Spis artykułów: Konfiguracja KSeF w programie

• Ustawienia konfiguracyjne KSeF
• Wybór sposobu uwierzytelniania
• Certyfikat KSeF Offline
• Uprawnienia operatora w KSeF
• Formy płatności w KSeF
• Menu KSeF – funkcje i komunikaty
• Operacje dotyczące KSeF w historii zmian
• Tryby szczególne wystawiania faktur: offline, offline24, awaria KSeF, awaria całkowita

  Lista faktur z KSeF

• Lista faktur z KSeF – elementy ogólne

  Eksport faktur do KSeF

• Ustawienia dotyczące KSeF na karcie kontrahenta
• Wysyłka faktur do KSeF
• Odbiór UPO dla dokumentów wysłanych do KSeF
• Zakładka [KSeF] na dokumentach sprzedażowych
• Wysyłka faktur dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST) do KSeF
• Integracja KSeF z Comarch EDI
• Mapowanie danych na strukturę logiczną schematu FA(3) e-faktury KSeF

  Import faktur z KSeF 

• Import dokumentów na listę faktur z KSeF
• Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT
• Przenoszenie dokumentów z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel
• Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Obiegu dokumentów
• Zakładka [KSeF] na zaimportowanych dokumentach handlowych
• Import z KSeF faktur korygujących do faktur zakupu
• Weryfikacja pozycji na dokumencie zaimportowanym z KSeF

  Rozwiązania dla biur rachunkowych

• Pobieranie faktur z KSeF do programu Comarch ERP Optima przez Biuro rachunkowe w imieniu Klienta

Listę faktur z KSeF uruchamiamy z menu KSeF/Faktury z KSeF. Lista ta składa się z jednej lub dwóch zakładek (w zależności od ustawienia parametru Prawo do odbierania e-Faktur na formularzu operatora) i wyświetla dokumenty zaimportowane do programu z Krajowego Systemu e-Faktur.

W przypadku pracy w środowisku demo na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF – serwer DEMO. W przypadku pracy w środowisku produkcyjnym na liście widoczna jest informacja: Faktury z KSeF. Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:

• przycisku  Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
• opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy  (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie. Możliwe jest pobranie wydruku wizualizacji faktury z KSeF. Funkcja jest dostępna poprzez ikonę Pobierz wizualizację widoczną na wstążce programu. Pobranie wizualizacji jest możliwe z poziomu:

• listy Faktury z KSeF (wizualizacja jest pobierana dla podświetlonej na liście faktury),
• formularza Dokumentu z KSeF,
• formularza w rejestrze sprzedaży/zakupu VAT dla dokumentu pobranego z KSeF,
• formularza Faktury zakupu w module Handel dla dokumentu pobranego z KSeF.

Po kliknięciu na ikonę Pobierz wizualizację otwierany jest wydruk PDF zawierający fakturę. Może on zostać zapisany we wskazanej przez użytkownika lokalizacji bądź przesłany na drukarkę.   Na liście Faktury z KSeF dostępne są następujące kolumny:

• NIP – NIP kontrahenta.
• Kontrahent – nazwa kontrahenta.
• Numer KSeF – numer, który został nadany fakturze w systemie KSeF.
• Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Data wystawienia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia, z zastrzeżeniem art. 106na ust. 1 ustawy. Według tej kolumny domyślnie sortowana jest lista Faktury z KSeF.
• Netto – kwota w PLN jeśli faktura w PLN,  kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa.
• VAT – kwota w PLN jeśli faktura w PLN,  kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa
• Brutto – kwota w PLN jeśli faktura w PLN,  kwota w walucie obcej jeśli faktura walutowa.
• Waluta – symbol waluty wyświetlany jest po dokonaniu podglądu faktury lub po przeniesieniu faktury do rejestru VAT lub handlu.
• Kwalifikacja – może przyjmować wartości: Niezakwalifikowany (domyślny status dla pobranych faktur), Do rejestru VAT, Do handlu (opcja możliwa tylko na zakładce [Zakup]), Do archiwum.
• Status – może przyjmować wartości: V (jeżeli dokument jest przeniesiony do rejestru VAT), FZ (jeżeli dokument jest przeniesiony do handlu), A (jeżeli dokument zakwalifikowany jest do archiwum).
• Notatka – dodatkowy opis uzupełniony przez użytkownika na formularzu dokumentu KSeF. Kolumna domyślnie ukryta.
• Kategoria – kategoria uzupełniona na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
• Opis – opis uzupełniony na podstawie informacji z karty kontrahenta odczytanego z dokumentu KSeF lub przez użytkownika. Kolumna domyślnie ukryta.
• Rejestr – pole uzupełnione przez użytkownika na dokumencie zakwalifikowanym do rejestru VAT. Kolumna domyślnie ukryta.

