Spis treści

Inwentaryzacja (Enterprise)

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Kafel [Back office] — Kafel [**Back office**]

Kafel [Inwentaryzacja] — Kafel [**Inwentaryzacja**]

Uwaga

Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

W celu aktywacji inwentaryzacji należy włączyć parametr Aktywuj inwentaryzacje POS. Parametr dostępny jest w aplikacji Konfiguracja -> funkcja Comarch POS -> zakładka Backoffice, Stan magazynowy.

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

Numer
Rodzaj inwentaryzacji:
- Roczny – zazwyczaj odbywa się raz w roku na koniec roku lub w określonym terminie
- Ciągły – odbywa się regularnie np. miesięcznie, kwartalnie lub na bieżąco, w miarę potrzeb
Typ
Stan:
- Wygenerowany
- Otwarty
- Zamknięty
- Zaraportowany
- Częściowo zaraportowany
Data utworzenia
Data inwentaryzacji
Data zamknięcia
Opis

Domyślnie ukryte:

Atrybuty – zdefiniowane atrybuty, służą do przechowywania dodatkowych informacji o obiekcie. Sklepy w procesie planowania inwentaryzacji dzielą go na obszary, do których przypisują konkretnego pracownika, unikając podwójnie zliczanych produktów. Umożliwia to dodatkową identyfikację i klasyfikację dokumentów. Atrybuty mogą być typu np.: tekstu, numeryczne, listy, daty.

Uwaga

Na stanowisku POS możliwe jest dodanie atrybutów do dokumentów inwentaryzacji, arkuszy inwentaryzacyjnych, raportów inwentaryzacyjnych oraz pozycji raportu inwentaryzacji.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

Rodzaj inwentaryzacji

Z poziomu listy można:

podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany, wybranie przycisku zmienia status inwentaryzacji na Otwarty. Otworzyć można jedynie inwentaryzację w przypadku połączenia z systemem ERP.
zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty. Zamknąć można jedynie inwentaryzację w przypadku której wszystkie arkusze zostały uprzednio zamknięte. Zamknięcie inwentaryzacji wymaga połączenia z systemem ERP.
dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

wydrukować dokument inwentaryzacji
odświeżyć arkusze inwentaryzacji
otworzyć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Wygenerowany
zamknąć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Otwarty
podejrzeć arkusz inwentaryzacji
edytować arkusz inwentaryzacji o statusie Wygenerowany
zliczyć artykuły w ramach odczytu do wybranego arkusza
usunąć wybrany arkusz o statusie Wygenerowany
wyświetlić listę raportów w ramach arkusza
zapisać inwentaryzację
podejrzeć wartości atrybutów na dokumencie
zamknąć inwentaryzacje
dodać nowy arkusz inwentaryzacji (w opcjach dodania nowego arkusza inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Ujemne stany], po wybraniu tego przycisku wykonywana jest próba dodania każdego artykułu, którego ilość systemowa jest mniejsza od jego braków – z uwzględnieniem wybranego magazynu na dokumencie inwentaryzacji.)

Na podglądzie inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

Arkusz inwentaryzacji
Stan – dostępne opcje:
- Wygenerowany
- Otwarty
- Częściowo zaraportowany
- Zaraportowany
- Zamknięty
Magazyn
Data utworzenia
Data inwentaryzacji
Data zamknięcia
Artykuły – całkowita ilość artykułów z arkusza

Uwaga

Każda kolumna jest sortowalna.

W górnej części okna znajdują się filtry umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie statusu i daty inwentaryzacji.

