Jak można pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na listę w programie Comarch ERP Optima?

Funkcjonalność importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępna w menu KSeF/ Faktury. Po przejściu na listę automatycznie pobierane są faktury za okres ostatnich 2 miesięcy. Domyślnie faktury są pobierane za okres dwóch miesięcy wstecz. Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, to może tego dokonać za pomocą:
  • przycisku Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu,
  • opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście Faktury z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (również skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).
Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz. Jeżeli dokument został już wcześniej zaimportowany to przy ponownym pobieraniu nie zostanie dodany ponownie. Aby dany operator miał możliwość odbierania Faktur z KSEF, należy nadać mu odpowiednie uprawnienia. W tym celu należy przejść do Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Operatorzy i na karcie danego operatora na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] należy zaznaczyć parametr Prawo do odbierania e-Faktur. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczana jest opcja Zakupu. Jeżeli użytkownik chce importować faktury do rejestru VAT sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży. Ponadto w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
  • demo – odbieranie e-Faktur odbywa się z wersji demo Aplikacji Podatnika KSeF.
  • produkcyjne – odbieranie e-Faktur odbywa się z wersji produkcyjnej Aplikacji Podatnika KSeF.
Wybór metody autoryzacji w KSeF (podpis kwalifikowany/pieczęć elektroniczna, certyfikat KSeF lub token) odbywa się za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia

Jak dodać pojedynczy dokument z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)?

W Comarch ERP Optima umożliwiono import pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz handlu.

Możliwość importu pojedynczej faktury do rejestru VAT jest dostępna poziomu listy dokumentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży, po rozwinięciu listy obok przycisku KSeF i wyborze opcji Dodaj fakturę. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF. Po wpisaniu numeru KSeF można pobrać fakturę za pomocą przycisku Dodaj dokument.

Użytkownik ma również możliwość dodania dokumentu po wskazaniu opcji numer faktury i NIP kontrahenta oraz odpowiednim uzupełnieniu tych danych.

Aby pobrać pojedynczy dokument na listę Faktur Zakupu w module handel należy użyć strzałki obok przycisku i z otwartego menu wybrać opcję Dodaj fakturę. Dokument może zostać pobrany z platformy KSeF na podstawie numeru KSeF lub numeru Faktury i NIP kontrahenta.

Gdzie można znaleźć pliki XML wysyłane do Krajowego Systemu e-Faktur ?

Plik XML z dokumentem przesłanym do KSeF można znaleźć na dysku lokalnym (C:)\ ProgramData \ Comarch ERP Optima\ Deklaracje, następnie należy wybrać folder odpowiadający Firmie, która ma skonfigurowaną integracje z KSeF, kolejno folder KSeF. W folderze KSeF pliki są posegregowane według dat.

 

Jak można pobrać faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) za wybrany okres?

Po wejściu na listę faktur pobranych z KSEF na wstążce programu dostępny jest przycisk Po naciśnięciu przycisku Pobierz faktury lub wybraniu w menu kontekstowym opcji Pobierz faktury należy wskazać, za jaki okres faktury mają zostać pobrane. Dokumenty są przenoszone na listę Faktury z KSeF po naciśnięciu przycisku Pobierz.

Komunikat ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez/dla podatnika”.

Wpisany numer KSeF jest błędny, nie znaleziono dokumentu o podanym numerze KSeF. Wpisany numer faktury lub NIP kontrahenta są błędne, nie znaleziono dokumentu o podanym numerze faktury i NIP-ie kontrahenta. Należy zweryfikować czy wpisywane numery są prawidłowe oraz czy dana faktura została rzeczywiście wystawiona.

Czy biuro rachunkowe może pobierać faktury z KSeF do programu Comarch ERP Optima w imieniu swojego Klienta na środowisku produkcyjnym?

Biura rachunkowe pracujące na programie Comarch ERP Optima mogą pobierać faktury ze środowiska produkcyjnego KSeF w imieniu swoich Klientów, pod warunkiem spełnienia odpowiednich wymagań. Aby była taka możliwość, należy:
  1. Prawidłowo skonfigurować program zgodnie z instrukcją (szczegóły w artykule Ustawienia konfiguracyjne KSeF )
  2. Posiadać odpowiednie uprawnienia, które należy nadać w Krajowym Systemie e-Faktur. Informacje na temat potrzebnych uprawnień dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów.
  3. Posiadać token, lub certyfikat KSeF albo podpis kwalifikowany/pieczęć elektroniczną
Biuro rachunkowe może uzyskać token na dwa sposoby:
  • od Klienta, jeśli Klient sam wygenerował token bezpośrednio na stronie KSeF, skopiował i przesłał go do biura
  • biuro może samodzielnie wygenerować token tego Klienta bezpośrednio na stronie KSeF, jeśli Klient nada odpowiednie uprawnienia dla biura w Krajowym Systemie e-Faktur.

Jakie są sposoby autoryzacji do KSeF?

W programie Comarch ERP Optima możliwe sposoby autoryzacji (zarówno dla środowiska produkcyjnego jak i demo) to:
  • podpis kwalifikowany /pieczęć elektroniczna
  • certyfikat wygenerowany w Aplikacji Podatnika KSeF.
  • token wygenerowany w Aplikacji Podatnika KseF 2.0
Informacje w  jaki sposób uwierzytelnić się  do środowiska demo za pomocą certyfikatu KSeF, znajdą Państwo w artykule: Wybór sposobu uwierzytelniania.

