Menu Back office

Wprowadzenie podziału informacji o stanach magazynowych na poszczególne magazyny pozwala uniknąć błędów w synchronizacji, które powodują, że część dokumentów nie synchronizuje się z systemem ERP z powodu niewystarczającej ilości towarów dostępnych w danym magazynie.

W celu zapewnienia ciągłej pracy, również w trybie offline, wprowadzona została Usługa POS Agent, która dostarcza aktualnych informacji o stanie magazynowym na każdej stacji POS.

Uwaga

Zatwierdzanie dokumentów rozchodowych zostało zablokowane w przypadku braku połączenia z usługą POS Agent.

Menu Back office pozwala na obsługę dokumentów magazynowych na stanowisku POS.

Z poziomu menu Back office dostępne są kafle:

• [Przyjęcie dostawy] – kafel ten otwiera listę dokumentów MM- gotowych do przyjęcia
• [Przesunięcia wewnętrzne] – pozwala na obsługę przesunięć pomiędzy magazynami przypisanymi do danego kanału
• [Wydanie towarów] – umożliwia:
  • przygotowanie wysyłki
  • sprawdzenie rejestru paczek
• [Aktualizacja etykiet] – otwiera listę z cenami do zaktualizowania
• [Korekty zasobów] – otwiera listę dokumentów PW i RW oraz umożliwia korektę zasobów towarów przy pomocy tych dokumentów
• [Inwentaryzacja] – otwiera listę dokumentów inwentaryzacji, umożliwia realizację odczytów (spisów towarów z natury)
• [Wydanie zewnętrzne] – otwiera listę dokumentów wydań zewnętrznych wygenerowanych na stanowisku POS

Przesunięcia wewnętrzne

W celu uproszczenia procesu przesunięć towarów pomiędzy magazynami z danego sklepu na stanowisku POS możliwa jest obsługa przesunięć wewnętrznych (MM-). Proces zakłada, że nie trzeba generować oddzielnie dokumentów wydania i przyjęcia z jednego magazynu na inny, bo odbywa się to automatycznie. Obsługa polega na:

• dyspozycji przyjęcia – przyjęciu zasobów z innego magazynu
• wydaniu towaru – tworzeniu dokumentów MM- pomiędzy magazynem centrali a magazynami oddziałowymi

Podczas zatwierdzania nowego przesunięcia wewnętrznego automatycznie generowane są dokumenty MM-, MM+ i PRP.

Uwaga

Funkcjonalność przyjmowania i wydawania dostaw wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP:

• do modyfikacji dokumentów przesunięć międzymagazynowych
• w przypadku przyjmowania dostaw, do tworzenia protokołu przyjęcia

W celu przejścia na listę przesunięć wewnętrznych należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Przesunięcia wewnętrzne].

Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty MM-, dla których magazynem źródłowym i docelowym są aktualne magazyny sklepu, a także dokumenty PRP z nimi powiązane.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Status dokumentu – posiada następujące kategorie:
  • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony powiązane z zatwierdzonym dokumentem MM+, gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Wydane – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do wydania – dokumenty w stanie Niezatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Anulowane
• Typ
• Data
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

 

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP, dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

Parametr dostępny jest z poziomu aplikacji Comarch POS: Stanowiska → zakładka Ogólne → sekcja Przetwarzanie dokumentów.

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Status – w formie ikon:
  • [↓] (symbol strzałki skierowanej w dół) – dokumenty MM-, które są przyjęciami oraz mają stan Zatwierdzony
  • [Ѵ] (symbol zatwierdzenia) – protokoły przyjęcia wygenerowane poprawnie
  • [!] (symbol wykrzyknika) – protokoły przyjęcia dotyczące rozbieżności pomiędzy dokumentem systemowym MM- a przyjętą dostawą

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Niezatwierdzony, Anulowany
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla dokumentu MM- prezentowany jest numer protokołu przyjęcia (PRP) oraz numer MM+ wygenerowanego do tego dokumentu.
• Obsługa transakcji (domyślnie ukryta)

Z poziomu listy przesunięć wewnętrznych można:

• dodać nowy dokument MM- przy pomocy przycisku [Dodaj]
• wyświetlić do podglądu dokument MM-/PRP, przechodząc do niego za pomocą przycisku [Dokumenty powiązane]
• przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów MM- przy pomocy przycisku [P]
• anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]. Po wybraniu przycisku anulowany zostanie również dokument MM-.
• przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane]

Dodanie dokumentu przesunięcia wewnętrznego

W celu wygenerowania przesunięcia wewnętrznego należy z poziomu listy Przesunięć wewnętrznych wybrać przycisk [Dodaj]. Po wybraniu przycisku otwarte zostaje okno z wyborem magazynu źródłowego przesunięcia. Lista zawiera magazyny, które są magazynami danego sklepu, zostały przypięte do POS Agenta z oddziału.

