Pobieranie faktur z KSeF do programu Comarch ERP Optima przez Biuro rachunkowe w imieniu Klienta
Biura rachunkowe pracujące na programie Comarch ERP Optima i prowadzące bazy dla swoich Klientów w programie mają możliwość pobierania dokumentów z KSeF w imieniu swoich Klientów.
Aby była taka możliwość, biuro musi skonfigurować program oraz posiadać odpowiednie uprawnienia żeby móc współpracować z KSeF w imieniu Klienta.
Szczegółowe informacje na temat konfiguracji KSeF w programie Comarch ERP Optima znajdują się artykule Ustawienia konfiguracyjne w KSeF.
Informacje na temat potrzebnych uprawnień dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów.
Biuro rachunkowe które uzyskało ze strony Klienta uprawnienie w KSeF jako podmiot pośredniczący nadaje z kolei swoim pracownikom (podając ich numery PESEL) uprawnienia do odczytu faktur. Pracownicy logując się do Aplikacji Podatnika KSeF na swoje numery PESEL, generują dla siebie certyfikaty. Umożliwią one pobieranie faktur wszystkich Klientów, którzy nadali dla tego biura uprawnienia w KSeF.
Pobrany certyfikat wskazywany jest w Comarch ERP Optima przez pracownika biura za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia.
Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
widoczną na wstążce programu. Pobranie wizualizacji jest możliwe z poziomu:
Zadokuj. Ustawienie wyświetlania podglądu graficznego faktury pobranej z KSeF zapamiętywane jest dla danego operatora. Mając rozwinięty podgląd z listy można w prosty sposób, przechodząc pomiędzy dokumentami, zweryfikować zawartość tych faktur.
W dolnej części okna są dostępne następujące przyciski:
Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:
W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:
– Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:
Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu
– Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu
W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją. Przycisk 
Zapisz zmiany zapisuje dokument bez jego przeniesienia do rejestru VAT/handlu. 
Po uruchomieniu automatycznej synchronizacji pojawia się informacja o czasie jej rozpoczęcia:
Proces pierwszego pobierania dokumentów z Krajowego Systemu e-Faktur może zająć do kilkunastu minut, w zależności od ilości faktur i wydajności serwera KSeF. Kolejne procesy zaczytywania faktur powinny trwać znacznie krócej. Trwający proces pobierania faktur jest przerywany w przypadku zmiany bieżącej firmy w programie.
Po zakończonej synchronizacji dokumentów w nagłówku okna widoczna jest informacja o dacie ostatniej aktualizacji:
Jeżeli użytkownik potrzebuje pobrać najnowsze przesłane do KSeF dokumenty, nie czekając na ich pobranie przez automatyczny mechanizm działający w tle, może skorzystać z opcji Pobierz faktury 
i dla wskazanego zakresu dat pobrać paczkę niezaimportowanych jeszcze do programu dokumentów.
Podczas konwersji bazy z wcześniejszej wersji, jeżeli dla części pobranych z KSeF faktur brakowało ich szczegółów, są one automatycznie pobierane.
Ręczne pobranie faktur z KSeF przez użytkownika jest możliwe za pomocą:
Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie.
Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio na listę dokumentów w rejestrze VAT
Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk 
KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.
Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.
Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.
Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.
Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.
Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.
Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument 
.
Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF.
Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś 
Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania faktur zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług, bądź wskazanie odpowiadającego towaru z bazy. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:
KSeF pozwalający na pobranie faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument:
Nie ma możliwości ponownego pobrania faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel.
Nie jest możliwe również pobranie dokumentu, który został wystawiony na, lub przez numer NIP niezgodny z NIPem uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika.
W sytuacji, jeśli użytkownik w polu Numer faktury wprowadzi numer własnej faktury sprzedaży wysłanej do KSeF pojawi się komunikat: Nie można dodać faktury sprzedaży.
Przenieś tylko nagłówek dokumentu
Sposób importu faktury zależy od ustawienia parametru Przenieś tylko nagłówek dokumentu:
Zasady mapowania jednostek miary
Proces przypisywania jednostek przebiega według ściśle określonej hierarchii. W każdym kroku system automatycznie normalizuje nazwę jednostki, ignorując wielkość liter, zbędne spacje oraz znaki interpunkcyjne (np. kropki).
