Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT
Możliwość przeniesienia faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT jest dostępna w menu KSeF/ Faktury oraz w menu Rejestry VAT/ Rejestry VAT.
Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury
Faktury pobrane z KSeF można przenieść do rejestru VAT z menu KSeF/ Faktury na dwa sposoby:
- Z poziomu formularza dokumentu z KSeF. W pierwszej kolejności na dokumencie z KSeF w polu Kwalifikacja należy wybrać opcję Do rejestru VAT oraz wskazać rejestr, do którego ma trafić dokument. Domyślnie ustawiany jest pierwszy rejestr z listy. Po zaznaczeniu opcji Do rejestru VAT aktywny staje się przycisk
Przenieś, po naciśnięciu którego faktura jest przenoszona do rejestru VAT
- Z listy Faktury z KSeF – po zaznaczeniu faktur i naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT.
W celu uzupełnienia docelowego rejestru VAT można skorzystać z operacji seryjnej Zmień rejestr. Jeżeli użytkownik nie skorzysta z tej opcji to podczas przenoszenia do rejestru VAT pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio na listę dokumentów w rejestrze VAT
Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk 
KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.
Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.
Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.
Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.
Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.
Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.
Wygląd dokumentu przeniesionego do rejestru VAT zakupu:
Na dokumencie dodanym w rejestrze VAT a pobranym z KSeF:
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Ogólne/ Parametry zaznaczono parametr Kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT, ewid. dodatkowej i na fakturach zakupu to podczas przenoszenia dokumentów do rejestru VAT następuje kontrola duplikacji zapisów w rejestrze VAT zgodnie kryteriami wskazanymi w Konfiguracji. W przypadku wystąpienia duplikatów, dokumenty nie są przenoszone do rejestru VAT.
Jeżeli w Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Parametry zaznaczono parametr Automatyczna generacja kasy dla rejestrów VAT oraz na fakturze wskazano formę płatności o typie gotówka to w rejestrze kasowym tworzony jest zapis kasowy rozliczający fakturę. Zapis jest tworzony jeżeli raport kasowy za ten okres nie został zamknięty. Jeżeli za ten okres raport nie został jeszcze utworzony to podczas przenoszenia dokumentów pojawia się komunikat: Brak otwartego raportu, do którego można dodać zapis. Czy otworzyć nowy raport? Zaakceptowanie powoduje utworzenie raportu, do którego trafi zapis rozliczający dokument. Wybór opcji Tak i zaznaczenie w oknie komunikatu opcji Zapamiętaj odpowiedź i nie pokazuj więcej powoduje, że raporty będą automatycznie dodawane podczas przenoszenia kolejnych dokumentów, jeżeli za dany okres czasu nie dodano jeszcze raportu oraz komunikat nie pojawi się ponownie.
Przenoszenie faktur pobranych z KSeF bezpośrednio na listę dokumentów w rejestrze VAT
Na liście dokumentów w rejestrze VAT zakupu oraz sprzedaży dostępny jest przycisk KSeF, który umożliwia pobranie faktur oraz pobranie pojedynczej faktury z KSeF. Przycisk jest aktywny jeżeli na formularzu operatora zaznaczono parametr Prawo do odbierania e-Faktur oraz odpowiednio Zakup i/lub Sprzedaż.
Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
- Dodaj faktury – wybór opcji otwiera listę Faktury z KSeF, na którą pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT zakupu wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Zakup]. Po wybraniu opcji z poziomu rejestru VAT sprzedaży wyświetlana jest lista Faktury z KSeF z widoczną tylko zakładką [Sprzedaż]. W filtrze pod listą Faktury z KSeF w polu Dokumenty domyślnie wskazana jest opcja Niezakwalifikowane i zakwalifikowane do rejestru VAT.
