Wprowadzenie podziału informacji o stanach magazynowych na poszczególne magazyny pozwoli uniknąć błędów w synchronizacji, które powodują, że część dokumentów nie synchronizuje się z systemem ERP z powodu niewystarczającej ilości towarów dostępnych w danym magazynie.

W celu zapewnienia ciągłej pracy, również w trybie offline, wprowadzona została Usługa POS Agent, która dostarcza aktualnych informacji o stanie magazynowym na każdej stacji POS.

Uwaga

Zatwierdzanie dokumentów MM- i RW zostało zablokowane w przypadku braku połączenia z usługą.

Menu Back office pozwala na obsługę dokumentów magazynowych na stanowisku POS.

Z poziomu menu Back office dostępne są kafle:

• [Przyjęcie dostawy] – w zależności od konfiguracji w systemie ERP, kafel ten otwiera listę listów przewozowych lub dokumentów MM- gotowych do przyjęcia
• [Przesunięcia wewnętrzne] – pozwala na obsługę przesunięć pomiędzy magazynami przypisanymi do danego centrum/firmy
• [Uzgadnianie stanów magazynowych] – umożliwia wykonanie procesu uzgadniania stanów magazynowych towarów zgodnie z informacją o zasobach dostępną w systemie ERP
• [Wydanie towarów] – umożliwia:
  • przygotowanie wysyłki
  • generowanie naklejek (domyślnie ukryty)
  • sprawdzenie rejestru paczek
• [Korekty zasobów] – otwiera listę dokumentów PW i RW oraz umożliwia korektę zasobów towarów przy pomocy tych dokumentów

 

Przesunięcia wewnętrzne

W celu uproszczenia procesu przesunięć towarów pomiędzy magazynami z danego sklepu na stanowisku POS możliwa jest obsługa przesunięć wewnętrznych (MM-). Proces zakłada, że nie trzeba generować oddzielnie dokumentów wydania i przyjęcia z jednego magazynu na inny, bo odbywa się to automatycznie. Obsługa polega na:

• dyspozycji przyjęcia – przyjęciu zasobów z innego magazynu
• wydaniu towaru – tworzeniu dokumentów MM- pomiędzy magazynem centrali a magazynami oddziałowymi

Podczas zatwierdzania nowego przesunięcia wewnętrznego automatycznie generowane są dokumenty MM-, MM+ i PRP.

Uwaga

Funkcjonalność przyjmowania i wydawania dostaw wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP:

• do modyfikacji dokumentów przesunięć międzymagazynowych
• w przypadku przyjmowania dostaw, do tworzenia protokołu przyjęcia

W celu przejścia na listę przesunięć wewnętrznych należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Przesunięcia wewnętrzne].

Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty MM-, dla których magazynem źródłowym i docelowym są aktualne magazyny sklepu, a także dokumenty PRP z nimi powiązane.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Status dokumentu – posiada następujące kategorie:
  • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony powiązane z zatwierdzonym dokumentem MM+, gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Wydane – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do wydania – dokumenty w stanie Niezatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
• Typ
• Data
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

 

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP, dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Status – w formie ikon:
  • [↓] (symbol strzałki skierowanej w dół) – dokumenty MM-, które są przyjęciami oraz mają stan Zatwierdzony
  • [Ѵ] (symbol zatwierdzenia) – protokoły przyjęcia wygenerowane poprawnie
  • [!] (symbol wykrzyknika) – protokoły przyjęcia dotyczące rozbieżności pomiędzy dokumentem systemowym MM- a przyjętą dostawą

Uwaga

Jeżeli operator nie posiada uprawnienia do odczytu dokumentów MM-, ikony zatwierdzenia oraz wykrzyknika nie będą prezentowane.

