Wprowadzenie podziału informacji o stanach magazynowych na poszczególne magazyny pozwoli uniknąć błędów w synchronizacji, które powodują, że część dokumentów nie synchronizuje się z systemem ERP z powodu niewystarczającej ilości towarów dostępnych w danym magazynie.

W celu zapewnienia ciągłej pracy, również w trybie offline, wprowadzona została Usługa POS Agent, która dostarcza aktualnych informacji o stanie magazynowym na każdej stacji POS.

Uwaga

Zatwierdzanie dokumentów MM- i RW zostało zablokowane w przypadku braku połączenia z usługą.

Menu Back office pozwala na obsługę dokumentów magazynowych na stanowisku POS.

Z poziomu menu Back office dostępne są kafle:

• [Przyjęcie dostawy] – w zależności od konfiguracji w systemie ERP, kafel ten otwiera listę listów przewozowych lub dokumentów MM- gotowych do przyjęcia
• [Przesunięcia wewnętrzne] – pozwala na obsługę przesunięć pomiędzy magazynami przypisanymi do danego centrum/firmy
• [Uzgadnianie stanów magazynowych] – umożliwia wykonanie procesu uzgadniania stanów magazynowych towarów zgodnie z informacją o zasobach dostępną w systemie ERP
• [Wydanie towarów] – umożliwia:
  • przygotowanie wysyłki
  • generowanie naklejek (domyślnie ukryty)
  • sprawdzenie rejestru paczek
• [Korekty zasobów] – otwiera listę dokumentów PW i RW oraz umożliwia korektę zasobów towarów przy pomocy tych dokumentów

 

Przesunięcia wewnętrzne

W celu uproszczenia procesu przesunięć towarów pomiędzy magazynami z danego sklepu na stanowisku POS możliwa jest obsługa przesunięć wewnętrznych (MM-). Proces zakłada, że nie trzeba generować oddzielnie dokumentów wydania i przyjęcia z jednego magazynu na inny, bo odbywa się to automatycznie. Obsługa polega na:

• dyspozycji przyjęcia – przyjęciu zasobów z innego magazynu
• wydaniu towaru – tworzeniu dokumentów MM- pomiędzy magazynem centrali a magazynami oddziałowymi

Podczas zatwierdzania nowego przesunięcia wewnętrznego automatycznie generowane są dokumenty MM-, MM+ i PRP.

Uwaga

Funkcjonalność przyjmowania i wydawania dostaw wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP:

• do modyfikacji dokumentów przesunięć międzymagazynowych
• w przypadku przyjmowania dostaw, do tworzenia protokołu przyjęcia

W celu przejścia na listę przesunięć wewnętrznych należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Przesunięcia wewnętrzne].

Na liście prezentowane są wszystkie dokumenty MM-, dla których magazynem źródłowym i docelowym są aktualne magazyny sklepu, a także dokumenty PRP z nimi powiązane.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego oraz filtry rozwijane:

• Status dokumentu – posiada następujące kategorie:
  • Przyjęte – dokumenty w stanie Zatwierdzony powiązane z zatwierdzonym dokumentem MM+, gdzie magazyn docelowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Wydane – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do przyjęcia – dokumenty w stanie Zatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych lub posiadające niezatwierdzone lub anulowane dokumenty powiązane, gdzie magazyn docelowy jest magazynem dostępnym w centrum, do którego należy dane stanowisko POS
  • Do wydania – dokumenty w stanie Niezatwierdzony nieposiadające dokumentów powiązanych, gdzie magazyn źródłowy jest magazynem przypisanym do centrum, do którego należy dane stanowisko POS
• Typ
• Data
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy

 

Uwaga

W zależności od parametru Sposób wyszukiwania dokumentów w konfiguracji stanowiska POS z poziomu systemu ERP, dokumenty mogą być wyszukiwane:

• lokalnie w bazie danych stanowiska POS
• lokalnie oraz w systemie ERP

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Status – w formie ikon:
  • [↓] (symbol strzałki skierowanej w dół) – dokumenty MM-, które są przyjęciami oraz mają stan Zatwierdzony
  • [Ѵ] (symbol zatwierdzenia) – protokoły przyjęcia wygenerowane poprawnie
  • [!] (symbol wykrzyknika) – protokoły przyjęcia dotyczące rozbieżności pomiędzy dokumentem systemowym MM- a przyjętą dostawą

Uwaga

Jeżeli operator nie posiada uprawnienia do odczytu dokumentów MM-, ikony zatwierdzenia oraz wykrzyknika nie będą prezentowane.

• Numer
• Stan – przyjmuje wartości: Zatwierdzony, Niezatwierdzony, Anulowany
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane – numery dokumentów skojarzonych z danym dokumentem. Przykładowo dla dokumentu MM- prezentowany jest numer protokołu przyjęcia (PRP) oraz numer MM+ wygenerowanego do tego dokumentu.
• Obsługa transakcji (domyślnie ukryta)

Z poziomu listy przesunięć wewnętrznych można:

• dodać nowy dokument MM- przy pomocy przycisku [Dodaj]
• wyświetlić do podglądu dokument MM-/PRP
• przyjąć dostawę przy pomocy przycisku [Przyjmij]
• przejść do listy niezatwierdzonych dokumentów MM- przy pomocy przycisku [P]
• anulować dokument PRP przy pomocy przycisku [Anuluj]
• przejść do listy dokumentów skojarzonych z danym dokumentem przy pomocy przycisku [Dokumenty powiązane]

Anulowanie całego procesu ruchów wewnętrznych w przypadku anulowania dokumentu PRP – przesunięcia wewnętrzne

Anulowanie wyłącznie dokumentu PRP uniemożliwia ustalenie, gdzie znajdują się artykuły, jeżeli firma chce anulować proces ruchu wewnętrznego, oznacza to, że towary wracają do magazynu źródłowego. D została dodana funkcjonalność anulowania całego procesu, w momencie gdy operator anuluje dokument PRP z listy przesunięć wewnętrznych. W takim przypadku zostanie wyświetlony komunikat informujący o anulowaniu dokumentu MM- i MM+ powiązanego z anulowanym przesunięciem.

 

 

 

 

Funkcja korekty zasobów umożliwia ręczną aktualizację stanów magazynowych przy pomocy rozchodu wewnętrznego (RW) i przychodu wewnętrznego (PW). Korektę zasobów przy użyciu dokumentów PW i RW dokumentów można zastosować przykładowo w przypadku:

• zniszczenia towaru
• znalezienia pustych opakowań
• kradzieży
• korekty stanów magazynowych
• korekty przyjęć towarów/paczek

W celu wystawienia odpowiedniego dokumentu PW lub RW należy w menu głównym wybrać kafel [Back office], a następnie [Korekty zasobów].

W oknie Korekty zasobów prezentowana jest lista wszystkich dokumentów PW i RW.

Na stanowisku POS prezentowane są te dokumenty PW i RW, które:

• magazyn, w którym zostały wystawione jest dostępny na danym stanowisku
• zostały wystawione na danym stanowisku POS lub zostały już zsynchronizowane na tym stanowisku

W systemie ERP można określić sprzed ilu dni ma odbywać się synchronizacja dokumentów PW i RW.

W celu wystawienia nowej korekty należy wybrać przycisk [Nowa korekta zasobów], a następnie wskazać rodzaj zamierzonego dokumentu.

Utworzenie nowego dokumentu PW i RW dostępne jest również z poziomu podglądu artykułu.

Podczas tworzenia nowego dokumentu PW lub RW należy wskazać magazyn, dla którego zasoby mają być skorygowane oraz powód wystawienia dokumentu. Lista dostępnych powodów definiowana jest w systemie ERP.

 

Inwentaryzacja (Enterprise)

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.
W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

W celu aktywacji inwentaryzacji należy włączyć parametr Aktywuj inwentaryzacje POS. Parametr dostępny jest w aplikacji Konfiguracja -> funkcja Comarch POS -> zakładka Backoffice, Stan magazynowy.

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Numer
• Rodzaj inwentaryzacji:
  • Roczny – zazwyczaj odbywa się raz w roku na koniec roku lub w określonym terminie
  • Ciągły – odbywa się regularnie np. miesięcznie, kwartalnie lub na bieżąco, w miarę potrzeb
• Typ
• Stan:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zamknięty
  • Zaraportowany
  • Częściowo zaraportowany
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Opis

Domyślnie ukryte:

• Atrybuty – zdefiniowane atrybuty, służą do przechowywania dodatkowych informacji o obiekcie. Sklepy w procesie planowania inwentaryzacji dzielą go na obszary, do których przypisują konkretnego pracownika, unikając podwójnie zliczanych produktów. Umożliwia to dodatkową identyfikację i klasyfikację dokumentów. Atrybuty mogą być typu np.: tekstu, numeryczne, listy, daty.

Uwaga

Na stanowisku POS możliwe jest dodanie atrybutów do dokumentów inwentaryzacji, arkuszy inwentaryzacyjnych, raportów inwentaryzacyjnych oraz pozycji raportu inwentaryzacji.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Rodzaj inwentaryzacji

Z poziomu listy można:

• podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
• odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
• zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
• otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany, wybranie przycisku zmienia status inwentaryzacji na Otwarty. Otworzyć można jedynie inwentaryzację w przypadku połączenia z systemem ERP.
• zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty. Zamknąć można jedynie inwentaryzację w przypadku której wszystkie arkusze zostały uprzednio zamknięte. Zamknięcie inwentaryzacji wymaga połączenia z systemem ERP.
• dodać inwentaryzację przy pomocy przycisku [Dodaj]

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

• wydrukować dokument inwentaryzacji
• odświeżyć arkusze inwentaryzacji
• otworzyć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Wygenerowany
• zamknąć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Otwarty
• podejrzeć arkusz inwentaryzacji
• edytować arkusz inwentaryzacji o statusie Wygenerowany
• zliczyć artykuły w ramach odczytu do wybranego arkusza
• usunąć wybrany arkusz o statusie Wygenerowany
• wyświetlić listę raportów w ramach arkusza
• zapisać inwentaryzację
• podejrzeć wartości atrybutów na dokumencie
• zamknąć inwentaryzacje
• dodać nowy arkusz inwentaryzacji (w opcjach dodania nowego arkusza inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Ujemne stany], po wybraniu tego przycisku wykonywana jest próba dodania każdego artykułu, którego ilość systemowa jest mniejsza od jego braków – z uwzględnieniem wybranego magazynu na dokumencie inwentaryzacji.)