  Z poziomu listy faktury z KSeF istnieje możliwość podglądu graficznego dokumentu pobranego z KSeF za pomocą dostępnego z lewej strony listy pionowego przycisku Podgląd dokumentu. Po jego naciśnięciu wysuwany jest panel boczny z podglądem graficznym podświetlonej faktury. Aby podgląd graficzny podświetlonej faktury był widoczny cały czas, należy nacisnąć przycisk Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur. W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:

• Pomoc – przycisk kierujący do pomocy.
• Operacje seryjne – pod przyciskiem dostępne są operacje seryjne umożliwiające uzupełnienie dodatkowych informacji na dokumentach:
  • Zmień opis – funkcja umożliwia seryjną aktualizację opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zmień kategorię – funkcja umożliwia seryjną aktualizację kategorii na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zmień notatkę – funkcja umożliwia seryjną aktualizację dodatkowego opisu na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Zmień rejestr – funkcja umożliwia seryjne ustawienie rejestru na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach ze statusem Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT. W przypadku dokumentu o statusie Niezakwalifikowany następuje również zmiana statusu na Do rejestru VAT. Rejestr nie jest ustawiany dla dokumentów ze statusem Do handlu oraz Do archiwum.
  • Zmień kwalifikację – po wybraniu operacji otwierane jest okno, na którym do wyboru są dostępne 4 opcje: Do rejestru VAT, Do handlu (opcja dostępna wyłącznie dla dokumentów zakupowych), Do archiwum, Niezakwalifikowany. Podobnie jak w przypadku zmian wykonywanych z poziomu formularza dokumentu z KSeF, zmiana kwalifikacji nie jest możliwa dla dokumentów już przeniesionych do rejestru VAT lub do Handlu.
  • Dodaj atrybut – funkcja umożliwia seryjną aktualizację atrybutu dokumentu lub kontrahenta na podświetlonym/ zaznaczonych dokumentach.
  • Aktualizuj o dane szczegółowe – funkcja umożliwia seryjne pobranie szczegółów dokumentów zaznaczonych na liście.
• Zobacz dokument – umożliwia podgląd formularza podświetlonego dokumentu. Szczegóły opisane zostały w artykule Import dokumentów na listę faktur z KSeF.
• Przenieś do handlu– przycisk dostępny na zakładce [Zakup] jeżeli pobrano moduł Faktury, Handel lub Handel Plus. Umożliwia przeniesienie dokumentów na listę Handel/ Faktury zakupu.  Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Handlu.
• Przenieś do rejestru VAT – umożliwia przeniesienie dokumentów do rejestru VAT. Więcej informacji na ten temat znajduje się w artykule Przenoszenie dokumentów z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel

Na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub do handlu oraz na dokumentach zakwalifikowanych do archiwum operacje seryjne nie są wykonywane. Filtry na liście faktur z KSeF oraz funkcje w menu kontekstowym Filtrowanie listy faktur z KSeF jest możliwe za pomocą pola Dokument, które znajduje się poniżej listy faktur, w sekcji filtrów. Do wyboru są następujące opcje:

• Wszystkie – domyślne ustawienie dla okna otwieranego z menu KSeF/ Faktury. Wyświetlane są wszystkie dokumenty pobrane z KSeF.
• Niezakwalifikowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany.
• Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do handlu.
• Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Niezakwalifikowany lub Do rejestru VAT.
• Zakwalifikowane do rejestru VAT – dokumenty z zaznaczoną opcją Do rejestru VAT.
• Zakwalifikowane do handlu – dokumenty z zaznaczoną opcją Do handlu.
• Przeniesione do rejestru VAT – dokumenty, które zostały już przeniesione do rejestru VAT.
• Przeniesione do handlu – dokumenty, które zostały już przeniesione do handlu.
• Zarchiwizowane – dokumenty z zaznaczoną opcją Do archiwum.

W celu zawężenia listy dokumentów do konkretnego zakresu dat można wykorzystać filtr Za okres. Na liście faktur z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy dostępne są opcje Archiwizuj oraz Przywróć. Funkcja Archiwizuj umożliwia zakwalifikowanie podświetlonego dokumentu do archiwum (np. w przypadku, gdy faktura została wystawiona na firmę omyłkowo), co blokuje jego przeniesienie do rejestru VAT lub handlu. Nie ma możliwości zarchiwizowania dokumentu już przeniesionego do rejestru VAT lub handlu. Funkcja Przywróć jest aktywna dla dokumentu zarchiwizowanego i umożliwia przywrócenie podświetlonego dokumentu do statusu Niezakwalifikowany.

W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy. Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT. Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie. Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio na listę dokumentów w rejestrze VAT Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk   KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

• Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.

Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy. Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.

• Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.

Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF. Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT. Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana. Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych. Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.

Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF program automatycznie rozpoczyna pobieranie faktur za okres dwóch miesięcy wstecz. Przy kolejnym otwarciu listy faktury pobierane są za okres, który upłynął od daty ostatniego pobrania. Podczas pobierania faktur z KSeF wyświetlone zostaje okno informujące o przebiegu procesu. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, może tego dokonać za pomocą:

• przycisku  Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
• opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście faktur z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy  (dostępny skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).

Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie. Dokumenty po zaimportowaniu należy zweryfikować i zdecydować, czy mają być przeniesione do rejestru VAT, czy do handlu. Opcje zostały szczegółowo opisane w artykułach:

• Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT
• Przenoszenie faktur z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel

Na formularzu znajduje się przycisk  Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją. Po lewej stronie okna widoczny jest podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:

• Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub handlu. Domyślnie zaznaczona jest opcja Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu, to powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
• KSeF znajdują się dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.
• Sprzedawca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta.
• Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na fakturę zakupu. Forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca. Jeżeli zostanie
• zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować. W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu.

Na zakładce [Atrybuty] istnieje możliwość dodania atrybutu dokumentu lub kontrahenta. Dodanie/ usunięcie dodanego wcześniej atrybutu nie jest możliwe na dokumentach przeniesionych do rejestru VAT lub Handlu. Dodatkowo dla użytkowników korzystających z modułu Obieg dokumentów dostępna jest zakładka [Dokumenty]  która służy do zarządzania relacjami pomiędzy fakturą z KSeF, a dokumentami w obiegu dokumentów. W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą. Lista zawiera następujące kolumny:

• Numer – numer dokumentu w bibliotece
• Data– data wprowadzenia dokumentu do obiegu dokumentów
• Kontrahent – kod podmiotu wskazanego na zakładce [Podmiot]
• Tytuł – tytuł dokumentu z biblioteki

Lista obsługiwana jest przez następujące przycisku: – Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF. Pod przyciskiem dostępne są opcje:

• Dodaj nowy – pozwalająca na utworzenie nowego dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
• Dodaj istniejący – pozwalająca na wskazanie istniejącego dokumentu z biblioteki, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF

– Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu – Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:

• jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <ALT>– plik zostanie dodany do dokumentu w bibliotece dokumentów jako link,
• jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <CTRL>– plik zostanie zapisany w IBARD. Aby opcja była możliwa należy wcześniej wskazać folder dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

Import na liście faktur zakupu Na liście faktur zakupu dostępny jest przycisk  KSeF pozwalający na pobranie faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:

• Dodaj faktury – otwierane jest okno Faktury z KSeF, a następnie pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup] Z poziomu listy faktur z KSeF użytkownik może przenieść dokumenty do handlu w sposób opisany wyżej.
• Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF:

lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument: Nie ma możliwości ponownego pobrania faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel. Nie jest możliwe również pobranie dokumentu, który został wystawiony na, lub przez numer NIP niezgodny z NIPem uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy.  Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika. W sytuacji, jeśli użytkownik w polu Numer faktury wprowadzi numer własnej faktury sprzedaży wysłanej do KSeF pojawi się komunikat: Nie można dodać faktury sprzedaży.

• Kod EAN – w pierwszej kolejności system poszukuje towaru o identycznym kodzie EAN.
• Nazwa towaru – w przypadku braku dopasowania po kodzie EAN, weryfikowana jest nazwa.
• Kod u dostawcy – jeżeli powyższe kryteria nie zostaną spełnione, identyfikacja następuje na podstawie kodu u dostawcy.

• Powiązanie pozycji faktury z istniejącą kartoteką
• Określenie parametrów dla nowych kart towarowych
• Pominięcie pozycji na dokumencie

• Rodzaj jednostki – w pierwszym wierszu wyświetlana jest jednostka podstawowa, natomiast w kolejnych – jednostki pomocnicze. Jeśli wskazano towar w kolumnie Przypisz towar z bazy, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz i jako podstawowa jednostka prezentowana jest jednostka z karty towaru, a pomocnicza – z pliku.
• Nazwa j.m – nazwa jednostki z pliku lub z karty towaru.
• Licznik/ Mianownik – domyślnie ustawiana jest wartość 1 dla obydwu tych pól. Dla jednostki podstawowej pola nie podlegają edycji. Dla jednostek pomocniczych możemy określić relację do jednostki podstawowej.
• Przelicznik – pole puste dla jednostki podstawowej, natomiast dla jednostek pomocniczych prezentowany jest wynik na podstawie danych wprowadzonych w polach licznik/ mianownik.

