Działanie Usługi Comarch OCR w rejestrach VAT

W jaki sposób rozpoznawana jest forma płatności?

Jeżeli forma płatności jest w bazie to jest ona podstawiana na dokument w rejestrze VAT. W przypadku jej braku podstawiana jest forma płatności ustawiona na karcie kontrahenta. Jeżeli nie ma karty kontrahenta podstawiana jest gotówka lub przelew. Przelew ustawiany jest, gdy na dokumencie widnieje numer rachunku bankowego.

Czy jest blokada dodawania dokumentów do okresów, za które została zatwierdzona deklaracja?

Podczas wprowadzania dokumentów do rejestru sprawdzane jest ustawienie parametru Prawo do zmiany dokumentów po zatwierdzeniu deklaracji VAT-7/pliku JPK_V7V7 w Konfiguracji Programu->Użytkowe->Operatorzy. Jeżeli deklaracja VAT-7/VAT-7K/JPK_V7M/JPK_V7K jest zatwierdzona i wybrana jest opcja: Ostrzegaj – wówczas dokument jest dodawany do rejestru z komunikatem informacyjnym w logu o treści Rozpoznano i dodano dokument ‘numer dokumentu’ z dnia ‘data wystawienia’. ‘nazwa pliku’. Deklaracja VAT-7/JPK_V7 za podany okres została zatwierdzona. Należy ponownie sporządzić deklaracje lub korektę do deklaracji. Nie pozwalaj– wówczas dokument nie zostanie dodany do rejestru VAT i pojawi się komunikat.  Wystąpił błąd przy imporcie składnika. ‘numer dokumentu’. Dokument nie został dodany. Dotyczy deklaracji VAT-7/JPK_V7, która została już zatwierdzona. Administrator zablokował możliwość wprowadzania zmian na takich dokumentach. ‘nazwa pliku’. Przy wybraniu opcji Nie pozwalaj dokumenty ze skanu zostają rozpoznane i zmniejsza się liczba stron do wykorzystania. Jednak ze względu na blokadę dodawania nie zostaną one wczytane do rejestru.

Czy kody, procedury i typy dokumentu w JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument?

Kody dotyczące JPK_V7 przenoszone są na rozpoznany dokument automatycznie i są to:
  • w przypadku faktur sprzedaży kody GTU, procedury i typy dokumentu umieszczone na skanie dokumentu oraz kody umieszczone na karcie kontrahenta w zakładce JPK i z przypisanej do niego kategorii
  • kod TP przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Kontrahent powiązany
  • kod RO przypisywany jest dla faktur sprzedaży, jeżeli na karcie kontrahenta przypisano kategorię z zaznaczonym parametrem Detal. Również na fakturze sprzedaży zaznacza się parametr Sprzedaż detaliczna
  • kod VAT_RR przypisywany jest dla faktur zakupu, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczono parametr Rolnik
W przypadku wystąpienia tych samych kodów na karcie kontrahenta w zakładce JPK oraz na kategorii i skanie dokumentu po rozpoznaniu faktury przez usługę Comarch OCR&KSeF przeniesione zostaną na dokument w rejestrze VAT tylko unikalne wartości kodów JPK bez ich duplikacji.

ID 34908 Czy weryfikowane są daty według, których zapisywany jest dokument?

Od wersji 2021.1.1 Comarch ERP Optima podczas dodawania dokumentu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR&KSeF weryfikowane są daty na dokumencie. Sprawdzane jest czy data wystawienia jest z miesiąca bieżącego bądź poprzedniego czy z innych miesięcy. Jeżeli data wystawienia jest z innego miesiąca niż bieżący lub poprzedni to przed dodaniem dokumentu pojawi się komunikat ostrzegający o treści: Na dokumencie ‘numer dokumentu’ rozpoznana została data wystawienia ‘data wystawienia’. Domyślnie dokument zostanie zapisany z rozpoznaną datą. Czy chcesz zmienić datę i dodać dokument z datą bieżącą? Użytkownik może zdecydować i wybrać:
  • Tak – dokument zostanie dodany z datą bieżącą. Oznacza to, że dla faktur zakupu zostanie ustawiona bieżąca data wpływu a dla faktur sprzedaży data wystawienia jako data bieżąca.
  • Nie – dokument zostanie dodany z datą rozpoznaną.
Wybierając jedną z odpowiedzi i dodatkowo zaznaczając parametr Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej spowoduje, że przy kolejnych dokumentach będzie pamiętana przez program wybrana odpowiedź i komunikat nie będzie się już pojawiał. Jeżeli natomiast parametr o zapamiętaniu odpowiedzi nie zostanie zaznaczony wówczas przy kolejnym dodawaniu dokumentów i wykryciu dat na dokumencie, które nie są bieżące komunikat pojawi się ponownie.