Na podglądzie inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Arkusz inwentaryzacji
• Stan – dostępne opcje:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Częściowo zaraportowany
  • Zaraportowany
  • Zamknięty
• Magazyn
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Artykuły – całkowita ilość artykułów z arkusza

Uwaga

Każda kolumna jest sortowalna.

W górnej części okna znajdują się filtry umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie statusu i daty inwentaryzacji.

Z poziomu podglądu dostępne są przyciski dla arkuszy inwentaryzacyjnych:

• [Usuń] – prezentowany dla arkuszy, które nie zostały jeszcze otwarte, wymaga połączenia z POS Agentem i systemem ERP
• [Podgląd] – dostępny dla arkuszy o statusie Zamknięty
• [Edytuj]
• [Otwórz arkusz]/[Zamknij arkusz] – przycisk [Otwórz] dostępny dla arkuszy o statusie Wygenerowany, przycisk [Zamknij] dostępny dla arkuszy o statusie Zaraportowany lub Częściowo zaraportowany
• [Kopiuj] – dostępny dla arkuszy o statusie Zamknięty, otwiera widok tworzenia nowego arkusza ze skopiowanymi pozycjami ze źródłowego
• [Zlicz] – aktywny w kontekście niezamkniętego arkusza, powoduje otwarcie odczytu

W dolnej sekcji dostępne są również przyciski:

• [Zamknij] – zamknięcie listy arkuszy, powrót do okna z inwentaryzacjami
• [Drukuj]
• [Odśwież]
• [Zapisz]
• [Dodaj arkusz] – dodanie nowego arkusza w ramach inwentaryzacji
• [Otwórz]
• [Zamknij]

Uwaga

Otwarcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz połączenia do systemu ERP.

Uwaga

Zamknięcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz:

• jeżeli wszystkie pozycje arkusza mają status zamknięty zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie: Czy na pewno chcesz zamknąć wskazany arkusz inwentaryzacji?
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza wymaga weryfikacji zostanie wyświetlone odpowiedni komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – co najmniej jedna pozycja została oznaczona jako wymagające weryfikacji.
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status Otwarty zamknięcie arkusza jest niemożliwe, zostanie wyświetlony komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – przynajmniej jedna z otwartych pozycji nie została jeszcze zaraportowana.
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status
  Wygenerowany zostanie wyświetlone pytanie: Arkusz zawiera przynajmniej jedną pozycje, która nie została dotąd otwarta – czy chcesz usunąć takie pozycje z arkusza?
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja posiada status Zaraportowany ale bez znaku wymagania weryfikacji, zostanie wyświetlony komunikat: Wybrany arkusz zawiera przynajmniej jedną zaraportowaną pozycję, która nie została jeszcze zamknięta – czy chcesz zamknąć arkusz wraz z takimi pozycjami?

Arkusz inwentaryzacji

Arkusz inwentaryzacji zawiera listę artykułów podlegającą inwentaryzacji.

Dodanie nowego arkusza

W celu utworzenia nowego arkusza inwentaryzacyjnego w ramach inwentaryzacji, należy wybrać przycisk [Dodaj arkusz]. Na nowo utworzonym arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Kod artykułu – domyślnie ukryty
• Stan – dostępne opcje:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zaraportowany
  • Zamknięty
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Zgłoszone raporty
• Wymaga weryfikacji
• Braki

W dolnej części okna znajdują się przyciski dotyczące arkusza inwentaryzacyjnego:

• [Odśwież] – odświeża listę pozycji na arkuszu
• [Generuj listę artykułów] – dodanie listy artykułów do arkusza, spełniających określone kryteria
• [Lista raportów] – przycisk dostępny w przypadku gdy arkusz inwentaryzacji ma status Otwarty i Zaraportowany
• [Zapisz]

Z poziomu arkusza inwentaryzacji można dodać artykuły za pomocą przycisku [Dodaj] lub skanując artykuły które mają podlegać zliczeniu. Dodanie pozycji jest możliwe jeżeli artykuł nie jest już dodany z tym samym magazynem do żadnego arkusza ze statusem innym niż Zamknięty.

Uwaga

Elementy wybranego/zeskanowanego zestawu są automatyczne dzielone na poszczególne pozycje.

Innym sposobem na dodanie artykułów, które mają podlegać inwentaryzacji jest wybranie przycisku [Generuj listę artykułów].

Po wybraniu przycisku zostanie wyświetlone okno w którym należy wybrać kryterium tworzenia listy artykułów, dostępne opcje:

• Klasyfikacja – wybór opcji prezentuje okno z atrybutem klasyfikacji, nad lista wyświetlana jest wartość: Niezerowy stan magazynowy (domyślnie wybrany)

• Niezerowe zasoby – dodane zostaną wszystkie artykuły o niezerowych stanach na magazynie podlegającym inwentaryzacji
• Próg ilościowy – dodane zostaną wszystkie artykuły, które spełniają określony próg ilościowy

• Ujemne stany – dodane zostaną wszystkie artykuły z ujemnymi stanami
• Wykryte rozbieżności – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z listą zarejestrowanych arkuszy ze statusami: Zamknięty, Zaraportowany, Częściowo Wybór arkusza z listy skutkuje, dodaniem wszystkich jego pozycji z wykrytą rozbieżnością (brane są pozycje ze statusem Zamknięty).

Po dodaniu artykułów do arkusza pozycji można zapisać wygenerowany arkusz.

Dla zapisanego wygenerowanego nowego arkusza dostępne są przyciski:

• [Usuń] – umożliwia usunięcie arkusza inwentaryzacyjnego
• [Otwórz arkusz] – umożliwia otworzenie danego arkusza i dodanie do niego pozycji
• [Edytuj] – umożliwia edytowanie arkusza inwentaryzacji
• [Zlicz] – umożliwia utworzenie odczytu do arkusza inwentaryzacyjnego
• [Lista raportów] – prezentowana jest lista odczytów wygenerowanych dla danego arkusza

Edycja arkusza inwentaryzacyjnego

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Edytuj] dla wybranego arkusza inwentaryzacyjnego.

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Stan
• Ilość systemowa – aktualnie dostępna ilość dla artykułów w statusie innym niż zamknięty. Dla pozycji zamkniętych jest to dostępna ilość w momencie jego zamknięcia.
• Ilość zaraportowana – ilość artykułu w danym magazynie zgłoszona po zliczeniu
• Zgłoszone raporty – prezentacja liczby zgłoszonych raportów dla danej pozycji (z uwzględnieniem wszystkich statusów raportów)
• Wymagana weryfikacja
• Braki

W górnej części okna znajdują się filtry, ograniczające wyświetlane pozycje:

• Rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, mieści się w nieokreślonym zakresie
• Procentowa rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, a wartość procentowa mieści się w określonym zakresie

Dla pozycji arkusza, która nie jest zamknięta dostępne są przyciski:

• [Szczegóły raportu] – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z raportami, na których został dodany wybrany artykuł
• [Zamknij] – po wybraniu przycisku dla wybranego artykułu jego Stan zmienia się na Zamknięty

Uwaga

W przypadku gdy na inwentaryzacji znajduje się pozycja, którą sprzedawano podczas trwającej inwentaryzacji, nie będzie możliwe jej zamknięcie do momentu ponownego przeliczenia artykułu, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji wybierając przycisk [Edytuj] dla arkusza o statusie Zaraportowany można podejrzeć raporty wybierając przycisk dla pozycji arkusza [Szczegóły raportu].

Po wybraniu przycisku [Szczegóły raportu] prezentowane jest okno zawierające:

• kolumnę numeryczną
• nazwę operatora, który przeprowadzić odczyt
• datę potwierdzenia raportu
• zaraportowaną ilość
• status

W oknie Szczegółu raportu dostępne są przyciski:

• [Zamknij] (Esc)
• [Odrzuć raport] – umożliwia odrzucenie utworzonego raportu
• [Drukuj]

 

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

• zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
• dodania nowego artykułu
• podgląd atrybutów

Okno nowego raportu podzielone jest na dwie zakładki:

• Pozycje zliczane – czysta lista w której można rozpocząć zliczanie artykułu
• Pozycja arkusza – zawiera artykuły, które zostały dodane do arkusza

Nowy raport może zostać zaparkowany w celu jego późniejszego kontynuowania.

Widok Pozycje zliczane

W oknie odczytu dostępne są kolumny:

• Artykuł
• Zliczone – pozycja – ilość zgłoszona w danym wierszu sekwencji z jednostką miary
• Ilość systemowa – ilość zaraportowana w danym wierszu sekwencji z jednostką miary, w zależności od ustawień mogą uwzględniać rezerwacje blokujące
• Zliczone – suma – suma ilości elementu w każdym powiązanym wierszu sekwencji liczenia

Uwaga

Jeżeli obsługa FEFO jest wyłączona, każda parta towaru traktowana jest jako oddzielna linia z własnymi ilościami.

W oknie generowanego odczytu/ raportu dostępne są przyciski:

• [Magazyn] – nieedytowalny, pole prezentuje nazwę magazynu powiązane z wybranym arkuszem
• [Usuń raport] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno raport ma zostać usunięty
• [Drukuj]
• [Parking]
• [Zatwierdź]

Dla pozycji na raporcie dostępne są przyciski:

• [Ilość] – zmiana ilości dodawanego artykułu na odczyt/raport
• [Usuń] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno pozycja ma zostać usunięta z raportu
• [Pokaż więcej szczegółów] – przycisk dostępny jeżeli artykuł posiada cechy

Skanowanie/dodawanie artykułu w widoku Pozycje zliczane skutkuje:

• weryfikacją czy pozycja jest już dodana do arkusza inwentaryzacyjnego oraz z jakiego kontekstu tworzony jest odczyt, w zależności od statusu linii pozycji:
  • status linii Wygenerowany – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania, status zostaje zaktualizowany na Otwarty
  • status linii Otwarty – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania
  • status linii Zaraportowany – wyświetlony zostaje komunikat o tym, że wybrany element już został zaraportowany, czy ponownie ma zostać przeliczony

Jeżeli skanowany jest artykuł, który znajduje się na innym niezamkniętym arkuszu, nie zostanie on dodany do odczytu.