Z poziomu podglądu dostępne są przyciski dla arkuszy inwentaryzacyjnych:

[Usuń] – prezentowany dla arkuszy, które nie zostały jeszcze otwarte, wymaga połączenia z POS Agentem i systemem ERP
[Podgląd] – dostępny dla arkuszy o statusie Zamknięty
[Edytuj]
[Otwórz arkusz]/[Zamknij arkusz] – przycisk [Otwórz] dostępny dla arkuszy o statusie Wygenerowany, przycisk [Zamknij] dostępny dla arkuszy o statusie Zaraportowany lub Częściowo zaraportowany
[Kopiuj] – dostępny dla arkuszy o statusie Zamknięty, otwiera widok tworzenia nowego arkusza ze skopiowanymi pozycjami ze źródłowego
[Zlicz] – aktywny w kontekście niezamkniętego arkusza, powoduje otwarcie odczytu

W dolnej sekcji dostępne są również przyciski:

[Zamknij] – zamknięcie listy arkuszy, powrót do okna z inwentaryzacjami
[Drukuj]
[Odśwież]
[Zapisz]
[Dodaj arkusz] – dodanie nowego arkusza w ramach inwentaryzacji
[Otwórz]
[Zamknij]

Uwaga

Otwarcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz połączenia do systemu ERP.

Uwaga

Zamknięcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz:

jeżeli wszystkie pozycje arkusza mają status zamknięty zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie: Czy na pewno chcesz zamknąć wskazany arkusz inwentaryzacji?
jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza wymaga weryfikacji zostanie wyświetlone odpowiedni komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – co najmniej jedna pozycja została oznaczona jako wymagające weryfikacji.
jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status Otwarty zamknięcie arkusza jest niemożliwe, zostanie wyświetlony komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – przynajmniej jedna z otwartych pozycji nie została jeszcze zaraportowana.
jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status
Wygenerowany zostanie wyświetlone pytanie: Arkusz zawiera przynajmniej jedną pozycje, która nie została dotąd otwarta – czy chcesz usunąć takie pozycje z arkusza?
jeżeli przynajmniej jedna pozycja posiada status Zaraportowany ale bez znaku wymagania weryfikacji, zostanie wyświetlony komunikat: Wybrany arkusz zawiera przynajmniej jedną zaraportowaną pozycję, która nie została jeszcze zamknięta – czy chcesz zamknąć arkusz wraz z takimi pozycjami?

Arkusz inwentaryzacji

Arkusz inwentaryzacji zawiera listę artykułów podlegającą inwentaryzacji.

Dodanie nowego arkusza

W celu utworzenia nowego arkusza inwentaryzacyjnego w ramach inwentaryzacji, należy wybrać przycisk [Dodaj arkusz]. Na nowo utworzonym arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

Linia
Artykuł
Kod artykułu – domyślnie ukryty
Stan – dostępne opcje:
- Wygenerowany
- Otwarty
- Zaraportowany
- Zamknięty
Ilość systemowa
Ilość zaraportowana
Zgłoszone raporty
Wymaga weryfikacji
Braki

W dolnej części okna znajdują się przyciski dotyczące arkusza inwentaryzacyjnego:

[Odśwież] – odświeża listę pozycji na arkuszu
[Generuj listę artykułów] – dodanie listy artykułów do arkusza, spełniających określone kryteria
[Lista raportów] – przycisk dostępny w przypadku gdy arkusz inwentaryzacji ma status Otwarty i Zaraportowany
[Zapisz]

Z poziomu arkusza inwentaryzacji można dodać artykuły za pomocą przycisku [Dodaj] lub skanując artykuły które mają podlegać zliczeniu. Dodanie pozycji jest możliwe jeżeli artykuł nie jest już dodany z tym samym magazynem do żadnego arkusza ze statusem innym niż Zamknięty.

Uwaga

Elementy wybranego/zeskanowanego zestawu są automatyczne dzielone na poszczególne pozycje.

Innym sposobem na dodanie artykułów, które mają podlegać inwentaryzacji jest wybranie przycisku [Generuj listę artykułów].

Okno wyboru generowania listy według kryterium

Po wybraniu przycisku zostanie wyświetlone okno w którym należy wybrać kryterium tworzenia listy artykułów, dostępne opcje:

Klasyfikacja – wybór opcji prezentuje okno z atrybutem klasyfikacji, nad lista wyświetlana jest wartość: Niezerowy stan magazynowy (domyślnie wybrany)

Niezerowe zasoby – dodane zostaną wszystkie artykuły o niezerowych stanach na magazynie podlegającym inwentaryzacji
Próg ilościowy – dodane zostaną wszystkie artykuły, które spełniają określony próg ilościowy

Okno po wybraniu kryterium Próg ilościowy

Ujemne stany – dodane zostaną wszystkie artykuły z ujemnymi stanami
Wykryte rozbieżności – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z listą zarejestrowanych arkuszy ze statusami: Zamknięty, Zaraportowany, Częściowo Wybór arkusza z listy skutkuje, dodaniem wszystkich jego pozycji z wykrytą rozbieżnością (brane są pozycje ze statusem Zamknięty).