Jak można przenieść faktury z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) do rejestru VAT lub na listę faktur zakupu w handlu?

Faktury można przenieść z listy Faktury z KSeF do Rejestru VAT lub do faktur zakupu w module Handel na dwa sposoby:
  •  seryjnie z poziomu listy dokumentów pobranych z KSEF za pomocą przycisków Przenieś do rejestru VAT oraz Przenieś do handlu,
  • z poziomu pojedynczego dokumentu za pomocą ikony Przenieś po wcześniejszym zakwalifikowaniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu.

Czy ustawienia dotyczące KSeF trzeba konfigurować osobno w każdej bazie firmowej?

Ustawienia związane z KSeF należy skonfigurować oddzielnie w każdej bazie firmowej, ponieważ dotyczą one wyłącznie konkretnej bazy i nie są automatycznie przenoszone pomiędzy bazami. W Comarch ERP Optima konfiguracji dokonuje się w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia integrację oraz import/eksport dokumentów, pod warunkiem, że dla operatora zostały nadane odpowiednie uprawnienia. Ponadto każdy operator powinien po zalogowaniu się do określonej firmy określić metodę autoryzacji w KSeF za pomocą dostępnej w menu KSeF opcji Zmień sposób uwierzytelnienia.

Komunikat: Wymiana danych z KSeF nie została aktywowana. Jeśli chcesz eksportować lub importować dokumenty z KSeF włącz wymianę danych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF. Czy chcesz włączyć?

Komunikat wskazuje na to, że w ustawieniach konfiguracji KSeF nie została aktywowana wymiana danych z KSeF. Należy zaakceptować komunikat. Program automatycznie otworzy ustawienia konfiguracji, gdzie należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF oraz wskazać środowisko pracy.

Pytanie ID 35262 „Nie wprowadzono numeru KSeF. Czy kontynuować zapis?”.

Komunikat pojawia się przy zapisie Faktury Pierwotnej Sprzedaży lub Faktury Pierwotnej Zakupu, w przypadku braku uzupełnienia numeru KSeF na formularzu dokumentu.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość wysyłki Faktur korygujących do KSeF, dla Faktur pierwotnych, które nie zostały wcześniej przesłane do KSeF. Na formularzu Faktury Sprzedaży pierwotnej umożliwiono uzupełnienie numeru KSeF. Podczas wysyłania korekty do Faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

Analogicznie jak w przypadku Faktur Sprzedaży na formularzu Faktury Zakupu pierwotnej widnieje pole Nr KSeF, w którym użytkownik może wpisać numer identyfikujący Fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli taki posiada. W przypadku, jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.

Czy faktury wysłane do KSeF mają na wydruku kod QR do weryfikacji w systemie KSeF?

Na wydruku faktur sPrint, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO, umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF.

Współpraca biura rachunkowego z klientem w kontekście faktur pobieranych z KSeF

Współpraca pomiędzy biurem rachunkowym a jego klientem w zakresie faktur zakupu pobieranych z Krajowego Systemu e-Faktur może opierać się o dwa modele takiej współpracy – dokumenty są pobierane przez klienta (zalecana opcja) bądź mogą być pobierane przez biuro. Faktury sprzedaży wystawione w oprogramowaniu Comarch, po ich wysłaniu do KSeF i odbiorze UPO, mogą być przesyłane poprzez Internetową Wymianę Dokumentów do biura rachunkowego. 1. Klient pobiera faktury z KSeF – w zależności od aplikacji na której klient pracuje może to wyglądać następująco:
  • Comarch ERP Optima – klient wykonuje następujące czynności:
    • z poziomu okna Faktury z KSeF pobiera dokumenty,
    • te, których nie chce dalej przetwarzać, przenosi do archiwum,
    • pozostałe dokumenty odpowiednio opisuje (pole Notatka) i przenosi do rejestru VAT bądź na listę faktur zakupu,
    • wysyła dane do biura poprzez Internetową Wymianę Dokumentów.
Biuro rachunkowe po pobraniu paczki IWD otrzymuje w rejestrze VAT już opisane dokumenty, wraz z numerem KSeF oraz wizualizacją. Warunkiem przesyłania wizualizacji jest włączenie, zarówno po stronie bazy klienta jak i biura, w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami. Informacje na temat pobierania faktur z KSeF i ich kwalifikacji w Comarch ERP Optima są opisane w pomocy programu.
  • Comarch Betterfly – w takim wariancie klient:
    • pobiera dokumenty poprzez funkcję Dodaj fakturę kosztową z KSeF (moduł eFaktury) lub z poziomu listy Faktury z KSeF (moduł eFaktury Plus),
    • przenosi do archiwum te, których nie potrzebuje dalej przetwarzać,
    • w przypadku pakietu eFaktury Plus przenosi je do rejestru VAT,
    • pobrane dokumenty opisuje dla księgowego (pola Opis / Informacje dla Biura Rachunkowego).
    • wysyła dokumenty do biura rachunkowego.
Biuro rachunkowe po pobraniu paczki IWD otrzymuje już opisane dokumenty, wraz z numerem KSeF oraz wizualizacją. Warunkiem przesyłania wizualizacji jest włączenie po stronie biura w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Praca rozproszona parametru Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami. Informacje na temat pobierania faktur z KSeF w aplikacji Comarch Betterfly są opisane w pomocy programu dla pakietu eFaktury oraz eFaktury Plus.
  • Inna aplikacja – jeżeli klient pracuje na programie innego producenta, zalecamy skorzystanie z Comarch Betterfly w bezpłatnym pakiecie eFaktury. W takim przypadku po skonfigurowaniu Internetowej Wymiany Dokumentów z klientem i odznaczeniu po stronie biura rachunkowego przy bazie tego klienta parametru Fakturowanie w programie Comarch, w Comarch Betterfly pobierane są z KSeF zarówno faktury zakupu jak i sprzedaży.  Pobrane i opisane przez klienta dokumenty są przesyłane do biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima za pomocą IWD.
  2. Biuro odbiera faktury klienta - w takim wariancie współpracy, po uzyskaniu odpowiednich uprawnień od klienta, biuro może w jego imieniu w Comarch ERP Optima pobrać faktury zakupu i/lub sprzedaży z KSeF. Następnie w zależności od programu w którym pracuje klient:
  • Comarch ERP Optima
    • biuro pobrane dokumenty wysyła poprzez IWD do klienta,
    • klient importuje dokumenty do rejestrów VAT i je opisuje,
    • klient za pomocą IWD odsyła opisane i zweryfikowane dokumenty do biura,
    • biuro usuwa z rejestrów VAT pobrane faktury z KSeF, aby móc zaimportować te przesłane przez klienta (operator w biurze powinien mieć zaznaczony parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych aby usunąć wysłane dokumenty),
    • biuro importuje dokumenty od klienta.
  • Comarch Betterfly – biuro może uzgodnić poprzez komunikator na portalu iKsięgowość24 zasadność uwzględnienia pobranych dokumentów zakupowych. Klient może zweryfikować faktury zakupu po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF.

