Internetowa Wymiana Dokumentów

Jak aktywować konto Internetowej Wymiany Dokumentów w programie Comarch ERP Optima dla Biura Rachunkowego?

W Comarch ERP Optima w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów należy zaznaczyć parametr Aktywuj wymianę danych przez serwer Comarch i uzupełnić wymagane pola:
  • Numer Klienta (ID) – numer identyfikacyjny Comarch Biura Rachunkowego (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
  • PIN – numer PIN Biura Rachunkowego (widoczny na certyfikacie rejestracji oprogramowania),
  • Ustaw hasło – pole uzupełniamy dowolnym własnym hasłem. Hasło należy zapamiętać, ponieważ będzie wymagane przy jakiejkolwiek zmianie ustawień konta na serwerze Comarch,
  • Potwierdź hasło.
Zapisując wprowadzone dane, biuro aktywuje konto Internetowej Wymiany Danych.
Uwaga
Przed opuszczeniem formularza zwróć uwagę, czy ustawiony jest oddział. Oddział o symbolu Centrala ustawiany jest automatycznie. Dodanie oddziału możliwe jest po klinięciu Zarządzanie Oddziałami. Zmiana oddziału możliwa jest po kliknięciu w Zmień Oddział .
Wskazówka
W sytuacji gdy hasło zostanie utracone, jego reset możliwy jest po zalogowaniu do www.iksiegowosc24.pl.

Nie pamiętam hasła IWD, jak przypomnieć hasło IWD?

Po zalogowaniu się do panelu biura w portalu iksiegowosc24.pl, przechodząc do Ustawień, istnieje możliwość resetu hasła. W opcji Hasło wymiany dokumentów - należy wybrać Zmień. W komunikacie wyświetlanym na stronie pojawi się nowe tymczasowe hasło.
Uwaga
Zalecamy zmianę hasła tymczasowego w Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja klikając przycisk Zmień hasło.
 

Jak odnowić certyfikat IWD?

Przechodząc Start/ Konfiguracja/ Program/Internetowa wymiana dokumentów/ Aktywacja zakładka Ogólne. Należy kliknąć przycisk Odnowienie certyfikatu.
Uwaga
Wygenerowanie nowego certyfikatu uniemożliwi odbiór wiadomości oczekujących na serwerze. W pierwszej kolejności należy odebrać wszystkie oczekujące na odebranie paczki przesłane od Klientów.
Odnownienie certyfikatu należy potwierdzić hasłem IWD.  

Jak usunąć Klienta z listy Klientów biura?

Wskazówka
Usunięcie Klienta z listy Klientów biura możliwe jest przy statusie wymiany - Nieaktywna.
Przechodząc Start/ Konfiguracja/ Program/Internetowa wymiana dokumentów/ Aktywacja zakładka Klienci, należy „rozpiąć” konfiguracje IWD z danym Klientem. W tym celu należy w kolumnie: Wymieniam dane - wybrać <BRAK>, Numer Klienta (ID) z którym wymieniam dane - należy wprowadzić „0”, Odział z którym wymieniam dane -pozostawić pusty, Aplikacja Klienta -wybrać <BRAK>. Zmiany należy potwierdzić hasłem. W kolejnym kroku przejść Rejestr VAT > Klienci Biura, podświetlić firmę wybranego Klienta, a następnie ikoną kosza usunąć z listy Klientów biura.

Ostrzeżenie (30629) Konto o ID nie istnieje.

Ostrzeżenie pojawia się w sytuacji gdy w Biurze Rachunkowym w Start/Konfiguracja/ Program/Internetowa Wymiana Dokumentów w kolumnie Numer Klienta (ID), został wprowadzony numer Klienta, który:
  • nie ma konta w aplikacji Comarch Betterfly lub nie został dodany na listę Klientów Biura w iksiegowosc24.pl
  • nie aktywował konta IWD na swojej instalacji programu (dotyczy klientów pracujących w programie Comarch ERP Optima)
Przechodząc Start/ Konfiguracja/ Program/Internetowa wymiana dokumentów/ Aktywacja zakładka Klienci, należy „rozpiąć” konfiguracje IWD z danym Klientem. W tym celu należy w kolumnie: Wymieniam dane - wybrać <BRAK>, Numer Klienta (ID) z którym wymieniam dane - należy wprowadzić „0”, Odział z którym wymieniam dane -pozostawić pusty, Aplikacja Klienta -wybrać <BRAK>. Zmiany należy potwierdzić hasłem.  

Klient o podanym loginie nie aktywował konta w programie (poprzez link aktywacyjny) i/lub nie otrzymał numeru ID klienta [...]

