Konfiguracja KSeF w programie

Ustawienia konfiguracyjne KSeF

Aby rozpocząć wymianę danych z KSeF w pierwszej kolejności należy przejść do menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF. Zaznaczenie parametru Aktywuj wymianę danych z KSeF umożliwia konfigurację integracji z KSeF oraz import i eksport dokumentów. W sekcji Środowisko pracy z KSeF należy wybrać odpowiednią opcję pracy:
  • demo – praca odbywa się w trybie demo i służy przygotowaniu firmy do obligatoryjnego wdrożenia KSeF. Opcja zaznaczana domyślnie dla nowych baz oraz baz po konwersji. Ta forma w przeciwieństwie do opcji produkcyjnej, umożliwia: anulowanie, korygowanie dokumentów, aktualizacje danych kontrahenta oraz nie powoduje zapisu z Historii zmian. Środowisko demo Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje już w nowej wersji 2.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest wyłącznie poprzez podpis kwalifikowany. Faktury wysyłane do KSeF 2.0 są w schemacie FA(3) i możliwe jest automatyczne pobranie dla nich Urzędowego Poświadczenia Odbioru.
  • produkcyjne – praca odbywa się w trybie produkcyjnym, Faktury są wprowadzane do obiegu handlowego. Zgodnie z przepisami możliwość wystawiania Faktur ustrukturyzowanych jest jedną z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji, obok Faktur papierowych i Faktur elektronicznych, co oznacza, że podatnik może równocześnie wystawiać i przesyłać Faktury za pośrednictwem platformy KSeF jak i przekzywać je w tradycyjny sposób ( elektronicznie lub papierowo). Środowisko produkcyjne Krajowego Systemu e-Faktur jest dostępne na stronie https://ksef.mf.gov.pl/web/ i funkcjonuje we wcześniejszej wersji 1.0. Autoryzacja w tym środowisku możliwa jest za pomocą tokenu, dlatego też po zaznaczeniu tej opcji dostępne jest pole Token. W przypadku środowiska KSeF 1.0 faktury wysyłane są w schemacie FA(2) i nie jest możliwe automatyczne pobranie dla nich UPO.
Istnieje możliwość zmiany środowiska wymiany danych z KSeF. W bazie danych zapamiętywana jest zawsze data pierwszego uruchomienia pracy w trybie produkcyjnym. Dokumenty, które zostały wystawione przed datą aktywacji wymiany danych z KSeF nie będą przesyłane do KSeF. Dodatkowo po przejściu na środowisko produkcyjne, dla dokumentów, które zostały wysłane w trybie demo, automatycznie usuwane są dane z zakładki [KSeF]. W przypadku importu dokumentów, ograniczenie co do daty uruchomienia w trybie produkcyjnym nie ma zastosowania. Uwierzytelnianie w KSeF dla środowiska produkcyjnego w wersji 2026.1.1 możliwe jest za pomocą:
  • tokena wygenerowanego na stronie KSeF w sekcji Tokeny.
Jeżeli Użytkownik chce wygenerować token bezpośrednio na stronie KSeF to konieczne jest aby wpisał lub wkleił jego wartość w polu Token. W takiej sytuacji nie należy już używać opcji Generuj token, wystarczy zapisać zmiany ikoną dyskietki.
  • tokena wygenerowanego na podstawie certyfikatu:
W celu wygenerowania tokena należy skorzystać z opcji Generuj token. Wyświetlona zostanie lista dostępnych certyfikatów, na której należy wskazać Kwalifikowany Certyfikat Pieczęci Elektronicznej zawierający nazwę podmiotu zgodną z nazwą rejestrową oraz numer NIP.  Program na jego podstawie  wygeneruje token.   Opcja Usuń token umożliwia wykasowanie uzupełnionego pola Token, ale tylko jeżeli jego wartość została uzupełniona automatycznie, przy użyciu opcji Generuj token. Jeżeli pole Token dla środowiska produkcyjnego nie zostanie uzupełnione, uwierzytelnianie będzie odbywało się za pośrednictwem podpisu kwalifikowanego. Podczas pierwszej po uruchomieniu programu komunikacji z KSeF, konieczne będzie wybranie prawidłowego certyfikatu. Uwierzytelnianie w KSeF dla środowiska demo w wersji 2026.1.1 możliwe jest za pomocą:
  • podpisu kwalifikowanego /pieczęci elektronicznej
  • certyfikatu KSeF
  • tokena
  Pliki wysłane do KSeF w formacie XML oraz Urzędowe Poświadczenia Odbioru (UPO) domyślnie zapisywane są pod następującą ścieżką: C:\ProgramData\Comarch ERP Optima\Deklaracje. Zmiany katalogu można dokonać w ustawieniach konfiguracji stanowiska: Start/Konfiguracja/Stanowisko/Ogólne/e-deklaracje