Kolejność weryfikacji danych:
1. Karta towaru (jednostka podstawowa):
Sprawdzenie zgodności z główną jednostką miary przypisaną do danego towaru.
2. Karta towaru (jednostki pomocnicze):
Weryfikacja pozostałych jednostek przypisanych do danej kartoteki.
3. Słownik „Jednostka miary dla KSeF”:
Przeszukiwanie powiązań (synonimów) zdefiniowanych w konfiguracji programu.
Takie podejście eliminuje potrzebę ręcznego poprawiania dokumentów oraz zapobiega powstawaniu duplikatów o różnej pisowni, ale tym samym znaczeniu.
Na formularzu faktury zakupu widnieje zakładka [KSeF]. Po lewej stronie okna znajduje się podgląd dokumentu zaimportowanego z KSeF.
Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
Numer dokumentu – numer dokumentu nadany w KSeF, numer zwracany jest bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF, przenoszona z dokumentu na zakładkę [KSeF] z możliwością edycji pola.
Data przyjęcia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia.
Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
Link weryfikacyjny – link przenoszony z podglądu faktury zakupu zaimportowanej z KSeF służący do weryfikacji danych w KSeF.
Zakładka [KSeF] jest dostępna również na dokumentach zakupowych wprowadzonych ręcznie. Użytkownik ma wtedy możliwość ręcznego uzupełnienia dostępnych pól. Wprowadzone w tym miejscu dane są przenoszone do Rejestru VAT.
Przenieś do obiegu, który pozwala na przeniesienie zaznaczonych pozycji do biblioteki dokumentów.
Po wywołaniu operacji program automatycznie dodaje nowy formularz dokumentu w bibliotece uzupełniając go o dane z faktury.
Dane przenoszone na formularz dokumentu w bibliotece:
Formularz dokumentu z KSeF
Na formularzu dokumentu pobranego z KSeF dodana została zakładka [Dokumenty], która służy do zarządzania relacjami pomiędzy fakturą z KSeF, a dokumentami w obiegu dokumentów.
Zakładka dostępna jest dla użytkowników korzystających z modułu Obieg dokumentów.
W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:
- Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:
- Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu
- Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu
W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
Wybierz znajdującego się w dolnej części okna.
W przypadku operatora nieposiadającego uprawnień do odbierania e-Faktur przejście na listę faktur z KSeF nie będzie możliwe, a na oknie zostanie wyświetlony komunikat: Operator nie posiada uprawnień do pobierania e-Faktur z KSeF.
Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W bazie zostaje zapisana informacja o dacie zaznaczenia parametru. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Parametr jest odznaczany podczas odtwarzania bazy firmowej z kopii bezpieczeństwa.
W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
Opcja Zmień sposób uwierzytelniania KSeF dostępna jest również na wstążce programu po otwarciu listy faktur sprzedaży.
Powyższe okno pojawia się przy pierwszym logowaniu do KSeF lub po wygaśnięciu ustanowionego połączenia. Wybrany przez operatora sposób uwierzytelniania w KSeF jest zapamiętywany w programie.
Po wyborze opcji Certyfikat KSeF, jeśli nie ma jeszcze zapisanego takiego certyfikatu, pojawi się okno dodawania certyfikatu KSeF dla operatora:
Aby uzyskać certyfikaty dla środowiska demo KSeF należy zalogować się na stronie 
Wybór pliku należy wskazać wygenerowane z Aplikacji Podatnika KSeF pliki *.crt oraz *.key oraz wpisać ustanowione hasło.
Jeżeli parametr Zapamiętaj hasło w Twoim profilu użytkownika Windows nie zostanie zaznaczony, hasło do certyfikatu będzie musiało być podawane przy każdym uwierzytelnieniu z Krajowym Systemem e-Faktur.
Jeżeli wybrana została opcja uwierzytelnienia za pomocą certyfikatu KSeF, ale połączenie wygasło, przy próbie połączenia z KSeF pojawi się prośba o podanie hasła do certyfikatu:
Jeżeli na oknie wyboru sposobu uwierzytelniania zostanie wybrana opcja Podpis kwalifikowany / Pieczęć elektroniczna i wcześniej nie był wybrany żaden podpis/pieczęć, pojawi się okno z listą certyfikatów dostępnych w systemie Windows:
Należy wskazać na tym oknie odpowiedni certyfikat i podać jego PIN. Certyfikat zostanie zapamiętany.
