FS/000417/20XX. Wówczas z poziomu zakładki [Rozliczenia] tego zapisu ustawiamy walutę rozliczenia na EUR, odszukujemy w preliminarzu kontrahenta FAMAX nierozliczoną płatność za fakturę i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: - dotyczący otrzymanej płatności (zapłata) w rejestrze BANK otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FS/000417/20XX), - zapis dotyczący planowanej płatności za FS/000417/20XX w preliminarzu kontrahenta FAMAX otrzyma status rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BANK, pochodzącego z wyciągu bankowego), - faktura FS/000417/20XX otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego).

Przykład rozliczenia dokumentu w walucie został zaprezentowany na filmie instruktażowym dostępnym pod linkiem: https://youtu.be/7n4vgxJSH1k

Przykład

10 czerwca, na podstawie wyciągu bankowego, wprowadzamy do rejestru BPHEUR zapis, z którego wynika, że zapłaciliśmy kontrahentowi COMPAQ 250 EUR po kursie 1 EUR = 4 PLN, i że jest to zapłata za FZ/000201/20XX. Wówczas z poziomu zakładki rozliczenia odszukujemy w preliminarzu kontrahenta COMPAQ nierozliczoną płatność za fakturę, zmieniamy jej walutę rozliczenia na EUR i wprowadzamy ją na listę rozliczanych tym zapisem dokumentów. Zatwierdzenie tego rozliczenia spowoduje, że zapis: - dotyczący dokonanej zapłata w rejestrze BPHEUR otrzyma status rozliczonego (z dokumentem FZ/000201/20XX), - zapis dotyczący planowanej płatności za FZ/000201/20XX w preliminarzu kontrahenta COMPAQ otrzyma status, rozliczonego (na podstawie zapisu z rejestru BPHEUR, pochodzącego z wyciągu bankowego) - faktura FZ/000417/20XX otrzyma status dokumentu rozliczonego (zapłaconego). Podczas rozliczania dokumentów jw. różnica kursowa jest tworzona automatycznie.

Dodatkowo w programie istnieje możliwość seryjnej zmiany waluty rozliczenia z poziomu preliminarza płatności. Opcja ta jest dostępna poprzez użycie Funkcji Zmień walutę rozliczenia z menu kontekstowego (pod prawym klawiszem myszy) na liście zdarzeń. Seryjna zmiana waluty rozliczenia może być wykorzystana np. do zmiany waluty rozliczenia dla wypłat pracowników. Aby dokonać seryjnej zmiany waluty należy wybrać:

Uwaga

Obecnie w programie Comarch ERP Optima nie można wprost rozliczyć ze sobą dokumentów posiadających różne waluty obce np. EUR i USD– w takim przypadku niezbędne jest tworzenie dodatkowych dokumentów.

Przykład

Jak w systemie dokonać rozliczenia dwóch dokumentów w różnych walutach? Np. nastąpiła wypłata dla pracownika zaliczka na delegację w walucie CHF, pracownik przedkłada faktury zakupowe w walucie CHF i EUR i należy dokonać rozliczenia zaliczki z fakturami. Wypłata nastąpiła z kasy walutowej. Rozliczenia można dokonać na dwa sposoby: Można ustawić na zapisie kasowym (zaliczce pracownika) Nie podlega rozliczeniu. W momencie jak przyniesie Faktury należy w preliminarzu wprowadzić zapisy techniczne na kwotę płatności faktury w walucie CHF i EUR i skompensować z fakturami oczywiście po odpowiednich kursach tak, aby powstały różnice kursowe. Można również zaliczkę pozostawić ze statusem Nie rozliczono. Jak pracownik przyniesie faktury w walucie CHF to rozliczyć je z zaliczką (powstanie różnica kursowa). Pozostanie jeszcze reszta zaliczki w walucie CHF. Należy w tym wypadku wprowadzić zapis techniczny do preliminarza płatności na pozostałą kwotę zaliczki w walucie CHF, po kursie z dnia wypłacenia zaliczki tak, aby zaliczka rozliczyła się do końca i nie powstała różnica kursowa. Faktury zaś w EUR należy skompensować z zapisem technicznym wprowadzonym do preliminarza również w walucie EUR. Przeliczyć pozostałe CHF z zaliczki na EUR i wprowadzić odpowiedni kurs tak, aby naliczyła się różnica kursowa dla EUR.