• Wizualizacja faktury – wizualizacja faktury zostaje zapisana do PDF oraz dodana jako załącznik do dokumentu w bibliotece
• Numer faktury – systemowy numer faktury przenoszony jest do pola Numer obcy na formularzu dokumentu w bibliotece

• Kontrahent – jeżeli na formularzu faktury z KSeF w sekcji Sprzedawca został wskazany kontrahent zostaje on przeniesiony na zakładkę [Podmioty] na formularzu dokumentu w bibliotece
• Dokumenty skojarzone – na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone wyświetlana jest informacja o powiązanych dokumentach

• Numer – numer dokumentu w bibliotece
• Data – data wprowadzenia dokumentu do obiegu dokumentów
• Kontrahent – kod podmiotu wskazanego na zakładce [Podmiot]
• Tytuł – tytuł dokumentu z biblioteki

• Dodaj nowy – pozwalająca na utworzenie nowego dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
• Dodaj istniejący – pozwalająca na wskazanie istniejącego dokumentu z biblioteki, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF

• jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <ALT> – plik zostanie dodany do dokumentu w bibliotece dokumentów jako link,
• jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <CTRL> – plik zostanie zapisany w IBARD. Aby opcja była możliwa należy wcześniej wskazać folder dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W bazie zostaje zapisana informacja o dacie zaznaczenia parametru. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Parametr jest odznaczany podczas odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa. W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:

• demo – (przedprodukcyjne) – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji.  Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmian. Środowisko demo (przedprodukcyjne) Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne pod adresem https://ap-demo.ksef.mf.gov.pl/web/i funkcjonuje w wersji 2.0.
• produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekazywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ap.ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje w wersji  2.0.

Tryb pracy systemu – pole związane z wyborem szczególnych trybów wystawiania faktur w KSeF. Możliwość wyboru spośród:

• Online – ustawiony domyślnie, pozwala na standardowe wystawienie faktury w czasie rzeczywistym oraz przesłanie jej do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora Offline24.
• Offline24 – to rozwiązanie, z którego będzie można skorzystać między innymi w razie trudności w wystawianiu i przesyłaniu e-faktur do KSeF wynikających z jakości sieci transmisyjnej lub braku połączenia z Internetem. Pozwala on na wystawienie faktury w formacie ustrukturyzowanym poza systemem KSeF i przesłanie jej do KSeF w terminie do 24 godzin od daty wystawienia.
• Offline (Niedostępność KSeF) – służy do wystawiania faktur w czasie oficjalnej przerwy technicznej lub awarii po stronie Ministerstwa Finansów, o której resort informuje w specjalnym komunikacie. W takim przypadku podatnik wystawia faktury z kodem QR i ma obowiązek przesłać je do systemu w kolejnym dniu roboczym po ustąpieniu awarii KSeF.  W przypadku wyboru trybu offline użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.

• Awaria KSeF – tryb awaryjny KSeF służy do wystawiania faktur poza systemem w trakcie niezaplanowanej awarii platformy rządowej, co pozwala zachować ciągłość sprzedaży poprzez przekazanie dokumentu nabywcy w uzgodnionej formie. Przedsiębiorca ma obowiązek przesłania takich faktur do KSeF w terminie 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.W przypadku wyboru trybu awaria KSeF użytkownik powinien wskazać datę rozpoczęcia awarii oraz datę zakończenia awarii w dedykowanych polach.

• Awaria całkowita – służy do wystawiania faktur w sytuacjach kryzysowych (np. stan klęski żywiołowej) i ogłaszany jest przez Ministra Finansów, gdy system staje się całkowicie niedostępny dla wszystkich użytkowników. W tym czasie podatnicy mogą wystawiać faktury w dowolnej formie – papierowej lub elektronicznej (np. PDF) – bez zachowania struktury XML i bez konieczności ich późniejszego przesyłania do KSeF. Informacja o tym trybie jest przekazywana za pośrednictwem środków masowego przekazu, takich jak radio, telewizja czy ogólnopolskie portale internetowe.

  Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania. Uwierzytelnianie w KSeF dla środowiska demo (przedprodukcyjnego) oraz produkcyjnego (od dnia 01.02.2026) w wersji 2026.2.1 możliwe jest za pomocą:

• podpisu kwalifikowanego /pieczęci elektronicznej
• certyfikatu KSeF
• tokena

Wybór jednej z tych metod odbywa się za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur. W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępne są następujące parametry:

• Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF oraz odbioru UPO.
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
• Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować faktury sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.

 

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu otwartego formularza wybranej formy płatności, istnieje możliwość powiązania formy płatności istniejącej w systemie Comarch ERP Optima z formą płatności wymaganą przez KSeF do eksportu dokumentów. W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF. Typy płatności w programie:

• Gotówka
• Przelew
• Karta
• Kompensata

  Domyślna forma płatności pobierana jest na dokument z formularza kontrahenta, z zakładki [Płatności]. Powiązana forma płatności KSeF widoczna jest na zakładce [KSeF] na formularzu dokumentu, a użytkownik ma możliwość jej edycji. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.