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Niezatwierdzony, Anulowany
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla dokumentu MM- prezentowany jest numer protokołu przyjęcia (PRP) oraz numer MM+ wygenerowanego do tego dokumentu.
• Obsługa transakcji (domyślnie ukryta)

Z poziomu listy przesunięć wewnętrznych można:

• dodać nowy dokument MM- przy pomocy przycisku [Dodaj]
• wyświetlić do podglądu dokument MM-/PRP
• przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów MM- przy pomocy przycisku [P]
• anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]
• przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane]

Anulowanie całego procesu ruchów wewnętrznych w przypadku anulowania dokumentu PRP – przesunięcia wewnętrzne

Anulowanie wyłącznie dokumentu PRP uniemożliwia ustalenie, gdzie znajdują się artykuły, jeżeli firma chce anulować proces ruchu wewnętrznego, oznacza to, że towary wracają do magazynu źródłowego. D została dodana funkcjonalność anulowania całego procesu, w momencie gdy operator anuluje dokument PRP z listy przesunięć wewnętrznych. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat informujący o anulowaniu dokumentu MM- i MM+ powiązanego z anulowanym przesunięciem.

 

 

 

 

W celu uzgodnienia stanów magazynów należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Uzgadnianie stanów magazynowych].

Uwaga

Funkcjonalność dostępna jest tylko dla tych użytkowników, którzy posiadają odpowiednie uprawnienie nadawane w systemie ERP.

Wykonanie procesu spowoduje, że stany magazynowe towarów dostępnych w sklepie zostaną ustalone zgodnie z informacjami uzyskanymi z systemu centralnego. Pozyskane dane mogą nie uwzględniać informacji o dokumentach, które nie zostały jeszcze przesłane ze stanowiska Comarch POS lub Comarch mPOS do systemu centralnego.

Aby zminimalizować prawdopodobieństwo istnienia takich dokumentów należy:

• upewnić się, że wszystkie urządzenia w sklepie obsługujące Comarch POS oraz Comarch mPOS zostały włączone i pracują w trybie online
• uruchomić proces uzgadniania po możliwie najdłuższym czasie od wystawienia w sklepie ostatniego dokumentu (np. przed rozpoczęciem dnia pracy)

W celu uruchomienia procesu uzgadniania stanów magazynowych należy wybrać przycisk [Rozpocznij].

W pierwszej kolejności system weryfikuje, czy w kolejce istnieją nieprzetworzone jeszcze dokumenty pochodzące z danego centrum. Jeśli tak, wyświetlony zostanie komunikat: „Znaleziono dokumenty, które nie zostały jeszcze zarejestrowane przez system centralny – uzgodniony stan magazynu może różnić się od faktycznego aktualnego stanu w sklepie. Zaleca się wykonanie operacji później. Czy na pewno chcesz rozpocząć proces?”.

Po rozpoczęciu procesu stany magazynowe są ustalane w usłudze POS Agent na podstawie informacji uzyskanych z systemu ERP.

Po ukończeniu procesu wyświetlony zostanie komunikat: Uzgodniono stany magazynowe z systemem centralnym. W przypadku wystąpienia błędu lub braku połączenia wyświetlona zostanie informacja o przerwaniu procesu i konieczności powtórnego jego uruchomienia.

Funkcja korekty zasobów umożliwia ręczną aktualizację stanów magazynowych przy pomocy rozchodu wewnętrznego (RW) i przychodu wewnętrznego (PW). Korektę zasobów przy użyciu dokumentów PW i RW dokumentów można zastosować przykładowo w przypadku:

• zniszczenia towaru
• znalezienia pustych opakowań
• kradzieży
• korekty stanów magazynowych
• korekty przyjęć towarów/paczek

W celu wystawienia odpowiedniego dokumentu PW lub RW należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Korekty zasobów].

W oknie Korekty zasobów prezentowana jest lista wszystkich dokumentów PW i RW.

Na stanowisku POS prezentowane są te dokumenty PW i RW, które:

• magazyn, w którym zostały wystawione jest dostępny na danym stanowisku
• zostały wystawione na danym stanowisku POS lub zostały już zsynchronizowane na tym stanowisku

W systemie ERP można określić sprzed ilu dni ma odbywać się synchronizacja dokumentów PW i RW.

W celu wystawienia nowej korekty należy wybrać przycisk [Nowa korekta zasobów], a następnie wskazać rodzaj zamierzonego dokumentu.

