Wprowadzenie podziału informacji o stanach magazynowych na poszczególne magazyny pozwoli uniknąć błędów w synchronizacji, które powodują, że część dokumentów nie synchronizuje się z systemem ERP z powodu niewystarczającej ilości towarów dostępnych w danym magazynie.
W celu zapewnienia ciągłej pracy, również w trybie offline, wprowadzona została Usługa POS Agent, która dostarcza aktualnych informacji o stanie magazynowym na każdej stacji POS.
Uwaga
Zatwierdzanie dokumentów MM- i RW zostało zablokowane w przypadku braku połączenia z usługą.
Menu Back office pozwala na obsługę dokumentów magazynowych na stanowisku POS.
Kafel [Back office]Z poziomu menu Back office dostępne są kafle:
[Przyjęcie dostawy] – w zależności od konfiguracji w systemie ERP, kafel ten otwiera listę listów przewozowych lub dokumentów MM- gotowych do przyjęcia
[Przesunięcia wewnętrzne] – pozwala na obsługę przesunięć pomiędzy magazynami przypisanymi do danego centrum/firmy
[Uzgadnianie stanów magazynowych] – umożliwia wykonanie procesu uzgadniania stanów magazynowych towarów zgodnie z informacją o zasobach dostępną w systemie ERP
[Wydanie towarów] – umożliwia:
przygotowanie wysyłki
generowanie naklejek (domyślnie ukryty)
sprawdzenie rejestru paczek
[Korekty zasobów] – otwiera listę dokumentów PW i RW oraz umożliwia korektę zasobów towarów przy pomocy tych dokumentów
Opcje dostępne w menu Back office
Przesunięcia wewnętrzne
Przesunięcia wewnętrzne
W celu uproszczenia procesu przesunięć towarów pomiędzy magazynami z danego sklepu na stanowisku POS możliwa jest obsługa przesunięć wewnętrznych (MM-). Proces zakłada, że nie trzeba generować oddzielnie dokumentów wydania i przyjęcia z jednego magazynu na inny, bo odbywa się to automatycznie. Obsługa polega na:
dyspozycji przyjęcia – przyjęciu zasobów z innego magazynu
wydaniu towaru – tworzeniu dokumentów MM- pomiędzy magazynem centrali a magazynami oddziałowymi
Podczas zatwierdzania nowego przesunięcia wewnętrznego automatycznie generowane są dokumenty MM-, MM+ i PRP.
Uwaga
Funkcjonalność przyjmowania i wydawania dostaw wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP:
do modyfikacji dokumentów przesunięć międzymagazynowych
w przypadku przyjmowania dostaw, do tworzenia protokołu przyjęcia
W celu przejścia na listę przesunięć wewnętrznych należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Przesunięcia wewnętrzne].
Kafel [Przesunięcia wewnętrzne]Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty MM-, dla których magazynem źródłowym i docelowym są aktualne magazyny sklepu, a także dokumenty PRP z nimi powiązane.
Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony powiązane z zatwierdzonym dokumentem MM+, gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
Wydane – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, do którego należy dane stanowisko POS
Do wydania – dokumenty w stanie Niezatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
Typ
Data
Stan
Magazyn źródłowy
Magazyn docelowy
Uwaga
W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentóww konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP, dokumenty mogą być wyszukiwane:
lokalnie w bazie danych stanowiska POS
lokalnie oraz w systemie ERP
Na liście prezentowane są kolumny:
Status – w formie ikon:
[↓] (symbol strzałki skierowanej w dół) – dokumenty MM-, które są przyjęciami oraz mają stan Zatwierdzony
[!] (symbol wykrzyknika) – protokoły przyjęcia dotyczące rozbieżności pomiędzy dokumentem systemowym MM- a przyjętą dostawą
Uwaga
Jeżeli operator nie posiada uprawnienia do odczytu dokumentów MM-, ikony zatwierdzenia oraz wykrzyknika nie będą prezentowane.
