Wprowadzenie podziału informacji o stanach magazynowych na poszczególne magazyny pozwoli uniknąć błędów w synchronizacji, które powodują, że część dokumentów nie synchronizuje się z systemem ERP z powodu niewystarczającej ilości towarów dostępnych w danym magazynie.

W celu zapewnienia ciągłej pracy, również w trybie offline, wprowadzona została Usługa POS Agent, która dostarcza aktualnych informacji o stanie magazynowym na każdej stacji POS.

Uwaga

Zatwierdzanie dokumentów MM- i RW zostało zablokowane w przypadku braku połączenia z usługą.

Menu Back office pozwala na obsługę dokumentów magazynowych na stanowisku POS.

Z poziomu menu Back office dostępne są kafle:

• [Przyjęcie dostawy] – w zależności od konfiguracji w systemie ERP, kafel ten otwiera listę listów przewozowych lub dokumentów MM- gotowych do przyjęcia
• [Przesunięcia wewnętrzne] – pozwala na obsługę przesunięć pomiędzy magazynami przypisanymi do danego centrum/firmy
• [Uzgadnianie stanów magazynowych] – umożliwia wykonanie procesu uzgadniania stanów magazynowych towarów zgodnie z informacją o zasobach dostępną w systemie ERP
• [Wydanie towarów] – umożliwia:
  • przygotowanie wysyłki
  • generowanie naklejek (domyślnie ukryty)
  • sprawdzenie rejestru paczek
• [Korekty zasobów] – otwiera listę dokumentów PW i RW oraz umożliwia korektę zasobów towarów przy pomocy tych dokumentów

 

Przesunięcia wewnętrzne

W celu uproszczenia procesu przesunięć towarów pomiędzy magazynami z danego sklepu na stanowisku POS możliwa jest obsługa przesunięć wewnętrznych (MM-). Proces zakłada, że nie trzeba generować oddzielnie dokumentów wydania i przyjęcia z jednego magazynu na inny, bo odbywa się to automatycznie. Obsługa polega na:

• dyspozycji przyjęcia – przyjęciu zasobów z innego magazynu
• wydaniu towaru – tworzeniu dokumentów MM- pomiędzy magazynem centrali a magazynami oddziałowymi

Podczas zatwierdzania nowego przesunięcia wewnętrznego automatycznie generowane są dokumenty MM-, MM+ i PRP.

Uwaga

Funkcjonalność przyjmowania i wydawania dostaw wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP:

• do modyfikacji dokumentów przesunięć międzymagazynowych
• w przypadku przyjmowania dostaw, do tworzenia protokołu przyjęcia

W celu przejścia na listę przesunięć wewnętrznych należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Przesunięcia wewnętrzne].

Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty MM-, dla których magazynem źródłowym i docelowym są aktualne magazyny sklepu, a także dokumenty PRP z nimi powiązane.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Status dokumentu – posiada następujące kategorie:
  • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony powiązane z zatwierdzonym dokumentem MM+, gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Wydane – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do wydania – dokumenty w stanie Niezatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
• Typ
• Data
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

 

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP, dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Status – w formie ikon:
  • [↓] (symbol strzałki skierowanej w dół) – dokumenty MM-, które są przyjęciami oraz mają stan Zatwierdzony
  • [Ѵ] (symbol zatwierdzenia) – protokoły przyjęcia wygenerowane poprawnie
  • [!] (symbol wykrzyknika) – protokoły przyjęcia dotyczące rozbieżności pomiędzy dokumentem systemowym MM- a przyjętą dostawą

Uwaga

Jeżeli operator nie posiada uprawnienia do odczytu dokumentów MM-, ikony zatwierdzenia oraz wykrzyknika nie będą prezentowane.

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Niezatwierdzony, Anulowany
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla dokumentu MM- prezentowany jest numer protokołu przyjęcia (PRP) oraz numer MM+ wygenerowanego do tego dokumentu.
• Obsługa transakcji (domyślnie ukryta)

Z poziomu listy przesunięć wewnętrznych można:

• dodać nowy dokument MM- przy pomocy przycisku [Dodaj]
• wyświetlić do podglądu dokument MM-/PRP
• przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów MM- przy pomocy przycisku [P]
• anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]
• przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane]

Anulowanie całego procesu ruchów wewnętrznych w przypadku anulowania dokumentu PRP – przesunięcia wewnętrzne

Anulowanie wyłącznie dokumentu PRP uniemożliwia ustalenie, gdzie znajdują się artykuły, jeżeli firma chce anulować proces ruchu wewnętrznego, oznacza to, że towary wracają do magazynu źródłowego. D została dodana funkcjonalność anulowania całego procesu, w momencie gdy operator anuluje dokument PRP z listy przesunięć wewnętrznych. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat informujący o anulowaniu dokumentu MM- i MM+ powiązanego z anulowanym przesunięciem.

