Informacje handlowe

Jaki jest koszt usługi Comarch OCR?

Usługa Comarch OCR jest licencją serwerową i jest udostępniana w pakietach zależnych od liczby przetwarzanych stron. Cennik usługi Comarch OCR dostępny jest pod adresem: https://sklep.comarch.pl/comarch-ocr/2-20838  Użytkownik dokonuje zakupu na okres miesiąca (dzień do dnia) lub roku z automatycznym, comiesięcznym lub rocznym fakturowaniem i obowiązkiem zapłaty bezterminowo do czasu rezygnacji z usługi. Użytkownikowi przysługuje prawo pisemnego wypowiedzenia umowy z zachowaniem jednomiesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego. Każda faktura rozpoznana za pomocą usługi Comarch OCR jest odejmowana z puli stron w ramach wykupionego pakietu. Pod uwagę brana jest liczba stron, a nie dokumentów. W przypadku faktur, dla których program nie rozpoznał poprawnie wszystkich danych, również takie strony są odejmowane z dostępnej puli. W przypadku duplikacji faktur, również jest to pobierane z ilości dostępnych stron w ramach wykupionego pakietu. Dokumenty, które nie zostały wykorzystane przechodzą na następny miesiąc. Użytkownik, któremu kończy się pakiet ma możliwość dokupienia tego samego lub wyższego pakietu. Więcej na temat zmiany pakietu lub jednorazowego zwiększenia liczby stron znajduje się tutaj

Czy jest dostępna wersja demo usługi Comarch OCR?

Tak, każdy z Użytkowników może skorzystać z pakietu DEMO (50 stron na okres jednego miesiąca). Z pakietu DEMO można skorzystać tylko raz.

Czy niewykorzystane strony przechodzą na kolejny miesiąc?

Tak, niewykorzystane faktury przechodzą na kolejne miesiące, jeżeli w kolejnych miesiącach nadal zakupiony będzie pakiet Comarch OCR&KSeF. W przypadku wznowienia usługi Comarch OCR&KSeF po okresie przerwy również niewykorzystane strony dodawane są do zakupionego pakietu.

Zmiana pakietu Comarch OCR lub jednorazowe ilości stron

Zakup nowego pakietu miesięcznego oznacza zastąpienie dotychczasowego. Oznacza to, że strony, które pozostały zostaną przeniesione do nowego pakietu. Dotychczasowy pakiet miesięczny nie będzie już odnawiany. Zakupienie nowego pakietu oznacza też zmianę terminu rozliczania. Np. obecny pakiet odnawiał się 20 dnia kolejnego miesiąca a zmiana pakietu na nowy następuje 10 dnia miesiąca. Zmiana ta spowoduje, że pakiet będzie odnawiał się teraz 11 dnia miesiąca. Jeżeli zmiana pakietu ma być tylko jednorazowa i nie chcemy, aby wyższy pakiet odnawiał się w kolejnych miesiącach to należy po zakupie pakietu wyższego ponownie zakupić pakiet niższy. Zakupienie pakietu niższego nie musi nastąpić w tym samym dniu co zakup pakietu wyższego. Ważne jest, aby zakup pakietu niższego nastąpił do dnia zanim odnowi się pakiet wyższy. Np. tak ja w powyższym przykładzie zakup/powrót do pakietu niższego musi nastąpić do 9 dnia miesiąca. Użytkownik może również jednorazowo zwiększyć liczbę stron poprzez zakup Comarch OCR Rozszerzenie, które dodaje 250 stron do bieżącego limitu aplikacji.

W jaki sposób uzyskać informację o ilości dokumentów, które można jeszcze przetworzyć w ramach wykupionego pakietu?

Informacja o dostępnej w ramach pakietu ilości stron wyświetlana jest za każdym razem, gdy Użytkownik dodaje dokumenty do rejestru VAT czy na listę zapisów kasowych/bankowych za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF (na samej górze loga). Informację można również uzyskać rozwijając i wybierając Sprawdź ilość stron do wykorzystania.

Usługa Comarch OCR w przypadku klucza wielofirmowego

Jeżeli klucz obsługuje kilka numerów NIP to umowa dla usługi Comarch OCR powinna zostać podpisana dla numeru NIP tego Klienta Comarch, do którego przypisany jest klucz.

Gdzie można kupić usługę Comarch OCR?

Usługa Comarch OCR jest dostępna do zakupu w internetowym sklepie Comarch.

Czy po dezaktywacji usługi Comarch OCR można wykorzystać dotychczas zgromadzone strony?

Z chwilą dezaktywacji usługi Comarch OCR wygasa możliwość korzystania ze skanowania dokumentów za pomocą Comarch OCR. Zgromadzone strony nie są możliwe do wykorzystania bez aktywnego pakietu. W przypadku ponownego uruchomienia pakietu Comarch OCR użytkownik będzie mógł wykorzystać zaległe strony.

Gdzie jest dostępny regulamin usługi Comarch OCR?

Regulamin usługi Comarch OCR dostępny jest pod adresem: https://www.comarch.pl/files-pl/file_609/Regulamin-Comarch-OCR.pdf

Czy Biuro Rachunkowe powinno zakupić osobny pakiet OCR dla każdej z firm, którą obsługuje?