Uprawnienia operatora w KSeF

W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Użytkowe/ Operatorzy, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne] znajduje się sekcja poświęcona KSeF – Krajowy System e-Faktur. W sekcji KSeF – Krajowy System e-Faktur dostępne są następujące parametry:
  • Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO – po zaznaczeniu tego parametru Operator ma możliwość wysyłania Faktur do KSeF oraz odbioru UPO.
  • Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu – zaznaczenie tego parametru skutkuje wysyłaniem faktur do systemu KSeF bezpośrednio po ich zatwierdzeniu, opcja aktywna wyłącznie po uprzednim zaznaczeniu parametru: Prawo do wysyłania e-Faktur/ odbioru UPO.
  • Prawo do odbierania e-Faktur – po zaznaczeniu tego parametru, operator ma możliwość pobierania faktur z KSeF. Po jego zaznaczeniu domyślnie zaznaczona jest opcja Zakupu. Jeżeli Użytkownik chce importować faktury sprzedaży do rejestru VAT Sprzedaży to powinien również zaznaczyć opcję Sprzedaży.
 

Menu KSeF – funkcje i komunikaty

W menu KSeF/ Faktury istnieje możliwość importu faktur z Krajowego Systemu e-Faktur do rejestru VAT oraz faktur zakupu do modułu Handel. Jeśli po otwarciu menu wyświetlona zostaje lista dostępnych w systemie certyfikatów, należy wybrać odpowiedni certyfikat z wyświetlonej listy i zapisać zmiany. Taka sytuacja może pojawić się, jeśli w ustawieniach konfiguracji KSeF nie zostało uzupełnione pole Token. Poniżej przedstawiono komunikaty mogące pojawić się po uruchomieniu menu KSeF/ Faktury oraz związane z nimi wymagania systemowe.
Wyświetlany komunikatPrzyczyna wystąpienia komunikatuZalecane działanie
Operator nie posiada uprawnień do obierania e-Faktur z KSeF.Dla danego operatora nie zostały nadane uprawnienia do odbioru e-faktur.Należy przejść do menu Start/Konfiguracja/Program/Użytkowe/Operatorzy, następnie na formularzu danego operatora na zakładce [Parametry] zaznaczyć parametr Prawo do odbierania e-Faktur.
Wymiana danych z KSeF nie została aktywowana. Jeśli chcesz eksportować lub importować dokumenty z KSeF włącz wymianę danych w Konfiguracji firmy/ Dane firmy/ KSeF. Czy chcesz włączyć?W ustawieniach konfiguracji KSeF nie została aktywowana wymiana danych z KSeF.Należy zaakceptować komunikat. Program automatycznie otworzy ustawienia konfiguracji, gdzie należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych z KSeF oraz wskazać środowisko pracy.

Formy płatności w KSeF

W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności, z poziomu otwartego formularza wybranej formy płatności, istnieje możliwość powiązania formy płatności istniejącej w systemie Comarch ERP Optima z formą płatności wymaganą przez KSeF do eksportu dokumentów. W przypadku tworzenia nowych baz i w bazach po konwersji, dla form płatności takich jak gotówka, przelew i karta program automatycznie dobierze odpowiednie płatności w KSeF. Typy płatności w programie:
  • Gotówka
  • Przelew
  • Karta
  • Kompensata
  Domyślna forma płatności pobierana jest na dokument z formularza kontrahenta, z zakładki [Płatności]. Powiązana forma płatności KSeF widoczna jest na zakładce [KSeF] na formularzu dokumentu, a użytkownik ma możliwość jej edycji. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.