W przypadku skanowania artykułu, który nie znajduje się na źródłowym arkuszu inwentaryzacji, zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie, czy zeskanowana pozycja ma zostać dodana do listy, ponieważ nie została wybrana do arkusza inwentaryzacji.

W zależności od sposobu dodawania pozycji do odczytu/raportu:

• skanowanie kodu kreskowego:
  • ilość i jednostka artykułu dodawanego do sekwencji liczenia oparta jest na danych zapisanych w kodzie kreskowym, w przypadku włączonej obsługi FEFO zeskanowany zostanie kod bez określenia partii, prezentowane jest okno wybrania właściwości.
• ręczne dodawanie:
  • jeżeli pozycja nie została wcześniej dodana do sekwencji zliczania, zostaje dodana do odczytu jako pierwsza pozycja z zerową ilością domyślnej jednostki miary, ilość jest modyfikowalna po wybraniu przycisku [Ilość]
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z zerową ilością lub został dodany z niezerową ilością jako pierwsza pozycja w linii w momencie próby jego ponownego ręcznego dodania wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że aby zmienić ilość pozycji do zgłoszenia, należy edytować ją w linii pozycji. W tym celu należy wybrać przycisk [Ilość].
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z niezerową ilością i nie jest obecnie pierwszą pozycją na liście odczytu, to ponowne jej dodanie skutkuje dodaniem nowego wpisu na raporcie i dodaniem jej z zerową ilością domyślnej jednostki miary.

Uwaga

Na raporcie możliwe jest dodanie ujemnych wartości dla artykułu, w sytuacjach gdy błędne ilości zostały dodane w pierwszym lub wcześniejszym zatwierdzonym raporcie, lub towary zostały wydane z magazynu. W celu włączenia funkcjonalności należy aktywować parametr Zezwól na ujemne ilości w inwentaryzacji. Parametr dostępny jest w systemie Comarch ERP Enterprise, w aplikacji Konfiguracja -> Funkcje -> Sprzedaż Wielokanałowa -> Comarch POS -> zakładka Backoffice.

Zatwierdzenie raportu możliwe jest gdy sekwencja raportowania zawiera co najmniej jeden wiersz. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informującym o tym, że nie można zatwierdzić raporty bez pozycji. Jeżeli na zatwierdzanym raporcie znajduje się jedna pozycja o łącznej zgłoszonej ilości 0 wyświetlane jest pytanie czy na pewno ten artykuł nie został znaleziony w magazynie.

Widok Pozycje arkusza

Okno nowego raportu w widoku Pozycje arkusza prezentuje:

• Artykuł
• Ilość systemowa
• Status
• Zaraportowane – ilość pozycji zaraportowana przez inne, już utworzone odczyty/raporty
• Braki

W oknie tym dla artykułów dostępny jest przycisk [Zlicz], który dodaje artykuł do raportu.

Uwaga

Na arkuszu inwentaryzacji oraz podczas zliczania inwentaryzacyjnego może być prezentowana operatorowi aktualna ilość artykułów zarejestrowana w systemie. Ilość systemowa prezentowana jest w zależności od ustawień odpowiedniego parametru widoczności na rodzaju inwentaryzacji, w systemie ERP.

Zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego

W celu zamknięcia arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Zamknij arkusz] w oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych.

Raport umożliwia prezentację rozbieżności w stanach magazynowych, wykrytych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Wyliczanie rozbieżności odbywa się na podstawie prawidłowo wyliczonej ilości systemowej z uwzględnieniem braków. Rozbieżność jest wykrywana, gdy ilość systemowa pozycji (ilość – braki) jest różna od ilości zaraportowanej.

Przykład

Stan początkowy – ilość: 10

Braki: 2

Ilość zgłoszona: 5

Efekt: Przedstawiona ilość systemowa: 8

Prezentowane braki: 2

Okno potwierdzenia rozbieżności dzieli się na dwie zakładki:

• Zatwierdzone – lista artykułów na których wystąpiła rozbieżność
• Wykluczone – lista artykułów które zostały wykluczone z potwierdzenia rozbieżności

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

• wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz], po wybraniu przycisku dla elementu, zostanie przeniesiony na zakładkę Wykluczone
• uwzględnienie artykułu w potwierdzeniu rozbieżności przy pomocy przycisku [Włącz], przycisk dostępny na zakładce Wykluczone
• wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
• zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Potwierdzenie rozbieżności zawiera kolumny:

• Kod – kod artykułu znajdującego się na arkuszu
• Arkusz inwentaryzacji – z jakiego pochodzi różnica
• Artykuł – na którym wykryto rozbieżność
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Całkowita rozbieżność – różnica między ilością systemową a zaraportowaną
• Procentowa rozbieżność – (całkowita rozbieżność/ilość systemowa) * 100%, nie dotyczy gdy ilość systemowa jest równa zero
• Braki

W oknie Potwierdzenia rozbieżności dostępne jest filtrowanie według:

• Rozbieżności
• Procentowej rozbieżności

Uwaga

Zamknięcie procesu inwentaryzacji artykułów powoduje aktualizację ich ilości w usłudze POS Agent zgodnie ze zliczoną ilością oraz przekazanie informacji o zinwentaryzowanej ilości do systemu ERP.

Niezależnie, czy nowy arkusz inwentaryzacji tworzony jest na podstawie rozbieżności z innego arkusza, czy w dowolny inny sposób – może zdarzyć się, że niektóre lub wszystkie ze wskazanych artykułów nie mogą zostać na niego dodane. Treść komunikatu została rozróżniona w zależności od sytuacji.

W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent lub połączenia z centralą zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Jeżeli artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji, którego zamknięcie na POS nie zostało jeszcze przesynchronizowane do systemu ERP lub arkusz inwentaryzacji został zamknięty i zsynchronizowany do systemu ERP, ale nie został jeszcze przetworzony przez ERP, na stanowisku POS wyświetlany jest adekwatny komunikat z odpowiednią informacją.

Gdy artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji utworzonym przez innego użytkownika w systemie ERP lub na stanowisku POS (pozycja dodana ręcznie lub przez rozbieżności) zostanie wyświetlony odpowiedni komunika.

 

Resetowanie braków po inwentaryzacji

 

W momencie zamykania pozycji arkusza inwentaryzacji jej braki są zawsze wyzerowane. Jeżeli zamykana pozycja jest artykułem zawierającym partie, to braki są wyzerowane na wszystkich jej partiach.

Inwentaryzacja (XL)

W celu aktywacji funkcjonalności Inwentaryzacja na stanowisku Comarch POS należy aktywować parametr Obsługa inwentaryzacji na zakładce Parametry dostępnej w edycji oddziału POS.

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.

Dodanie dokumentu inwentaryzacji realizowane jest po stronie Comarch ERP XL. Następnie do dokumentu inwentaryzacji należy wygenerować arkusze inwentaryzacyjne, które zostaną przesłane na stanowiska POS. Po stronie stanowisk POS generowane są odczyty, które po zamknięciu arkuszy w POS trafią do systemu ERP XL. Zatwierdzanie całej inwentaryzacji i wykonanie korekt inwentaryzacyjnych realizowane jest po stronie Comarch ERP XL.

W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Na wzorcu operatora na zakładce POS dostępne są parametry dotyczące inwentaryzacji:

• dostęp do inwentaryzacji – dostęp do widoczności kafla [Inwentaryzacja] na POS
• zamykanie arkuszy – zamknięcie arkuszu inwentaryzacyjnego z poziomu POS
• podgląd listy raportów (odczytów)
• modyfikacja raportów (odczytów) innych użytkowników

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Numer
• Rodzaj inwentaryzacji:
• Roczny
• Ciągły
• Typ
• Stan:
• Wygenerowany
• Otwarty
• Zamknięty
• Zaraportowany
• Częściowo zaraportowany
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Opis

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego PODLINKOWAĆ umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Rodzaj inwentaryzacji
• Typ
• Stan
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia

Z poziomu listy można:

• podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
• odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
• zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]

 

Proces inwentaryzacji

Przed przystąpieniem do pierwszej inwentaryzacji należy dodać odpowiedni typ inwentaryzacji w systemie Comarch ERP XL. W tym celu należy w module Administrator przejść do opcji Listy → Słowniki kategorii → Transakcje → Typy inwentaryzacji POS.

W słowniku tym należy dodać przynajmniej jeden typ inwentaryzacji, który jest niezbędny przy realizowaniu inwentaryzacji w POS. Na każdym z typów możliwe jest określenie kodu i nazwy typu oraz parametrów dotyczących sposobu realizacji inwentaryzacji. Jeden z typów można ustawić jako domyślny, wówczas automatycznie zostanie ustawiony do nowej inwentaryzacji.

Przygotowanie inwentaryzacji w Comarch ERP XL

Inwentaryzację należy dodać standardowo w module Sprzedaż w menu Zestawienia → Inwentaryzacja. Następnie należy wybrać jeden z magazynów POS, dla którego ma być przeprowadzona inwentaryzacja. Dla każdego magazynu inwentaryzacja musi być przeprowadzona oddzielnie tzn. należy wygenerować oddzielny dokument inwentaryzacyjny. Po dodaniu magazynu POS, zostanie aktywowany parametr Realizuj w Comarch POS. Po jego zaznaczeniu w polu Typ inwentaryzacji POS ustawi się domyślny typ inwentaryzacji. Jeśli żaden z typów nie został określony jako domyślny, obowiązkowo należy wybrać typ inwentaryzacji. Dla inwentaryzacji realizowanych po stronie POS konieczne jest przekazanie numeru dokumentu. W tym celu dodano pole Nazwa/Numer, którego uzupełnienie jest wymagane tylko w przypadku inwentaryzacji realizowanych w Comarch POS.

Parametry inwentaryzacji

Na oknie inwentaryzacji niektóre parametry nie są dostępne do edycji i ich ustawienie jest domyślne.