Ostrzeżenie ID 35245 „Aby utworzyć lub usunąć token uzupełnij NIP w pieczątce firmy”.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy w bazie nie ma uzupełnionego NIP-u w pieczątce firmy.

Aby była możliwość wygenerowania tokenu należy z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, stworzyć pieczątkę firmy, na której zostanie uzupełniony NIP.

Ostrzeżenie ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się w rejestrze VAT.

Komunikat pojawia się w sytuacji kiedy użytkownik próbuje dodać do Rejestru VAT fakturę, która już się w nim znajduje. Komunikat pojawi się również w sytuacji, kiedy użytkownik podejmie próbę dodania faktury do listy faktur w module Handel gdy dana faktura jest już dodana do Rejestru VAT.

Do czego służy parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF na formularzu kontrahenta w Comarch ERP Optima?

Parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF, znajdujący się na formularzu kontrahenta w zakładce [Handlowe], w sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur, pozwala zablokować automatyczną wysyłkę faktur do KSeF dla danego kontrahenta.
  • Jeśli parametr zostanie zaznaczony, faktury wystawiane dla tego kontrahenta nie będą wysyłane do KSeF, niezależnie od ustawień operatora.
  • Jeśli parametr pozostanie niezaznaczony, dokumenty będą wysyłane do KSeF zgodnie z ustawieniami na karcie operatora.
Informacja
Pole to jest automatycznie zaznaczane dla kontrahentów o statusie Osoba fizyczna oraz dla dokumentów pochodzących z zamówień B2C importowanych z Comarch e-Sklep lub e-Sale.

Ostrzeżenie ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel”.

Komunikat pojawia się podczas próby dodania faktury do rejestru VAT, gdy ta faktura została już dodana do listy faktur w module Handel.

Aby przenieść fakturę z modułu Handel do Rejestrów VAT należy kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Przeniesienie do Rejestrów VAT.

Czy w programie Comarch ERP Optima jest możliwość wizualizacji faktur importowanych od klientów przez IWD?

W programie istnieje możliwość podglądu faktur pochodzących z KSeF,  po otwarciu formularza dokumentu podgląd znajduje się po lewej stronie. Dodatkowo, w Comarch ERP Optima należy włączyć parametr Eksport i import dokumentów wraz z załącznikami, który znajduje się w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona. Włączenie tej opcji pozwoli na import dokumentów wraz z załącznikami dla nowo przesłanych dokumentów.

Ostrzeżenie ID 30114 „Nie dodano dokumentu. Dokument [numer dokumentu] został zarchiwizowany”.

Taki komunikat pojawia się, gdy dany dokument został zarchiwizowany z poziomu zakładki KSeF za pomocą funkcji Archiwizuj dostępnej na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Aby cofnąć taką operację należy na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Przywróć.

Pytanie ID 35097 „Próbujesz przełączyć się na środowisko produkcyjne, co spowoduje usunięcie wszystkich informacji powiązanych z KSeF na wyeksportowanych i zaimportowanych dokumentach. Czy chcesz kontynuować?”.

