Eksport faktur do KSeF

Na Fakturach oraz korektach do nich, zarówno zatwierdzonych na stałe jak i zapisanych do bufora widnieje zakładka [KSeF] składająca się z dwóch pionowych zakładek [1. Główna] oraz [2. Dodatkowe dane]. Po wysyłce faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF. Na zakładce [KSeF] znajdują się następujące pola:

• Numer dokumentu – numer Faktury, pod jakim jest identyfikowana w KSeF, numer zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
• Numer referencyjny – numer zgłoszenia wysłanego dokumentu nadany przez KSeF.
• Link weryfikacyjny – link umożliwiający weryfikację danych faktury w KSeF, zwracany bezpośrednio z KSeF wraz z pobraniem dokumentu UPO.
• Status – informacja o statusie dokumentu. Pole to jest wypełniane jednym ze zdefiniowanych statusów, po wysłaniu dokumentu do KSeF. W tym polu będą również informacje o ewentualnych błędach.
• Operator wysyłający – imię i nazwisko operatora, który wysłał dokument do KSeF.
• Data wysłania – data wysłania dokumentu do KSeF.
• Operator odbierający – imię i nazwisko operatora, który odebrał UPO.
• Data odebrania – data pobrania UPO.
• Data przyjęcia – data, z jaką dokument został przyjęty w KSeF. Pole to jest wypełniane, po otrzymaniu UPO. Data ta decyduje o tym, kiedy dana Faktura trafiła do obiegu handlowego i od tego dnia, jest dostępna do pobrania z KSeF dla odbiorcy Faktury.
• Środowisko – środowisko pracy z KSeF, wskazane w menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Dane firmy/ KSeF.

  Pod sekcją KSeF znajdują się poniższe ustawienia:

• Forma płatności – wybrana płatność dla KSeF. Domyślnie podpowiada się forma płatności dla KSeF, wybrana w menu: Start/ Konfiguracja/ Firma/ Kasa/Bank/ Formy płatności i jest przenoszona na fakturę, a następnie na zakładkę [KSeF]. Pole umożliwia wybór formy płatności z listy. Jeżeli zostanie utworzona nowa forma płatności, która nie zostanie zmapowana z płatnością KSeF, na fakturze wysłanej do KSeF pojawi się forma płatności: Płatność inna, wraz z opisem zawierającym nazwę dodaną przez użytkownika.
• Status dokumentu – przyjmuje wartości:
  • • Nie wysłano – faktura nie została wysłana do KSeF, istnieje możliwość anulowania takiego dokumentu
    • Wysłano/ nie odebrano UPO – faktura wysłana do KSeF, nie otrzymała jeszcze UPO, dokument można anulować tylko na środowisku demo
    • Wysłano/ odebrano UPO – faktura została wysłana do KSeF i potwierdzona dokumentem UPO, dokument można anulować tylko w środowisku demo
    • Awaria – z powodu awarii faktura nie może zostać wysłana do KSeF, ma tym samym zaznaczony parametr Tryb awaryjny wystawienia dokumentu na zakładce [KSeF]
    • Odrzucono – faktura została wysłana do KSeF, ale odrzucona z powodu błędu, taki dokument można anulować na środowisku demo.
    • Nie dotyczy – faktura nie powinna zostać wysłana do KSeF . Status ten pojawia się w sytuacji, jeśli na karcie kontrahenta ma zakładce [Handlowe] zaznaczony jest parametr Nie wysyłaj dokumentu do KSeF
    • Poza systemem – status pojawia się po zaznaczeniu przez użytkownika na formularzu faktury na zakładce [KSeF] parametru Poza systemem, oznacza, że faktura została  wysłana do KSeF poza systemem Comarch ERP Optima
• Tryb awaryjny wystawienia dokumentu – oznaczenie dla Faktury wystawionej w momencie problemów (np. problem z połączeniem internetowym) z przesłaniem jej do KSeF. Po zaznaczeniu tego parametru Faktura nie będzie wysłana do KSeF. Natomiast nabywca może otrzymać taki dokument np. w formie papierowej lub w inny, uzgodniony umownie sposób.
• Nie wysyłaj dokumentu do KSeF – ustawienie tego parametru jest przenoszone bezpośrednio z formularza kontrahenta wybranego na dokument. Pole z możliwością modyfikacji przez Użytkownika. Pole zaznaczane jest automatycznie dla kontrahentów  o statusie Osoba fizyczna oraz dla zamówień zaimportowanych z Comarch  E-sklep/E-sale dla transakcji B2C. Faktury z zaznaczonym parametrem nie będą wysyłane do KSeF.
• Poza systemem – oznaczenie dla faktury wysłanej do KSeF poza programem Comarch ERP Optima. Zaznaczenie parametru powoduje odblokowanie do edycji pól dostępnych na zakładce. Po zaznaczeniu parametru użytkownik może ręcznie uzupełnić dane dotyczące KSeF.
• Comarch EDI KSeF – oznaczenie faktury, która będzie wysyłana do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Domyślna wartość parametru przenoszona jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]) i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, o ile faktura/korekta znajduje się jeszcze w buforze. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne zablokowanie możliwości edycji pozostałych pól związanych z KSeF na formularzu dokumentu.