 

 

 

 

W celu uzgodnienia stanów magazynów należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Uzgadnianie stanów magazynowych].

Uwaga

Funkcjonalność dostępna jest tylko dla tych użytkowników, którzy posiadają odpowiednie uprawnienie nadawane w systemie ERP.

Wykonanie procesu spowoduje, że stany magazynowe towarów dostępnych w sklepie zostaną ustalone zgodnie z informacjami uzyskanymi z systemu centralnego. Pozyskane dane mogą nie uwzględniać informacji o dokumentach, które nie zostały jeszcze przesłane ze stanowiska Comarch POS lub Comarch mPOS do systemu centralnego.

Aby zminimalizować prawdopodobieństwo istnienia takich dokumentów należy:

• upewnić się, że wszystkie urządzenia w sklepie obsługujące Comarch POS oraz Comarch mPOS zostały włączone i pracują w trybie online
• uruchomić proces uzgadniania po możliwie najdłuższym czasie od wystawienia w sklepie ostatniego dokumentu (np. przed rozpoczęciem dnia pracy)

W celu uruchomienia procesu uzgadniania stanów magazynowych należy wybrać przycisk [Rozpocznij].

W pierwszej kolejności system weryfikuje, czy w kolejce istnieją nieprzetworzone jeszcze dokumenty pochodzące z danego centrum. Jeśli tak, wyświetlony zostanie komunikat: „Znaleziono dokumenty, które nie zostały jeszcze zarejestrowane przez system centralny – uzgodniony stan magazynu może różnić się od faktycznego aktualnego stanu w sklepie. Zaleca się wykonanie operacji później. Czy na pewno chcesz rozpocząć proces?”.

Po rozpoczęciu procesu stany magazynowe są ustalane w usłudze POS Agent na podstawie informacji uzyskanych z systemu ERP.

Po ukończeniu procesu wyświetlony zostanie komunikat: Uzgodniono stany magazynowe z systemem centralnym. W przypadku wystąpienia błędu lub braku połączenia wyświetlona zostanie informacja o przerwaniu procesu i konieczności powtórnego jego uruchomienia.

Funkcja korekty zasobów umożliwia ręczną aktualizację stanów magazynowych przy pomocy rozchodu wewnętrznego (RW) i przychodu wewnętrznego (PW). Korektę zasobów przy użyciu dokumentów PW i RW dokumentów można zastosować przykładowo w przypadku:

• zniszczenia towaru
• znalezienia pustych opakowań
• kradzieży
• korekty stanów magazynowych
• korekty przyjęć towarów/paczek

W celu wystawienia odpowiedniego dokumentu PW lub RW należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Korekty zasobów].

W oknie Korekty zasobów prezentowana jest lista wszystkich dokumentów PW i RW.

Na stanowisku POS prezentowane są te dokumenty PW i RW, które:

• magazyn, w którym zostały wystawione jest dostępny na danym stanowisku
• zostały wystawione na danym stanowisku POS lub zostały już zsynchronizowane na tym stanowisku

W systemie ERP można określić sprzed ilu dni ma odbywać się synchronizacja dokumentów PW i RW.

W celu wystawienia nowej korekty należy wybrać przycisk [Nowa korekta zasobów], a następnie wskazać rodzaj zamierzonego dokumentu.

Utworzenie nowego dokumentu PW i RW dostępne jest również z poziomu podglądu artykułu.

Podczas tworzenia nowego dokumentu PW lub RW należy wskazać magazyn, dla którego zasoby mają być skorygowane oraz powód wystawienia dokumentu. Lista dostępnych powodów definiowana jest w systemie ERP.

