W celu przejścia na listę wszystkich dokumentów handlowych wystawionych na danym stanowisku sprzedaży POS, należy z poziomu głównego menu wybrać kafel [Dokumenty handlowe].

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Zafiskalizowany, Niezatwierdzony (dotyczy parkingu), Anulowany, Rozliczony
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla danego paragonu w kolumnie tej wyświetlony będzie numer korekty tego dokumentu.

Domyślnie ukryte:

• Obsługa transakcji
• Odbiorca
• Forma płatności – forma płatności użyta do rozliczenia dokumentu
• Kolumny odpowiadające atrybutom przypisanym do danego typu dokumentu handlowego

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów handlowych na podstawie:

• numeru systemowego dokumentu poprzez wprowadzenie dowolnej części numeru. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta, poprzedzając go symbolem %
• kodu EAN

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Wartość
• Data wystawienia
• Typ – przyjmuje wartości: Paragon, Faktura, Faktura zaliczkowa, Korekta paragonu, Korekta faktury, Korekta faktury zaliczkowej, Nota debetowa, TAX FREE
• Stan

Lista dokumentów handlowych zawiera również następujące przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Ponowna fiskalizacja] – umożliwia wykonanie ponownej fiskalizacji dokumentu handlowego, dzięki czemu w przypadku awarii drukarki fiskalnej istnieje możliwość powtórnego zafiskalizowania dokumentu
• [Korekta] – generuje korektę ilościową do zaznaczonego dokumentu PAR, FS lub FSL
• [Korekta ręczna] – dodaje korektę ilościową ręczną, czyli korektę dokumentów, do których nie ma dostępu z poziomu danego stanowiska POS
• [TAX FREE] – generuje TAX FREE do zafiskalizowanego paragonu
• [Faktura] – generuje fakturę do paragonu. Faktura sprzedaży generowana jest całościowo. W przypadku, gdy paragon posiada zatwierdzone korekty, faktura zostanie wygenerowana na wszystkie pozycje oryginalnego paragonu, natomiast dla korygowanych pozycji zostanie automatycznie wygenerowany dokument korekty ilościowej faktury (KIFS).
• [Potwierdź wywóz] – potwierdza wywóz na dokumencie TAX FREE
• [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem

• [Potwierdź wywóz] – potwierdza wywóz na dokumencie TAX FREE

Ponowna fiskalizacja

Po zaznaczeniu dokumentu oraz wybraniu przycisku [Ponowna fiskalizacja] zostanie wyświetlone okno z wyborem jednej z dwóch opcji:

• Oznacz jako zafiskalizowany – dokument zostanie wyłącznie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany, nie zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej
• Fiskalizuj i drukuj – dokument zostanie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany oraz zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej

Dokumenty powiązane

Na liście dokumentów handlowych prezentowana jest kolumna Dokumenty powiązane. Jeżeli istnieją więcej niż trzy dokumenty skojarzone, zamiast nazwy trzeciego dokumentu prezentowany jest link Zobacz więcej, który otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem, podobnie jak przycisk [Dokumenty powiązane].

Lista prezentuje następujące kolumny:

• Numer
• Stan
• Kontrahent
• Brutto
• Data utworzenia
• Atrybuty (domyślnie ukryta)

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów powiązanych na podstawie:

• dowolnej części numeru systemowego dokumentu. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
• fragmentu nazwy kontrahenta poprzedzonego symbolem %
• aktualnego stanu dokumentu
• daty utworzenia
• kwoty brutto

Lista dokumentów powiązanych zawiera przyciski:

• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
• [Odśwież] – odświeża listę, nie powodując synchronizacji z systemem ERP
• [Zamknij] – zamyka listę dokumentów powiązanych, wracając do okna dokumentów handlowych

Podgląd dokumentu

Po zaznaczeniu na liście dokumentu oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (nie na wszystkich typach dokumentów):

• wydrukować dokument
• wygenerować korektę
• wygenerować fakturę
• wygenerować reklamację
• przejść na listę szczegółów płatności (przycisk [Szczegóły płatności] jest domyślnie ukryty)
• wyświetlić, które kupony zostały naliczone na dokumencie
• potwierdzić wywóz dokumentu TF
• wyświetlić podpis cyfrowy dokumentu
• sprawdzić łączną ilość elementów dodanych na dokument

Lista szczegółów płatności

Na liście płatności znajdują się szczegółowe dane dotyczące wszystkich form płatności, którymi dokonano zapłaty za dokument. Lista prezentuje następujące kolumny:

• Id
• Numer
• Forma płatności
• Wartość
• Kwota płatności
• Kurs
• Data utworzenia
• Typ (domyślnie ukryta)

Na liście istnieje możliwość sortowania po kolumnach: Id, Forma płatności, Kurs.