Nie ma możliwości wysłania Formularza zamówienia usługi IWD dla Klienta Comarch Betterfly w przypadku, gdy konto Klienta nie zostało zweryfikowane. Weryfikacja polega na aktywacji konta w Comarch Betterfly (klikając w link aktywacyjny, otrzymany w wiadomości zwrotnej po rejestracji na stronie www.comarchbetterfly.pl), podaniu w menu Moje konto - Moje dane informacji niezbędnych do weryfikacji: nazwy i NIP-u firmy, imienia i nazwiska przedstawiciela, numeru telefonu oraz adresu firmy (konieczne do wpisania dane oznaczone są „*”). Dzięki tym danym zostanie nadany numer ID Klienta. Dopiero po wykonaniu tej procedury weryfikacji jest możliwe założenie konta IWD dla Klienta (formularz nie będzie wyświetlał informacji o błędach).

Jak oznaczyć oddział IWD jako nieaktywny ?

W celu oznaczenia oddziału jako Nieaktywny należy przejść Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa wymiana dokumentów/ Aktywacja/ Zarządzanie oddziałami podświetlić ikoną , odział przenaczony do dezaktywacji, a następnie zaznaczyć parametr Nieaktywny, zmiany potwierdzić hasłem IWD. Nieaktywny oddział nie będzie proponowany do wyboru w momencie dodawania Klienta na listę Klientów Biura.  

Nie są widoczne skany/ załączniki dokumentów przesłanych przez Klienta pracującego w aplikacji Comarch Betterfly.

Po zalogowaniu się do firmy Klienta w Comarch ERP Optima należy zweryfikować ustawienia pobierania załaczników. Przechodząć Start/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Paraca rozproszona. Parametr Eksport i import dokumentów wraz załącznikami powinien być zaznaczony.
Wskazówka
Po zaznaczeniu parametru załączniki nie zostaną doimportowane do dokumntów. Należy usunać wcześniej zaimportowane dokumenty oraz ponowić wysyłkę dokumnetów za ten okres od Klienta.
Zobacz także: Jak wysłać dokumenty z aplikacji Comarch Betterfly

Połączenie z serwerem SQL zostało utracone. Konieczne jest ponowne uruchomienie programu. Jeżeli problem będzie się powtarzał skontaktuj się z administratorem sieci.

Ostrzeżenie pojawia się, gdy na liście firm widoczna jest baza, której nie ma na serwerze SQL. Może to mieć miejsce np. w przypadku odtworzenia bazy konfiguracyjnej z kopii bezpieczeństwa. Należy przejść do Konfiguracji Programu/ Użytkowe/ Bazy danych i usunąć nieistniejącą bazę z listy.

Ostrzeżenie (33701) Wystąpił nieoczekiwany wyjątek, skontaktuj się z firmą Comarch. Identyfikator wyjątku to ADE#

Komunikat występuje gdy najprawdopodobniej Windows albo Windows Defender w jakiejś swojej aktualizacji ograniczył możliwość zapisu w folderze C:\ProgramData\Microsoft\Crypto\RSA\MachineKeys. Zapis w tym folderze jest konieczny, aby API Windows dla certyfikatów mogło odczytywać certyfikaty IWD. Należy zweryfikować uprawnienia użytkownika Windows do tego folderu.

Przejść do C:\ProgramData\Microsoft\Crypto\RSA\MachineKeys i dla tego folderu nadać innym użytkownikom takie prawa jakie ma administrator.

Kiedy dokumenty wysłane przez Internetową Wymianę Dokumentów trafiają w biurze do Ewidencji Dodatkowej a kiedy do Rejestru Vat?

Faktury Zakupu i Sprzedaży wysyłane z programu Comarch Betterfly mogą być importowane do programu Comarch ERP Optima do Rejestru VAT lub Ewidencji Dodatkowej. Przedsiębiorcy będący podatnikami VAT wprowadzają faktury, które następnie zostają zatwierdzone. W momencie zatwierdzania przenoszą się one odpowiednio do Rejestru VAT Zakupu i Sprzedaży. Dokumenty eksportowane za pomocą mechanizmu Internetowej Wymiany Dokumentów po stronie programu Comarch ERP Optima trafiają do Rejestru VAT Zakupu oraz Sprzedaży. W określonych przypadkach podatnicy mogą skorzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli prowadzą działalność objętą zwolnieniem albo nie przekroczyli limitu obrotów w roku poprzednim. Jeżeli użytkownik aplikacji Comarch Betterfly oznaczy w swoim programie, że jest zwolniony z obowiązku VAT, wówczas faktury przesłane za pomocą mechanizmu Internetowej wymiany dokumentów po stronie Comarch ERP Optima trafią do ewidencji dodatkowej kosztów i przychodów.

W jaki sposób ustawić wymóg opisywania dokumentów kosztowych i gdzie ten opis będzie widoczny?

Z poziomu Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja – Na zakładce  Opcje dostępny jest parametr Wymagaj opisywania dokumentów kosztowych. W przypadku jego zaznaczenia (opcja domyślna) Klient korzystający z Comarch Betterfly  wprowadzając dokumenty, które prześle do Biura Rachunkowego, będzie obowiązkowo uzupełniał pola opisujące dokumenty, ułatwiając ich odpowiednie zaksięgowanie w Biurze. Opis dokumentów kosztowych będzie widoczny w zakładce Notatka/Atrybuty w sekcji Notatka.  