Usługa Comarch OCR jest usługą serwerową i oznacza to, że zakupiony pakiet może być wykorzystany w dowolnej firmie, którą obsługuje Biuro Rachunkowe. Z usługi może korzystać również każde stanowisko pracy. Ważne jest, aby usługa Comarch OCR została zakupiona na NIP firmowy Biura Rachunkowego. Podczas logowaniu w Comarch ERP Optima należy pobrać moduły z klucza należącego do Biura. Zakupiony pakiet miesięczny odnawia się automatycznie w każdym miesiącu. Natomiast pakiet roczny nie jest automatycznie odnawiany po upływie roku i należy zakupić go ponownie.

W jaki sposób pobierane są strony z pakietu Comarch OCR?

Każda strona dokumentu przekazanego do rozpoznania przez Comarch OCR odejmowana jest z puli wykupionych stron. Również w sytuacji, kiedy jakieś dane na dokumencie nie zostaną poprawnie rozpoznane. Pakiety Comarch OCR nie są powiększane o ilość stron, z których dane nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie. W przypadku, kiedy dane z faktury nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy o wysłanie zgłoszenia na adres ocr@comarch.pl wraz ze skanem dokumentu oraz opisem problemu. Przesłany plik umożliwi udoskonalenie mechanizmów rozpoznawania dokumentów przez Comarch OCR.

Uruchomienie Usługi Comarch OCR

W jaki sposób skonfigurować program Comarch ERP Optima do współpracy z usługą Comarch OCR?

Przed rozpoczęciem korzystania z usługi Comarch OCR należy ustalić miejsce zapisu skanów. W tym celu należy przejść do Start/ Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ OCR/ Parametry i dla parametru Wskaż miejsce przechowywania skanów dokumentów należy wybrać jedną z trzech opcji:
  • zapisz w bazie (domyślnie zaznaczona opcja, po jej zaznaczeniu pliki zostają zapisane w bazie firmowej.)),
  • zapisz w IBARD (po zaznaczeniu tej opcji staje się aktywne pole Folder dla plików na IBARD),
  • zapisz na dysku (po zaznaczeniu tej opcji pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz ewentualnie dodatkowo dedykowanego folderu dla tego stanowiska).
W przypadku wyboru opcji zapisz w IBARD lub zapisz na dysku, we wskazanym folderze tworzą się podkatalogi z nazwami firm.

W jaki sposób uruchomić usługę Comarch OCR?

Uruchomienie usługi Comarch OCR jest możliwe z poziomu rejestru VAT, listy zapisów kasowych/bankowych w menu Kasa/Bank, listy faktur zakupu, przyjęć zewnętrznych oraz rezerwacji odbiorcy w menu Handel. Aby uruchomić usługę Comarch OCR należy na jednej z wyżej wymienionych list nacisnąć przycisk  i wskazać dokument z dysku lub Obiegu Dokumentów. Po naciśnięciu przycisku pojawia się komunikat: Aby korzystać z usługi Comarch OCR konieczna jest akceptacja regulaminu i umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Czy chcesz przejść do strony regulaminu i aktywować usługę? Po zaakceptowaniu komunikatu należy zapoznać się z regulaminem, uzupełnić dane i potwierdzić zgodę klikając „Prześlij”.

Jakie są wymagania techniczne w celu skorzystania z usługi Comarch OCR?

W celu skorzystania z usługi Comarch OCR Użytkownik musi posiadać sprzęt komputerowy z dostępem do Internetu o minimalnej przepustowości łącza internetowego 10 Mbit/s. Obsługa protokołu TLS w wersji co najmniej 1.2 w celu zapewnienia bezpiecznej komunikacji z usługą.

Czy dodatek Comarch OCR należy zainstalować na każdym komputerze?

Od wersji 2020.5.1. Comarch ERP Optima nie jest wymagana instalacja dodatku.

W jaki sposób udostępniane są nowe wersje usługi Comarch OCR?

W przypadku programu Comarch ERP Optima w chmurze Comarch  oraz Comarch ERP Optima w wersji stacjonarnej od 2020.5.1 aktualizacje wykonywane są cyklicznie i automatycznie.  

Jak ustawić folder zapisu skanów w Comarch OCR dla jednego lub wszystkich stanowisk?

Użytkownik może wskazać dedykowany folder, w którym będą zapisywane skany dokumentów na danym stanowisku. Warunkiem jest wcześniejsze zaznaczenie w Konfiguracji Programu/OCR/Parametry opcji zapisu skanów na dysku. Po jej włączeniu pojawia się możliwość określenia domyślnego folderu dla wszystkich stanowisk oraz opcjonalnie dodatkowego folderu dedykowanego dla konkretnego stanowiska.

Działanie Usługi Comarch OCR

Jak działa usługa Comarch OCR przy rozpoznawaniu faktur?

Usługa Comarch OCR analizuje dostarczony plik graficzny i rozpoznaje na nim tekst. Po zmianie obrazu na tekst i odczytaniu z niego danych merytorycznych, przypisuje je do odpowiednich kategorii – NIP, numer faktury, data, kwota netto, brutto, VAT, numer rachunku bankowego itp. Następnie przetworzona przez Comarch OCR faktura zostaje wprowadzona do programu Comarch ERP Optima, gdzie w dalszym etapie może być zweryfikowana, zaksięgowana i zarchiwizowana przez Użytkownika.
Poszczególne kroki procesu wyglądają następująco:
  • zeskanowanie lub zrobienie zdjęcia fakturze przez Użytkownika,
  • dodanie pliku z fakturą do usługi Comarch OCR, która to przetwarza fakturę i zwraca dane merytoryczne do programu Comarch ERP Optima,
  • sprawdzenie przez Użytkownika poprawności odczytanych danych z poziomu programu Comarch ERP Optima.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury wielostronicowe?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie faktur wielostronicowych. Jeżeli na drugiej stronie zeskanowanej faktury widnieje numer strony lub numer dokumentu, wówczas usługa rozpozna, że strona dotyczy danego dokumentu. Usługa Comarch OCR jest udostępniana w pakietach zależnych od liczby przetwarzanych stron. W przypadku gdy faktura składa się z dwóch stron, po jej zaczytaniu liczba dostępnych stron w pakiecie zmniejszy się o dwie.