Zasady weryfikacji online podczas generowania korekt i faktur (Altum)

Sparametryzowane są zasady zwiększające kontrolę generowania korekt i faktur do dokumentów handlowych. Funkcja ta ma na celu pełne zabezpieczenie m.in. przed wielokrotnym wystawieniem faktury do tego samego paragonu w przypadku współbieżnego wykonywania operacji na różnych stanowiskach lub z poziomu różnych systemów.

Weryfikacja odbywa się podczas:

• generowania faktury do paragonu
• tworzenia korekty do faktury lub paragonu

W systemie Comarch ERP Altum w konfiguracji stanowiska POS dostępna jest sekcja: Tryb weryfikacji dokumentów. Dostępne są trzy tryby dla faktur generowanych do paragonu:

• Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
• Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP, podczas generowania faktury, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu paragonu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
• Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP, podczas generowania i zatwierdzania faktury, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym. Generowanie nie powiodło się – wskazany dokument jest obecnie zablokowany przez innego użytkownika.”

W trybie Zawsze online jeżeli:

• wybrany paragon jest anulowany i użytkownik chce wygenerować fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można wygenerować faktury do anulowanego paragonu {nr PAR}”.
• do wybranego paragonu jest już wygenerowana faktura lub Tax Free i użytkownik chce wygenerować nową fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Do paragonu {nr PAR} została już wygenerowana faktura {nr faktury} lub „Nie można wygenerować faktury – do paragonu {nr PAR} wystawiono Tax Free {nr TF}”

Dostępne są trzy tryby dla korekt generowanych do dokumentów sprzedaży:

• Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
• Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP lub usługi POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu korygowanego dokumentu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
• Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP lub usługą POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym”.

W trybie Zawsze online jeżeli:

• wybrany dokument sprzedaży jest anulowany i użytkownik chce wygenerować korektę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można skorygować anulowanego dokumentu”.
• Do wybranego paragonu jest już wygenerowana anulowana faktura lub dokument Tax Free i użytkownik chce skorygować dokument, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z fakturą. Należy skorygować powiązaną fakturę {nr faktury}” lub „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z Tax Free {nr TF}”.

Paragon/faktura sprzedaży (Enterprise, Altum)

W celu dodania paragonu (PAR) lub faktury sprzedaży (FS), należy z poziomu menu głównego wybrać przycisk [Nowy dokument].

Domyślnie zostanie wyświetlony formularz paragonu. Zmiana typu dokumentu możliwa jest przy pomocy przycisku [Zmień na Fakturę]/[Zmień na Paragon].

Na formularzu dodawanego dokumentu PAR/FS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Zamówienie – pole edytowalne

2. Pole Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument

3. Lista pozycji zawierająca kolumny:

• Nazwa
• Cena
• Ilość
• Wartość

Domyślnie ukryte:

• Cena bazowa
• Cena początkowa
• Lp.
• Kod
• Stawka VAT
• Cena brutto
• Cena netto

4. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument

5. Obsługa pozycji

6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy, odbiorcy) dokumentu. Dokument FS wymaga wskazania konkretnego kontrahenta (nie może być Nieokreślony).

7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

• Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Suma bazowa – suma wszystkich pozycji dokumentu w cenie bazowej, z uwzględnieniem ilości każdej pozycji
• Różnica netto – różnica pomiędzy wartością artykułów w cenie bazowej a początkowej
• Rabat
• Narzut
• Zaliczki
• VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Limit kredytowy – w zależności od konfiguracji w systemie ERP prezentowana jest wartość przyznanego limitu kredytowego wybranemu kontrahentowi pomniejszona lub nie o wartość dokumentu
• Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

8. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat elementu dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości, ceny początkowej itd.

9. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawanego paragonu lub faktury sprzedaży znajdują się następujące przyciski:

• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego dalszej realizacji w późniejszym czasie lub na innym stanowisku POS
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Drukuj] – drukuje dokument (przycisk domyślnie ukryty)
• [Kupony] – wyświetla kupony rabatowe
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Faktury zaliczkowe] – uwzględnia istniejące zaliczki wskazanego kontrahenta

Z poziomu systemu ERP można określić, czy dokument handlowy, na którym znajduje się co najmniej jedna pozycja o cenie 0, może zostać zatwierdzony na stanowisku POS.