Po wybraniu magazynu źródłowego przesunięcia, należy wybrać dostępny z listy magazyn docelowy POS.

Po wybraniu magazynów przesunięcia wewnętrznego prezentowany jest formularz samego przesunięcia.

Na formularzu przesunięcia wewnętrznego należy wprowadzić towary:

• wybierając je z listy artykułów
• skanując przy pomocy czytnika

Formularz przesunięcia wewnętrznego zawiera kolumny:

• Nazwa
• Ilość
• Kod artykułu (domyślnie ukryta)

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

• zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
• usunąć artykuł za pomocą przycisku [Usuń]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

• sumie ilości artykułów z dokumentu

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument, co powoduje wygenerowanie dokumentu przesunięcia

Na dokumencie jest możliwość również dodania własnego opisu ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi przesunięcia. Dodatkowo istnieje opcja umożliwiająca zmianę operatora obsługującego dokument, oraz obsługującego pozycje.

Anulowanie całego procesu ruchów wewnętrznych w przypadku anulowania dokumentu PRP – przesunięcia wewnętrzne

Anulowanie wyłącznie dokumentu PRP uniemożliwia ustalenie, gdzie znajdują się artykuły, jeżeli firma chce anulować proces ruchu wewnętrznego, oznacza to, że towary wracają do magazynu źródłowego. D została dodana funkcjonalność anulowania całego procesu, w momencie gdy operator anuluje dokument PRP z listy przesunięć wewnętrznych. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat informujący o anulowaniu dokumentu MM- i MM+ powiązanego z anulowanym przesunięciem.

 

 

 

 

Korekty zasobów

Funkcja korekty zasobów umożliwia ręczną aktualizację stanów magazynowych przy pomocy rozchodu wewnętrznego (RW) i przychodu wewnętrznego (PW). Korektę zasobów przy użyciu dokumentów PW i RW dokumentów można zastosować przykładowo w przypadku:

• zniszczenia towaru
• znalezienia pustych opakowań
• kradzieży
• korekty stanów magazynowych
• korekty przyjęć towarów/paczek

W celu wystawienia odpowiedniego dokumentu PW lub RW należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Korekty zasobów].

W oknie Korekty zasobów prezentowana jest lista wszystkich dokumentów PW i RW.

Na stanowisku POS prezentowane są te dokumenty PW i RW, które:

• magazyn, w którym zostały wystawione jest dostępny na danym stanowisku
• zostały wystawione na danym stanowisku POS lub zostały już zsynchronizowane na tym stanowisku

W systemie ERP można określić sprzed ilu dni ma odbywać się synchronizacja dokumentów PW i RW.

W górnej części listy dokumentów korygujących zasoby znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Typ – typ dokumentu, dostępne opcje:
  • PW
  • RW
• Sposób utworzenia – domyślnie zaznaczona opcja Ręcznie
• Magazyn
• Powód korekty
• Wystawione przez
• Data wystawienia
• Stan

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan
• Magazyn
• Powód korekty
• Data wystawienia

Z poziomu listy korekt zasobów można:

• dodać nowy dokument PW/RW przy pomocy przycisku [Nowa korekta zasobów]
• wyświetlić do podglądu za pomocą przycisku [Podgląd]
• anulować dokument PW/RW przy pomocy przycisku [Anuluj]
• odświeżyć listę za pomocą przycisku [Odśwież]

Dodanie nowego dokumentu korygującego zasób

W celu wystawienia nowej korekty należy wybrać przycisk [Nowa korekta zasobów], dostępny na liście korekt zasobów. Następnie należy wskazać rodzaj dokumentu korekty zasobów RW lub PW.

Utworzenie nowego dokumentu PW i RW dostępne jest również z poziomu podglądu artykułu.

Podczas tworzenia nowego dokumentu PW lub RW należy wskazać magazyn, dla którego zasoby mają być skorygowane oraz powód wystawienia dokumentu. Lista dostępnych powodów definiowana jest w systemie Comarch ERP Enterprise w aplikacji Klasyfikacje.

Po wybraniu przycisku [Nowa korekta zasobów] → [RW]/[PW] otwarte zostaje okno z wyborem magazynu źródłowego korekty. Lista zawiera magazyny, które są magazynami danego sklepu, zostały przypięte do POS Agenta z kanału sprzedaży.

Po wybraniu magazynu na którym stan będzie korygowany, wyświetlone zostaje drugie okno dotyczące wybrania z listy przyczyny dokonania korekty zasobów.

Po wybraniu przyczyny korekty prezentowany jest formularz samego dokumentu RW lub PW.