Po przejściu z serwera demo na produkcyjny wszystkie dane dotyczące współpracy ze środowiskiem demo zostaną usunięte zarówno na fakturach wyeksportowanych jak i odebranych z KSeF. Z dotychczas zaimportowanych faktur zostaną usunięte numery KSeF i będą one traktowane jak dokumenty dodane ręcznie. Na liście Faktury z KSeF wszystkie dokumenty ściągnięte z serwerów demo zostaną usunięte. Po przejściu na środowisko produkcyjne każda faktura powinna być rejestrowana w KSeF. Po wysłaniu lub odebraniu pierwszego dokumentu z KSeF nie będzie możliwości powrotu do demo.

Czy dokumenty pobrane z KSEF i przeniesione do Rejestru VAT mogą zostać automatycznie rozliczone?

Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.

Czy pole „Opis” na fakturze jest przekazywane do KSeF i czy można tam wpisywać dodatkowe dane wymagane przez kontrahenta?

Informacje zawarte w polu Opis/Atrybuty na zakładce [Dodatkowe] przenoszone są do KSeF do sekcji Dodatkowy Opis.

Jak przesłać do KSeF dodatkowe informacje?

  Tak. Do systemu KSeF można wysyłać dodatkowe informacje dotyczące zarówno całego dokumentu, jak i poszczególnych pozycji. W programie istnieje możliwość przekazywania do KSeF dodatkowych informacji w węźle <DodatkowyOpis>.  Dzięki tej funkcji można ręcznie zdefiniować dowolne informacje, dla których nie przewidziano dedykowanych pól w standardowej strukturze faktury ustrukturyzowanej. Dane te wprowadza się jako parę: Klucz (nazwa pola) oraz Wartość (treść).
Przykład
Klucz: Numer_Projektu | Wartość: PL-2026-X1 Klucz: Nr_Rejestracyjny | Wartość: WA12345 Klucz: Miejsce_Dostawy | Wartość: Rampa_Nr_4
Formularz faktury sprzedaży Aby dodać dodatkowe informacje, które będą odnosiły się do całej faktury, należy przejść do zakładki [KSeF] , a następnie w podzakładce [Dodatkowe dane], w sekcji Informacje dodatkowe wybrać ikonę zielonego plusa . Następnie z rozwiniętej listy należy wybrać opcję Dodaj opis. W sekcji zostanie dodany wiersz dodatkowego opisu, który należy wypełnić uzupełniając klucz oraz wartość. Klucz - nazwa dodatkowej informacji dla odbiorcy dokumentu (np. Numer projektu, Kod sklepu, ID dostawcy). Wartość - konkretna treść tej informacji. Dane na liście Dodatkowy opis na zakładce [KSeF] faktury odnoszą się do całego dokument. Podczas generowania faktury ustrukturyzowanej XML trafiają do sekcji <Fa>/<DodatkowyOpis> bez znacznika <NrWiersza>. Podobna możliwość dostępna jest na formularzu pozycji, na zakładce [KSeF]. Zasady obsługi tej listy są analogiczne jak w przypadku nagłówka dokumentu. W tej sytuacji do pliku XML przekazywany jest dodatkowo numer wiersza faktury, którego dotyczy opis. Dodatkowo do KSeF przesyłany jest Opis faktury zdefiniowany na formularzu faktury, na zakładce [Płatności] w polu Opis/Atrybuty. Opis ten przenoszony jest do KSeF do pola Dodatkowy opis znajdującego się w sekcji Szczegóły. Opis pozycji faktury znajdujący się na formularzu pozycji dokumentu w polu Opis/Atrybuty będzie również widoczny w KSeF w polu Dodatkowy opis znajdującym się w sekcji Szczegóły.

Jak powiązać towary importowane z OCR/KSeF z kartami towarowymi w systemie Comarch ERP Optima?

Podczas importu faktur z KSeF do modułu Handel system automatycznie przenosi pozycje z dokumentu. W pierwszej kolejności sprawdzane jest, czy w bazie danych istnieje towar o kodzie EAN zgodnym z tym odczytanym z faktury. Jeśli nie zostanie znalezione dopasowanie po kodzie EAN, system dokonuje weryfikacji na podstawie nazwy towaru. Jeżeli pozycja zostanie odnaleziona w cenniku (według kodu EAN lub nazwy), zostaje automatycznie powiązana z istniejącą kartą towaru i dodana do dokumentu. W przypadku braku dopasowania, podczas importu faktury zakupu pojawia się okno „Wybierz parametry dodawanych towarów”, w którym użytkownik może:
  • utworzyć nowe karty towarów lub usług dla pozycji nieistniejących w bazie,
  • lub przypisać pozycje ręcznie do już istniejących kart.

Czy w Comarch ERP Optima jest możliwość powiązania faktury zakupu pobranej z KSeF z zamówieniem u dostawcy (ZD), gdy proces zakupowy rozpoczyna się od zamówienia?

W Comarch ERP Optima istnieje możliwość powiązania faktury zakupu pobranej z KSeF z zamówieniem do dostawcy (ZD). Program umożliwia łączenie faktur zapisanych do bufora z zatwierdzonymi dokumentami zamówień u dostawcy. Funkcjonalność ta działa zarówno dla faktur wprowadzonych z użyciem usługi Comarch OCR, jak i dla faktur pobranych z KSeF. Warunkiem wykonania takiego powiązania jest to, aby:
  • faktura zakupu była zapisana do bufora,
  • nie była wcześniej powiązana z innym dokumentem. Proces łączenia realizowany jest za pomocą kreatora.
Szczegółowe informacje na temat tej funkcjonalności można znaleźć w artykule: Wiązanie dokumentów FZ w buforze z zatwierdzonymi dokumentami ZD.    