Numer
Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Niezatwierdzony, Anulowany
Magazyn źródłowy
Magazyn docelowy
Data wystawienia
Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla dokumentu MM- prezentowany jest numer protokołu przyjęcia (PRP) oraz numer MM+ wygenerowanego do tego dokumentu.
Obsługa transakcji (domyślnie ukryta)
Z poziomu listy przesunięć wewnętrznych można:
dodać nowy dokument MM- przy pomocy przycisku [Dodaj]
wyświetlić do podglądu dokument MM-/PRP
przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów MM- przy pomocy przycisku [P]
anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]
przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane]
Anulowanie całego procesu ruchów wewnętrznych w przypadku anulowania dokumentu PRP – przesunięcia wewnętrzne
Anulowanie wyłącznie dokumentu PRP uniemożliwia ustalenie, gdzie znajdują się artykuły, jeżeli firma chce anulować proces ruchu wewnętrznego, oznacza to, że towary wracają do magazynu źródłowego. D została dodana funkcjonalność anulowania całego procesu, w momencie gdy operator anuluje dokument PRP z listy przesunięć wewnętrznych. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat informujący o anulowaniu dokumentu MM- i MM+ powiązanego z anulowanym przesunięciem.
Korekty zasobów
Funkcja korekty zasobów umożliwia ręczną aktualizację stanów magazynowych przy pomocy rozchodu wewnętrznego (RW) i przychodu wewnętrznego (PW). Korektę zasobów przy użyciu dokumentów PW i RW dokumentów można zastosować przykładowo w przypadku:
zniszczenia towaru
znalezienia pustych opakowań
kradzieży
korekty stanów magazynowych
korekty przyjęć towarów/paczek
W celu wystawienia odpowiedniego dokumentu PW lub RW należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Korekty zasobów].
Kafel [Korekty zasobów]W oknie Korekty zasobów prezentowana jest lista wszystkich dokumentów PW i RW.
Lista dokumentów PW i RW w oknie Korekty zasobów
Na stanowisku POS prezentowane są te dokumenty PW i RW, które:
magazyn, w którym zostały wystawione jest dostępny na danym stanowisku
zostały wystawione na danym stanowisku POS lub zostały już zsynchronizowane na tym stanowisku
W systemie ERP można określić sprzed ilu dni ma odbywać się synchronizacja dokumentów PW i RW.
W celu wystawienia nowej korekty należy wybrać przycisk [Nowa korekta zasobów], a następnie wskazać rodzaj zamierzonego dokumentu.
Przycisk [Nowa korekta zasobów]Utworzenie nowego dokumentu PW i RW dostępne jest również z poziomu podglądu artykułu.
Przycisk [Nowa korekta zasobów] z poziomu podglądu artykułuPodczas tworzenia nowego dokumentu PW lub RW należy wskazać magazyn, dla którego zasoby mają być skorygowane oraz powód wystawienia dokumentu. Lista dostępnych powodów definiowana jest w systemie ERP.
Nowy rozchód wewnętrzny
Inwentaryzacja (Enterprise)
Uwaga
Funkcjonalność Inwentaryzacja dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise
Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].
Kafel [Back office]Kafel [Inwentaryzacja]
Uwaga
Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP
Lista inwentaryzacji
Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:
Numer
Rodzaj inwentaryzacji:
Roczny
Ciągły
Typ
Stan:
Wygenerowany
Otwarty
Zamknięty
Zaraportowany
Częściowo zaraportowany
Data utworzenia
Data inwentaryzacji
Data zamknięcia
Opis
W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.
Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:
Rodzaj inwentaryzacji
Z poziomu listy można:
podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany
zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty
dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]
Podgląd inwentaryzacji
Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):
wydrukować dokument inwentaryzacji
odświeżyć arkusze inwentaryzacji
otworzyć inwentaryzację
dodać nowy arkusz inwentaryzacji (w opcjach dodania nowego arkusza inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Ujemne stany], po wybraniu tego przycisku wykonywana jest próba dodania każdego artykułu, którego ilość systemowa jest mniejsza od jego braków – z uwzględnieniem wybranego magazynu na dokumencie inwentaryzacji.)
dodać nowy arkusz inwentaryzacji
zapisać inwentaryzację
usunąć wybrany arkusz
edytować wybrany arkusz
zliczyć artykuły na wybranym arkuszu inwentaryzacji
Podgląd inwentaryzacji
Generowanie raportu
Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].
W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:
zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
dodania nowego artykułu
Arkusz inwentaryzacji
Uwaga
Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.
Okno weryfikacji pomiędzy zgłoszoną a docelową ilością towaru może być prezentowane, podczas zamykania raportu w zależności od konfiguracji w systemie ERP.
Raport umożliwia prezentację rozbieżności w stanach magazynowych, wykrytych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Wyliczanie rozbieżności odbywa się na podstawie prawidłowo wyliczonej ilości systemowej z uwzględnieniem braków. Rozbieżność jest wykrywana, gdy ilość systemowa pozycji (ilość – braki) jest różna od ilości zaraportowanej.
Przykład
Stan początkowy – ilość: 10
Braki: 2
Ilość zgłoszona: 5
Efekt: Przedstawiona ilość systemowa: 8
Prezentowane braki: 2
Potwierdzenie rozbieżności
Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:
wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz]
wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]
Uwaga
Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.
Niezależnie, czy nowy arkusz inwentaryzacji tworzony jest na podstawie rozbieżności z innego arkusza, czy w dowolny inny sposób – może zdarzyć się, że niektóre lub wszystkie ze wskazanych artykułów nie mogą zostać na niego dodane. Treść komunikatu została rozróżniona w zależności od sytuacji.
W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent, wyświetlany jest komunikat:
Komunikat wyświetlany w przypadku braku dostępności usługi POS Agent na arkuszu inwentaryzacji
W przypadku braku połączenia z centralą lub obiema usługami, wyświetlany jest komunikat:
Komunikat wyświetlany w przypadku braku połączenia z centralą lub z obiema usługami
Jeżeli artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji, którego zamknięcie na POS nie zostało jeszcze przesynchronizowane do systemu ERP lub arkusz inwentaryzacji został zamknięty i zsynchronizowany do systemu ERP, ale nie został jeszcze przetworzony przez ERP, na stanowisku POS wyświetlany jest komunikat:
Komunikat wyświetlany gdy na POS zamknięto inwentaryzację, a system ERP czeka na synchronizację lub przetwarza dokument
Gdy artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji utworzonym przez innego użytkownika w systemie ERP lub na stanowisku POS (pozycja dodana ręcznie lub przez rozbieżności), treść komunikatu:
Komunikat wyświetlany na arkuszu inwentaryzacji w przypadku, gdy artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji
Resetowanie braków po inwentaryzacji
W momencie zamykania pozycji arkusza inwentaryzacji jej braki są zawsze wyzerowane. Jeżeli zamykana pozycja jest artykułem zawierającym partie, to braki są wyzerowane na wszystkich jej partiach.
Obsługa metody FEFO (Enterprise)
Obsługa metody FEFO (Enterprise)
Uwaga
Funkcjonalność dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise.
W aplikacji Comarch POS została wprowadzona obsługa procesów front i back office z wykorzystaniem metody FEFO (skrót FEFO oznacza First Expired First Out). Metoda ta zakłada, że towar który ma najkrótszą datę ważności jest wydawany odbiorcy jako pierwszy. Stosowana jest w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności.
Zmiany dotyczą dokumentów:
FS i KIFAS
PAR i KIPAR
ZS i OS
RLS
Metoda FEFO jest stosowana w momencie wysyłania dokumentu do weryfikacji przez usługę POS Agenta, a więc obsługa ma miejsce w trybie online. Została ona wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Proces ten jest wykorzystywany głównie w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala na aktualizację artykułów z najkrótszą datą ważności.
