Otwarcie dnia

W oknie prezentowane są następujące kolumny:

• Waluta – dostępne dla stanowiska POS waluty
• Stan początkowy – wynika z operacji gotówkowych, przeprowadzonych przez wszystkich użytkowników zalogowanych do stanowiska POS
• Stan rzeczywisty – w pole należy wprowadzić faktyczną wartość gotówki w stanie kasy stanowiska POS. Wartość można uzupełnić ręcznie lub przy pomocy przycisku [Zlicz kasę]. W systemie ERP można określić, czy uzupełnienie tego pola jest wymagane.
• Różnica – pole prezentujące różnicę między wartościami pól Stan początkowy oraz Stan rzeczywisty. W systemie ERP można określić, czy w przypadku niezerowej wartości pola, po otwarciu dnia ma zostać utworzony dokument kasowy (KP lub KW) z odpowiednim opisem „[!] Różnica przy otwarciu dnia”.
• Wpłata – umożliwia wprowadzenie kwoty wpłacanej do kasy gotówki. Dla zarejestrowanej wpłaty podczas otwarcia dnia zostaje automatycznie wygenerowany dokument z opisem „Wpłata przy otwarciu dnia”.

W oknie widoczne są następujące przyciski:

• [Zamknij] – zamyka okno bez otwierania dnia, na skutek czego wystawianie nowych dokumentów handlowych jest niemożliwe – nieaktywny kafel [Nowy dokument]. Aby wrócić do okna otwarcia dnia, należy zalogować się ponownie do aplikacji.
• [Zlicz kasę] – umożliwia sprawniejsze podliczanie kasy dla gotówki
• [Zatwierdź] – otwiera dzień

Zamknięcie dnia

Po zakończeniu sprzedaży na stanowisku POS należy zamknąć dzień. W tym celu należy przejść do [Raporty i rozliczenia] → [Podsumowanie stanowiska] → [Zamknij dzień]. Widok przedstawia zestawienie dostępnych form płatności w danej walucie, pozwala na szybkie zliczenie stanu kasy wraz z możliwością wykonania wypłaty na koniec dnia i wydrukowania raportu.

Lista zawiera następujące kolumny:

• Formy płatności – formy płatności dostępne na stanowisku POS z rozróżnieniem na każdą z dostępnych walut
• Stan początkowy – stan kasy na otwarciu dnia. Dla form płatności innych niż gotówka stan ten zawsze jest równy 0,00.
• Wartość płatności – wartość sprzedaży w danym dniu od momentu otwarcia dnia
• Stan końcowy – suma stanu początkowego kasy oraz wartości płatności
• Stan rzeczywisty – w pole należy wprowadzić faktyczną wartość gotówki w stanie kasy stanowiska POS. Wartość można uzupełnić ręcznie lub przy pomocy przycisku [Zlicz kasę]. W systemie ERP można określić, czy uzupełnienie tego pola jest wymagane.
• Różnica – pole prezentujące różnicę między wartościami pól Stan początkowy oraz Stan rzeczywisty. W systemie ERP można określić, czy w przypadku niezerowej wartości pola, po zamknięciu dnia ma zostać utworzony dokument kasowy (KP lub KW) z odpowiednim opisem „[!] Różnica przy zamknięciu dnia”.
• Wypłata – umożliwia wprowadzenie kwoty wypłacanych z kasy pieniędzy dla dostępnej waluty. Dla zarejestrowanej wypłaty podczas zamknięcia dnia zostaje automatycznie wygenerowany dokument KW z opisem „Wypłata przy zamknięciu dnia”.
• Pozostało – różnica między wartościami pól Stan końcowy oraz Wypłata
• Liczba płatności(domyślnie ukryta) – liczba wykonanych transakcji na daną formę płatności wynikająca wyłącznie z dokumentów handlowych
• Liczba operacji (domyślnie ukryta) – liczba operacji/przepływów pochodzących zarówno z płatności za dokumenty handlowe jak i ręcznie wystawionych dokumentów KP i KW

W oknie Zamknięcie dnia dostępne są następujące przyciski:

• [Raport dobowy] – wywołuje wydruk raportu dobowego na drukarce fiskalnej. Przycisk widoczny, jeśli została skonfigurowana drukarka fiskalna.
• [Raport wysyłki] – wywołuje raport wysyłki z terminala płatniczego oraz zatwierdza transakcje kartą płatniczą wykonywane od czasu ostatniego raportu wysyłki. Przycisk widoczny, jeśli został skonfigurowany terminal płatniczy.
• [Zlicz kasę] – umożliwia sprawniejsze zliczanie kasy
• [Przyczyna różnicy] – umożliwia określenie przyczyny dla powstałych różnic w dowolnej formie płatności, dzięki czemu istnieje możliwość wprowadzenia własnego opisu na dokumencie KP/KW generowanego automatycznie na różnicę
• [Zatwierdź] – zamyka dzień
• [Zamknij] – zamyka okno bez zamykania dnia
• [Raport transakcyjny] – domyślnie ukryty, prezentowany jest raport z wszystkimi informacjami o przeprowadzonych transakcjach kartą

W oknie zamknięcia dnia istnieje możliwość dodania podsumowania, przy pomocy funkcji zarządzania widokami.

Zliczanie stanu kasy dla gotówki

Podczas otwarcia i zamknięcia dnia na stanowisku POS istnieje możliwość wprowadzenia zliczonej ilości gotówki w rozbiciu na poszczególne nominały znajdujące się w kasie w ramach dostępnych walut.

Po wybraniu przycisku [Zlicz kasę] zostanie wyświetlone okno Zliczanie stanu kasy.

W oknie Zliczanie stanu kasy znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Formy płatności – dostępne formy płatności. Dla otwarcia dnia możliwy jest tylko jeden wybór: Gotówka.
2. Waluty – waluty dostępne na stanowisku POS
3. Lista nominałów – lista prezentująca zdefiniowane w systemie ERP nominały. Użytkownik może uzupełnić liczbę poszczególnych nominałów.
4. Rzeczywisty stan kasy – prezentuje stan kasy wynikający z sumy wprowadzonych ilości nominałów

W oknie dostępne są następujące przyciski:

• [Zamknij] – zamyka okno bez zapamiętania wprowadzonych wartości oraz powoduje powrót do poprzedniego okna
• [Wyczyść] – usuwa wszystkie wprowadzone dane
• [Zatwierdź] – powoduje powrót do okna Zamknięcie dnia/Otwarcie dnia oraz automatyczne uzupełnienie wartości w kolumnie Stan rzeczywisty wyliczoną kwotą

W artykule Zliczanie stanu kasy dla innych form płatności została opisana funkcjonalność dla form płatności innych niż gotówka.

Zliczanie stanu kasy dla innych form płatności

Wygląd okna zliczania stanu kasy różni się dla form płatności innych niż dla Gotówka.

Formy płatności typu Bon, Bank, Karta

W oknie Zliczanie stanu kasy dla formy płatności typu Bon, Bank lub Karta można zsumować kwoty w danej formie płatności stanowiące rzeczywisty stan kasy.

W oknie Zliczanie stanu kasy dla formy płatności typu Bon, Bank lub Karta znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Formy płatności – dostępne na stanowisku POS formy płatności. Dla otwarcia dnia możliwy jest tylko jeden wybór: Gotówka.
2. Poprzednia wartość – ostatnio wprowadzana kwota
3. Nowa wartość – należy wprowadzić kolejną wartość np. bonów otrzymanych od klientów oraz potwierdzić przyciskiem [Enter]; wprowadzane kwoty są automatyczne sumowane
4. Ilość – liczba wprowadzonych wartości np. liczba bonów lub transakcji kartą płatniczą; ilość jest zliczana automatycznie
5. Waluty – waluty dostępne na stanowisku POS
6. Klawiatura numeryczna
7. Rzeczywisty stan kasy – prezentuje stan kasy wynikający z sumy wprowadzonych wartości

W oknie dostępne są następujące przyciski:

• [Wyczyść] – usuwa wszystkie wprowadzone dane
• [Cofnij] – wycofuje ostatnio wprowadzoną wartość
• [Zamknij] – zamyka okno bez zapamiętywania wprowadzonych wartości i powoduje powrót do poprzedniego widoku
• [Zatwierdź] – powoduje powrót do okna Zamknięcie dnia/Otwarcie dnia oraz automatyczne uzupełnienie wartości w kolumnie Stan rzeczywisty wyliczoną kwotą

Forma płatności typu Czek

W oknie Zliczanie stanu kasy dla formy płatności typu Czek prezentowana jest lista czeków, którymi zostały dokonane płatności podczas otwartej sesji.