Czy można seryjnie dodać atrybut do wielu faktur z poziomu listy faktur KSeF?

Tak, z poziomu KSeF/ Faktury na liście faktur dostępny jest przycisk pod którym – po rozwinięciu strzałki – znajduje się opcja Dodaj atrybut. Funkcja ta pozwala na szybkie przypisanie wybranych atrybutów do wielu zaznaczonych faktur jednocześnie.

Jaki jest cel i jakie są skutki przeniesienia dokumentów/ faktur KSeF do "Archiwum" lub oznaczenia ich jako "Niezakwalifikowany"?

  • Do archiwum: Celem jest porządkowanie listy roboczej i eliminacja dokumentów, które nie wymagają dalszego przetwarzania księgowego czy handlowego w programie. Skutkiem jest usunięcie ich z głównej listy do zakwalifikowania.
  • Niezakwalifikowany: Celem jest oznaczenie dokumentu jako wymagającego późniejszej weryfikacji/podjęcia decyzji. Dokument pozostaje na liście roboczej i jest widoczny jako oczekujący na kwalifikację. Używane, gdy brakuje informacji do podjęcia decyzji (np. brak opisu, czy dany zakup jest kosztem, czy środkiem trwałym).

Czy po zatwierdzeniu faktury w Comarch ERP Optima i jej wysłaniu do KSeF można wygenerować do niej dokument WZ?

Po zatwierdzeniu faktury i jej wysłaniu do KSeF w module handel nadal istnieje możliwość wygenerowania dokumentu WZ powiązanego z tą fakturą.

Czy można przenieść faktury z KSeF do rejestru VAT z zachowaniem pozycji z dokumentu, a nie tylko podziału według stawki i rodzaju?

Comarch ERP Optima pozwala na przeniesienie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio do rejestru VAT (z poziomu formularza dokumentu lub listy Faktury z KSeF), z pominięciem modułu Handel. Natomiast pozycje w rejestrach VAT będą podzielone zgodnie ze stawką i rodzajem a nie każda pozycja osobno tak jak to było na dokumencie wysłanym do KSeF.

Gdzie przypisać kody GTU i procedury KSeF do towarów?

Zmieniliśmy lokalizację tych ustawień. Teraz znajdziesz je na karcie cennikowej w zakładce [Dodatkowe], gdzie dodaliśmy dedykowaną podzakładkę [KSeF]. Pozwala ona na stałe przypisanie kodów GTU i procedur do danego towaru lub usługi. W momencie dodania towaru na dokument kod GTU oraz procedury są automatycznie przenoszone na formularz faktury na zakładkę [Atrybuty/JPK] oraz dodatkowo na formularz pozycji dokumentu na zakładkę [KSeF].

Czy faktury korygujące są importowane z KSeF?

Faktury korygujące są importowane z KSeF i mogą zostać przeniesione do modułu Handel lub do Rejestrów VAT zakupu. Podczas importu system weryfikuje, czy w bazie danych znajduje się oryginalna faktura zakupu, do której odnosi się korekta.Jeśli taka faktura istnieje i jest zatwierdzona, korekta zostaje automatycznie powiązana z dokumentem źródłowym i przeniesiona na listę faktur zakupu. W przypadku braku powiązanej faktury system wyświetli stosowny komunikat.

Jak seryjnie zmienić kwalifikację dokumentów zaimportowanych z KSeF?

Na liście faktur zaimportowanych z KSeF dostępna jest funkcja seryjnej zmiany kwalifikacji dla zaznaczonych dokumentów. Aby z niej skorzystać należy: zaznaczyć wybrane dokumenty, rozwinąć ikonę Operacje seryjne i z rozwijalnej listy wybrać opcję Zmień kwalifikację. Pojawi się okno, w którym należy wybrać jedną z czterech dostępnych opcji:
  • Do rejestru VAT (wymagane jest wskazanie rejestru, do którego mają trafić dokumenty),
  • Do handlu (opcja jest dostępna wyłącznie dla dokumentów zakupowych),
  • Do archiwum,
  • Niezakwalifikowany.
Podobnie jak w przypadku zmian wykonywanych pojedynczo, seryjna zmiana kwalifikacji nie jest możliwa dla dokumentów, które zostały już wcześniej przeniesione do rejestru VAT lub do Handlu.

Jak wystawić fakturę na Jednostkę budżetową?

Krok 1: Konfiguracja karty kontrahenta

Zanim wystawisz fakturę, przygotuj dane w kartotece jednostki podległej (np. szkoły).
  1. Na formularzu kontrahenta przejdź do zakładki [Ogólne].
  2. W sekcji Centralizacja jednostek budżetowych wskaż jednostkę nadrzędną (np. Gminę).
  3. Jeśli szkoła posiada własny identyfikator, wpisz go w polu IDWew jednostki podrzędnej.