Na formularzu przyjęcia dokumentu RW/PW należy wprowadzić towary:

• wybierając je z listy artykułów
• skanując przy pomocy czytnika

Formularz korekty zasobów zawiera kolumny:

• Nazwa
• Ilość
• Po korekcie (domyślnie ukryta)
• (domyślnie ukryta)

Dla pozycji na dokumencie, z prawego menu przycisków pozycji, można:

• zmienić ilość danego artykułu przy pomocy przycisku [Ilość]
• usunąć artykuł za pomocą przycisku [Usuń]

Poniżej listy pozycji dokumentu prezentowane są informacje o:

• sumie ilości artykułów z dokumentu

Dolna cześć okna dokumentu zawiera następujące przyciski:

• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument korekty zasobów

Na dokumencie istnieje możliwość zmiany obsługującego dokumentu i obsługującego pozycji. Dodatkowo w dolnej części dokumentu można zdefiniować dodatkowy opis, zawierający szczegółowy opis.

 

 

 

Inwentaryzacja

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

W celu aktywacji inwentaryzacji należy włączyć parametr Aktywuj inwentaryzacje POS. Parametr dostępny jest w aplikacji Konfiguracja -> funkcja Comarch POS -> zakładka Backoffice, Stan magazynowy.

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Numer
• Rodzaj inwentaryzacji:
  • Roczny – zazwyczaj odbywa się raz w roku na koniec roku lub w określonym terminie
  • Ciągły – odbywa się regularnie np. miesięcznie, kwartalnie lub na bieżąco, w miarę potrzeb
• Typ
• Stan:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zamknięty
  • Zaraportowany
  • Częściowo zaraportowany
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Opis

Domyślnie ukryte:

• Atrybuty – zdefiniowane atrybuty, służą do przechowywania dodatkowych informacji o obiekcie. Sklepy w procesie planowania inwentaryzacji dzielą go na obszary, do których przypisują konkretnego pracownika, unikając podwójnie zliczanych produktów. Umożliwia to dodatkową identyfikację i klasyfikację dokumentów. Atrybuty mogą być typu np.: tekstu, numeryczne, listy, daty.

Uwaga

Na stanowisku POS możliwe jest dodanie atrybutów do dokumentów inwentaryzacji, arkuszy inwentaryzacyjnych, raportów inwentaryzacyjnych oraz pozycji raportu inwentaryzacji.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Rodzaj inwentaryzacji

Z poziomu listy można:

• podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
• odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
• zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
• otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany, wybranie przycisku zmienia status inwentaryzacji na Otwarty. Otworzyć można jedynie inwentaryzację w przypadku połączenia z systemem ERP.
• zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty. Zamknąć można jedynie inwentaryzację w przypadku której wszystkie arkusze zostały uprzednio zamknięte. Zamknięcie inwentaryzacji wymaga połączenia z systemem ERP.
• dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

• wydrukować dokument inwentaryzacji
• odświeżyć arkusze inwentaryzacji
• otworzyć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Wygenerowany
• zamknąć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Otwarty
• podejrzeć arkusz inwentaryzacji
• edytować arkusz inwentaryzacji o statusie Wygenerowany
• zliczyć artykuły w ramach odczytu do wybranego arkusza
• usunąć wybrany arkusz o statusie Wygenerowany
• wyświetlić listę raportów w ramach arkusza
• zapisać inwentaryzację
• podejrzeć wartości atrybutów na dokumencie
• zamknąć inwentaryzacje
• dodać nowy arkusz inwentaryzacji (w opcjach dodania nowego arkusza inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Ujemne stany], po wybraniu tego przycisku wykonywana jest próba dodania każdego artykułu, którego ilość systemowa jest mniejsza od jego braków – z uwzględnieniem wybranego magazynu na dokumencie inwentaryzacji.)

Na podglądzie inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Arkusz inwentaryzacji
• Stan – dostępne opcje:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Częściowo zaraportowany
  • Zaraportowany
  • Zamknięty
• Magazyn
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Artykuły – całkowita ilość artykułów z arkusza

Uwaga

Każda kolumna jest sortowalna.

W górnej części okna znajdują się filtry umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie statusu i daty inwentaryzacji.