Lista prezentuje następujące kolumny:

• Numer
• Nazwa banku
• Kwota
• Data płatności (domyślnie ukryta)

Przy pomocy przycisków [Dodaj] oraz [Usuń] użytkownik może odwzorować faktyczny stan czeków znajdujących się w szufladzie danego stanowiska POS. Taka funkcja pozwala na obsłużenie scenariusza, w którym czek został przeniesiony między stanowiskami POS danego sklepu.

Po zatwierdzeniu okna zostanie uzupełnione pole Stan rzeczywisty dla formy płatności typu Czek, w walucie systemowej.

Po zatwierdzeniu zamknięcia dnia, zostanie wygenerowane:

• KP dla dodanych do listy czeków (tyle dokumentów KP, ile dodanych czeków)
• KW dla usuniętych z listy czeków (tyle dokumentów KW, ile usuniętych czeków)

W oknie dostępne są następujące przyciski:

• [Usuń] – usuwa zaznaczony czek z listy
• [Dodaj] – pozwala na dodanie kolejnego czeku do listy
• [Zamknij] – zamyka okno bez zapamiętywania wprowadzonych wartości i powoduje powrót do poprzedniego widoku
• [Zatwierdź] – powoduje powrót do okna Zamknięcie dnia/Otwarcie dnia oraz automatyczne uzupełnienie wartości w kolumnie Stan rzeczywisty wyliczoną kwotą

Określanie przyczyny dla różnic powstających na zamknięciu dnia/zmiany

Funkcjonalność ta umożliwia podanie konkretnego powodu dla powstałych różnic w dowolnej formie płatności na zamknięciu dnia/zmiany. Powód wybrany dla różnicy zostanie umieszczony jako opis na dokumencie KP/KW. Zapis przyczyny na dokumencie KP/KW pozwoli na łatwiejszą weryfikację niespójności w stanie kasy oraz pozwoli sprawdzić rzetelność pracowników.

W oknie Zamknięcia dnia został dodany przycisk [Przyczyna różnicy].

Okno Określ przyczynę prezentuje informacje o:

• formie płatności – dla której różnica została wskazana
• walucie – dla formy płatności gotówka lub karta
• różnicy – wartość obliczona przez system dla danej formy płatności
• kwocie – pole tekstowe pozwalające użytkownikowi wprowadzić kwotę różnicy
• powodzie – przycisk wyboru z listą przyczyn różnicy

Propozycja wypłaty z kasy

Nowa funkcjonalność Propozycja wypłaty pozwala na wyliczenie dokładnych nominałów (banknotów i monet), które powinny być wypłacone na koniec dnia lub zmiany. Dedykowana jest sklepom, które rozpoczynają dzień z określoną ilością pieniędzy, dzięki czemu mają możliwość wydawania reszty.

Po zakończeniu zmiany operator wypłaca z szuflady pewną kwotę pieniędzy, która jest zaproponowana według określonych nominałów znajdujących się w szufladzie. Obliczona propozycja wypłaty informuje użytkownika o dokładnej kwocie w konkretnych nominałach, która powinna pozostać w szufladzie. Limit ustalany jest z poziomu systemu ERP, jest on konfigurowany, ponieważ fundusz na początku dnia nie musi być taki sam w każdym sklepie.