Krok 2: Wystawienie faktury

Po wybraniu kontrahenta (jednostki podległej) na fakturze, przejdź na zakładkę [Kontrahent]:
  • Dane nabywcy: Program automatycznie wskaże dane Jednostki Samorządowej (Gminy). Do KSeF zostaną one wysłane z oznaczeniem Podmiot2.
  • Dane odbiorcy: Tu znajdą się dane jednostki podległej (Szkoły). Do KSeF zostaną wysłane z oznaczeniem Podmiot3 i rolą JST – Odbiorca.
  • Znacznik JST: System automatycznie prześle znacznik JST=1, informujący, że faktura dotyczy jednostki samorządu terytorialnego.
  • Pobieranie danych: Pozostałe dane nabywcy oraz odbiorcy (NIP, adres) zostaną pobrane z odpowiednich kartotek kontrahentów.

Krok 3: Weryfikacja danych KSeF

Przejdź na zakładkę [KSeF] -> podzakładka [Dodatkowe Dane]:
  • Program automatycznie przypisze rolę: JST – Odbiorca.
  • Jeśli na karcie kontrahenta uzupełniłeś pole IDWew, zostanie ono przeniesione do pola Dane identyfikacyjne. W przeciwnym razie w tym polu pojawi się numer NIP.
Ważne: Prawidłowe powiązanie jednostki podrzędnej z nadrzędną na karcie kontrahenta gwarantuje, że dane na fakturze będą zgodne z wymogami centralizacji VAT w JST.

Jak seryjnie zmienić kwalifikację faktur pobranych z KSeF?

Na liście faktur zaimportowanych z KSeF (KSeF/Faktury) dostępna jest seryjna zmiana kwalifikacji dokumentów. Aby seryjnie zakwalifikować wybrane dokumenty, należy:
  1. Zaznaczyć dokumenty na liście.
  2. Rozwinąć menu ukryte pod ikoną Operacje seryjne.
  3. Wybrać opcję Zmień kwalifikację.
Po jej wybraniu otwierane jest okno, na którym do wyboru są dostępne 4 opcje:
  • Do rejestru VAT,
  • Do handlu (opcja dostępna wyłącznie dla dokumentów zakupowych),
  • Do archiwum,
  • Niezakwalifikowany

Czy Comarch ERP Optima umożliwia pobieranie faktur zakupu z KSeF, które zostały wcześniej pobrane lub wystawione za pomocą innych programów?

Tak. Program Comarch ERP Optima pobiera wszystkie dokumenty znajdujące się w KSeF przypisane do danego numeru NIP, niezależnie od tego, za pomocą jakiego programu zostały wcześniej wystawione.

Jak działa integracja Comarch EDI z KSeF w Comarch ERP Optima?

Comarch ERP Optima umożliwia eksport faktur sprzedaży i korekt do KSeF przez Comarch EDI KSeF. Na karcie kontrahenta dodano parametr Comarch EDI KSeF, który oznacza, że faktury kontrahenta będą wysyłane do KSeF przez Comarch EDI. Parametr przenosi się automatycznie na formularz faktury/korekty i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, jeżeli dokument znajduje się w buforze. Faktury i korekty można eksportować z listy faktur za pomocą opcji Eksport w formacie EDI KSeF. Po wysyłce należy zaimportować raporty potwierdzeń, które automatycznie aktualizują zakładkę [KSeF] i status dokumentów; w przypadku brakującego numeru faktury system wyświetla odpowiedni komunikat.

Do czego służy Kwalifikacja na formularzu Dokument z KSeF w programie Comarch ERP Optima?

Pole Kwalifikacja na formularzu Dokument z KSeF w programie Comarch ERP Optima jest informacją wewnętrzną, wykorzystywaną do określenia, do jakiego miejsca w programie ma trafić dokument zaimportowany z KSeF. Na podstawie kwalifikacji użytkownik może zdecydować, czy dana faktura zostanie przeniesiona do rejestru VAT (faktury kosztowe), czy na listę faktur zakupu (faktura magazynowa). Pole Kwalifikacja może przyjmować następujące wartości:
  • Niezakwalifikowany – domyślny status dla faktur pobranych z KSeF,
  • Do rejestru VAT – oznacza, że dokument ma zostać przeniesiony do rejestru VAT,
  • Do handlu – opcja dostępna tylko na zakładce [Zakup], umożliwia przeniesienie faktury na listę faktur zakupu w module Handel,
  • Do archiwum – pozwala pozostawić dokument w systemie bez dalszego przetwarzania

Czy w Comarch ERP Optima istnieje opcja automatycznego pobierania faktur z KSeF, bez konieczności ręcznego uruchamiania pobierania?

Tak, w określonym zakresie. Po przejściu na zakładkę [KSeF] Faktury z KSeF program automatycznie rozpoczyna pobieranie faktur za okres dwóch miesięcy wstecz. Przy kolejnym otwarciu tej listy system pobiera dokumenty za okres, który upłynął od ostatniego pobrania. W trakcie procesu wyświetlane jest okno informujące o jego przebiegu. Jeśli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, może to zrobić ręcznie, korzystając z przycisku Pobierz faktury dostępnego na wstążce w głównym pasku narzędzi programu.

Jak wysyłać faktury do KSeF przy wielu oddziałach?