Po naciśnięciu przycisku Przenieś do rejestru VAT, jeżeli na którymś z zaznaczonych dokumentów nie określono rejestru, pojawia się okno umożliwiające wskazanie rejestru, do którego mają trafić faktury. Domyślnie podpowiadany jest pierwszy rejestr z listy.
Zaznaczenie opcji Zapamiętaj wybór rejestru i nie pytaj więcej powoduje, że okno nie pojawi po raz kolejny dla danego operatora, a dokumenty bez wybranego rejestru będą trafiać do rejestru wskazanego w oknie Dodawanie faktur. Dokumenty są przenoszone do rejestru VAT po naciśnięciu przycisku Dodaj faktury.
- Dodaj fakturę – wybór opcji umożliwia import pojedynczej faktury z KSeF do rejestru VAT. Po wyborze opcji Dodaj fakturę pojawia się okno wraz z domyślnie zaznaczoną opcją numer KSeF.
Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer KSeF.
Użytkownik ma możliwość wyboru opcji numer faktury i NIP kontrahenta. Przycisk Dodaj dokument jest w tym przypadku aktywny po uzupełnieniu pola Numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP. Istnieje również możliwość wskazania kontrahenta z listy kontrahentów oraz zakresu dat.
Faktura dodawana jest do rejestru wskazanego w filtrze pod listą dokumentów w rejestrze VAT.
Jeżeli w polu Rejestr wybrana jest opcja -wszystkie- to pojawia się dodatkowe okno, na którym istnieje możliwość wskazania rejestru, do którego faktura zostanie dodana.
Po naciśnięciu przycisku Dodaj dokument na oknie Dodawanie faktury z KSeF wyświetlany jest formularz dokumentu w rejestrze VAT, który podlega edycji przez użytkownika. Jeżeli faktura została już wcześniej przeniesiona do rejestru VAT to dokument podlega edycji pod warunkiem że nie jest zaksięgowany, nie uzupełniono na nim predekretacji a w przypadku dokumentu wyeksportowanego na karcie operatora zaznaczono parametr Zmiana dokumentów wyeksportowanych.
Nie ma możliwości pobrania do rejestru VAT zakupu faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel oraz faktury, która została zakwalifikowana do modułu Handel. Nie jest również możliwe pobranie dokumentu, który nie został wystawiony przez / dla podatnika.- Po lewej stronie wyświetlany jest podgląd dokumentu.
- Akronim kontrahenta pobierany jest z bazy, a nazwa i adres kontrahenta pobierane są na podstawie informacji otrzymanych z KSeF.
- Numer rachunku bankowego, forma płatności oraz termin płatności pobierane są z KSeF.
- Na dokumencie w rejestrze VAT zakupu data wpływu, data wystawienia, data obowiązku podatkowego oraz miesiąc rozliczenia w VAT ustawiane są zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
- Na dokumencie w rejestrze VAT sprzedaży data wystawienia ustawiana jest zgodnie z datą przyjęcia w KSeF.
- Na dokumencie walutowym kwoty są przeliczanie po kursie pobranym z KSeF, a w przypadku jego braku, na dokumencie w rejestrze VAT ustawiany jest Kurs ręcznyi wyliczany jest na podstawie odczytanych wartości z dokumentu.
- Na dokument w rejestrze VAT zakupu przenoszone są kody JPK_V7 uzupełnione na formularzu kategorii lub karcie kontrahenta (dotyczące zakupu).
- Na dokument w rejestrze VAT sprzedaży przenoszone są kody towarowe GTU, procedury: TP, MR_UZlub MR_T oraz typy dokumentów pobrane z KSeF.
- Na zakładce [KSeF/JPK]widoczny jest Numer KSeF oraz Data przyjęcia.
- Na zakładkę [Notatka/Atrybuty]przenoszona jest notatka uzupełniona na dokumencie KSeF.
