KSeF

1. Zaloguj się na stronie Zaloguj - Krajowy System e-Faktur i wygeneruj pliki z rozszerzeniem  *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Zapamiętaj hasło do certyfikatów. Certyfikaty zapisz najlepiej w katalogu c:\KSEF\
2. Pobierz darmowy program OPEN SSL - https://slproweb.com/download/Win64OpenSSL_Light-3_6_0.exe i zainstaluj z domyślnymi ustawieniami.
3. Naciśnij Start i wpisz cmd i naciśnij Enter. Uruchomi się Wiersz Poleceń.
4. Napisz cd  C:\Program Files\OpenSSL-Win64\bin i zatwierdź Enterem
5. Kolejno wpisz poniższe polecenie wcześniej zmieniając w nim nazwy plików „TWOJA_NAZWA_PLIKU” na nazwę wygenerowanego certyfikatu w Aplikacji Podatnika (pkt.1): openssl pkcs12 -export -out C:\KSEF\cert_export.pfx -inkey C:\KSEF\TWOJA_NAZWA_PLIKU.key -in C:\KSEF\TWOJA_NAZWA_PLIKU.crt
6. Podczas wykonywania skryptu pojawią się pytania o hasło – wpisz hasło z pkt.1 (hasło należy powtórzyć kilka razy zgodnie z wyświetlonymi poleceniami). Wpisywane hasło nie jest widoczne.
7. Zamknij wiersz poleceń i przejdź do C:\KSEF w którym utworzył się plik z rozszerzeniem cert_export.pfx. Kliknij w niego dwukrotnie i zainstaluj go w Windows. Podczas instalacji koniecznie zaznacz parametr „Oznacz ten klucz jako eksportowalny".

Komunikat pojawia się przy generowaniu tokenu z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF w przypadku gdy zostanie wybrany błędny certyfikat.

Program Comarch ERP Optima generuje token na podstawie numeru NIP uzupełnionego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/Dane firmy/ Pieczątka firmy, token jest szyfrowany. Po naciśnięciu na przycisk Generuj token zostanie wyświetlona lista dostępnych certyfikatów, a Użytkownik powinien wybrać ten, za pomocą którego będzie identyfikował się w KSeF. Certyfikat jest poświadczeniem podpisu kwalifikowanego, umożliwia on weryfikację osoby składającej podpis.

W polu Token istnieje również możliwość dodania tokenu wygenerowanego wcześniej bezpośrednio w systemie KSeF, udostępnionym przez Ministerstwo Finansów.

Komunikat pojawia się w przypadku nie wskazania żadnego certyfikatu przy generowaniu tokenu, z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Dodatkowo należy zweryfikować listę osób fizycznych uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur.

Jeżeli w dalszym ciągu występuje błąd autoryzacji, należy skontaktować się z Helpdeskiem KSeF:

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/ https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-przedprodukcyjna-demo/

Komunikat pojawia się w przypadku nie wskazania żadnego certyfikatu przy generowaniu tokenu, z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

Dodatkowo należy zweryfikować listę osób fizycznych uprawnionych do wysyłania i odbierania faktur.

Jeżeli w dalszym ciągu występuje błąd autoryzacji, należy skontaktować się z Helpdeskiem KSeF:

https://www.podatki.gov.pl/ksef/baza-wiedzy-ksef/uprawnienia-ksef/ https://www.podatki.gov.pl/ksef/aplikacja-podatnika-ksef-i-inne-narzedzia/bezplatne-narzedzia-wersja-przedprodukcyjna-demo/

W wersji 2023.6.1 programu Comarch ERP Optima umożliwiono import pojedynczej faktury z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz handlu.

Możliwość importu pojedynczej faktury do rejestru VAT jest dostępna poziomu listy dokumentów w rejestrze VAT zakupu i sprzedaży, po rozwinięciu listy obok przycisku KSeF i wyborze opcji Dodaj fakturę. Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów. Jeżeli wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.

Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF. Po wpisaniu numeru KSeF można pobrać fakturę za pomocą przycisku Dodaj dokument.

Użytkownik ma również możliwość dodania dokumentu po wskazaniu opcji numer faktury i NIP kontrahenta oraz odpowiednim uzupełnieniu tych danych.

Aby pobrać pojedynczy dokument na listę Faktur Zakupu w module handel należy użyć strzałki obok przycisku i z otwartego menu wybrać opcję Dodaj fakturę. Dokument może zostać pobrany z platformy KSeF na podstawie numeru KSeF lub numeru Faktury i NIP kontrahenta.

Plik XML z dokumentem przesłanym do KSeF można znaleźć na dysku lokalnym (C:)\ ProgramData \ Comarch ERP Optima\ Deklaracje, następnie należy wybrać folder odpowiadający Firmie, która ma skonfigurowaną integracje z KSeF, kolejno folder KSeF. W folderze KSeF pliki są posegregowane według dat.

1. Prawidłowo skonfigurować program zgodnie z instrukcją (szczegóły w artykule Ustawienia konfiguracyjne KSeF )
2. Posiadać odpowiednie uprawnienia, które należy nadać w Krajowym Systemie e-Faktur. Informacje na temat potrzebnych uprawnień dostępne są na stronie Ministerstwa Finansów
3. Posiadać token, który jest wprowadzany w Comarch ERP Optima w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ KSeF.

Komunikat pojawia się przy zapisie Faktury Pierwotnej Sprzedaży lub Faktury Pierwotnej Zakupu, w przypadku braku uzupełnienia numeru KSeF na formularzu dokumentu.

W programie Comarch ERP Optima jest możliwość wysyłki Faktur korygujących do KSeF, dla Faktur pierwotnych, które nie zostały wcześniej przesłane do KSeF. Na formularzu Faktury Sprzedaży pierwotnej umożliwiono uzupełnienie numeru KSeF. Podczas wysyłania korekty do Faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.

Analogicznie jak w przypadku Faktur Sprzedaży na formularzu Faktury Zakupu pierwotnej widnieje pole Nr KSeF, w którym użytkownik może wpisać numer identyfikujący Fakturę korygowaną w KSeF, jeżeli taki posiada. W przypadku, jeżeli dokument pierwotny nie figuruje w KSeF, istnieje możliwość wprowadzenia Faktury Zakupu pierwotnej wskazując tylko numer pierwotny, na którego podstawie również będzie odbywała się identyfikacja.

Komunikat pojawia się w sytuacji kiedy użytkownik próbuje dodać do Rejestru VAT fakturę, która już się w nim znajduje. Komunikat pojawi się również w sytuacji, kiedy użytkownik podejmie próbę dodania faktury do listy faktur w module Handel gdy dana faktura jest już dodana do Rejestru VAT.

Komunikat pojawia się w sytuacji, gdy w bazie nie ma uzupełnionego NIP-u w pieczątce firmy.

Aby była możliwość wygenerowania tokenu należy z poziomu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ Pieczątka firmy, stworzyć pieczątkę firmy, na której zostanie uzupełniony NIP.

Komunikat pojawia się podczas próby dodania faktury do rejestru VAT, gdy ta faktura została już dodana do listy faktur w module Handel.

Aby przenieść fakturę z modułu Handel do Rejestrów VAT należy kliknąć na nią prawym przyciskiem myszy a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Przeniesienie do Rejestrów VAT.

Taki komunikat pojawia się, gdy dany dokument został zarchiwizowany z poziomu zakładki KSeF za pomocą funkcji Archiwizuj dostępnej na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy.

Aby cofnąć taką operację należy na liście faktur w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy wybrać opcję Przywróć.