 

• Rodzaj odczytów – ustawienie to pobierane jest z typu inwentaryzacji
• Generowanie arkuszy z podziałem na partie – opcja zaznaczona ze względu na to, że Comarch POS operuje na partiach towarów
• Ilość inwentaryzowana – zaznaczona opcja handlowa, gdyż do Comarch POS wysyłane są stany handlowe towarów

Dodawanie arkuszy inwentaryzacji

Aby inwentaryzacja została przesłana do Comarch POS należy wygenerować przynajmniej jeden arkusz. Podczas dodawania towarów do arkusza, system pilnuje, aby dodawane towary należały do grupy towarów wysyłanych do danego oddziału POS. Jeśli zostaną wskazane towary nie wysyłane do danego oddziału POS, z którego pochodzi magazyn na inwentaryzacji, nie zostaną one dodane do arkusza.

Można również przygotować puste arkusze, wówczas towary można będzie dodawać podczas wykonywania spisu towarów na stanowiskach POS.

Po zapisaniu formularza inwentaryzacji może on zostać przesłany do POS. Pobranie dokumentu inwentaryzacji inicjowane jest po stronie stanowiska POS podczas wejścia na listę dokumentów inwentaryzacji i wybranie przycisku [Odśwież]. Po dodaniu kolejnych arkuszy, zostaną one dodane do inwentaryzacji w POS po odświeżeniu listy. Arkusze przekazane do Comarch POS nie mogą być usuwane ani aktualizowane w systemie XL, nie mogą być też dodawane do nich odczyty. Spisywanie towarów i generowanie odczytów możliwe będzie po stronie stanowisk POS.

Realizacja inwentaryzacji na stanowiskach POS

Dokument inwentaryzacji oraz przesłane arkusze mają ustawiony stan otwarty i są gotowe do spisywania towaru. Do każdego arkusza może być generowanych wiele raportów (odczytów). Stany spisywanych towarów są sumowane lub nadpisywane w zależności od typu inwentaryzacji. Podczas spisywania towarów możliwe jest dodanie towaru, którego nie ma na arkuszu, w takim przypadku towar zostanie dodany do arkusza zarówno w POS jak i w XLu. Po skończonym spisie towarów należy zamknąć arkusz na stanowisku POS. Po jego zamknięciu arkusz wraz z odczytami zostanie przesłany do systemu XL i nie będzie możliwości kontynuowania spisu towarów będących na danym arkuszu.

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

• wydrukować dokument inwentaryzacji
• odświeżyć arkusze inwentaryzacji znajdujące się na inwentaryzacji
• zapisać inwentaryzację
• zamknąć wybrany arkusz inwentaryzacji
• edytować wybrany arkusz
• zliczyć artykuły na wybranym arkuszu inwentaryzacji
• przejść do listy raportów za pomocą przycisku [Lista raportów]

Okno inwentaryzacji zawiera listę utworzonych w systemie Comarch ERP XL arkuszy inwentaryzacyjnych. Dla danego arkuszu dostępne są przyciski:

• [Zamknij arkusz] – przycisk dostępny dla arkuszy o statusie Zaraportowany i Częściowo zaraportowany, wymaga połączenia z systemem ERP
• [Edytuj] – otwiera widok edytowanego arkusza inwentaryzacyjnego
• [Zlicz] – otwiera okno nowego raportu w ramach arkusza inwentaryzacyjnego
• [Lista raportów] – podgląd utworzonych raportów w ramach arkusza

Na górze inwentaryzacji znajduje się pole Wyszukaj numer dokumentu, który umożliwia wyszukanie konkretnego arkusza inwentaryzacyjnego. Poniżej znajdują się pola filtra tekstowego, dzięki czemu lista z arkuszami może być również filtrowana za pomocą:

• Stanu dokumentu
• Daty inwentaryzacji

Na dokumencie inwentaryzacji opcja Rodzaj inwentaryzacji i Typ jest nieedytowalna.

W oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych dostępne są przyciski:

• [Zamknij Esc]
• [Drukuj]
• [Odśwież]
• [Zapisz]

 

Generowanie raportu/odczytu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].Po wybraniu przycisku zostaje otwarty formularz raportu, gdzie przede wszystkim można wybrać pomiędzy opcją:

• Pozycje zliczane – czysta lista w której można rozpocząć zliczanie artykułu
• Pozycja arkusza – zawiera artykuły, które zostały dodane do arkusza

Widok Pozycje zliczane

Skanowanie/dodawanie artykułu w widoku Pozycje zliczane skutkuje:

• weryfikacją czy pozycja jest już dodana do arkusza inwentaryzacyjnego oraz z jakiego kontekstu tworzony jest odczyt, w zależności od statusu linii pozycji:
  • status linii Wygenerowany – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania, status zostaje zaktualizowany na Otwarty
  • status linii Otwarty – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania
  • status linii Zaraportowany – wyświetlony zostaje komunikat o tym, że wybrany element już został zaraportowany, czy ponownie ma zostać przeliczony

Jeżeli skanowany jest artykuł, który znajduje się na innym niezamkniętym arkuszu, nie zostanie on dodany do odczytu.

W przypadku skanowania artykułu, który nie znajduje się na źródłowym arkuszu inwentaryzacji, zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie, czy zeskanowana pozycja ma zostać dodana do listy, ponieważ nie została wybrana do arkusza inwentaryzacji.

W zależności od sposobu dodawania pozycji do odczytu/raportu:

• skanowanie kodu kreskowego:
  • ilość i jednostka artykułu dodawanego do sekwencji liczenia oparta jest na danych zapisanych w kodzie kreskowym, w przypadku włączonej obsługi FEFO zeskanowany zostanie kod bez określenia partii, prezentowane jest okno wybrania właściwości.
• ręczne dodawanie:
  • jeżeli pozycja nie została wcześniej dodana do sekwencji zliczania, zostaje dodana do odczytu jako pierwsza pozycja z zerową ilością domyślnej jednostki miary, ilość jest modyfikowalna po wybraniu przycisku [Ilość]
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z zerową ilością lub został dodany z niezerową ilością jako pierwsza pozycja w linii w momencie próby jego ponownego ręcznego dodania wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że aby zmienić ilość pozycji do zgłoszenia, należy edytować ją w linii pozycji. W tym celu należy wybrać przycisk [Ilość].
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z niezerową ilością i nie jest obecnie pierwszą pozycją na liście odczytu, to ponowne jej dodanie skutkuje dodaniem nowego wpisu na raporcie i dodaniem jej z zerową ilością domyślnej jednostki miary.

Na raport można dodać artykuły nie wchodzące w skład arkusza poprzez wybór opcji Pozycje zliczane i dodanie wybranego artykułu.

W przypadku dodania nowego artykułu, przy wybraniu opcji Pozycje zliczane zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat na stanowisku POS.

Z poziomu raportu możliwe jest:

• usunięcie pozycji dodanej
• zmiana ilości pozycji
• zatwierdzenie raportu
• wydrukowanie raportu
• usunięcie raportu

W oknie odczytu dostępne są kolumny:

• Artykuł
• Zliczone – pozycja – ilość zgłoszona w danym wierszu sekwencji z jednostką miary
• Ilość systemowa – ilość zaraportowana w danym wierszu sekwencji z jednostką miary, w zależności od ustawień mogą uwzględniać rezerwacje blokujące
• Zliczone – suma – suma ilości elementu w każdym powiązanym wierszu sekwencji liczenia

Uwaga

Jeżeli obsługa FEFO jest wyłączona, każda parta towaru traktowana jest jako oddzielna linia z własnymi ilościami.

 

W przypadku dodania na odczyt artykułu który był już dodany w ramach inwentaryzacji, na stanowisku POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Widok Pozycje arkusza

Wybierając opcje Pozycje arkusza dostępna jest lista artykułów dodanych na arkusz w systemie ERP, oraz te artykuły, które dodane zostały przy opcji Pozycje zliczane, które nie wchodziły w skład arkusza inwentaryzacyjnego.

Na raporcie arkusza inwentaryzacyjnego dostępne są kolumny:

• Artykuł
• Ilość systemowa
• Status – status zliczanego artykułu
• Zaraportowane – ilość wynikająca z zamkniętych raportów
• Braki

W przypadku wprowadzenia dla artykułu zliczanego z arkusza ilości zaraportowanej jako 0 zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Komunikat pytający o poprawność braków magazynowych artykułu znajdującego się na arkuszu inwentaryzacyjnym

W oknie odczytu dostępne są przyciski:

• [Usuń raport] – usunięcie aktualne odczytu
• [Drukuj]
• [Zlicz wszystkie] – ponowne zliczenie wszystkich artykułów, artykuły są przenoszone na zakładkę Pozycje zliczane gdzie można wprowadzać ich ilość zliczoną
• [Zlicz] – zliczenie wybranego artykułu

Lista raportów

 

W celu przejścia do listy raportów wybranego arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Lista raportów]. Lista prezentuje odczyty w ramach arkusza. Z poziomu listy odczytów, każdy raport można podejrzeć za pomocą przycisku [Podgląd].

Lista raportów prezentuje:

• Informacje o magazynie jakiego dotyczy inwentaryzacja
• Osobę raportującą
• Datę raportu
• Zaraportowane artykuły
• Status
• Opis raportu

 

Z poziomu listy raportów dostępne są przyciski:

• [Podgląd] – umożliwia podgląd odczytu
• [Zamknij Esc] – zamknięcie listy raportów w ramach arkusza i powrót do listy arkuszy inwentaryzacyjnych

 

Podgląd raportu

W celu przejścia do podglądu wybranego raportu należy z listy raportów, wybrać pozycję, a następnie przycisk [Podgląd].

Z poziomu podglądu raportu nie ma możliwości dodania nowych pozycji, możliwe jest jedynie wydrukowanie go.

Edycja arkusza inwentaryzacyjnego

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Edytuj] dla wybranego arkusza inwentaryzacyjnego.