W przypadku wygaśnięcia połączenia z KSeF korzystającego z tego typu uwierzytelnienia, pojawi się prośba o ponowne podanie PINu do podpisu/pieczęci.
W przypadku wybrania opcji uwierzytelniania za pomocą tokenu należy wygenerować go w Aplikacji Podatnika KSeF, skopiować i wkleić do Comarch ERP Optima. Po wklejeniu tokenu zostanie on zapisany w firmowej bazie danych dla określonego operatora. W tokenie są zakodowane informacje jakiej firmy on dotyczy i jakie uprawnienia ma w niej nadane. Jeśli połączenie z KSeF wygaśnie, po pojawieniu się okna z wyborem sposobu uwierzytelnienia, ostatni wykorzystywany w tej bazie przez określonego operatora token będzie już uzupełniony.
Po uwierzytelnieniu się w KSeF program zapisuje połączenie i korzysta z niego aż do jego wygaśnięcia. Jeśli zaistniałaby potrzeba zmiany uwierzytelnienia (np. zmiana certyfikatu z firmowego na osobisty, albo zmiana uwierzytelniania przy użyciu tokenu na inny sposób), operator może od nowa wskazać sposób uwierzytelniania za pomocą funkcji Zmień sposób uwierzytelniania KSeF.
W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF.
Typy płatności w programie:
Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
Po wybraniu ikony wyświetli się okno Dodawanie certyfikatu KSeF offline dla operatora, w którym poprzez opcję 
Wybór pliku należy wskazać wygenerowane w Aplikacji Podatnika KSeF pliki *.crt oraz *.key, a następnie wpisać ustanowione hasło.
.
Po wybraniu ikony wyświetli się okno Dodawanie certyfikatu KSeF offline dla operatora, w którym poprzez opcję 
Informacje dotyczące zmiany trybu pracy zapisywane są w 
W związku z dostępnością trybów szczególnych wystawiania faktur dostępne są następujące Statusy dokumentu w zależności od wybranego trybu pracy:
Online
Offline24
Offline (Niedostępność KSeF)
Awaria KSeF
Awaria całkowita
Statusy Offline24, Offline (Niedostępność KSeF), Awaria KSeF są wyświetlane na liście faktur sprzedaży w kolorze czerwonym.
Poniżej przedstawione zostały przykłady wystawiania dokumentów w poszczególnych trybach.
Wydruk Potwierdzenia transakcji
Na liście wydruków dostępnych z poziomu formularza faktury sprzedaży znajduje się wydruk Faktura VAT sPrint/ Potwierdzenie transakcji
Na wydruku Potwierdzenie transakcji wystawionym w trybie Offline (Niedostępność KSeF), Offline24 i Awaria KSeF również widoczne są dwa kody QR:
pierwszy - służy do weryfikacji danych zawartych na fakturze.
drugi - umożliwia potwierdzenie tożsamości wystawcy.
Kody QR znajdujące się na wydruku potwierdzenia transakcji nie posiadają podpisu OFFLINE oraz CERTYFIKAT tak jak jest to widoczne na wizualizacji faktury sprzedaży wystawionej w trybie szczególnym.
Potwierdzenie transakcji może być przekazane nadawcy gdy spełnione zostały następujące warunki:
Nabywca to firma (B2B) – polski podatnik posiadający NIP
Faktura trafi do KSeF – nabywca otrzyma oryginał faktury elektronicznie w systemie KSeF (uzgodnił taki sposób odbioru)
Brak numeru KSeF w momencie sprzedaży – faktura została wystawiona w systemie (Offline24 lub Offline), ale w momencie wydawania towaru nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF
Wydruk potwierdzenia transakcji dostępny jest dla dokumentów:
- faktura sprzedaży
- faktura zaliczkowa
- faktura VAT marża
- korekta faktury sprzedaży ( ilości, wartości, kursu waluty, stawki VAT, zbiorcza rabat)
- korekta faktury zaliczkowej ( wartości, stawki VAT)
- korekta faktury VAT marża ( ilości, wartości, kursu waluty, stawki VAT, zbiorcza rabat)
- korekta faktury pierwotnej ( ilości, wartości, kursu waluty, stawki VAT, zbiorcza rabat)
- korekta zbiorcza
Wydruk dostępny jest tylko dla dokumentów zatwierdzonych, dla których został wygenerowany link weryfikacyjny w trybie Offline24/Offline lub Awaria KSeF.
z poziomu listy faktur
Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.