Jeśli wystawiasz faktury dla kontrahentów, którzy posiadają wiele oddziałów posługujących się tym samym numerem NIP lub identyfikatorem wewnętrznym (IDWew), postępuj zgodnie z poniższymi krokami.

Krok 1: Przygotowanie programu (Konfiguracja)

Aby program pozwolił na dodanie wielu kartotek dla podmiotów o tym samym numerze NIP, należy zmienić ustawienia systemowe:
  1. Przejdź do: Start / Konfiguracja / Firma / Ogólne / Parametry.
  2. Wyłącz (odznacz) parametr: Sprawdzanie wyst. podobnych kontrahentów.

Krok 2: Konfiguracja karty oddziału

Aby precyzyjnie wskazać konkretny oddział w systemie KSeF, niezbędne jest uzupełnienie jego identyfikatora:
  1. Otwórz formularz kontrahenta na zakładce [Ogólne].
  2. W sekcji Inne odszukaj pole Identyfikator wewnętrzny.
  3. Wpisz identyfikator zgodnie ze strukturą KSeF: numer NIP oraz pięć cyfr kontrolnych (np. 3382949324-33334).

Krok 3: Wystawianie faktury i zasady przekazywania danych

Podczas wystawiania faktury, gdy na zakładce [Kontrahent] wskazano Nabywcę i Odbiorcę, system przesyła dane do KSeF według następujących zasad:
  • Ten sam NIP u Nabywcy i Odbiorcy (Odbiorca posiada IDWew):
    • Nabywca zostanie wysłany jako Podmiot2.
    • Odbiorca zostanie wysłany jako Rola2 (odbiorca).
    • Jako typ identyfikatora zostanie przesłany IDWew.
  • Różne numery NIP u Nabywcy i Odbiorcy:
    • Nabywca zostanie wysłany jako Podmiot2.
    • Odbiorca zostanie wysłany jako Rola2 (odbiorca).
    • Jako typ identyfikatora zostanie przesłany NIP.
  • Nabywca posiada NIP, a Odbiorca nie posiada NIP:
    • Nabywca zostanie wysłany jako Podmiot2.
    • Odbiorca zostanie wysłany jako Rola2 (odbiorca).
    • Jako typ identyfikatora zostanie przesłana informacja:
      • Jeśli pole Identyfikator wewnętrzny zostało uzupełnione – do systemu KSeF przekazywana jest informacja o typie identyfikatora oraz jego wartości.
      • Jeśli pole Identyfikator wewnętrzny nie zostało uzupełnione – do systemu KSeF przekazywana jest informacja: „Brak Identyfikatora”.
Wskazanie dodatkowych odbiorców faktury możliwe jest na zakładce [KSeF] w sekcji [Dodatkowe dane]. Możesz tam ręcznie zarządzać podmiotami, które mają zostać uwzględnione w strukturze e-faktury.

Czy faktura sprzedaży wysłana do KSeF jest automatycznie przenoszona do rejestru VAT w Comarch ERP Optima?

Faktura sprzedaży wysłana do KSeF nie jest automatycznie przenoszona do rejestru VAT w Comarch ERP Optima. Aby ująć ją w ewidencji VAT, należy na liście Faktury z KSeF na zakładce [Sprzedaż] wybrać opcję Przenieś do rejestru VAT, lub skorzystać z opcji przeniesienia do Rejestru VAT z poziomu listy faktur sprzedaży w module Handel. Dopiero po wykonaniu tej operacji faktura zostanie ujęta w rejestrze VAT sprzedaży.

Czy po przeniesieniu faktur z poziomu KSeF/Faktury KSeF/ Zakupu do rejestru VAT lub do Handlu, dokumenty te przestaną być widoczne na liście Faktury z KSeF?

Po przeniesieniu dokumentów z listy faktur z KSeF do handlu lub rejestrów VAT faktury nadal pozostaną widoczne na liście. W kolumnie Kwalifikacja pojawia się jednak informacja  wskazująca, że dokument został przeniesiony do rejestru VAT lub do handlu.

Jak zakwalifikować fakturę, w której część kwalifikowana jest do Handlu, a część do Rejestru VAT?

Faktura pobrana z KSeF może zostać zakwalifikowana wyłącznie do jednego obszaru: Handlu albo Rejestrów VAT. System nie umożliwia automatycznego podziału jednego dokumentu pomiędzy te dwa miejsca. Jeżeli zachodzi potrzeba, aby dokument był widoczny zarówno w Handlu, jak i w Rejestrach VAT, należy:
  1. Pobrać fakturę z KSeF i zakwalifikować ją do Handlu.
  2. Po zatwierdzeniu faktury w Handlu, z listy Faktur zakupu przenieść ją do Rejestru VAT za pomocą ikony Przenieś do rejestru VAT.
Nie ma możliwości przeniesienia jedynie części faktury do Handlu, a pozostałej części do Rejestrów VAT. W takim przypadku dokument należy podzielić samodzielnie i wprowadzić odpowiednie faktury ręcznie.

Jak należy skorygować dokument, który został błędnie zakwalifikowany do rejestru VAT, a powinien trafić do modułu Handel?