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Stan
• Ilość systemowa – aktualnie dostępna ilość dla artykułów statusie innym niż zamknięty. Dla pozycji zamkniętych jest to dostępna ilość w momencie jego zamknięcia.
• Ilość zaraportowana – ilość artykułu w danym magazynie zgłoszona po zliczeniu
• Zgłoszone raporty – prezentacja liczby zgłoszonych raportów dla danej pozycji (z uwzględnieniem wszystkich statusów raportów)
• Wymagana weryfikacja
• Braki

W górnej części okna znajdują się filtry, ograniczające wyświetlane pozycje:

• Rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, mieści się w nieokreślonym zakresie
• Procentowa rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, a wartość procentowa mieści się w określonym zakresie

Dla pozycji arkusza, która nie jest zamknięta dostępne są przyciski:

• [Szczegóły raportu] – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z raportami, na których został dodany wybrany artykuł
• [Zamknij] – po wybraniu przycisku dla wybranego artykułu jego Stan zmienia się na Zamknięty

 

Uwaga

W przypadku gdy na inwentaryzacji znajduje się pozycja, którą sprzedawano podczas trwającej inwentaryzacji, nie będzie możliwe jej zamknięcie do momentu ponownego przeliczenia artykułu, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

W dolnej części okna znajdują się przyciski dotyczące arkusza inwentaryzacyjnego:

• [Odśwież] – odświeża listę pozycji na arkuszu
• [Generuj listę artykułów] – dodanie listy artykułów do arkusza, spełniających określone kryteria
• [Lista raportów] – przycisk dostępny w przypadku gdy arkusz inwentaryzacji ma status Otwarty i Zaraportowany
• [Zlicz]

Dodawanie pozycji do arkusza inwentaryzacyjnego

Na arkuszu inwentaryzacyjnym w górnej części okna dostępne jest pole do wyszukania artykułu i dodania go do arkusza za pomocą przycisku [Dodaj]. Artykuły można również dodać za pomocą przycisku [Generuj listę artykułów]. Po wybraniu przycisku zostanie otwarte okno z wyborem parametrów według których artykuły mają zostać znalezione i dodane do arkusza.

W oknie prezentowane są kryteria:

• Klasyfikacja – wybór opcji prezentuje okno z atrybutem klasyfikacji, nad lista wyświetlana jest wartość: Niezerowy stan magazynowy (domyślnie wybrany)

• Niezerowe stany – dodane zostaną wszystkie artykuły o niezerowych stanach na magazynie podlegającym inwentaryzacji
• Próg ilościowy – dodane zostaną wszystkie artykuły, które spełniają określony próg ilościowy

 

• Ujemne stany – dodane zostaną wszystkie artykuły z ujemnymi stanami
• Wykryte rozbieżności – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z listą zarejestrowanych arkuszy ze statusami: Zamknięty, Zaraportowany, Częściowo Wybór arkusza z listy skutkuje, dodaniem wszystkich jego pozycji z wykrytą rozbieżnością (brane są pozycje ze statusem Zamknięty).

Zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego

W celu zamknięcia arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Zamknij arkusz] w oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych.

Okno potwierdzenia rozbieżności dzieli się na dwie zakładki:

• Zatwierdzone – lista artykułów na których wystąpiła rozbieżność
• Wykluczone – lista artykułów które zostały wykluczone z potwierdzenia rozbieżności

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

• wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz], po wybraniu przycisku dla elementu, zostanie przeniesiony na zakładkę Wykluczone
• uwzględnienie artykułu w potwierdzeniu rozbieżności przy pomocy przycisku [Włącz], przycisk dostępny na zakładce Wykluczone
• wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
• zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Potwierdzenie rozbieżności zawiera kolumny:

• Kod – kod artykułu znajdującego się na arkuszu
• Arkusz inwentaryzacji – z jakiego pochodzi różnica
• Artykuł – na którym wykryto rozbieżność
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Całkowita rozbieżność – różnica między ilością systemową a zaraportowaną
• Procentowa rozbieżność – (całkowita rozbieżność/ilość systemowa) * 100%, nie dotyczy gdy ilość systemowa jest równa zero
• Braki

W oknie Potwierdzenia rozbieżności dostępne jest filtrowanie według:

• Rozbieżności
• Procentowej rozbieżności

W celu zamknięcia arkusza wszystkie pozycje arkusza musza być zamknięte. W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent lub połączenia z centralą zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Sprzedaż i inne dokumenty wpływające na stan towaru podczas inwentaryzacji

Inwentaryzacja na stanowisku Comarch POS umożliwia sprzedawanie towarów inwentaryzowanych. Przy włączonym parametrze Ostrzegaj podczas dodawania inwentaryzowanego, podczas dodawania towaru na dokument pojawi się stosowne ostrzeżenie o trwającej inwentaryzacji. Parametr dostępny jest w oknie Konfiguracji oddziału stanowiska POS na zakładce Parametry.

Uwaga

Nie zaleca się dokonywania sprzedaży i rejestrowania innych dokumentów w POS na magazynach, na których trwa inwentaryzacja. Dokumenty te nie trafią do bazy systemu Comarch ERP XL, do czasu zamknięcia inwentaryzacji. Po zamknięciu inwentaryzacji dokumenty zostaną zaimportowane, ale czas ich importu może być bardzo długi, ze względu na ilość nagromadzonych dokumentów.

Uwaga

Może też wystąpić rozbieżność w stanach towarowych pomiędzy bazami Comarch POS a Comarch ERP XL wynikająca z faktu, że XL nie aktualizuje stanów towaru podczas trwania inwentaryzacji, lecz dopiero po jej zamknięciu. Generowane są wówczas dokumenty na różnice inwentaryzacyjne odnoszące się do stanów z momentu wygenerowania arkuszy inwentaryzacyjnych (czyli nie uwzględniających dokumentów wystawiony w trakcie inwentaryzacji).

Uwaga

Nie należy wykonywać akcji Uzgodnienie stanów magazynowych podczas trwania inwentaryzacji w POS, gdyż doprowadzi to do niezgodności w stanach magazynowych.

 

Inwentaryzacja (Altum)

Inwentaryzacja to dokonanie spisu faktycznego stanu magazynowego, w celu weryfikacji istnienia różnic pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji (stanem rzeczywistym) a stanem wynikającym z ewidencji magazynowej.

W celu przejścia na listę inwentaryzacji należy z poziomu głównego wybrać kafel [Back office] -> [Inwentaryzacja].

Uwaga

Dostęp do funkcji [Inwentaryzacja] wymaga odpowiednich uprawnień ustalonych w systemie ERP

W celu aktywowania funkcjonalności inwentaryzacji należy włączyć parametr Obsługa inwentaryzacji na POS Dostępność. Parametr dostępny jest na formularzu centrum POS.

Dodatkowo na formularzu centrum POS na zakładce Stanowiska POS dostępny jest parametr Ostrzeżenie podczas dodawania inwentaryzowanego towaru na dokumenty. Aktywacja parametru powoduje wyświetlanie na stanowisku POS odpowiedniego komunikatu w przypadku sprzedaży artykułu podlegającego inwentaryzacji.

Na liście inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Numer
• Rodzaj inwentaryzacji:
  • Roczny – zazwyczaj odbywa się raz w roku na koniec roku lub w określonym terminie
  • Ciągły – odbywa się regularnie np. miesięcznie, kwartalnie lub na bieżąco, w miarę potrzeb
• Typ
• Stan:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zamknięty
  • Zaraportowany
  • Częściowo zaraportowany
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Opis

Domyślnie ukryte:

• Atrybuty – zdefiniowane atrybuty, służą do przechowywania dodatkowych informacji o obiekcie. Sklepy w procesie planowania inwentaryzacji dzielą go na obszary, do których przypisują konkretnego pracownika, unikając podwójnie zliczanych produktów. Umożliwia to dodatkową identyfikację i klasyfikację dokumentów. Atrybuty mogą być typu np.: tekstu, numeryczne, listy, daty.

Uwaga

Na stanowisku POS możliwe jest dodanie atrybutów do dokumentów inwentaryzacji, arkuszy inwentaryzacyjnych, raportów inwentaryzacyjnych oraz pozycji raportu inwentaryzacji.

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego PODLINKOWAĆ umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie numeru i typu inwentaryzacji.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Rodzaj inwentaryzacji
• Typ
• Stan
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia

Z poziomu listy można:

• podejrzeć wybraną inwentaryzację przy pomocy przycisku [Podgląd]
• odświeżyć listę przy pomocy przycisku [Odśwież]
• zamknąć listę inwentaryzacji przy pomocy przycisku [Zamknij Esc]
• otworzyć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Otwórz], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Wygenerowany, wybranie przycisku zmienia status inwentaryzacji na Otwarty. Otworzyć można jedynie inwentaryzację w przypadku połączenia z systemem ERP.
• zamknąć inwentaryzację przy pomocy przycisku [Zamknij], przycisk dostępny jedynie w przypadku inwentaryzacji ze stanem Otwarty. Zamknąć można jedynie inwentaryzację w przypadku której wszystkie arkusze zostały uprzednio zamknięte. Zamknięcie inwentaryzacji wymaga połączenia z systemem ERP.

Podgląd inwentaryzacji

Po zaznaczeniu na liście wybranej inwentaryzacji oraz wybraniu przycisku [Podgląd] użytkownik ma możliwość (w zależności od stanu inwentaryzacji):

• wydrukować dokument inwentaryzacji
• odświeżyć arkusze inwentaryzacji
• otworzyć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Wygenerowany
• zamknąć arkusz inwentaryzacji jeżeli posiada status Otwarty
• podejrzeć arkusz inwentaryzacji
• edytować arkusz inwentaryzacji o statusie Wygenerowany
• zliczyć artykuły w ramach odczytu do wybranego arkusza
• usunąć wybrany arkusz o statusie Wygenerowany
• wyświetlić listę raportów w ramach arkusza
• zapisać inwentaryzację
• podejrzeć wartości atrybutów na dokumencie
• zamknąć inwentaryzacje

Na podglądzie inwentaryzacji prezentowane są kolumny:

• Arkusz inwentaryzacji
• Stan – dostępne opcje:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Częściowo zaraportowany
  • Zaraportowany
  • Zamknięty
• Magazyn
• Data utworzenia
• Data inwentaryzacji
• Data zamknięcia
• Artykuły – całkowita ilość artykułów z arkusza

Uwaga

Każda kolumna jest sortowalna.