Z poziomu podglądu dostępne są przyciski dla arkuszy inwentaryzacyjnych:

• [Usuń] – prezentowany dla arkuszy, które nie zostały jeszcze otwarte, wymaga połączenia z POS Agentem i systemem ERP
• [Podgląd] – dostępny dla arkuszy o statusie Zamknięty
• [Edytuj]
• [Otwórz arkusz]/[Zamknij arkusz] – przycisk [Otwórz] dostępny dla arkuszy o statusie Wygenerowany, przycisk [Zamknij] dostępny dla arkuszy o statusie Zaraportowany lub Częściowo zaraportowany
• [Kopiuj] – dostępny dla arkuszy o statusie Zamknięty, otwiera widok tworzenia nowego arkusza ze skopiowanymi pozycjami ze źródłowego
• [Zlicz] – aktywny w kontekście niezamkniętego arkusza, powoduje otwarcie odczytu

W dolnej sekcji dostępne są również przyciski:

• [Zamknij] – zamknięcie listy arkuszy, powrót do okna z inwentaryzacjami
• [Drukuj]
• [Odśwież]
• [Zapisz]
• [Dodaj arkusz] – dodanie nowego arkusza w ramach inwentaryzacji
• [Otwórz]
• [Zamknij]

Uwaga

Otwarcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz połączenia do systemu ERP.

Uwaga

Zamknięcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz:

• jeżeli wszystkie pozycje arkusza mają status zamknięty zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie: Czy na pewno chcesz zamknąć wskazany arkusz inwentaryzacji?
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza wymaga weryfikacji zostanie wyświetlone odpowiedni komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – co najmniej jedna pozycja została oznaczona jako wymagające weryfikacji.
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status Otwarty zamknięcie arkusza jest niemożliwe, zostanie wyświetlony komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – przynajmniej jedna z otwartych pozycji nie została jeszcze zaraportowana.
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status
  Wygenerowany zostanie wyświetlone pytanie: Arkusz zawiera przynajmniej jedną pozycje, która nie została dotąd otwarta – czy chcesz usunąć takie pozycje z arkusza?
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja posiada status Zaraportowany ale bez znaku wymagania weryfikacji, zostanie wyświetlony komunikat: Wybrany arkusz zawiera przynajmniej jedną zaraportowaną pozycję, która nie została jeszcze zamknięta – czy chcesz zamknąć arkusz wraz z takimi pozycjami?

Arkusz inwentaryzacji

Arkusz inwentaryzacji zawiera listę artykułów podlegającą inwentaryzacji.

Dodanie nowego arkusza

W celu utworzenia nowego arkusza inwentaryzacyjnego w ramach inwentaryzacji, należy wybrać przycisk [Dodaj arkusz]. Na nowo utworzonym arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Kod artykułu – domyślnie ukryty
• Stan – dostępne opcje:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zaraportowany
  • Zamknięty
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Zgłoszone raporty
• Wymaga weryfikacji
• Braki

W dolnej części okna znajdują się przyciski dotyczące arkusza inwentaryzacyjnego:

• [Odśwież] – odświeża listę pozycji na arkuszu
• [Generuj listę artykułów] – dodanie listy artykułów do arkusza, spełniających określone kryteria
• [Lista raportów] – przycisk dostępny w przypadku gdy arkusz inwentaryzacji ma status Otwarty i Zaraportowany
• [Zapisz]

Z poziomu arkusza inwentaryzacji można dodać artykuły za pomocą przycisku [Dodaj] lub skanując artykuły które mają podlegać zliczeniu. Dodanie pozycji jest możliwe jeżeli artykuł nie jest już dodany z tym samym magazynem do żadnego arkusza ze statusem innym niż Zamknięty.

Uwaga

Elementy wybranego/zeskanowanego zestawu są automatyczne dzielone na poszczególne pozycje.

Innym sposobem na dodanie artykułów, które mają podlegać inwentaryzacji jest wybranie przycisku [Generuj listę artykułów].

Po wybraniu przycisku zostanie wyświetlone okno w którym należy wybrać kryterium tworzenia listy artykułów, dostępne opcje:

• Klasyfikacja – wybór opcji prezentuje okno z atrybutem klasyfikacji, nad lista wyświetlana jest wartość: Niezerowy stan magazynowy (domyślnie wybrany)

• Niezerowe zasoby – dodane zostaną wszystkie artykuły o niezerowych stanach na magazynie podlegającym inwentaryzacji
• Próg ilościowy – dodane zostaną wszystkie artykuły, które spełniają określony próg ilościowy

• Ujemne stany – dodane zostaną wszystkie artykuły z ujemnymi stanami
• Wykryte rozbieżności – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z listą zarejestrowanych arkuszy ze statusami: Zamknięty, Zaraportowany, Częściowo Wybór arkusza z listy skutkuje, dodaniem wszystkich jego pozycji z wykrytą rozbieżnością (brane są pozycje ze statusem Zamknięty).

Po dodaniu artykułów do arkusza pozycji można zapisać wygenerowany arkusz.