W momencie obsługi artykułów zgodnie z metodą FEFO mogą mieć miejsce dwie sytuacje:
w bazie nie istnieje partia wprowadzanego artykułu
w bazie istnieje partia wprowadzanego artykułu
Dostosowanie procesów wysyłki
Jeżeli metoda FEFO jest aktywna, po wybraniu nowej paczki przy pomocy kafla [Back office] → [Wydanie towarów] → [Przygotowanie wysyłki] → [Na podstawie zamówienia wewnętrznego] wyświetlany jest przycisk [Pokaż więcej szczegółów].
Nowy dokument MM-
Po wybraniu przycisku [Pokaż więcej szczegółów] otwiera się okno z listą szczegółów partii.
Okno szczegółów partii
Nową partię z określonym terminem ważności, numerem partii oraz ilością artykułów można wprowadzić za pomocą przycisku [Dodaj nowa partię].
Okno wprowadzania nowej partii
Magazyny konsygnacyjne (Altum)
W systemie Comarch ERP Altum można oznaczyć własny magazyn konsygnacyjny jako magazyn POS, który jest traktowany jako standardowy magazyn POS. W przypadku procesu uzgadniania stanów magazynowych wszystkie informacje o stanach w takim magazynie muszą zostać przesłane do usługi POS Agent. Na stanowisku POS magazyn konsygnacyjny może być wykorzystany jako magazyn:
pozycji dokumentu
na którym można tworzyć sprzedaż z brakami
będący punktem odbioru na zleceniu sprzedaży (jeżeli taki punkt jest zdefiniowany w systemie ERP)
przyjęcia dostawy – jeżeli odpowiedni dokument MM- z takim magazynem ustawionym jako magazyn docelowy został utworzony w systemie ERP
Zamówienia wewnętrzne (XL)
Zamówienia wewnętrzne (XL)
Zamówienia wewnętrzne (ZWE) umożliwiają zamawianie towarów z centrali lub z innego sklepu. Użytkownik tworzy zamówienie wewnętrzne, które jest synchronizowane z centralą (lub w razie potrzeby z innym sklepem). Realizacja zamówień odbywa się za pomocą dokumentów MMW i MMP, rejestrujących przesunięcia międzymagazynowe.
Na stanowisku POS możliwe jest:
tworzenie nowego zamówienia wewnętrznego
śledzenie statusu zamówienia wewnętrznego
automatyczne zamknięcie zamówień wewnętrznych po otrzymaniu i przyjęciu powiązanych dokumentów MMW
Lista utworzonych dokumentów zamówień wewnętrznych dostępna jest z poziomu [Back office] -> [Zamówienia Wewnętrzne].
Kafel [Zamówienia wewnętrzne] pod menu Back office
Lista utworzonych zamówień wewnętrznych
Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych prezentowane są zamówienia, które mogą mieć status:
Złożony
Zatwierdzony
Anulowany
Zamknięty
Zrealizowany
Wrealizacji
Odrzucony
Na liście prezentowane są kolumny:
Numer
Stan
Magazyn źródłowy
Magazyn docelowy
Data wystawienia
Data realizacji
Dokumenty powiązane
Atrybuty dokumentu (domyślnie ukryte)
W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów ZWE na podstawie numeru dokumentu lub kodu kreskowego dokumentu.
Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:
Stan
Magazyn źródłowy
Magazyn docelowy
Data realizacji
Data wystawienia
Atrybuty
Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych dostępne są następujące przyciski:
[Dodaj] – dodaje nowy dokument ZWE
[Drukuj] – drukuje dokument
[Podgląd] – wyświetla do podglądu dokument ZWE
[Odśwież] – odświeża listę dokumentów ZWE
[Dokumentypowiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem
[Usuń] – usuwa dokument ZWE utworzony na stanowisku POS
Dodawanie nowego zamówienia wewnętrznego
Uwaga
Nowe zamówienie wewnętrzne można utworzyć przy braku połączenia z usługami.