Czy podczas przetwarzania dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR do programu Comarch ERP Optima dodawany jest również kontrahent?

Kontrahent dodawany jest na listę Ogólne/ Kontrahenci w przypadku, kiedy w programie Comarch ERP Optima nie ma jeszcze kontrahenta o numerze NIP widocznym na fakturze. Jako akronim kontrahenta ustawiany jest jego numer NIP. Jeżeli w Start/Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Parametry zostanie zaznaczony parametr Autonumeracja akronimów kontrahentów przy dodawaniu wówczas Kod na formularzu kontrahenta wypełniany jest zgodnie z ustawieniami parametrów autonumeracji. W celu uniknięcia zakładania nowych kart kontrahentów w przypadku, gdy kontrahent o danym numerze NIP istnieje już w bazie danych, należy w Konfiguracji Firmy/Ogólne/Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrać opcję Blokuj. Jeżeli na liście kontrahentów jest już kontrahent o numerze NIP widocznym na fakturze to jest on podstawiany na dokument. Jeżeli na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego i zakładana jest karta kontrahenta to na kartę zapisywany jest również ten rozpoznany numer rachunku bankowego i wczytywane są pozostałe rachunki z Białej listy.

Czy podczas przetwarzania faktur ma miejsce kontrola duplikacji?

Usługa Comarch OCR&KSeF nie pozwala na wprowadzenie kilka razy tego samego dokumentu. Przy rozpoznawaniu dokumentów następuje kontrola duplikacji, która sprawdza, czy w bazie danych znajduje się już dokument o takich samych danych:
  • numer dokumentu,
  • numer NIP,
  • kwota netto,
  • data wystawienia.

W jaki sposób można przekazać dokumenty do rozpoznania w Comarch OCR jeżeli zostały umieszczone w chmurze w IBARD?

W tym celu należy w zakładce CRM/Nowy dokument z rozwijanej listy wybrać Wskaż pliki z IBARD i zapisz link. Po dodaniu skanu i zaznaczeniu parametru w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR dokument będzie widoczny w usłudze ComarchOCR.

ID 34911 Czy podczas wprowadzania dokumentu do rejestru kontrolowany jest numer NIP z faktury i pieczątki firmy?

Tak, weryfikacja odbywa się według poniższych założeń:
  • Sprawdzany jest NIP z aktualnej pieczątki. Pieczątki historyczne nie są weryfikowane
  • Dodając fakturę zakupu sprawdzany jest NIP nabywcy na fakturze z NIP-em w pieczątce firmy.
  • Dodając fakturę sprzedaży sprawdzany jest NIP sprzedawcy na fakturze z NIP-em w pieczątce firmy.
Jeżeli NIP-y są zgodne dokument zostanie dodany do rejestru. W przypadku niezgodności numerów NIP pojawi się komunikat ostrzegający. Użytkownik może zdecydować i wybrać:
  • Tak – dokument zostanie dodany pomimo niezgodnych numerów NIP
  • Nie – dokument nie zostanie dodany do rejestru
Wybierając jedną z odpowiedzi i dodatkowo zaznaczając parametr Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej spowoduje, że przy kolejnych dokumentach będzie pamiętana przez program wybrana odpowiedź i komunikat nie będzie się już pojawiał. Jeżeli natomiast parametr o zapamiętaniu odpowiedzi nie zostanie zaznaczony wówczas przy kolejnym dodawaniu dokumentu i wykryciu niezgodności w numerach NIP komunikat pojawi się ponownie. W przypadku dokumentów, na których nie ma oznaczenia Sprzedawca/Nabywca dotychczas numer NIP nie był pobierany na dokument. Obecnie jeżeli na takim dokumencie numery NIP zostaną rozpoznane wówczas są porównywane z pieczątką firmy. Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży/zakupu podstawiany jest numer NIP inny niż ten, który jest wpisany w pieczątce firmy.

Faktury z jakim rozszerzeniem są rozpoznawane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR rozpoznawane są skany dokumentów/zdjęcia w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczna jest wersja Comarch ERP Optima 2020.0 .1. W przypadku skanów minimalna rozdzielczość przetwarzanych dokumentów to 200 dpi. Zdjęcie musi zawierać wyłącznie przetwarzany dokument oraz dane dokumentu muszą być wyraźnie widoczne i czytelne dla ludzkiego oka.Maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli a rozmiar 11,7x16,5 cali co odpowiada formatowi A3. Maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5MB.

Dlaczego w obiegu dokumentów kolumna Udostępnij dla usługi Comarch OCR jest niewidoczna?

Przechodząc do Start/Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy na wybranym operatorze na zakładce Parametry cd w sekcji Parametry dla obiegu dokumentów znajduje się parametr Prawo do udostępniania plików dla usługi OCR. Po zaznaczeniu go dodając dokument w obiegu dokumentów widoczna będzie kolumna Udostępnij dla usługi OCR.  