W programie dostępna jest wysyłka wsadowa faktur do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to umożliwia masowe przekazywanie dokumentów w ramach jednej operacji.
Podczas seryjnej wysyłki system automatycznie grupuje pliki XML w jedną paczkę (archiwum ZIP), która następnie przesyłana jest do KSeF. Błąd w pojedynczym pliku XML nie powoduje odrzucenia całej paczki. Każda faktura jest weryfikowana przez KSeF niezależnie, co umożliwia poprawne przetworzenie dokumentów spełniających wymagania, nawet jeśli część plików zawiera błędy.
Po przetworzeniu paczki przez KSeF, system pobiera informacje zwrotne i odpowiednio aktualizuje statusy przesłanych dokumentów.
Wysyłka wsadowa uruchamiana jest automatycznie w następujących przypadkach:
Jeśli faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF na zakładce [KSeF] dostępnej na jej formularzu. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.
W systemie KSeF nie funkcjonują tradycyjne noty korygujące. Od momentu wejścia w życie obowiązku fakturowania elektronicznego, wszelkie błędy – zarówno merytoryczne, jak i formalne (literówki, adres) – powinny być poprawiane wyłącznie poprzez faktury korygujące wystawiane przez sprzedawcę w KSeF.
Ścieżka korygowania danych zależna jest od rodzaju błędu na fakturze korygowanej:
W sekcji dostępne są następujące kolumny widoczne domyślnie:
Rola
W polu rola istnieje możliwość wskazania następujących wartości:
Opcja Dodaj transport – Wysyłka przez staje się aktywna do wyboru po wcześniejszym dodaniu transportu poprzez opcję Dodaj transport
W sekcji tej użytkownik może zdefiniować następujące dane:
Poprawność wprowadzonych danych (np. format daty) jest weryfikowana przez system w momencie wysyłki faktury do KSeF. Wartość pól może zawierać maksymalnie 256 znaków.
, a następnie z rozwijanej listy wybrać opcję Dodaj środek transportu (WDT)
Dane dotyczące środków transportu zostały pogrupowane według typu środka transportu:
Wybór konkretnego typu z listy powoduje wyświetlenie odpowiednich pól dedykowanych dla danej kategorii.
Poprawność danych uzupełnionych w polu wartość walidowana jest w momencie wysyłania faktury do KSeF.
Przekazywanie do KSeF informacji o identyfikatorze wewnętrznym odbiorcy
Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne] w sekcji Inne dodano pole Identyfikator wewnętrzny. Umożliwia ono wpisanie indywidualnego identyfikatora podmiotu, który będzie przekazywany do KSeF.
Podczas wysyłania faktury do KSeF, gdy na dokumencie wskazano zarówno nabywcę, jak i odbiorcę, system przekazuje dane zgodnie z poniższymi zasadami:
.
Następnie z rozwiniętej listy należy wybrać opcję Dodaj opis. W sekcji zostanie dodany wiersz dodatkowego opisu, który należy wypełnić uzupełniając klucz oraz wartość.
Klucz - nazwa dodatkowej informacji dla odbiorcy dokumentu (np. Numer projektu, Kod sklepu, ID dostawcy).
Wartość - konkretna treść tej informacji.
[/su_list]
Dane na liście Dodatkowy opis na zakładce [KSeF] faktury odnoszą się do całego dokument. Podczas generowania faktury ustrukturyzowanej XML trafiają do sekcji <Fa>/<DodatkowyOpis> bez znacznika <NrWiersza>.
W programie możliwe jest również przesyłanie do KSeF tekstowego opisu faktury zdefiniowanego na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] w polu Opis/Atrybuty oraz opisy poszczególnych pozycji faktury.
Opis faktury zdefiniowany na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] w polu Opis/Atrybuty przenoszony jest do KSeF do sekcji Dodatkowy Opis jak na poniższej wizualizacji.
Opis pozycji faktury znajdujący się na formularzu pozycji dokumentu w polu Opis/Atrybuty będzie również widoczny w KSeF w sekcji Dodatkowy opis.
Na formularzu pozycji, na zakładce [KSeF] dostępna jest Lista dodatkowy opis. Pozwala ona na dodanie specyficznych informacji dotyczących konkretnego towaru lub usługi (np. Kod towaru u nabywcy, Marka, Kolor).