W takiej sytuacji należy usunąć dokument z Rejestru VAT. Po wykonaniu tej operacji program Comarch ERP Optima umożliwia zmianę kwalifikacji dokumentu oraz jego przeniesienie do modułu Handel. Działanie polega na usunięciu dokumentu z listy w Rejestrach VAT, a następnie ponownym zakwalifikowaniu go i przeniesieniu do modułu Handel. Dzięki temu dokument zostanie ujęty we właściwym obszarze systemu.

Czy obowiązuje jeden wspólny limit dla faktur pobranych i wysłanych, czy są to odrębne limity?

Limit obejmuje wszystkie operacje wymiany e-faktur, zarówno faktury wysyłane, jak i odbierane z KSeF są wliczane do limitu. Jeden dokument niezależnie od ilości stron, będzie odpowiadał jednemu kredytowi.

W jaki sposób obsłużono faktury dla Jednostek Samorządu Terytorialnego (JST)?

Zaktualizowaliśmy mechanizm wysyłki faktur tak, aby poprawnie obsługiwał transakcje z udziałem JST. Pozwala to na prawidłowe wykazanie relacji między jednostką nadrzędną (np. Gminą) a jednostką budżetową na e-fakturze.

Czy na fakturze można wskazać dodatkowe osoby, powiązane z fakturą?

Tak. W najnowszej wersji wprowadziliśmy obsługę Podmiotu3. Dzięki temu na fakturze można wskazać dodatkowego uczestnika transakcji, co pozwala na przesłanie dokumentu w pełnej zgodności z 11 rolami przewidzianymi w strukturze FA(3). Dane Podmiotu 3 uzupełniane są na zakładce [KSeF], w podzakładce [Dodatkowe dane]. Uzupełnienie informacji jest opcjonalne, a na jednej fakturze można wskazać do 100 podmiotów trzecich, przypisując im odpowiednie role określone w strukturze KSeF.

Jak wystawić fakturę, gdy jestem jednostką podległą – JST w roli wystawcy?

Krok 1: Konfiguracja danych jednostki nadrzędnej (Gminy)

Zanim zaczniesz wystawiać faktury, musisz wprowadzić dane podmiotu nadrzędnego do konfiguracji programu.
  1. Wejdź w menu: Start / Konfiguracja / Firma / Pieczątka Firmy - jednostka samorządowa.
  2. Uzupełnij dane jednostki nadrzędnej (np. Urzędu Gminy) – możesz zrobić to ręcznie lub skorzystać z przycisku pobierania danych z bazy REGON.

Krok 2: Proces wystawiania faktury

Podczas wystawiania dokumentu program automatycznie rozdzieli role podmiotów zgodnie ze strukturą JST:
  • Sprzedawca (Gmina): Jako główny sprzedawca na fakturze wskazana zostanie jednostka nadrzędna. Do KSeF dane te zostaną wysłane z oznaczeniem Podmiot1.
  • Twoja Jednostka (Szkoła/Ośrodek): Dane z Twojej „Pieczątki firmy” zostaną przeniesione na dokument do zakładki [KSeF] -> podzakładka [Dodatkowe Dane]. Dane twojej jednostki zostaną wysłane do KSeF z oznaczeniemPodmiot3oraz przypisaną roląJST – wystawca.

Krok 3: Uprawnienia w systemie KSeF

Pamiętaj, że sama konfiguracja w programie to nie wszystko: Aby skutecznie wysłać fakturę, Twoja jednostka musi posiadać uprawnienia nadane w portalu KSeF przez jednostkę nadrzędną. Jest to niezbędne, by system przyjął dokument wysłany w imieniu Gminy.  

Czy w KSeF generowane jest osobne UPO dla każdego dokumentu?

Dla każdego dokumentu wysłanego do KSeF generowane jest indywidualne UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru), które potwierdza przyjęcie konkretnego dokumentu do systemu. UPO stanowi dowód, że dokument został prawidłowo dostarczony i zarejestrowana w KSeF.

Czy na fakturze można wskazać okres, którego dotyczy sprzedaż?

Program obsługuje pola dotyczące okresu obowiązywania umowy (P_6_Od oraz P_6_Do). Zakres dat uzupełnia się na zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane]. Informacje te są przekazywane do KSeF i umożliwiają precyzyjne określenie na e-fakturze ram czasowych wykonania usługi lub dokonania sprzedaży, np. wskazanie konkretnego miesiąca w przypadku faktur abonamentowych. Należy pamiętać, że: - wskazany okres obowiązuje dla całej faktury, a nie dla poszczególnych pozycji, - jeżeli na fakturze uzupełniono okres obowiązywania umowy, data sprzedaży z zakładki [Ogólne] nie jest przekazywana do KSeF.

Jak będzie wyglądać obsługa dotychczasowej bazy kontrahentów - czy przy pobieraniu danych system utworzy nową kartotekę kontrahentów, czy będzie korzystać z już istniejącej bazy?

Jeżeli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP zgodnym z numerem podanym na fakturze pobranej z KSeF, system automatycznie zaznaczy opcję Istniejący kontrahent oraz wyświetli akronim znalezionego podmiotu. Użytkownik może w razie potrzeby zmienić kontrahenta, wybierając innego z listy. Jeśli program nie będzie w stanie zidentyfikować kontrahenta na podstawie danych z faktury, zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku, po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub modułu Handel, system automatycznie utworzy nową kartotekę kontrahenta.