Import dokumentów na listę faktur z KSeF
Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF program automatycznie rozpoczyna pobieranie faktur za okres dwóch miesięcy wstecz. Przy kolejnym otwarciu listy faktury pobierane są za okres, który upłynął od daty ostatniego pobrania. Podczas pobierania faktur z KSeF wyświetlone zostaje okno informujące o przebiegu procesu.
Jeżeli użytkownik chce pobrać faktury z innego zakresu dat, może tego dokonać za pomocą:
Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją.
Po lewej stronie okna widoczny jest podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF
Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:
W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:
– Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:
– Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu
– Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu
W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
- przycisku
Pobierz faktury, który jest dostępny na wstążce w pasku głównym programu, - opcji Pobierz faktury, która jest dostępna na liście faktur z KSeF w menu kontekstowym pod prawym przyciskiem myszy (dostępny skrót klawiszowy <Ctrl>+<Shift>+<P>).
- Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do rejestru VAT
- Przenoszenie faktur z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel
Przenieś, po wybraniu którego dokument jest przenoszony zgodnie ze wskazaną kwalifikacją.
Po lewej stronie okna widoczny jest podgląd dokumentu pobranego z KSeF. Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF
Na zakładce [Ogólne] wyświetlane są następujące sekcje:
- Kwalifikacja – umożliwia zakwalifikowanie dokumentu do przeniesienia do rejestru VAT lub handlu. Domyślnie zaznaczona jest opcja Jeżeli użytkownik nie chce przenosić dokumentu do rejestru VAT lub do handlu, to powinien zaznaczyć opcję Do archiwum.
- KSeF znajdują się dane przeniesione z dokumentu pobranego z KSeF. Dane te nie są możliwe do edycji.
- Sprzedawca – jeśli w programie istnieje kontrahent o numerze NIP podanym na fakturze z KSeF, to zostanie zaznaczona opcja Istniejący kontrahent oraz wyświetli się akronim tego kontrahenta. Kontrahenta można zmienić poprzez wskazanie innego z dostępnej listy kontrahentów. Jeśli nie uda się zidentyfikować kontrahenta zostanie zaznaczona opcja Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu. W takim przypadku po przeniesieniu dokumentu do rejestru VAT lub handlu zostanie założona nowa karta kontrahenta.
- Pozostałe – można wskazać kategorię, formę płatności i termin płatności, które zostaną przeniesione na fakturę zakupu. Forma i termin płatności pobierane są w oparciu o wybór w sekcji Sprzedawca. Jeżeli zostanie
- zaznaczona opcja Istniejący kontrahent to forma płatności oraz termin płatności zostaną przeniesione z karty kontrahenta, dane można edytować. W przypadku zaznaczenia opcji Utwórz nowego kontrahenta podczas przenoszenia dokumentu forma płatności oraz termin płatności w sekcji Pozostałe nie zostaną uzupełnione. Użytkownik może ręcznie uzupełnić te dane, zostaną one przeniesione na nowo założoną kartę kontrahenta, oraz na dokument przenoszony do handlu. Jeżeli forma płatności oraz termin płatności nie zostaną uzupełnione przed przeniesieniem dokumentu do handlu, to na karcie kontrahenta zostanie ustawiona domyślna forma płatności z Konfiguracji Firmy/ Kasa/Bank/ Formy płatności wraz z wskazanym na niej terminem płatności. W przypadku braku domyślnej formy płatności w Konfiguracji, na karcie kontrahenta ustawiana jest gotówka. Ustawienia te przenoszone są na dokument, do handlu.
W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:
- Numer – numer dokumentu w bibliotece
- Data– data wprowadzenia dokumentu do obiegu dokumentów
- Kontrahent – kod podmiotu wskazanego na zakładce [Podmiot]
- Tytuł – tytuł dokumentu z biblioteki
– Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:
- Dodaj nowy – pozwalająca na utworzenie nowego dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
- Dodaj istniejący – pozwalająca na wskazanie istniejącego dokumentu z biblioteki, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
– Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu
– Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu
W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
- jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <ALT>– plik zostanie dodany do dokumentu w bibliotece dokumentów jako link,
- jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <CTRL>– plik zostanie zapisany w IBARD. Aby opcja była możliwa należy wcześniej wskazać folder dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
Przenoszenie dokumentów z KSeF na listę faktur zakupu w module Handel
Możliwość przeniesienia faktur zakupu oraz korekt do faktur zakupu pobranych z KSeF na listę faktur zakupu dostępna jest w menu KSeF/ Faktury/Zakup oraz w menu Handel/Faktury zakupu.