Operacje dotyczące KSeF w historii zmian

W przypadku pracy na środowisku produkcyjnym każda operacja związana z KSeF jest odpowiednio zapisywana w Historii zmian, w kolumnach:
  • Data operacji – data wysłania Faktury do KSeF w przypadku wysyłki lub data odbioru UPO – po jego odbiorze.
  • Kod/ Numer dokumentu – numer dokumentu.
  • Rodzaj operacji – Wysłanie w przypadku wysyłki do KSeF lub Odbiór UPO – po odbiorze UPO/wyborze ikony Odbierz dane z KSeF.
  • Operator – imię i nazwisko operatora wysyłającego dokument do KSeF lub. odbierającego UPO.

Wybór sposobu uwierzytelniania

Wybór sposobu uwierzytelnienia odbywa się w momencie połączenia z KSeF - przy wysyłaniu bądź pobieraniu faktur. Wówczas operator dokonuje wyboru, czy chce uwierzytelnić się poprzez certyfikat KSeF, podpis kwalifikowany/pieczęć elektroniczną czy przez token:

Powyższe okno pojawia się przy pierwszym logowaniu do KSeF lub po wygaśnięciu ustanowionego połączenia. Wybrany przez operatora sposób uwierzytelniania w KSeF jest zapamiętywany w programie. Po wyborze opcji Certyfikat KSeF, jeśli nie ma jeszcze zapisanego takiego certyfikatu, pojawi się okno dodawania certyfikatu KSeF dla operatora: Aby uzyskać certyfikaty dla środowiska demo KSeF należy zalogować się na stronie https://web2tr-ksef.mf.gov.pl/web/login i wygenerować pliki z rozszerzeniem  *.key i *.crt. Nazwy certyfikatów nie powinny zawierać spacji. Należy zapamiętać hasło do certyfikatów.
Poprzez opcję  Wybór pliku należy wskazać wygenerowane z Aplikacji Podatnika KSeF pliki *.crt oraz *.key oraz wpisać ustanowione hasło. Jeżeli parametr Zapamiętaj hasło w Twoim profilu użytkownika Windows nie zostanie zaznaczony, hasło do certyfikatu będzie musiało być podawane przy każdym uwierzytelnieniu z Krajowym Systemem e-Faktur. Jeżeli wybrana została opcja uwierzytelnienia za pomocą certyfikatu KSeF, ale połączenie wygasło, przy próbie połączenia z KSeF pojawi się prośba o podanie hasła do certyfikatu: Jeżeli na oknie wyboru sposobu uwierzytelniania zostanie wybrana opcja Podpis kwalifikowany / Pieczęć elektroniczna i wcześniej nie był wybrany żaden podpis/pieczęć, pojawi się okno z listą certyfikatów dostępnych w systemie Windows: Należy wskazać na tym oknie odpowiedni certyfikat i podać jego PIN. Certyfikat zostanie zapamiętany. W przypadku wygaśnięcia połączenia z KSeF korzystającego z tego typu uwierzytelnienia, pojawi się prośba o ponowne podanie PINu do podpisu/pieczęci. W przypadku wybrania opcji uwierzytelniania za pomocą tokenu należy wygenerować go w aplikacji MCU, skopiować i wkleić do Comarch ERP Optima. Po wklejeniu tokenu zostanie on zapisany w firmowej bazie danych dla określonego operatora. W tokenie są zakodowane informacje jakiej firmy on dotyczy i jakie uprawnienia ma w niej nadane. Jeśli połączenie z KSeF wygaśnie, po pojawieniu się okna z wyborem sposobu uwierzytelnienia, ostatni wykorzystywany w tej bazie przez określonego operatora token będzie już uzupełniony. Po uwierzytelnieniu się w KSeF program zapisuje połączenie i korzysta z niego aż do jego wygaśnięcia. Jeśli zaistniałaby potrzeba zmiany uwierzytelnienia (np. zmiana certyfikatu z firmowego na osobisty, albo zmiana uwierzytelniania przy użyciu tokenu na inny sposób), operator może od nowa wskazać sposób uwierzytelniania. W tym celu należy przejść do menu KSeF, a następnie na górnym pasku wybrać opcję Zmień sposób uwierzytelniania: Po jej kliknięciu okno Wybór sposobu uwierzytelniania zostanie wyświetlone ponownie, a użytkownik będzie miał możliwość wskazania nowego certyfikatu.
Wskazówka
Każdy użytkownik wysyłający/odbierający faktury z KSeF powinien mieć nadane odpowiednie uprawnienia do poszczególnych czynności (wysyłanie/odbieranie faktur). Uprawnienia te nadawane są w Aplikacji Podatnika KSeF