W celu dodania nowego zamówienia wewnętrznego (ZWE) należy:
W menu głównym wybrać przycisk [Back office]
Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych wybrać przycisk [Dodaj]
Przycisk [Dodaj] na liście utworzonych zamówień wewnętrznych
Uwaga
Dodanie zamówienia sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.
Aby użytkownik utworzył dokument zamówienia wewnętrznego, musi zdefiniować:
Magazyn źródłowy – magazyn oznaczony jako źródłowy dla ZWE
Magazyn docelowy – magazyn POS danego sklepu, związany z typem dokumentów ZWE
Uwaga
Listę magazynów dostępnych jako źródłowe i docelowe konfiguruje się w systemie ERP.
Listę zamawianych artykułów wraz z ilością – artykuły mogą być dodane poprzez:
skanowanie kodu EAN-13
wprowadzanie ręcznie kodu EAN-13
wprowadzanie kodu towaru w pasku wyszukiwania
wybieranie artykułu z listy artykułów
Uwaga
Na nowy dokument zamówienia wewnętrznego nie można dodać artykułu typu Usługa, Zestaw oraz Bon.
Formularz nowo wystawionego zamówienia wewnętrznego
Na formularzu dokumentu zamówienia wewnętrznego znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):
Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument
Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
Obsługapozycji
Szczegółypozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat pozycji dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości
Listapozycji zawierająca kolumny:
Nazwa
Ilość
(domyślnie ukryta)
Kod (domyślnie ukryta)
Magazynźródłowy – magazyn oznaczony jako źródłowy dla ZWE, po wybraniu kafla wyświetlone jest okno z dostępnymi magazynami źródłowymi
Magazyny źródłowe dla ZWE
Magazyn docelowy – magazyn POS danego sklepu, związany z typem dokumentów ZWE. Po wybraniu kafla wyświetlone jest okno z dostępnymi magazynami docelowymi.
Magazyny docelowe dla ZWE
Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu
Na formularzu dodawania zamówienia wewnętrznego znajduje się następujący przycisk:
[Złóż] – dokument zyskuje status Złożony, potwierdzenie dokumentu jest częścią procesu dokonywanego przez magazyn źródłowy/centrum
Automatyczna kompensacja braków w procesie przesunięć wewnętrznych i korekt zasobów (Enterprise)
Automatyczna kompensacja braków w procesie przesunięć wewnętrznych i korekt zasobów (Enterprise)
Jeżeli tworzony jest dokument przesunięcia wewnętrznego lub korekta zasobów, to aplikacja Comarch POS weryfikuje, czy w systemie nie ma braków dla tego samego artykułu, identyfikującego się inną partią. Jeżeli takie braki istnieją to system kompensuje braki, tworząc automatycznie odpowiednie dokumenty RW i PW.
Przykład
Kompensacja braków w procesie przesunięcia wewnętrznego:
1.Dostępne są dwa magazyny W1 i W2
2.Istnieje brak zasobów na magazynie W2 dla określonych partii artykułu P1
3.Użytkownik tworzy dokument PW na artykuł P1 z magazynu docelowego W1 na magazyn źródłowy W2.
4.Przesunięcie dotyczy artykułu P1 o partii, która nie ma braków w magazynie B_004 z datą 1.05.2022 i ilością 8 sztuk.
5.W przypadku przesunięcia wewnętrznego Comarch POS tworzy dokument MM- co powoduje zmniejszenie stanów magazynowych artykułu P1 z partią B_004 na magazynie W1.
6.W tym samym czasie Comarch POS tworzy dokument MM+ i PRP w celu zwiększenia ilości stanów artykułu P1 o partii B_004 na magazynie W2.
7.W przypadku włączonej kompensacji, Comarch POS wygeneruje automatycznie, w celu kompensacji braków, dokumenty:
RW na 8 sztuk artykułu P1 o partii B_004
PW na 6 sztuk artykułu P1 o partii B_001 i 2 sztuk artykułu P1 o partii B_002