Okno po wybraniu kryterium Wykryte rozbieżności

Po dodaniu artykułów do arkusza pozycji można zapisać wygenerowany arkusz.

Dla zapisanego wygenerowanego nowego arkusza dostępne są przyciski:

[Usuń] – umożliwia usunięcie arkusza inwentaryzacyjnego
[Otwórz arkusz] – umożliwia otworzenie danego arkusza i dodanie do niego pozycji
[Edytuj] – umożliwia edytowanie arkusza inwentaryzacji
[Zlicz] – umożliwia utworzenie odczytu do arkusza inwentaryzacyjnego
[Lista raportów] – prezentowana jest lista odczytów wygenerowanych dla danego arkusza

Edycja arkusza inwentaryzacyjnego

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Edytuj] dla wybranego arkusza inwentaryzacyjnego.

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

Linia
Artykuł
Stan
Ilość systemowa – aktualnie dostępna ilość dla artykułów w statusie innym niż zamknięty. Dla pozycji zamkniętych jest to dostępna ilość w momencie jego zamknięcia.
Ilość zaraportowana – ilość artykułu w danym magazynie zgłoszona po zliczeniu
Zgłoszone raporty – prezentacja liczby zgłoszonych raportów dla danej pozycji (z uwzględnieniem wszystkich statusów raportów)
Wymagana weryfikacja
Braki

W górnej części okna znajdują się filtry, ograniczające wyświetlane pozycje:

Rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, mieści się w nieokreślonym zakresie
Procentowa rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, a wartość procentowa mieści się w określonym zakresie

Dla pozycji arkusza, która nie jest zamknięta dostępne są przyciski:

[Szczegóły raportu] – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z raportami, na których został dodany wybrany artykuł
[Zamknij] – po wybraniu przycisku dla wybranego artykułu jego Stan zmienia się na Zamknięty

Uwaga

W przypadku gdy na inwentaryzacji znajduje się pozycja, którą sprzedawano podczas trwającej inwentaryzacji, nie będzie możliwe jej zamknięcie do momentu ponownego przeliczenia artykułu, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Komunikat wyświetlany na stanowisku POS w przypadku gdy artykuł podlegający inwentaryzacji zostanie sprzedawany na innych

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji wybierając przycisk [Edytuj] dla arkusza o statusie Zaraportowany można podejrzeć raporty wybierając przycisk dla pozycji arkusza [Szczegóły raportu].

Okno zaraportowanego arkusza z zamkniętą pozycją

Po wybraniu przycisku [Szczegóły raportu] prezentowane jest okno zawierające:

kolumnę numeryczną
nazwę operatora, który przeprowadzić odczyt
datę potwierdzenia raportu
zaraportowaną ilość
status

W oknie Szczegółu raportu dostępne są przyciski:

[Zamknij] (Esc)
[Odrzuć raport] – umożliwia odrzucenie utworzonego raportu
[Drukuj]

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
dodania nowego artykułu
podgląd atrybutów

Okno nowego raportu podzielone jest na dwie zakładki:

Pozycje zliczane – czysta lista w której można rozpocząć zliczanie artykułu
Pozycja arkusza – zawiera artykuły, które zostały dodane do arkusza

Nowy raport może zostać zaparkowany w celu jego późniejszego kontynuowania.

Widok Pozycje zliczane

W oknie odczytu dostępne są kolumny:

Artykuł
Zliczone – pozycja – ilość zgłoszona w danym wierszu sekwencji z jednostką miary
Ilość systemowa – ilość zaraportowana w danym wierszu sekwencji z jednostką miary, w zależności od ustawień mogą uwzględniać rezerwacje blokujące
Zliczone – suma – suma ilości elementu w każdym powiązanym wierszu sekwencji liczenia

Uwaga

Jeżeli obsługa FEFO jest wyłączona, każda parta towaru traktowana jest jako oddzielna linia z własnymi ilościami.

