Lista dokumentów handlowych

W celu przejścia na listę wszystkich dokumentów handlowych wystawionych na danym stanowisku sprzedaży POS, należy z poziomu głównego menu wybrać kafel [Dokumenty handlowe].

Kafel [Dokumenty handlowe]
Bezpośrednio z poziomu menu głównego operator może również wystawić PAR/FS przy pomocy kafla: [Nowy dokument].

Lista dokumentów handlowych

Na liście prezentowane są kolumny:

  • Numer
  • Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Zafiskalizowany, Niezatwierdzony (dotyczy parkingu), Anulowany, Rozliczony
  • Kontrahent
  • Brutto
  • Data utworzenia
  • Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla danego paragonu w kolumnie tej wyświetlony będzie numer korekty tego dokumentu.

Domyślnie ukryte:

  • Obsługa transakcji
  • Odbiorca
  • Forma płatności – forma płatności użyta do rozliczenia dokumentu
  • Kolumny odpowiadające atrybutom przypisanym do danego typu dokumentu handlowego

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów handlowych na podstawie:

  • numeru systemowego dokumentu poprzez wprowadzenie dowolnej części numeru. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
  • fragmentu nazwy kontrahenta, poprzedzając go symbolem %
  • kodu EAN

Uwaga
W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów dostępnego w ustawieniach stanowiska POS, w systemie ERP dokumenty mogą być wyszukiwane:

  • lokalnie w bazie danych stanowiska POS
  • lokalnie oraz w systemie ERP

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

  • Wartość
  • Data wystawienia
  • Typ – przyjmuje wartości: Paragon, Faktura, Faktura zaliczkowa, Korekta paragonu, Korekta faktury, Korekta faktury zaliczkowej, Nota debetowa, TAX FREE
  • Stan

Lista dokumentów handlowych zawiera również następujące przyciski:

  • [Drukuj] – drukuje dokument
  • [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
  • [Ponowna fiskalizacja] – umożliwia wykonanie ponownej fiskalizacji dokumentu handlowego, dzięki czemu w przypadku awarii drukarki fiskalnej istnieje możliwość powtórnego zafiskalizowania dokumentu
  • [Korekta] – generuje korektę ilościową do zaznaczonego dokumentu PAR, FS lub FSL
  • [Korekta ręczna] – dodaje korektę ilościową ręczną, czyli korektę dokumentów, do których nie ma dostępu z poziomu danego stanowiska POS
  • [TAX FREE] – generuje TAX FREE do zafiskalizowanego paragonu
  • [Faktura] – generuje fakturę do paragonu. Faktura sprzedaży generowana jest całościowo. W przypadku, gdy paragon posiada zatwierdzone korekty, faktura zostanie wygenerowana na wszystkie pozycje oryginalnego paragonu, natomiast dla korygowanych pozycji zostanie automatycznie wygenerowany dokument korekty ilościowej faktury (KIFS).
  • [Potwierdź wywóz] – potwierdza wywóz na dokumencie TAX FREE
  • [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem

Uwaga
Jeśli w systemie ERP jest zaznaczony parametr Weryfikacja NIP nabywcy na fakturze do paragonu, to podczas zapisywania/zatwierdzania faktury sprzedaży wygenerowanej do paragonu następuje weryfikacja, czy numer NIP nabywcy na fakturze jest zgodny z numerem na paragonie. Zapis faktury do paragonu, na którym nie został zmieszczony NIP nabywcy, nie będzie wówczas możliwy.

  • [Potwierdź wywóz] – potwierdza wywóz na dokumencie TAX FREE

Ponowna fiskalizacja

Po zaznaczeniu dokumentu oraz wybraniu przycisku [Ponowna fiskalizacja] zostanie wyświetlone okno z wyborem jednej z dwóch opcji:

  • Oznacz jako zafiskalizowany – dokument zostanie wyłącznie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany, nie zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej
  • Fiskalizuj i drukuj – dokument zostanie oznaczony w systemie jako Zafiskalizowany oraz zostanie wydrukowany na drukarce fiskalnej

Ponowna fiskalizacja
Ponowna fiskalizacja

Uwaga
Wykonanie ponownej fiskalizacji wymaga od użytkownika posiadania odpowiedniego uprawnienia: Oznaczenie dokumentów jako zafiskalizowane. Uprawnienia nadawane są w systemie ERP.

Dokumenty powiązane

Na liście dokumentów handlowych prezentowana jest kolumna Dokumenty powiązane. Jeżeli istnieją więcej niż trzy dokumenty skojarzone, zamiast nazwy trzeciego dokumentu prezentowany jest link Zobacz więcej, który otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem, podobnie jak przycisk [Dokumenty powiązane].

Okno dokumentów powiązanych

Lista prezentuje następujące kolumny:

  • Numer
  • Stan
  • Kontrahent
  • Brutto
  • Data utworzenia
  • Atrybuty (domyślnie ukryta)

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów powiązanych na podstawie:

  • dowolnej części numeru systemowego dokumentu. W przypadku dokumentów wystawionych na innych stanowiskach, należy wpisać pełny numer dokumentu.
  • fragmentu nazwy kontrahenta poprzedzonego symbolem %
  • aktualnego stanu dokumentu
  • daty utworzenia
  • kwoty brutto

Lista dokumentów powiązanych zawiera przyciski:

  • [Drukuj] – drukuje dokument
  • [Podgląd] – wyświetla dokument do podglądu
  • [Odśwież] – odświeża listę, nie powodując synchronizacji z systemem ERP
  • [Zamknij] – zamyka listę dokumentów powiązanych, wracając do okna dokumentów handlowych