Faktury zaliczkowe do faktur zakupu mogą być przenoszone wyłącznie do rejestru VAT zakupu. Podczas próby przeniesienia faktury zaliczkowej na listę faktur zakupu pojawi się informacja: Nie dodano dokumentu [Numer dokumentu]. Nie można dodać faktury zaliczkowej, fakturę można przenieść do rejestru VAT.
Import z listy faktur z KSeF
Po przejściu na listę KSeF/ Faktury z KSeF program automatycznie rozpoczyna pobieranie faktur za okres dwóch miesięcy wstecz. Przy kolejnym otwarciu listy faktury pobierane są za okres, który upłynął od daty ostatniego pobrania. Podczas pobierania faktur z KSeF wyświetlone zostaje okno informujące o przebiegu procesu.
Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument 
.
Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF.
Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie faktury zakupu widocznej na liście w menu Handel/ Faktury zakupu.
Fakturę zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu.
Po wygenerowaniu faktury zakupu, taki dokument otrzyma status FZ.
Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania faktur zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług, bądź wskazanie odpowiadającego towaru z bazy. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:
Dla każdego pobranego dokumentu można otworzyć formularz wraz z podglądem dokumentu, klikając dwukrotnie prawym przyciskiem myszy lub używając przycisku Zobacz dokument .
Na podstawie podglądu można wstępnie zweryfikować dokument, sprawdzić kontrahenta, wartości dokumentu, formę płatności, datę przyjęcia w KSeF.
Z poziomu edytowanego formularza dokumentu można wybrać kwalifikację: Do handlu, co po zatwierdzeniu zmian ikoną Przenieś spowoduje utworzenie faktury zakupu widocznej na liście w menu Handel/ Faktury zakupu.
Fakturę zakupu można również utworzyć z listy dokumentów z KSeF poprzez zaznaczenie jednego lub kilku dokumentów, a następnie kliknięciu przycisku Przenieś do handlu.
Po wygenerowaniu faktury zakupu, taki dokument otrzyma status FZ.
Jeżeli w bazie nie ma pasującej pozycji, podczas importowania faktur zakupu proponowane jest założenie kart towarów/usług, bądź wskazanie odpowiadającego towaru z bazy. Pojawia się wówczas okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:
Import na liście faktur zakupu
Na liście faktur zakupu dostępny jest przycisk KSeF pozwalający na pobranie faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument:
Nie ma możliwości ponownego pobrania faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel.
Nie jest możliwe również pobranie dokumentu, który został wystawiony na, lub przez numer NIP niezgodny z NIPem uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika.
W sytuacji, jeśli użytkownik w polu Numer faktury wprowadzi numer własnej faktury sprzedaży wysłanej do KSeF pojawi się komunikat: Nie można dodać faktury sprzedaży.
KSeF pozwalający na pobranie faktur z KSeF. Po rozwinięciu listy przy przycisku dostępne są opcje:
- Dodaj faktury – otwierane jest okno Faktury z KSeF, a następnie pobierane są wszystkie dokumenty, które zostały wystawione od poprzedniej synchronizacji. Po wybraniu tej opcji pojawia się okno Faktury z KSeF, z dostępną zakładką [Zakup] Z poziomu listy faktur z KSeF użytkownik może przenieść dokumenty do handlu w sposób opisany wyżej.