W oknie generowanego odczytu/ raportu dostępne są przyciski:

[Magazyn] – nieedytowalny, pole prezentuje nazwę magazynu powiązane z wybranym arkuszem
[Usuń raport] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno raport ma zostać usunięty
[Drukuj]
[Parking]
[Zatwierdź]

Dla pozycji na raporcie dostępne są przyciski:

[Ilość] – zmiana ilości dodawanego artykułu na odczyt/raport
[Usuń] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno pozycja ma zostać usunięta z raportu
[Pokaż więcej szczegółów] – przycisk dostępny jeżeli artykuł posiada cechy

Skanowanie/dodawanie artykułu w widoku Pozycje zliczane skutkuje:

weryfikacją czy pozycja jest już dodana do arkusza inwentaryzacyjnego oraz z jakiego kontekstu tworzony jest odczyt, w zależności od statusu linii pozycji:
- status linii Wygenerowany – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania, status zostaje zaktualizowany na Otwarty
- status linii Otwarty – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania
- status linii Zaraportowany – wyświetlony zostaje komunikat o tym, że wybrany element już został zaraportowany, czy ponownie ma zostać przeliczony

Jeżeli skanowany jest artykuł, który znajduje się na innym niezamkniętym arkuszu, nie zostanie on dodany do odczytu.

W przypadku skanowania artykułu, który nie znajduje się na źródłowym arkuszu inwentaryzacji, zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie, czy zeskanowana pozycja ma zostać dodana do listy, ponieważ nie została wybrana do arkusza inwentaryzacji.

W zależności od sposobu dodawania pozycji do odczytu/raportu:

skanowanie kodu kreskowego:
- ilość i jednostka artykułu dodawanego do sekwencji liczenia oparta jest na danych zapisanych w kodzie kreskowym, w przypadku włączonej obsługi FEFO zeskanowany zostanie kod bez określenia partii, prezentowane jest okno wybrania właściwości.
ręczne dodawanie:
- jeżeli pozycja nie została wcześniej dodana do sekwencji zliczania, zostaje dodana do odczytu jako pierwsza pozycja z zerową ilością domyślnej jednostki miary, ilość jest modyfikowalna po wybraniu przycisku [Ilość]
- jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z zerową ilością lub został dodany z niezerową ilością jako pierwsza pozycja w linii w momencie próby jego ponownego ręcznego dodania wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że aby zmienić ilość pozycji do zgłoszenia, należy edytować ją w linii pozycji. W tym celu należy wybrać przycisk [Ilość].
- jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z niezerową ilością i nie jest obecnie pierwszą pozycją na liście odczytu, to ponowne jej dodanie skutkuje dodaniem nowego wpisu na raporcie i dodaniem jej z zerową ilością domyślnej jednostki miary.

Uwaga

Na raporcie możliwe jest dodanie ujemnych wartości dla artykułu, w sytuacjach gdy błędne ilości zostały dodane w pierwszym lub wcześniejszym zatwierdzonym raporcie, lub towary zostały wydane z magazynu. W celu włączenia funkcjonalności należy aktywować parametr Zezwól na ujemne ilości w inwentaryzacji. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Enterprise, w aplikacji Konfiguracja -> Funkcje -> Sprzedaż Wielokanałowa -> Comarch POS -> zakładka Backoffice.

Zatwierdzenie raportu możliwe jest gdy sekwencja raportowania zawiera co najmniej jeden wiersz. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informującym o tym, że nie można zatwierdzić raporty bez pozycji. Jeżeli na zatwierdzanym raporcie znajduje się jedna pozycja o łącznej zgłoszonej ilości 0 wyświetlane jest pytanie czy na pewno ten artykuł nie został znaleziony w magazynie.

Widok Pozycje arkusza

Okno nowego raportu w widoku Pozycje arkusza prezentuje:

Artykuł
Ilość systemowa
Status
Zaraportowane – ilość pozycji zaraportowana przez inne, już utworzone odczyty/raporty
Braki

W oknie tym dla artykułów dostępny jest przycisk [Zlicz], który dodaje artykuł do raportu.