W jaki sposób robić zdjęcia/skany, aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych za pomocą usługi Comarch OCR?

Aby zmaksymalizować poprawność rozpoznawania danych za pomocą usługi Comarch OCR trzeba zwrócić uwagę na to, aby:
  • skan dokumentu/zdjęcie były dobrej jakości, zrobione przy dobrym oświetleniu,
  • skan dokumentu/zdjęcie były wykonane w pionie zgodnie z orientacją tekstu na dokumencie, możliwie bez przekrzywień,
  • na skanie dokumentu/zdjęciu były widoczne wszystkie informacje, w tym informacje na marginesie dokumentu (np. NIP, numer faktury) nie powinny być ucinane,
  • maksymalny rozmiar pliku możliwy do rozpoznania to 20 MB (w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji od 2019.5.1) lub 5MB (w przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji wcześniejszej niż 2019.5.1),
  • maksymalna liczba stron w pliku to 200,
  • maksymalny rozmiar pojedynczej strony to 5 MB,
  • maksymalna wielkość strony nie może przekroczyć 11,7×16,5 cali co odpowiada formatowi A3,
  • maksymalna rozdzielczość strony na zaczytywanym skanie nie może przekroczyć 20 mln pikseli,
  • skan dokumentu/zdjęcie muszą być w formacie pdf, jpg, jpeg, tiff lub png. W przypadku plików jpeg konieczny jest program Comarch ERP Optima w wersji od 2020.0.1

Dlaczego po dodaniu faktur za pomocą usługi Comarch OCR nie jest rozpoznawany kontrahent pomimo tego, że jego kartoteka widnieje w programie Comarch ERP Optima?

Taka sytuacja może mieć miejsce wtedy, gdy w bazie danych istnieje więcej niż jeden kontrahent o danym numerze NIP. W takim przypadku faktura zostanie dodana na kontrahenta o akronimie !NIEOKREŚLONY!. Należy zweryfikować, czy w  Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry dla parametru Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów wybrano opcję Blokuj. Zduplikowane karty kontrahentów należy usunąć (połączyć). Od wersji 2020.5.1 Comarch ERP Optima po rozpoznaniu dokumentu zostaje wyświetlona lista kontrahentów, którzy mają taki sam nr NIP. Użytkownik sam wskazuje, z którym kontrahentem powiązać fakturę.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać plik zawierający wiele faktur?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie wielu faktur znajdujących się w jednym pliku pdf.  Na dokument dodawany jest atrybut NUMER_STRONY, który odpowiada za poprawne wyświetlanie skanu na dokumencie w rejestrze VAT Do działania tej funkcji potrzebny jest program Comarch ERP Optima w wersji 2019.5.1 lub późniejszej.

Dlaczego po wskazaniu opcji „Wybierz dokumenty z Obiegu dokumentów” nie widać dokumentu wprowadzonego do Obiegu Dokumentów?

W menu CRM/ Obieg Dokumentów na formularzu dokumentu firmowego w sekcji Archiwum plików należy dla dokumentu zaznaczyć  parametr udostępnienia  w kolumnie Udostępnij dla usługi OCR. Po zaznaczeniu parametru, załącznik będzie dostępny dla usługi Comarch OCR&KSeF, uruchamianej z poziomu rejestru VAT. Kolumna Udostępnij dla usługi OCR nie jest dostępna na dokumentach, na których wskazano Typ: Wspólny.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury korygujące?

Tak, za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury korygujące. Zaczytanie faktur korygujących do programu Comarch ERP Optima jest możliwe z poziomu rejestru VAT sprzedaży i rejestru VAT zakupu.  

Czy istnieje możliwość kopiowania dokumentów dodanych za pomocą usługi Comarch OCR?

Tak, istnieje możliwość kopiowania dokumentów przetworzonych za pomocą usługi Comarch OCR.

W jaki sposób są rozpoznawane faktury na których widnieje kilka pozycji w tej samej stawce?

Podsumowane są wartości dla poszczególnych stawek VAT.

Czy istnieje możliwość generowania dokumentów wewnętrznych do dokumentów dodanych za pomocą usługi Comarch OCR?

Tak, istnieje możliwość generowania dokumentów wewnętrznych do dokumentów przetworzonych za pomocą usługi Comarch OCR.

Czy system OCR rozpoznaje automatycznie walutę dokumentu na podstawie symbolu (np. EUR, USD) i daty faktury?

Tak – jeśli faktura zawiera oznaczenie waluty, system Comarch OCR je wykryje i przekaże do systemu ERP. W zależności od konfiguracji system może również pobrać kurs waluty z tabeli NBP z dnia wystawienia dokumentu.

Czy można poprawić dane z faktury zakupu, które źle rozpoznał OCR?

Tak, dane z faktury zakupu zeskanowanej przez OCR można poprawić ręcznie przed zatwierdzeniem dokumentu. Po otwarciu dokumentu z listy Dokumenty OCR można edytować pola, takie jak numer faktury, data, kontrahent, kwoty – a dopiero potem zatwierdzić i przenieść do rejestru VAT.

Weryfikacja dokumentów przetworzonych za pomocą Usługi Comarch OCR

W jaki sposób w rejestrze VAT dodać kolumnę informującą o wartości atrybutu OCR?

