Przyjęcie dostawy

Pod kaflem [Back office] → [Przyjęcie dostawy] dostępna jest lista dokumentów przyjęcia:

• MM- – wysłane z magazynu zewnętrznego niedostępnego na danym stanowisku POS
• ZZ – dokumenty wystawione w systemie ERP na magazyn POS
• PZ – dokumenty przyjęcia wygenerowane do dokumentów ZZ, z poziomu stanowiska POS

Z poziomu listy przyjęć dostawy można:

• wyświetlić do podglądu dokument MM-, ZZ, PZ przy pomocy przycisku [Podgląd]
• przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów przy pomocy przycisku [P]
• przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Zobacz więcej] lub [Dokumenty powiązane]
• anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Status dokumentu – posiada następujące opcje:
  • Anulowane
  • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, dla którego należy dane stanowisko POS oraz dokumenty ZZ, do których istnieje zatwierdzone PZ, ale ZZ nie jest jeszcze zrealizowane w całości
  • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony posiadające zatwierdzone MM+ lub PZ jako dokumenty powiązane gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
• Data
• Stan – posiada następujące opcje:
  • Anulowany
  • Niezatwierdzony
  • W realizacji
  • Zamknięty
  • Zatwierdzony
  • Zatwierdzony ilościowo
  • Zrealizowany
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

Na liście dokumentów przyjęcia dostawy dostępne są kolumny:

• Numer
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane
• Obsługujący (domyślnie ukryta)
• Oczekiwana dostawa (domyślnie ukryta)
• Oczekiwane (domyślnie ukryta)
• Niewysłane (domyślnie ukryta)
• Zamówione (domyślnie ukryta)
• Przyjęte (domyślnie ukryta)
• Typ (domyślnie ukryta)

Przyjęcie MM-

Przyjęcie dostawy dotyczy dokumentów MM-, które:

• są w stanie Zatwierdzony
• mają wygenerowany dokument MM+, ale jest on anulowany
• mają w polu Magazyn docelowy wybrany magazyn dostępny dla dokumentów MM-/MM+ w centrum, do którego przypisane jest stanowisko POS

Na formularzu przyjęcia dokumentu MM- należy wprowadzić towary znajdujące się w dostawie:

• wybierając je z listy artykułów
• skanując przy pomocy czytnika
• ręcznie zmieniając ilości danego towaru

Formularz przyjęcia dokumentu MM- zawiera kolumny:

• Lp.
• Nazwa
• Ilość z dokumentu
• Ilość przyjęta
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)
• Cena bazowa (domyślnie ukryta)
• Uzupełnij braki w sklepie (domyślnie ukryta, wyłącznie z ERP Enterprise)
• Ilość zamówiona (domyślnie ukryta)
• Ilość odrzucona (domyślnie ukryta)

Jeżeli wprowadzony towar został przyjęty w ilości zgodnej z kolumną Ilość z dokumentu, to pozycja na dokumencie zostanie oznaczona kolorem zielonym. W przypadku niezgodności (nadmiar lub braki), wartość ta zostanie oznaczona kolorem czerwonym (w kolumnie Ilość przyjęta).

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

• zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
• odrzucić dany artykuł w przypadku niezgodności z oczekiwanym towarem przy pomocy przycisku [Odrzuć]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

• sumie ilości artykułów z dokumentu
• sumie ilości przyjętej

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie protokołu przyjęcia (PRP) oraz dokumentu MM+ w stanie Zatwierdzony
• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego realizacji w późniejszym czasie
• [Drukuj]
• [Przyjmij wszystkie] – przyjmuje wszystkie ilości z dokumentu MM-
• [Pokaż rozbieżności] – przycisk dostępny w przypadku wykrycia rozbieżności pomiędzy ilościami przyjętymi, a ilościami z dokumentu. Otwiera okno rozbieżności.

W przypadku zatwierdzenia dokumentu, na którym występują rozbieżności na stanowisku POS pojawi się komunikat: „Wystąpiły rozbieżności pomiędzy oczekiwaną a przyjętą ilością artykułów”.