W górnej części okna znajdują się filtry umożliwiające przeszukiwanie listy na podstawie statusu i daty inwentaryzacji.

Z poziomu podglądu dostępne są przyciski dla arkuszy inwentaryzacyjnych:

• [Usuń] – prezentowany dla arkuszy, które nie zostały jeszcze otwarte, wymaga połączenia z POS Agentem i systemem ERP
• [Edytuj] – edycja arkusza w celu np. zamknięcia pozycji zliczonych
• [Otwórz arkusz]/[Zamknij arkusz] – przycisk [Otwórz] dostępny dla arkuszy o statusie Wygenerowany, przycisk [Zamknij] dostępny dla arkuszy o statusie Zaraportowany lub Częściowo zaraportowany
• [Zlicz] – aktywny w kontekście niezamkniętego arkusza, powoduje otwarcie odczytu

 

W dolnej sekcji dostępne są również przyciski:

• [Zamknij] – zamknięcie listy arkuszy, powrót do okna z inwentaryzacjami
• [Drukuj]
• [Odśwież]
• [Zapisz]
• [Otwórz]
• [Zamknij]

Uwaga

Otwarcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz połączenia do systemu ERP.

Uwaga

Zamknięcie arkusza wymaga odpowiednich uprawnień użytkownika oraz:

• jeżeli wszystkie pozycje arkusza mają status zamknięty zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie: Czy na pewno chcesz zamknąć wskazany arkusz inwentaryzacji?
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza wymaga weryfikacji zostanie wyświetlone odpowiedni komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – co najmniej jedna pozycja została oznaczona jako wymagające weryfikacji.
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status Otwarty zamknięcie arkusza jest niemożliwe, zostanie wyświetlony komunikat: Nie udało się zamknąć wskazanego arkusza – przynajmniej jedna z otwartych pozycji nie została jeszcze zaraportowana.
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja z arkusza posiada status
  Wygenerowany zostanie wyświetlone pytanie: Arkusz zawiera przynajmniej jedną pozycje, która nie została dotąd otwarta – czy chcesz usunąć takie pozycje z arkusza?
• jeżeli przynajmniej jedna pozycja posiada status Zaraportowany ale bez znaku wymagania weryfikacji, zostanie wyświetlony komunikat: Wybrany arkusz zawiera przynajmniej jedną zaraportowaną pozycję, która nie została jeszcze zamknięta – czy chcesz zamknąć arkusz wraz z takimi pozycjami?

 

Arkusz inwentaryzacji

Arkusz inwentaryzacji zawiera listę artykułów podlegającą inwentaryzacji.

Na formularzu arkusza inwentaryzacyjnego dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Kod artykułu – domyślnie ukryty
• Stan – dostępne opcje:
  • Wygenerowany
  • Otwarty
  • Zaraportowany
  • Zamknięty
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Zgłoszone raporty
• Wymaga weryfikacji
• Braki

Edycja arkusza inwentaryzacyjnego

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji dostępny jest przycisk [Edytuj] dla wybranego arkusza inwentaryzacyjnego.

Na arkuszu inwentaryzacyjnym dostępne są kolumny:

• Linia
• Artykuł
• Stan
• Ilość systemowa – aktualnie dostępna ilość dla artykułóww statusie innym niż zamknięty. Dla pozycji zamkniętych jest to dostępna ilość w momencie jego zamknięcia.
• Ilość zaraportowana – ilość artykułu w danym magazynie zgłoszona po zliczeniu
• Zgłoszone raporty – prezentacja liczby zgłoszonych raportów dla danej pozycji (z uwzględnieniem wszystkich statusów raportów)
• Wymagana weryfikacja
• Braki

W górnej części okna znajdują się filtry, ograniczające wyświetlane pozycje:

• Rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, mieści się w nieokreślonym zakresie
• Procentowa rozbieżność – prezentuje pozycje dla których wystąpiła różnica pomiędzy ilością zaraportowaną a systemową, a wartość procentowa mieści się w określonym zakresie

Dla pozycji arkusza, która nie jest zamknięta dostępne są przyciski:

• [Szczegóły raportu] – po wybraniu przycisku zostaje otwarte okno z raportami, na których został dodany wybrany artykuł
• [Zamknij] – po wybraniu przycisku dla wybranego artykułu jego Stan zmienia się na Zamknięty

Uwaga

W przypadku gdy na inwentaryzacji znajduje się pozycja, którą sprzedawano podczas trwającej inwentaryzacji, nie będzie możliwe jej zamknięcie do momentu ponownego przeliczenia artykułu, na stanowisku Comarch POS zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Z poziomu listy arkuszy inwentaryzacji wybierając przycisk [Edytuj] dla arkusza o statusie Zaraportowany można podejrzeć raporty wybierając przycisk dla pozycji arkusza [Szczegóły raportu].

Po wybraniu przycisku [Szczegóły raportu] prezentowane jest okno zawierające:

• kolumnę numeryczną
• nazwę operatora, który przeprowadzić odczyt
• datę potwierdzenia raportu
• zaraportowaną ilość
• status

W oknie Szczegółu raportu dostępne są przyciski:

• [Zamknij] (Esc)
• [Drukuj]

 

Generowanie raportu

Generowanie raportu odbywa się z poziomu okna inwentaryzacji, gdzie po wybraniu konkretnego arkusza należy nacisnąć przycisk [Zlicz].

W oknie generowanego raportu wprowadzono możliwość:

• zliczenia wszystkich lub wybranych pozycji z arkusza
• dodania nowego artykułu
• podgląd atrybutów

Okno nowego raportu podzielone jest na dwie zakładki:

• Pozycje zliczane – czysta lista w której można rozpocząć zliczanie artykułu
• Pozycja arkusza – zawiera artykuły, które zostały dodane do arkusza

Nowy raport może zostać zaparkowany w celu jego późniejszego kontynuowania.

Widok Pozycje zliczane

W oknie odczytu dostępne są kolumny:

• Artykuł
• Zliczone – pozycja – ilość zgłoszona w danym wierszu sekwencji z jednostką miary
• Ilość systemowa – ilość zaraportowana w danym wierszu sekwencji z jednostką miary, w zależności od ustawień mogą uwzględniać rezerwacje blokujące
• Zliczone – suma – suma ilości elementu w każdym powiązanym wierszu sekwencji liczenia

Uwaga

Jeżeli obsługa FEFO jest wyłączona, każda parta towaru traktowana jest jako oddzielna linia z własnymi ilościami.

W oknie generowanego odczytu/ raportu dostępne są przyciski:

• [Magazyn] – nieedytowalny, pole prezentuje nazwę magazynu powiązane z wybranym arkuszem
• [Usuń raport] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno raport ma zostać usunięty
• [Drukuj]
• [Parking]
• [Zatwierdź]

Dla pozycji na raporcie dostępne są przyciski:

• [Ilość] – zmiana ilości dodawanego artykułu na odczyt/raport
• [Usuń] – wybranie przycisku skutkuje wyświetleniem komunikatu czy na pewno pozycja ma zostać usunięta z raportu
• [Pokaż więcej szczegółów] – przycisk dostępny jeżeli artykuł posiada cechy

Skanowanie/dodawanie artykułu w widoku Pozycje zliczane skutkuje:

• weryfikacją czy pozycja jest już dodana do arkusza inwentaryzacyjnego oraz z jakiego kontekstu tworzony jest odczyt, w zależności od statusu linii pozycji:
  • status linii Wygenerowany – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania, status zostaje zaktualizowany na Otwarty
  • status linii Otwarty – pozycja zostaje dodana do sekwencji zliczania
  • status linii Zaraportowany – wyświetlony zostaje komunikat o tym, że wybrany element już został zaraportowany, czy ponownie ma zostać przeliczony

Jeżeli skanowany jest artykuł, który znajduje się na innym niezamkniętym arkuszu, nie zostanie on dodany do odczytu.

W przypadku skanowania artykułu, który nie znajduje się na źródłowym arkuszu inwentaryzacji, zostanie wyświetlone odpowiednie pytanie, czy zeskanowana pozycja ma zostać dodana do listy, ponieważ nie została wybrana do arkusza inwentaryzacji.

W zależności od sposobu dodawania pozycji do odczytu/raportu:

• skanowanie kodu kreskowego:
  • ilość i jednostka artykułu dodawanego do sekwencji liczenia oparta jest na danych zapisanych w kodzie kreskowym, w przypadku włączonej obsługi FEFO zeskanowany zostanie kod bez określenia partii, prezentowane jest okno wybrania właściwości.
• ręczne dodawanie:
  • jeżeli pozycja nie została wcześniej dodana do sekwencji zliczania, zostaje dodana do odczytu jako pierwsza pozycja z zerową ilością domyślnej jednostki miary, ilość jest modyfikowalna po wybraniu przycisku [Ilość]
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z zerową ilością lub został dodany z niezerową ilością jako pierwsza pozycja w linii w momencie próby jego ponownego ręcznego dodania wyświetlony zostanie komunikat informujący o tym, że aby zmienić ilość pozycji do zgłoszenia, należy edytować ją w linii pozycji. W tym celu należy wybrać przycisk [Ilość].
  • jeżeli pozycja została już dodana do sekwencji z niezerową ilością i nie jest obecnie pierwszą pozycją na liście odczytu, to ponowne jej dodanie skutkuje dodaniem nowego wpisu na raporcie i dodaniem jej z zerową ilością domyślnej jednostki miary.

Zatwierdzenie raportu możliwe jest gdy sekwencja raportowania zawiera co najmniej jeden wiersz. W przeciwnym razie zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat informującym o tym, że nie można zatwierdzić raporty bez pozycji. Jeżeli na zatwierdzanym raporcie znajduje się jedna pozycja o łącznej zgłoszonej ilości 0 wyświetlane jest pytanie czy na pewno ten artykuł nie został znaleziony w magazynie.

Widok Pozycje arkusza

Okno nowego raportu w widoku Pozycje arkusza prezentuje:

• Artykuł
• Ilość systemowa
• Status
• Zaraportowane – ilość pozycji zaraportowana przez inne, już utworzone odczyty/raporty
• Braki

W oknie tym dla artykułów dostępny jest przycisk [Zlicz], który dodaje artykuł do raportu.