Nie możemy zidentyfikować Twojej firmy w systemach Comarch. Spróbuj ponownie za chwilę, a jeśli sytuacja będzie się powtarzać, skontaktuj się z Asystą Comarch.

Komunikat pojawia się gdy użytkownik jest zalogowany do bazy która nie została jeszcze odpowiednio połączona z poziomu Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja/ Klienci. W takim przypadku należy przejść do Rejestr VAT – Odbierz dane lub: Przejść do Konfiguracji Programu/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja/ Klienci  i przy tej bazie uzupełnić pola: Wymieniam Dane – Z klientem Numer (ID), klienta z którym wymieniam dane – Wprowadzić numer ID klienta (otrzymane w wiadomości „Potwierdzenie przyjęcia zamówienia Comarch Internetowa Wymiana Dokumentów") Oddział, z którym wymieniam dane powinien pozostać pusty Aplikacja Klienta – Wybrać program, na którym pracuje klient.

Prawidłowa konfiguracja IWD u Klienta Biura Rachunkowego pracującego w Comarch ERP Optima

U Klienta Biura rachunkowego pracującego w Comarch ERP Optima w menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja zakładka Ogólne, po wykonaniu prawidłowej aktywacji konta IWD, w polu Oddział powinien być widoczny prawidłowy symbol oddziału oraz w polu Adres prawidłowy adres tego odziału - adres Klienta.
Wskazówka
Klient Biura rachunkowego (jeden numer ID Klienta Comarch), którego instalacja składa sie z kilku baz konfiguracyjnych, powinien dla każdej bazy konfiguracyjnej dodać nowy Oddział.
W menu Start/ Konfiguracja/ Program/ Internetowa Wymiana Dokumentów/ Aktywacja zakładka Klienci w kolumnie: Wymieniam dane – wybrać <z Biurem Rachunkowym>, Numer Klienta (ID) z którym wymieniam dane –  wprowadzić numer ID Klienta Comarch Biura Rachunkowego, Odział z którym wymieniam dane - wpisać symbol odziału Biura Rachunkowego, Aplikacja Klienta -wybrać <Optima>. W menu Start/ Konfiguracja/ Firma/ Ogólne/ Praca rozproszona pojawia się informacja Aktywna wymiana danych przez serwer Comarch, w sekcji Praca Rozproszona zaznaczony pozostaje parametr sprzedaż/płace.
Wskazówka
W polu Identyfikator księgowości zarówno w firmie Klienta jak i w jego firmie w Biurze Rachunkowym powinna pozostać wprowadzona zbierzna wartość  np. KSIEG. Identyfikator działu srzedaży powinien być unikalny w momencie istnienia kilku odziałałów (IWD) firmy. 
   

Czym jest Oddział (IWD) ?

Oddział jest odpowiednikiem fizycznego oddziału, pracującego w różnych lokalizacjach. Ilość oddziałów uzależniona jest od wielkości i różnorodności instalacji programu Comarch ERP Optima.
Uwaga
Konfiguracja konta IWD i oddziału znajduje się w bazie konfiguracyjnej programu. 
Jeśli biuro rachunkowe  posiada kilka biur, czyli oddziałów pracujących na różnych bazach konfiguracyjnych, powinno dla każdej z lokalizacji dodać nowy oddział.
Wskazówka
Dla biur rachunkowych pracujących w Comarch ERP Optima w chmurze standard, nie ma konieczności wskazywania kilku oddziałów. Pracownicy łączą się z różnych lokalizacji zawsze do tej samej bazy konfiguracyjnej.
Wskazówka
Biuro rachunkowe które posiada zarówno licencję na stacjonarną wersję programu Comarch ERP Optima oraz w chmurze standard powinno dodać min.dwa oddziały aby móc odbierać i wysyłać dane.
W przypadku gdy Internetowa Wymiana Dokumentów  służy do wewnętrznej wymiany dokumentów, w obrębie jednej jednostki organizacyjnej, każdy z oddziałów pracujących na oddzielnej bazie konfiguracyjnej powinien mieć zdefiniowany własny oddział (IWD).

Ostrzeżenie (35291) Nie udało się połączyć z serwisem iKsiegowosc24.pl i odczytać status opcji Udostępniaj pakiet Comarch OCR swoim Klientom. Jeśli problem będzie się powtarzał skontaktuj się z Asystą Comarch.

W przypadku wystąpienia komunikatu, należy w pierwszej kolejności zweryfikować czy na Operatorze programu Comarch ERP Optima w polu E-mail  w sekcji Comarch Cloud został uzupełniony prawidłowy login, którym użytkownik jest w stanie swobodnie zalogować się na danym stanowisku bezpośrednio do panelu biura poprzez stronę  iksiegowosc24.pl. Komunikat pojawia się również, gdy użytkownik zignorował możliwość logowania się do Comarch Cloud bezpośrednio z programu.