Dla zapisanego wygenerowanego nowego arkusza dostępne są przyciski:

• [Usuń] – umożliwia usunięcie arkusza inwentaryzacyjnego
• [Otwórz arkusz] – umożliwia otworzenie danego arkusza i dodanie do niego pozycji
• [Edytuj] – umożliwia edytowanie arkusza inwentaryzacji
• [Zlicz] – umożliwia utworzenie odczytu do arkusza inwentaryzacyjnego
• [Lista raportów] – prezentowana jest lista odczytów wygenerowanych dla danego arkusza

Edycja arkusza inwentaryzacyjnego

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Edytuj] dla wybranego arkusza inwentaryzacyjnego.

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Stan
• Ilość systemowa – aktualnie dostępna ilość dla artykułów w statusie innym niż zamknięty. Dla pozycji zamkniętych jest to dostępna ilość w momencie jego zamknięcia.
• Ilość zaraportowana – ilość artykułu w danym magazynie zgłoszona po zliczeniu
• Zgłoszone raporty – prezentacja liczby zgłoszonych raportów dla danej pozycji (z uwzględnieniem wszystkich statusów raportów)
• Wymagana weryfikacja
• Braki

W górnej części okna znajdują się filtry, ograniczające wyświetlane pozycje:

• Rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, mieści się w nieokreślonym zakresie
• Procentowa rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, a wartość procentowa mieści się w określonym zakresie

Dla pozycji arkusza, która nie jest zamknięta dostępne są przyciski:

• [Szczegóły raportu] – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z raportami, na których został dodany wybrany artykuł
• [Zamknij] – po wybraniu przycisku dla wybranego artykułu jego Stan zmienia się na Zamknięty

Uwaga

W przypadku gdy na inwentaryzacji znajduje się pozycja, którą sprzedawano podczas trwającej inwentaryzacji, nie będzie możliwe jej zamknięcie do momentu ponownego przeliczenia artykułu, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji wybierając przycisk [Edytuj] dla arkusza o statusie Zaraportowany można podejrzeć raporty wybierając przycisk dla pozycji arkusza [Szczegóły raportu].

Po wybraniu przycisku [Szczegóły raportu] prezentowane jest okno zawierające:

• kolumnę numeryczną
• nazwę operatora, który przeprowadzić odczyt
• datę potwierdzenia raportu
• zaraportowaną ilość
• status

W oknie Szczegółu raportu dostępne są przyciski:

• [Zamknij] (Esc)
• [Odrzuć raport] – umożliwia odrzucenie utworzonego raportu
• [Drukuj]

 

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

• zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
• dodania nowego artykułu
• podgląd atrybutów

Okno nowego raportu podzielone jest na dwie zakładki:

• Pozycje zliczane – czysta lista w której można rozpocząć zliczanie artykułu
• Pozycja arkusza – zawiera artykuły, które zostały dodane do arkusza

Nowy raport może zostać zaparkowany w celu jego późniejszego kontynuowania.

Widok Pozycje zliczane

W oknie odczytu dostępne są kolumny:

• Artykuł
• Zliczone – pozycja – ilość zgłoszona w danym wierszu sekwencji z jednostką miary
• Ilość systemowa – ilość zaraportowana w danym wierszu sekwencji z jednostką miary, w zależności od ustawień mogą uwzględniać rezerwacje blokujące
• Zliczone – suma – suma ilości elementu w każdym powiązanym wierszu sekwencji liczenia

Uwaga

Jeżeli obsługa FEFO jest wyłączona, każda parta towaru traktowana jest jako oddzielna linia z własnymi ilościami.

W oknie generowanego odczytu/ raportu dostępne są przyciski:

• [Magazyn] – nieedytowalny, pole prezentuje nazwę magazynu powiązane z wybranym arkuszem
• [Usuń raport] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno raport ma zostać usunięty
• [Drukuj]
• [Parking]
• [Zatwierdź]

Dla pozycji na raporcie dostępne są przyciski:

• [Ilość] – zmiana ilości dodawanego artykułu na odczyt/raport
• [Usuń] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno pozycja ma zostać usunięta z raportu
• [Pokaż więcej szczegółów] – przycisk dostępny jeżeli artykuł posiada cechy

Skanowanie/dodawanie artykułu w widoku Pozycje zliczane skutkuje:

• weryfikacją czy pozycja jest już dodana do arkusza inwentaryzacyjnego oraz z jakiego kontekstu tworzony jest odczyt, w zależności od statusu linii pozycji:
  • status linii Wygenerowany – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania, status zostaje zaktualizowany na Otwarty
  • status linii Otwarty – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania
  • status linii Zaraportowany – wyświetlony zostaje komunikat o tym, że wybrany element już został zaraportowany, czy ponownie ma zostać przeliczony

Jeżeli skanowany jest artykuł, który znajduje się na innym niezamkniętym arkuszu, nie zostanie on dodany do odczytu.