Formularz podglądu dokumentu PRP (dla zgodności oraz rozbieżności w przyjęciu dostawy wygląda analogicznie jak dokument przyjęcia MM-).

W systemie ERP dostępny jest parametr, który umożliwia automatyczne generowanie dokumentów PW/RW w przypadku rozbieżności od razu po zatwierdzeniu przyjęcia dokumentu.

Wyświetlanie braków w sklepie (Enterprise)

W systemie ERP Enterprise dostępny jest parametr, który umożliwia wyświetlanie kolumny Uzupełnij braki w sklepie w widoku przyjmowania dostawy. Wartość w kolumnie obliczana jest jako: ilość oczekiwana na półkach sklepowych – (ilość w magazynie + ilość już przyjęta) i jest wyświetlana jedynie w przypadku, gdy jest większa od 0.

Jeśli podczas skanowania przyjmowanych artykułów w kolumnie Uzupełnij braki w sklepie znajduje się informacja o brakach na półkach, zostaje odtworzony ostrzegawczy dźwięk oraz wyświetlony komunikat „Niedobór towaru na półkach. Uzupełnij zasoby w sklepie”. Użytkownik powinien odłożyć przy przyjęciu towary, których brakuje na półkach i wynieść do sklepu.

Przyjęcie ZZ

Zamówienie zakupu to dokument handlowy zawierający zamówione towary lub usługi u dostawców/sprzedawców. Dokumentem potwierdzającym przyjęcie towaru na magazyn od dostawcy przy określonych warunkach zakupu jest dokument przyjęcia zewnętrznego. Powoduje on zwiększenie ilości zasobów na magazynie.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Altum dostępne są dedykowane parametry konfiguracyjne, które są synchronizowane do systemu Comarch POS:

Na formularzu centrum -> zakładka Stanowiska POS, dostępna jest sekcja Przyjęcie zewnętrzne, zawierająca parametry:

• Dodawanie nowych elementów na PZ generowanych z ZZ (domyślnie zaznaczony)

• Wymagany numer obcy na ręcznych PZ (domyślnie zaznaczony) – parametr na ten moment nieobsługiwany
• Wyświetlanie przycisku Przyjmij Wszystko na PZ(domyślnie odznaczony) – parametr włącza dostępność przycisku [Przyjmij wszystko] na stanowisku POS. Dzięki temu przycisku operator jest w stanie przyjąć wszystkie pozycje z zamówienia zakupu.

• Na formularzu ZZ dostępny jest parametr Realizuj w POS – należy aktywować parametr w celu przesynchronizowania dokumentu ZZ na stanowisko POS

Aby dokument zamówienie zakupu wystawiony w systemie Comarch ERP Altum mógł zostać zrealizowany na stanowisku POS muszą być spełnione warunki:

• na formularzu ZZ zaznaczony parametr Realizuj w POS
• rodzaj transakcji: krajowa
• odznaczony parametr: Odwrotne obciążenie

Lista dokumentów ZZ i PZ dostępna jest pod kaflem [Back office] -> [Przyjęcie dostawy].

Przyjęcie zewnętrzne dotyczy dokumentów ZZ,  które:

• zostały wygenerowane w systemie ERP
• są w stanie Zatwierdzony lub W realizacji
• nie mają wygenerowanego dokumentu PZ w systemie ERP
• mają w polu Magazyn docelowy wybrany magazyn dostępny dla dokumentów ZZ w centrum, do którego przypisane jest stanowisko POS
• posiadają zaznaczony parametr Realizuj w POS (w przypadku systemu Comarch ERP Altum)

Na górze listy dostępne są filtry, dzięki którym można ograniczyć wyniki wyszukiwania dokumentów ZZ i PZ:

• Status dostawy – dostępne statusy:
  • Do przyjęcia
  • Anulowane
  • Przyjęte
• Data
• Stan – dostępne stany:
  • Anulowany
  • W realizacji
  • Zamknięty
  • Zatwierdzony
  • Zrealizowany

• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

Z poziomu listy zawierającej dokumenty ZZ można:

• przyjąć zamówienie zakupu przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• podejrzeć dokumenty skojarzone przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane] lub wybierając [Zobacz więcej] z poziomu kolumny Dokumenty powiązane, w przypadku istnienia większej ilości dokumentów skojarzonych

• wydrukować dokument przy pomocy przycisku [Drukuj]
• odświeżyć listę dokumentów przyjęcia przy pomocy przycisku [Odśwież]
• przejść do listy dokumentów niezatwierdzonych przy pomocy przycisku [P]. Na liście znajdują się m.in. zaparkowane dokumenty przyjęcia zewnętrznego.