Uwaga

Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.

Zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego

W celu zamknięcia arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Zamknij arkusz] w oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych.

Raport umożliwia prezentację rozbieżności w stanach magazynowych, wykrytych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Wyliczanie rozbieżności odbywa się na podstawie prawidłowo wyliczonej ilości systemowej z uwzględnieniem braków. Rozbieżność jest wykrywana, gdy ilość systemowa pozycji (ilość – braki) jest różna od ilości zaraportowanej.

Przykład

Stan początkowy – ilość: 10

Braki: 2

Ilość zgłoszona: 5

Efekt: Przedstawiona ilość systemowa: 8

Prezentowane braki: 2

Okno potwierdzenia rozbieżności dzieli się na dwie zakładki:

Zatwierdzone – lista artykułów na których wystąpiła rozbieżność
Wykluczone – lista artykułów które zostały wykluczone z potwierdzenia rozbieżności

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz], po wybraniu przycisku dla elementu, zostanie przeniesiony na zakładkę Wykluczone
uwzględnienie artykułu w potwierdzeniu rozbieżności przy pomocy przycisku [Włącz], przycisk dostępny na zakładce Wykluczone
wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Potwierdzenie rozbieżności zawiera kolumny:

Kod – kod artykułu znajdującego się na arkuszu
Arkusz inwentaryzacji – z jakiego pochodzi różnica
Artykuł – na którym wykryto rozbieżność
Ilość systemowa
Ilość zaraportowana
Całkowita rozbieżność – różnica między ilością systemową a zaraportowaną
Procentowa rozbieżność – (całkowita rozbieżność/ilość systemowa) * 100%, nie dotyczy gdy ilość systemowa jest równa zero
Braki

W oknie Potwierdzenia rozbieżności dostępne jest filtrowanie według:

Rozbieżności
Procentowej rozbieżności

Uwaga

Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.

Niezależnie, czy nowy arkusz inwentaryzacji tworzony jest na podstawie rozbieżności z innego arkusza, czy w dowolny inny sposób – może zdarzyć się, że niektóre lub wszystkie ze wskazanych artykułów nie mogą zostać na niego dodane. Treść komunikatu została rozróżniona w zależności od sytuacji.

W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent lub połączenia z centralą zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Jeżeli artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji, którego zamknięcie na POS nie zostało jeszcze przesynchronizowane do systemu ERP lub arkusz inwentaryzacji został zamknięty i zsynchronizowany do systemu ERP, ale nie został jeszcze przetworzony przez ERP, na stanowisku POS wyświetlany jest adekwatny komunikat z odpowiednią informacją.

Gdy artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji utworzonym przez innego użytkownika w systemie ERP lub na stanowisku POS (pozycja dodana ręcznie lub przez rozbieżności) zostanie wyświetlony odpowiedni komunika.

Resetowanie braków po inwentaryzacji

W momencie zamykania pozycji arkusza inwentaryzacji jej braki są zawsze wyzerowane. Jeżeli zamykana pozycja jest artykułem zawierającym partie, to braki są wyzerowane na wszystkich jej partiach.

Inwentaryzacja (XL)

W celu aktywacji funkcjonalności Inwentaryzacja na stanowisku Comarch POS należy aktywować parametr Obsługa inwentaryzacji na zakładce Parametry dostępnej w edycji oddziału POS.

Dodanie dokumentu inwentaryzacji realizowane jest po stronie Comarch ERP XL. Następnie do dokumentu inwentaryzacji należy wygenerować arkusze inwentaryzacyjne, które zostaną przesłane na stanowiska POS. Po stronie stanowisk POS generowane są odczyty, które po zamknięciu arkuszy w POS trafią do systemu ERP XL. Zatwierdzanie całej inwentaryzacji i wykonanie korekt inwentaryzacyjnych realizowane jest po stronie Comarch ERP XL.