W przypadku skanowania artykułu, który nie znajduje się na źródłowym arkuszu inwentaryzacji, zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie, czy zeskanowana pozycja ma zostać dodana do listy, ponieważ nie została wybrana do arkusza inwentaryzacji.

W zależności od sposobu dodawania pozycji do odczytu/raportu:

• skanowanie kodu kreskowego:
  • ilość i jednostka artykułu dodawanego do sekwencji liczenia oparta jest na danych zapisanych w kodzie kreskowym, w przypadku włączonej obsługi FEFO zeskanowany zostanie kod bez określenia partii, prezentowane jest okno wybrania właściwości.
• ręczne dodawanie:
  • jeżeli pozycja nie została wcześniej dodana do sekwencji zliczania, zostaje dodana do odczytu jako pierwsza pozycja z zerową ilością domyślnej jednostki miary, ilość jest modyfikowalna po wybraniu przycisku [Ilość]
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z zerową ilością lub został dodany z niezerową ilością jako pierwsza pozycja w linii w momencie próby jego ponownego ręcznego dodania wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że aby zmienić ilość pozycji do zgłoszenia, należy edytować ją w linii pozycji. W tym celu należy wybrać przycisk [Ilość].
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z niezerową ilością i nie jest obecnie pierwszą pozycją na liście odczytu, to ponowne jej dodanie skutkuje dodaniem nowego wpisu na raporcie i dodaniem jej z zerową ilością domyślnej jednostki miary.

Uwaga

Na raporcie możliwe jest dodanie ujemnych wartości dla artykułu, w sytuacjach gdy błędne ilości zostały dodane w pierwszym lub wcześniejszym zatwierdzonym raporcie, lub towary zostały wydane z magazynu. W celu włączenia funkcjonalności należy aktywować parametr Zezwól na ujemne ilości w inwentaryzacji. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Enterprise, w aplikacji Konfiguracja -> Funkcje -> Sprzedaż Wielokanałowa -> Comarch POS -> zakładka Backoffice.

Zatwierdzenie raportu możliwe jest gdy sekwencja raportowania zawiera co najmniej jeden wiersz. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informującym o tym, że nie można zatwierdzić raporty bez pozycji. Jeżeli na zatwierdzanym raporcie znajduje się jedna pozycja o łącznej zgłoszonej ilości 0 wyświetlane jest pytanie czy na pewno ten artykuł nie został znaleziony w magazynie.

Widok Pozycje arkusza

Okno nowego raportu w widoku Pozycje arkusza prezentuje:

• Artykuł
• Ilość systemowa
• Status
• Zaraportowane – ilość pozycji zaraportowana przez inne, już utworzone odczyty/raporty
• Braki

W oknie tym dla artykułów dostępny jest przycisk [Zlicz], który dodaje artykuł do raportu.

Uwaga

Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.

Zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego

W celu zamknięcia arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Zamknij arkusz] w oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych.

Raport umożliwia prezentację rozbieżności w stanach magazynowych, wykrytych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Wyliczanie rozbieżności odbywa się na podstawie prawidłowo wyliczonej ilości systemowej z uwzględnieniem braków. Rozbieżność jest wykrywana, gdy ilość systemowa pozycji (ilość – braki) jest różna od ilości zaraportowanej.

Przykład

Stan początkowy – ilość: 10

Braki: 2

Ilość zgłoszona: 5

Efekt: Przedstawiona ilość systemowa: 8

Prezentowane braki: 2

Okno potwierdzenia rozbieżności dzieli się na dwie zakładki:

• Zatwierdzone – lista artykułów na których wystąpiła rozbieżność
• Wykluczone – lista artykułów które zostały wykluczone z potwierdzenia rozbieżności

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

• wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz], po wybraniu przycisku dla elementu, zostanie przeniesiony na zakładkę Wykluczone
• uwzględnienie artykułu w potwierdzeniu rozbieżności przy pomocy przycisku [Włącz], przycisk dostępny na zakładce Wykluczone
• wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
• zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Potwierdzenie rozbieżności zawiera kolumny:

• Kod – kod artykułu znajdującego się na arkuszu
• Arkusz inwentaryzacji – z jakiego pochodzi różnica
• Artykuł – na którym wykryto rozbieżność
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Całkowita rozbieżność – różnica między ilością systemową a zaraportowaną
• Procentowa rozbieżność – (całkowita rozbieżność/ilość systemowa) * 100%, nie dotyczy gdy ilość systemowa jest równa zero
• Braki

W oknie Potwierdzenia rozbieżności dostępne jest filtrowanie według:

• Rozbieżności
• Procentowej rozbieżności

Uwaga

Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.