Zasady obsługi tej listy (dodawanie oraz edycja wierszy) są analogiczne jak w przypadku nagłówka dokumentu.
W tym przypadku do pliku XML przekazywany jest dodatkowo numer wiersza faktury, którego dotyczy opis.
Zasady przekazywania informacji o datach sprzedaży do KSeF:
GTU i Procedury
Na formularzu karty cennikowej na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa podzakładka [KSeF] umożliwiająca przypisanie do towaru kodu GTU oraz procedury przewidzianej w strukturze e-faktur. We wskazanych polach istnieje możliwość wybrania z listy odpowiednich wartości, które są zgodne z danymi udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów.
W momencie dodania towaru na dokument kod GTU oraz procedury są automatycznie przenoszone na formularz faktury na zakładkę [Atrybuty/JPK] oraz dodatkowo na formularz pozycji dokumentu na zakładkę [KSeF]. Jeżeli jednak kod GTU lub procedura zostanie później zmieniona z poziomu formularza pozycji dokumentu, to zmiana ta nie jest przenoszona na zakładkę [Atrybuty/JPK] formularza faktury. Oznacza to, że do KSeF zawsze trafią dane widoczne bezpośrednio na pozycji dokumentu w zakładce [KSeF], nawet jeśli różnią się od wartości przypisanych na karcie cennikowej.
Indywidualna stopka faktury
Aby dodać stopkę do faktury należy przejść na zakładkę [KSeF] do podzakładki [Dodatkowe dane], a następnie w sekcji informacje dodatkowe z listy pod przyciskiem zielonego plusa wybrać opcję Dodaj stopkę.
Wyświetlone zostanie pole, w którym można wprowadzić dowolny tekst mający znaleźć się na dokumencie przesłanym do KSeF.
Parametry techniczne i ograniczenia
Limit znaków: Pole stopki pozwala na wprowadzenie maksymalnie 3500 znaków.
Liczba wpisów: Zgodnie ze strukturą e-Faktury, pole stopki może wystąpić w dokumencie maksymalnie 3 razy.
W przypadku, gdy treść stopki została zdefiniowana równocześnie w konfiguracji parametrów wydruku faktury oraz na samym formularzu w zakładce KSeF, do systemu KSeF zostaną przekazane obie treści.
Lista rachunków bankowych kontrahenta
Na liście rachunków bankowych dostępnej na karcie Kontrahenta na zakładce [Płatności] dostępna jest kolumna Wysyłka do KSeF. Kolumna ta prezentuje status każdego rachunku, informując o tym, czy dany numer konta został oznaczony jako właściwy do raportowania w systemie KSeF.
Po wysyłce faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF.
Na zakładce [KSeF] w pionowej zakładce [1. Główna] znajdują się następujące pola:
Jeśli zatwierdzony dokument nadal jest przetwarzany w KSeF podczas próby pobrania UPO, program będzie ponawiał próbę jego pobrania.
Jeżeli nawiązanie połączenia z serwerem Ministerstwa Finansów jest niemożliwe, program podejmie po 5 minutach kolejną próbę odbioru UPO, a jeżeli ona również się nie powiedzie – wyświetlone zostanie powiadomienie informujące o przyczynie niepowodzenia.
Powiadomienia należy zamykać ręcznie klikając na ikonę czerwonego krzyżyka umieszczoną po prawej stronie okna. Powiadomienia nie zamykają się samoczynnie, co umożliwia użytkownikowi zapoznanie się z ich treścią.
Ręczny odbiór UPO
W celu ręcznego pobrania Urzędowego Poświadczenia Odbioru – UPO, na liście faktur sprzedaży należy użyć przycisku Odbierz Dane z KSeF 
. Opcja działa dla podświetlonego na liście dokumentu lub dla pozycji zaznaczonych na liście, których status KSeF ma wartość Wysłane\ nie odebrano UPO.
Po odebraniu UPO status dokumentu zmieni się na Wysłane\ odebrano UPO, informacja widoczna jest na liście faktur sprzedaży, w kolumnie Status KSeF oraz na otwartym formularzu dokumentu, w zakładce [KSeF]. Szerszy opis zakładki [KSeF] dostępny jest w artykule 
Operacja seryjna KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępna na liście kontrahentów, umożliwia seryjne odznaczenie lub zaznaczenie parametru Nie wysyłaj dokumentu do KSeF.