- Dodaj fakturę – pobierany jest pojedynczy dokument. Pojedynczą fakturę z KSeF można pobrać na podstawie numeru KSeF identyfikującego dokument na platformie KSeF:
lub podając numer faktury (należy zwrócić uwagę na wielkość liter) oraz NIP Kontrahenta, gdzie również należy wskazać przedział czasowy w jakim został wystawiony ten konkretny dokument:
Nie ma możliwości ponownego pobrania faktury zakupu, która została już wcześniej przeniesiona do modułu Handel. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Faktura [numer dokumentu] znajduje się na liście faktur zakupu w module Handel.
Nie jest możliwe również pobranie dokumentu, który został wystawiony na, lub przez numer NIP niezgodny z NIPem uzupełnionym w Konfiguracji Firmy/ Dane firmy/ Pieczątka firmy. Podczas próby pobrania takiego dokumentu program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu. Dokument nie został wystawiony przez / dla podatnika.
W sytuacji, jeśli użytkownik w polu Numer faktury wprowadzi numer własnej faktury sprzedaży wysłanej do KSeF pojawi się komunikat: Nie można dodać faktury sprzedaży.
Weryfikacja pozycji na dokumencie zaimportowanym z KSeF
Podczas przenoszenia do handlu dokumentu pobranego z KSeF próba powiązania towaru odbywa się w następującej kolejności:
Jeżeli w bazie nie odnaleziono pasującej pozycji, podczas importowania faktur zakupu wyświetlone zostanie okno Wybierz parametry dodawanych towarów, na którym widoczne są wszystkie pozycje dokumentu, które nie zostały odnalezione w bazie:
Okno to umożliwia wykonanie następujących operacji:
Ręczne powiązanie towaru z istniejącą kartoteką odbywa się poprzez wybór pola w kolumnie Przypisz towar z bazy. Otwarta zostanie lista pozycji cennikowych pozwalająca na wskazanie właściwego towaru.
Usuwanie błędnie przypisanych powiązań
Na karcie pozycji cennika, na zakładce [Ogólne] dostępna jest ikona 
Towary dodawane podczas dodawania dokumentów za pomocą OCR lub KSeF . Ikona otwiera listę towarów, które zostały zmapowane z daną pozycją podczas importu dokumentu do handlu. Ikona pojawia się na formularzu pozycji cennika, jeśli przynajmniej raz zmapowano dowolną pozycję cennikową z pozycją dokumentu zaimportowanego poprzez usługę Comarch OCR lub KSeF.
Na liście istnieje możliwość usunięcia pozycji, które zostały powiązane z kartoteką w wyniku importu dokumentów za pomocą usługi OCR lub KSeF przy pomocy ikony kosza. Pozwala to na rozpięcie przez użytkownika nieprawidłowo sparowanych pozycji.
Funkcjonalność umożliwia również ręczne przypisanie towaru do pozycji cennikowej przed przetworzeniem dokumentu przez usługę OCR lub KSeF, co usprawni proces importu i wyeliminuje konieczność manualnego przypisywania pozycji w późniejszym etapie. Przypisania należy dokonać przy pomocy ikony plusa.
Jeśli w kolumnie Przypisz towar z bazy nie zostanie wskazana żadna kartoteka, wówczas dla takich pozycji zostaną założone nowe kartoteki cennikowe dla których użytkownik ma możliwość wskazania określonych parametrów.
Dla nowo zakładanych kartotek domyślnie proponowany jest Typ: towar prosty, natomiast użytkownik ma możliwość zmiany typu na towar złożony lub usługę (prostą/złożoną).
W sytuacji, gdy w bazie zostanie zidentyfikowany produkt zaczytany przez KSeF, ale różni się jednostką miary, wówczas mapowanie w tabelce zostanie utworzone automatycznie, a jedynie należy wskazać przeliczniki dla jednostki miary, która nie jest powiązana z tym produktem. Przeliczniki można ustawić po rozwinięciu przycisku plusa przed nazwą towaru.