Możemy rozliczać dokumenty z poziomu kilku miejsc w programie Comarch ERP Optima. Załóżmy, że wprowadziliśmy Fakturę Sprzedaży z datą 14.11.20XX na kwotę 129,56 PLN, płatną przelewem. Wprowadzenie takiego dokumentu wygeneruje płatność odroczoną, którą możemy zobaczyć w menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Dnia 20.11 Klient wpłaca pieniądze na nasze konto bankowe i chcemy odnotować to w systemie. Możemy to zrobić na jeden z kilku sposobów w programie, między innymi z poziomu: 1. ZAPISÓW KASOWYCH/BANKOWYCH Menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe. Wskazujemy Rejestr oraz Raport, do którego chcemy wprowadzić zapis: Ikoną plusa  dodajemy nowy zapis. Na zapisie musimy wybrać typ dokumentu (w tym przypadku będzie to wpłata Klienta czyli dokument KP). Jeśli znamy schemat numeracji wystarczy wpisać odpowiedni symbol w pole „Dokument”. Schemat możemy też wybrać z listy po naciśnięciu  Na liście należy wybrać klasę dokumentu Wpłata i wskazać symbol KP. Na zapisie KP uzupełnić kwotę wpłacaną i dane kontrahenta. Na zakładce Rozliczenia dokumentów możemy wskazać dokument, z którym chcemy rozliczyć wpłatę kontrahenta. Po wybraniu opcji Rozliczenie możemy wskazać płatność (lub kilka płatności) z Preliminarza Płatności, które chcemy rozliczyć z zapisem KP. Jeżeli kwota na zapisie jest większa niż kwota płatności odroczonej z Preliminarza, wówczas dokument KP będzie rozliczony częściowo (w kolumnie Status na liście zapisów kasowych/bankowych pojawi się przy tym zapisie literka „C”). Będzie można w późniejszym terminie wprowadzić kolejne rozliczenie na pozostałą kwotę. Jeśli zapis zostanie rozliczony całkowicie, w kolumnie Status pojawi się litera „R”. 2. PRELIMINARZA PŁATNOŚCI Menu Kasa/Bank/ Preliminarz płatności. Chcemy rozliczyć zdarzenie w Preliminarzu z zapisem KP. Wyszukujemy odpowiednią płatność w Preliminarzu wygenerowaną po wprowadzeniu Faktury Sprzedaży (w polu Numer dokumentu znajduje się numer faktury). Po wyszukaniu płatności podnosimy jej formatkę dwukrotnym kliknięciem myszki lub przyciskiem „lupy”. Na formularzu płatności przechodzimy na zakładkę Rozliczenia i naciskamy ikonę „plusa” – „Dodaj rozliczenie”. Pojawi się lista dokumentów nierozliczonych danego kontrahenta. Jeśli już wcześniej został wprowadzony zapis KP w menu Kasa/Bank/ Zapisy kasowe/bankowe, wówczas z listy można wybrać ten zapis, który zostanie rozliczony ze zdarzeniem z preliminarza. 3. LISTY DOKUMENTÓW (Faktury Sprzedaży, Paragony, Faktury Zakupu, dokumenty kaucyjne WKA i PKA, rejestry VAT zakupu i sprzedaży, ewidencja dodatkowa kosztów i przychodów)) Dokumenty można rozliczać automatycznie, na przykład z poziomu listy Faktur Sprzedaży. Wcześniej jednak należy nadać odpowiednie uprawnienie operatorowi, żeby mógł on rozliczać dokumenty z poziomu listy. W Konfiguracji Programu/Użytkowe/Operatorzy na karcie operatora znajduje się parametr (zakładka Ogólne/ Parametry Wspólne) Rozliczanie / usuwanie rozliczeń z listy – należy go zaznaczyć. Po zaznaczeniu parametru, dany operator może przejść do listy dokumentów (np. Faktur Sprzedaży), wybrać dokument, który chce rozliczyć i wcisnąć prawy przycisk myszy. W menu, które rozwinie się pod prawym klawiszem myszki dostępna jest opcja Rozlicz. Należy ją wybrać a następnie wskazać rejestr, do którego ma trafić płatność. Stan rozliczenia dokumentu i listę dokumentów rozliczających można wyświetlić z poziomu listy faktur lub z poziomu formularza konkretnej faktury po naciśnięciu przycisku Rozliczenia , dostępnego na wstążce. 4. LISTA DOKUMENTÓW NIEROZLICZONYCH Menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone. W menu Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone znajduje się lista wszystkich dokumentów nierozliczonych w programie. Lista zawiera dwie zakładki: [Ogólne] i [Na dzień]. Lista ta jest posortowana wg terminu płatności, a w obrębie tego samego terminu płatności wg daty dokumentu. Z tego poziomu jest możliwość rozliczania pojedynczych dokumentów oraz rozliczania seryjnego. Aby rozliczyć dokumenty należy zaznaczyć wybrane pozycje na liście (dokumenty muszą wykazywać kwoty po obu stronach: jako Należność i Zobowiązanie), wskazać w filtrze Walutę inną niż „Wszystkie” i kliknąć w ikonę , z której jest możliwość wyboru dwóch typów seryjnych rozliczeń: - Typ domyślny to Rozliczanie dokumentów dla jednego podmiotu – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą dokumenty dla tego samego podmiotu. Mechanizm rozliczania wygląda tak samo jak w przypadku listy Rozliczenia podmiotu. Gdy brak pary do rozliczenia, mechanizm przechodzi do rozliczenia dokumentów kolejnego podmiotu, pozostawiając jako nierozliczone dokumenty poprzedniego podmiotu. Jeżeli Użytkownik zaznaczy dwa dokumenty o przeciwnych kierunkach, ale dla różnych podmiotów – w logu z przebiegu rozliczenia będzie informacja o braku pary do rozliczenia. Aby rozliczyć takie dokumenty należy wybrać drugą funkcję, - Rozliczanie dokumentów wielu podmiotów – po wyborze tego typu rozliczenia pojawi się komunikat: Czy na pewno chcesz dokonać seryjnego rozliczenia zaznaczonych dokumentów? Rozliczane będą również dokumenty różnych podmiotów. Mechanizm rozliczania jest następujący – funkcja kojarzy najpierw dokumenty tego samego podmiotu. Gdy zostaną już tylko dokumenty, dla których nie ma pary dla tego samego podmiotu – funkcja będzie rozliczać dokumenty najpierw próbując dopasować je po takiej samej kwocie, a następnie po terminie płatności.