Podgląd dokumentu

Po zaznaczeniu na liście dokumentu oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (nie na wszystkich typach dokumentów):

  • wydrukować dokument
  • wygenerować korektę
  • wygenerować fakturę
  • wygenerować reklamację
  • przejść na listę szczegółów płatności (przycisk [Szczegóły płatności] jest domyślnie ukryty)
  • wyświetlić, które kupony zostały naliczone na dokumencie
  • potwierdzić wywóz dokumentu TF
  • wyświetlić podpis cyfrowy dokumentu
  • sprawdzić łączną ilość elementów dodanych na dokument

Podgląd paragonu

Lista szczegółów płatności

Na liście płatności znajdują się szczegółowe dane dotyczące wszystkich form płatności, którymi dokonano zapłaty za dokument. Lista prezentuje następujące kolumny:

  • Id
  • Numer
  • Forma płatności
  • Wartość
  • Kwota płatności
  • Kurs
  • Data utworzenia
  • Typ (domyślnie ukryta)

Lista szczegółów płatności

Na liście istnieje możliwość sortowania po kolumnach: Id, Forma płatności, Kurs.

Zasady weryfikacji online podczas generowania korekt i faktur (Altum)

 

Sparametryzowane są zasady zwiększające kontrolę generowania korekt i faktur do dokumentów handlowych. Funkcja ta ma na celu pełne zabezpieczenie m.in. przed wielokrotnym wystawieniem faktury do tego samego paragonu w przypadku współbieżnego wykonywania operacji na różnych stanowiskach lub z poziomu różnych systemów.

Weryfikacja odbywa się podczas:

  • generowania faktury do paragonu
  • tworzenia korekty do faktury lub paragonu

W systemie Comarch ERP Altum w konfiguracji stanowiska POS dostępna jest sekcja: Tryb weryfikacji dokumentów. Dostępne są trzy tryby dla faktur generowanych do paragonu:

  • Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
  • Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP, podczas generowania faktury, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu paragonu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
  • Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP, podczas generowania i zatwierdzania faktury, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym. Generowanie nie powiodło się – wskazany dokument jest obecnie zablokowany przez innego użytkownika.”

W trybie Zawsze online jeżeli:

  • wybrany paragon jest anulowany i użytkownik chce wygenerować fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można wygenerować faktury do anulowanego paragonu {nr PAR}”.
  • do wybranego paragonu jest już wygenerowana faktura lub Tax Free i użytkownik chce wygenerować nową fakturę, zostanie wyświetlony komunikat: „Do paragonu {nr PAR} została już wygenerowana faktura {nr faktury} lubNie można wygenerować faktury – do paragonu {nr PAR} wystawiono Tax Free {nr TF}

Dostępne są trzy tryby dla korekt generowanych do dokumentów sprzedaży:

  • Offline – brak dodatkowej kontroli (ustawienie domyślne)
  • Online gdy możliwe – włączenie kontroli online, jeżeli jest to możliwe. W przypadku braku połączenia do systemu ERP lub usługi POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS zostanie wyświetlone pytanie: „W trybie offline nie można w pełni zweryfikować aktualnego statusu korygowanego dokumentu. Czy mimo to chcesz kontynuować?”
  • Zawsze online – włączenie obowiązkowej kontroli online z blokadą operacji w trybie pracy offline. W przypadku braku połączenia z systemem ERP lub usługą POS Agent, podczas generowania korekty, na stanowisku POS, pojawi się blokujący komunikat: „Brak połączenia z systemem centralnym”.

W trybie Zawsze online jeżeli:

  • wybrany dokument sprzedaży jest anulowany i użytkownik chce wygenerować korektę, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można skorygować anulowanego dokumentu”.
  • Do wybranego paragonu jest już wygenerowana anulowana faktura lub dokument Tax Free i użytkownik chce skorygować dokument, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z fakturą. Należy skorygować powiązaną fakturę {nr faktury}” lub „Nie można utworzyć korekty – paragon {nr PAR} jest powiązany z Tax Free {nr TF}”.

Przykład

Dla generowania korekt do dokumentów sprzedaży włączony jest tryb:

  • Zawsze online

Warunki wstępne: istnieją dwa stanowiska POS, które posiadają połączenie z obiema usługami

Na pierwszym stanowisku POS wygenerowano paragon, który poprawnie został przesynchronizowany do systemu ERP. Na drugim stanowisku POS operator pobiera paragon, w celu utworzenia korekty na część pozycji. W momencie próby wygenerowania kolejnej korekty na pierwszym stanowisku POS, użytkownik otrzyma komunikat, informujący o zablokowaniu możliwości wygenerowania korekty, ponieważ dokument jest zablokowany przez innego użytkownika.




Paragon/faktura sprzedaży (Enterprise, Altum)

Paragon/faktura sprzedaży (Enterprise, Altum)

W celu dodania paragonu (PAR) lub faktury sprzedaży (FS), należy z poziomu menu głównego wybrać przycisk [Nowy dokument].

Kafel [Nowy dokument]
Uwaga
Dodanie paragonu/faktury sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Domyślnie zostanie wyświetlony formularz paragonu. Zmiana typu dokumentu możliwa jest przy pomocy przycisku [Zmień na Fakturę]/[Zmień na Paragon].

Uwaga
Jeżeli operator nie posiada uprawnień do wystawiania paragonów, ale posiada uprawnienie do wystawiania faktury sprzedaży, to po wybraniu kafla [Nowy dokument] zostanie wyświetlony formularz faktury sprzedaży.