 

Uwaga

Funkcjonalność Inwentaryzacja dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Numer
• Rodzaj inwentaryzacji:
  • Roczny
  • Ciągły
• Typ
• Stan:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zamknięty
  • Zaraportowany
  • Częściowo zaraportowany
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Opis

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Rodzaj inwentaryzacji

Z poziomu listy można:

• podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
• odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
• zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
• otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany
• zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty
• dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

• wydrukować dokument inwentaryzacji
• odświeżyć arkusze inwentaryzacji
• otworzyć inwentaryzację
• dodać nowy arkusz inwentaryzacji
• zapisać inwentaryzację
• usunąć wybrany arkusz
• edytować wybrany arkusz
• zliczyć artykuły na wybranym arkuszu inwentaryzacji

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

• zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
• dodania nowego artykułu

 

Uwaga

Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.

Okno weryfikacji pomiędzy zgłoszoną a docelową ilością towaru może być prezentowane, podczas zamykania raportu w zależności od konfiguracji w systemie ERP.

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

• wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz]
• wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
• zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Uwaga

Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.

 

Niezależnie, czy nowy arkusz inwentaryzacji tworzony jest na podstawie rozbieżności z innego arkusza, czy w dowolny inny sposób – może zdarzyć się, że niektóre lub wszystkie ze wskazanych artykułów nie mogą zostać na niego dodane. Treść komunikatu została rozróżniona w zależności od sytuacji.

W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent, wyświetlany jest komunikat:

W przypadku braku połączenia z centralą lub obiema usługami, wyświetlany jest komunikat:

Jeżeli artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji, którego zamknięcie na POS nie zostało jeszcze przesynchronizowane do systemu ERP lub arkusz inwentaryzacji został zamknięty i zsynchronizowany do systemu ERP, ale nie został jeszcze przetworzony przez ERP, na stanowisku POS wyświetlany jest komunikat:

Gdy artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji utworzonym przez innego użytkownika w systemie ERP lub na stanowisku POS (pozycja dodana ręcznie lub przez rozbieżności), treść komunikatu:

Resetowanie braków po inwentaryzacji

 

W momencie zamykania pozycji arkusza inwentaryzacji jej braki są zawsze wyzerowane. Jeżeli zamykana pozycja jest artykułem zawierającym partie, to braki są wyzerowane na wszystkich jej partiach.

Obsługa metody FEFO (Enterprise)

Uwaga

Funkcjonalność dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise.

W aplikacji Comarch POS została wprowadzona obsługa procesów front i back office z wykorzystaniem metody FEFO (skrót FEFO oznacza First Expired First Out). Metoda ta zakłada, że towar który ma najkrótszą datę ważności jest wydawany odbiorcy jako pierwszy. Stosowana jest w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności.

Zmiany dotyczą dokumentów:

• FS i KIFAS
• PAR i KIPAR
• ZS i OS
• RLS

Metoda FEFO jest stosowana w momencie wysyłania dokumentu do weryfikacji przez usługę POS Agenta, a więc obsługa ma miejsce w trybie online. Została ona wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Proces ten jest wykorzystywany głównie w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala na aktualizację artykułów z najkrótszą datą ważności.

W momencie obsługi artykułów zgodnie z metodą FEFO mogą mieć miejsce dwie sytuacje:

• w bazie nie istnieje partia wprowadzanego artykułu
• w bazie istnieje partia wprowadzanego artykułu

Dostosowanie procesów wysyłki

Jeżeli metoda FEFO jest aktywna, po wybraniu nowej paczki przy pomocy kafla [Back office] → [Wydanie towarów] → [Przygotowanie wysyłki] → [Na podstawie zamówienia wewnętrznego] wyświetlany jest przycisk [Pokaż więcej szczegółów].

Po wybraniu przycisku [Pokaż więcej szczegółów] otwiera się okno z listą szczegółów partii.

Nową partię z określonym terminem ważności, numerem partii oraz ilością artykułów można wprowadzić za pomocą przycisku [Dodaj nowa partię].