W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Na wzorcu operatora na zakładce POS dostępne są parametry dotyczące inwentaryzacji:

dostęp do inwentaryzacji – dostęp do widoczności kafla [Inwentaryzacja] na POS
zamykanie arkuszy – zamknięcie arkuszu inwentaryzacyjnego z poziomu POS
podgląd listy raportów (odczytów)
modyfikacja raportów (odczytów) innych użytkowników

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

Numer
Rodzaj inwentaryzacji:
Roczny
Ciągły
Typ
Stan:
Wygenerowany
Otwarty
Zamknięty
Zaraportowany
Częściowo zaraportowany
Data utworzenia
Data inwentaryzacji
Data zamknięcia
Opis

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego PODLINKOWAĆ umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

Rodzaj inwentaryzacji
Typ
Stan
Data utworzenia
Data inwentaryzacji
Data zamknięcia

Z poziomu listy można:

podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]

Proces inwentaryzacji

Przed przystąpieniem do pierwszej inwentaryzacji należy dodać odpowiedni typ inwentaryzacji w systemie Comarch ERP XL. W tym celu należy w module Administrator przejść do opcji Listy → Słowniki kategorii → Transakcje → Typy inwentaryzacji POS.

W słowniku tym należy dodać przynajmniej jeden typ inwentaryzacji, który jest niezbędny przy realizowaniu inwentaryzacji w POS. Na każdym z typów możliwe jest określenie kodu i nazwy typu oraz parametrów dotyczących sposobu realizacji inwentaryzacji. Jeden z typów można ustawić jako domyślny, wówczas automatycznie zostanie ustawiony do nowej inwentaryzacji.

Przygotowanie inwentaryzacji w Comarch ERP XL

Inwentaryzację należy dodać standardowo w module Sprzedaż w menu Zestawienia → Inwentaryzacja. Następnie należy wybrać jeden z magazynów POS, dla którego ma być przeprowadzona inwentaryzacja. Dla każdego magazynu inwentaryzacja musi być przeprowadzona oddzielnie tzn. należy wygenerować oddzielny dokument inwentaryzacyjny. Po dodaniu magazynu POS, zostanie aktywowany parametr Realizuj w Comarch POS. Po jego zaznaczeniu w polu Typ inwentaryzacji POS ustawi się domyślny typ inwentaryzacji. Jeśli żaden z typów nie został określony jako domyślny, obowiązkowo należy wybrać typ inwentaryzacji. Dla inwentaryzacji realizowanych po stronie POS konieczne jest przekazanie numeru dokumentu. W tym celu dodano pole Nazwa/Numer, którego uzupełnienie jest wymagane tylko w przypadku inwentaryzacji realizowanych w Comarch POS.

Parametry inwentaryzacji

Na oknie inwentaryzacji niektóre parametry nie są dostępne do edycji i ich ustawienie jest domyślne.

Rodzaj odczytów – ustawienie to pobierane jest z typu inwentaryzacji
Generowanie arkuszy z podziałem na partie – opcja zaznaczona ze względu na to, że Comarch POS operuje na partiach towarów
Ilość inwentaryzowana – zaznaczona opcja handlowa, gdyż do Comarch POS wysyłane są stany handlowe towarów

Dodawanie arkuszy inwentaryzacji

Aby inwentaryzacja została przesłana do Comarch POS należy wygenerować przynajmniej jeden arkusz. Podczas dodawania towarów do arkusza, system pilnuje, aby dodawane towary należały do grupy towarów wysyłanych do danego oddziału POS. Jeśli zostaną wskazane towary nie wysyłane do danego oddziału POS, z którego pochodzi magazyn na inwentaryzacji, nie zostaną one dodane do arkusza.

Można również przygotować puste arkusze, wówczas towary można będzie dodawać podczas wykonywania spisu towarów na stanowiskach POS.

Po zapisaniu formularza inwentaryzacji może on zostać przesłany do POS. Pobranie dokumentu inwentaryzacji inicjowane jest po stronie stanowiska POS podczas wejścia na listę dokumentów inwentaryzacji i wybranie przycisku [Odśwież]. Po dodaniu kolejnych arkuszy, zostaną one dodane do inwentaryzacji w POS po odświeżeniu listy. Arkusze przekazane do Comarch POS nie mogą być usuwane ani aktualizowane w systemie XL, nie mogą być też dodawane do nich odczyty. Spisywanie towarów i generowanie odczytów możliwe będzie po stronie stanowisk POS.

