Na stanowisku POS możliwe jest obsłużenie procesu reklamacji artykułów, między innymi:

• przyjęcie, uznanie, odrzucenie lub zamknięcie reklamacji
• weryfikacja statusu reklamacji

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Kontrahent
• Data utworzenia
• Termin rozpatrzenia
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Anulowany, Zamknięty, Zrealizowany
• Status – przyjmuje wartości: Uznana, Do rozpatrzenia, Odrzucona, Anulowana, Zrealizowana

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego, umożliwiające przeszukiwanie listy reklamacji na podstawie numeru systemowego dokumentu.

Wyszukiwanie reklamacji można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Stan
• Status
• Data

Z poziomu listy reklamacji można:

• dodać nowy dokument RLS przy pomocy przycisku [Dodaj]
• wydrukować dokument RLS przy pomocy przycisku [Drukuj]
• wyświetlić do podglądu dokument RLS
• zamknąć dokument RLS, który ma status Uznana/Odrzucona

W oknie listy reklamacji dostępne są przyciski:

• [Odśwież] – odświeża listę dokumentów reklamacji
• [Zamknij reklamację] – przycisk dostępny dla reklamacji w statusie Uznana
• [Drukuj]- umożliwia wydrukowanie dokumentu RLS
• [Podgląd] – umożliwia podgląd dokumentu RLS
• [Dodaj] – otwiera formularz nowego dokumentu reklamacyjnego

W celu dodania nowego procesu reklamacyjnego (RLS) należy z poziomu listy reklamacji wybrać przycisk [Dodaj].

Na formularzu dodawanego dokumentu RLS znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. 1. Dokument – informacja dotycząca dokumentu, z którym może zostać powiązana definiowana reklamacja. Takie powiązanie można stworzyć wybierając przycisk [Powiąż z FS/PAR] oraz wybierając dany dokument z wyświetlonej listy dokumentów handlowych. Jeżeli dokument paragonu/faktury wystawiony został wyłącznie na jedną pozycję, to zostanie ona automatycznie dodana na reklamację. W przeciwnym wypadku należy wybrać która z pozycji ma zostać uwzględniona w procesie reklamacji.
   2. Termin rozpatrzenia – data rozpatrzenia reklamacji. Z poziomu systemu ERP można określić domyślną liczbę dni na rozpatrzenie danej reklamacji.
   3. Wyszukaj artykuł – umożliwia ręczne dodanie reklamowanego artykułu, jeżeli nie zostało stworzone powiązanie dokumentu RLS z dokumentem handlowym. Taka sytuacja może zaistnieć w przypadku dokumentu wystawionego na innym stanowisku POS lub jego braku w systemie.

      Dokument RLS może dotyczyć:

      1. • tylko jednego artykułu
         • pojedynczego elementu należącego do kompletu o zaznaczonym parametrze Pobieraj składniki na dokument
         • nieaktywnego artykułu
   4. Usterka – wartości pola są definiowane w systemie ERP
   5. Data usterki
   6. Żądanie – wartości pola są definiowane w systemie ERP. Pole jest wymagane.
   7. Opis usterki – umożliwia dodanie dodatkowego opisu usterki
   8. Kontrahent
   9. [Uznaj]– uznaje reklamację bezpośrednio po jej przyjęciu. Funkcja ta wymaga od operatora posiadania odpowiednich uprawnień do modyfikacji dokumentu RLS, definiowanych w systemie ERP. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Uznana (w stanie Zatwierdzony).
   10. [Zatwierdź] – zatwierdza dokument reklamacji w celu jego rozpatrzenia. Po wybraniu tej opcji reklamacja zostanie dodana na listę ze statusem Do rozpatrzenia (w stanie Zatwierdzony). Dalsza obsługa procesu reklamacyjnego może przebiegać po stronie systemu ERP.
   11. Obsługujący – pole z obsługującym dokument
   12. [Ilość] – przycisk zmiany ilości pozycji reklamowanej
   13. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

W dalszym postępowaniu użytkownik może wystawić korektę dokumentu handlowego, który podlegał procesowi reklamacji, a następnie zakończyć cały proces reklamacyjny wybierając przycisk [Zamknij reklamację]. Wybór tej opcji spowoduje zmianę stanu dokumentu reklamacji na Zamknięty.

W celu wyświetlenia dokumentu RLS należy z poziomu listy reklamacji zaznaczyć dokument oraz wybrać przycisk [Podgląd].

• zobaczyć informacje o przebiegu procesu reklamacyjnego
• uznać reklamację o statusie Do rozpatrzenia
• odrzucić reklamację o statusie Do rozpatrzenia, Uznana
• wydrukować reklamację

Pod szczegółami dotyczącymi usterki wyświetlone są kolejne etapy realizacji procesu reklamacji w postaci listy wszystkich akcji reklamacyjnych, ich dat oraz statusów dokumentu.

Przykład

Na stanowisku POS został wystawiony dokument PAR/2019/00006/CB_POS1 na artykuł Krawat granatowy. Kilka dni później na tym samym stanowisku sprzedażowym została zgłoszona reklamacja tego towaru o numerze RLS/2019/00006/CB_POS1 zawierająca żądanie zwrotu pieniędzy.
Reklamacja trafiła do systemu ERP w celu jej rozpatrzenia. W ciągu dwóch tygodni dokument zmienił swój status na Uznana, w związku z czym została wygenerowana korekta całościowa paragonu. Po zwrocie pieniędzy proces reklamacyjny można zamknąć.