Wydruk listy należności i zobowiązań można wykonać:

Jeżeli w rejestrze walutowym wypłaty są wg kursu historycznego wówczas rozliczone są wg metody FIFO z pierwszym wolnym zasobem na magazynie walut (pierwszą nierozliczoną wpłatą) i różnica kursowa nie powstaje. W sytuacji gdy wypłata jest po innym kursie niż historyczny np. po kursie bieżącym wówczas w magazynie walut powstaje różnica kursowa. Różnica kursowa jest tworzona jako różnica wartości wypłaty i wartości wpłaty w przeliczeniu na walutę systemową (KW-KP). Dodatnia różnica kursowa powstaje, jeżeli wypłata była po wyższym kursie niż wpłata. Ujemna różnica powstaje wtedy, gdy wypłata była po niższym kursie niż wpłata. Wyliczona różnica kursowa jest wliczana do stanu końcowego raportu oraz do stanu początkowego raportu kolejnego na liście. Różnica dodatnia zwiększa stan końcowy raportu kasowego/bankowego, a ujemna wpływa na jego zmniejszenie w walucie PLN.

Uwaga

W przypadku rozliczania dokumentów po kursie historycznym, gdzie przy rozliczaniu powstaje grosz różnicy wynikający z zaokrągleń zostaje wygenerowany dokument różnicy kursowej na kwotę zaokrąglenia.