W przypadku pracy na środowisku produkcyjnym każda operacja związana z KSeF jest odpowiednio zapisywana w Historii zmian, w kolumnach:

• Data operacji – data wysłania Faktury do KSeF w przypadku wysyłki lub data odbioru UPO – po jego odbiorze.
• Kod/ Numer dokumentu – numer dokumentu.
• Rodzaj operacji – Wysłanie w przypadku wysyłki do KSeF lub Odbiór UPO – po odbiorze UPO/wyborze ikony Odbierz dane z KSeF.
• Operator – imię i nazwisko operatora wysyłającego dokument do KSeF lub. odbierającego UPO.

Informacje ogólne Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
• Faktury VAT marża
• Faktury zaliczkowe
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą.  Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF. Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

• automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
• Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

  Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu. Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować. Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

• ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

  Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF. Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF. W programie dostępna jest wysyłka wsadowa faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to umożliwia masowe przekazywanie dokumentów w ramach jednej operacji. Podczas seryjnej wysyłki system automatycznie grupuje pliki XML w jedną paczkę (archiwum ZIP), która następnie przesyłana jest do KSeF. Błąd w pojedynczym pliku XML nie powoduje odrzucenia całej paczki. Każda faktura jest weryfikowana przez KSeF niezależnie, co umożliwia poprawne przetworzenie dokumentów spełniających wymagania,  nawet jeśli część plików zawiera błędy. Po przetworzeniu paczki przez KSeF, system pobiera informacje zwrotne i odpowiednio aktualizuje statusy przesłanych dokumentów. Wysyłka wsadowa uruchamiana jest automatycznie w następujących przypadkach:

• Podczas seryjnego wysyłania zatwierdzonych dokumentów – przy zaznaczeniu wielu faktur z poziomu lisy faktur sprzedaży.
• Podczas zatwierdzania dokumentów – przy zatwierdzania wielu dokumentów będących w buforze, jeżeli na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu
• Podczas przekształcania ofert handlowych – przy generowaniu faktur sprzedaży z ofert handlowych, jeżeli na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu
• Podczas generowania faktur cyklicznych – przy ręcznym generowaniu faktur cyklicznych, jeśli na formularzu faktury cyklicznej jako sposób zapisu faktury został wskazany zapis na stałe oraz na karcie operatora zaznaczony został parametr Wysyłka przy zatwierdzeniu dokumentu.

Poświadczenie Odbioru (UPO) Dla każdej wysyłki wsadowej generowane jest jedno zbiorcze Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Numer referencyjny zawarty w dokumencie UPO dotyczy całej przesłanej paczki faktur. Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF. W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF. Faktury korygujące Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację: Jeśli faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF na zakładce [KSeF] dostępnej na jej formularzu. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego. Faktury zaliczkowe W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki. Przekazywanie do KSeF informacji o Podmiocie 3 Zgodnie ze strukturą logiczną faktur przesyłanych do KSeF Podmiot 3 przeznaczony jest do uzupełnienia informacji o podmiotach trzecich,  innych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (Podmiot2), które są powiązane z daną fakturą. Na dokumentach handlowych na zakładce [KSeF], dostępna jest podzakładka [Dodatkowe dane]. Na tej zakładce w sekcji Dodatkowy podmiot użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich. W sekcji dostępne są następujące kolumny widoczne domyślnie: Rola W polu rola istnieje możliwość wskazania następujących wartości:

• Faktor
• Odbiorca
• Podmiot pierwotny
• Dodatkowy nabywca
• Wystawca faktury
• Dokonujący płatności
• JST – wystawca
• JST – odbiorca
• GV – wystawca
• GV – odbiorca
• Pracownik
• Rola inna

  Imię i nazwisko (nazwa) Pole wymagane. Służy do określenia imienia i nazwiska lub nazwy podmiotu. Użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania wartości, bądź wybrania podmiotu z listy kontrahentów. Adres Pole służy do wprowadzenia adresu Podmiotu 3. Jeśli podmiot został wybrany z listy, adres zostanie automatycznie pobrany z kartoteki kontrahenta, natomiast jeśli podmiot został wpisany ręcznie, adres należy wprowadzić samodzielnie. Typ identyfikatora W polu Typ identyfikatora dane pobierane są automatycznie z kartoteki kontrahenta, jeśli został on wybrany z listy. Istnieje również możliwość ręcznego wyboru jednej z poniższych wartości:

• NIP
• Numer VAT-UE
• Identyfikator podatkowy inny
• Identyfikator wewnętrzny

  Kod kraju Pole przeznaczone na wskazanie kodu kraju właściwego dla identyfikatora. Dane identyfikacyjne Pole służy do uzupełnienia numeru zgodnego z wybranym typem identyfikatora. Opis roli  Pole staje się aktywne i wymagane, gdy w polu Rola wybrano wartość Rola inna. W pozostałych przypadkach pozostaje nieaktywne. Przekazywanie do KSeF informacji o warunkach transakcji Na formularzu faktury sprzedaży oraz korekty, na zakładce [KSeF] w pionowej zakładce [Dodatkowe dane], dostępna jest sekcja Informacje dodatkowe. Aby dodać nowe informacje, należy skorzystać z rozwijanego menu dostępnego przy ikonie plusa Opcja Dodaj transport – Wysyłka przez staje się aktywna do wyboru po wcześniejszym dodaniu transportu poprzez opcję Dodaj transport W sekcji tej użytkownik może zdefiniować następujące dane:

• Lista umów – pozwala na wprowadzenie daty i numeru umowy, której dotyczy faktura.
• Lista zamówień – umożliwia wpisanie daty i numeru zamówienia.
• Lista numerów partii towaru – pole tekstowe na numer partii.
• Kurs umowny – pozwala na podanie kursu i kodu waluty (gdy jest inny niż systemowy).
• Lista transportów – rozbudowana sekcja umożliwiająca określenie rodzaju transportu (np. drogowy, morski, kolejowy), opisu ładunku, jednostek opakowania oraz dat rozpoczęcia i zakończenia transportu.
• Warunki dostawy – dodatkowe pole tekstowe opisujące warunki dostarczenia towaru.
• Podmiot pośredniczący – znacznik informujący o udziale podmiotu trzeciego w transakcji.

Poprawność wprowadzonych danych (np. format daty) jest weryfikowana przez system w momencie wysyłki faktury do KSeF. Wartość pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.   Przekazywanie do KSeF informacji o nowych środkach transportu Przepisy wymagają, aby przy sprzedaży unijnej nowych środków transportu poza standardowymi elementami faktury uwzględnić także dodatkowe dane identyfikujące środek transportu. Na formularzu pozycji faktury sprzedaży na zakładce [KSeF] w sekcji Dodatkowe dane dostępna jest możliwość dodania informacji dotyczących nowych środków transportu. Aby dodać nowy element należy wybrać ikonę zielonego plusa , a następnie z rozwijanej listy wybrać opcję Dodaj środek transportu (WDT)   Dane dotyczące środków transportu zostały pogrupowane według typu środka transportu:

• Pojazd lądowy – umożliwia wprowadzenie takich informacji jak: przebieg, typ pojazdu, VIN (lub numer nadwozia/podwozia/ramy), data dopuszczenia do użytku, marka, model, kolor, numer rejestracyjny oraz rok produkcji.
• Jednostka pływająca – pozwala na określenie: daty dopuszczenia do użytku, liczby godzin roboczych, numeru kadłuba, a także marki, modelu, koloru, numeru rejestracyjnego oraz roku produkcji.
• Statek powietrzny – obejmuje dane takie jak: data dopuszczenia do użytku, liczba godzin roboczych, numer fabryczny, marka, model, kolor, numer rejestracyjny oraz rok produkcji.

  Wybór konkretnego typu z listy powoduje wyświetlenie odpowiednich pól dedykowanych dla danej kategorii. Poprawność danych uzupełnionych w polu wartość walidowana jest w momencie wysyłania faktury do KSeF. Przekazywanie do KSeF informacji o identyfikatorze wewnętrznym odbiorcy Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne] w sekcji Inne dodano pole Identyfikator wewnętrzny. Umożliwia ono wpisanie indywidualnego identyfikatora podmiotu, który będzie przekazywany do KSeF. Podczas wysyłania faktury do KSeF, gdy na dokumencie wskazano zarówno nabywcę, jak i odbiorcę, system przekazuje dane zgodnie z poniższymi zasadami:

• Nabywca i odbiorca mają ten sam numer NIP – do KSeF przekazywana jest informacja o roli odbiorcy wraz z Identyfikatorem wewnętrznym (jeśli został uzupełniony). W tym przypadku numer NIP nie jest przekazywany.
• Nabywca i odbiorca mają różne numery NIP – do KSeF przekazywana jest informacja o roli odbiorcy wraz z jego numerem NIP.
• Odbiorca nie posiada numeru NIP
  • Jeśli pole Identyfikator wewnętrzny zostało uzupełnione – do systemu KSeF przekazywana jest informacja o typie identyfikatora oraz jego wartości.
  • Jeśli pole Identyfikator wewnętrzny nie zostało uzupełnione – do systemu KSeF przekazywana jest informacja: „Brak Identyfikatora”.

  Przekazywanie do KSeF dodatkowego opisu W programie istnieje możliwość przekazywania do KSeF dodatkowych informacji w węźle <DodatkowyOpis>.  W ten sposób użytkownik może ręcznie zdefiniować dowolne informacje, dla których nie przewidziano dedykowanych pól w standardowej strukturze KSeF. Dane te wprowadza się jako parę: nazwa pola (Klucz) oraz jego treść (Wartość). Wartość wskazanych pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.