• limicie gotówki, który należy zostawić w szufladzie (ilości i wartości)
• gotówce zliczanej w szufladzie w każdym nominale
• kwocie jaka powinna zostać wypłacona (ilości i wartości)
• różnicy pomiędzy wartością w szufladzie i wartością wypłaconą

W oknie prezentowane są kolumny:

• Nominały – monety i banknoty dla wybranej waluty, w kolejności rosnącej
• Zliczono – zawiera informacje o ilości i wartości zliczonej gotówki, w każdym nominale, znajdującej się w szufladzie
• Pozostaje – zawiera informacje o ilości i wartości gotówki, w każdym nominale, jaka pozostała w szufladzie
• Wypłata – zawiera informacje o ilości i wartości gotówki, w każdym nominale, jaką należy wypłacić
• Suma – podsumowanie wartości gotówki zliczonej, pozostałej i wypłaconej
• Różnica – różnica pomiędzy pozostałą wartością gotówki a ustalonym limitem

Z poziomu okna propozycji wypłaty można:

• zatwierdzić wyliczoną propozycję przy pomocy przycisku [Zatwierdź]
• ponownie przeliczyć kwoty, gdy użytkownik zmienia zliczone ilości i chce ponownie wykonać całe obliczenie przy pomocy przycisku [Przelicz]
• zamknąć listę i powrócić do okna zliczania bez dokonywania jakichkolwiek zmian przy pomocy przycisku [Zamknij]

Zaokrąglenia płatności na rynek czeski

W Czechach oficjalną walutą jest korona czeska (CZK), oznaczana symbolem Kč, gdzie 1 CZK to 100 halerzy. Nominały monet 10, 20 i 50 halerzy zostały wycofane z użycia od 1 września 2008 roku. W efekcie tych zmian całkowite kwoty płatności gotówkowych za sprzedaż towarów i usług należy zaokrąglać do pełnej korony czeskiej. Zgodnie z wymaganiami, jeżeli kwota do zapłaty gotówkowej ma końcówkę ≥50 halerzami, powinna być zaokrąglona w górę. Jeżeli natomiast kwota ma końcówkę <50 halerzy powinna być zaokrąglana w dół. W przypadku innych walut i metod płatności innych niż gotówka, płatność realizowana jest zgodnie z podaną kwotą na dokumencie płatniczym, bez zaokrągleń.
W celu włączenia funkcjonalności należy w aplikacji Konfiguracja → funkcja Sprzedaż wielokanałowa → funkcja Comarch POS → zakładka Finanse, Rachunkowość → pole Reguły zaokrąglania wybrać opcję Obrót płatniczy Czechy – Reguły zaokrąglania.

Zaokrąglanie płatności dostępne jest dla następujących typów dokumentów:

• Paragon
• Faktura
• Faktura zaliczkowa sprzedaży
• Korekta paragonu
• Korekta faktury
• Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży
• Wpłata kasowa
• Wypłata kasowa

Przykład

Płatność za dokument handlowy wynosi 4,23 CZK.
Po wybraniu formy płatności Gotówka system automatycznie zaokrągla wartość dokumentu do kwoty 4,00 CZK. Dodatkowo w prawym dolnym rogu, przy polu Reszta, widnieje symbol strzałki z odpowiednim kierunkiem, informującym o zaokrągleniu.

Przykład

Podczas tworzenia dokumentu KP na formę płatności Gotówka została wprowadzona kwota 35,65 CZK. System zaokrągla kwotę w górę – do 36 CZK, prezentując komunikat: Wprowadzona kwota została zaokrąglona. Naciśnij ponownie przycisk Zatwierdź, aby kontynuować oraz symbol strzałki zaokrąglenia.

Identyfikacja nabywcy

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi na rynku czeskim wymogami prawnymi, podczas tworzenia dokumentów handlowych których wartość przekracza określoną kwotę konieczna jest m.in. identyfikacja nabywcy poprzez np. oznaczenie osoby, na rzecz której świadczenie jest wykonywane, wskazanie numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta.

Parametr odpowiadający za funkcjonalność identyfikacji nabywcy na stanowisku POS przesyłany jest z systemu ERP. Wartość ustalana jest na parametrze Wymagana identyfikacja nabywcy klienta od wartości w aplikacji Comarch POS Stanowiska → zakładka Ogólne → sekcja Przetwarzanie dokumentów.

Parametr określa wartość płatności powyżej której konieczne będzie wpisanie na dokument wymaganych danych nabywcy. Jeżeli wartość jest mniejsza od 0, funkcjonalność zostaje wyłączona. Nie ma określonego limitu dla tego parametru.