Na liście dostępne są kolumny:
W polu Przenieś na dokument użytkownik ma możliwość określenia czy dana pozycja powinna zostać przeniesiona na fakturę zakupu. Domyślnie dla wszystkich pozycji wskazana jest wartość „Tak”
Po zatwierdzeniu okna przyciskiem 
następuje utworzenie brakujących pozycji cennikowych i wprowadzenie ich na dokument.
Wybranie ikony 
skutkuje całkowitym przerwaniem operacji przenoszenia dokumentu.
- Kod EAN – w pierwszej kolejności system poszukuje towaru o identycznym kodzie EAN.
- Nazwa towaru – w przypadku braku dopasowania po kodzie EAN, weryfikowana jest nazwa.
- Kod u dostawcy – jeżeli powyższe kryteria nie zostaną spełnione, identyfikacja następuje na podstawie kodu u dostawcy.
Okno to umożliwia wykonanie następujących operacji:
- Powiązanie pozycji faktury z istniejącą kartoteką
- Określenie parametrów dla nowych kart towarowych
- Pominięcie pozycji na dokumencie
Towary dodawane podczas dodawania dokumentów za pomocą OCR lub KSeF . Ikona otwiera listę towarów, które zostały zmapowane z daną pozycją podczas importu dokumentu do handlu. Ikona pojawia się na formularzu pozycji cennika, jeśli przynajmniej raz zmapowano dowolną pozycję cennikową z pozycją dokumentu zaimportowanego poprzez usługę Comarch OCR lub KSeF.
Na liście istnieje możliwość usunięcia pozycji, które zostały powiązane z kartoteką w wyniku importu dokumentów za pomocą usługi OCR lub KSeF przy pomocy ikony kosza. Pozwala to na rozpięcie przez użytkownika nieprawidłowo sparowanych pozycji.
Funkcjonalność umożliwia również ręczne przypisanie towaru do pozycji cennikowej przed przetworzeniem dokumentu przez usługę OCR lub KSeF, co usprawni proces importu i wyeliminuje konieczność manualnego przypisywania pozycji w późniejszym etapie. Przypisania należy dokonać przy pomocy ikony plusa.
Jeśli w kolumnie Przypisz towar z bazy nie zostanie wskazana żadna kartoteka, wówczas dla takich pozycji zostaną założone nowe kartoteki cennikowe dla których użytkownik ma możliwość wskazania określonych parametrów.
Dla nowo zakładanych kartotek domyślnie proponowany jest Typ: towar prosty, natomiast użytkownik ma możliwość zmiany typu na towar złożony lub usługę (prostą/złożoną).
W sytuacji, gdy w bazie zostanie zidentyfikowany produkt zaczytany przez KSeF, ale różni się jednostką miary, wówczas mapowanie w tabelce zostanie utworzone automatycznie, a jedynie należy wskazać przeliczniki dla jednostki miary, która nie jest powiązana z tym produktem. Przeliczniki można ustawić po rozwinięciu przycisku plusa przed nazwą towaru.
Na liście dostępne są kolumny:
- Rodzaj jednostki – w pierwszym wierszu wyświetlana jest jednostka podstawowa, natomiast w kolejnych – jednostki pomocnicze. Jeśli wskazano towar w kolumnie Przypisz towar z bazy, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz i jako podstawowa jednostka prezentowana jest jednostka z karty towaru, a pomocnicza – z pliku.
- Nazwa j.m – nazwa jednostki z pliku lub z karty towaru.
- Licznik/ Mianownik – domyślnie ustawiana jest wartość 1 dla obydwu tych pól. Dla jednostki podstawowej pola nie podlegają edycji. Dla jednostek pomocniczych możemy określić relację do jednostki podstawowej.