W aplikacji możliwe jest zatwierdzanie faktury sprzedaży dla kontrahenta nieokreślonego. Taką funkcjonalność dla dokumentów FS, KIFS, FSL i KFSL można aktywować z poziomu systemu ERP.

Faktury uproszczone

Zgodnie ze zmianami w przepisach w zakresie wystawiania faktur do paragonów, weryfikacja generowania faktur powinna odbywać się w Comarch POS. Od 1 października 2020 paragony do kwoty brutto 450 zł z kontrahentem posiadającym NIP należy traktować jako faktury uproszczone. W związku z tym generowanie faktur do takich paragonów jest blokowane w momencie aktywowania odpowiedniego parametru w systemie ERP.

Fiskalizacja faktur

Podczas fiskalizacji faktur oraz faktur zaliczkowych w warunkach fiskalizacji uwzględniony zostaje rodzaj kontrahenta:

• faktura zaliczkowa zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na źródłowym zamówieniu sprzedaży został ustalony kierunek VAT od brutto
• faktura sprzedaży zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na tej fakturze został ustalony kierunek VAT od brutto

W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty do faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

W celu dodania korekty, należy na liście dokumentów handlowych wskazać korygowany dokument oraz wybrać przycisk [Korekta].

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola(poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Paragon/Faktura – prezentuje numer korygowanego dokumentu
2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
4. Lista pozycji zawierająca kolumny:
   • Nazwa
   • Cena
   • Ilość
   • Wartość
   • Cena początkowa (domyślnie ukryta)

   W przypadku, gdy pozycja:

   • nie jest korygowana w całości, oznaczenia jej bazowej ilości oraz wartości są przekreślone, a poniżej wyświetlane są skorygowane dane
   • jest całkowicie skorygowana ilościowo, prezentowana jest w całości jako przekreślona

   

5. Łączna ilość – prezentuje sumę ilości skorygowanych/zwróconych elementów na dokumencie
6. Kontrahent – prezentuje przeniesionego z dokumentu źródłowego kontrahenta (nabywcy, odbiorcy)
7. Podsumowanie – prezentowana jest sumaryczna wartość wprowadzonych na dokument pozycji:
   • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
   • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Rabat
   • Narzut
   • Zaliczki
   • VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
   • Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

8. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Taka funkcjonalność umożliwia późniejszą analizę statystyczną. Przyczyna pozycji dotyczy:

• KIPAR
• KIFS
• Korekt ręcznych
• Wymiany
• Skupu

W przypadku elementu kompletu z opcją Pobieraj składniki na dokument oraz włączoną blokadą jego modyfikacji, korekta takiej pozycji dokumentu spowoduje wyświetlenie komunikatu: „Komplet nie podlega rozbiciu. Skorygować wszystkie elementy kompletu?”. Wybranie opcji Tak spowoduje otwarcie okna z wyborem przyczyny korekty. Wybrana przyczyna zostanie ustawiona na wszystkich elementach kompletu. Analogiczne działanie ma miejsce dla elementów promocji pakietowej oraz włączonej opcji blokady korygowania jej elementów.
Na podglądzie korekty, przyczyny poszczególnych pozycji dokumentów są prezentowane bez możliwości ich edycji.
Dla elementu typu Skup nie ma możliwości zmiany przyczyny korekty. Automatycznie ustawiana jest przyczyna: Skup.

9. Szczegóły pozycji– prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

• [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
• [Zwróć pozycję] – skorygowanie wskazanej pozycji dokumentu
• [Zwróć wszystko] – zwrot wszystkich artykułów znajdujących się na dokumencie

10. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Formularz dodawanej korekty zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Wymiana] – przechodzi do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

W przypadku kompletów:

• niepobierających elementów na dokument handlowy, nie ma możliwości skorygowania elementu kompletu na dokumencie korekty automatycznej
• pobierających elementy na dokument handlowy, na korekcie automatycznej elementy kompletu prezentowane są jak zwykłe artykuły

Funkcjonalność wymiany pozwala na przyspieszenie procesu zwrotu artykułu i wymiany go na inny. Sprzedawca nie musi tworzyć osobno dokumentu korekty oraz nowego dokumentu handlowego, powstaną one automatycznie w procesie wymiany.