Podgląd dokumentu ZZ jest dostępny tylko do odczytu, nie można zmieniać na nim żadnych wartości ustawionych w systemie ERP. Na formularzu ZZ znajdują się informację o:

• artykułach wraz z ilościami
• osobie obsługującej dokument w systemie ERP
• osobie obsługującej pozycje w systemie ERP
• dostawcy – ponieważ dokument ZZ wysyłany jest do sklepu bezpośrednio z magazynu dostawcy
• magazynie źródłowym
• dodatkowym opisie dokumentu wprowadzonym w systemie ERP
• atrybutach
• powiązanym numerze dokumentu – numer widoczny w nagłówku dokumentu, jest to zewnętrzny numer nadany przez dostawcę
• dacie realizacji

Formularz zamówienia zakupu ZZ zawiera kolumny:

• Nazwa
• Ilość
• Lp. (domyślnie ukryta)
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)

Aby przyjąć zamówienie zakupu należy wybrać przycisk [Przyjmij], który otwiera okno przyjęcia zewnętrznego.

Formularz przyjęcia zewnętrznego PZ zawiera kolumny:

• Nazwa
• Ilość zamówiona
• Ilość przyjęta
• Ilość odrzucona
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)
• Poprzednie dostawy (domyślnie ukryta)
• Lp. (domyślnie ukryta)
• Cena netto (domyślnie ukryta)
• Cena brutto (domyślnie ukryta)
• Wartość netto (jako ilość x cena netto)(domyślnie ukryta)
• Wartość brutto (jako ilość x cena brutto)(domyślnie ukryta)

Na formularzu przyjęcia zewnętrznego należy wprowadzić towary znajdujące się w dostawie:

• wybierając je z listy artykułów
• skanując przy pomocy czytnika
• ręcznie zmieniając ilości danego towaru

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

• zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
• wprowadzić nową partię dla artykułu przy pomocy przycisku [Pokaż więcej szczegółów], jeżeli metoda FEFO jest włączona.

• odrzucić dany artykuł w przypadku niezgodności z oczekiwanym towarem przy pomocy przycisku [Odrzuć]. W przypadku odrzucenia artykułu w oknie Odrzucenie należy podać przyczynę.

Okno odrzucenia artykułu zawiera:

• nazwę artykułu w nagłówku okna
• zdjęcie artykułu
• informacje o numerze partii i dacie ważności
• informacje o cechach partii jeżeli istnieją
• pole do wprowadzenia ilości odrzuconej
• pole do wprowadzenia opisu uszkodzonego artykułu
• listę przyczyn odrzucenia artykułu
• przyciski [Zatwierdź] i [Zamknij Esc]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

• sumie ilości artykułów zamówionych
• sumie ilości przyjętej
• sumie ilości odrzuconej

Po prawej stronie formularza dostępne są informacje szczegółowe o artykule, zawierające:

• nazwę
• kod (domyślnie ukryty)
• kod EAN
• atrybuty
• zdjęcie

Formularz dokumentu zawiera również informacje o:

• dacie realizacji

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie dokumentu PZ
• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego realizacji w późniejszym czasie
• [Przyjmij wszystkie] – umożliwia przyjęcie wszystkich artykułów w ilości identycznej jak na zamówieniu. Przycisk dostępny w przypadku włączenia parametru w systemie ERP.
• [Drukuj]

Metoda FEFO (Enterprise)

W przypadku włączonej funkcjonalności obsługi metody FEFO na stanowisku POS, po wybraniu przycisku [Przyjmij] z poziomu listy ZZ, zostanie wyświetlone pytanie:

Jeżeli użytkownik zrezygnuje z ręcznego ustawienia tych wartości, to zostaną one ustawione automatycznie jako domyślny numer partii i data ważności na podstawie istniejącego algorytmu.