W przypadku programu Comarch ERP Optima w wersji 2020.1.1 z poziomu zakładki [Rejestry VAT] oraz [Wg atrybutów] dostępna jest domyślnie ukryta kolumna OCR. Kolumna może przyjmować następujące wartości:
  • „-” - dla dokumentów, które nie zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF,
  • „Niezweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF, ale nie zostały jeszcze zweryfikowane przez użytkownika,
  • „Zweryfikowany” - dla dokumentów, które zostały przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF i zostały zweryfikowane przez użytkownika,
  • „*” – dla dokumentów, na których widnieje więcej niż jeden atrybut OCR.

Czy należy weryfikować dokumenty dodane za pomocą usługi Comarch OCR?

Dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR powinny zostać zweryfikowane przez Użytkownika pod kątem poprawności zaimportowanych danych.
Szczególną uwagę podczas weryfikacji należy zwrócić uwagę na:
  • numer NIP,
  • numer dokumentu,
  • datę wystawienia i sprzedaży,
  • formę płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego.
Jeżeli dokument zostanie zweryfikowany przez Użytkownika jako poprawny to należy na takim dokumencie zmienić wartość atrybutu OCR z Niezweryfikowany na Zweryfikowany. Można w tym celu wykorzystać:
  1. przycisk dostępny po prawej stronie dokumentu. Jest on wyświetlany na dwa sposoby. Po dodaniu dokumentu za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF na przycisku jest znak ? który świadczy o tym, że dokument nie został jeszcze zweryfikowany (na zakładce [Atrybuty] atrybut OCR ma wartość Niezweryfikowany). Po naciśnięciu przycisku , wartość atrybutu zmienia się na Zweryfikowany i przycisk zmienia swój wygląd na  .
  2. operację seryjną Oznacz dokumenty jako zweryfikowane 

Co zrobić, jeżeli dane ze skanu/zdjęcia nie zostały rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR lub zostały rozpoznane niepoprawnie?

W przypadku kiedy dane z faktury nie zostały rozpoznane bądź zostały rozpoznane niepoprawnie prosimy o wysłanie zgłoszenia poprzez System Obsługi Zgłoszeń lub wiadomość na adres ocr@comarch.pl wraz ze skanem faktury oraz opisem problemu. Przesłany plik umożliwi nam udoskonalenie mechanizmów rozpoznawania dokumentów przez Comarch OCR.

Jaką wartość może przyjąć atrybut OCR?

Dokument, który zostanie poprawnie przetworzony przez usługę Comarch OCR&KSeF trafia do rejestru VAT i jest na nim dodawany atrybut OCR o wartości Niezweryfikowany. Atrybut ten jest dodawany, aby łatwo można było odnaleźć dokumenty, które zostały przetworzone za pomocą Comarch OCR&KSeF. Użytkownik po sprawdzeniu dokumentu może zmienić wartość atrybutu na Zweryfikowany.

W jaki sposób można cofnąć status Zweryfikowany na Niezweryfikowany?

Status Zweryfikowany można cofnąć bezpośrednio w dokumencie klikając na przycisk lub w operacjach seryjnych .

Czy dokumenty dodane za pomocą usługi Comarch OCR można seryjnie oznaczyć jako zweryfikowane?

Dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR można seryjnie oznaczyć jako zweryfikowane z poziomu operacji seryjnych wybierając Oznacz dokumenty jako zweryfikowane

Pozostałe informacje

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można zaczytywać wyciągi bankowe?

W wersji 2025.1 programu Comarch ERP Optima umożliwiono odczytanie zdjęć, skanów i plików PDF zawierających wyciągi bankowe. Import i automatyczne rozliczenie wyciągów bankowych dostępny jest z poziomu listy zapisów bankowych. Funkcjonalność została szczegółowo opisana w artykule Usługa OCR w Comarch ERP Optima.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać paragony?

Usługa Comarch OCR pozwala na zaczytywanie paragonów do rejestru VAT.

Co należy zrobić, aby wczytać Fakturę Zakupu w walucie obcej za pomocą usługi Comarch OCR?

Mechanizm OCR pozwala na wczytywanie na listę Faktur Zakupu dokumentów walutowych, na których waluta obca to EUR, GBP lub USD. Waluty te muszą być zdefiniowane w Start/Konfiguracja/ Program/ Ogólne/ Waluty. Podczas wczytywania faktur, na których kwoty wyrażone są w jednej z tych trzech walut, istotne jest ustawienie parametrów znajdujących się w Start/Konfiguracja/ Firma/ Handel/ Parametry, w sekcji Waluty:
  • Zezwalaj na zmianę waluty dokumentu — wczytanie faktury walutowej na listę Faktur Zakupu będzie możliwe tylko, jeśli zaznaczony został ten parametr. Jeśli nie jest on zaznaczony, to podczas wczytywania dokumentu wyświetlone zostanie pytanie, czy zaznaczyć ten parametr w konfiguracji. Po wybraniu odpowiedzi „Tak” parametr zostanie zaznaczony, a faktura zostanie wczytana. Po wybraniu odpowiedzi „Nie” wczytywanie zostanie przerwane.
  • VAT na fakturach w walucie — jeśli na wczytywanej fakturze został naliczony VAT, a parametr jest niezaznaczony, to podczas wczytywania dokumentu wyświetlone zostanie pytanie, czy zaznaczyć ten parametr w konfiguracji. Po wybraniu odpowiedzi „Tak” parametr zostanie zaznaczony, a faktura zostanie wczytana. Po wybraniu odpowiedzi „Nie” wczytywanie zostanie przerwane.
  • Płatność VAT w PLN na fakturach krajowych w walucie — jeśli parametr jest niezaznaczony, to płatność za całą fakturę zostanie określona w walucie obcej, bez względu na to, w jakiej walucie została wyrażona płatność za VAT na fakturze wczytywanej.
Jeśli parametr jest zaznaczony, a VAT na wczytywanej fakturze został określony w PLN, to na formularzu faktury zostanie zaznaczony parametr Płatność VAT w PLN, a wartość VAT zostanie przeliczona na PLN.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury zagraniczne?