Przykład

Klucz: Numer_Projektu | Wartość: PL-2026-X1 Klucz: Nr_Rejestracyjny | Wartość: WA12345 Klucz: Miejsce_Dostawy | Wartość: Rampa_Nr_4

  Formularz faktury sprzedaży Na formularzu faktury sprzedaży oraz korekty na zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], dostępna jest sekcja informacje dodatkowe pozwalająca na dodanie dodatkowego opisu. Aby dodać opis należy wybrać ikonę zielonego plusa . Następnie z rozwiniętej listy należy wybrać opcję Dodaj opis. W sekcji zostanie dodany wiersz dodatkowego opisu, który należy wypełnić uzupełniając klucz oraz wartość. Klucz – nazwa dodatkowej informacji dla odbiorcy dokumentu (np. Numer projektu, Kod sklepu, ID dostawcy). Wartość – konkretna treść tej informacji.    

• Brak wskazanych dat na pozycjach: Jeżeli na żadnej z pozycji nie ustawiono indywidualnej daty sprzedaży, system przesyła datę sprzedaży z nagłówka dokumentu do pola P_6. Pole P_6A pozostaje wówczas puste.
• Wszystkie pozycje z datą inną niż w nagłówku: W sytuacji, gdy każda pozycja posiada własną datę sprzedaży i jest ona różna od daty wskazanej w nagłówku faktury, pole P_6 nie jest wypełniane. Zamiast tego dla każdej pozycji uzupełniane jest pole P_6A zgodnie z datą wprowadzoną na karcie pozycji.
• Częściowe uzupełnienie dat na pozycjach: Jeżeli tylko część pozycji posiada wypełnioną datę sprzedaży, podczas wysyłki faktury pole P_6 pozostaje puste. System wypełnia wówczas pola P_6A dla wszystkich pozycji. Dla pozycji ze wskazaną przez użytkownika datą system pobiera tę datę, natomiast dla pozycji bez określonej daty – automatycznie przypisuje datę sprzedaży z nagłówka dokumentu.
• Wszystkie pozycje z datą identyczną jak w nagłówku: Jeśli na wszystkich pozycjach uzupełniono datę sprzedaży i jest ona taka sama jak data w nagłówku faktury, system wypełnia jedynie pole P_6 (zgodnie z nagłówkiem), pomijając pole P_6A.
• Takie same daty na pozycjach różne od daty nagłówka: W przypadku, gdy wszystkie pozycje mają uzupełnioną taką samą datę sprzedaży, ale jest ona inna niż data w nagłówku, system wypełnienia pole P_6A dla każdej pozycji.

Na Fakturach oraz korektach do nich, zarówno zatwierdzonych na stałe jak i zapisanych do bufora widnieje zakładka [KSeF] składająca się z dwóch pionowych zakładek [1. Główna] oraz [2. Dodatkowe dane]. Po wysyłce faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF. Na zakładce [KSeF] w pionowej zakładce [1. Główna] znajdują się następujące pola:

• Numer dokumentu – numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
• Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
• Link weryfikacyjny – link umożliwiający weryfikację danych faktury w KSeF, zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
• Status – informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
• Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
• Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
• Data odebrania – data pobrania UPO.
• Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
• Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

  Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia: Tryb pracy systemu – pole związane z wyborem szczególnych trybów wystawiania faktur w KSeF. Domyślnie przenoszony jest tryb ustawiony w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF z możliwością zmiany trybu pracy systemu bezpośrednio na dokumencie. Dostępne są następujące opcje:

• Online
• Offline24
• Offline (niedostępność KSeF)
• Awaria KSeF
• Awaria całkowita

 

• Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności i jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. Pole umożliwia wybór formy płatności z listy. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
• Status dokumentu – przyjmuje wartości:
  • • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu
    • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo
    • Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokument można anulować tylko w środowisku demo
    • Nie dotyczy – faktura nie powinna zostać wysłana do KSeF . Status ten pojawia się w sytuacji, jeśli na karcie kontrahenta ma zakładce [Handlowe] zaznaczony jest parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF
    • Poza systemem – status pojawia się po zaznaczeniu przez użytkownika na formularzu faktury na zakładce [KSeF] parametru Poza systemem, oznacza, że faktura została  wysłana do KSeF poza systemem Comarch ERP Optima
    • Offline24 – faktura została wystawiona w trybie pracy Offline24 i nie została jeszcze wysłana do KSeF
    • Offline (niedostępność KSeF) – faktura została wystawiona w trybie pracy Offline (niedostępność KSeF)  i nie została jeszcze wysłana do KSeF
    • Awaria KSeF  – faktura została wystawiona w trybie pracy Awaria KSeF   i nie została jeszcze wysłana do KSeF
    • Awaria całkowita – faktura została wystawiona w trybie pracy Awaria całkowita, nie ma obowiązku wysłania takich faktur do KSeF po ustaniu awarii
• Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Pole zaznaczane jest automatycznie dla kontrahentów  o statusie Osoba fizyczna oraz dla zamówień zaimportowanych z Comarch  E-sklep/E-sale dla transakcji B2C. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
• Poza systemem – oznaczenie dla faktury wysłanej do KSeF poza programem Comarch ERP Optima. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie do edycji pól dostępnych na zakładce. Po zaznaczeniu parametru użytkownik może ręcznie uzupełnić dane dotyczące KSeF.
• Comarch EDI KSeF – oznaczenie faktury, która będzie wysyłana do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Domyślna wartość parametru przenoszona jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]) i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, o ile faktura/korekta znajduje się jeszcze w buforze. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne zablokowanie możliwości edycji pozostałych pól związanych z KSeF na formularzu dokumentu.

W pionowej podzakładce [2. Dodatkowe dane] znajdują się następujące sekcje:

• Dodatkowy podmiot – sekcja pozwalająca na wprowadzenie danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich.
• Okres, którego dotyczy faktura – sekcja pozwalająca na określanie okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura.
• Informacje dodatkowe – sekcja pozwala na wprowadzenie dodatkowych informacji dotyczących warunków transakcji oraz dodatkowego opisu w strukturze „Klucz-Wartość”.

Eksportowi poprzez Comarch EDI KSeF podlegają zgodnie z działaniem Comarch EDI faktury VAT sprzedaży w walucie PLN oraz następujące korekty:

• Ilości
• Wartości (ceny)
• Stawki VAT

Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc po przecinku. Karta kontrahenta Na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] w sekcji KSeF dostępny jest parametr Comarch EDI KSeF pozwalający na oznaczenie kontrahenta, którego faktury mają być przesyłane do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, informacja ta automatycznie trafia także na zakładkę KSeF na formularzu faktury lub korekty. Jeśli natomiast parametr nie zostanie zaznaczony, dokumenty dla tego kontrahenta będą wysyłane do KSeF zgodnie z ustawieniami przypisanymi do operatora. Formularz faktury/korekty Na formularzu faktur/korekty na zakładce [KSeF] znajduje się parametr Comarch EDI KSeF pozwalający na oznaczenie faktury, która będzie wysyłana do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Domyślna wartość parametru przenoszona jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]) i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, o ile faktura/korekta znajduje się jeszcze w buforze. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne zablokowanie możliwości edycji pozostałych pól związanych z KSeF na formularzu dokumentu. Eksport w formacie EDI KSeF Eksport faktur/korekt sprzedaży jest możliwy z poziomu listy faktur. Na liście faktur, na dolnym pasku widoczny jest przycisk  , który po rozwinięciu udostępnia dodatkowe opcje. Wśród nich dostępna jest opcja Eksport w formacie EDI KSeF, umożliwiająca wyeksportowanie zaznaczonych dokumentów w odpowiednim formacie. Po wyborze tej opcji pojawi się okno umożliwiające wskazanie katalogu do którego zostaną zapisane wygenerowane pliki XML. Tak wyeksportowany dokument należy zaimportować w Comarch EDI KSeF. Program Comarch ERP Optima nie dokonuje weryfikacji wystawionych faktur pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF – właściwa kontrola odbywa się dopiero po zaimportowaniu dokumentów do Comarch EDI KSeF. Import raportów potwierdzeń z EDI KSeF Po wyeksportowaniu dokumentów i wysłaniu ich do KSeF poprzez Comarch EDI KSeF, konieczne jest zaktualizowanie informacji o ich statusie w programie. W tym celu należy zaimportować raport potwierdzeń, który generowany jest w Comarch EDI KSeF po poprawnym przesłaniu dokumentów do systemu. Import raportów potwierdzeń można wykonać z poziomu listy faktur sprzedaży, rozwijając opcje dostępne pod ikoną Po jej wybraniu należy wskazać opcję Import raportów potwierdzeń z EDI KSeF. Po wybraniu sposobu importu wyświetlone zostanie okno w którym należy wskazać lokalizację plików przeznaczonych do zaimportowania. Po poprawnym imporcie raportu program automatycznie zaktualizuje dane na zakładce KSeF na formularzu dokumentu oraz zmieni status zgodnie z informacjami zawartymi w raporcie. W trakcie importu potwierdzeń system weryfikuje numer dokumentu. Jeżeli faktura o podanym numerze nie zostanie odnaleziona, użytkownik otrzyma komunikat:: Dokument o numerze [NUMER_DOKUMENTU] nie istnieje.