Czy można wskazać rejestr, do jakiego mają trafić dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR?

Użytkownik ma możliwość wskazania, do jakiego rejestru VAT zakupu/sprzedaży mają trafić dokumenty przetworzone za pomocą usługi Comarch OCR. Dokumenty zostaną dodane do rejestru wybranego na liście dokumentów w polu Rejestr. Nie jest możliwe dodanie dokumentów za pomocą usługi Comarch OCR jeżeli w polu Rejestr wybrano opcję – wszystkie-. W takim przypadku po naciśnięciu przycisku   pojawia się komunikat: Nie można rozpocząć przetwarzania dokumentów. Nie ustawiono bieżącego rejestru, do którego mają zostać dodane. Proszę wskazać na oknie rejestru VAT konkretny rejestr. Podczas pierwszego uruchomienia usługi Comarch OCR pojawia się komunikat: Po wskazaniu plików ze skanami dokumentów zostaną one dodane do bieżącego rejestru wybranego na liście rejestru VAT zakupów/sprzedaży w polu Rejestr. Czy kontynuować? Zaznaczenie opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że przy kolejnym rozpoznawaniu faktur komunikat nie pojawi się dla danego operatora. W celu przewrócenia tego i innych komunikatów należy przejść do zakładki Widok/Reset/Reset komunikatów

Czy kategoria uzupełniona na karcie kontrahenta jest automatycznie przenoszona na dokument dodany za pomocą usługi Comarch OCR?

Tak, pod warunkiem, że w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona zaznaczony jest parametr Pobieranie kategorii z karty kontrahenta oraz w bazie jest już karta kontrahenta z uzupełnionymi kategoriami. Niezależnie od Stawki VAT wybranej na kategorii przenoszona jest zawsze Stawka VAT ze skanu/zdjęcia dokumentu. Rodzaj oraz Kolumna na fakturze ustawiane są takie, jakie zostały ustawione na formularzu kategorii. Przenoszony jest również Podział odliczeń co powoduje, że po wczytaniu faktury następuje automatyczny podział pozycji w takich proporcjach, jaki został ustalony na kategorii. Z kategorii przenoszone jest Odliczenie, jeżeli jego wartość wynosi Warunkowo. Odliczenia TAK/NIE ustawiane są w zależności od weryfikacji w bazie Podatników VAT czynnych, która odbywa się automatycznie w momencie wysłania dokumentu do rozpoznania. Jeżeli jednak Użytkownik będzie miał zaznaczony w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry parametr „Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu” wówczas odliczenia na pozycjach dokumentu zostaną ustawione na NIE bez względu na wynik weryfikacji w bazie podatników VAT oraz ustawienia odliczeń na kategorii. Jeżeli na karcie kontrahenta nie ma uzupełnionej kategorii to na dokumencie pozostanie ona pusta. Brak ustawienia kategorii na karcie Kontrahenta powoduje wczytanie faktury z rodzajem Towar. Do zakładki KSeF/JPK do sekcji Kody JPK_V7  przenoszone są domyślne kody JPK przypisane do karty kontrahenta. Podczas dodawania dokumentu sprzedaży w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod TP, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Kontrahent powiązany. Podczas dodawania dokumentu zakupu w zakładce KSeF/JPK w sekcji Kody JPK_V7 tworzy się automatycznie kod VAT_RR, jeżeli na karcie kontrahenta zaznaczony jest parametr Rolnik.

Jakie dane z faktury mogą zostać rozpoznane za pomocą usługi Comarch OCR?

Za pomocą usługi Comarch OCR mogą zostać rozpoznane następujące dane z faktury:
  • numer NIP (dane kontrahenta przenoszone są z karty kontrahenta lub pobierane z bazy REGON w zależności od zaznaczenia parametru Przenoś dane adresowe z karty kontrahenta podczas dodawania dokumentów w menu Start/Konfiguracja/Program/OCR)
  • numer dokumentu,
  • data wystawienia i sprzedaży,
  • forma płatności i termin płatności,
  • stawki VAT oraz kwoty,
  • numer rachunku bankowego,
  • numer KSeF.