 

W systemie Comarch ERP Altum można oznaczyć własny magazyn konsygnacyjny jako magazyn POS, który jest traktowany jako standardowy magazyn POS. W przypadku procesu uzgadniania stanów magazynowych wszystkie informacje o stanach w takim magazynie muszą zostać przesłane do usługi POS Agent. Na stanowisku POS magazyn konsygnacyjny może być wykorzystany jako magazyn:

• pozycji dokumentu
• na którym można tworzyć sprzedaż z brakami
• będący punktem odbioru na zleceniu sprzedaży (jeżeli taki punkt jest zdefiniowany w systemie ERP)
• na dokumentach rozchodu wewnętrznego
• źródłowy dowolnego dokumentu przesunięcia międzymagazynowego
• źródłowy przesunięć wewnętrznych
• przyjęcia dostawy – jeżeli odpowiedni dokument MM- z takim magazynem ustawionym jako magazyn docelowy został utworzony w systemie ERP

Zamówienia wewnętrzne (XL)

Zamówienia wewnętrzne (ZWE) umożliwiają zamawianie towarów z centrali lub z innego sklepu. Użytkownik tworzy zamówienie wewnętrzne, które jest synchronizowane z centralą (lub w razie potrzeby z innym sklepem). Realizacja zamówień odbywa się za pomocą dokumentów MMW i MMP, rejestrujących przesunięcia międzymagazynowe.

Na stanowisku POS możliwe jest:

• tworzenie nowego zamówienia wewnętrznego
• śledzenie statusu zamówienia wewnętrznego
• automatyczne zamknięcie zamówień wewnętrznych po otrzymaniu i przyjęciu powiązanych dokumentów MMW

Lista utworzonych dokumentów zamówień wewnętrznych dostępna jest z poziomu [Back office] -> [Zamówienia Wewnętrzne].

Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych prezentowane są zamówienia, które mogą mieć status:

• Złożony
• Zatwierdzony
• Anulowany
• Zamknięty
• Zrealizowany
• W realizacji
• Odrzucony

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Data realizacji
• Dokumenty powiązane
• Atrybuty dokumentu (domyślnie ukryte)

 

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów ZWE na podstawie numeru dokumentu lub kodu kreskowego dokumentu.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data realizacji
• Data wystawienia
• Atrybuty

Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych dostępne są następujące przyciski:

• [Dodaj] – dodaje nowy dokument ZWE
• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla do podglądu dokument ZWE
• [Odśwież] – odświeża listę dokumentów ZWE
• [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem
• [Usuń] – usuwa dokument ZWE utworzony na stanowisku POS

 

Dodawanie nowego zamówienia wewnętrznego

Uwaga

Nowe zamówienie wewnętrzne można utworzyć przy braku połączenia z usługami.

W celu dodania nowego zamówienia wewnętrznego (ZWE) należy:

• W menu głównym wybrać przycisk [Back office]
• Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych wybrać przycisk [Dodaj]

Uwaga

Dodanie zamówienia sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Aby użytkownik utworzył dokument zamówienia wewnętrznego, musi zdefiniować:

• Magazyn źródłowy – magazyn oznaczony jako źródłowy dla ZWE
• Magazyn docelowy – magazyn POS danego sklepu, związany z typem dokumentów ZWE

Uwaga

Listę magazynów dostępnych jako źródłowe i docelowe konfiguruje się w systemie ERP.

• Listę zamawianych artykułów wraz z ilością – artykuły mogą być dodane poprzez:
  • skanowanie kodu EAN-13
  • wprowadzanie ręcznie kodu EAN-13
  • wprowadzanie kodu towaru w pasku wyszukiwania
  • wybieranie artykułu z listy artykułów

Uwaga

Na nowy dokument zamówienia wewnętrznego nie można dodać artykułu typu Usługa, Zestaw oraz Bon.

Na formularzu dokumentu zamówienia wewnętrznego znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument
2. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
3. Obsługa pozycji
4. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat pozycji dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości
5. Lista pozycji zawierająca kolumny:
   1. Nazwa
   2. Ilość
   3. (domyślnie ukryta)
   4. Kod (domyślnie ukryta)
6. Magazyn źródłowy – magazyn oznaczony jako źródłowy dla ZWE, po wybraniu kafla wyświetlone jest okno z dostępnymi magazynami źródłowymi

   

7. Magazyn docelowy – magazyn POS danego sklepu, związany z typem dokumentów ZWE. Po wybraniu kafla wyświetlone jest okno z dostępnymi magazynami docelowymi.

   

8. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawania zamówienia wewnętrznego znajduje się następujący przycisk:

• [Złóż] – dokument zyskuje status Złożony, potwierdzenie dokumentu jest częścią procesu dokonywanego przez magazyn źródłowy/centrum