https://youtu.be/LuatZ_ACJcY W programie Comarch ERP Optima można dokonać automatycznego rozliczenia zapisów podczas importu wyciągu bankowego. Chcąc dokonać takiego rozliczenia należy na formularzu importu przelewów rozwinąć listę dostępnych opcji. Lista zawiera pięć możliwych opcji wyboru sposobu rozliczania przelewów: Opcja wg identyfikatora oznacza, że w momencie importu w importowanym przelewie rozchodowym wyszukiwany jest Identyfikator operacji, następnie sprawdzane jest czy istnieje nierozliczona płatność o takim samym identyfikatorze. Jeżeli uda się sparować dokumenty, to następuje ich rozliczenie.Jeżeli w importowanym przelewie nie ma identyfikatora operacji lub jeżeli w Preliminarzu płatności nie będzie nierozliczonej płatności o identyfikatorze takim samym jak w importowanym wyciągu, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy się zaimportuje jako nierozliczony. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i kwota pozostała do zapłaty. Jeżeli w Preliminarzu płatności znajduje się nierozliczona płatność na ten sam podmiot i taką samą kwotę co w importowanym przelewie (oraz zgadza się kierunek przychód/ rozchód) to następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. kwota i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności o takiej samej kwocie jak na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i opisu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to sprawdzane jest drugie kryterium, tj. podmiot i opis. Program wyszukuje nierozliczone płatności na ten sam podmiot jaki jest na importowanym zapisie, jeżeli znajdzie taką płatność to dalej sprawdzane jest czy pole Opis na importowanym zapisie zawiera ciąg znaków z pola Numer obcy/ Opis do banku ze zdarzenia. W przypadku gdy uda się znaleźć odpowiednią płatność, następuje ich rozliczenie. Przy wybranej opcji wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu program próbuje najpierw połączyć dokumenty o takim  samym identyfikatorze. Jeżeli nie uda się sparowanie płatności po identyfikatorze operacji, to wyszukiwane są nierozliczone płatności na ten sam podmiot, jaki jest na importowanym zapisie i następuje ich rozliczanie chronologicznie, zaczynając od najstarszego. Jeżeli nie uda się znaleźć żadnej płatności spełniającej wybrane kryterium, to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie przelewu Przelew Lp 1 [] nie zostało wykonane. Brak pary do rozliczenia. Zapis bankowy zostanie zaimportowany, ale jako nierozliczony. Użytkownik może wykonać import bez automatycznego rozliczenia. W tym przypadku należy wskazać opcję: nie rozliczaj. Automatyczne rozliczenie możliwe jest dla zapisów w PLN oraz walutowych. W momencie rozliczania zapisów o różnym kursie zostanie wygenerowana różnica kursowa. Jeżeli znaleziona zostanie płatność spełniająca kryteria, ale jest w innej walucie niż waluta importowanego wyciągu to w momencie importu pojawi się komunikat Rozliczenie niemożliwe. Dokumenty posiadają różne waluty rozliczenia. Wyciąg bankowy w tej sytuacji zostanie zaimportowany, ale będzie miał status dokumentu nierozliczonego.

Po skompensowaniu ze sobą np. Faktury Sprzedaży z Fakturą Zakupu, można wydrukować dokument potwierdzający przeprowadzoną operację. Wydruku kompensaty wykonujemy z poziomu: 1. Kasa/Bank/ Preliminarz płatności W filtrze aktywnym należy wskazać kontrahenta oraz status rozliczenia (Rozliczone: Częściowo, Całkowicie), zaznaczyć dane rozliczenie, a następnie wybrać odpowiedni typ wydruku należy wybrać- > Kompensaty - > Potwierdzenie kompensaty. Wydruk danych spowoduje wysłanie wydruku bezpośrednio na drukarkę (bez podglądu na ekran), natomiast Podgląd wydruku spowoduje wygenerowanie podglądu na ekran, co umożliwi sprawdzenie poprawności wydruku przed wysłaniem na drukarkę. 2. Kasa/Bank/ Dokumenty rozliczone. Po rozwinięciu filtra zaawansowanego (strzałki ) konieczne jest wybranie waluty, kontrahenta oraz zaznaczenie parametru Tylko kompensaty. W przeciwnym wypadku program uniemożliwi wydrukowanie dokumentu kompensaty informując o tym stosownym komunikatem. Z menu jednego z dwóch przycisków  należy wybrać - > Wydruk kompensat. Po zaznaczeniu ww. parametrów od wersji Comarch ERP Optima 2014.0.1 w menu kontekstowym (pod prawym klawiszem myszki) widoczna jest również opcja Dodaj dokument kompensaty. Zaznaczając na liście wybrane kompensaty i uruchamiając opcję z menu kontekstowego, wywołany zostanie formularz dokumentu kompensaty, na który przeniosą się automatycznie zaznaczone pozycje. 3. Kasa/Bank/ Kompensaty . Z poziomu dokumentu kompensaty jest także możliwość wydruku potwierdzenia kompensaty. Wydruk możliwy jest w dwóch wariantach. Na wydruku Potwierdzenie kompensaty2 nie są drukowane kompensaty zapisów kasowych/bankowych. W odróżnieniu od poprzednich wydruków na dokumencie tym generowany jest dodatkowo numer zgodny z wcześniej ustalonym schematem numeracji. W Konfiguracji firmy /Definicje dokumentów /Kasa/Bank Użytkownik ma możliwość definiowania własnych schematów numeracji dla gałęzi kompensaty.