Wysyłka dokumentu do KSeF
Jednostka budżetowa w roli sprzedawcy
Dla jednostek organizacyjnych pełniących rolę sprzedawcy należy wskazać jednostkę nadrzędną. W menu Start/Konfiguracja/Firma/Pieczątka Firmy – jednostka samorządowa możliwe jest uzupełnienie danych jednostki nadrzędnej – ręcznie lub poprzez zaczytanie z bazy REGON.
Podczas wystawiania faktury jako sprzedawca wykazywana jest jednostka nadrzędna, natomiast informacje o podmiocie podległym zostaną przeniesione na dokument handlowy do zakładki [KSeF], do podzakładki [Dodatkowe Dane]. Podmiotowi zostanie przypisana rola JST – wystawca.
Podczas wysyłki faktury do KSeF program weryfikuje, czy dla jednostki podległej bez numeru NIP uzupełniono identyfikator wewnętrzny. W przypadku jego braku pojawia się komunikat: Nie uzupełniono numeru NIP lub identyfikatora wewnętrznego dla jednostki budżetowej. Uzupełnij dane w pieczątce firmy. Czy chcesz je wprowadzić? Po wybraniu opcji Tak następuje automatyczne przejście do pieczątki firmy, gdzie można wprowadzić brakujące dane. Wybranie opcji Nie powoduje zamknięcie okna.
Aby jednostka samorządowa mogła przesłać fakturę do KSeF, musi posiadać odpowiednie uprawnienia nadane w KSeF przez jednostkę nadrzędną.
Jednostka budżetowa w roli kupującego
Na formularzu kontrahenta, w zakładce [Ogólne], w sekcji Centralizacja jednostek budżetowych, dostępne jest pole IDWew jednostki podrzędnej. Dostępność pola umożliwia prawidłowe odwzorowanie relacji jednostki podległej względem jednostki samorządu terytorialnego (JST). W przypadku wystawiania faktury sprzedaży na jednostkę podległą (np. szkołę), kartoteka kontrahenta powinna zostać skonfigurowana w taki sposób, aby kontrahent jednostki podległej był przypisany do centralizacji podmiotów budżetowych — czyli podlegał jednostce nadrzędnej (JST). Dzięki temu możliwe jest poprawne przekazywanie danych do KSeF zgodnie z obowiązującą strukturą.
Podczas wskazywania dodatkowego podmiotu na dokumencie handlowym na zakładce [KSeF] w pionowej podzakładce [Dodatkowe dane] dane identyfikacyjne są automatycznie pobierane z karty kontrahenta.
Jeżeli kontrahent na swojej kartotece posiada uzupełniony Identyfikator wewnętrzny wówczas zostanie on przeniesiony na zakładkę [Dodatkowe dane] do pola Dane identyfikacyjne. Jeśli natomiast na karcie kontrahenta nie został uzupełniony Identyfikator wewnętrzny, do pola Dane identyfikacyjne zostanie przeniesiony numer NIP.
Dodatkowo należy pamiętać, że aby informacje o odbiorcy były przekazywane do KSeF należy w
menu Start/Konfiguracja/Firma/Dane firmy/KSeF w podzakładce [Wysyłanie faktur] zaznaczyć
parametr Odbiorca.
Formularz faktury/korekty
Na formularzu faktur/korekty na zakładce [KSeF] znajduje się parametr Comarch EDI KSeF pozwalający na oznaczenie faktury, która będzie wysyłana do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Domyślna wartość parametru przenoszona jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]) i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, o ile faktura/korekta znajduje się jeszcze w buforze. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne zablokowanie możliwości edycji pozostałych pól związanych z KSeF na formularzu dokumentu.
Eksport w formacie EDI KSeF
Eksport faktur/korekt sprzedaży jest możliwy z poziomu listy faktur. Na liście faktur, na dolnym pasku widoczny jest przycisk 
, który po rozwinięciu udostępnia dodatkowe opcje. Wśród nich dostępna jest opcja Eksport w formacie EDI KSeF, umożliwiająca wyeksportowanie zaznaczonych dokumentów w odpowiednim formacie.
Po wyborze tej opcji pojawi się okno umożliwiające wskazanie katalogu do którego zostaną zapisane wygenerowane pliki XML.