- Przelicznik – pole puste dla jednostki podstawowej, natomiast dla jednostek pomocniczych prezentowany jest wynik na podstawie danych wprowadzonych w polach licznik/ mianownik.
następuje utworzenie brakujących pozycji cennikowych i wprowadzenie ich na dokument.
Wybranie ikony skutkuje całkowitym przerwaniem operacji przenoszenia dokumentu.
Import z KSeF faktur korygujących do faktur zakupu
Podczas importu dokumentów korygujących z KSeF program weryfikuje, czy na liście faktur zakupu znajduje się zatwierdzona faktura, do której odnosi się korekta. Jeśli taka faktura istnieje, korekta zostanie prawidłowo przeniesiona na listę faktur VAT i powiązana z fakturą zakupu.
W sytuacji gdy korygowana faktura zakupu nie zostanie odnaleziona w systemie, program wyświetli komunikat: Nie dodano dokumentu [numer dokumentu]. Na liście faktur zakupu nie istnieje dokument, do którego jest utworzona korekta.
Jeśli w programie nie ma dokumentu korygowanego, użytkownik ma możliwość utworzenia pierwotnej faktury zakupu, dla której korekta zostanie przeniesiona na listę faktur zakupu . Na formularzu pierwotnej faktury zakupu dostępna jest zakładka [KSeF] w której należy uzupełnić dane identyfikujące fakturę korygowaną w KSeF. Jeżeli Użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego, to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego.
Zakładka [KSeF] na zaimportowanych dokumentach handlowych
Na formularzu faktury zakupu widnieje zakładka [KSeF]. Po lewej stronie okna znajduje się podgląd dokumentu zaimportowanego z KSeF.
Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:
Numer dokumentu – numer dokumentu nadany w KSeF, numer zwracany jest bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF, przenoszona z dokumentu na zakładkę [KSeF] z możliwością edycji pola.
Data przyjęcia – data przesłania faktury do KSeF określona jako data wystawienia.
Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.
Link weryfikacyjny – link przenoszony z podglądu faktury zakupu zaimportowanej z KSeF służący do weryfikacji danych w KSeF.
Zakładka [KSeF] jest dostępna również na dokumentach zakupowych wprowadzonych ręcznie. Użytkownik ma wtedy możliwość ręcznego uzupełnienia dostępnych pól. Wprowadzone w tym miejscu dane są przenoszone do Rejestru VAT.Przenoszenie faktur pobranych z KSeF do Obiegu dokumentów
W programie dostępna jest możliwość przenoszenia faktur pobranych z KSeF do obiegu dokumentów. Rozwiązanie to usprawnia zarządzanie dokumentami wewnątrz organizacji oraz ułatwia procesy weryfikacji i akceptacji pobranych faktur. Funkcjonalność dostępna jest dla użytkowników z dostępem do modułu Obiegu dokumentów.
Lista faktur z KSeF
Na liście faktur z KSeF, w dolnej części okna dodany został przycisk 
Przenieś do obiegu, który pozwala na przeniesienie zaznaczonych pozycji do biblioteki dokumentów.
Po wywołaniu operacji program automatycznie dodaje nowy formularz dokumentu w bibliotece uzupełniając go o dane z faktury.
Dane przenoszone na formularz dokumentu w bibliotece:
Formularz dokumentu z KSeF
Na formularzu dokumentu pobranego z KSeF dodana została zakładka [Dokumenty], która służy do zarządzania relacjami pomiędzy fakturą z KSeF, a dokumentami w obiegu dokumentów.
Zakładka dostępna jest dla użytkowników korzystających z modułu Obieg dokumentów.
W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:
Lista obsługiwana jest przez następujące przycisku:
- Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:
- Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu
- Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu
W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
Formularz dokumentu w bibliotece
Na formularzu dokumentu w bibliotece dokumentów na zakładce [Dokumenty] również dodana została możliwość powiązania danego dokumentu z fakturą znajdującą się na liście faktur z KSeF.