Formularz nowo wystawianego paragonu

Na formularzu dodawanego dokumentu PAR/FS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Zamówienie – pole edytowalne

2. Pole Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument

3. Lista pozycji zawierająca kolumny:

  • Nazwa
  • Cena
  • Ilość
  • Wartość

Domyślnie ukryte:

Uwaga
Dzięki kolumnom Cena brutto i Cena netto, użytkownik ma możliwość weryfikacji cen, nawet jeżeli dokument został wystawiony z kierunkiem VAT od netto.[/.alert]

Uwaga
Rabat jest prezentowany wyłącznie dla ceny zgodnej z kierunkiem VAT dokumentu.

4. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument

5. Obsługa pozycji

6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy, odbiorcy) dokumentu. Dokument FS wymaga wskazania konkretnego kontrahenta (nie może być Nieokreślony).

7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

  • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
  • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
  • Suma bazowa – suma wszystkich pozycji dokumentu w cenie bazowej, z uwzględnieniem ilości każdej pozycji
  • Różnica netto – różnica pomiędzy wartością artykułów w cenie bazowej a początkowej
  • Rabat
  • Narzut
  • Zaliczki
  • VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
  • Limit kredytowy – w zależności od konfiguracji w systemie ERP prezentowana jest wartość przyznanego limitu kredytowego wybranemu kontrahentowi pomniejszona lub nie o wartość dokumentu
  • Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga
Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat elementu dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości, ceny początkowej itd.

9. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawanego paragonu lub faktury sprzedaży znajdują się następujące przyciski:

  • [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego dalszej realizacji w późniejszym czasie lub na innym stanowisku POS
  • [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
  • [Drukuj] – drukuje dokument (przycisk domyślnie ukryty)
  • [Kupony] – wyświetla kupony rabatowe
  • [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
  • [Faktury zaliczkowe] – uwzględnia istniejące zaliczki wskazanego kontrahenta

Z poziomu systemu ERP można określić, czy dokument handlowy, na którym znajduje się co najmniej jedna pozycja o cenie 0, może zostać zatwierdzony na stanowisku POS.

Uwaga
Funkcjonalność zatwierdzania faktury sprzedaży na kontrahenta nieokreślonego nie jest dostępna we współpracy z systemem Comarch ERP Altum.

W aplikacji możliwe jest zatwierdzanie faktury sprzedaży dla kontrahenta nieokreślonego. Taką funkcjonalność dla dokumentów FS, KIFS, FSL i KFSL można aktywować z poziomu systemu ERP.

Przykład

Do stanowiska sprzedaży detalicznej podchodzi klient z kilkoma artykułami. W celu wystawienia paragonu, operator wybiera z głównego menu kafel [Nowy dokument]. Następnie skanuje kody EAN towarów. Po zatwierdzeniu dokumentu, w oknie płatności kasjer wybiera odpowiednią formę płatności i zatwierdza transakcję. Na zintegrowanej drukarce fiskalnej zostaje wydrukowany paragon.

Uwaga
Termin płatności na dokumencie handlowym ustawiany jest na bieżącą datę. W przypadku płatności formą bez przyjmowania zapłaty, termin płatności jest pobierany z ustawień kontrahenta (zdefiniowanych w systemie ERP).

Faktury uproszczone

Zgodnie ze zmianami w przepisach w zakresie wystawiania faktur do paragonów, weryfikacja generowania faktur powinna odbywać się w Comarch POS. Od 1 października 2020 paragony do kwoty brutto 450 zł z kontrahentem posiadającym NIP należy traktować jako faktury uproszczone. W związku z tym generowanie faktur do takich paragonów jest blokowane w momencie aktywowania odpowiedniego parametru w systemie ERP.

Fiskalizacja faktur

Podczas fiskalizacji faktur oraz faktur zaliczkowych w warunkach fiskalizacji uwzględniony zostaje rodzaj kontrahenta:

  • faktura zaliczkowa zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na źródłowym zamówieniu sprzedaży został ustalony kierunek VAT od brutto
  • faktura sprzedaży zostanie zafiskalizowana, jeżeli wybrano kontrahenta detalicznego oraz na tej fakturze został ustalony kierunek VAT od brutto



Korekta ilościowa (Enterprise, Altum)

W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty do faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

Uwaga
Na stanowisku POS nie ma możliwości wystawienia korekt na plus.

W celu dodania korekty, należy na liście dokumentów handlowych wskazać korygowany dokument oraz wybrać przycisk [Korekta].

Przycisk [Korekta]
Przycisk [Korekta]
Uwaga
Dodanie korekty dokumentów wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Formularz nowo wystawianej korekty ilościowej
Formularz nowo wystawianej korekty ilościowej

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola(poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

  1. Paragon/Faktura – prezentuje numer korygowanego dokumentu
  2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
  3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
  4. Lista pozycji zawierająca kolumny:

    W przypadku, gdy pozycja:

    • nie jest korygowana w całości, oznaczenia jej bazowej ilości oraz wartości są przekreślone, a poniżej wyświetlane są skorygowane dane
    • jest całkowicie skorygowana ilościowo, prezentowana jest w całości jako przekreślona

    Skorygowana pozycja dokumentu
    Skorygowana pozycja dokumentu
  5. Łączna ilość – prezentuje sumę ilości skorygowanych/zwróconych elementów na dokumencie
  6. Kontrahent – prezentuje przeniesionego z dokumentu źródłowego kontrahenta (nabywcy, odbiorcy)
  7. Podsumowanie – prezentowana jest sumaryczna wartość wprowadzonych na dokument pozycji:
    • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
    • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
    • Rabat
    • Narzut
    • Zaliczki
    • VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
    • Sumaryczna wartość sprzedaży po uwzględnieniu rabatu/narzutu/VAT

Uwaga
Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

8. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

Okno Wybierz przyczynę

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Taka funkcjonalność umożliwia późniejszą analizę statystyczną. Przyczyna pozycji dotyczy:

Przyczyna korekty dla pozycji dokumentu
Przyczyna korekty dla pozycji dokumentu

Uwaga
Uruchomienie określania przyczyny dla każdej pozycji korekty odbywa się po stronie systemu ERP.