Po przejściu z serwera demo na produkcyjny wszystkie dane dotyczące współpracy ze środowiskiem demo zostaną usunięte zarówno na fakturach wyeksportowanych jak i odebranych z KSeF. Z dotychczas zaimportowanych faktur zostaną usunięte numery KSeF i będą one traktowane jak dokumenty dodane ręcznie. Na liście Faktury z KSeF wszystkie dokumenty ściągnięte z serwerów demo zostaną usunięte. Po przejściu na środowisko produkcyjne każda faktura powinna być rejestrowana w KSeF. Po wysłaniu lub odebraniu pierwszego dokumentu z KSeF nie będzie możliwości powrotu do demo.

• Do archiwum: Celem jest porządkowanie listy roboczej i eliminacja dokumentów, które nie wymagają dalszego przetwarzania księgowego czy handlowego w programie. Skutkiem jest usunięcie ich z głównej listy do zakwalifikowania.
• Niezakwalifikowany: Celem jest oznaczenie dokumentu jako wymagającego późniejszej weryfikacji/podjęcia decyzji. Dokument pozostaje na liście roboczej i jest widoczny jako oczekujący na kwalifikację. Używane, gdy brakuje informacji do podjęcia decyzji (np. brak opisu, czy dany zakup jest kosztem, czy środkiem trwałym).

1. Zaznaczyć dokumenty na liście.
2. Rozwinąć menu ukryte pod ikoną Operacje seryjne.
3. Wybrać opcję Zmień kwalifikację.

• Comarch ERP Optima – klient wykonuje następujące czynności:
  • z poziomu okna Faktury z KSeF pobiera dokumenty,
  • te, których nie chce dalej przetwarzać, przenosi do archiwum,
  • pozostałe dokumenty odpowiednio opisuje (pole Notatka) i przenosi do rejestru VAT bądź na listę faktur zakupu,
  • wysyła dane do biura poprzez Internetową Wymianę Dokumentów.

• Comarch Betterfly – w takim wariancie klient:
  • pobiera dokumenty poprzez funkcję Dodaj fakturę kosztową z KSeF (moduł eFaktury) lub z poziomu listy Faktury z KSeF (moduł eFaktury Plus),
  • przenosi do archiwum te, których nie potrzebuje dalej przetwarzać,
  • w przypadku pakietu eFaktury Plus przenosi je do rejestru VAT,
  • pobrane dokumenty opisuje dla księgowego (pola Opis / Informacje dla Biura Rachunkowego).
  • wysyła dokumenty do biura rachunkowego.

• Inna aplikacja – jeżeli klient pracuje na programie innego producenta, zalecamy skorzystanie z Comarch Betterfly w bezpłatnym pakiecie eFaktury. W takim przypadku po skonfigurowaniu Internetowej Wymiany Dokumentów z klientem i odznaczeniu po stronie biura rachunkowego przy bazie tego klienta parametru Fakturowanie w programie Comarch, w Comarch Betterfly pobierane są z KSeF zarówno faktury zakupu jak i sprzedaży.  Pobrane i opisane przez klienta dokumenty są przesyłane do biura rachunkowego pracującego na Comarch ERP Optima za pomocą IWD.

• Comarch ERP Optima
  • biuro pobrane dokumenty wysyła poprzez IWD do klienta,
  • klient importuje dokumenty do rejestrów VAT i je opisuje,
  • klient za pomocą IWD odsyła opisane i zweryfikowane dokumenty do biura,
  • biuro usuwa z rejestrów VAT pobrane faktury z KSeF, aby móc zaimportować te przesłane przez klienta (operator w biurze powinien mieć zaznaczony parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych aby usunąć wysłane dokumenty),
  • biuro importuje dokumenty od klienta.
• Comarch Betterfly – biuro może uzgodnić poprzez komunikator na portalu iKsięgowość24 zasadność uwzględnienia pobranych dokumentów zakupowych. Klient może zweryfikować faktury zakupu po zalogowaniu się do Aplikacji Podatnika KSeF.

• utworzyć nowe karty towarów lub usług dla pozycji nieistniejących w bazie,
• lub przypisać pozycje ręcznie do już istniejących kart.