Menu Back office

Wprowadzenie podziału informacji o stanach magazynowych na poszczególne magazyny pozwoli uniknąć błędów w synchronizacji, które powodują, że część dokumentów nie synchronizuje się z systemem ERP z powodu niewystarczającej ilości towarów dostępnych w danym magazynie.

W celu zapewnienia ciągłej pracy, również w trybie offline, wprowadzona została Usługa POS Agent, która dostarcza aktualnych informacji o stanie magazynowym na każdej stacji POS.

Uwaga
Zatwierdzanie dokumentów MM- i RW zostało zablokowane w przypadku braku połączenia z usługą.

Menu Back office pozwala na obsługę dokumentów magazynowych na stanowisku POS.

Kafel [Back office]
Z poziomu menu Back office dostępne są kafle:

  • [Przyjęcie dostawy] – w zależności od konfiguracji w systemie ERP, kafel ten otwiera listę listów przewozowych lub dokumentów MM- gotowych do przyjęcia
  • [Przesunięcia wewnętrzne] – pozwala na obsługę przesunięć pomiędzy magazynami przypisanymi do danego centrum/firmy
  • [Uzgadnianie stanów magazynowych] – umożliwia wykonanie procesu uzgadniania stanów magazynowych towarów zgodnie z informacją o zasobach dostępną w systemie ERP
  • [Wydanie towarów] – umożliwia:
    • przygotowanie wysyłki
    • generowanie naklejek (domyślnie ukryty)
    • sprawdzenie rejestru paczek
  • [Korekty zasobów] – otwiera listę dokumentów PW i RW oraz umożliwia korektę zasobów towarów przy pomocy tych dokumentów

Opcje dostępne w menu Back office

 




Przesunięcia wewnętrzne

Przesunięcia wewnętrzne

W celu uproszczenia procesu przesunięć towarów pomiędzy magazynami z danego sklepu na stanowisku POS możliwa jest obsługa przesunięć wewnętrznych (MM-). Proces zakłada, że nie trzeba generować oddzielnie dokumentów wydania i przyjęcia z jednego magazynu na inny, bo odbywa się to automatycznie. Obsługa polega na:

  • dyspozycji przyjęcia – przyjęciu zasobów z innego magazynu
  • wydaniu towaru – tworzeniu dokumentów MM- pomiędzy magazynem centrali a magazynami oddziałowymi

Podczas zatwierdzania nowego przesunięcia wewnętrznego automatycznie generowane są dokumenty MM-, MM+ i PRP.

Uwaga
Funkcjonalność przyjmowania i wydawania dostaw wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP:

  • do modyfikacji dokumentów przesunięć międzymagazynowych
  • w przypadku przyjmowania dostaw, do tworzenia protokołu przyjęcia

W celu przejścia na listę przesunięć wewnętrznych należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Przesunięcia wewnętrzne].

Kafel [Przesunięcia wewnętrzne]
Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty MM-, dla których magazynem źródłowym i docelowym są aktualne magazyny sklepu, a także dokumenty PRP z nimi powiązane.

Lista przesunięć wewnętrznych

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

  • Status dokumentu – posiada następujące kategorie:
    • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony powiązane z zatwierdzonym dokumentem MM+, gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
    • Wydane – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
    • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, do którego należy dane stanowisko POS
    • Do wydania – dokumenty w stanie Niezatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Typ
  • Data
  • Stan
  • Magazyn źródłowy
  • Magazyn docelowy

 

Uwaga
W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP, dokumenty mogą być wyszukiwane:

  • lokalnie w bazie danych stanowiska POS
  • lokalnie oraz w systemie ERP

 

Na liście prezentowane są kolumny:

  • Status – w formie ikon:
    • [↓] (symbol strzałki skierowanej w dół) – dokumenty MM-, które są przyjęciami oraz mają stan Zatwierdzony
    • [Ѵ] (symbol zatwierdzenia) – protokoły przyjęcia wygenerowane poprawnie
    • [!] (symbol wykrzyknika) – protokoły przyjęcia dotyczące rozbieżności pomiędzy dokumentem systemowym MM- a przyjętą dostawą

Uwaga
Jeżeli operator nie posiada uprawnienia do odczytu dokumentów MM-, ikony zatwierdzenia oraz wykrzyknika nie będą prezentowane.