Zamknięcie arkusza inwentaryzacyjnego

W celu zamknięcia arkusza inwentaryzacyjnego należy wybrać przycisk [Zamknij arkusz] w oknie z lista arkuszy inwentaryzacyjnych.

Raport umożliwia prezentację rozbieżności w stanach magazynowych, wykrytych w trakcie przeprowadzania inwentaryzacji. Wyliczanie rozbieżności odbywa się na podstawie prawidłowo wyliczonej ilości systemowej z uwzględnieniem braków. Rozbieżność jest wykrywana, gdy ilość systemowa pozycji (ilość – braki) jest różna od ilości zaraportowanej.

Okno potwierdzenia rozbieżności dzieli się na dwie zakładki:

• Zatwierdzone – lista artykułów na których wystąpiła rozbieżność
• Wykluczone – lista artykułów które zostały wykluczone z potwierdzenia rozbieżności

Na dokumencie potwierdzenia rozbieżności możliwe jest:

• wykluczenie artykułu z listy zamykanych pozycji przy pomocy przycisku [Wyklucz], po wybraniu przycisku dla elementu, zostanie przeniesiony na zakładkę Wykluczone
• uwzględnienie artykułu w potwierdzeniu rozbieżności przy pomocy przycisku [Włącz], przycisk dostępny na zakładce Wykluczone
• wydrukowanie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Drukuj]
• zatwierdzenie potwierdzenia rozbieżności przy pomocy przycisku [Zatwierdź]

Potwierdzenie rozbieżności zawiera kolumny:

• Kod – kod artykułu znajdującego się na arkuszu
• Arkusz inwentaryzacji – z jakiego pochodzi różnica
• Artykuł – na którym wykryto rozbieżność
• Ilość systemowa
• Ilość zaraportowana
• Całkowita rozbieżność – różnica między ilością systemową a zaraportowaną
• Procentowa rozbieżność – (całkowita rozbieżność/ilość systemowa) * 100%, nie dotyczy gdy ilość systemowa jest równa zero
• Braki

W oknie Potwierdzenia rozbieżności dostępne jest filtrowanie według:

• Rozbieżności
• Procentowej rozbieżności

W przypadku braku na stanowisku POS dostępności usługi POS Agent lub połączenia z centralą zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat.

Jeżeli artykuł jest zawarty na innym arkuszu inwentaryzacji, którego zamknięcie na POS nie zostało jeszcze przesynchronizowane do systemu ERP lub arkusz inwentaryzacji został zamknięty i zsynchronizowany do systemu ERP, ale nie został jeszcze przetworzony przez ERP, na stanowisku POS wyświetlany jest adekwatny komunikat z odpowiednią informacją.

Obsługa metody FEFO (Enterprise)

Uwaga

Funkcjonalność dostępna jest we współpracy z Comarch ERP Enterprise.

W aplikacji Comarch POS została wprowadzona obsługa procesów front i back office z wykorzystaniem metody FEFO (skrót FEFO oznacza First Expired First Out). Metoda ta zakłada, że towar który ma najkrótszą datę ważności jest wydawany odbiorcy jako pierwszy. Stosowana jest w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności.

Zmiany dotyczą dokumentów:

• FS i KIFAS
• PAR i KIPAR
• ZS i OS
• RLS

Metoda FEFO jest stosowana w momencie wysyłania dokumentu do weryfikacji przez usługę POS Agenta, a więc obsługa ma miejsce w trybie online. Została ona wprowadzona ze względu na konieczność posiadania w punkcie sprzedaży szczegółowych informacji o ilościach poszczególnych partii towaru w magazynie. Proces ten jest wykorzystywany głównie w przypadku sklepów spożywczych, które sprzedają artykuły objęte datą ważności. Metoda FEFO pozwala na aktualizację artykułów z najkrótszą datą ważności.

W momencie obsługi artykułów zgodnie z metodą FEFO mogą mieć miejsce dwie sytuacje:

• w bazie nie istnieje partia wprowadzanego artykułu
• w bazie istnieje partia wprowadzanego artykułu

Dostosowanie procesów wysyłki

Jeżeli metoda FEFO jest aktywna, po wybraniu nowej paczki przy pomocy kafla [Back office] → [Wydanie towarów] → [Przygotowanie wysyłki] → [Na podstawie zamówienia wewnętrznego] wyświetlany jest przycisk [Pokaż więcej szczegółów].

Po wybraniu przycisku [Pokaż więcej szczegółów] otwiera się okno z listą szczegółów partii.

Nową partię z określonym terminem ważności, numerem partii oraz ilością artykułów można wprowadzić za pomocą przycisku [Dodaj nowa partię].

 

W systemie Comarch ERP Altum można oznaczyć własny magazyn konsygnacyjny jako magazyn POS, który jest traktowany jako standardowy magazyn POS. W przypadku procesu uzgadniania stanów magazynowych wszystkie informacje o stanach w takim magazynie muszą zostać przesłane do usługi POS Agent. Na stanowisku POS magazyn konsygnacyjny może być wykorzystany jako magazyn:

• pozycji dokumentu
• na którym można tworzyć sprzedaż z brakami
• będący punktem odbioru na zleceniu sprzedaży (jeżeli taki punkt jest zdefiniowany w systemie ERP)
• na dokumentach rozchodu wewnętrznego
• źródłowy dowolnego dokumentu przesunięcia międzymagazynowego
• źródłowy przesunięć wewnętrznych
• przyjęcia dostawy – jeżeli odpowiedni dokument MM- z takim magazynem ustawionym jako magazyn docelowy został utworzony w systemie ERP

Zamówienia wewnętrzne (XL)

Zamówienia wewnętrzne (ZWE) umożliwiają zamawianie towarów z centrali lub z innego sklepu. Użytkownik tworzy zamówienie wewnętrzne, które jest synchronizowane z centralą (lub w razie potrzeby z innym sklepem). Realizacja zamówień odbywa się za pomocą dokumentów MMW i MMP, rejestrujących przesunięcia międzymagazynowe.

Na stanowisku POS możliwe jest:

• tworzenie nowego zamówienia wewnętrznego
• śledzenie statusu zamówienia wewnętrznego
• automatyczne zamknięcie zamówień wewnętrznych po otrzymaniu i przyjęciu powiązanych dokumentów MMW

Lista utworzonych dokumentów zamówień wewnętrznych dostępna jest z poziomu [Back office] -> [Zamówienia Wewnętrzne].

Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych prezentowane są zamówienia, które mogą mieć status:

• Złożony
• Zatwierdzony
• Anulowany
• Zamknięty
• Zrealizowany
• W realizacji
• Odrzucony

 

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data wystawienia
• Data realizacji
• Dokumenty powiązane
• Atrybuty dokumentu (domyślnie ukryte)

 

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów ZWE na podstawie numeru dokumentu lub kodu kreskowego dokumentu.

Wyszukiwanie można również zawęzić przy pomocy rozwijalnych filtrów:

• Stan
• Magazyn źródłowy
• Magazyn docelowy
• Data realizacji
• Data wystawienia
• Atrybuty

Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych dostępne są następujące przyciski:

• [Dodaj] – dodaje nowy dokument ZWE
• [Drukuj] – drukuje dokument
• [Podgląd] – wyświetla do podglądu dokument ZWE
• [Odśwież] – odświeża listę dokumentów ZWE
• [Dokumenty powiązane] – otwiera okno z listą wszystkich dokumentów skojarzonych z danym dokumentem
• [Usuń] – usuwa dokument ZWE utworzony na stanowisku POS

 

Dodawanie nowego zamówienia wewnętrznego

Uwaga

Nowe zamówienie wewnętrzne można utworzyć przy braku połączenia z usługami.

W celu dodania nowego zamówienia wewnętrznego (ZWE) należy:

• W menu głównym wybrać przycisk [Back office]
• Na liście utworzonych zamówień wewnętrznych wybrać przycisk [Dodaj]

Uwaga

Dodanie zamówienia sprzedaży wymaga od użytkownika posiadania odpowiednich uprawnień nadawanych w systemie ERP.

Aby użytkownik utworzył dokument zamówienia wewnętrznego, musi zdefiniować:

• Magazyn źródłowy – magazyn oznaczony jako źródłowy dla ZWE
• Magazyn docelowy – magazyn POS danego sklepu, związany z typem dokumentów ZWE

Uwaga

Listę magazynów dostępnych jako źródłowe i docelowe konfiguruje się w systemie ERP.

• Listę zamawianych artykułów wraz z ilością – artykuły mogą być dodane poprzez:
  • skanowanie kodu EAN-13
  • wprowadzanie ręcznie kodu EAN-13
  • wprowadzanie kodu towaru w pasku wyszukiwania
  • wybieranie artykułu z listy artykułów

Uwaga

Na nowy dokument zamówienia wewnętrznego nie można dodać artykułu typu Usługa, Zestaw oraz Bon.

Na formularzu dokumentu zamówienia wewnętrznego znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu na dokument
2. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
3. Obsługa pozycji
4. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat pozycji dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości
5. Lista pozycji zawierająca kolumny:
   1. Nazwa
   2. Ilość
   3. (domyślnie ukryta)
   4. Kod (domyślnie ukryta)
6. Magazyn źródłowy – magazyn oznaczony jako źródłowy dla ZWE, po wybraniu kafla wyświetlone jest okno z dostępnymi magazynami źródłowymi

   

7. Magazyn docelowy – magazyn POS danego sklepu, związany z typem dokumentów ZWE. Po wybraniu kafla wyświetlone jest okno z dostępnymi magazynami docelowymi.

   

8. Atrybuty – atrybuty przypisane do typu dokumentu

Na formularzu dodawania zamówienia wewnętrznego znajduje się następujący przycisk:

• [Złóż] – dokument zyskuje status Złożony, potwierdzenie dokumentu jest częścią procesu dokonywanego przez magazyn źródłowy/centrum

Automatyczna kompensacja braków w procesie przesunięć wewnętrznych i korekt zasobów (Enterprise)

Jeżeli tworzony jest dokument przesunięcia wewnętrznego lub korekta zasobów, to aplikacja Comarch POS weryfikuje, czy w systemie nie ma braków dla tego samego artykułu, identyfikującego się inną partią. Jeżeli takie braki istnieją to system kompensuje braki, tworząc automatycznie odpowiednie dokumenty RW i PW.