W przypadku elementu kompletu z opcją Pobieraj składniki na dokument oraz włączoną blokadą jego modyfikacji, korekta takiej pozycji dokumentu spowoduje wyświetlenie komunikatu: „Komplet nie podlega rozbiciu. Skorygować wszystkie elementy kompletu?”. Wybranie opcji Tak spowoduje otwarcie okna z wyborem przyczyny korekty. Wybrana przyczyna zostanie ustawiona na wszystkich elementach kompletu. Analogiczne działanie ma miejsce dla elementów promocji pakietowej oraz włączonej opcji blokady korygowania jej elementów.
Na podglądzie korekty, przyczyny poszczególnych pozycji dokumentów są prezentowane bez możliwości ich edycji.
Dla elementu typu Skup nie ma możliwości zmiany przyczyny korekty. Automatycznie ustawiana jest przyczyna: Skup.

9. Szczegóły pozycji– prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

  • [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
  • [Zwróć pozycję] – skorygowanie wskazanej pozycji dokumentu
  • [Zwróć wszystko] – zwrot wszystkich artykułów znajdujących się na dokumencie

10. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Formularz dodawanej korekty zawiera następujące przyciski:

  • [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
  • [Wymiana] – przechodzi do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

Przykład

W sklepie odzieżowym XYZ możliwy jest zwrot towaru do dwóch tygodni.
Klientka kupuje w prezencie swojemu mężowi bluzkę sportową. Nie jest jednak pewna, który rozmiar wybrać. Postanawia kupić dwa rozmiary: L oraz M.
Po tygodniu klientka wraca do sklepu XYZ i postanawia zwrócić towar o niepasującym rozmiarze L. Kasjer wyszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych. Po jego zaznaczeniu wybiera przycisk [Korekta]. Następnie zaznacza zwracany towar (Bluzkę sportową rozmiar L) na liście pozycji dokumentu i wybiera przycisk [Zwróć całość]. Po zatwierdzeniu dokumentu operator w kolejnym oknie wybiera formę płatności, w jakiej zostanie wypłacony zwrot pieniędzy.

W przypadku kompletów:

  • niepobierających elementów na dokument handlowy, nie ma możliwości skorygowania elementu kompletu na dokumencie korekty automatycznej
  • pobierających elementy na dokument handlowy, na korekcie automatycznej elementy kompletu prezentowane są jak zwykłe artykuły



Wymiana (Enterprise, Altum)

Funkcjonalność wymiany pozwala na przyspieszenie procesu zwrotu artykułu i wymiany go na inny. Sprzedawca nie musi tworzyć osobno dokumentu korekty oraz nowego dokumentu handlowego, powstaną one automatycznie w procesie wymiany.

Przycisk [Wymiana]
Przycisk [Wymiana]
Proces wymiany można przeprowadzić na dwa sposoby:

  • w przypadku braku dokumentu handlowego w systemie – należy utworzyć korektę ręczną, dodać odpowiednie artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]
  • w przypadku istnienia dokumentu handlowego w systemie – należy wyszukać podany dokument, utworzyć do niego korektę, skorygować artykuły podlegające wymianie, a następnie wybrać przycisk [Wymiana]

Uwaga
Przed przejściem do procesu wymiany należy określić przyczynę korekty.

Na wyświetlonym formularzu należy dodać artykuły wydawane klientowi.

Proces wymiany
Proces wymiany

Na liście pozycji artykuły podlegające wymianie są prezentowane w kolorze czerwonym i są przekreślone.
Formularz zawiera następujące przyciski:

  • [Korekta] – pozwala przejść z powrotem na formularz wystawianej korekty
  • [Kupony] – nalicza kupony rabatowe
  • [Nalicz promocje]/[Promocje] – nalicza/usuwa promocje pakietowe
  • [Zatwierdź] – zatwierdza dokument

Po zatwierdzeniu dokumentu zostanie wyświetlone okno płatności, na którym prezentowana jest różnica między wartością zwracanych i wydawanych artykułów. W zależności od różnicy, na oknie płatności zaprezentowana jest kwota do zwrotu lub do zapłaty.

Prezentacja dokumentów powiązanych pochodzących z wymiany
Prezentacja dokumentów powiązanych pochodzących z wymiany

Po zatwierdzeniu okna płatności zostanie wygenerowana korekta oraz dokument handlowy na wydane artykuły. Na liście dokumentów handlowych dla dokumentów utworzonych podczas wymiany zostanie zaprezentowane powiązanie, z ikoną strzałek wyświetloną przed dokumentem powiązanym.

Uwaga
W systemie ERP można nadać uprawnienie Zatwierdzenie zwrotu określające, którzy użytkownicy mogą zatwierdzić dokument generujący zwrot pieniędzy.

Jeżeli dla stanowiska POS:

  • w systemie ERP odznaczony jest parametr Zezwalaj na wymianę na artykuły o niższej wartości,
  • w procesie wymiany zostanie wybrany artykuł o niższej wartości,

to przy próbie zatwierdzenia dokumentu pojawi się komunikat: „Nie można zatwierdzić wymiany. Wartość zwrotu jest wyższa niż wartość nowych artykułów.”