  • Numer
  • Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Niezatwierdzony, Anulowany
  • Magazyn źródłowy
  • Magazyn docelowy
  • Data wystawienia
  • Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla dokumentu MM- prezentowany jest numer protokołu przyjęcia (PRP) oraz numer MM+ wygenerowanego do tego dokumentu.
  • Obsługa transakcji (domyślnie ukryta)

Z poziomu listy przesunięć wewnętrznych można:

  • dodać nowy dokument MM- przy pomocy przycisku [Dodaj]
  • wyświetlić do podglądu dokument MM-/PRP
  • przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
  • przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów MM- przy pomocy przycisku [P]
  • anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]
  • przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane]

Anulowanie całego procesu ruchów wewnętrznych w przypadku anulowania dokumentu PRP – przesunięcia wewnętrzne

Anulowanie wyłącznie dokumentu PRP uniemożliwia ustalenie, gdzie znajdują się artykuły, jeżeli firma chce anulować proces ruchu wewnętrznego, oznacza to, że towary wracają do magazynu źródłowego. D została dodana funkcjonalność anulowania całego procesu, w momencie gdy operator anuluje dokument PRP z listy przesunięć wewnętrznych. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat informujący o anulowaniu dokumentu MM- i MM+ powiązanego z anulowanym przesunięciem.

 

 

 

 




Uzgadnianie stanów magazynowych

W celu uzgodnienia stanów magazynów należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Uzgadnianie stanów magazynowych].

Kafel [Uzgadnianie stanów magazynowych]
Uwaga
Funkcjonalność dostępna jest tylko dla tych użytkowników, którzy posiadają odpowiednie uprawnienie nadawane w systemie ERP.

Wykonanie procesu spowoduje, że stany magazynowe towarów dostępnych w sklepie zostaną ustalone zgodnie z informacjami uzyskanymi z systemu centralnego. Pozyskane dane mogą nie uwzględniać informacji o dokumentach, które nie zostały jeszcze przesłane ze stanowiska Comarch POS lub Comarch mPOS do systemu centralnego.

Aby zminimalizować prawdopodobieństwo istnienia takich dokumentów należy:

  • upewnić się, że wszystkie urządzenia w sklepie obsługujące Comarch POS oraz Comarch mPOS zostały włączone i pracują w trybie online
  • uruchomić proces uzgadniania po możliwie najdłuższym czasie od wystawienia w sklepie ostatniego dokumentu (np. przed rozpoczęciem dnia pracy)

W celu uruchomienia procesu uzgadniania stanów magazynowych należy wybrać przycisk [Rozpocznij].

Przycisk [Rozpocznij] w oknie Uzgadnianie stanów magazynowych
W pierwszej kolejności system weryfikuje, czy w kolejce istnieją nieprzetworzone jeszcze dokumenty pochodzące z danego centrum. Jeśli tak, wyświetlony zostanie komunikat: „Znaleziono dokumenty, które nie zostały jeszcze zarejestrowane przez system centralny – uzgodniony stan magazynu może różnić się od faktycznego aktualnego stanu w sklepie. Zaleca się wykonanie operacji później. Czy na pewno chcesz rozpocząć proces?”.

Po rozpoczęciu procesu stany magazynowe są ustalane w usłudze POS Agent na podstawie informacji uzyskanych z systemu ERP.

Po ukończeniu procesu wyświetlony zostanie komunikat: Uzgodniono stany magazynowe z systemem centralnym. W przypadku wystąpienia błędu lub braku połączenia wyświetlona zostanie informacja o przerwaniu procesu i konieczności powtórnego jego uruchomienia.




Korekty zasobów

Funkcja korekty zasobów umożliwia ręczną aktualizację stanów magazynowych przy pomocy rozchodu wewnętrznego (RW) i przychodu wewnętrznego (PW). Korektę zasobów przy użyciu dokumentów PW i RW dokumentów można zastosować przykładowo w przypadku:

  • zniszczenia towaru
  • znalezienia pustych opakowań
  • kradzieży
  • korekty stanów magazynowych
  • korekty przyjęć towarów/paczek

W celu wystawienia odpowiedniego dokumentu PW lub RW należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Korekty zasobów].

Kafel [Korekty zasobów]
W oknie Korekty zasobów prezentowana jest lista wszystkich dokumentów PW i RW.