• w przypadku braku dokumentu handlowego w systemie – należy utworzyć korektę ręczną, dodać odpowiednie artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]
• w przypadku istnienia dokumentu handlowego w systemie – należy wyszukać podany dokument, utworzyć do niego korektę, skorygować artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]

Na wyświetlonym formularzu należy dodać artykuły wydawane klientowi.

Na liście pozycji artykuły podlegające wymianie są prezentowane w kolorze czerwonym i są przekreślone.
Formularz zawiera następujące przyciski:

• [Korekta] – pozwala przejść z powrotem na formularz wystawianej korekty
• [Kupony] – nalicza kupony rabatowe
• [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument

Po zatwierdzeniu dokumentu zostanie wyświetlone okno płatności, na którym prezentowana jest różnica między wartością zwracanych i wydawanych artykułów. W zależności od różnicy, na oknie płatności zaprezentowana jest kwota do zwrotu lub do zapłaty.

Po zatwierdzeniu okna płatności zostanie wygenerowana korekta oraz dokument handlowy na wydane artykuły. Na liście dokumentów handlowych dla dokumentów utworzonych podczas wymiany zostanie zaprezentowane powiązanie, z ikoną strzałek wyświetloną przed dokumentem powiązanym.

Jeżeli dla stanowiska POS:

• w systemie ERP odznaczony jest parametr Zezwalaj na wymianę na artykuły o niższej wartości,
• w procesie wymiany zostanie wybrany artykuł o niższej wartości,

to przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawi się komunikat: „Nie można zatwierdzić wymiany. Wartość zwrotu jest wyższa niż wartość nowych artykułów.”

Podczas generowania dokumentów w procesie wymiany następuje kompensata pozostałej należności z nowego dokumentu handlowego i pozostałego zobowiązania z korekty (w przypadku wymiany na droższy towar). Istnieje możliwość generowania wirtualnych płatności dla procesu wymiany:

• W przypadku wymiany towaru na towar o tej samej wartości
  • Generowany jest wirtualny dokument KP powiązany z nowym dokumentem handlowym
  • Generowany jest wirtualny dokument KW powiązany z korektą
  • Wirtualne dokumenty KP oraz KW mają tą samą wartość
• W przypadku wymiany towaru na droższy towar:
  • Generowany jest wirtualny dokument KP powiązany z nowym dokumentem handlowym oraz wirtualny dokument KW powiązany z korektą. Dla włączonej rejestracji reszty generowane są odpowiednie KP/KW powiązane z dokumentem handlowym.
  • Wirtualne dokumenty KP oraz KW mają tą samą wartość

Operacje wirtualne:

• wykorzystują niewidoczną z poziomu interfejsu formę płatności typu Wirtualna
• są prezentowane na liście płatności dokumentu
• nie są uwzględniane w podsumowaniu dnia, ani nie wpływają na raporty Grand Totals

Promocje pakietowe z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu

Dla promocji pakietowych z proporcjonalnym rozbiciem rabatu na elementy pakietu, definiowanych w systemie ERP, w trakcie procesu wymiany cena wymienianego artykułu (przykładowo na ten sam w innym rozmiarze lub kolorze) zawsze będzie inna. Aby uniknąć różnicy w płatności (przykładowo, gdy promocja w dalszym ciągu obowiązuje), pozostałe elementy pakietu są automatycznie dodawane na formularz wymiany jako nieaktywne.

Dla korygowanego elementu promocji pakietowej wybranie przycisku [Wymiana] wyświetli komunikat: „Zwracana pozycja została sprzedana z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu na elementy pakietu. Pakiet zostanie przeliczony po spełnieniu warunków promocji. Czy chcesz kontynuować?” z możliwymi opcjami:

• Tak – na formularzu wymiany automatycznie zostaną dodane elementy promocji pakietowej, które nie zostały skorygowane. Tak dodane pozycje będą miały wartość 0,00 oraz będą nieaktywne dopóki nowa promocja pakietowa nie zostanie przeliczona. Elementy pakietu, które nie zostały przez użytkownika wskazane do zwrotu, nie będą skorygowane (przekreślone) dopóki nie zostanie przeliczona nowa promocja pakietowa.

• Nie – powrót do dokumentu korygującego bez wprowadzania zmian

Jeżeli użytkownik, po wyborze opcji Tak na powyższe pytanie:

• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu nie spełniają warunków naliczenia promocji pakietowej, wówczas nieaktywne pozycje dokumentu:
  • nie podlegają przeliczeniom dokumentu
  • nie wpływają na podsumowanie dokumentu
  • nie są zapisywane na dokumencie
  • nie są prezentowane na wydruku dokumentu
  • nie są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu
• doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu spełniają warunki naliczenia promocji pakietowej, wówczas w części korygowanych pozycji dokumentu te elementy pakietu zostaną automatycznie skorygowane oraz nieaktywne pozycje dokumentu:
  • stają się aktywnymi pozycjami dokumentu
  • mają wpływ na podsumowanie dokumentu
  • podlegają przeliczeniom dokumentu
  • są zapisywane na dokumencie
  • są prezentowane na wydruku dokumentu
  • są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu

Dla dodanych automatycznie na formularzu dokumentu wymiany nieaktywnych pozycji:

• nie jest możliwa zmiana ilości, cechy
• nie jest możliwe ich usunięcie
• możliwa jest zmiana ceny początkowej
• możliwa jest zmiana rabatu użytkownika (tylko w momencie aktywowania tych pozycji)

Korekty ręczne wprowadza się do systemu w sytuacji, gdy istnieje potrzeba skorygowania dokumentu handlowego, do którego nie ma dostępu w systemie. Przykładem takiej sytuacji może być zmiana systemu do obsługi sprzedaży, bądź też korekta dokumentu wystawionego na stanowisku sprzedaży POS w innej lokalizacji.
W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty ręcznej faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

W celu dodania korekty należy z poziomu listy dokumentów handlowych wybrać przycisk [Korekta ręczna].

Przycisk [Korekta faktury]/[Korekta paragonu] pozwala na zmianę rodzaju wystawianej korekty.

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Paragon/Faktura – umożliwia wprowadzenie numeru korygowanego dokumentu. Jeżeli wprowadzony numer dokumentu zostanie rozpoznany w systemie ERP oraz pozycje na dokumentach się zgadzają, korekta zostanie automatycznie powiązana z tym dokumentem handlowym.
   2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
   3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
   4. Wyszukaj artykuł – umożliwia dodanie korygowanego artykułu. Po wybraniu artykułu automatycznie zostanie wyświetlone okno korygowania pozycji.

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić pola dotyczące korygowanego elementu:

1. 1. • Cena brutto/Cena netto – cena artykułu zgodna z dokumentem handlowym
      • Jednostka
      • Ilość przed korektą – ilość artykułu na dokumencie
      • Korygowana ilość – ilość o jaką korygowany jest artykuł (po wypełnieniu pola Ilość przed korektą domyślnie podpowiada się korekta całego towaru)
      • Ilość po korekcie – różnica między polami Ilość przed korektą i Korygowana ilość

Na podstawie wprowadzonych danych w polu Wartość korekty zostaje wyświetlona kwota, o jaką korygowany jest dokument.

W przypadku korygowania kompletu pobierającego elementy na dokument, pojawi się dodatkowe okno z możliwością skorygowania każdego elementu z osobna.

1. 1. • Nazwa
      • Cena
      • Ilość
      • Wartość
      • Cena początkowa

W przypadku, gdy pozycja:

1. 1. • nie jest korygowana w całości, oznaczenie jej bazowej ilości oraz wartości jest przekreślone, a poniżej wyświetlone są skorygowane dane
      • jest całkowicie skorygowana ilościowo, to prezentowana jest w całości jako przekreślona

6. Łączna ilość – prezentuje sumę ilości elementów skorygowanych/zwróconych na dokumencie

7. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy i odbiorcy) dokumentu

8. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

• Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
• Po korekcie – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
• Różnica VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto

9. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone się okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Szczegółowy opis określenia przyczyny dla każdej pozycji korekty znajduje się w artykule Korekta ilościowa.

10. Szczegóły pozycji – prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

• [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
• [Usuń] – skorygowanie całej ilości zaznaczonego elementu dokumentu

Po wybraniu przycisku [Zwróć] lub dodaniu pierwszej pozycji na korekcie ręcznej pojawi się okno wybrania przyczyny korekty. Jeżeli przyczyna korekty nie zostanie wybrana, pozycja nie zostanie skorygowana/dodana na dokument.

11. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Formularz dodawanej korekty ręcznej zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
• [Wymiana] – pozwala na przejście do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty, zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

Zatwierdzenie korekty ręcznej paragonu/faktury powoduje automatyczne wygenerowanie w systemie ERP zatwierdzonego dokumentu przychodu wewnętrznego (PW), który zwiększy stan magazynowy o korygowany/zwracany artykuł. Dla artykułu na dokumencie PW zostanie ustawiona ostatnia cena zakupu tego artykułu.
W systemie ERP możliwe jest ustalenie, na który magazyn ma być dokonywany zwrot. W sytuacji, gdy parametr Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów jest:

• odznaczony – towar zostanie zwrócony na magazyn wskazany na dokumencie źródłowym
• zaznaczony – towar zostanie zwrócony na magazyn określony jako domyślny dla centrum, w którym wystawiany jest dokumenty korekty PAR/FS

Obsługa dokumentów TAX FREE (TF) pozwala realizować zwrot podatku VAT zapłaconego przez podróżnych spoza Unii Europejskiej bezpośrednio na stanowiskach sprzedaży detalicznej. Dzięki temu kupujący może uniknąć podwójnego opodatkowania: w kraju nabycia oraz w kraju zamieszkania.

• jest zafiskalizowany
• nie posiada korekt (lub wszystkie korekty zostały anulowane)
• nie posiada powiązanej faktury sprzedaży
• nie posiada wygenerowanego dokumentu TAX FREE (lub wygenerowany dokument TAX FREE został anulowany)

Podobnie jak w przypadku innych dokumentów, nie ma możliwości wygenerowania zbiorczego TAX FREE do kilku paragonów.

W systemie ERP można aktywować funkcjonalność generowania dokumentów TF również do paragonów zatwierdzonych. Jeżeli w systemie ERP:

• została aktywowana funkcjonalność generowania dokumentów TF do paragonów zatwierdzonych
• nie został zdefiniowany schemat numeracji dla dokumentu typu TF

to na stanowisku POS, podczas próby wygenerowania dokumentu TF do zatwierdzonego paragonu, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można wystawić Tax Free. Brak definicji dokumentu.”.

Dokument TAX FREE może przyjąć dwa stany:

• Zatwierdzony
• Rozliczony – dokument TF z potwierdzonym wywozem

Na formularzu dokumentu TF znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Na liście pozycji dokumentu prezentowane są kolumny:
      • Nazwa
      • Cena brutto
      • Ilość
      • Wartość VAT
      • Wartość brutto
      • Stawka VAT (domyślnie ukryta)
   2. Na kaflu [Kontrahent] prezentowane są:
      • Nazwa kontrahenta
      • Adres
      • Numer dokumentu tożsamości – wymagane do zatwierdzenia dokumentu TF
      • Kraj z adresu – wymagane do zatwierdzenia dokumentu TF
   3. W podsumowaniu dokumentu podane są:
      • Brutto
      • Netto
      • Kwota do zwrotu
   4. Forma – domyślna forma płatności kontrahenta, możliwa do zmiany na inną dostępną na stanowisku POS. W sytuacji, gdy forma płatności ustawiona dla kontrahenta nie jest dostępna na stanowisku POS, ustawiona zostanie forma płatności typu Kasa przypisana do stanowiska
   5. Data wywozu – data wywozu towaru poza terytorium UE
   6. Daty wpływu
   7. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

• Data wpływu – domyślnie jako data bieżąca, z możliwością ręcznej zmiany
• Data wywozu – pole wymagane, ponieważ otrzymanie zwrotu podatku jest możliwe tylko i wyłącznie wtedy, gdy wywóz towaru poza terytorium UE będzie miało miejsce nie później niż ostatniego dnia trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zakupu

Do paragonu powiązanego z TAX FREE nie można wygenerować:

• Faktury sprzedaży
• Korekty (również wymiany)

Podpis cyfrowy służy sprawdzeniu autentyczności dokumentów lub wiadomości. Poprawny podpis cyfrowy potwierdza, że dokument lub wiadomość pochodzi od właściwego autora lub nadawcy, który nie może zaprzeczyć faktowi jego stworzenia lub nadania.

Na stanowisku POS obsługiwany jest mechanizm generowania podpisu cyfrowego dla:

• paragonów
• faktur sprzedaży
• faktur zaliczkowych
• korekt

Podpis jest tworzony w systemie w momencie zatwierdzania dokumentów, w formacie określonym przez francuskie przepisy VAT. W celu korzystania z tej funkcjonalności wymagany jest:

• klucz prywatny – służący do generowania podpisu cyfrowego dokumentów
• klucz publiczny – służący do weryfikacji jego autentyczności

• sprawdzić, czy wygenerowany podpis jest prawidłowy przy pomocy domyślnie ukrytego przycisku [Weryfikacja podpisu]
• wyświetlić ikony informujące o tym, czy dla danego dokumentu został wygenerowany podpis (kolumna domyślnie ukryta)