Usługa Comarch OCR we współpracy w Comarch ERP Optima rozpoznaje dokumenty w języku polskim, angielskim i niemieckim.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury w układzie poziomym?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie faktur w układzie poziomym.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury zaliczkowe?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie faktur zaliczkowych.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury odwrócone w pionie?

Tak, usługa Comarch OCR umożliwia rozpoznawanie faktur odwróconych w pionie.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać rachunki?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości rozpoznania rachunków.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury w module Faktury na liście Faktury zakupu/ Faktury sprzedaży?

Od wersji Comarch ERP Optima 2022.0.1 istnieje możliwość rozpoznawania faktur zakupu w sekcji Handel. Faktury sprzedaży w sekcji Handel na chwilę obecną nie są rozpoznawane.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury wypisywane odręcznie?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości rozpoznania faktur wypisywanych odręcznie.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać faktury walutowe?

Na dzień dzisiejszy istnieje możliwość rozpoznania faktur w walucie PLN, EUR, USD, GBP.

Czy podczas zaczytywania duplikatów faktur odczytana zostanie data wystawienia duplikatu?

Na dzień dzisiejszy podczas zaczytywania duplikatu faktury jako data wystawienia ustawiana jest data wystawienia faktury, a nie data wystawienia duplikatu. Umożliwienie odczytu daty wystawienia duplikatu jest planowane w kolejnych wersjach Comarch OCR&KSeF.

Czy jeżeli na fakturze widnieje adnotacja „Metoda kasowa” to na dokumencie przetworzonym za pomocą usługi Comarch OCR automatycznie zaznaczony zostanie parametr Metoda kasowa?

Na dzień dzisiejszy parametr Metoda kasowa nie jest automatycznie zaznaczany. Wprowadzenie tej funkcjonalności jest planowane w kolejnych wersjach Comarch OCR.

Czy istnieje możliwość połączenia skanera bezpośrednio z usługą Comarch OCR?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości połączenia skanera bezpośrednio z usługą Comarch OCR. Dokumenty należy zeskanować przed naciśnięciem przycisku w rejestrze VAT Wprowadzenie możliwości uruchamiania skanera po naciśnięciu przycisku jest planowane w kolejnych wersjach Comarch OCR.

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można rozpoznać dokumenty SAD?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości rozpoznania dokumentów SAD.

Czy można określić domyślne formy płatności, jakie mają zostać ustawione na dokumencie przetworzonym za pomocą usługi Comarch OCR?

Na dzień dzisiejszy przetworzony dokument zostanie zapisany w rejestrze VAT z formą płatności gotówka lub przelew.

Czy istnieje możliwość ograniczenia zakresu dat dokumentów podczas przetwarzania dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości ograniczenia zakresu dat dokumentów podczas przetwarzania dokumentów. Wprowadzenie tej funkcjonalności jest planowane w kolejnych wersjach Comarch OCR.

Czy istnieje możliwość automatycznego rozliczenia dokumentu po rozpoznaniu za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF?

Rozliczenie możliwe jest jeśli: w Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Parametry zaznaczono parametr: Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT i na wczytywanym dokumencie rozpoznano formę płatności o typie gotówka. oraz w Konfiguracja/Firma/Kasa/Bank/Parametry zaznaczono parametr: Automatycznie generuj dokumenty zapłaty kartą kredytową i na wczytywanym dokumencie rozpoznano formę płatności o typie karta. Jeżeli nie ma otwartego raportu na datę z jaką ma powstać zapis rozliczający to zostanie on automatycznie otwarty na datę tego zapisu. W przypadku kiedy raport nie może zostać otwarty na odpowiednią datę faktura utworzy się jako nierozliczona. Automatyczne rozliczenie dokumentów jest także możliwe w przypadku importowania wyciągów za pomocą usługi Comarch OCR. Jeżeli w momencie importu przelewów ma nastąpić ich automatyczne rozliczanie, w oknie Import przelewów należy zaznaczyć parametr Rozliczaj przy imporcie. Po jego zaznaczeniu pojawią się następujące opcje do wyboru:
  • wg identyfikatora
  • wg identyfikatora oraz kolejno wg podmiotu i kwoty
  • wg identyfikatora oraz kolejno wg kwoty i opisu
  • wg identyfikatora oraz kolejno według podmiotu i opisu
  • wg identyfikatora oraz kolejno chronologicznie wg podmiotu
Szczegółowe objaśnienie powyższych kryteriów zostało opisane w biuletynie Elektroniczna wymiana danych z bankiem

Czy za pomocą usługi Comarch OCR można zaczytywać dokumenty do ewidencji dodatkowej?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości zaczytania dokumentów do ewidencji dodatkowej.