Niezależnie, czy nowy arkusz inwentaryzacji tworzony jest na podstawie rozbieżności z innego arkusza, czy w dowolny inny sposób – może zdarzyć się, że niektóre lub wszystkie ze wskazanych artykułów nie mogą zostać na niego dodane. Treść komunikatu została rozróżniona w zależności od sytuacji.

W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent lub połączenia z centralą zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Jeżeli artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji, którego zamknięcie na POS nie zostało jeszcze przesynchronizowane do systemu ERP lub arkusz inwentaryzacji został zamknięty i zsynchronizowany do systemu ERP, ale nie został jeszcze przetworzony przez ERP, na stanowisku POS wyświetlany jest adekwatny komunikat z odpowiednią informacją.

Gdy artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji utworzonym przez innego użytkownika w systemie ERP lub na stanowisku POS (pozycja dodana ręcznie lub przez rozbieżności) zostanie wyświetlony odpowiedni komunika.

 

Resetowanie braków po inwentaryzacji

 

W momencie zamykania pozycji arkusza inwentaryzacji jej braki są zawsze wyzerowane. Jeżeli zamykana pozycja jest artykułem zawierającym partie, to braki są wyzerowane na wszystkich jej partiach.

 

Obsługa metody FEFO

W celu włączenia metody FEFO na stanowisko POS należy aktywować parametr: Metoda FEFO. Parametr dostępny jest w aplikacji Konfiguracja → funkcja Sprzedaż wielokanałowa → funkcja Comarch POS → zakładka Backoffice, Stan magazynowy → sekcja Zarządzanie specyfikacjami.

Po aktywacji parametru na stanowisku POS dostępna jest obsługa procesów front i back office z wykorzystaniem metody FEFO (skrót FEFO oznacza First Expired First Out). Metoda ta zakłada, że towar który ma najkrótszą datę ważności jest wydawany odbiorcy jako pierwszy. Stosowana jest w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności.

Obsługa dotyczy dokumentów:

• FS i KIFAS
• PAR i KIPAR
• ZS i OS
• RLS

Metoda FEFO jest stosowana w momencie wysyłania dokumentu do weryfikacji przez usługę POS Agenta, a więc obsługa ma miejsce w trybie online. Została ona wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Proces ten jest wykorzystywany głównie w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala na aktualizację artykułów z najkrótszą datą ważności.

W momencie obsługi artykułów zgodnie z metodą FEFO mogą mieć miejsce dwie sytuacje:

• w bazie nie istnieje partia wprowadzanego artykułu
• w bazie istnieje partia wprowadzanego artykułu

Dostosowanie procesów wysyłki

Jeżeli metoda FEFO jest aktywna, po wybraniu nowej paczki przy pomocy kafla [Back office] → [Wydanie towarów] → [Przygotowanie wysyłki] → [Na podstawie zamówienia wewnętrznego] wyświetlany jest przycisk [Pokaż więcej szczegółów].

Po wybraniu przycisku [Pokaż więcej szczegółów] otwiera się okno z listą szczegółów partii.

Nową partię z określonym terminem ważności, numerem partii oraz ilością artykułów można wprowadzić za pomocą przycisku [Dodaj nowa partię].

 

Automatyczna kompensacja braków w procesie przesunięć wewnętrznych i korekt zasobów

Jeżeli tworzony jest dokument przesunięcia wewnętrznego lub korekta zasobów, to aplikacja Comarch POS weryfikuje, czy w systemie nie ma braków dla tego samego artykułu, identyfikującego się inną partią. Jeżeli takie braki istnieją to system kompensuje braki, tworząc automatycznie odpowiednie dokumenty RW i PW.

Przykład

Kompensacja braków w procesie przesunięcia wewnętrznego:

1.Dostępne są dwa magazyny W1 i W2

2.Istnieje brak zasobów na magazynie W2 dla określonych partii artykułu P1

3.Użytkownik tworzy dokument PW na artykuł P1 z magazynu docelowego W1 na magazyn źródłowy W2.

4.Przesunięcie dotyczy artykułu P1 o partii, która nie ma braków w magazynie B_004 z datą 1.05.2022 i ilością 8 sztuk.

5.W przypadku przesunięcia wewnętrznego Comarch POS tworzy dokument MM- co powoduje zmniejszenie stanów magazynowych artykułu P1 z partią B_004 na magazynie W1.

6.W tym samym czasie Comarch POS tworzy dokument MM+ i PRP w celu zwiększenia ilości stanów artykułu P1 o partii B_004 na magazynie W2.