Lista dokumentów PW i RW w oknie Korekty zasobów

Na stanowisku POS prezentowane są te dokumenty PW i RW, które:

  • magazyn, w którym zostały wystawione jest dostępny na danym stanowisku
  • zostały wystawione na danym stanowisku POS lub zostały już zsynchronizowane na tym stanowisku

W systemie ERP można określić sprzed ilu dni ma odbywać się synchronizacja dokumentów PW i RW.

W celu wystawienia nowej korekty należy wybrać przycisk [Nowa korekta zasobów], a następnie wskazać rodzaj zamierzonego dokumentu.

Przycisk [Nowa korekta zasobów]
Utworzenie nowego dokumentu PW i RW dostępne jest również z poziomu podglądu artykułu.

Przycisk [Nowa korekta zasobów] z poziomu podglądu artykułu
Podczas tworzenia nowego dokumentu PW lub RW należy wskazać magazyn, dla którego zasoby mają być skorygowane oraz powód wystawienia dokumentu. Lista dostępnych powodów definiowana jest w systemie ERP.

Nowy rozchód wewnętrzny

 




Inwentaryzacja (Enterprise)

Uwaga
Funkcjonalność Inwentaryzacja dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Kafel [Back office]
Kafel [Inwentaryzacja]
Uwaga
Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

Lista inwentaryzacji

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

  • Numer
  • Rodzaj inwentaryzacji:
    • Roczny
    • Ciągły
  • Typ
  • Stan:
    • Wygenerowany
    • Otwarty
    • Zamknięty
    • Zaraportowany
    • Częściowo zaraportowany
  • Data utworzenia
  • Data inwentaryzacji
  • Data zamknięcia
  • Opis

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

  • Rodzaj inwentaryzacji

Z poziomu listy można:

  • podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
  • odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
  • zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
  • otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany
  • zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty
  • dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

  • wydrukować dokument inwentaryzacji
  • odświeżyć arkusze inwentaryzacji
  • otworzyć inwentaryzację
  • dodać nowy arkusz inwentaryzacji
  • zapisać inwentaryzację
  • usunąć wybrany arkusz
  • edytować wybrany arkusz
  • zliczyć artykuły na wybranym arkuszu inwentaryzacji

Podgląd inwentaryzacji

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

  • zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
  • dodania nowego artykułu

Arkusz inwentaryzacji

 

Uwaga
Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.

Okno weryfikacji pomiędzy zgłoszoną a docelową ilością towaru może być prezentowane, podczas zamykania raportu w zależności od konfiguracji w systemie ERP.

Potwierdzenie rozbieżności

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

  • wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz]
  • wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
  • zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Uwaga
Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.




Obsługa metody FEFO (Enterprise)

Obsługa metody FEFO (Enterprise)

Uwaga
Funkcjonalność dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise.

W aplikacji Comarch POS została wprowadzona obsługa procesów front i back office z wykorzystaniem metody FEFO (skrót FEFO oznacza First Expired First Out). Metoda ta zakłada, że towar który ma najkrótszą datę ważności jest wydawany odbiorcy jako pierwszy. Stosowana jest w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności.

Zmiany dotyczą dokumentów:

  • FS i KIFAS
  • PAR i KIPAR
  • ZS i OS
  • RLS

Metoda FEFO jest stosowana w momencie wysyłania dokumentu do weryfikacji przez usługę POS Agenta, a więc obsługa ma miejsce w trybie online. Została ona wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Proces ten jest wykorzystywany głównie w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala na aktualizację artykułów z najkrótszą datą ważności.

W momencie obsługi artykułów zgodnie z metodą FEFO mogą mieć miejsce dwie sytuacje:

  • w bazie nie istnieje partia wprowadzanego artykułu
  • w bazie istnieje partia wprowadzanego artykułu

Dostosowanie procesów wysyłki

Jeżeli metoda FEFO jest aktywna, po wybraniu nowej paczki przy pomocy kafla [Back office] → [Wydanie towarów] → [Przygotowanie wysyłki] → [Na podstawie zamówienia wewnętrznego] wyświetlany jest przycisk [Pokaż więcej szczegółów].

Nowy dokument MM-

Po wybraniu przycisku [Pokaż więcej szczegółów] otwiera się okno z listą szczegółów partii.

Okno szczegółów partii

Nową partię z określonym terminem ważności, numerem partii oraz ilością artykułów można wprowadzić za pomocą przycisku [Dodaj nowa partię].

Okno wprowadzania nowej partii