W tym celu należy rozwinąć menu znajdujące się przy ikonie zielonego plusa, a następnie wybrać opcję KSeF.
Po wybraniu opcji otwarta zostaje lista faktur z KSeF na której użytkownik ma możliwość wskazania faktur, które zostaną powiązane z dokumentem.
Wybór należy zatwierdzić za pomocą przycisku 
Wybierz znajdującego się w dolnej części okna.
W przypadku operatora nieposiadającego uprawnień do odbierania e-Faktur przejście na listę faktur z KSeF nie będzie możliwe, a na oknie zostanie wyświetlony komunikat: Operator nie posiada uprawnień do pobierania e-Faktur z KSeF.
Przenieś do obiegu, który pozwala na przeniesienie zaznaczonych pozycji do biblioteki dokumentów.
Po wywołaniu operacji program automatycznie dodaje nowy formularz dokumentu w bibliotece uzupełniając go o dane z faktury.
Dane przenoszone na formularz dokumentu w bibliotece:
- Wizualizacja faktury – wizualizacja faktury zostaje zapisana do PDF oraz dodana jako załącznik do dokumentu w bibliotece
- Numer faktury – systemowy numer faktury przenoszony jest do pola Numer obcy na formularzu dokumentu w bibliotece
- Kontrahent – jeżeli na formularzu faktury z KSeF w sekcji Sprzedawca został wskazany kontrahent zostaje on przeniesiony na zakładkę [Podmioty] na formularzu dokumentu w bibliotece
- Dokumenty skojarzone – na zakładce [Dokumenty] w sekcji Dokumenty skojarzone wyświetlana jest informacja o powiązanych dokumentach
Formularz dokumentu z KSeF
Na formularzu dokumentu pobranego z KSeF dodana została zakładka [Dokumenty], która służy do zarządzania relacjami pomiędzy fakturą z KSeF, a dokumentami w obiegu dokumentów.
Zakładka dostępna jest dla użytkowników korzystających z modułu Obieg dokumentów.
W sekcji Biblioteka dokumentów wyświetlana jest lista dokumentów powiązanych z daną fakturą.
Lista zawiera następujące kolumny:
- Numer – numer dokumentu w bibliotece
- Data – data wprowadzenia dokumentu do obiegu dokumentów
- Kontrahent – kod podmiotu wskazanego na zakładce [Podmiot]
- Tytuł – tytuł dokumentu z biblioteki
- Dodaj nowy pozwalający na dodanie dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF.
Pod przyciskiem dostępne są opcje:
- Dodaj nowy – pozwalająca na utworzenie nowego dokumentu, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
- Dodaj istniejący – pozwalająca na wskazanie istniejącego dokumentu z biblioteki, który zostanie powiązany z fakturą z KSeF
- Otwórz pozwalająca wyświetlenie formularza podświetlonego dokumentu
- Usuń pozwalająca na usunięcie podświetlonego dokumentu
W sekcji Biblioteka dokumentów użytkownik ma również możliwość dodania pliku poprzez przeciągniecie go do okna programu.. Po wykonaniu tej operacji w module Obieg dokumentów tworzony jest nowy powiązany dokument zawierający przeciągnięty plik:
- jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <ALT> – plik zostanie dodany do dokumentu w bibliotece dokumentów jako link,
- jeśli podczas przeciągania pliku zostanie wybrany klawisz <CTRL> – plik zostanie zapisany w IBARD. Aby opcja była możliwa należy wcześniej wskazać folder dla plików IBARD dla katalogu domyślnego w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Obieg dokumentów/ Katalogi dokumentów.
Wybierz znajdującego się w dolnej części okna.
W przypadku operatora nieposiadającego uprawnień do odbierania e-Faktur przejście na listę faktur z KSeF nie będzie możliwe, a na oknie zostanie wyświetlony komunikat: Operator nie posiada uprawnień do pobierania e-Faktur z KSeF.