Możemy to zrobić na kilka sposobów w programie, a mianowicie z poziomu: 1. Preliminarza płatności. Rozliczamy zdarzenie z preliminarza płatności z zapisem kasowym/bankowym. Wyszukujemy odpowiednią płatność w Preliminarzu wygenerowaną po wprowadzeniu Faktury. Po otwarciu płatności przechodzimy na zakładkę Rozliczenia i naciskamy ikonę "plusa". Pojawi się Lista dokumentów do rozliczenia danego Kontrahenta, w filtrze aktywnym zmieniamy Podmiot i wybieramy dokument, z którym chcemy rozliczyć zdarzenie z preliminarza. 2. Zapisów kasowych/bankowych. Rozliczamy zapis kasowy/bankowy z Fakturą. Otwieramy zapis kasowy/bankowy, przechodzimy na zakładkę Rozliczenia dokumentów i naciskamy ikonę "plusa", następnie na Liście dokumentów do rozliczenia w filtrze aktywnym zmieniamy Podmiot i wskazujemy dokument, z którym chcemy rozliczyć zapis. 3. Listy nierozliczonych dokumentów. W filtrze aktywnym wybieramy walutę, zaznaczamy dokumenty na liście, przy ikonie czerwonego "pioruna" rozwijamy menu dostępnych opcji i wybieramy opcję Rozliczaj dla wielu podmiotów.

W preliminarzu płatności na zakładce Rozliczenia znajduje się pole waluta rozliczenia. Walutę rozliczania można zmieniać tylko wtedy, gdy waluta dokumentu to PLN, stan płatności to Do realizacji lub Wysłane i dokument nie posiada rozliczeń.

W programie Comarch ERP Optima wydruk taki można uzyskać dwojako:

Należy w magazynie walut na zakładce Nierozliczone KW sprawdzić, które dokumenty są nierozliczone i je rozliczyć.

Parametr „MPP - podzielona płatność” zostanie automatycznie zaznaczony na dokumencie w Rejestrze VAT po wskazaniu kontrahenta, który na swojej karcie na zakładce 2. Płatności ma zaznaczony parametr „MPP - podzielona płatność”. Jeżeli parametr „MPP - podzielona płatność” będzie zaznaczony w Rejestrze VAT, będzie również automatycznie zaznaczony na zdarzeniu w Preliminarzu płatności.

W celu dokonywania kompensat z data bieżącą należy w menu Start/Konfiguracja Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczyć parametr Kompensaty z datą bieżącą. Jeżeli parametr nie jest zaznaczony, wtedy kompensata wykonywana jest z datą dokumentu późniejszego, biorącego udział w rozliczeniu kompensatą.

Seryjne usuwanie rozliczeń jest możliwe z poziomu Kasa/Bank/ Rozliczenia podmiotu, a także od wersji 2017.5 z poziomu: Kasa/Bank/Dokumenty rozliczone, z zakładki [Rozliczenia dokumentów] na zapisie kasowym/bankowym oraz z zakładki [Rozliczenia] na zdarzeniu w Preliminarzu płatności. Jest również możliwość usuwania rozliczeń za pomocą operacji seryjnej Usuń rozliczenia dostępnej w preliminarzu płatności, na liście zapisów kasowych/bankowych, w rejestrze VAT oraz ewidencji dodatkowej.

Uwaga

W każdym z wymienionych przypadków seryjnego usuwania rozliczeń, program sprawdza czy dane rozliczenie może zostać usunięte to znaczy, czy nie zostało zaksięgowane oraz czy nie została zaksięgowana różnica kursowa, czy nie zostało ujęte na dokumencie kompensaty, czy nie zostało wybrane na dokumencie noty odsetkowej, a także czy nie jest powiązane z rozrachunkiem w sytuacji kiedy jest włączony automat rozliczeń i rozrachunków.

Na zdarzeniach w preliminarzu płatności kwota VAT nie przeniesie się z dokumentu z Rejestru VAT jeśli dokument ten był wprowadzony w wersji programu wcześniejszej niż 2018.6.1. W takiej sytuacji użytkownik musi ręcznie wpisać kwotę VAT. Dla dokumentów wprowadzonych w wersji 2018.6.1 lub późniejszych program automatycznie przenosi łączną kwotę VAT z dokumentów w rejestrze VAT. Użytkownik ma możliwość modyfikacji kwoty VAT. Program kontroluje jednak, aby kwota VAT na zdarzeniu:

Kontrahent otrzymał fakturę na 153,09 PLN. Zapłacił 153 PLN. Należy w Preliminarzu podzielić płatność na dwie części (zapłaconą i pozostałą) i na pozostałej (9 groszy) ustawić status Nie podlega.