Czy istnieje możliwość automatycznego przypisania atrybutów uzupełnionych na karcie kontrahenta na dokument przetworzonym za pomocą usługi Comarch OCR?

Na dzień dzisiejszy nie ma możliwości automatycznego przypisania atrybutów uzupełnionych na karcie kontrahenta na dokument przetworzony za pomocą usługi Comarch OCR.

Czy w module Handel można zaczytać dokumenty korygujące przez usługę Comarch OCR?

W programie Comarch ERP Optima w module Handel nie ma możliwości zaczytania dokumentów korygujących do faktur zakupu poprzez usługę Comarch OCR.

Czy jeżeli na fakturze widnieje dodatkowa pozycja dotycząca odsetek za nieterminową płatność to ta pozycja zostanie rozpoznana za pomocą usługi Comarch OCR?

Jeżeli na fakturze widnieje dodatkowa pozycja dotycząca odsetek za nieterminową płatność to ta pozycja nie zostanie rozpoznana. Wprowadzenie tej funkcjonalności jest planowane w kolejnych wersjach Comarch OCR.

Działanie Usługi Comarch OCR w rejestrach VAT

W jaki sposób rozpoznawana jest forma płatności?

Jeżeli forma płatności jest w bazie to jest ona podstawiana na dokument w rejestrze VAT. W przypadku jej braku podstawiana jest forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta. Jeżeli nie ma karty kontrahenta podstawiana jest gotówka lub przelew. Przelew ustawiany jest, gdy na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego.

Czy jest blokada dodawania dokumentów do okresów, za które została zatwierdzona deklaracja?

Podczas wprowadzania dokumentów do rejestru sprawdzane jest ustawienie parametru Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7V7 w Konfiguracji Programu->Użytkowe->Operatorzy. Jeżeli deklaracja VAT-7/VAT-7K/JPK_V7M/JPK_V7K jest zatwierdzona i wybrana jest opcja: Ostrzegaj – wówczas dokument jest dodawany do rejestru z komunikatem informacyjnym w logu o treści Rozpoznano i dodano dokument ‘numer dokumentu’ z dnia ‘data wystawienia’. ‘nazwa pliku’. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklaracje lub korektę do deklaracji. Nie pozwalaj– wówczas dokument nie zostanie dodany do rejestru VAT i pojawi się komunikat.  Wystąpił błąd przy imporcie składnika. ‘numer dokumentu’. Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. ‘nazwa pliku’. Przy wybraniu opcji Nie pozwalaj dokumenty ze skanu zostają rozpoznane i zmniejsza się liczba stron do wykorzystania. Jednak ze względu na blokadę dodawania nie zostaną one wczytane do rejestru.

Czy kody, procedury i typy dokumentu w JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument?

Kody dotyczące JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument automatycznie i są to:
  • w przypadku faktur sprzedaży kody GTU, procedury i typy dokumentu umieszczone na skanie dokumentu oraz kody umieszczone na karcie kontrahenta w zakładce JPK i z przypisanej do niego kategorii
  • kod TP przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Kontrahent powiązany
  • kod RO przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta przypisano kategorię z zaznaczonym parametrem Detal. Również na fakturze sprzedaży zaznacza się parametr Sprzedaż detaliczna
  • kod VAT_RR przypisywany jest dla faktur zakupu, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Rolnik
W przypadku wystąpienia tych samych kodów na karcie kontrahenta w zakładce JPK oraz na kategorii i skanie dokumentu po rozpoznaniu faktury przez usługę Comarch OCR&KSeF przeniesione zostaną na dokument w rejestrze VAT tylko unikalne wartości kodów JPK bez ich duplikacji.

ID 34908 Czy weryfikowane są daty według, których zapisywany jest dokument?

Od wersji 2021.1.1 Comarch ERP Optima podczas dodawania dokumentu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF weryfikowane są daty na dokumencie. Sprawdzane jest czy data wystawienia jest z miesiąca bieżącego bądź poprzedniego czy z innych miesięcy. Jeżeli data wystawienia jest z innego miesiąca niż bieżący lub poprzedni to przed dodaniem dokumentu pojawi się komunikat ostrzegający o treści: Na dokumencie ‘numer dokumentu’ rozpoznana została data wystawienia ‘data wystawienia’. Domyślnie dokument zostanie zapisany z rozpoznaną datą. Czy chcesz zmienić datę i dodać dokument z datą bieżącą? Użytkownik może zdecydować i wybrać:
  • Tak – dokument zostanie dodany z datą bieżącą. Oznacza to, że dla faktur zakupu zostanie ustawiona bieżąca data wpływu a dla faktur sprzedaży data wystawienia jako data bieżąca.
  • Nie – dokument zostanie dodany z datą rozpoznaną.
Wybierając jedną z odpowiedzi i dodatkowo zaznaczając parametr Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej spowoduje, że przy kolejnych dokumentach będzie pamiętana przez program wybrana odpowiedź i komunikat nie będzie się już pojawiał. Jeżeli natomiast parametr o zapamiętaniu odpowiedzi nie zostanie zaznaczony wówczas przy kolejnym dodawaniu dokumentów i wykryciu dat na dokumencie, które nie są bieżące komunikat pojawi się ponownie.

Czy można wskazać rejestr, do jakiego mają trafić dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR?