W jaki sposób ustawiana jest data wpływu na dokumencie dodanym za pomocą usługi Comarch OCR?

Na dokumencie przetworzonym za pomocą usługi Comarch OCR data wpływu jest ustawiana taka jak data wystawienia.

W jaki sposób można dodać dokumenty do rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR?

Comarch OCR&KSeF pozwala na przetwarzanie jednocześnie wielu plików. Po naciśnięciu przycisku  istnieje możliwość wskazania dokumentów z dysku lub  z Obiegu Dokumentów. Opcja Wybierz dokumenty z dysku otwiera okno, na którym można wskazać dokumenty zapisane na dysku. Natomiast opcja Wybierz dokumenty z Obiegu Dokumentów otwiera okno, na którym można wskazać skany zapisane w Bibliotece dokumentów. Po rozpoczęciu przetwarzania dokumentów na ekranie widoczne jest okno, które wyświetla przetwarzane dokumenty. Użytkownik widzi nazwy plików dokumentów, ich numery oraz daty wystawienia, które są aktualnie przetwarzane i czy przetwarzanie zakończyło się poprawnie, czy z błędem. Szczegółowe informacje dostępne są w biuletynie Usługa OCR w Comarch ERP Optima.  

Dlaczego na dokumencie w rejestrze VAT dodanym za pomocą usługi Comarch OCR nie pokazuje się lewy panel z podglądem faktury?

Jeżeli na dokumencie w rejestrze VAT rozpoznanym za pomocą usługi Comarch OCR nie pokazuje się lewy panel z podglądem faktury to należy w prawym dolnym rogu formularza nacisnąć przycisk Podgląd dokumentu z biblioteki. Ustawienie jest zapamiętywane dla kolejnych dokumentów w rejestrze VAT.

Co oznacza komunikat - Na dokumencie ‘numer dokumentu’ rozpoznana została data wystawienia ‘data wystawienia’. Domyślnie dokument zostanie zapisany z rozpoznaną datą. Czy chcesz zmienić datę i dodać dokument z datą bieżącą?

Jest to weryfikacja czy data wystawienia jest z miesiąca bieżącego lub poprzedniego czy z innych miesięcy. Jeżeli data wystawienia jest z innego miesiąca niż bieżący lub poprzedni to przed dodaniem dokumentu pojawi się powyższy komunikat. Wybierając opcję Tak – dokument zostanie dodany z datą bieżącą. Oznacza to, że dla faktur zakupu zostanie ustawiona bieżąca data wpływu, a dla faktur sprzedaży data wystawienia jako data bieżąca. Wybierając opcję Nie – dokument zostanie dodany z datą rozpoznaną.

Czy w przypadku faktur korygujących za pomocą usługi Comarch OCRna dokumencie w rejestrze VAT zaznaczany jest parametr „Korekta”?

Tak, w przypadku faktur korygujących na dokumencie w rejestrze VAT zaznaczany jest parametr Korekta oraz uzupełniany jest numer dokumentu korygowanego.

Czy, jeżeli na formularzu kategorii ustawiono podział odliczeń, to czy po dodaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR i przypisaniu tej kategorii na dokumencie, nastąpi automatyczny podział odliczeń na fakturze?

Tak, jeżeli po rozpoznaniu faktury zakupu w rejestrze VAT za pomocą usługi Comarch OCR zostanie podstawiona kategoria, na której formularzu zaznaczono Podział odliczeń to program automatycznie dzieli kwotę zgodnie z procentem wskazanym na formularzu kategorii. Kategoria pobierana jest z formularza kontrahenta.

W jaki sposób ustawić odliczenia na NIE na pozycjach wszystkich dokumentów zaczytywanych do Rejestru VAT Zakupu za pomocą usługi Comarch OCR?

Od wersji 2024.0.1 programu Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ OCR/ Parametry dostępny jest parametr Ustawiaj odliczenia na NIE w rejestrze VAT zakupu. Po zaznaczeniu parametru dla wszystkich faktur zaczytywanych do Rejestru VAT za pomocą usługi Comarch OCR odliczenia będą ustawiane na NIE, bez względu na wynik weryfikacji podatnika w bazie podatników VAT oraz na ustawienia odliczeń na kategorii wybranej na dokumencie.