Dokumenty dodane do rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR zostaną automatycznie rozliczone jeśli:

Funkcja Podziel na zdarzeniu w preliminarzu płatności będzie nieaktywna, gdy dokument źródłowy:

• został uwzględniony na formularzu VAT-ZD,
• został uwzględniony w korekcie podatku dochodowego,
• posiada predekretację/ zapis księgowy wykonany schematem, w którym użyto makra @KwotaPlatnosci.

Dokumenty w Rejestrze VAT oraz Ewidencji dodatkowej można rozliczyć za pomocą operacji seryjnej Rozlicz oraz funkcji Rozlicz pojedynczo, które dostępne są w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy. Funkcja Rozlicz umożliwia rozliczenie podświetlonego/ zaznaczonych dokumentów. Po wyborze opcji Operacje seryjne/ Rozlicz pojawia się okno Parametry seryjnego rozliczania, na którym należy określić typ dokumentu, wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym będą tworzone zapisy kasowe/bankowe rozliczające poszczególne dokumenty oraz wskazać datę, z jaką będą one generowane. Funkcja Rozlicz pojedynczo umożliwia rozliczenie podświetlonego dokumentu. Po jej wskazaniu należy określić typ dokumentu oraz wskazać rejestr kasowy/bankowy, w którym utworzony zostanie zapis kasowy/bankowy rozliczający dokument Funkcjonalność rozliczania dokumentów z poziomu listy dokumentów w Rejestrze VAT oraz Ewidencji dodatkowej będzie dostępna dla operatora, który na swojej karcie (Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy) ma zaznaczony parametr Rozliczanie/ usuwanie rozliczeń z listy.

Walutę rozliczania można zmieniać tylko wtedy, gdy:

Na liście kontrahentów domyślnie widoczne są kolumny podsumowujące aktualne stany zobowiązań i należności w walucie PLN każdego kontrahenta. Kwoty z dokumentów w walucie obcej są przeliczane na walutę systemową. Kolumny te są domyślnie widoczne na liście. Wyświetlane w nich kwoty prezentowane są w kolorze czarnym jeżeli kontrahent posiada nierozliczone odpowiednio: należności lub zobowiązania, ale nie minął jeszcze termin płatności żadnej z nich. Jeżeli natomiast termin płatności dla którejś należności lub zobowiązania minął, wówczas wartości w tych kolumnach wyświetlane są w kolorze czerwonym. Jeżeli dla kontrahenta nie ma żadnych nierozliczonych należności/zobowiązań, wspomniane kolumny dla tego kontrahenta pozostają puste. Kolumny prezentują kwoty dotyczące sumy nierozliczonych należności i zobowiązań, które są przenoszone wyłącznie na podstawie płatności dostępnych w Preliminarzu płatności. Z poziomu listy kontrahentów dostępny jest wydruk Dokumenty nierozliczone/ Wszystkie-historycznie, który prezentuje wszystkie dokumenty z informacją o ilości dni zwłoki do wskazanej przez użytkownika daty. Dodatkowo z poziomu zakładki Kasa/Bank/ Dokumenty nierozliczone/ Na dzień dostępna jest lista, która wskazuje dokumenty, które nie zostały rozliczone całkowicie do wybranego dnia. Jeżeli w filtrze zostaną wykluczone zapisy k/b wówczas sumy będą adekwatne do tych widocznych w preliminarzu płatności w kolumnach Należności PLN i Zobowiązania PLN. Nie są brane pod uwagę zapisy KP/KW znajdujące się w raportach kasowo-bankowych.

Uwaga

W kolumnach Należności PLN i Zobowiązania PLN  nie są brane pod uwagę zapisy KP/KW znajdujące się w raportach kasowo-bankowych.

Dokumenty dodane ręcznie do rejestru VAT zostaną automatycznie rozliczone jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na dokumencie wskazano formę płatności o typie gotówka z nieodroczonym terminem płatności. Jeśli parametr zostanie wyłączony, zapisy w rejestrach VAT będą generować zdarzenia w Preliminarzu płatności, ale zapisy kasowe/ bankowe rozliczające nie utworzą się automatycznie.

Aby podmiot został rozpoznany w momencie importu wyciągu bankowego do programu, karta kontrahenta musi istnieć już w bazie danych firmy oraz  numer rachunku bankowego przypisany do podmiotu na zakładce Płatności karty kontrahenta musi być zgodny z numerem rachunku bankowego znajdującym się w pliku importu.