Realizacja inwentaryzacji na stanowiskach POS

Dokument inwentaryzacji oraz przesłane arkusze mają ustawiony stan otwarty i są gotowe do spisywania towaru. Do każdego arkusza może być generowanych wiele raportów (odczytów). Stany spisywanych towarów są sumowane lub nadpisywane w zależności od typu inwentaryzacji. Podczas spisywania towarów możliwe jest dodanie towaru, którego nie ma na arkuszu, w takim przypadku towar zostanie dodany do arkusza zarówno w POS jak i w XLu. Po skończonym spisie towarów należy zamknąć arkusz na stanowisku POS. Po jego zamknięciu arkusz wraz z odczytami zostanie przesłany do systemu XL i nie będzie możliwości kontynuowania spisu towarów będących na danym arkuszu.

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

wydrukować dokument inwentaryzacji
odświeżyć arkusze inwentaryzacji znajdujące się na inwentaryzacji
zapisać inwentaryzację
zamknąć wybrany arkusz inwentaryzacji
edytować wybrany arkusz
zliczyć artykuły na wybranym arkuszu inwentaryzacji
przejść do listy raportów za pomocą przycisku [Lista raportów]

Okno inwentaryzacji zawiera listę utworzonych w systemie Comarch ERP XL arkuszy inwentaryzacyjnych. Dla danego arkuszu dostępne są przyciski:

[Zamknij arkusz] – przycisk dostępny dla arkuszy o statusie Zaraportowany i Częściowo zaraportowany, wymaga połączenia z systemem ERP
[Edytuj] – otwiera widok edytowanego arkusza inwentaryzacyjnego
[Zlicz] – otwiera okno nowego raportu w ramach arkusza inwentaryzacyjnego
[Lista raportów] – podgląd utworzonych raportów w ramach arkusza

Na górze inwentaryzacji znajduje się pole Wyszukaj numer dokumentu, który umożliwia wyszukanie konkretnego arkusza inwentaryzacyjnego. Poniżej znajdują się pola filtra tekstowego, dzięki czemu lista z arkuszami może być również filtrowana za pomocą:

Stanu dokumentu
Daty inwentaryzacji

Na dokumencie inwentaryzacji opcja Rodzaj inwentaryzacji i Typ jest nieedytowalna.

W oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych dostępne są przyciski:

[Zamknij Esc]
[Drukuj]
[Odśwież]
[Zapisz]

Generowanie raportu/odczytu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].Po wybraniu przycisku zostaje otwarty formularz raportu, gdzie przede wszystkim można wybrać pomiędzy opcją:

Pozycje zliczane – czysta lista w której można rozpocząć zliczanie artykułu
Pozycja arkusza – zawiera artykuły, które zostały dodane do arkusza

Widok Pozycje zliczane

Skanowanie/dodawanie artykułu w widoku Pozycje zliczane skutkuje:

weryfikacją czy pozycja jest już dodana do arkusza inwentaryzacyjnego oraz z jakiego kontekstu tworzony jest odczyt, w zależności od statusu linii pozycji:
- status linii Wygenerowany – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania, status zostaje zaktualizowany na Otwarty
- status linii Otwarty – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania
- status linii Zaraportowany – wyświetlony zostaje komunikat o tym, że wybrany element już został zaraportowany, czy ponownie ma zostać przeliczony

Jeżeli skanowany jest artykuł, który znajduje się na innym niezamkniętym arkuszu, nie zostanie on dodany do odczytu.