W przypadku, gdy na dokumencie sprzedaży kwota jest wyższa lub równa ustawionemu limitowi, cały proces płatności przebiega bez żadnych komunikatów ostrzegawczych – nie ma znaczenia, czy Kontrahent był określony, czy nieokreślony.

W aplikacji Comarch POS komunikat z ostrzeżeniem będzie prezentowany gdy:

• łączna kwota transakcji jest wyższa niż ustawiony limit w systemie ERP
• kontrahent jest nieokreślony
• dokumentem sprzedaży jest paragon lub dokumentem sprzedaży jest faktura z wybranym Kontrahentem domyślnym

Jeśli operator na stanowisku POS wybierze:

• Tak – wówczas należy wybrać Kontrahenta z listy, utworzyć nowego lub zeskanować kartę lojalnościową, a następnie ponownie zatwierdzić dokument
• Nie – wówczas operator przechodzi bezpośrednio do widoku płatności.

Zaokrąglenia płatności na rynek szwajcarski

W Szwajcarii najmniejszym nominałem w obiegu jest moneta o wartości 5 Rappenów. Oznacza to, że płatności gotówkowe muszą być zaokrąglane do najbliższej wartości podzielnej przez 5 Rappenw. Na przykład, jeżeli rachunek wynosi 999,99 CHF, klient płacąc gotówką będzie musiał zapłacić 1000 CHF. Jednak w przypadku płatności bezgotówkowych (przelewy bankowe, karty płatnicze) możliwe jest uregulowanie dowolnej kwoty, bez zaokrągleń. W sklepach ceny detaliczne (z VAT) są zazwyczaj zaokrąglone do 5 Rappen. Mimo to, w niektórych sytuacjach, takich jak sprzedaż towarów ważonych czy obliczanie rabatów, końcowa wartość pozycji może różnić się od wielokrotności 5 Rappen.

W celu włączenia funkcjonalności należy w aplikacji Konfiguracja → funkcja Sprzedaż wielokanałowa → funkcja Comarch POS → zakładka Finanse, Rachunkowość → pole Reguły zaokrąlania wybrać opcję Obrót płatniczy Szwajcaria – Reguły zaokrąglania.

Zaokrąglanie płatności dostępne jest dla następujących typów dokumentów:

• Paragon
• Faktura
• Korekta paragonu
• Korekta faktury

W zależności od zaokrąglenia (w dół/w górę) na dokumencie zostanie zaprezentowana ikona strzałki z informacją o kierunku zaokrąglenia i o wartości zaokrąglenia:

• (↑0,01) – informacja o zaokrągleniu w górę, wynoszącym 0,01
• (↓0,01) – informacja o zaokrągleniu w dół, wynoszącym 0,01

Przykład

Płatność za dokument handlowy wynosi 16,97 CHF.

System automatycznie zaokrągla wartość dokumentu do kwoty 16,95 CHF. Dodatkowo w prawym dolnym rogu, przy polu Reszta, widnieje symbol strzałki z odpowiednim kierunkiem, informującym o zaokrągleniu.

Przykład

Płatność za dokument handlowy wynosi 16,99 CHF.

System automatycznie zaokrągla wartość dokumentu do kwoty 17,00 CHF. Dodatkowo w prawym dolnym rogu, przy polu Reszta, widnieje symbol strzałki z odpowiednim kierunkiem, informującym o zaokrągleniu.

Parametr Ilość x Cena = Wartość

Na rynku szwajcarskim nie jest stosowana kontrola: Ilość x Cena = Wartość. Rabaty na rynku szwajcarskim i niemieckim są obliczane na podstawie wartości, a nie od ceny.

Parametr kontrolujący Ilość x Cena = Wartość przy włączonej funkcjonalności zaokrągleń na rynku szwajcarskim, na bazie POS jest zawsze nieaktywny. Aplikacja nie sprawdza wtedy czy Ilość x Cena (po rabacie) = Wartość, ustawiana jest wyliczona wartość pozycji.

POS Panel

Zaokrąglenie podsumowania dokumentu prezentowane jest w panelu klienta.