Przykład

W ramach paragonu PAR/2019/03/00897/POS2 klient zakupił bluzkę sportową w rozmiarze L oraz okulary przeciwsłoneczne. Po tygodniu klient wraca do sklepu, prosząc o wymianę rozmiaru bluzki. Operator odszukuje okazany paragon na liście dokumentów handlowych, a następnie wybiera przycisk [Korekta]. Na tworzonym dokumencie zaznacza zwracany towar i koryguje go przyciskiem [Zwróć całość]. Następnie wybiera [Wymiana] i skanuje na formularz tę samą bluzkę sportową, ale o rozmiarze M. Po zatwierdzeniu dokumentu nie ma potrzeby wydania ani przyjęcia pieniędzy. Wymiana dotyczyła artykułów o tej samej wartości. W efekcie powstają dwa dokumenty:

  • KIPAR/2019/03/00213/POS2 korygujący artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze L
  • PAR/2019/03/00927/POS2 na artykuł Bluzka sportowa w rozmiarze M

Uwaga
Funkcjonalność rejestrowania wirtualnych płatności nie jest dostępna we współpracy z Comarch ERP Altum.

Podczas generowania dokumentów w procesie wymiany następuje kompensata pozostałej należności z nowego dokumentu handlowego i pozostałego zobowiązania z korekty (w przypadku wymiany na droższy towar). Istnieje możliwość generowania wirtualnych płatności dla procesu wymiany:

  • W przypadku wymiany towaru na towar o tej samej wartości
    • Generowany jest wirtualny dokument KP powiązany z nowym dokumentem handlowym
    • Generowany jest wirtualny dokument KW powiązany z korektą
    • Wirtualne dokumenty KP oraz KW mają tą samą wartość
  • W przypadku wymiany towaru na droższy towar:
    • Generowany jest wirtualny dokument KP powiązany z nowym dokumentem handlowym oraz wirtualny dokument KW powiązany z korektą. Dla włączonej rejestracji reszty generowane są odpowiednie KP/KW powiązane z dokumentem handlowym.
    • Wirtualne dokumenty KP oraz KW mają tą samą wartość

Uwaga
Uruchomienie funkcjonalności rejestrowania wirtualnych płatności dla procesu wymiany odbywa się po stronie systemu ERP.

Operacje wirtualne:

Promocje pakietowe z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu

Dla promocji pakietowych z proporcjonalnym rozbiciem rabatu na elementy pakietu, definiowanych w systemie ERP, w trakcie procesu wymiany cena wymienianego artykułu (przykładowo na ten sam w innym rozmiarze lub kolorze) zawsze będzie inna. Aby uniknąć różnicy w płatności (przykładowo, gdy promocja w dalszym ciągu obowiązuje), pozostałe elementy pakietu są automatycznie dodawane na formularz wymiany jako nieaktywne.

Dla korygowanego elementu promocji pakietowej wybranie przycisku [Wymiana] wyświetli komunikat: „Zwracana pozycja została sprzedana z proporcjonalnym rozbijaniem rabatu na elementy pakietu. Pakiet zostanie przeliczony po spełnieniu warunków promocji. Czy chcesz kontynuować?” z możliwymi opcjami:

  • Tak – na formularzu wymiany automatycznie zostaną dodane elementy promocji pakietowej, które nie zostały skorygowane. Tak dodane pozycje będą miały wartość 0,00 oraz będą nieaktywne dopóki nowa promocja pakietowa nie zostanie przeliczona. Elementy pakietu, które nie zostały przez użytkownika wskazane do zwrotu, nie będą skorygowane (przekreślone) dopóki nie zostanie przeliczona nowa promocja pakietowa.

Nieaktywne pozycje na formularzu dokumentu wymiany
Nieaktywne pozycje na formularzu dokumentu wymiany

  • Nie – powrót do dokumentu korygującego bez wprowadzania zmian

Jeżeli użytkownik, po wyborze opcji Tak na powyższe pytanie:

  • doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu nie spełniają warunków naliczenia promocji pakietowej, wówczas nieaktywne pozycje dokumentu:
    • nie podlegają przeliczeniom dokumentu
    • nie wpływają na podsumowanie dokumentu
    • nie są zapisywane na dokumencie
    • nie są prezentowane na wydruku dokumentu
    • nie są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu
  • doda na dokument wymiany towar/towary, które z nieaktywnymi pozycjami dokumentu spełniają warunki naliczenia promocji pakietowej, wówczas w części korygowanych pozycji dokumentu te elementy pakietu zostaną automatycznie skorygowane oraz nieaktywne pozycje dokumentu:
    • stają się aktywnymi pozycjami dokumentu
    • mają wpływ na podsumowanie dokumentu
    • podlegają przeliczeniom dokumentu
    • są zapisywane na dokumencie
    • są prezentowane na wydruku dokumentu
    • są prezentowane na podglądzie zatwierdzonego dokumentu

Dodanie na formularz dokumentu wymiany artykułu spełniającego wymagania promocji pakietowej wraz z nieaktywnymi pozycjami
Dodanie na formularz dokumentu wymiany artykułu spełniającego wymagania promocji pakietowej wraz z nieaktywnymi pozycjami

Uwaga
Usunięcie towaru z formularza dokumentu wymiany, który spełniał wymagania promocji pakietowej, spowoduje ponowną dezaktywację tych pozycji promocji pakietowych, które nie były przez użytkownika korygowane.