Dla każdego artykułu możliwe jest przyjęcie więcej niż jednej partii poprzez:

• zeskanowanie kodu EAN-128 z numerem lotu lub datą ważności
• ręczne dodanie informacji o nowej partii przy pomocy przycisku [Pokaż więcej szczegółów]

Odrzucenie nieaktualnych partii podczas przyjęcia (Enterprise)

Na stanowisku Comarch POS współpracującym z ERP Enterprise użytkownik nie ma możliwości wybrania daty z przeszłości jako daty ważności przyjmowanych partii, a także zeskanowanie kodu kreskowego z datą ważności z przeszłości jest blokowana i na stanowisku POS wyświetlany jest komunikat: Przeterminowane artykuły nie mogą być przyjmowane na magazyn sklepu.

Walidacja nowego numeru partii (Enterprise)

W systemie ERP Enterprise możliwe jest zdefiniowanie znaków dostępnych do wykorzystania przy tworzeniu nowego numeru partii oraz dopuszczalną długość numeru partii.

W przypadku próby wprowadzenia numeru partii, który jest niezgodny ze wzorcem, pole zostaje oznaczone kolorem czerwonym oraz wyświetlony zostaje komunikat: „Zdefiniowany numer partii zawiera niedozwolone znaki lub ma niepoprawną długość.”

Jeśli zeskanowany zostanie kod z numerem partii niezgodnym z ustalonymi ograniczeniami, aplikacja Comarch POS wyświetla komunikat „Zeskanowany numer partii zawiera niedozwolone znaki lub ma niepoprawną długość” oraz otwierane jest okno z zaznaczonym na czerwono numerem partii.

W systemie ERP Enterprise możliwe jest także określenie, czy wprowadzone w numerze partii litery mają być zmieniane na wielkie, małe lub pozostawiane w postaci, jaką wprowadził użytkownik.

Zmiany zostały dodane ze względu na wprowadzenie obsługi kodów EAN-128. W przypadku dostawy, w której część artykułów jest oznaczona kodem EAN-128, a część przyjmowana jest jako pojedyncze produkty z kodem EAN-13, przy skanowaniu EAN-128 odczytane zostaną dodatkowe informacje o numerze partii i dacie ważności. System identyfikuje istniejącą partię lub tworzy nową, jeżeli nie jest jeszcze dostępna w sklepie. Dla towarów oznaczonych tylko z kodem kreskowym EAN-13 użytkownik ma możliwość ręcznego ustawienia tych wartości lub wprowadzenia artykułu zgodnie z metodą FEFO. Przyjmowane są również artykuły, które posiadają informację o swojej wadze zapisane w kodzie:

• EAN-128
• wagowym EAN-13

Dodatkowo wszystkie rozbieżności musza być zgłaszane w związku z dostawą:

• ilość przedmiotów jest inna niż oczekiwana
• niektóre artykuły są wybrakowane – należy je odrzucić

Obsługa metody FEFO została wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Ta funkcjonalność jest szczególnie ważna w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala aktualizować artykuły z najkrótszą datą ważności.

Na stanowisku POS wprowadzono następujące zmiany w procesie przyjęcia:

• możliwość podania powodu odrzucenia artykułu – zdefiniowana w systemie ERP rozbieżność pomiędzy artykułem oczekiwanym a dostarczonym
• dodanie odpowiedniej ilości artykułu na protokół przyjęcia w momencie skanowania kodu EAN-13 i EAN-128
• możliwość przyjęcia artykułu z określoną datą ważności, jeżeli jest podana na dokumencie MM-
• dodanie informacji o ilości rolek/palet/kartonów na dokumencie MM-
• możliwość zapisania informacji o temperaturze na dokumencie MM+ przypadku artykułów mrożonych

W momencie przyjęcia artykułów zgodnie z metodą FEFO możliwe są dwie sytuacje:

• w bazie nie istnieje partia skanowanego artykułu
• w bazie istnieje partia skanowanego artykułu

Brak partii wprowadzanego artykułu w bazie

W przypadku skanowania artykułu z partią, która nie istnieje w bazie, użytkownik może:

• ręcznie wskazać partię, która ma zostać wprowadzona tzn. zdefiniować datę ważności i numer partii
• nie wskazywać konkretnej partii i w momencie zatwierdzania przyjęcia, wtedy system automatycznie przypisze wskazaną ilość do partii z najdłuższą datą ważności

Partia wprowadzanego artykułu znajduje się w bazie

Jeżeli skanowany jest artykuł, którego partia już istnieje w bazie, to ilość tego artykułu zostanie zaktualizowana.

Zmiany na liście artykułów

W systemie ERP dodane zostały parametry, z których jeden decyduje o sposobie prezentacji towarów, tj. czy artykuły mają być wyświetlane ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi partii.

Drugi parametr dotyczy podglądu artykułu, a jego aktywacja powoduje dodanie przycisku [Szczegóły partii] na zakładce Zasoby.

• Szczegóły partii
• Magazyn
• Ilość
• Rezerwacje
• Braki
• Dostępna ilość

Dostępny jest parametr umożliwiający wyświetlanie partii z ilością równą 0.

Lista rozbieżności przyjęcia towarów (Enterprise)

Proces przyjęcia składa się z dwóch etapów:

• skanowanie wszystkich dostępnych artykułów
• weryfikacja, czy występują rozbieżności (brakujące/dodatkowe artykuły)

W oknie przyjęcia dostępny jest przycisk [Pokaż wszystkie artykuły].

W momencie braku rozbieżności i wybraniu przycisku [Zatwierdź], na stanowisku POS zostanie wyświetlony komunikat: Nie znaleziono rozbieżności. Wszystkie oczekiwane artykuły zostały przyjęte.

Skanowanie artykułów w przypadku niezgodności

Istnieją trzy możliwości skanowania/dodania ręcznego artykułów na listę rozbieżności:

• Użytkownik skanuje artykuł, który jest widoczny na liście
• Użytkownik skanuje nowy artykuł, którego nie ma na liście
• Użytkownik skanuje artykuł, który został przyjęty prawidłowo i nie jest widoczny na liście – po zeskanowaniu takiego artykułu na stanowisku POS zostanie wyświetlony komunikat: Artykuł [nazwa artykułu] został już przyjęty w całości. Czy na pewno chcesz dodać go do listy rozbieżności?

Funkcjonalność powiadomienia dźwiękowego usprawnia pracę użytkownika podczas skanowania artykułów. Dzięki dodatkowemu, charakterystycznemu dźwiękowi towarzyszącemu przy różnych procesach na przykład przy przyjęciu, możliwe będzie natychmiastowe rozpoznanie czy artykuł został przyjęty poprawnie czy pojawił się jakiś błąd.

W systemie ERP zdefiniowany został parametr Dostępność dźwięku, którego aktywowanie włącza funkcjonalność notyfikacji dźwiękowej.

Wprowadzono cztery typy dźwięków w zależności od występującego zdarzenia:

• Poprawne skanowanie (OnScanSuccess) – zeskanowano kod artykułu i zwiększono ilość na dokumencie
• Błąd skanowania (OnScanFail) – zeskanowano kod artykułu, ale nie może on zostać dodany na dokument (kod jest nieznany lub towar nie może zostać dodany z powodu walidacji)
• Wymaga interakcji użytkownika (OnBatchDetailsRequired) – wyświetlone zostaje okno pozwalające na wprowadzenie właściwości partii
• Błąd aplikacji (OnError) – błąd aplikacji podkreślony notyfikacją dźwiękową

W ramach precyzji ilości artykułów wagowych na protokole i liście przyjęć każdy artykuł wagowy traktowany jest jako 1 sztuka. W związku ze zmianami, oczekiwana ilość wyliczana jest jako suma ilości artykułów (niewagowych) i ilości elementów artykułów wagowych.