Przykład

Kompensacja braków w procesie przesunięcia wewnętrznego:

1.Dostępne są dwa magazyny W1 i W2

2.Istnieje brak zasobów na magazynie W2 dla określonych partii artykułu P1

3.Użytkownik tworzy dokument PW na artykuł P1 z magazynu docelowego W1 na magazyn źródłowy W2.

4.Przesunięcie dotyczy artykułu P1 o partii, która nie ma braków w magazynie B_004 z datą 1.05.2022 i ilością 8 sztuk.

5.W przypadku przesunięcia wewnętrznego Comarch POS tworzy dokument MM- co powoduje zmniejszenie stanów magazynowych artykułu P1 z partią B_004 na magazynie W1.

6.W tym samym czasie Comarch POS tworzy dokument MM+ i PRP w celu zwiększenia ilości stanów artykułu P1 o partii B_004 na magazynie W2.

7.W przypadku włączonej kompensacji, Comarch POS wygeneruje automatycznie, w celu kompensacji braków, dokumenty:

• RW na 8 sztuk artykułu P1 o partii B_004
• PW na 6 sztuk artykułu P1 o partii B_001 i 2 sztuk artykułu P1 o partii B_002

 

Wydania zewnętrzne to dokumenty magazynowe potwierdzające wydanie towaru na zewnątrz (Klientowi). Zatwierdzanie dokumentu wydania powoduję zmniejszenie ilości zasobów i wartości magazynu.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Enterprise należy aktywować parametr: Aktywacja wydań zewnętrznych. Parametr dostępny jest z poziomu aplikacji Comarch POS: Stanowiska → zakładka Ogólne → sekcja Przetwarzanie dokumentów.

Uwaga

W systemie Comarch ERP Altum należy aktywować parametr: Obsługa WZ. Parametr dostępny jest z poziomu edycji centrum → zakładka Stanowiska POS.

W menu Back office dostępny jest kafel [Wydania zewnętrzne]. Kafel umożliwia przejście do listy dokumentów wydań zewnętrznych wygenerowanych na stanowisku Comarch POS.

Z poziomu listy dokumentów WZ dostępne są przyciski:

• [Odśwież] – odświeża listę dokumentów WZ
• [Dodaj] – dodaje nowy dokument WZ
• [Podgląd] – podgląd wystawionego dokumentu WZ
• [P] – parking z zaparkowanymi do późniejszej kontynuacji dokumentami WZ
• [Generuj dokument] – umożliwia wygenerowanie dokumentu paragonu lub faktury sprzedaży do dokumentu WZ. Otwiera okno z listą z możliwością wielokrotnego wyboru, gdzie można wskazać dokumenty WZ do których tworzony będzie zbiorczy dokument sprzedaży lub pojedynczy dokument do jednej WZ.

Na liście prezentowane są kolumny:

• Numer
• Stan – z dostępnymi opcjami:
  • Anulowany
  • Niezatwierdzony
  • Zatwierdzony
  • Zatwierdzony ilościowo
• Kontrahent
• Magazyn źródłowy
• Brutto
• Data wystawienia
• Dokumenty powiązane

W górnej części okna znajduje się pole filtra tekstowego umożliwiające przeszukiwanie listy dokumentów WZ na podstawie numeru dokumentu, kodu kreskowego dokumentu lub według kontrahenta.

Uwaga

W celu wygenerowania wydania zewnętrznego należy aktywować uprawnienia w systemie Comarch ERP Enterprise.  W aplikacji Comarch POS: Uprawnienia operatora → zakładka Back office należy aktywować uprawnienia dotyczące dokumentów WZ.

Dodawanie nowego wydania zewnętrznego

W celu dodania nowego wydania zewnętrznego należy:

• w menu głównym wybrać przycisk [Back office] -> następnie przejść do kafla [Wydania zewnętrzne] i wybrać przycisk [Dodaj]

 

Na formularzu dokumentu wydania zewnętrznego znajdują się następujące pola (poszczególne punkty odpowiadają zaznaczonym miejscom na zrzucie ekranu):

1. Wyszukaj artykuł – umożliwia wyszukanie oraz dodanie artykułu do dokumentu
2. Obsługujący – pracownik wystawiający dokument
3. Obsługa pozycji – pracownik obsługujący konkretną pozycję dokumentu
4. Szczegóły pozycji – prezentuje szczegółowe informacje na temat pozycji dokumentu oraz umożliwia zmianę jego ilości i wybranie magazynu pozycji z jakiego zostaje towar wydany
5. Lista pozycji – zawierająca kolumny:
   • Nazwa
   • Cena
   • Ilość
   • Wartość
   • Magazyn
6. Kontrahent – umożliwia wskazanie kontrahenta dokumentu
7. Podsumowanie – prezentuje sumaryczną wartość wprowadzonych na dokument pozycji
8. Atrybuty

Na formularzu dodawanego dokumentu wydania zewnętrznego znajdują się następujące przyciski:

• [Parkuj] – zapisuje dokument w celu jego dalszej realizacji w późniejszym czasie
• [Zatwierdź] – zatwierdza dokument wydania zewnętrznego, wcześniej wyświetlając odpowiedni komunikat potwierdzający zakończenie dodawania pozycji na dokument

Po wybraniu kontrahenta jeżeli na dokumencie znajdują się już uprzednio dodane artykuły, zostanie wyświetlony odpowiedni komunikat z pytaniem, czy dokument ma zostać przeliczony według ustawień kontrahenta.

Po wybraniu przycisku [Zatwierdź] w formularzu WZ zostanie wyświetlony komunikat z pytaniem czy zatwierdzone ma zostać wydanie wszystkich zeskanowanych/dodanych artykułów na WZ.

Podgląd wydania zewnętrznego

W celu podglądu dokumentu wydania zewnętrznego na stanowisku POS, należy z poziomu listy wydań zewnętrznych wybrać przycisk [Podgląd].

Podgląd dokumentu WZ jest dostępny tylko do odczytu, nie można zmienić na nim żadnych wartości ustawionych na wcześniej wygenerowanym dokumencie. Na podglądzie dokumentu znajdują się informacje o:

• artykułach wraz z ilością
• osobie obsługującej dokument
• osobie/osobach obsługujących poszczególne pozycje dokumentu
• magazynie dokumentu z jakiego została wydana każda pozycja
• kontrahencie
• podsumowaniu dokumentu
• dacie wystawienia

Zaparkowanie wydania zewnętrznego

Z poziomu nowego dokumentu wydania zewnętrznego istnieje możliwość zaparkowania go w celu późniejszej kontynuacji.

W celu przejścia na listę zaparkowanych dokumentów należy z listy dokumentów wydań zewnętrznych wybrać przycisk [P].

Lista niezatwierdzonych dokumentów WZ zawiera takie same filtry co lista z nowo utworzonymi dokumentami wydania zewnętrznego.

 

Na liście znajdują się kolumny:

• Numer
• Stan
• Kontrahent
• Magazyn źródłowy
• Brutto
• Data wystawienia

Na liście niezatwierdzonych dokumentów WZ dostępne są przyciski:

• [Usuń] – usuwa dokument z parkingu (bufora)
• [Kontynuuj] – otwiera dokument do edycji
• [Odśwież] – odświeża listę zaparkowanych dokumentów
• [Dodaj] – umożliwia dodanie nowego dokumentu WZ

Generowanie dokumentu na podstawie WZ

Na liście dokumentów WZ dostępny jest przycisk [Generuj dokument]. Po wyborze lista przełącza się w tryb wielokrotnego wyboru, gdzie można wskazać dokumenty WZ do których tworzony będzie zbiorczy dokument sprzedaży lub pojedynczy dokument do jednej WZ.

Po wybraniu przycisku [Generuj dokument] w oknie wyboru dokumentów WZ, po zaznaczeniu dokumentów wydania zewnętrznego na liście, użytkownik ma możliwość wyboru spośród faktury sprzedaży i paragonu, jaki dokument utworzy. Po wybraniu wielu WZ, elementy z tych dokumentów nie będą prezentowane jako scalone, tylko każdy artykuł będzie odrębnie prezentowany nawet jeżeli wystąpił na kilku dokumentach WZ.

Uwaga

Do wygenerowania zbiorczego dokumentu FS/PAR można wybrać wyłącznie dokumenty wydania zewnętrznego z tym samym kierunkiem i sposobem agregacji VAT oraz tym samym kontrahentem. Dla paragonu można używać wyłącznie dokumentów z kierunkiem VAT = Od brutto.

W przypadku jeżeli jedna z kryterium generowania zbiorczego dokumentu nie jest zgodna, na stanowisku Comarch POS zostanie zaprezentowany odpowiedni komunikat.

W celu uproszczenia proces generowania dokumentów sprzedażowych, nie ma możliwości dodawania ani usuwania elementów z faktury lub paragonu wygenerowanego z dokumentów WZ.

Użytkownik może modyfikować ceny pozycji, ale nie może modyfikować ilości pozycji na wygenerowanym dokumencie sprzedażowym.

Generowanie dokumentu wydania zewnętrznego z poziomu karty kontrahenta

Z poziomu podglądu karty kontrahenta dostępny jest przycisk [Dodaj wydanie zewnętrzne]. Po wybraniu przycisku bezpośrednio z poziomu karty kontrahenta zostanie otwarty formularz dokumentu WZ generowanego na wybranego wcześniej kontrahenta. Funkcjonalność ta jest przydatna, gdy należy szybko zrealizować wydane towarów do klienta. Z racji, że przycisk znajduje się na karcie kontrahenta, system automatycznie wypełnia dane kontrahenta na nowo utworzonym dokumencie wydania.

Formularz wydania zewnętrznego otworzonego z poziomu karty kontrahenta wygląda tak samo jak z poziomu listy wydań zewnętrznych, uzupełniony jedynie o dane kontrahenta.