Utworzenie nowego dokumentu PW i RW dostępne jest również z poziomu podglądu artykułu.

Podczas tworzenia nowego dokumentu PW lub RW należy wskazać magazyn, dla którego zasoby mają być skorygowane oraz powód wystawienia dokumentu. Lista dostępnych powodów definiowana jest w systemie ERP.

 

Uwaga

Funkcjonalność Inwentaryzacja dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Numer
• Rodzaj inwentaryzacji:
  • Roczny
  • Ciągły
• Typ
• Stan:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zamknięty
  • Zaraportowany
  • Częściowo zaraportowany
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Opis

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Rodzaj inwentaryzacji

Z poziomu listy można:

• podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
• odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
• zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
• otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany
• zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty
• dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

• wydrukować dokument inwentaryzacji
• odświeżyć arkusze inwentaryzacji
• otworzyć inwentaryzację
• dodać nowy arkusz inwentaryzacji
• zapisać inwentaryzację
• usunąć wybrany arkusz
• edytować wybrany arkusz
• zliczyć artykuły na wybranym arkuszu inwentaryzacji

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

• zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
• dodania nowego artykułu

 

Uwaga

Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.

Okno weryfikacji pomiędzy zgłoszoną a docelową ilością towaru może być prezentowane, podczas zamykania raportu w zależności od konfiguracji w systemie ERP.

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

• wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz]
• wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
• zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Uwaga

Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.

Obsługa metody FEFO (Enterprise)

Uwaga

Funkcjonalność dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise.

W aplikacji Comarch POS została wprowadzona obsługa procesów front i back office z wykorzystaniem metody FEFO (skrót FEFO oznacza First Expired First Out). Metoda ta zakłada, że towar który ma najkrótszą datę ważności jest wydawany odbiorcy jako pierwszy. Stosowana jest w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności.

Zmiany dotyczą dokumentów:

• FS i KIFAS
• PAR i KIPAR
• ZS i OS
• RLS

Metoda FEFO jest stosowana w momencie wysyłania dokumentu do weryfikacji przez usługę POS Agenta, a więc obsługa ma miejsce w trybie online. Została ona wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Proces ten jest wykorzystywany głównie w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala na aktualizację artykułów z najkrótszą datą ważności.

W momencie obsługi artykułów zgodnie z metodą FEFO mogą mieć miejsce dwie sytuacje:

• w bazie nie istnieje partia wprowadzanego artykułu
• w bazie istnieje partia wprowadzanego artykułu

Dostosowanie procesów wysyłki

Jeżeli metoda FEFO jest aktywna, po wybraniu nowej paczki przy pomocy kafla [Back office] → [Wydanie towarów] → [Przygotowanie wysyłki] → [Na podstawie zamówienia wewnętrznego] wyświetlany jest przycisk [Pokaż więcej szczegółów].

Po wybraniu przycisku [Pokaż więcej szczegółów] otwiera się okno z listą szczegółów partii.

Nową partię z określonym terminem ważności, numerem partii oraz ilością artykułów można wprowadzić za pomocą przycisku [Dodaj nowa partię].

 

W systemie Comarch ERP Altum można oznaczyć własny magazyn konsygnacyjny jako magazyn POS, który jest traktowany jako standardowy magazyn POS. W przypadku procesu uzgadniania stanów magazynowych wszystkie informacje o stanach w takim magazynie muszą zostać przesłane do usługi POS Agent. Na stanowisku POS magazyn konsygnacyjny może być wykorzystany jako magazyn:

• pozycji dokumentu
• na którym można tworzyć sprzedaż z brakami
• będący punktem odbioru na zleceniu sprzedaży (jeżeli taki punkt jest zdefiniowany w systemie ERP)
• na dokumentach rozchodu wewnętrznego
• źródłowy dowolnego dokumentu przesunięcia międzymagazynowego
• źródłowy przesunięć wewnętrznych
• przyjęcia dostawy – jeżeli odpowiedni dokument MM- z takim magazynem ustawionym jako magazyn docelowy został utworzony w systemie ERP