Użytkownik ma możliwość wskazania, do jakiego rejestru VAT zakupu/sprzedaży mają trafić dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR. Dokumenty zostaną dodane do rejestru wybranego na liście dokumentów w polu Rejestr. Nie jest możliwe dodanie dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję – wszystkie-. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku   pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć przetwarzania dokumentów. Nie ustawiono bieżącego rejestru, do którego mają zostać dodane. Proszę wskazać na oknie rejestru VAT konkretny rejestr. Podczas pierwszego uruchomienia usługi Comarch OCR pojawia się komunikat: Po wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów/sprzedaży w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym rozpoznawaniu faktur komunikat nie pojawi się dla danego operatora. W celu przewrócenia tego i innych komunikatów należy przejść do zakładki Widok/Reset/Reset komunikatów

Czy kategoria uzupełniona na karcie kontrahenta jest automatycznie przenoszona na dokument dodany za pomocą usługi Comarch OCR?

Tak, pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona zaznaczony jest parametr Pobieranie kategorii z karty kontrahenta oraz w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami. Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu/zdjęcia dokumentu. Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii. Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Jeżeli jednak Użytkownik będzie miał zaznaczony w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry parametr „Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu” wówczas odliczenia na pozycjach dokumentu zostaną ustawione na NIE bez względu na wynik weryfikacji w bazie podatników VAT oraz ustawienia odliczeń na kategorii. Jeżeli na karcie kontrahenta nie ma uzupełnionej kategorii to na dokumencie pozostanie ona pusta. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar. Do zakładki KSeF/JPK do sekcji Kody JPK_V7  przenoszone są domyślne kody JPK przypisane do karty kontrahenta. Podczas dodawania dokumentu sprzedaży w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod TP, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Kontrahent powiązany. Podczas dodawania dokumentu zakupu w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod VAT_RR, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Rolnik.

Jakie dane z faktury mogą zostać rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR mogą zostać rozpoznane następujące dane z faktury:
  • numer NIP (dane kontrahenta przenoszone są z karty kontrahenta lub pobierane z bazy REGON w zależności od zaznaczenia parametru Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów w menu Start/Konfiguracja/Program/OCR)
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego,
  • numer KSeF.

W jaki sposób ustawiana jest data wpływu na dokumencie dodanym za pomocą usługi Comarch OCR?

Na dokumencie przetworzonym za pomocą usługi Comarch OCR data wpływu jest ustawiana taka jak data wystawienia.

W jaki sposób można dodać dokumenty do rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR?

Comarch OCR&KSeF pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po naciśnięciu przycisku  istnieje możliwość wskazania dokumentów z dysku lub  z Obiegu Dokumentów. Opcja Wybierz dokumenty z dysku otwiera okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Natomiast opcja Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów otwiera okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, ich numery oraz daty wystawienia, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie, czy z błędem. Szczegółowe informacje dostępne są w biuletynie Usługa OCR w Comarch ERP Optima.  

Dlaczego na dokumencie w rejestrze VAT dodanym za pomocą usługi Comarch OCR nie pokazuje się lewy panel z podglądem faktury?

Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT rozpoznanym za pomocą usługi Comarch OCR nie pokazuje się lewy panel z podglądem faktury to należy w prawym dolnym rogu formularza nacisnąć przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Ustawienie jest zapamiętywane dla kolejnych dokumentów w rejestrze VAT.

Co oznacza komunikat - Na dokumencie ‘numer dokumentu’ rozpoznana została data wystawienia ‘data wystawienia’. Domyślnie dokument zostanie zapisany z rozpoznaną datą. Czy chcesz zmienić datę i dodać dokument z datą bieżącą?

Jest to weryfikacja czy data wystawienia jest z miesiąca bieżącego lub poprzedniego czy z innych miesięcy. Jeżeli data wystawienia jest z innego miesiąca niż bieżący lub poprzedni to przed dodaniem dokumentu pojawi się powyższy komunikat. Wybierając opcję Tak – dokument zostanie dodany z datą bieżącą. Oznacza to, że dla faktur zakupu zostanie ustawiona bieżąca data wpływu, a dla faktur sprzedaży data wystawienia jako data bieżąca. Wybierając opcję Nie – dokument zostanie dodany z datą rozpoznaną.

Czy w przypadku faktur korygujących za pomocą usługi Comarch OCRna dokumencie w rejestrze VAT zaznaczany jest parametr „Korekta”?

Tak, w przypadku faktur korygujących na dokumencie w rejestrze VAT zaznaczany jest parametr Korekta oraz uzupełniany jest numer dokumentu korygowanego.

Czy, jeżeli na formularzu kategorii ustawiono podział odliczeń, to czy po dodaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR i przypisaniu tej kategorii na dokumencie, nastąpi automatyczny podział odliczeń na fakturze?

Tak, jeżeli po rozpoznaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR zostanie podstawiona kategoria, na której formularzu zaznaczono Podział odliczeń to program automatycznie dzieli kwotę zgodnie z procentem wskazanym na formularzu kategorii. Kategoria pobierana jest z formularza kontrahenta.

W jaki sposób ustawić odliczenia na NIE na pozycjach wszystkich dokumentów zaczytywanych do Rejestru VAT Zakupu za pomocą usługi Comarch OCR?

Od wersji 2024.0.1 programu Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry dostępny jest parametr Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu. Po zaznaczeniu parametru dla wszystkich faktur zaczytywanych do Rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR odliczenia będą ustawiane na NIE, bez względu na wynik weryfikacji podatnika w bazie podatników VAT oraz na ustawienia odliczeń na kategorii wybranej na dokumencie.