W pionowej podzakładce [2. Dodatkowe dane] znajdują się następujące sekcje:

• Dodatkowy podmiot – sekcja pozwalająca na wprowadzenie danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich.
• Okres, którego dotyczy faktura – sekcja pozwalająca na określanie okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura.

Dokumenty, które mogą być wysyłane do KSeF:

• Faktury sprzedaży (w przypadku, gdy faktura posiada powiązania z wydaniami zewnętrznymi, do KSeF wysyłana jest również informacja o numerach dokumentów WZ)
• Faktury VAT marża
• Faktury zaliczkowe
• Korekty wystawione do wyżej wymienionych dokumentów za wyjątkiem korekty danych

Przed wysłaniem faktury do KSeF, każdorazowo wyżej wymienione dokumenty zostaną zweryfikowane co do zgodności ze strukturą.  Po pozytywnej weryfikacji poprawności dokumentu, będzie on mógł zostać przesłany do KSeF. Istnieją dwie możliwości wysyłki faktur do KSeF:

• automatycznie po zatwierdzeniu dokumentu – wymagane jest zaznaczenie parametrów na karcie operatora, na zakładce [Parametry] w podzakładce [Wspólne]:
• Prawo do wysyłania e- faktur/odbioru UPO
• Wysyłanie przy zatwierdzaniu dokumentu.

  Podczas wysyłki automatycznej program także weryfikuje dokumenty pod kątem zgodności ze strukturą KSeF. Jeśli są rozbieżności, pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Czy chcesz poprawić błędy i zatwierdzić dokument. Tak Nie Wybór opcji Tak skutkuje powróceniem do edycji dokumentu. r Po zaznaczeniu opcji Nie – faktura zostaje zatwierdzona, a program wyświetli ostrzeżenie: Nie udało się wysłać dokumentu do KSeF ze szczegółami dotyczącymi nieprawidłowości w strukturze wysyłanego dokumentu. Po zatwierdzeniu, dokumentu nie będzie można już edytować. Istnieje także możliwość seryjnego zatwierdzania dokumentów. W przypadku korzystania z wysyłki automatycznej, faktury będą wysyłane natychmiastowo po ich zatwierdzeniu). Podczas wykonywania operacji seryjnego zatwierdzania dokumentów, faktury niezgodne ze strukturą KSeF nie zostaną zatwierdzone ani rozliczone. Zostanie wyświetlony komunikat blokujący to działanie: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF

• ręcznie w wybranym przez operatora terminie – po naciśnięciu ikony z poziomu listy faktur