Tak wyeksportowany dokument należy zaimportować w Comarch EDI KSeF.
Program Comarch ERP Optima nie dokonuje weryfikacji wystawionych faktur pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF – właściwa kontrola odbywa się dopiero po zaimportowaniu dokumentów do Comarch EDI KSeF.
Import raportów potwierdzeń z EDI KSeF
Po wyeksportowaniu dokumentów i wysłaniu ich do KSeF poprzez Comarch EDI KSeF, konieczne jest zaktualizowanie informacji o ich statusie w programie. W tym celu należy zaimportować raport potwierdzeń, który generowany jest w Comarch EDI KSeF po poprawnym przesłaniu dokumentów do systemu. Import raportów potwierdzeń można wykonać z poziomu listy faktur sprzedaży, rozwijając opcje dostępne pod ikoną 
Po wybraniu sposobu importu wyświetlone zostanie okno w którym należy wskazać lokalizację plików przeznaczonych do zaimportowania.
Po poprawnym imporcie raportu program automatycznie zaktualizuje dane na zakładce KSeF na formularzu dokumentu oraz zmieni status zgodnie z informacjami zawartymi w raporcie.
W trakcie importu potwierdzeń system weryfikuje numer dokumentu. Jeżeli faktura o podanym numerze nie zostanie odnaleziona, użytkownik otrzyma komunikat:: Dokument o numerze [NUMER_DOKUMENTU] nie istnieje.
Sekcja: Dane podmiotów - wysyłaj opcjonalne pola
Kody JPK dotyczące występowania w KSeF mogą być stosowane na następujących typach dokumentów:
Wygląd dokumentu
Po aktywacji tego parametru zakładka [KSeF] na dokumencie zmienia swój układ na analogiczny do tego, który występuje na dokumentach sprzedażowych. Jej szczegółowy opis znajduje się w artykule: 
Dane wysyłane do KSeF:
Podmioty: Następuje zamiana ról – do sekcji Nabywca (Podmiot 2) pobierane są dane własne z pieczątki firmy, natomiast do sekcji Sprzedawca (Podmiot 1) przekazywane są dane kontrahenta wskazanego na fakturze zakupu
Numer faktury: System wysyła do KSeF wyłącznie wartość wprowadzoną w polu Numer obcy. Numer systemowy dokumentu pełni jedynie funkcję techniczną
Adnotacje: Pole Adnotacja (P_17) automatycznie przyjmuje wartość „1”, co wskazuje na tryb samofakturowania
Brak rachunku: Podczas wysyłki dokumentu do KSeF nie jest przesyłana sekcja dotycząca rachunku bankowego
Walidacja błędów i sposoby wysyłki
Przed wysyłką do KSeF system zweryfikuje poprawność danych i zablokuje operację, jeśli brakuje:
Import z KSeF faktur wystawionych metodą samofakturowania
Przebieg procesu importu zależny jest od roli, w jakiej występuje dana firma:
Import jako sprzedawca (podmiot, w imieniu którego wystawiono fakturę)
Faktury pobierane są do zakładki [Sprzedaż] na liście faktur z KSeF.
System automatycznie weryfikuje na podstawie numeru KSeF czy w rejestrze VAT sprzedaży widnieje już powiązany dokument.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie otrzymuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.
Jeśli program nie odnajdzie dopasowania wówczas dokument otrzyma status Niezakwalifikowany, a użytkownik może przenieść go ręcznie do rejestru VAT.
Import jako nabywca (podmiot wystawiający fakturę)
Faktury pobierane są do zakładki [Zakup] na liście faktur z KSeF.
Po pobraniu faktury system na podstawie numeru KSeF weryfikuje czy w module Handel, na liście faktur zakupu znajduje się podobny dokument.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do Handlu, oraz status FZ.
Jeżeli dokumentu nie odnaleziono na liście faktur zakupu w Handlu system weryfikuje, czy w rejestrze VAT zakupu istnieje zapis z identycznym numerem KSeF.
Jeśli dokument zostanie odnaleziony w rejestrze VAT to na liście faktur z KSeF automatycznie uzyskuje kwalifikację Do rejestru VAT, oraz status V.
W sytuacji braku jakiegokolwiek automatycznego dopasowania, faktura uzyska status Niezakwalifikowany, a użytkownik będzie mógł przenieść ją ręcznie do Handlu lub do rejestru VAT.