Dla dodanych automatycznie na formularzu dokumentu wymiany nieaktywnych pozycji:

  • nie jest możliwa zmiana ilości, cechy
  • nie jest możliwe ich usunięcie
  • możliwa jest zmiana ceny początkowej
  • możliwa jest zmiana rabatu użytkownika (tylko w momencie aktywowania tych pozycji)

Przykład

W systemie ERP zdefiniowane są następujące promocje pakietowe z opcją proporcjonalnego rozbijania rabatu na elementy pakietu:

  • Kup dwie pary spodni i jedną bluzę – dostaniesz rabat 50%
  • Kup jedną parę spodni i jedną koszulę – dostaniesz rabat 30%

Na stanowisku POS zostały paragonem sprzedane: dwie pary spodni oraz jedna bluza. Przy korygowaniu paragonu użytkownik wybiera bluzę do zwrotu. Po wybraniu przycisku [Wymiana] na formularzu prezentowane są pozycje:

  • 2 pary spodni – nie skorygowane, w sekcji zwracanych artykułów
  • jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
  • 2 pary spodni – nieaktywne, wartość = 0,00

Po zeskanowaniu na dokument koszuli na dokument został naliczony rabat 30%. Na formularzu prezentowane są pozycje:

  • 2 pary spodni – skorygowana o jedną parę, w sekcji zwracanych artykułów
  • jedna bluza – skorygowana, w sekcji zwracanych artykułów
  • jedna para spodni – nieaktywne, wartość = 0,00
  • jedna para spodni – aktywna, w ilości 1,00
  • jedna koszula

 




Korekta ręczna

Korekty ręczne wprowadza się do systemu w sytuacji, gdy istnieje potrzeba skorygowania dokumentu handlowego, do którego nie ma dostępu w systemie. Przykładem takiej sytuacji może być zmiana systemu do obsługi sprzedaży, bądź też korekta dokumentu wystawionego na stanowisku sprzedaży POS w innej lokalizacji.
W aplikacji istnieje możliwość dodania korekty ręcznej faktury sprzedaży lub paragonu. Korekta może jedynie zmniejszać ilość na pozycjach dokumentu.

W celu dodania korekty należy z poziomu listy dokumentów handlowych wybrać przycisk [Korekta ręczna].

Przycisk [Korekta ręczna]
Przycisk [Korekta ręczna]
Uwaga
Dodanie korekty ręcznej wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Przycisk [Korekta faktury]/[Korekta paragonu] pozwala na zmianę rodzaju wystawianej korekty.

Formularz nowo wystawianej ręcznej korekty ilościowej
Formularz nowo wystawianej ręcznej korekty ilościowej

Na formularzu dodawanego dokumentu korekty znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

    1. Paragon/Faktura – umożliwia wprowadzenie numeru korygowanego dokumentu. Jeżeli wprowadzony numer dokumentu zostanie rozpoznany w systemie ERP oraz pozycje na dokumentach się zgadzają, korekta zostanie automatycznie powiązana z tym dokumentem handlowym.
    2. Nr fiskalny – umożliwia wprowadzenie numeru fiskalnego korygowanego dokumentu
    3. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
    4. Wyszukaj artykuł – umożliwia dodanie korygowanego artykułu. Po wybraniu artykułu automatycznie zostanie wyświetlone okno korygowania pozycji.

Okno korekty ilości artykułu
Okno korekty ilości artykułu

W wyświetlonym oknie należy uzupełnić pola dotyczące korygowanego elementu:

      • Cena brutto/Cena netto – cena artykułu zgodna z dokumentem handlowym
      • Jednostka
      • Ilość przed korektą – ilość artykułu na dokumencie
      • Korygowana ilość – ilość o jaką korygowany jest artykuł (po wypełnieniu pola Ilość przed korektą domyślnie podpowiada się korekta całego towaru)
      • Ilość po korekcie – różnica między polami Ilość przed korektą i Korygowana ilość

Uwaga
W systemie ERP można określić przy pomocy parametru Ustaw cenę na korekcie ręcznej, czy na dokumencie korekty ręcznej dla zwracanego artykułu ma być automatycznie pobierana najbardziej aktualna cena jednostkowa z cennika (z możliwością jej zmiany).

Na podstawie wprowadzonych danych w polu Wartość korekty zostaje wyświetlona kwota, o jaką korygowany jest dokument.

W przypadku korygowania kompletu pobierającego elementy na dokument, pojawi się dodatkowe okno z możliwością skorygowania każdego elementu z osobna.

Okno wyboru korygowanego elementu kompletu
Okno wyboru korygowanego elementu kompletu

Uwaga
Operator nie może dodać na korektę ręczną artykułu typu Komplet niepobierającego elementów na dokument handlowy.

W przypadku, gdy pozycja:

      • nie jest korygowana w całości, oznaczenie jej bazowej ilości oraz wartości jest przekreślone, a poniżej wyświetlone są skorygowane dane
      • jest całkowicie skorygowana ilościowo, to prezentowana jest w całości jako przekreślona

Skorygowana pozycja dokumentu
Skorygowana pozycja dokumentu

6. Łączna ilość – prezentuje sumę ilości elementów skorygowanych/zwróconych na dokumencie

7. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta (nabywcy i odbiorcy) dokumentu

8. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji:

  • Suma – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
  • Suma netto – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto
  • Po korekcie – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od brutto
  • Różnica VAT – dla dokumentów z kierunkiem naliczania VAT od netto

Uwaga
Kierunek naliczania VAT można zdefiniować w systemie ERP.