  Operator ma możliwość nie tylko wysyłki pojedynczego dokumentu, ale także opcję seryjnego wysyłania faktur do KSeF po zaznaczeniu wybranych faktur na liście. Podczas takiej wysyłki nie ma możliwości uwierzytelnienia przy pomocy tokenu. Również podczas tego typu wysyłki system sprawdzi zgodność dokumentu ze strukturą KSeF. W przypadku rozbieżności pojawi się komunikat: Faktura jest niezgodna ze strukturą e-Faktury. Faktura nie może zostać wysłana do KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF oraz pobraniu UPO, na formularzu faktury bądź faktury korygującej, na zakładce [KSeF] automatycznie zostaną uzupełnione pola dotyczące danych faktury w KSeF. Na wydruku sPrint, faktur, które zostały wysłane do KSeF i dla których pobrano UPO umieszczane są dodatkowe informacje: numer KSeF oraz link weryfikacyjny. Na podstawie linku weryfikacyjnego generowany jest kod QR, który umożliwia weryfikację faktury w systemie KSeF. Podczas konfigurowania szablonu wiadomości e-mail oraz SMS dla faktur sprzedaży, faktur zakupu i w Rejestrach VAT istnieje możliwość dodania makra z numerem KSeF. W celu dodania numeru KSeF do szablonu wiadomości, należy na otwartym formularzu szablonu kliknąć prawym przyciskiem myszy, a następnie z menu kontekstowego wybrać opcję Wstaw makro. Z wyświetlonej listy makr należy następnie wybrać pozycję Numer dokumentu KSeF. Faktury korygujące Wysłanie do KSeF faktury korygującej możliwe jest, jeśli do faktury korygowanej, która została wcześniej wysłana do KSeF, zostało pobrane UPO. W przeciwnym wypadku korekta nie zostanie wysłana, a program wyświetli stosowną informację: Jeśli faktura sprzedaży, do której wystawiana jest korekta, nie została wcześniej wysłana do KSeF z poziomu programu, należy w pierwszej kolejności wystawić fakturę pierwotną sprzedaży, a następnie ręcznie uzupełnić jej numer KSeF na zakładce [KSeF] dostępnej na jej formularzu. Podczas wysyłania korekty do faktury pierwotnej, numer ten jest pobierany do pliku w celu powiązania korekty z dokumentem korygowanym na platformie KSeF. Na podstawie tej informacji dokument wysłany do KSeF otrzyma odpowiedni znacznik. Jeżeli użytkownik nie posiada numeru KSeF dla dokumentu źródłowego to identyfikacja odbywa się na podstawie numeru pierwotnego lub numeru systemowego. Faktury zaliczkowe W sytuacji gdy do KSeF została wysłana faktura zaliczkowa do której nie zostało pobrane UPO, program uniemożliwi wysyłkę faktury sprzedaży rozliczającej daną zaliczkę. Podczas próby wysyłki faktury sprzedaży pojawi się informacja: [Numer faktury] – nie odebrano UPO dla dokumentu zaliczki. Przekazywanie do KSeF informacji o Podmiocie 3 Zgodnie ze strukturą logiczną faktur przesyłanych do KSeF Podmiot 3 przeznaczony jest do uzupełnienia informacji o podmiotach trzecich,  innych niż sprzedawca (Podmiot1) i nabywca (Podmiot2), które są powiązane z daną fakturą. Na dokumentach handlowych na zakładce [KSeF], dostępna jest podzakładka [Dodatkowe dane]. Na tej zakładce w sekcji Dodatkowy podmiot użytkownik ma możliwość wprowadzenia danych dodatkowego podmiotu związanego z transakcją. Uzupełnienie tych informacji jest opcjonalne. Na jednej fakturze można wskazać maksymalnie 100 podmiotów trzecich. W sekcji dostępne są następujące kolumny widoczne domyślnie: Rola W polu rola istnieje możliwość wskazania następujących wartości:

• Faktor
• Odbiorca
• Podmiot pierwotny
• Dodatkowy nabywca
• Wystawca faktury
• Dokonujący płatności
• JST – wystawca
• JST – odbiorca
• GV – wystawca
• GV – odbiorca
• Pracownik
• Rola inna

  Imię i nazwisko (nazwa) Pole wymagane. Służy do określenia imienia i nazwiska lub nazwy podmiotu. Użytkownik ma możliwość ręcznego wpisania wartości, bądź wybrania podmiotu z listy kontrahentów. Adres Pole służy do wprowadzenia adresu Podmiotu 3. Jeśli podmiot został wybrany z listy, adres zostanie automatycznie pobrany z kartoteki kontrahenta, natomiast jeśli podmiot został wpisany ręcznie, adres należy wprowadzić samodzielnie. Typ identyfikatora W polu Typ identyfikatora dane pobierane są automatycznie z kartoteki kontrahenta, jeśli został on wybrany z listy. Istnieje również możliwość ręcznego wyboru jednej z poniższych wartości:

• NIP
• Numer VAT-UE
• Identyfikator podatkowy inny
• Identyfikator wewnętrzny

  Kod kraju Pole przeznaczone na wskazanie kodu kraju właściwego dla identyfikatora. Dane identyfikacyjne Pole służy do uzupełnienia numeru zgodnego z wybranym typem identyfikatora. Opis roli  Pole staje się aktywne i wymagane, gdy w polu Rola wybrano wartość Rola inna. W pozostałych przypadkach pozostaje nieaktywne.   Przesyłanie do KSeF pól opcjonalnych Integracja programu z KSeF pozwala na obsłużenie wysyłki części pól opcjonalnych. Od wersji 2026.1.1 umożliwione zostało przekazywanie informacji o następujących polach: Okres umowy Na dokumentach handlowych, w zakładce [KSeF] w podzakładce [Dodatkowe dane], istnieje możliwość określania okresu obowiązywania umowy – czyli przedziału dat, którego dotyczy faktura. Wprowadzone wartości są wysyłane do KSeF i odpowiadają polom P_6_Od (data początkowa) oraz P_6_Do (data końcowa) w strukturze logicznej FA(3). Dzięki temu możliwe jest prawidłowe przesyłanie dokumentów związanych z usługami ciągłymi, abonamentowymi i okresowymi. Należy podkreślić, że wprowadzone daty obowiązują dla całej faktury, a nie osobno dla poszczególnych pozycji. Dodatkowo, jeśli na fakturze wprowadzono okres obowiązywania umowy, podczas wysyłki faktury do KSeF nie jest przekazywana data sprzedaży podana na zakładce [Ogólne] formularza dokumentu. GTU i Procedury Na formularzu karty cennikowej na zakładce [Dodatkowe] znajduje się pionowa podzakładka [KSeF] umożliwiająca przypisanie do towaru kodu GTU oraz procedury przewidzianej w strukturze e-faktur. We wskazanych polach istnieje możliwość wybrania z listy odpowiednich wartości, które są zgodne  z danymi udostępnionymi przez Ministerstwo Finansów. W momencie dodania towaru na dokument kod GTU oraz procedury są automatycznie przenoszone na formularz faktury na zakładkę [Atrybuty/JPK] oraz dodatkowo na formularz pozycji dokumentu na zakładkę [KSeF]. Jeżeli jednak kod GTU lub procedura zostanie później zmieniona z poziomu formularza pozycji dokumentu, to zmiana ta nie jest przenoszona na zakładkę [Atrybuty/JPK] formularza faktury. Oznacza to, że do KSeF zawsze trafią dane widoczne bezpośrednio na pozycji dokumentu w zakładce [KSeF], nawet jeśli różnią się od wartości przypisanych na karcie cennikowej. PKWiU Jeśli na pozycji faktury wprowadzono PKWiU, dane te zostaną przekazane wraz z fakturą do systemu KSeF.