7.W przypadku włączonej kompensacji, Comarch POS wygeneruje automatycznie, w celu kompensacji braków, dokumenty:

• RW na 8 sztuk artykułu P1 o partii B_004
• PW na 6 sztuk artykułu P1 o partii B_001 i 2 sztuk artykułu P1 o partii B_002

 

Wydania zewnętrzne

Wydania zewnętrzne to dokumenty magazynowe potwierdzające wydanie towaru na zewnątrz (Klientowi). Zatwierdzanie dokumentu wydania powoduję zmniejszenie ilości zasobów i wartości magazynu.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Enterprise należy aktywować parametr: Aktywacja wydań zewnętrznych. Parametr dostępny jest z poziomu aplikacji Comarch POS: Stanowiska → zakładka Ogólne → sekcja Przetwarzanie dokumentów.

W menu Back office dostępny jest kafel [Wydania zewnętrzne]. Kafel umożliwia przejście do listy dokumentów wydań zewnętrznych wygenerowanych na stanowisku Comarch POS.

Z poziomu listy dokumentów WZ dostępne są przyciski:

• [Odśwież] – odświeża listę dokumentów WZ
• [Dodaj] – dodaje nowy dokument WZ
• [Podgląd] – podgląd wystawionego dokumentu WZ
• [P] – parking z zaparkowanymi do późniejszej kontynuacji dokumentami WZ
• [Generuj dokument] – umożliwia wygenerowanie dokumentu paragonu lub faktury sprzedaży do dokumentu WZ. Otwiera okno z listą z możliwością wielokrotnego wyboru, gdzie można wskazać dokumenty WZ do których tworzony będzie zbiorczy dokument sprzedaży lub pojedynczy dokument do jednej WZ.

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan – z dostępnymi opcjami:
  • Anulowany
  • Niezatwierdzony
  • Zatwierdzony
  • Zatwierdzony ilościowo
• Kontrahent
• Magazyn źródłowy
• Brutto
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów WZ na podstawie numeru dokumentu, kodu kreskowego dokumentu lub według kontrahenta.

Uwaga

W celu wygenerowania wydania zewnętrznego należy aktywować uprawnienia w systemie Comarch ERP Enterprise.  W aplikacji Comarch POS: Uprawnienia operatora → zakładka Obiekty należy aktywować uprawnienia dotyczące dokumentów WZ.

Dodawanie nowego wydania zewnętrznego

W celu dodania nowego wydania zewnętrznego należy:

• w menu głównym wybrać przycisk [Back office] -> następnie przejść do kafla [Wydania zewnętrzne] i wybrać przycisk [Dodaj]

 

Na formularzu dokumentu wydania zewnętrznego znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu do dokumentu
2. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
3. Obsługa pozycji – pracownik obsługujący konkretną pozycję dokumentu
4. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat pozycji dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości i wybranie magazynu pozycji z jakiego zostaje towar wydany
5. Lista pozycji – zawierająca kolumny:
   • Nazwa
   • Cena
   • Ilość
   • Wartość
   • Magazyn
6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta dokumentu
7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji
8. Atrybuty

Na formularzu dodawanego dokumentu wydania zewnętrznego znajdują się następujące przyciski:

• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego dalszej realizacji w późniejszym czasie
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument wydania zewnętrznego, wcześniej wyświetlając odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie dodawania pozycji na dokument

Po wybraniu kontrahenta jeżeli na dokumencie znajdują się już uprzednio dodane artykuły, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat z pytaniem, czy dokument ma zostać przeliczony według ustawień kontrahenta.

Po wybraniu przycisku [Zatwierdź] w formularzu WZ zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem czy zatwierdzone ma zostać wydanie wszystkich zeskanowanych/dodanych artykułów na WZ.

Podgląd wydania zewnętrznego

W celu podglądu dokumentu wydania zewnętrznego na stanowisku POS, należy z poziomu listy wydań zewnętrznych wybrać przycisk [Podgląd].

Podgląd dokumentu WZ jest dostępny tylko do odczytu, nie można zmienić na nim żadnych wartości ustawionych na wcześniej wygenerowanym dokumencie. Na podglądzie dokumentu znajdują się informacje o:

• artykułach wraz z ilością
• osobie obsługującej dokument
• osobie/osobach obsługujących poszczególne pozycje dokumentu
• magazynie dokumentu z jakiego została wydana każda pozycja
• kontrahencie
• podsumowaniu dokumentu
• dacie wystawienia

Zaparkowanie wydania zewnętrznego

Z poziomu nowego dokumentu wydania zewnętrznego istnieje możliwość zaparkowania go w celu późniejszej kontynuacji.

W celu przejścia na listę zaparkowanych dokumentów należy z listy dokumentów wydań zewnętrznych wybrać przycisk [P].

Lista niezatwierdzonych dokumentów WZ zawiera takie same filtry co lista z nowo utworzonymi dokumentami wydania zewnętrznego.

 

Na liście znajdują się kolumny:

• Numer
• Stan
• Kontrahent
• Magazyn źródłowy
• Brutto
• Data wystawienia