9. Przyczyna korekty – wymagane jest określenie przyczyny wystawianej korekty, w przeciwnym wypadku zatwierdzenie dokumentu nie będzie możliwe. Po wybraniu przycisku zostaje wyświetlone się okno wyboru wartości zdefiniowanych w systemie ERP.

 

Okno Wybierz przyczynę
Okno Wybierz przyczynę

Możliwe jest również określenie przyczyny dla każdej pozycji korekty, a nie całego dokumentu. Szczegółowy opis określenia przyczyny dla każdej pozycji korekty znajduje się w artykule Korekta ilościowa.

 

10. Szczegóły pozycji – prezentuje podstawowe informacje na temat elementu dokument oraz umożliwia:

  • [Zwróć] – skorygowanie określonej ilości wskazanej pozycji dokumentu. Funkcjonalność dostępna jest również bezpośrednio na wybranej pozycji w kolumnie Ilość.
  • [Usuń] – skorygowanie całej ilości zaznaczonego elementu dokumentu

Po wybraniu przycisku [Zwróć] lub dodaniu pierwszej pozycji na korekcie ręcznej pojawi się okno wybrania przyczyny korekty. Jeżeli przyczyna korekty nie zostanie wybrana, pozycja nie zostanie skorygowana/dodana na dokument.

11. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

 

Formularz dodawanej korekty ręcznej zawiera następujące przyciski:

  • [Zatwierdź] – zatwierdza dokument
  • [Wymiana] – pozwala na przejście do procesu wymiany korygowanego towaru

Po zatwierdzeniu korekty, zostanie wyświetlone okno płatności Do zwrotu, analogiczne do okna przyjmowania płatności podczas wystawiania dokumentu, z tą różnicą, że po zatwierdzeniu okna kwota jest wydawana, a nie przyjmowana.

Uwaga
W systemie ERP można nadać uprawnienie Zatwierdzenie zwrotu określające, którzy użytkownicy mogą zatwierdzić dokument generujący zwrot pieniędzy.

Zatwierdzenie korekty ręcznej paragonu/faktury powoduje automatyczne wygenerowanie w systemie ERP zatwierdzonego dokumentu przychodu wewnętrznego (PW), który zwiększy stan magazynowy o korygowany/zwracany artykuł. Dla artykułu na dokumencie PW zostanie ustawiona ostatnia cena zakupu tego artykułu.
W systemie ERP możliwe jest ustalenie, na który magazyn ma być dokonywany zwrot. W sytuacji, gdy parametr Preferuj magazyn domyślny dla zwrotów jest:

  • odznaczony – towar zostanie zwrócony na magazyn wskazany na dokumencie źródłowym
  • zaznaczony – towar zostanie zwrócony na magazyn określony jako domyślny dla centrum, w którym wystawiany jest dokumenty korekty PAR/FS



TAX FREE(Enterprise, Altum)

Uwaga
Dokument TAX FREE dostępny jest tylko w polskiej wersji bazy danych.

Obsługa dokumentów TAX FREE (TF) pozwala realizować zwrot podatku VAT zapłaconego przez podróżnych spoza Unii Europejskiej bezpośrednio na stanowiskach sprzedaży detalicznej. Dzięki temu kupujący może uniknąć podwójnego opodatkowania: w kraju nabycia oraz w kraju zamieszkania.

Przycisk [TAX FREE]
Przycisk [TAX FREE]
Z poziomu listy dokumentów handlowych operator ma możliwość wygenerowania TAX FREE do paragonu, który:

  • jest zafiskalizowany
  • nie posiada korekt (lub wszystkie korekty zostały anulowane)
  • nie posiada powiązanej faktury sprzedaży
  • nie posiada wygenerowanego dokumentu TAX FREE (lub wygenerowany dokument TAX FREE został anulowany)

Podobnie jak w przypadku innych dokumentów, nie ma możliwości wygenerowania zbiorczego TAX FREE do kilku paragonów.

Uwaga
Jeżeli dokument PAR został zsynchronizowany do systemu ERP, to nie ma możliwości wygenerowania do niego TAX FREE w trybie offline.

Uwaga
Funkcjonalność generowania dokumentów TF do paragonów zatwierdzonych nie jest dostępna w Comarch ERP Altum.

W systemie ERP można aktywować funkcjonalność generowania dokumentów TF również do paragonów zatwierdzonych. Jeżeli w systemie ERP:

  • została aktywowana funkcjonalność generowania dokumentów TF do paragonów zatwierdzonych
  • nie został zdefiniowany schemat numeracji dla dokumentu typu TF

to na stanowisku POS, podczas próby wygenerowania dokumentu TF do zatwierdzonego paragonu, zostanie wyświetlony komunikat: „Nie można wystawić Tax Free. Brak definicji dokumentu.”.

Dokument TAX FREE może przyjąć dwa stany:

  • Zatwierdzony
  • Rozliczony – dokument TF z potwierdzonym wywozem

Formularz generowanego TAX FREE
Formularz generowanego TAX FREE

Na formularzu dokumentu TF znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

    1. Na liście pozycji dokumentu prezentowane są kolumny:
      • Nazwa
      • Cena brutto
      • Ilość
      • Wartość VAT
      • Wartość brutto
      • Stawka VAT (domyślnie ukryta)
    2. Na kaflu [Kontrahent] prezentowane są:
      • Nazwa kontrahenta
      • Adres
      • Numer dokumentu tożsamości – wymagane do zatwierdzenia dokumentu TF
      • Kraj z adresu – wymagane do zatwierdzenia dokumentu TF
    3. W podsumowaniu dokumentu podane są:
      • Brutto
      • Netto
      • Kwota do zwrotu
    4. Forma – domyślna forma płatności kontrahenta, możliwa do zmiany na inną dostępną na stanowisku POS. W sytuacji, gdy forma płatności ustawiona dla kontrahenta nie jest dostępna na stanowisku POS, ustawiona zostanie forma płatności typu Kasa przypisana do stanowiska
    5. Data wywozu – data wywozu towaru poza terytorium UE
    6. Daty wpływu
    7. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Uwaga
W przypadku generowania dokumentu TAX FREE, wymagane jest uzupełnienie na karcie kontrahenta pola Dokument tożsamości.