W zależności od sposobu dodawania pozycji do odczytu/raportu:

skanowanie kodu kreskowego:
- ilość i jednostka artykułu dodawanego do sekwencji liczenia oparta jest na danych zapisanych w kodzie kreskowym, w przypadku włączonej obsługi FEFO zeskanowany zostanie kod bez określenia partii, prezentowane jest okno wybrania właściwości.
ręczne dodawanie:
- jeżeli pozycja nie została wcześniej dodana do sekwencji zliczania, zostaje dodana do odczytu jako pierwsza pozycja z zerową ilością domyślnej jednostki miary, ilość jest modyfikowalna po wybraniu przycisku [Ilość]
- jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z zerową ilością lub został dodany z niezerową ilością jako pierwsza pozycja w linii w momencie próby jego ponownego ręcznego dodania wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że aby zmienić ilość pozycji do zgłoszenia, należy edytować ją w linii pozycji. W tym celu należy wybrać przycisk [Ilość].
- jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z niezerową ilością i nie jest obecnie pierwszą pozycją na liście odczytu, to ponowne jej dodanie skutkuje dodaniem nowego wpisu na raporcie i dodaniem jej z zerową ilością domyślnej jednostki miary.

Na raport można dodać artykuły nie wchodzące w skład arkusza poprzez wybór opcji Pozycje zliczane i dodanie wybranego artykułu.

W przypadku dodania nowego artykułu, przy wybraniu opcji Pozycje zliczane zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat na stanowisku POS.

Komunikat o dodaniu artykułu nie znajdującego się na arkuszu inwentaryzacyjnym

Z poziomu raportu możliwe jest:

usunięcie pozycji dodanej
zmiana ilości pozycji
zatwierdzenie raportu
wydrukowanie raportu
usunięcie raportu

W oknie odczytu dostępne są kolumny:

Artykuł
Zliczone – pozycja – ilość zgłoszona w danym wierszu sekwencji z jednostką miary
Ilość systemowa – ilość zaraportowana w danym wierszu sekwencji z jednostką miary, w zależności od ustawień mogą uwzględniać rezerwacje blokujące
Zliczone – suma – suma ilości elementu w każdym powiązanym wierszu sekwencji liczenia

Uwaga

Jeżeli obsługa FEFO jest wyłączona, każda parta towaru traktowana jest jako oddzielna linia z własnymi ilościami.

W przypadku dodania na odczyt artykułu który był już dodany w ramach inwentaryzacji, na stanowisku POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Komunikat wyświetlany w przypadku przeliczaniu ponownym artykułu zaraportowanego

Widok Pozycje arkusza

Wybierając opcje Pozycje arkusza dostępna jest lista artykułów dodanych na arkusz w systemie ERP, oraz te artykuły, które dodane zostały przy opcji Pozycje zliczane, które nie wchodziły w skład arkusza inwentaryzacyjnego.

Na raporcie arkusza inwentaryzacyjnego dostępne są kolumny:

Artykuł
Ilość systemowa
Status – status zliczanego artykułu
Zaraportowane – ilość wynikająca z zamkniętych raportów
Braki

W przypadku wprowadzenia dla artykułu zliczanego z arkusza ilości zaraportowanej jako 0 zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Komunikat pytający o poprawność braków magazynowych artykułu znajdującego się na arkuszu inwentaryzacyjnym

W oknie odczytu dostępne są przyciski:

[Usuń raport] – usunięcie aktualne odczytu
[Drukuj]
[Zlicz wszystkie] – ponowne zliczenie wszystkich artykułów, artykuły są przenoszone na zakładkę Pozycje zliczane gdzie można wprowadzać ich ilość zliczoną
[Zlicz] – zliczenie wybranego artykułu

Lista raportów

W celu przejścia do listy raportów wybranego arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Lista raportów]. Lista prezentuje odczyty w ramach arkusza. Z poziomu listy odczytów, każdy raport można podejrzeć za pomocą przycisku [Podgląd].

Lista raportów prezentuje:

Informacje o magazynie jakiego dotyczy inwentaryzacja
Osobę raportującą
Datę raportu
Zaraportowane artykuły
Status
Opis raportu

Z poziomu listy raportów dostępne są przyciski:

[Podgląd] – umożliwia podgląd odczytu
[Zamknij Esc] – zamknięcie listy raportów w ramach arkusza i powrót do listy arkuszy inwentaryzacyjnych

Podgląd raportu

W celu przejścia do podglądu wybranego raportu należy z listy raportów, wybrać pozycję, a następnie przycisk [Podgląd].

Z poziomu podglądu raportu nie ma możliwości dodania nowych pozycji, możliwe jest jedynie wydrukowanie go.