Eksportowi poprzez Comarch EDI KSeF podlegają zgodnie z działaniem Comarch EDI faktury VAT sprzedaży w walucie PLN oraz następujące korekty:

• Ilości
• Wartości (ceny)
• Stawki VAT

Format EDI wymaga cen zaokrąglonych do dwóch miejsc po przecinku. Karta kontrahenta Na karcie kontrahenta na zakładce [Handlowe] w sekcji KSeF dostępny jest parametr Comarch EDI KSeF pozwalający na oznaczenie kontrahenta, którego faktury mają być przesyłane do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony, informacja ta automatycznie trafia także na zakładkę KSeF na formularzu faktury lub korekty. Jeśli natomiast parametr nie zostanie zaznaczony, dokumenty dla tego kontrahenta będą wysyłane do KSeF zgodnie z ustawieniami przypisanymi do operatora. Formularz faktury/korekty Na formularzu faktur/korekty na zakładce [KSeF] znajduje się parametr Comarch EDI KSeF pozwalający na oznaczenie faktury, która będzie wysyłana do KSeF za pomocą Comarch EDI KSeF. Domyślna wartość parametru przenoszona jest z karty kontrahenta (zakładka [Handlowe]) i może zostać zmieniona na etapie edycji dokumentu, o ile faktura/korekta znajduje się jeszcze w buforze. Zaznaczenie parametru powoduje automatyczne zablokowanie możliwości edycji pozostałych pól związanych z KSeF na formularzu dokumentu. Eksport w formacie EDI KSeF Eksport faktur/korekt sprzedaży jest możliwy z poziomu listy faktur. Na liście faktur, na dolnym pasku widoczny jest przycisk  , który po rozwinięciu udostępnia dodatkowe opcje. Wśród nich dostępna jest opcja Eksport w formacie EDI KSeF, umożliwiająca wyeksportowanie zaznaczonych dokumentów w odpowiednim formacie. Po wyborze tej opcji pojawi się okno umożliwiające wskazanie katalogu do którego zostaną zapisane wygenerowane pliki XML. Tak wyeksportowany dokument należy zaimportować w Comarch EDI KSeF. Program Comarch ERP Optima nie dokonuje weryfikacji wystawionych faktur pod kątem zgodności z wymaganiami KSeF – właściwa kontrola odbywa się dopiero po zaimportowaniu dokumentów do Comarch EDI KSeF. Import raportów potwierdzeń z EDI KSeF Po wyeksportowaniu dokumentów i wysłaniu ich do KSeF poprzez Comarch EDI KSeF, konieczne jest zaktualizowanie informacji o ich statusie w programie. W tym celu należy zaimportować raport potwierdzeń, który generowany jest w Comarch EDI KSeF po poprawnym przesłaniu dokumentów do systemu. Import raportów potwierdzeń można wykonać z poziomu listy faktur sprzedaży, rozwijając opcje dostępne pod ikoną Po jej wybraniu należy wskazać opcję Import raportów potwierdzeń z EDI KSeF. Po wybraniu sposobu importu wyświetlone zostanie okno w którym należy wskazać lokalizację plików przeznaczonych do zaimportowania. Po poprawnym imporcie raportu program automatycznie zaktualizuje dane na zakładce KSeF na formularzu dokumentu oraz zmieni status zgodnie z informacjami zawartymi w raporcie. W trakcie importu potwierdzeń system weryfikuje numer dokumentu. Jeżeli faktura o podanym numerze nie zostanie odnaleziona, użytkownik otrzyma komunikat:: Dokument o numerze [NUMER_DOKUMENTU] nie istnieje.