Przykład

Do centrum lokalnego podpięte są dwa stanowiska POS: POS1 oraz POS2. Uruchomiona jest usługa synchronizacji danych z systemem ERP.
Na obu stanowiskach widoczny jest dokument PAR/2018/04/POS1. Operator na stanowisku POS1 generuje do dokumentu PAR/2018/04/POS1 dokument TAX FREE. W tym momencie dokument PAR jest blokowany dla reszty stanowisk, czyli operator stanowiska POS2, próbując wygenerować dokument TF lub FS do tego samego dokumentu PAR/2018/04/POS1 otrzyma notyfikację blokującą: „Nie można wygenerować TAX FREE, ponieważ dokument PAR/2018/04/POS1 jest już zablokowany na innym stanowisku.”.

Przycisk [Potwierdź wywóz]
Przycisk [Potwierdź wywóz]
Podstawą do otrzymania zwrotu podatku VAT jest wydany przez sprzedawcę dokument TAX FREE z potwierdzeniem wywozu oraz podpiętym dokumentem PAR. Dla zatwierdzonego dokumentu TF operator ma możliwość potwierdzenia wywozu przy pomocy przycisku [Potwierdź wywóz] z poziomu listy dokumentów handlowych oraz podglądu dokumentu TF. Na dokumencie TF w momencie potwierdzania wywozu towaru określane są:

  • Data wpływu – domyślnie jako data bieżąca, z możliwością ręcznej zmiany
  • Data wywozu – pole wymagane, ponieważ otrzymanie zwrotu podatku jest możliwe tylko i wyłącznie wtedy, gdy wywóz towaru poza terytorium UE będzie miało miejsce nie później niż ostatniego dnia trzeciego miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano zakupu

Uwaga
Aby użytkownik mógł wygenerować zwrot wynikający z zatwierdzenia wywozu dla dokumentu TF, musi posiadać uprawnienie Zatwierdzenie zwrotu nadawane w systemie ERP.

Uwaga
Potwierdzenie wywozu dla dokumentu TF stworzonego przez innego operatora wymaga uprawnienia Edycja dokumentów innych operatorów nadawanego w systemie ERP.

Przykład
Do centrum lokalnego podpięte są dwa stanowiska POS: POS1 oraz POS2. Uruchomiona jest usługa synchronizacji danych z systemem ERP.
Na obu stanowiskach widoczny jest dokument TF/2018/03/POS1. Operator na stanowisku POS1 potwierdza wywóz dokumentu TF/2018/03/POS1. W tym momencie dokument TF jest blokowany dla reszty stanowisk, czyli operator stanowiska POS2, próbując potwierdzić wywóz dokumentu TF/2018/03/POS1 otrzyma notyfikację: „Nie można potwierdzić wywozu, ponieważ dokument TF/2018/03/POS1 jest już zablokowany na innym stanowisku.”.

Do paragonu powiązanego z TAX FREE nie można wygenerować:

  • Faktury sprzedaży
  • Korekty (również wymiany)



Podpis cyfrowy

Uwaga
Podpis cyfrowy dostępny jest tylko we francuskiej wersji bazy danych.

Podpis cyfrowy służy sprawdzeniu autentyczności dokumentów lub wiadomości. Poprawny podpis cyfrowy potwierdza, że dokument lub wiadomość pochodzi od właściwego autora lub nadawcy, który nie może zaprzeczyć faktowi jego stworzenia lub nadania.

Na stanowisku POS obsługiwany jest mechanizm generowania podpisu cyfrowego dla:

Podpis jest tworzony w systemie w momencie zatwierdzania dokumentów, w formacie określonym przez francuskie przepisy VAT. W celu korzystania z tej funkcjonalności wymagany jest:

  • klucz prywatny – służący do generowania podpisu cyfrowego dokumentów
  • klucz publiczny – służący do weryfikacji jego autentyczności

Przycisk [Weryfikacja podpisu] oraz kolumna podpisu cyfrowego na liście dokumentów handlowych
Przycisk [Weryfikacja podpisu] oraz kolumna podpisu cyfrowego na liście dokumentów handlowych
Na liście dokumentów handlowych, można:

  • sprawdzić, czy wygenerowany podpis jest prawidłowy przy pomocy domyślnie ukrytego przycisku [Weryfikacja podpisu]
  • wyświetlić ikony informujące o tym, czy dla danego dokumentu został wygenerowany podpis (kolumna domyślnie ukryta)

Uwaga
Weryfikacja podpisu dotyczy tylko dokumentów wystawionych na danym stanowisku POS. Dla dokumentów pobranych z systemu ERP oraz z innego stanowiska POS weryfikacja nie może zostać wykonana.

Przycisk [Pokaż podpis] na podglądzie paragonu
Przycisk [Pokaż podpis] na podglądzie paragonu
Z poziomu podglądu dokumentu przy pomocy domyślnie ukrytego przycisku [Pokaż podpis] można wyświetlić podpis elektroniczny oraz skopiować go do schowka.

Podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny